Hoofdstuk 1: De Excel 2013-gebruikerservaring

In dit hoofdstuk:

Het programmavenster van Excel 2013 en de Backstage-weergave leren kennen

Opdrachten op het lint kiezen

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

Verschillende manieren om Excel 2013 te starten

In een werkblad of werkmap navigeren

Hulp bij het gebruiken van Excel krijgen

Korte inleiding voor gebruikers van oude Excel-versies met menu’s

De gebruikersinterface van Excel 2013 draait, net als die van Excel 2007 en 2010, grotendeels rondom een strook boven aan het venster, het lint, waardoor het merendeel van de Excel-opdrachten altijd binnen handbereik is.

Behalve het lint is er nog de tab Bestand, de werkbalk Snelle toegang en een paar resterende taakvensters (Klembord, Illustraties en Onderzoeken). Deze versie van Excel biedt je de handigste manier om je getallen te kneden, er gelikte financiële rapporten en afdrukken van te maken en je gegevens ook nog eens perfect te ordenen en in grafieken om te zetten. Met andere woorden, al die fantastische zaken waarvoor je Excel gebruikt.

Het mooiste van alles is dat de interface van Excel 2013 vol zit met grafische foefjes die het werken met spreadsheets sneller en gemakkelijker maken dan ooit. Als opvallendste is er het livevoorbeeld, dat je een voorproefje geeft van hoe je werkblad er met een specifiek lettertype of bepaalde tabelkleuren uitziet voordat je de nieuwe opmaak daadwerkelijk doorvoert. Ook nieuwe functies zoals Snelle analyse, Aanbevolen draaitabellen en Aanbevolen grafieken werken met het livevoorbeeld, dus je kunt je gegevens in diverse indelingen bekijken voordat je er echt eentje toepast.

Daarnaast heeft Excel 2013 de handige weergave Pagina-indeling, waarbij linialen en marges langs het werkblad verschijnen en de kop- en voetteksten zichtbaar zijn. Met de zoomschuifregelaar onderaan in het programmavenster zoom je direct in of uit op de gegevens in het werkblad. Tot slot zit Excel 2013 vol met galerieën waarmee het opmaken van spreadsheets en het maken van grafieken een fluitje van een cent wordt, vooral in combinatie met het livevoorbeeld.

Het lint in Excel

Als je Excel 2013 start, verschijnt als eerste het startscherm, dat eruitziet zoals in figuur 1.1 (al kan de exacte inhoud ervan bij jou net iets anders zijn). Hier geef je aan dat je een nieuwe, lege werkmap wilt aanmaken (door Lege werkmap te klikken) of kies je een sjabloon die als basis voor een nieuwe werkmap gaat dienen. Wanneer je geen van de aangeboden sjablonen echt mooi of handig vindt, dan kun je online naar nieuwe sjablonen zoeken. Het startscherm bevat ook de namen van recent gebruikte werkmappen, maar als dit de allereerste keer is dat je met Excel werkt, zijn die er natuurlijk nog niet.

Figuur 1.1: Vanuit het startscherm maak je een nieuwe werkmap (al dan niet op basis van een sjabloon) en open je onlangs gebruikte werkmappen

Kies je in het startscherm voor de optie Lege werkmap, dan verschijnt het programmavenster van Excel 2013 (zie figuur 1.2) met daarin een nieuwe werkmap, Map1, die één werkblad bevat, Blad1 geheten.

Figuur 1.2: Het Excel 2013-venster met een nieuwe, lege werkmap

Het Excel-programmavenster bestaat uit de volgende onderdelen:

De knop Bestand. Klik hierop om de Backstage-weergave te openen. Aan de linkerkant zie je alle opdrachten voor het beheer van je werkmappen, waaronder Info, Nieuw, Openen (de standaardselectie wanneer je Excel voor het eerst gebruikt) Opslaan, Opslaan als, Afdrukken, Delen, Exporteren en Sluiten. Onderaan vind je ook nog de items Account (voor als je gegevens over de gebruiker of het product wilt bekijken) en Opties, waarmee je de vele instellingen van Excel kunt wijzigen. Je kunt de Backstage-weergave verlaten en teruggaan naar het werkblad.

De werkbalk Snelle toegang. Hier staan knoppen waarmee je algemene taken uitvoert, zoals je werk opslaan en bewerkingen ongedaan maken of juist opnieuw uitvoeren. Als eerste item op de werkbalk Snelle toegang vind je de vensterknop (herkenbaar aan het Excel-logo), die toegang biedt tot een lijst met opties die betrekking hebben op het programmavenster, zoals verplaatsen, de grootte wijzigen en sluiten.

Het lint. Hierop staan de meeste Excel-opdrachten op tabbladen gegroepeerd, van Start tot Beeld.

De formulebalk. Deze werkbalk bevat het adres en de inhoud van de geselecteerde cel.

Het werkblad. Hier staan alle cellen van het actieve werkblad. De cellen worden aangeduid met letters in de kolomkoppen langs de bovenste rand en met getallen in de rijkoppen langs de linkerrand. Met de tabs onderaan in het venster ga je naar een ander werkblad, met de horizontale schuifbalk blader je naar links en rechts door het werkblad en met de verticale schuifbalk aan de rechterkant blader je omhoog of omlaag door het werkblad.

De statusbalk. Deze werkbalk houdt je op de hoogte van de actuele programmamodus en toont speciale toetsen die je hebt gebruikt. Hier kun je een andere weergave voor het werkblad kiezen en zoom je in of uit op het werkblad.

De Backstage-weergave

De knop Bestand staat direct links van de tab Start op het lint, onder de werkbalk Snelle toegang.

Als je op de tab Bestand klikt, wordt de Backstage-weergave geopend (zie figuur 1.3). Kies hier de optie Info om snel informatie te bekijken over de werkmap die op dat moment actief is in Excel.

Figuur 1.3: Open de Backstage-weergave voor snelle informatie over het actieve bestand, voor toegang tot bestandsopdrachten en om programmaopties te wijzigen

Het informatievenster is in twee delen opgesplitst: in het gedeelte aan de linkerkant staan grote knoppen waarmee je de beveiliging van de werkmap kunt wijzigen, de werkmap kunt controleren voordat je hem publiceert, en versies kunt beheren. Het gedeelte rechts bevat een lijst met velden waarin de documenteigenschappen staan. Sommige hiervan kun je wijzigen, zoals Titel, Codes, Categorieën, Auteur en Laatst gewijzigd door, andere niet, zoals Grootte, Laatst gewijzigd, Gemaakt en dergelijke.

Onder de optie Info staan de opdrachten die je waarschijnlijk regelmatig nodig zult hebben als je werkt met werkbladbestanden in Excel: Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan als, Afdrukken, Delen, Exporteren en Sluiten). Bijna onderaan in de lijst zie je de optie Account, waarmee je het onderdeel Account van de Backstage-weergave opent. In dit deelvenster kun je allerlei informatie bekijken over je gebruikersaccount in Excel, de services waarmee je verbonden bent (zoals SkyDrive) en je Microsoft Office-account. Het onderste item is Opties, waarmee je de programma-instellingen kunt aanpassen.

Als je verder wilt gaan met een werkmap die je niet al te lang geleden nog hebt gebruikt, klik je op Openen. Excel toont dan een lijst met de laatste paar werkmapbestanden die je hebt geopend. Je hoeft alleen maar op een van de namen te klikken om de gewenste werkmap te openen.

Om de Backstage-weergave te sluiten en terug te gaan naar de weergave van het werkblad, klik je op de knop met de naar links wijzende pijl, in de linkerbovenhoek of druk je gewoon op Esc op je toetsenbord.

Het lint gebruiken

Het lint (zie figuur 1.4) is de plek op je scherm waar je de meest gebruikte opties voor het uitvoeren van allerlei taken in Excel altijd bij de hand hebt.

Figuur 1.4: Het lint van Excel bestaat uit tabbladen met in groepen ondergebrachte opdrachten

Het lint bestaat uit de volgende onderdelen:

Tabbladen voor elke grote taak van Excel waarop alle gebruikelijke opdrachten voor de desbetreffende taak zijn ondergebracht.

Groepen die alle knoppen op een tabblad in een aantal gerelateerde subtaken indelen.

Knoppen in elke groep waarmee je een specifieke handeling uitvoert of een galerie opent met miniaturen waarop je kunt klikken. Opmerking: Sommige knoppen zijn gegroepeerd in miniwerkbalken met verwante instellingen.

Dialoogvensterknoppen rechtsonder in de hoek van sommige groepen. Hiermee open je een dialoogvenster met nog meer mogelijkheden om uit te kiezen.

Wil je je werkblad meer ruimte geven, dan kun je het lint zodanig verkleinen dat alleen nog de tabnamen zichtbaar zijn. Klik op de knop Het lint samenvouwen, aan de rechterkant, boven de verticale schuifbalk. Je kunt ook dubbelklikken (of dubbeltikken als je een aanraakscherm hebt) op een van de tabs, of de sneltoets Ctrl+F1 gebruiken. Om het lint vast te zetten, zodat alle tabs weer volledig zichtbaar zijn, dubbelklik of -tik je op een van de tabs of gebruik je opnieuw Ctrl+F1. Of je klikt op de knop Het lint vastmaken (met het punaisepictogram), die de plaats van de knop Het lint samenvouwen inneemt en die zichtbaar is telkens wanneer je een tab tijdelijk activeert om de knoppen zichtbaar te maken.

Als je met een samengevouwen lint werkt, kun je pas een opdracht geven als je op een van de tabs klikt. Het lint wordt dan opengevouwen en de knoppen worden weer zichtbaar. Het tabblad waarop je had geklikt blijft geopend tot je op een knop klikt of iets op het werkblad selecteert. Zodra je op een knop hebt geklikt, vouwt Excel het lint weer samen en zijn opnieuw alleen de tabs zichtbaar. Merk op dat je ook kunt wisselen tussen de samengevouwen en de gewone versie van lint door in het menu van de knop Weergaveopties voor lint de optie Tabbladen weergeven respectievelijk Tabbladen en opdrachten weergeven te selecteren.

Tab, tab, tabs op het lint

De eerste keer dat je een nieuwe werkmap opent in Excel 2013 bevat het lint van links naar rechts de volgende zeven tabbladen:

Start, met de gebruikelijke knoppen voor het maken, opmaken en bewerken van een spreadsheet. De groepen op dit tabblad zijn: Klembord, Lettertype, Uitlijning, Getal, Stijlen, Cellen en Bewerken.

Invoegen, met knoppen voor het toevoegen van specifieke elementen aan een spreadsheet, zoals tekeningen, draaitabellen, grafieken, koppelingen, koptekst en voettekst. De groepen op dit tabblad zijn: Tabellen, Illustraties, Apps, Grafieken, Rapporten, Sparklines, Filters, Koppelingen, Tekst en Symbolen.

Pagina-indeling, met knoppen om een spreadsheet geschikt te maken om af te drukken of voor het herschikken van afbeeldingen in het werkblad. De groepen op dit tabblad zijn: Thema’s, Pagina-instelling, Aanpassen aan pagina, Werkbladopties en Schikken.

Formules, met knoppen voor het toevoegen van formules en functies aan een spreadsheet en voor het controleren van een werkblad op fouten in formules. De groepen op dit tabblad zijn: Functiebibliotheek, Gedefinieerde namen, Formules controleren en Berekening. Opmerking: dit tabblad bevat ook de groep Oplossingen als je sommige invoegtoepassingen activeert, zoals Voorwaardelijke som of Hulpprogramma’s voor de euro. In hoofdstuk 12 lees je meer over de invoegtoepassingen van Excel.

Gegevens, met knoppen voor het importeren, doorzoeken, ordenen en analyseren van de gegevens in een werkblad. De groepen op dit tabblad zijn: Externe gegevens ophalen, Verbindingen, Sorteren en filteren, Hulpmiddelen voor gegevens en Overzicht. Opmerking: zodra je een bepaalde invoegtoepassingen activeert, zoals Oplosser, verschijnt op dit tabblad ook de groep Analyse. In hoofdstuk 12 lees je meer over het gebruik van invoegtoepassingen.

Controleren, met knoppen voor het controleren en beschermen van je spreadsheet en het toevoegen van opmerkingen. De groepen op dit tabblad zijn: Controle, Taal, Opmerkingen en Wijzigingen. Opmerking: Gebruik je Office 2013 op een tablet-pc of een ander apparaat met een aanraakscherm, dan bevat dit tabblad ook de groep Inkt, met daarin slechts één knop.

Beeld, met knoppen voor het veranderen van de weergave van het werkblad en de bijbehorende gegevens. De groepen op dit tabblad zijn: Werkmapweergaven, Weergeven, Zoomen, Venster en Macro’s.

Naast de zeven tabs die standaard op het lint staan biedt Excel nog een achtste optionele tab, Ontwikkelaars. Werk je veel met macro’s en XML-bestanden, voeg deze tab dan aan het lint toe. In hoofdstuk 12 lees je meer over de tab Ontwikkelaars. Als je de invoegtoepassing PowerPivot hebt geïnstalleerd, bevat het lint bovendien een tab met de naam PowerPivot.

Hoewel je deze standaardtabs altijd ziet als het lint in Excel wordt weergegeven, zijn ze niet het enige wat hier kan verschijnen. Excel kan ook nog gereedschappen laten zien die specifiek zijn voor het object dat op dat moment op het werkblad geselecteerd is, zoals een afbeelding die je hebt toegevoegd of een grafiek of draaitabel die je hebt gemaakt. De naam van zo’n zogeheten ‘contextuele tab’ verschijnt direct boven de tab of de tabs die betrekking hebben op deze gereedschappen.

In figuur 1.5 zie je een voorbeeld van een werkblad nadat op de ingevoegde grafiek is geklikt. Je ziet dat aan het eind van het lint het contextuele gereedschap Hulpmiddelen voor grafieken is toegevoegd. Het heeft twee eigen tabs: Ontwerpen (standaard geselecteerd) en Opmaak. De knoppen op het tabblad Ontwerpen zijn in de volgende groepen onderverdeeld: Grafiekindelingen, Grafiekstijlen, Gegevens, Type en Locatie.

Op het moment dat je de selectie van het object weer opheft (meestal door ergens buiten de randen van het object op het gegevensblad te klikken), verdwijnt het contextuele gereedschap voor dat object met alle bijbehorende tabs direct weer van het lint. Wat overblijft zijn de gebruikelijke tabs: Start, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren en Beeld.

Figuur 1.5: Als je bepaalde objecten op het werkblad selecteert, voegt Excel contextuele gereedschappen aan het lint toe, met eigen tabs, groepen en knoppen

Opdrachten geven met muis en toetsenbord

Excel 2013 draait op veel verschillende apparaten en configuraties. Wat de meest effectieve manier is om een opdracht op het lint te kiezen, hangt daarom af van welk apparaat je gebruikt en zelfs van hóé je dat apparaat gebruikt.

Ik heb bijvoorbeeld een Windows 8-tablet-pc, en als ik die in zijn dock zet, waarop een toetsenbord en een muis zijn aangesloten, dan bedien ik het lint op dezelfde manier als wanneer ik Excel op mijn pc (of laptop) draai, namelijk met het toetsenbord en de muis (of de trackpad).

Maar mijn tablet staat natuurlijk niet altijd in zijn dock en heeft dus ook niet altijd de beschikking over muis en toetsenbord. In dat geval bedien ik het lint met mijn vingers of een stylus.

De meest overzichtelijke manier om een opdracht op het lint te kiezen wanneer je de beschikking hebt over muis en toetsenbord, is door te klikken op de tab van het tabblad waarop de knop zich bevindt en vervolgens in de juiste groep op de gewenste knop te klikken. Wil je bijvoorbeeld een online afbeelding in je spreadsheet opnemen, klik dan op de tab Invoegen en vervolgens in de groep Illustraties op de knop Onlineafbeeldingen om het venster Afbeeldingen invoegen te openen.

Maar er is nog een eenvoudigere manier aan het lint om je weg te vinden op het lint, op voorwaarde dat je je toetsenbord goed kent: je drukt de Alt-toets kort in en typt dan de letter die verschijnt op de tab die je wilt gebruiken. Vervolgens laat Excel alle mogelijke toetsen voor de opdrachten op dat tabblad zien. Wanneer een groep een knop heeft om een dialoogvenster met aanvullende opties te openen, staat daar ook een sneltoets bij. Voor het kiezen van een opdracht of het openen van een dialoogvenster druk je simpelweg op de bijbehorende lettertoets.

Ook de sneltoetsen van oudere Excel-versies werken nog. Wil je een selectie kopiëren en plakken, dan kun je natuurlijk omslachtig eerst op Alt drukken, dan op R en dan op C om te kopiëren, en vervolgens op Alt, R en V om te plakken, maar de klassieke sneltoetsen Ctrl+C (kopiëren) en Ctrl+V (plakken) doen het ook nog prima.

Klikken, slepen en meer

Er zijn zo veel verschillende manieren om items te selecteren en te manipuleren in Excel 2013 dat het me een goed idee lijkt om even stil te staan bij de conventies die ik in dit boek gebruik. Als ik je vraag om ergens op te klikken (op een knop, een cel, of wat dan ook), dan houdt dat op een conventionele pc of laptop in dat je de muisaanwijzer naar dat object beweegt en dan eenmaal met de primaire muisknop klikt. (De primaire muisknop is voor de meeste mensen de linkermuisknop. Dit is in principe anders in te stellen, maar ik ga ervan uit dat je dat niet gedaan hebt.) Op een aanraakscherm tik je eenmaal op het object. Wanneer ik zeg dat je ergens op moet dubbelklikken, dan klik je tweemaal snel achter elkaar met de primaire muisknop op het object, of je tikt er snel twee keer op. Als je leest dat je op met de rechtermuisknop op een item moet klikken, dan klik je er met de secundaire muisknop op (de rechterknop op je muis, tenzij anders ingesteld), of je tikt en houdt je vinger of stylus op het scherm totdat er een menu of iets anders verschijnt. En ten slotte kan het gebeuren dat ik je vraag om iets te slepen, bijvoorbeeld om meerdere cellen tegelijk te selecteren. In dat geval klik je met de primaire muisknop op een van de cellen, houd je de muisknop ingedrukt, verplaats je de muis, en laat je de muisknop pas weer los als de gehele selectie is gemaakt. Op een aanraakscherm tik je eenmaal, zodat de selectiegrepen (cirkeltjes linksboven en rechtsonder in een cel) verschijnen, en sleep je een van deze grepen met je vinger of stylus om de selectie te maken.

Opdrachten geven in de aanraakmodus

Ben je van plan om het lint te bedienen met een aanraakscherm, dan raad ik je absoluut aan om de aanraakmodus van Excel 2013 in te schakelen. In deze modus worden de knoppen op het lint wat verder van elkaar geplaatst, waardoor je zeker weet dat je op de juiste knop tikt, iets wat zelfs met zo’n elegante stylus nog weleens verkeerd gaat, om van je vingers nog maar te zwijgen. (Dit probleem treedt met name op in de groep Lettertype op het tabblad Start, die knoppen bevat om diverse soorten opmaak aan de inhoud van een cel toe te kennen, zoals vet, cursief en onderstrepen. Als je de aanraakmodus niet inschakelt, liggen deze knoppen zo dicht bij elkaar dat het praktisch onmogelijk is om foutloos op de knop te tikken die je wilt.)

Je schakelt de aanraakmodus in via de knop Aanraak-/muismodus, die je rechts op de werkbalk Snelle toegang vindt, tussen de knoppen Opnieuw en Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Tik op deze knop en er verschijnt een menu met twee opties: Muis en Aanraken. Tik op Aanraken om Excel in de aanraakmodus te gebruiken.

Kun je de knop Aanraak-/muismodus niet vinden? Dan gebruik je waarschijnlijk geen aanraakscherm; de knop staat standaard alleen op de werkbalk Snelle toegang wanneer Excel 2013 draait op een tablet-pc of ander apparaat met aanraakscherm. Als je een gewone computer hebt, zonder aanraakscherm, maar het idee van meer ruimte tussen de knoppen op het lint bevalt je wel, dan zet je de knop gewoon zelf op de werkbalk en kun je alsnog overschakelen op de aanraakmodus wanneer je maar wilt. Zie de paragraaf ‘De werkbalk Snelle toegang aanpassen’, verderop in dit hoofdstuk, voor meer aanwijzingen.

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

De eerste keer dat je Excel 2013 start, staan alleen de volgende knoppen op de werkbalk Snelle toegang:

Opslaan, voor het snel opslaan van veranderingen die je in de werkmap hebt aangebracht, waarbij de bestandsnaam, het bestandsformaat en de map gelijk blijven;

Ongedaan maken, voor het ongedaan maken van de laatste bewerking of verandering in de indeling of opmaak;

Opnieuw, om de laatste bewerking of verandering in de indeling of opmaak die je met de knop Ongedaan maken had teruggedraaid, opnieuw uit te voeren;

Aanraak-/muismodus (alleen voor apparaten met een aanraakscherm), om naar de aanraakmodus over te schakelen, waarbij de knoppen op het lint ruimer van elkaar worden geplaatst.

De werkbalk Snelle toegang is erg flexibel: je kunt er elke opdracht aan toevoegen die je wilt. Je bent hierbij niet beperkt tot de knoppen van het lint; je mag ook obscure opdrachten gebruiken die niet eens op het lint staan.

De werkbalk Snelle toegang verschijnt standaard boven de tabs op het lint, rechts van de Excel-programmaknop die je gebruikt om het formaat van het werkmapvenster te wijzigen of om het programma te sluiten. Om de werkbalk onder het lint zetten, pal boven de formulebalk, klik je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen (het pijltje rechts naast de werkbalk) en kies je vervolgens in het menu de optie Onder het lint weergeven. Dit is vooral handig als je flink wat knoppen aan de werkbalk hebt toegevoegd, want zo voorkom je dat de snel naar rechts uitdijende werkbalk Snelle toegang de naam van de geopende werkmap verbergt.

Knoppen toevoegen met het menu Werkbalk Snelle toegang aanpassen

Als je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen klikt, verschijnt er een vervolgmenu met de volgende opdrachten:

Nieuw, om een nieuwe werkmap te openen;

Openen, voor het dialoogvenster Openen om daarmee een bestaande werkmap te openen;

Opslaan, om veranderingen in de geopende werkmap op te slaan;

E-mailen, om je e-mail te openen;

Snel afdrukken, om het geopende werkblad naar je standaardprinter te sturen;

Afdrukvoorbeeld en afdrukken, om het onderdeel Afdrukken in de Backstage-weergave te openen met een voorbeeld van het werkblad in het rechter deelvenster;

Spelling, om de spelling in het geopende werkblad te controleren;

Ongedaan maken, om de laatste bewerking van het werkblad ongedaan te maken;

Opnieuw, om de laatste bewerking die je ongedaan maakte weer uit te voeren;

Oplopend sorteren, om de geselecteerde cellen of kolom in alfabetische volgorde van A tot Z, van laag naar hoog of van oud naar nieuw te sorteren;

Aflopend sorteren, om de geselecteerde cellen of kolom in alfabetische volgorde van Z naar A, van hoog naar laag of van nieuw naar oud te sorteren;

Aanraak-/muismodus, om te wisselen tussen de aanraakmodus (waarbij de knoppen op het lint iets verder uit elkaar komen te liggen, wat handig is als je Excel zonder al te veel ergernissen wilt bedienen met je vingers of een stylus) en de muismodus.

De eerste keer dat je dit menu opent, zijn alleen de opties Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw geselecteerd (herkenbaar aan het vinkje voor de namen) en dus ook de enige knoppen die op de werkbalk Snelle toegang staan. Om een van de andere opdrachten aan de werkbalk toe te voegen, klik je gewoon op de desbetreffende optie in het menu. Excel zet dan aan het einde van de werkbalk een knop voor die opdracht (en in het menu een vinkje voor de gekozen optie).

Wil je een toegevoegde knop weer van de werkbalk Snelle toegang verwijderen, klik dan nog een keer op de optie Werkbalk Snelle toegang aanpassen en klik in het vervolgmenu op de optie die je wilt verwijderen. Excel verwijdert de bijbehorende knop uit de werkbalk en het vinkje verdwijnt.

Lintopdrachten toevoegen

Als je een opdracht van het lint aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen, open dan het snelmenu van die opdracht (door er met de rechtermuisknop op te klikken, of door erop te tikken en vast te houden) en kies dan de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. Excel voegt de lintopdracht dan toe aan de rechtkant van de werkbalk Snelle toegang, vlak voor de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen.

Wil je een knop op een andere plek op de werkbalk Snelle toegang zetten of met andere knoppen groeperen, kies dan in het menu Werkbalk Snelle toegang aanpassen de optie Meer opdrachten, bijna onderaan in de lijst.

In het dialoogvenster dat dan wordt geopend, Opties voor Excel, is het onderdeel Werkbalk Snelle toegang al geselecteerd (zie figuur 1.6). In de lijst aan de rechterkant zie je alle knoppen die op dit moment op de werkbalk Snelle toegang staan. Zoals ze in het dialoogvenster van boven naar beneden staan, staan de knoppen op de werkbalk van links naar rechts.

Figuur 1.6: Je past het uiterlijk van de werkbalk Snelle toegang aan in het dialoogvenster Opties voor Excel

Als je een knop op de werkbalk wilt verplaatsen, selecteer die knop dan eerst in de rechterlijst en verplaats hem dan door op de knop Omhoog (de knop met het omhoog wijzende pijltje) of de knop Omlaag (de knop met het omlaag wijzende pijltje) te klikken of te tikken. Klik of tik zo vaak als nodig is om de knop naar de gewenste plek op de werkbalk te promoveren of degraderen.

Met scheidingstekens kun je knoppen groeperen die naar jouw mening bij elkaar horen. Selecteer om dit te doen de optie <Scheidingsteken> in de lijst aan de linkerkant en klik of tik dan twee keer op de knop Toevoegen, zodat je twee scheidingstekens na elkaar invoegt. Verplaats daarna met de knoppen Omlaag en Omhoog het ene scheidingsteken naar het begin van de groep en het andere naar het einde ervan.

Om een knop die je hebt toegevoegd weer van de werkbalk Snelle toegang te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op die knop (of tik je op die knop en houd je vast), waarna je in het snelmenu de optie Verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang selecteert.

Opdrachten die niet op het lint staan toevoegen

Met het onderdeel Werkbalk Snelle toegang van het dialoogvenster Opties voor Excel (zie opnieuw figuur 1.6) kun je voor elke Excel-opdracht een knop toevoegen, zelfs als de opdracht niet op een van de tabbladen op het lint voorkomt:

1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit het type opdracht dat je aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen.

Tot de typen opdrachten behoren Populaire opdrachten (de standaardoptie) en alle tabbladen waaruit het lint bestaat. Ben je alleen geïnteresseerd in opdrachten die niet op het lint te zien zijn, kies dan bijna bovenaan in de lijst de optie Opdrachten die niet op het lint staan. Voor een compleet overzicht van Excel-opdrachten kies je de optie Alle opdrachten, ook bijna bovenaan in de lijst.

2. Selecteer in de linkerlijst de opdracht waarvan je de knop aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen.

3. Met een klik op de knop Toevoegen plaats je de knop onderaan in de rechterlijst.

4. (Optioneel) Wil je de knop ergens anders op de werkbalk zetten, klik dan net zo vaak op de knop Omhoog totdat hij op de gewenste plek staat.

5. Klik op OK om het dialoogvenster Opties voor Excel te sluiten.

Ook je favoriete macro’s (zie hoofdstuk 12) kun je op de werkbalk Snelle toegang zetten, zodat je ze altijd bij de hand hebt. Kies hiervoor de optie Macro’s in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit in het dialoogvenster Opties voor Excel, klik op de naam van de macro en vervolgens op de knop Toevoegen.

Met de formulebalk spelen

De formulebalk toont de positie en inhoud van de actieve cel. De positie van de cel wordt aangegeven met de kolomletter(s), gevolgd door een rijnummer. Zo bevindt cel A1, de allereerste cel van elk werkblad, zich op het snijpunt van kolom A en rij 1. Cel XFD1048576 is de laatste cel van elk werkblad; deze bevindt zich op het snijpunt van kolom XFD en rij 1048576. De inhoud van de actieve cel wordt bepaald door het soort gegevens dat je in die cel hebt ingevuld: vulde je een kopje of bepaalde waarden in, dan verschijnen er tekst of getallen. Heb je een berekening ingevuld, dan verschijnen de ingrediënten van een formule.

De formulebalk bestaat uit drie onderdelen:

Naamvak. Het gedeelte uiterst links met de locatie van de actieve cel.

Formulebalkknoppen. Dit tweede en middelste deel lijkt nogal nietszeggend met aan de linkerzijde een half rondje (voor het vergroten of verkleinen van het naamvak) en de knop Functie invoegen aan de rechterkant (met de aanduiding ‘fx’). Maar als je gegevens in een cel invoert of bewerkt, verschijnen ineens de knoppen Annuleren (een kruisje) en Invoegen (een vinkje).

Celinhoud. Het derde deel is weer wit en ligt rechts van de knop Functie invoegen. Dit gebied neemt de rest van de formulebalk in beslag en wordt groter als dit nodig is, zodat ook echt lange gegevens worden weergegeven die niet in het standaardvak passen.

Het celinhoudgedeelte van de formulebalk is een nuttig onderdeel van Excel, om de volgende redenen. Ten eerste wordt er altijd de inhoud van de actieve cel wordt getoond, ook als de cel zelf op het werkblad niet zichtbaar is. Daarnaast, als een cel een berekening bevat, dan toont Excel op het werkblad de uitkomst van de berekening; wil je echter de achterliggende formule zien, selecteer dan de cel en kijk in de formulebalk. Daarnaast kun je de inhoud van de actieve cel ook direct in de formulebalk bewerken, als je dat leuk vindt. En ten slotte duidt een leeg celinhoudgedeelte van de formulebalk er met zekerheid op dat de cel leeg is.

Hoe je 26 letters aan 16.384 kolommen toewijst

Voor het benoemen van de 16.384 kolommen van een Excel 2013-werkblad schiet ons alfabet met slechts 26 letters ernstig tekort. Om hieraan tegemoet te komen, verdubbelt Excel eerst het aantal letters in de celkolom, dus na kolom ‘Z’ komt kolom ‘AA’ (en daarna ‘AB’, ‘AC’ enzovoort). Vervolgens worden de letters verdrievoudigd, zodat na kolom ‘ZZ’ kolom ‘AAA’ komt (en daarna kolom ‘AAB’, ‘AAC’ enzovoort). Aan het einde van dit verdrievoudigen heet de 16.384e en laatste kolom van het werkblad dus ‘XFD’. De laatste cel van de 1.048.576e rij (en de laatste cel in een werkblad) is cel XFD1048576.

Je weg vinden op het werkblad

In het werkbladgedeelte van het venster vindt de actie plaats, want hier staan de cellen in de verschillende delen van het actieve werkblad. Dit zijn de cellen waarin je alle gegevens invoert en opmaakt en bovendien een groot deel van je bewerkingen doet.

Een cel moet actief zijn als je er gegevens in wilt zetten of de gegevens die erin staan wilt aanpassen. Excel laat op drie manieren merken dat een cel actief is:

De celaanwijzer verschijnt; dit is de dikke zwarte lijn langs alle randen van de cel.

In het naamvak op de formulebalk verschijnt het adres van de cel.

De kolomletter(s) en het rijgetal van de cel zijn gemarkeerd in de kolomkoppen en rijkoppen die boven en links van het werkblad staan (op de meeste beeldschermen worden ze oranje).

Over het werkblad bewegen

Een Excel-werkblad heeft veel te veel kolommen en rijen om alle cellen van een werkblad tegelijk te laten zien. En nee, een grotere monitor kopen zal je niet veel helpen, want we hebben het over een totaal van 17.179.869.184 cellen! Gelukkig biedt Excel veel manieren om de celaanwijzer in het werkblad te verplaatsen naar de cel waar je nieuwe gegevens wilt invoeren of de bestaande gegevens wilt aanpassen:

Selecteer op de gewenste cel – als deze tenminste te zien is in het zichtbare gedeelte van je werkblad – door erop te klikken of te tikken.

Klik in het naamvak, voer daar het adres van de gewenste cel in en druk op Enter.

Druk op F5 om het dialoogvenster Ga naar te openen, typ in het tekstvak Verwijzing het adres van de gewenste cel en klik op OK.

Verplaats de celaanwijzer met de toetsencombinaties uit tabel 1.1 naar de gewenste cel.

Gebruik de horizontale en verticale schuifbalken onder en rechts van het werkblad, of de pijlknoppen naast deze schuifbalken, om het deel van het werkblad met de gewenste cel in beeld te brengen en klik dan op de cel om hem te selecteren.

Toetsencombinaties om de celaanwijzer te verplaatsen

Excel kent veel toetsencombinaties om de celaanwijzer naar een nieuwe cel te verplaatsen. Het programma brengt automatisch een nieuw deel van het werkblad in beeld als dit nodig is om de celaanwijzer in beeld te houden. In tabel 1.1 zie je een overzicht van de toetsencombinaties en het effect ervan op de celaanwijzer.

Tabel 1.1 Toetsencombinaties voor het verplaatsen van de celaanwijzer

De toetsencombinaties uit tabel 1.1 waarbij de Ctrl-toets of End-toets gecombineerd wordt met een pijltoets zijn erg handig om in grote tabellen snel van de ene kant naar de andere kant te gaan of om van tabel naar tabel te springen als een werkblad veel gegevensblokken heeft die zijn gescheiden door lege cellen.

Houd de Ctrl-toets ingedrukt wanneer je met een van de pijltoetsen naar de andere rand in een tabel gaat of van de ene naar de andere tabel in een werkblad. In de toetsencombinatie geeft een plusteken aan dat je de toets ingedrukt houdt, bijvoorbeeld Ctrl+↓.

Als je de End-toets met een pijltoets combineert, laat je de End-toets weer los voordat je de pijltoets indrukt. Dit wordt aangegeven met de komma in de toetsencombinatie, bijvoorbeeld End, ↓. Door het indrukken en loslaten van de End-toets verschijnt de aanduiding Eindmodus op de statusbalk. Je weet dan dat Excel verwacht dat je nu een van de vier pijltoetsen indrukt.

Omdat je de Ctrl-toets ingedrukt mag houden tijdens het indrukken van de pijltoets, navigeer je met deze ‘Ctrl-en-dan-pijltoetsmethode’ veel vloeiender door de blokken met cellen dan met de ‘End-met-pijltoetsmethode’.

Met de toets ScrollLock blokkeer je de positie van de celaanwijzer in het werkblad. Je kunt dan met toetsen als PgUp (of Page Up) en PgDn (of Page Down) nieuwe delen van het werkblad in beeld schuiven zonder dat de positie van de celaanwijzer verandert (waardoor deze toetsen dus eigenlijk hetzelfde werken als de schuifbalken).

Als ScrollLock is ingeschakeld, verplaatst Excel de celaanwijzer niet tijdens het bladeren met het toetsenbord, ook niet als een nieuw deel van het werkblad wordt getoond. Wil je de blokkering opheffen en de celaanwijzer weer laten meebewegen tijdens het bladeren, druk dan nog een keer op de toets Scroll Lock.

Tips voor het schermtoetsenbord

Als je Excel 2013 uitvoert op een apparaat dat geen echt toetsenbord heeft, moet je het schermtoetsenbord gebruiken als je gegevens wilt invoeren.

Om het schermtoetsenbord te openen, tik je gewoon op de knop Schermtoetsenbord, rechts op de taakbalk in Windows 7 of 8. Het schermtoetsenbord verschijnt dan onderaan in het beeldscherm, zwevend boven op het Excel-venster.

Wellicht vind je het handiger om het schermtoetsenbord vast te zetten onder het Excel-venster in plaats van dat het erbovenop zweeft. Tik daartoe op de knop bijna helemaal in de rechterbovenhoek van het schermtoetsenbord, vlak naast de sluitknop. Figuur 1.7 toont hoe een vastgezet schermtoetsenbord eruitziet in Windows 8.

Zoals je in de figuur kunt zien, bedekt het schermtoetsenbord het Excel-venster niet meer, zodat je gewoon alle cellen en besturingselementen in het oog kunt blijven houden tijdens het invoeren van gegevens. Het schermtoetsenbord heeft niet zoveel toetsen als een echt toetsenbord, maar de belangrijkste toetsen zijn aanwezig: alle letters natuurlijk, de spatiebalk en enkele leestekens (apostrof, komma, punt en vraagteken). Daarnaast zijn er de volgende speciale toetsen:

Backspace (een dikke, naar links wijzende pijl met een x erin), om tekens direct links van de invoegpositie te verwijderen wanneer je de inhoud van een cel aan het invoeren of bewerken bent.

Figuur 1.7: Het schermtoetsenbord van Windows 8 vastgezet onder het Excel-venster

Enter, om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel omlaag te verplaatsen.

Twee Shift-toetsen (met een omhoog wijzende pijl erop), om hoofdletters te typen.

Numerieke toets (met ‘&123’ erop), om over te schakelen naar een numeriek toetsenbord, dat cijfers, veel extra leestekens, en een Tab-toets bevat. Tik opnieuw op de &123-toets om terug te gaan naar het lettertoetsenbord.

Ctrl, waarmee je macro’s kunt uitvoeren, mits je daar een letter aan toegewezen hebt (zie hoofdstuk 12 voor meer informatie). Gebruik Ctrl in combinatie met de pijl naar links of naar rechts om snel naar de eerste respectievelijk de laatste kolom van de huidige rij te gaan.

Emoticon (met die lelijke smiley), om allerlei emoticons en andere pictogrammen in een cel in te voeren. Tik nogmaals op de Emoticon-toets om terug te gaan naar het lettertoetsenbord.

Pijl naar links (met ‘<’ erop), om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel naar links te verplaatsen.

Pijl naar rechts (met ‘>’ erop), om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel naar rechts te verplaatsen.

Ben je klaar met het invoeren van gegevens en wil je terugkeren naar de gewone werkbladweergave, dan sluit je het schermtoetsenbord door op het kruisje in de rechterbovenhoek te tikken.

Het schermtoetsenbord van Windows 8 heeft een speciale duimtoetsenbordmodus, waarbij de lettertoetsen zijn verdeeld over de uiterste linker- en rechterkant van het beeldscherm, met het numerieke toetsenbord in het midden. Deze modus is speciaal bedoeld voor tabletcomputers en het idee erachter is dat je je tablet met beide handen vasthoudt en met je duimen typt. Het nadeel ervan is dat de toetsen beduidend kleiner zijn dan in de gewone modus en dat het dus lastiger is om de juiste letter te raken. Een voordeel is dan weer dat je letters en cijfers tegelijk in beeld hebt en dus niet heen en weer hoeft te schakelen tussen het letter- en het numerieke toetsenbord. Om het duimtoetsenbord weer te geven, tik je op de toetsenbordtoets, de toets helemaal rechtsonder op het schermtoetsenbord, en kies je in het snelmenu de tweede knop van links, die met de twee halve toetsenbordjes.

Tips over het gebruik van de schuifbalken

Wil je begrijpen hoe het bladeren in Excel werkt, stel je dan voor dat een werkblad een enorme papyrusrol is met aan beide uiteinden draaiknoppen. Om een nieuw deel aan de rechterkant te bekijken, draai je aan de linkerknop totdat de cellen die in de rechterrol verborgen zijn tevoorschijn komen. Of je draait aan de rechterknop tot de cellen die je aan de linkerzijde wilt zien tevoorschijn komen.

Met de horizontale schuifbalk onderaan in het werkblad blader je heen en weer door kolommen en met de verticale schuifbalk blader je omhoog en omlaag door rijen. Wil je één rij of kolom per keer verschuiven, klik dan op de toepasselijke schuifpijl aan een van de uiteinden van de schuifbalk. Na het stuk voor stuk doorbladeren van kolommen of rijen keer je in een keer terug naar het gebied waar je begon door te klikken (of te tikken, als je een aanraakscherm hebt) op het donkere gebied voor of achter de schuifbalk.

Pas eventueel de grootte van de horizontale schuifbalk aan. Versleep hiervoor de knop die links naast de linkerschuifpijl op de schuifbalk staat. Soms is het handig de schuifbalk te verkleinen, zodat hij geen werkbladtabs verbergt als je met een flinke stapel werkbladen werkt.

Je bladert heel snel langs de kolommen en rijen van het werkblad door de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl je met de schuifknop het gewenste gebied in beeld sleept. (Dit werkt alleen met een echt toetsenbord, niet met het schermtoetsenbord.) Tijdens het op deze manier bladeren wordt het schuifblokje behoorlijk smal en verschijnt er scherminfo met de letter(s) van de kolommen of de getallen van de rijen waar je je doorheen snelt.

Als je een muis met een wieltje gebruikt, kun je daarmee direct naar de kolommen en rijen in het werkblad bladeren zonder de horizontale of verticale werkbalken te gebruiken. Plaats de kruisvormige muisaanwijzer midden op het werkblad en druk het wieltje in. Zodra de muisaanwijzer de vorm van een vierpuntige pijl krijgt, versleep je de muisaanwijzer in de gewenste richting tot de gewenste kolom of rij in beeld verschijnt (naar links of rechts voor het bladeren door kolommen, omhoog of omlaag voor het bladeren door rijen).

Op een apparaat met een aanraakscherm kun je ook nieuwe delen van je werkblad in beeld brengen door gewoon met je vinger of stylus te slepen. Sleep van rechts naar links om naar de kolommen te gaan die zich rechts van de huidige weergave bevinden. En sleep omhoog (vanaf de onderkant) om de rijen in beeld te brengen onder de rijen waar je nu naar kijkt. De kracht van de sleepbeweging bepaalt hoeveel kolommen of rijen er tegelijk verschoven worden. Om terug te gaan naar de vorige weergave, herhaal je de sleepbeweging in omgekeerde richting, dus van links naar rechts om naar links te schuiven, of van boven naar onder om omhoog te gaan.

Het enige nadeel van het bladeren met de schuifbalken is dat ze alleen nieuwe delen van het werkblad in beeld brengen en dus niet de celaanwijzer meenemen. Vergeet niet eerst een cel te selecteren (door erop te klikken) of een gebied te selecteren (door te slepen). Pas dan kun je daar gegevens gaan invoeren.

Van blad naar blad in een werkmap

Elke nieuwe werkmap die je met Excel 2013 opent bevat een leeg werkblad met 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen (wat het verbluffende aantal van 17.179.869.184 lege cellen oplevert!). Maar dat is nog niet alles: heb je meer werkbladen in je werkmap nodig, dan voeg je die gewoon toe met een klik op de knop Nieuw blad, herkenbaar aan het plusteken in een cirkeltje. Deze knop vind je meteen rechts van de laatste zichtbare werkbladtab in de werkmap (zie figuur 1.8), maar je kunt ook de sneltoets Shift+F11 gebruiken.

Figuur 1.8: Met de tabschuifknoppen, de tabs en de knoppen Vorige blad, Volgende blad en Nieuw blad beheer je de werkbladen in je werkmap

Een goede reden om extra bladen toe te voegen

Misschien vraag je je af waarom je ooit meer werkbladen nodig zou hebben dan het blad dat je standaard krijgt als je een nieuwe werkmap maakt. Dat ene blad heeft zeventien miljard cellen; is dat dan niet genoeg? Natuurlijk, maar de behoefte aan extra werkbladen heeft meer te maken met de manier waarop iemand structuur in een spreadsheet aanbrengt dan met ruimtegebrek. Stel je voor dat je een werkmap wilt maken met budgetten voor de verschillende afdelingen in je bedrijf. Je kunt natuurlijk alle verschillende tabellen bij elkaar in een werkblad zetten, maar het ligt meer voor de hand elke afdeling een eigen werkblad te geven (waarbij de spreadsheettabellen er voor elke afdeling hetzelfde uitzien). Met deze indeling, waarin elk afdeling een eigen werkblad krijgt, is het veel eenvoudiger de verschillende budgetten terug te vinden en een enkel budget af te drukken als losse pagina of rapport. Mocht het ooit nodig zijn, dan kun je de afzonderlijke gegevens altijd nog samenvoegen op een apart werkblad.

Aan de onderkant van het werkblad vind je links de tabschuifknoppen, dan de tabs voor de werkbladen in de werkmap, en daarnaast de knop Nieuw blad. Als je meerdere werkbladen in je werkmap hebt en je wilt een ander blad bewerken dan op dit moment actief is, dan moet je het eerst activeren door op de gewenste tab te klikken. Je kunt altijd zien wat het actieve blad is, want de naam daarvan is vetgedrukt en er staat een streepje aan de onderkant van de tab.

Vergeet niet de sneltoetsen Ctrl+PgDown en Ctrl+PgUp, waarmee je respectievelijk het volgende of het vorige werkblad in je werkmap kiest.

Als je werkmap zo veel werkbladen bevat dat ze niet alle tabs onder aan het venster te zien zijn, dan gebruik je de tabschuifknoppen om nieuwe tabs in beeld te brengen, waarna je alsnog op de gewenste tab kunt klikken om het bijbehorende blad te activeren. Klik op de drie puntjes links van de eerste zichtbare tab om de eerste onzichtbare werkbladtab links daarvan in beeld te krijgen en direct te activeren, of klik op de drie puntjes rechts van de laatste zichtbare tab om naar de eerste onzichtbare tab rechts daarvan te schuiven en deze te activeren.

Klik op de tabschuifknoppen, de knoppen met de pijltjes helemaal linksonder in het venster, om alleen maar langs de tabs te schuiven zonder dat het actieve werkblad verandert. Wil je in één keer de allereerste tab van de werkmap in beeld brengen, klik dan op de tabschuifknop met het naar links wijzende pijltje terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Doe hetzelfde, maar dan met het naar rechts wijzende pijltje, om het laatste blad in beeld te brengen.

Vind je dit alles te omslachtig, klik dan gewoon met de rechtermuisknop op een van de tabschuifknoppen, waardoor je het dialoogvenster Activeren oproept, en kies daar het werkblad waarin je wilt gaan werken.

Vergeet niet dat waar je op een gewone pc of laptop op een besturingselement (een tabschuifknop in dit geval) zou klikken met de rechtermuisknop, je op een aanraakscherm moet tikken-en-vasthouden. Pas wanneer er een cirkel rond je vinger of de stylus verschijnt, mag je loslaten. Hierna verschijnt hetgene wat je wilde oproepen, zoals een snelmenu of, zoals in dit voorbeeld, het dialoogvenster Activeren.

Kennismaken met de statusbalk

Het laatste onderdeel onderaan in het Excel-programmavenster is de statusbalk (zie figuur 1.9). De statusbalk bestaat uit de volgende onderdelen (van links naar rechts):

Modus. Geeft aan wat de huidige status van het programma is (Gereed, Bewerken enzovoort) en ook of de ScrollLock-toets in gebruik is.

Automatische berekeningen. Geeft het gemiddelde en de som van de op dit moment geselecteerde cellen (voor zover deze getallen bevatten) en ook het aantal geselecteerde cellen.

Weergavekiezer. Hiermee kies je een van de drie weergaven voor het werkblad. Je hebt de keuze uit Normaal, oftewel de standaardindeling met alleen de cellen, kolomkoppen en rijkoppen, Pagina-indeling, waarbij linialen, paginamarges en pagina-einden worden toegevoegd, en Pagina-eindevoorbeeld, waarmee je de pagina-einden aanpast. Zie hoofdstuk 5 voor meer informatie.

Zoomschuifregelaar. De schuifregelaar die je naar rechts of links versleept om in- en uit te zoomen op de cellen in het werkblad.

Figuur 1.9: Kies in de statusbalk een andere weergave en bekijk de huidige modus van het programma

Op een aanraakscherm zoom je in- en uit door twee vingers op het scherm te zetten en deze van elkaar af of naar elkaar toe te bewegen. Als je de vingers (met duim en wijsvinger gaat het ’t beste) van elkaar af beweegt, worden de cellen groter en passen er dus minder tegelijk op het scherm. Je zoomt dan in: de zoomschuifregelaar gaat naar rechts en het zoompercentage dat ernaast afgebeeld staat wordt hoger. Beweeg je je vingers naar elkaar toe, dan zoom je uit: de schuifregelaar gaat naar links en het percentage wordt lager.

Als het NumLock-lampje op je toetsenbord brandt, weet je dat je met het numerieke toetsenblok cijfers kunt invoeren. Brandt het lampje niet, dan fungeren de toetsen van het numerieke toetsenblok als pijltoetsen en krijg je dus geen cijfers te zien als je erop drukt. (Op losse toetsenborden vind je het numerieke toetsenblok meestal rechts van de lettertoetsen; op laptops met een ingebouwd toetsenbord is het meestal geïntegreerd met het rechterdeel van de gewone toetsen en moet je eerst een speciale toets indrukken om het te activeren.)

Excel starten en verlaten

Excel 2013 werkt alleen onder Windows 7 en Windows 8. Werkt jouw computer nog met de oudere Windows-versies XP en Vista, dan moet je upgraden voordat je Excel 2013 kunt gebruiken. Vanwege de forse verschillen tussen de interface van Windows 7 en die van Windows 8, zal ik hieronder voor beide besturingssystemen uitleggen hoe je Excel opstart.

Excel starten vanaf het startscherm van Windows 8

Onder Windows 8 is het heel eenvoudig om Excel 2013 te starten: klik (als je een muis hebt) of tik (als je een aanraakscherm hebt) eenvoudig op de tegel van Excel 2013.

Staat deze tegel onverhoopt niet op het startscherm, zoek hem dan zelf en maak hem vast op het startscherm. Dat doe je zo:

1. Begin in het startscherm het woord excel te typen, met het gewone toetsenbord of het schermtoetsenbord.

Zodra je de eerste letter typt, begint de zoekactie en waarschijnlijk zie je al na een of twee letters het zoekresultaat Excel 2013 bovenaan staan in de lijst aan de linkerkant van het scherm.

2. Klik met de rechtermuisknop op dit zoekresultaat.

Op een aanraakscherm tik je erop en houd je even vast totdat er een cirkel rond je vinger of de stylus getekend wordt. Laat dan het scherm los en er verschijnt een optiebalk onder in beeld.

3. Kies de optie Vastmaken aan Start in de optiebalk onder aan het beeldscherm.

Als de Excel 2013-tegel eenmaal op het startscherm is vastgemaakt, kun je hem slepen naar de positie die jij wilt.

Excel starten vanuit het menu Start van Windows 7

Hier volgt een van de manieren om Excel 2013 te starten via het Start-menu van Windows 7:

1. Klik op de knop Starten op de taakbalk om het menu Start te openen.

Heb je een aanraakscherm en geen muis, tik dan op deze knop.

2. Kies in het menu Start de optie Alle programma’s, dan Microsoft Office 2013 en ten slotte Excel 2013.

De volgende manier vind ik persoonlijk handiger. Gebruik gewoon het zoekvak onder aan het menu Start en je hebt Excel in een oogwenk aan de praat:

1. Klik op de knop Starten op de Windows-taakbalk om het menu Start te openen.

2. Klik in het zoekvak van het Start-menu en begin excel te typen om Windows naar Microsoft Office Excel 2013 te laten zoeken.

Gebruik je geen echt toetsenbord, dubbeltik dan op de rechterrand van het virtuele toetsenbord, dat aan de linkerrand van het menu Start te vinden is, zodat het schermtoetsenbord verschijnt. Je kunt nu daarop typen.

3. Waarschijnlijk zie je na enkele letters getypt te hebben het item Microsoft Office Excel 2013 al verschijnen tussen de zoekresultaten (of als enige zoekresultaat) in de lijst Programma’s aan de linkerkant van het Start-menu. Klik of tik erop.

Een snelkoppeling naar Excel op het bureaublad van Windows 7 zetten

Sommige mensen vinden het prettig om het Excel-pictogram op het Windows-bureaublad te zetten, zodat ze daar alleen maar op hoeven te dubbelklikken om het programma te starten. Je maakt op de volgende manier zo’n snelkoppeling naar Excel 2013 op het bureaublad:

1. Klik op de knop Starten op de taakbalk en kies Alle programma’s in het Start-menu.

Windows toont een menu met alle geïnstalleerde programma’s op je computer.

2. Kies de optie Microsoft Office 2013.

Windows toont een menu met alle geïnstalleerde onderdelen van Microsoft Office 2013.

3. Sleep het item Excel 2013 van het Start-menu weg en naar het bureaublad. Laat het los op de gewenste plek.

Tijdens het slepen zie je de scherminfo Verplaatsen naar bureaublad naast het pictogram verschijnen. Staat het pictogram eenmaal op het bureaublad, dan hoef je er alleen nog maar op te dubbelklikken of te dubbeltikken om Excel te starten.

Excel een vaste plek in het Start-menu van Windows 7 geven

Als je Excel vaak gebruikt, is het handig om het pictogram aan het Start-menu vast te maken, zodat je het direct bij de hand hebt zodra je op de knop Starten hebt geklikt. Zo doe je dat:

1. Klik op de knop Starten en kies de optie Alle programma’s.

Windows toont een menu met alle geïnstalleerde programma’s op je computer.

2. Kies de optie Microsoft Office 2013.

Windows toont een menu met alle geïnstalleerde onderdelen van Microsoft Office 2013.

3. Klik met de rechtermuisknop op de optie Excel 2013 om een snelmenu te openen.

4. Kies de optie Aan het menu Start vastmaken.

Op een aanraakscherm tik je en houd je even vast totdat er een cirkel rond je vinger of de stylus getekend wordt. Laat dan het scherm los en het snelmenu verschijnt.

Als je Excel eenmaal hebt vastgemaakt, staat de optie Excel 2013 altijd bovenaan in het menu Start. Telkens als je vanaf nu met Excel wilt werken, hoef je alleen maar op de knop Starten te klikken en daarna linksboven in het Start-menu op Excel 2013.

Een ander voordeel van het vastmaken van Excel aan het Start-menu is dat Windows een vervolgpijltje naast het Excel-pictogram laat zien. Als je hierop klikt, verschijnt een overzicht van recent gebruikte werkmappen, en je hoeft dan alleen maar een bestand te kiezen om dit direct te openen in Excel.

Excel aan de taakbalk van Windows 7 vastmaken

Je kunt het Excel-pictogram niet alleen een vaste plek geven in het menu Start, maar ook op de Windows-taakbalk.

Je hoeft alleen maar het pictogram Excel 2013 dat je aan het Start-menu hebt vastgemaakt of als snelkoppeling op het bureaublad hebt geplaatst naar de gewenste plek op de taakbalk te slepen. Zie de paragrafen ‘Excel een vaste plek in het Start-menu van Windows 7 geven’ en ‘Een snelkoppeling naar Excel op het bureaublad van Windows 7 zetten’, eerder in dit hoofdstuk, voor meer informatie.

De nieuwe knop Excel 2013 staat nu elke keer dat je de computer start, op de taakbalk op je te wachten. Je start Excel door eenmaal op deze taakbalkknop te klikken of te tikken.

Excel verlaten

Vind je dat je wel weer genoeg hebt gedaan en wil je Excel verlaten, dan zijn er twee mogelijkheden om het programma te sluiten:

Gebruik de sneltoets Alt+F4.

Klik of tik op het kruisje rechtsboven in het Excel-programmavenster.

Heb je veranderingen in de geopende werkmap(pen) gemaakt, maar deze nog niet opgeslagen, dan sluit Excel niet zonder meer af (gelukkig maar!). Er verschijnt een berichtvenster dat je vraagt of je de wijzigingen wilt opslaan. Kies Opslaan als dit het geval is (meer over opslaan in hoofdstuk 2) of kies Niet opslaan als je alleen een beetje hebt geoefend en je de veranderingen niet wilt opslaan.

Excel 2013 sluiten met een aanraakscherm

Als je Excel 2013 draait op een apparaat zonder echt toetsenbord, maar wel met een aanraakscherm, vergeet dan zeker niet de aanraakmodus in te schakelen (zie de paragraaf ‘Opdrachten geven in de aanraakmodus’, eerder in dit hoofdstuk). In deze modus staan de knoppen wat verder uit elkaar en is het dus gemakkelijker om de juiste knop te raken, iets wat zelfs op mijn relatief grote 10-inch-Acer-Iconia-tablet nog weleens misgaat. Wanneer de aanraakmodus is ingeschakeld, komt de knop Sluiten (het kruisje in de rechterbovenhoek) echt goed vrij van de Verkleinen-knop ernaast en kun je Excel dus daadwerkelijk met een aanraking sluiten in plaats van dat je het venster kleiner maakt!

Hulp in nood

Tijdens het werken kan Excel je op elk gewenst moment online hulp bieden. Een simpele klik op de knop Microsoft Excel Help (de eerste knop in het groepje van vijf aan de rechterkant van de titelbalk) of het indrukken van de toets F1 is voldoende om het venster Help van Excel (zie figuur 1.10) te openen.

Figuur 1.10: Het Help-systeem van Excel maakt automatisch verbinding met internet

Na het openen van het Help-venster probeert Excel via je internet-verbinding de artikelen bij te werken. Het startvenster van de Help van Excel bevat koppelingen naar onderwerpen zoals ‘Wat is nieuw’ en ‘Basisvaardigheden van Excel leren’.

Gebruik voor het zoeken naar een specifieke functie of opdracht het zoekvak bovenaan in het venster. Vul een of meer steekwoorden in die het gezochte onderwerp beschrijven (zoals afdrukvoorbeeld of werkbladen afdrukken) en druk op Enter of klik op de knop Zoeken. In het venster verschijnt dan een lijst met koppelingen naar gerelateerde helponderwerpen. Klik op een koppeling om de daarin opgeslagen informatie te bekijken.

Om een weergegeven helponderwerp af te drukken, klik je op de knop Afdrukken (met het printerpictogram) op de werkbalk van het venster Help voor Excel. Excel opent dan het dialoogvenster Afdrukken, waarin je de printer selecteert en de opties instelt voor het afdrukken van de informatie.