Hij die van zijn hobby zijn beroep maakt,
hoeft nooit te werken.

ONBEKEND

Inleiding

Wereldwijd werken meer dan honderd miljoen mensen dagelijks met SharePoint. Na de successen van SharePoint 2003, 2007 en 2010 komt Microsoft met een nieuwe versie: SharePoint 2013. In de eerdere versies lag de nadruk op het ondersteunen van de samenwerking tussen gebruikers en het werken met documenten, nu is SharePoint uitgegroeid tot een platform met honderden toepassingsmogelijkheden.

Microsoft heeft niet alleen de basisfuncties van SharePoint verder uitgebreid; het platform geeft nu ook de manier waarop mensen met elkaar samenwerken een impuls. In SharePoint 2013 staan mensen centraal. Het is dé plek om ideeën, gegevens en de visie van de organisatie te delen. Het is schaalbaar genoeg om alle informatie van een bedrijf in op te slaan, maar dat is niet het enige. Het is ook ontworpen om het individu in staat te stellen die informatie zodanig te ordenen dat die zijn persoonlijke productiviteit verbetert, om teams te ondersteunen en om projecten te beheren. SharePoint is dé plek waar mensen elkaar kunnen vinden, kennis kunnen uitwisselen en verbindingen met elkaar en de informatie aan kunnen gaan. Gebruikers kunnen bovendien de mogelijkheden uitbreiden met apps. Deze worden door ontwikkelaars specifiek voor een organisatie ontwikkeld of aangeboden in de SharePoint App Store, zodat iedere SharePoint-gebruiker wereldwijd ze kan benutten.

De innovatie van SharePoint in deze nieuwe 2013 versie kan verdeeld worden over een zestal gebieden; delen, organiseren, ontdekken, bouwen, cloud first en beheer.

Delen

De eerste pijler van SharePoint 2013 is het delen van informatie. Microsoft heeft veel aandacht besteed aan de integratie van social componenten. Door middel van deze onderdelen deel je informatie met SharePoint-gebruikers en anderen; net als bij populaire social-networking-omgevingen zoals Twitter en Facebook kun je niet alleen personen maar ook hele sites, documenten en tags volgen. Andere personen kunnen jou ook volgen en zien alles wat je plaatst (mits ze daar toestemming voor hebben). Dit alles werkt via de browser maar ook via de Office-pakketten. Heeft iemand een nieuw document aangemaakt, dan kan dit rechtstreeks vanuit Office op SharePoint opgeslagen worden en kunnen geïnteresseerden of aangewezen personen op de hoogte gesteld worden van het nieuwe stuk. Dit kunnen zowel mensen binnen de organisatie als externen zijn, die normaliter geen toegang hebben tot de SharePoint-omgeving. Het delen van informatie kan via een normale client gebeuren, maar ook via een tablet of een smartphone. Het is duidelijk dat Microsoft heel goed heeft gekeken naar andere social omgevingen; veel functies van Twitter, Facebook en LinkedIn zijn terug te vinden in SharePoint 2013. Daarnaast heeft Microsoft diverse koppelingen aangebracht, zodat informatie ook rechtstreeks op die social netwerken gepubliceerd kan worden.

Organiseren

Het tweede grote aandachtspunt is het organiseren van informatie. SharePoint presenteert taken gemaakt in Outlook, Project en SharePoint in één totaaloverzicht. Een nieuwe integratie met Outlook (en Exchange) zorgt ervoor dat medewerkers zowel via Outlook als SharePoint in een projectsite kunnen samenwerken aan documenten en e-mails. De nieuwe Team Mailbox biedt rechtstreeks informatie aan in SharePoint, maar kan ook gebruikt worden als normale mailbox in Outlook. Een ander belangrijke vernieuwing is SkyDrive Pro. SkyDrive Pro is de vervanger van de gedeelde en persoonlijke documenten binnen de SharePoint My Site. Het biedt een aparte hub binnen SharePoint, waarin alle persoonlijke documenten kunnen worden opgeslagen en waar derden (binnen of buiten de organisatie) toegang kunnen krijgen tot die documenten. Natuurlijk moet dit wel eerst worden toegestaan door de centrale beheerder. Door de nieuwe mogelijkheid om SkyDrive Pro te synchroniseren met andere computers (laptop, workstation) krijg je het gevoel dat je lokaal aan het werken bent. De documenten zijn daardoor altijd benaderbaar, zoals dat ook met de map Mijn documenten op je computer het geval is. De documenten zijn overigens ook offline beschikbaar.

Ontdekken

De nieuwe, geïntegreerde versie van de zoektechnologie en een uitbreiding van de al sterke business-intelligence-componenten bieden nieuwe manieren om informatie te ontdekken. Kende SharePoint in eerdere versies nog verschillende search-oplossingen (SharePoint Foundation Search, Search Server, SharePoint Standard Search, FAST Search), nu zijn deze samengevoegd tot één oplossing. De verregaande integratie van de zoektechnologie met onder meer sitenavigatie biedt compleet dynamisch samengestelde pagina’s, die uit verschillende bronnen juist die informatie halen die van toepassing is op een onderwerp. Nieuwe manieren om informatie te filteren zorgen er bovendien voor dat de zoektechnologie gebruikt kan worden om de aangeboden informatie telkens verder te filteren, zodat je snel vindt waar je naar op zoek bent. Dit kan algemene informatie of een document zijn, maar vooral ook een persoon binnen de organisatie. Bij het zoeken naar personen met verstand van een bepaald onderwerp wordt niet alleen de direct gespecificeerde kennis maar ook alle andere informatie die iemand heeft gepubliceerd meegewogen. Hierdoor kunnen experts op een bepaald gebied gemakkelijk gevonden worden.

De verregaande integratie van Excel, om rapporten te kunnen maken en deze te publiceren op SharePoint, tilt business intelligence naar een hoger plan.

Deze toegankelijke technologieën zorgen ervoor dat iedereen zijn inzichten kan delen dan wel ververfijnen.

Bouwen

Nog makkelijker is het bouwen van oplossingen in en voor SharePoint, zoals apps. Doordat SharePoint 2013 gebruikmaakt van standaard webtechnologieën, zoals HTML5, JavaScript en CSS, kunnen nog makkelijker apps gebouwd worden die specifieke functies bieden aan eindgebruikers. Deze apps kunnen vervolgens gepubliceerd worden op een bedrijfsmarketplace, of op een door Microsoft onderhouden webshop worden aangeboden. Deze Store bevat honderden, zo niet duizenden apps, die direct kunnen worden ingezet door iedereen die ermee aan de slag wil. In plaats van zelf apps te bouwen, zal de aanschaf van een publieke app in veel gevallen volstaan.

Naast apps met specifieke functionaliteiten is het nu ook makkelijker om mooie SharePoint-internetsites te maken. Door rechtstreekse koppelingen aan te bieden met de pakketten die ontwerpers van websites al jaren gebruiken, sluit Microsoft aan bij het verwachtingspatroon. Er zijn echter nog veel meer verbeteringen; zo wordt het gebruik van gebruiksvriendelijke URL’s nu ondersteund, dit betekent het einde van ‘/paginas/default.aspx’. Daarnaast is de Rich Tekst Editor uitgebreid, die voldoet nu aan de standaard-HTML5- en CSS-codering, is er uitgebreide ondersteuning voor video- en beeldmateriaal aanwezig, kunnen sites gemakkelijk op meerdere kanalen gepubliceerd worden en is een verdere scheiding aangebracht tussen de presentatie- en beheerlagen; informatie kan bijvoorbeeld beheerd worden in een SharePoint-omgeving en gepubliceerd worden in een andere.

Cloud first

Het uitgangspunt voor zowel SharePoint 2013 als Office 2013 is cloud first. Alle nieuwe ontwikkelingen zijn dan ook met de cloud in het achterhoofd gemaakt. De nieuwe manier om apps te maken en beschikbaar te stellen is bijvoorbeeld zo ontwikkeld dat deze zowel werken in SharePoint Online als in lokale SharePoint-omgevingen. Het cloud-first-principe wordt helemaal duidelijk in Office; installatie via een dvd is niet langer noodzakelijk. In de toekomst wordt Office 2013 vanuit de cloud geïnstalleerd.

Beheer

De laatste pijler waar SharePoint 2013 op rust is beheer. Daarmee wordt zowel technisch beheer en beheer van kosten als het beheer van risico’s en governance bedoeld.

Voor organisaties die hun eigen SharePoint-omgeving beheren is door de introductie van verschillende nieuwe oplossingen het beheer verder vereenvoudigd. Het initiële ontwerp en de inrichting zijn door middel van standaardprocedures versimpeld en de mogelijkheid om eventuele problemen achteraf op te lossen is groter geworden.

Ten slotte is het beheer van informatie en risico’s uitgebreid. Nieuwe mogelijkheden om informatie binnen SharePoint en andere informatiebronnen op te sporen zorgen voor krachtige compliance-tools. Uitgebreidere mogelijkheden om informatie en handelingen te kunnen auditen zorgen ervoor dat er niets gebeurt wat niet door de beugel kan en alles kan ook naderhand nog worden onderzocht. Bovendien is de omgeving uitgebreid met extra hulpmiddelen om governance toe te passen; bijvoorbeeld de mogelijkheid om projectsites automatisch te sluiten nadat een project is afgelopen en oude informatie te verwijderen.

SharePoint als dienst

SharePoint kan door organisaties zelf geïmplementeerd worden; de installatie en configuratie vindt dan plaats in een datacentrum van de organisatie zelf. SharePoint Online biedt echter een volwaardig alternatief voor die organisaties die liever een dienst afnemen. Bij deze variant implementeert, beheert, beveiligt en updatet Microsoft het SharePoint-platform. Daarbij garandeert Microsoft een 99,9 procent beschikbaarheid. Hoewel beide versies de naam SharePoint dragen, hebben ze niet dezelfde functionaliteiten. SharePoint Online biedt het grootste deel van de mogelijkheden die een zelf geïnstalleerde versie van SharePoint biedt, maar sommige functionaliteiten ontbreken; met name functionaliteiten die zich niet goed lenen voor een cloud-dienst. SharePoint Online biedt naast sterk vereenvoudigd technisch beheer de mogelijkheid voor organisaties om kosten goed te beheersen. Tegen een vast bedrag per gebruiker per maand kan van de functionaliteiten gebruikgemaakt worden.

SharePoint als dienst is niet nieuw; eind 2009 introduceerde Microsoft deze mogelijkheid al. Nu, met de komst van SharePoint 2013, is de online aangeboden dienst echter even schaalbaar en robuust als de zelf te installeren versie. Hiermee zal het aantal gebruikers van SharePoint enorm toenemen. SharePoint werd in eerste instantie voornamelijk door middelgrote en grote organisaties gebruikt, maar met de introductie van de nieuwe versie van SharePoint Online is het platform nu ook toegankelijk voor kleinere bedrijven.

Ervaring

In het totale spectrum van Microsoft-producten neemt SharePoint een belangrijke rol in. Het is een backend-oplossing voor de populaire Microsoft-Office-producten. SharePoint sluit naadloos op die systemen aan. Daarnaast werkt SharePoint perfect samen met producten als Microsoft Exchange, Dynamics CRM en Microsoft Lync. Met andere woorden: wat Exchange voor Outlook is, is SharePoint (2013) voor Office.

Het afgelopen jaar heb ik de mogelijkheid gehad om met SharePoint 2013 te werken; ik heb bij verschillende relaties testversies geïmplementeerd en ermee geëxperimenteerd; ik heb het product zien ontwikkelen tot wat het nu geworden is. Bovendien is onze eigen portal gemigreerd naar de 2013-versie en hebben we onze website (www.wortell.nl) in de nieuwe versie opgebouwd. Al die ervaringen samen vormen de basis voor dit boek.

SharePoint is het systeem waar een groot aantal van mijn collega’s bij Wortell zich dagelijks mee bezighouden. Daarom heb ik een groot aantal van hen gevraagd hun inzichten en ervaringen met me te delen. Dit boek geeft een inkijkje in de nieuwe mogelijkheden die het platform vanuit een functioneel en bedrijfsmatig perspectief biedt.

Ik zou het leuk vinden als je je mening over dit boek geeft en me inzicht verschaft in jouw ervaringen met SharePoint. Je kunt me op de volgende manieren bereiken:

LinkedIn: http://www.linkedin.com/in/dannyburlage

Twitter: @DannyBurlage

E-mail: danny.burlage@wortell.nl

Danny Burlage

Technisch Directeur Wortell

MVP Office 365

November 2013

Voorwoord

Sinds twee jaar maak ik met veel plezier deel uit van de SharePoint Community Nederland. Mede dankzij de passie en drive van mensen zoals Danny ben ik begonnen met het schrijven van blogs en artikelen, en uiteindelijk zelfs met presenteren. Ik heb samen met mijn oud-collega Sjoukje de SharePoint-communitysite SPCNL opgericht. Wij publiceren Nederlandstalige SharePoint-artikelen, geschreven door SharePoint-specialisten en fans. Een aantal jaar geleden had ik dit niet kunnen voorspellen, maar werken bij Wortell maakt iets bij me los. Wortell steunt al deze initiatieven en heeft zich opgeworpen als sponsor.

Alles bij Wortell gaat snel; intern valt de vergelijking met een sneltrein weleens. Je moet veel investeren in jezelf om bij te blijven, maar je krijgt er veel voor terug: zoals werken met de nieuwste Microsoft-technologieën. Ik was een van de eerste SharePoint-consultants in Nederland die met SharePoint 2013 aan de slag kon. Vanaf het eerste moment was ik onder de indruk.

De nieuwe look and feel zorgt voor een overzichtelijke presentatie van de content aan de eindgebruikers. De nieuwe blauwe topnavigatiebalk maakt het navigeren naar belangrijke onderdelen als de newsfeed, SkyDrive Pro en Sites eenvoudiger.

Social heeft een enorm inhaalslag gemaakt ten opzichte van SharePoint 2010. Het is misschien een buzzwoord, maar wel één met enorm veel potentie! De inzet van social bevordert samenwerken, stimuleert kennisdelen en doorbreekt barrières die ontstaan door organisatiestructuur, taal of locatie. Microsoft heeft echt geluisterd naar haar eindgebruikers; zo biedt de nieuwe My Site microblogging-functionaliteiten als het gebruik van hashtags. Wil je op de hoogte blijven van updates rondom documenten? Dan kun je ze volgen en via je newsfeed in de gaten houden. Wil je een overzicht van je Outlook-, MS-Project- en SharePoint-taken? Geen probleem, deze worden in My Site centraal weergegeven. Vanaf volgend jaar kan iedereen bovendien mobiel social blijven, door de nieuwe SharePoint-Newsfeedapp voor Windows Phone en iPhone.

Ik ben een groot fan van Office 365 en de talrijke mogelijkheden die deze cloud-service biedt. SharePoint Online 2013 heeft enorme stappen gemaakt. De verschillen met de lokale versie zijn wederom kleiner geworden, waardoor dit een nog aantrekkelijker platform wordt voor bedrijven. Het nieuwe share-mechanisme ondersteunt het delen van document met externen. Dit in combinatie met de nieuwe projectsitetemplate resulteert in een eenvoudig op te zetten Extranet-projectenportaal.

SharePoint is jarenlang vanuit een technisch oogpunt benaderd. Sinds ongeveer een jaar vindt een enorme verschuiving plaats naar business en de eindgebruikers. Dit vertaalt zich in onderwerpen zoals governance en gebruikersadoptie, in de vorm van boeken, sites en conferenties. Een logische en noodzakelijke ontwikkeling, want een SharePoint-portaal heeft geen kans van slagen zonder de mensen die het dagelijks gebruiken.

Dit boek van Danny sluit hier perfect bij aan. Het is goed leesbaar voor iedereen met een interesse in SharePoint 2013, ook als ze niet over een technische achtergrond beschikken. Met trots heb ik het voorwoord geschreven.

Jasper Oosterveld

SharePoint Consultant

Wortell

Medeoprichter SharePoint Community Nederland

Nieuw in een vogelvlucht

De innovatie in SharePoint 2013 ligt voornamelijk op het gebied van social networking, het werken met documenten, de betere integratie van business intelligence, uitgebreidere mogelijkheden voor het maken en beheren van workflows, het integreren van apps en ontwerpen van websites. Naast de verschillende ‘grote’ aandachtsgebieden zijn er echter ook veel nieuwe functies te vinden in andere componenten. Vaak betreft het kleine wijzigingen, die in bijna alle gevallen een betere gebruikerservaring opleveren.

Die verbeterde gebruikerservaring zie je door heel SharePoint heen. Microsoft heeft echt aandacht besteed aan een nieuwe, frisse manier om SharePoint aan de eindgebruiker te presenteren en de belangrijkste functies zo toegankelijk mogelijk aan te maken. Het nieuwe uiterlijk is daar een voorbeeld van.

Het nieuwe uiterlijk van SharePoint straalt innovatie en gebruikersgemak uit.

Andere innovaties zijn vaak klein, maar oh zo waardevol! Een voorbeeld van zo’n kleine innovatie die voor eindgebruikers een enorme toegevoegde waarde biedt is een simpele knop: de knop Follow. Deze is opgenomen in iedere SharePoint-site en maakt het mogelijk die site te volgen. Wordt op de knop Follow gedrukt, dan komt de desbetreffende site in een overzicht met favoriete SharePoint-sites te staan. Het overzicht van gevolgde sites is altijd op te roepen middels de zogenaamde ‘topnavigatie’; een balk boven aan de pagina waarin alle belangrijke links worden weergegeven.

Het overzicht van de sites die door iemand gevolgd worden zorgt voor een veel betere navigatie naar die sites.

Het concept van volgen gaat echter nog verder: naast sites kun je ook personen volgen. Zodra een gebruiker een collega volgt, worden ook al diens updates aan de gebruiker getoond. Die updates worden weergegeven in een overzicht, ‘Newsfeed’ genaamd, dat veel weg heeft van de Facebook-timeline.

Newsfeed geeft een totaaloverzicht van alle nieuwe voor een gebruiker interessante informatie in de SharePoint-omgeving.

Gezien de verschillende functionele aanpassingen kan gesteld worden dat Microsoft voor bijna ieder aandachtsgebied verbeteringen heeft doorgevoerd die het gebruik van SharePoint makkelijker maken. Met de nieuwe functies biedt Microsoft voldoende reden om te over te stappen op deze nieuwe versie, ook voor organisaties die SharePoint 2010 of SharePoint 2007 gebruiken.

In dit boek

In dit boek wordt komen de volgende toepassingen aan bod:

Samenwerken

Documentmanagement

Portals en websites

Search

Werken met processen en workflows

Business intelligence

Social componenten

Projectmanagement

Apps

Nieuw voor admins

Nieuw voor ontwikkelaars

We hebben ervoor gekozen om alleen de belangrijkste vernieuwingen te laten zien, om de informatie behapbaar te houden. In dit hoofdstuk vind je een opsomming, in de volgende hoofdstukken volgt verdere verdieping.

Samenwerken

Een van de meest krachtige functies in SharePoint is de mogelijkheid om gemakkelijk samen te kunnen werken met andere mensen; om informatie te kunnen delen, taken uit te kunnen zetten en de voortgang van projecten en werkzaamheden te kunnen volgen. In SharePoint 2013 is hier veel aandacht aan besteed;

De teamsite is stevig onder handen genomen en zijn er diverse nieuwe sitetemplates geïntroduceerd.

Het delen van aantekeningen gebeurt nu via OneNote. Deze functionaliteit is standaard beschikbaar op de nieuwe teamsite en andere sitetemplates.

Daarnaast is Newsfeed toegevoegd, hiermee kunnen gebruikers informatie delen in de stijl van een microblog.

Voor projecten is een nieuwe sitetemplate geïntroduceerd: de projectsite. Dit is een basissite voor het beheer van projecten. Uitgebreide projecten kunnen echter beter op een projectserver beheerd worden, waarvoor ook betere functionaliteiten zijn opgenomen in SharePoint 2013.

Documenten die gemaakt zijn in Office-2013-applicaties en opgeslagen in SharePoint, kunnen rechtstreeks vanuit de Office-applicaties met derden gedeeld worden. Dit is natuurlijk ook mogelijk vanaf de SharePoint-site zelf. Documenten kunnen gedeeld worden met collega’s die toegang hebben tot de SharePoint-site, maar ook met externen die tijdelijk toegang krijgen tot alleen die specifieke informatie die met ze gedeeld is. In SharePoint Online is dit een standaardfunctie. Voor een lokale SharePoint-omgeving moet men eerst de nodige (beveiligings-)voorzieningen treffen. Natuurlijk kan een beheerder deze functie in beide omgevingen op verschillende niveaus (Site Collectie, Site) aan- en uitzetten.

De Office-Web-apps zijn aangepakt zodat het nu nog gemakkelijker is geworden om samen aan dezelfde documenten te werken. Dit geldt nu voor alle applicaties, zowel in de Office-Web-apps als in de lokale Office-versies.

De manier waarop derden toegang gegeven wordt tot SharePoint-sites (rechten verleend worden) is vereenvoudigd; dit kan nu direct via de functie Share op de startpagina van een SharePoint-site.

Met name de integratie van allerlei social componenten stimuleert het delen van informatie en samenwerken met collega’s.

Documentmanagement

Microsoft heeft in SharePoint 2013 heel veel aandacht besteed aan de gebruikservaring van het opslaan van en werken met documenten.

Niet alleen is het gemakkelijker om vanuit Office (2013) documenten op te slaan, ook kunnen die documenten rechtstreeks met derden (binnen of buiten de organisatie) gedeeld worden.

De oude vertrouwde knop Upload werkt natuurlijk nog steeds, maar documenten kunnen nu ook rechtstreeks via drag and drop (slepen en loslaten) naar SharePoint worden gekopieerd.

De nieuwe knop Sync heeft een prominente plek gekregen op de SharePoint-site. Met die knop is het mogelijk een documentenbibliotheek te synchroniseren met een Windows-computer. Daarvoor wordt op de pc een map aangemaakt waarin alle documenten staan en die bijvoorbeeld via Windows Explorer of Office te benaderen is. Wanneer een bestand in zo’n map gezet wordt, wordt het automatisch gesynchroniseerd met SharePoint.

Het delen van documenten met anderen is nu enorm eenvoudig. Die anderen kunnen collega’s zijn, maar ook externen. Aan de personen met wie een document gedeeld wordt kunnen tijdelijke lees- en/of bewerkrechten toegekend worden.

Het traditionele My Site bestaat nog steeds, maar het concept is wel behoorlijk aangepast. Het is nu opgedeeld in twee delen; één deel is gericht op informatie (Newsfeed), het andere op documenten (SkyDrive Pro). In SkyDrive Pro zijn de mappen Persoonlijke documenten en Gedeelde documenten samengevoegd tot één documentenbibliotheek. Daarbinnen zijn alle documenten alleen voor de gebruiker zelf toegankelijk, met uitzondering van de documenten die in een specifieke map met gedeelde documenten geplaatst worden. Die zijn beschikbaar voor iedereen die toegang heeft tot de SharePoint-omgeving. Alle documenten kunnen wel afzonderlijk gedeeld worden.

Records Management is in deze nieuwe versie van SharePoint niet sterk gewijzigd. Wel is de tool eDiscovery uitgebreid. En er is een aparte sitecollectie gekomen voor compliance-medewerkers. Daarbij kunnen gevonden documenten tijdelijk worden vastgelegd via een zogenaamde ‘Hold’. Dergelijke documenten kunnen gewoon bewerkt worden door eindgebruikers, maar de versie die tijdens de Hold is vastgelegd wordt bewaard.

Portals en websites

De manier waarop websites en portals gebouwd kunnen worden is is flink aangepast in SharePoint 2013.

Grafisch ontwerpers kunnen hun SharePoint-sites nu ontwikkelen in de tooling die zij zelf het liefst gebruiken, bijvoorbeeld Adobe. Nadat een site daarin is ontworpen en vervolgens is omgezet naar HTML (met bijvoorbeeld Adobe Fireworks), kan de ontwerper de site rechtstreeks in SharePoint plaatsen. De grafisch ontwerper of User Interaction Designer bouwt de site dus op in Fireworks (of in een ander willekeurig pakket) en geeft in dat pakket aan welke SharePoint-componenten op de site moeten staan. Hiermee is de noodzaak sterk afgenomen om aparte User Interaction Designers die gespecialiseerd zijn in SharePoint in te zetten.

SharePoint ondersteunt nu gebruiksvriendelijke url’s. Elke pagina krijgt een rechtstreekse url (bijvoorbeeld www.wortell.nl/werken-bij), in plaats van de in eerdere versies van SharePoint gebruikelijke ingewikkelde url’s (www.wortell.nl/pages/werken-bij.aspx).

Werken met afbeeldingen is door de introductie van de functie Image Renditions verbeterd. Wanneer er een foto geüpload wordt, maakt SharePoint daar zelf verschillende versies van. Deze worden bepaald door beheerders en door SharePoint zelf. Zo zet SharePoint(indien aangegeven) zelf afbeeldingen van 2000 bij 3000 pixels en een formaat van 6 MB om naar in de grafische industrie meer gebruikelijk formaten (bijvoorbeeld 20 bij 30 pixels en een formaat van 5 KB).

Het is belangrijk dat externe websites goed gevonden kunnen worden door zoekmachines zoals Bing en Google. Hiervoor zijn diverse verbeteringen in de zoekmachineoptimalisatie doorgevoerd. Eigenschappen van pagina’s kunnen beter worden aangepast en er is nu integratie met de webmastertools van bijvoorbeeld Google. Ook zijn automatische sitemaps beschikbaar.

De HTML is schoner geworden. Er is aangesloten bij de HTML5-standaard. Het gebruik van tabellen is afgeschaft (tenzij er een duidelijk doel voor is) en standaard-HTML-coderingen zijn gemeengoed geworden. Wanneer er tekst in bijvoorbeeld de Rich Tekst Editor wordt geplakt, wordt de standaardheader (H2 et cetera) gebruikt.

Navigatie kan nu worden aangemaakt in de taxonomiestructuur. De gepresenteerde pagina’s kunnen vervolgens automatisch van inhoud worden voorzien. Hiervoor is de Content-by-search-webpart geïntroduceerd. Die webpart kan informatie uit verschillende informatiebronnen presenteren. Dit kan uit de eigen sitecollectie zijn, maar ook uit andere sitecollecties. Informatie uit een specifieke databank kan zo bijvoorbeeld makkelijker getoond worden op een website.

Search

Search is misschien wel een van de belangrijkste componenten in SharePoint. Microsoft heeft de functie dan ook grondig aangepakt; de manier waarop Search in SharePoint 2013 werkt is vanaf de grond af aan opnieuw ontwikkeld.

De verschillende pakketten die in de oudere versies gebruikt werden zijn gesneuveld en geïntegreerd tot één totaaloplossing. FAST Search bestaat bijvoorbeeld niet meer als afzonderlijke zoekoplossing.

SharePoint indexeert nu continu alle nieuwe informatie die op het platform wordt geplaatst. Nieuwe documenten en taken of andere informatie zijn binnen enkele minuten te vinden.

Veel nieuwe functionaliteiten, zoals gevolgde personen, documenten en sites, maar ook Newsfeed bijvoorbeeld, werken op basis van Search. Een bijgewerkte zoekmachine is dus cruciaal.

De nieuwe Content-by-search-webpart biedt een alternatief voor het Content-query-webpart. Inhoud kan nu verzameld worden uit dezelfde maar ook uit andere sitecollecties. Het configureren van de webpart gebeurt op basis van searchstrings, waarbij telkens wanneer de searchstring wordt aangepast de verwachte resultaten getoond worden.

Om Search als navigatiemiddel te kunnen gebruiken, is de zoeknavigatie (Faceted Search) uitgebreid en gemakkelijker aan te passen. Zoekresultaten kunnen gemakkelijker gefilterd worden.

Het zoeken naar personen en expertise is uitgebreid. Alle informatie die een persoon publiceert wordt nu meegewogen in de zoekresultaten. Zelf opgegeven profieleigenschappen zijn echter nog steeds heel belangrijk, de informatie wordt alleen aangevuld met informatie uit andere bronnen.

Werken met processen en workflows

In SharePoint 2010 werd het al mogelijk om workflows voor SharePoint in Visio te ontwerpen en vervolgens te exporteren naar SharePoint. Deze functionaliteit is bewaard gebleven in SharePoint 2013 en zelfs uitgebreid om nog betere ondersteuning te bieden. Workflows kunnen nu visueel ontworpen worden in SharePoint Designer, zolang de plug-in voor Visio daarin is geladen.

Omdat Visio veel wordt gebruikt door businessanalisten, procesconsultants en andere mensen die zich met de processen van een organisatie bezighouden, heeft Microsoft het een stuk gemakkelijk gemaakt om complexe workflows om te zetten naar SharePoint; de businessanalist ontwerpt de workflow in Visio, waarna deze relatief eenvoudig kan worden omgezet naar SharePoint. Overigens is voor complexere workflows nog steeds de ondersteuning van een SharePoint-IT-professional of developer nodig.

Het proces voor ontwerp van een workflow is als volgt:

Een businessanalist of consultant (of soortgelijke medewerker) ontwerpt een workflow in Visio.

Een SharePoint-beheerder (functioneel beheerder, IT-pro of programmeur) exporteert deze workflow naar SharePoint Designer en voegt daar de nodige parameters toe.

Het geheel wordt vervolgens geëxporteerd naar SharePoint, waar de workflow gebruikt kan worden.

Wanneer aanvullende maatwerkacties of niet-ondersteunde handelingen plaats moeten vinden, kunnen programmeurs de workflow vervolgens aanpassen met behulp van Visual Studio.

Naast de manier waarop workflows gemaakt worden, is ook de onderliggende technologie ten aanzien van workflows uitgebreid. De bestaande workflowmethodieken zijn nog steeds beschikbaar, Windows Azure Workflow is nu echter als alternatief beschikbaar gekomen. Workflows die daarvoor gemaakt worden hebben veel meer mogelijkheden en zijn beter te beheren.

Business intelligence

De standaard-business-intelligence-functies uit eerdere versies van SharePoint zijn allemaal nog gewoon beschikbaar. Ze zijn alleen verder ontwikkeld, waardoor er meer en betere dashboards, rapporten en overzichten gemaakt kunnen worden en eindgebruikers nog betere analyses kunnen uitvoeren.

Voor verschillende onderliggende technologieën zijn aanpassingen gemaakt in de manier waarop zij werken. Het voor snelle rapporten veelgebruikte Excel bevat nu standaard business-intelligence-componenten. Rapporten die daarmee gemaakt worden kunnen rechtstreeks op SharePoint worden gepubliceerd.

PowerView, de manier om Excel te koppelen aan grote informatiebronnen en daarop analyses te maken in Excel, is nu standaard beschikbaar. PowerView-rapportages gemaakt in Excel kunnen worden gepubliceerd op SharePoint en vanuit Excel kunnen rechtstreeks analyses worden uitgevoerd.

In SharePoint Search is een aparte optie opgenomen om naar analyses te kunnen zoeken. Hiermee is de kwaliteit van rapportages vergroot.

Social componenten

Microsoft zet met SharePoint 2013 sterk in op social computing. Niet alleen zijn de bestaande functionaliteiten uitgebreid en is de gebruikservaring ervan sterk verbeterd, er zijn ook een hoop nieuwe mogelijkheden geïntroduceerd, waarmee SharePoint 2013 een volwaardig social-networking-platform is geworden. Doordat Microsoft social niet als een stand-alone platform ziet, maar binnen alle Office-pakketten social functionaliteiten heeft geïntegreerd en binnen SharePoint-omgevingen veel gebruikmaakt van social, is SharePoint 2013 een enorm krachtig sociaal platform geworden.

Microsoft heeft de afgelopen jaren geleerd van de functies die social-networking-platformen geïntroduceerd hebben. De invloed van Twitter, Facebook en Yammer is duidelijk zichtbaar. Zakelijk social networking gaat volgens Microsoft over het verbinden van mensen, het beheren van kennis, het delen van informatie en over samenwerken.

Newsfeed is een centrale pagina waarin al het nieuws van en over collega’s, documenten en sites die gevolgd worden bijeenkomt. Newsfeed heeft veel weg van een wall zoals die bij Facebook gebruikt wordt. Zodra er iets verandert in de status van iemand die of iets (een document, een site) wat gevolgd wordt, is dat hier te zien. Om je eigen status aan te passen, kun je gebruikmaken van hashtags, zoals je die kent van Twitter. Daarnaast kun je @mentions doen van anderen.

Nieuw in SharePoint 2013 is de mogelijkheid om communitysites aan te maken. Community-sites zijn bedoeld om open gesprekken tussen verschillende personen te faciliteren. Binnen zulke sites kunnen discussies gegroepeerd worden op verschillende onderwerpen. Bezoekers kunnen gespreken meelezen en lid worden van een bepaalde community als zij willen bijdragen aan de discussie. Beheerders van een community kunnen op eenvoudige wijze regels definiëren, ongewenste berichten beoordelen, interessante discussies als zodanig markeren en andere beheerderstaken uitvoeren. Beheerders hebben ook de mogelijkheid badges uit te delen aan leden van de community. Deze badges worden veel gebruikt op allerlei internetfora om aan te geven dat iemand over bepaalde kennis of vaardigheden beschikt. Door nieuwe posts te maken, te reageren op posts van andere communityleden of door posts te maken die hoger gewaardeerd (‘geliked’) worden door lezers, kunnen punten verdiend worden. Aan de hand van de badges kan iemands bijdrage aan een community gemeten worden.

e-community-functies kunnen gebruikt worden door specifiek daarvoor bedoelde communitysites aan te maken, maar het is ook mogelijk om de functionaliteiten toe te voegen aan andere sites, zoals teamsites.

Om inzichtelijk te maken welke community’s er binnen een organisatie allemaal in gebruik zijn, is een zogenaamde ‘communityportal’ in het leven geroepen. Deze portal geeft alle community’s weer waar een gebruiker minimaal leesrechten toe heeft.

Projectmanagement

Microsoft Project is nog dieper in SharePoint geïntegreerd. De projectweb-apps draaien nu standaard in SharePoint en taken worden op de verschillende omgevingen gesynchroniseerd.

SharePoint Online biedt nu ook standaard ondersteuning voor Microsoft Project. Niet alleen kan het Microsoft Project Web Access Dashboard getoond worden, ook kunnen individuele Project sites worden aangemaakt en kan Project rechtstreeks vanaf Office 365 gestreamed (geïnstalleerd) worden.

Apps

In SharePoint 2010 werden de zogenaamde ‘sandboxed solutions’ geïntroduceerd; maatwerkcomponenten gemaakt binnen de eigen organisatie of door derden kunnen daarmee gemakkelijk op een site geplaatst worden, zonder ze direct op de SharePoint-server te hoeven installeren. Dit concept is verder uitgebouwd in SharePoint 2013. Er is een aparte SharePoint Store gekomen, toegankelijk via SharePoint, waarin apps gemaakt door derden gepubliceerd en aangeschaft kunnen worden. Deze zijn vervolgens direct te gebruiken in SharePoint.

Om de appinfrastructuur mogelijk te maken is een heel nieuwe manier ontwikkeld om apps te maken en integreren. Apps worden niet langer in SharePoint zelf geïnstalleerd, maar beschikbaar gesteld vanaf een webserver. Voor organisaties die hun componenten liever niet in de cloud hebben, kan ook een lokale webserver gebruikt worden.

Nieuw voor admins

Er zijn meer middelen beschikbaar gekomen om engineers en admins te ondersteunen. Bovendien is het platform verder gestabiliseerd en zijn er diverse controlemiddelen toegevoegd.

InPlace-upgrades worden niet meer ondersteund. Oude SharePoint-omgevingen kunnen alleen nog naar de nieuwe versie geüpgraded worden met een Database-Attach-methodiek. Na een dergelijke migratie dienen alle afzonderlijke sitecollecties naar de 2013-modus gemigreerd te worden. Dit proces is nauwgezet te controleren en aan te sturen.

Er zijn drie nieuwe Service Applications geïntroduceerd, voor drie nieuwe services. De App Management Service (ter ondersteuning van SharePoint-apps) en de Work Management Service synchroniseren taken tussen verschillende omgevingen (Microsoft Project, Exchange en SharePoint), en de Translation Service Application zorgt voor vertalingen van sites, indien die meertalig worden aangeboden.

Search is zoals gezegd stevig onder handen genomen, waarbij ook beheerders meer controlemiddelen tot hun beschikking hebben gekregen. Continuous Crawl doorzoekt de omgeving continu op wijzigingen. Daardoor is de manier van inrichten ook enigszins gewijzigd.

Om SharePoint-omgevingen goed beschikbaar te maken wordt SQL Server 2012 met de AlwaysOn-functie die daar standaard in zit ingezet.

Nieuw voor ontwikkelaars

De belangrijkste verandering voor ontwikkelaars van SharePoint-omgevingen is de nieuwe SharePoint-appinfrastructuur. Dit is een complete make-over van de manier waarop uitbreidingen gemaakt worden.

Om een goede appinfrastructuur te kunnen opbouwen zijn veel onderliggende componenten uitgebreid. Zo is het CSOM- en JSOM-model uitgebreid, zodat die beter met de apps kunnen communiceren en kan data vanuit Business Connectivity Services worden aangesproken via OData of Windows-Communication-Foundations-oplossingen.

Windows-Azure-workflowservices stellen ontwikkelaars in staat om betere workflows te ontwikkelen en hier meer controle op uit te kunnen voeren.

Sectie 1:
SharePoint in de praktijk

Inleiding

SharePoint kent vele verschillende toepassingen. Het kan worden ingezet:

als samenwerkingsplatform;

om documenten op te slaan en te delen;

om projecten te coördineren,

als intranet;

als platform om een website in te bouwen.

Door SharePoint te koppelen aan bedrijfsinformatiesystemen kan bovendien informatie uit die onderliggende systemen worden ontsloten, bewerkt en teruggeschreven. In SharePoint kunnen formulieren worden gemaakt waarvan de gegevens automatisch (met workflows) worden weggeschreven.

In Sectie 1 worden verschillende oplossingen in SharePoint beschreven. Daarbij wordt eerst een situatieschets van een organisatie gegeven, vervolgens wordt de probleemstelling belicht en tot slot komen de oplossing en de realisatie in SharePoint aan bod.

In het eerste hoofdstuk wordt beschreven hoe SharePoint het vergaderproces kan ondersteunen. Vergaderingen worden voorbereid in SharePoint, de documenten en actiepunten worden er centraal opgeslagen.

Vervolgens wordt in hoofdstuk 2 de mogelijkheid van SharePoint om projecten te ondersteunen belicht. Hierbij wordt een koppeling met Microsoft Project beschreven en het proces om een project te ondersteunen.

Er zijn verschillende manieren om met documenten te werken. De mogelijkheden van SharePoint om persoonlijke en gedeelde documenten op te slaan wordt aan de hand van een casus doorgenomen in het derde hoofdstuk.

SharePoint biedt verschillende mogelijkheden om met externen samen te werken. Partners, leveranciers of klanten kunnen hun eigen plek krijgen op het platform, waar ze informatie kunnen vinden of documenten kunnen opslaan. Hoofdstuk 4 gaat hierover.

De ondersteuning van workflows kan repeterende taken ondersteunen. Aan de hand van een voorbeeld wordt in hoofdstuk 5 aangegeven hoe workflows toegevoegde waarde kunnen bieden.

In hoofdstuk 6 wordt de integratie met bedrijfsinformatiesystemen belicht. Hierbij wordt informatie uit een extern systeem gebruikt om derden van informatie te voorzien. Zij hebben de mogelijkheid deze informatie te bewerken en weer op te slaan.

In SharePoint zit een groot aantal social-networking-functies. Hoe deze ingezet kunnen worden om bedrijfsprocessen te ondersteunen wordt belicht in hoofdstuk 7.

Alle voorbeelden in deze sectie komen uit de praktijk. Het zijn situaties waar ik in mijn rol bij Wortell mee te maken heb gehad. Ook de oplossingen zijn zo dicht mogelijk bij de realiteit gebleven. Ze dienen echter in de eerste plaats als inspiratie.

1 Slimmer vergaderen

Soms zijn vergaderingen niet zo heel erg productief; de agenda is onduidelijk, deelnemers bereiden zich niet of nauwelijks voor en actiepunten blijven liggen. De inzet van SharePoint verbetert dit proces.

Situatieschets

Bij de gemeente Contoso werken ongeveer vijfhonderd mensen. De meeste medewerkers spenderen veel van hun tijd aan vergaderen. De ene vergadering is nog niet afgelopen of de volgende begint alweer. Het gebeurt maar al te vaak dat die vergaderingen slecht worden voorbereid en deelnemers niet goed op de hoogte zijn van wat er daadwerkelijk besproken moet worden.

Probleemstelling

Omdat de gemeente Outlook gebruikt voor haar agendabeheer gaat het plannen van vergaderingen doorgaans wel goed; doordat ieders beschikbaarheid inzichtelijk is, kan gemakkelijk een datum voor een vergadering geprikt worden. Door de doelstellingen van de vergadering in het Outlook-agenda-item te plaatsen weet iedereen wat voor voorbereidingen ze moeten treffen. Degene die de agenda beheert is echter de enige die agendapunten kan inbrengen, de genodigden kunnen dat niet.

Het verspreiden van stukken voor een vergadering is een stuk complexer; ze worden in de vorm van Word-documenten, PowerPoint-presentaties, Excel-spreadsheets en PDF-documenten rondgemaild. Wanneer door meerdere mensen stukken worden ingebracht, kan het voorkomen dat iedereen individueel zijn of haar stukken per e-mail verstuurt. De genodigden moeten al die stukken dan zelf verzamelen. Nog erger wordt het als er vlak voor de vergadering nieuwe versies van de stukken worden gemaakt. Eerdere versies moeten dan vervangen worden door de nieuwe, die wederom rondgemaild worden. Het gevolg is dat het onduidelijk is welke versie van een te bespreken document de laatste is en dat deelnemers verschillende documenten gebruiken om hun beslissingen op te baseren.

Het digitaal afhandelen van de documenten helpt ook niet altijd, want het betekent dat deelnemers hun laptop of tablet meenemen naar de vergadering, waardoor ze snel afgeleid zijn door binnenkomende mailtjes. Bovendien gebruikt iedereen ook nu zijn eigen versie van de documenten en moet iedereen de documenten zelf opslaan. Dit kan nog steeds tot gevolg hebben dat er verschillende versies van documenten in omloop zijn.

In sommige gevallen is er niet één specifiek persoon aangewezen om de notulen te maken, maar moet iedereen zijn eigen aantekeningen en actiepunten bijhouden. Meestal is er gelukkig wel iemand die dit coördineert; actiepunten worden dan centraal bijgehouden en na een week rondgemaild. In beide gevallen is er geen centrale controle op de afhandeling van de actiepunten.

Een korte samenvatting van de probleemstelling:

Agendapunten kunnen alleen worden ingebracht door de persoon die de vergadering heeft gepland.

De tijdens de vergadering te behandelen documenten zijn niet centraal beschikbaar.

Er kunnen verschillende versies van behandelstukken in omloop zijn.

Tijdens de vergadering bekijkt iedere deelnemer zijn eigen versie van stukken en houdt wijzigingen bij in zijn eigen document.

Actiepunten en beslissingen worden niet altijd centraal geregistreerd of bijgehouden.

Wanneer actiepunten centraal worden bijgehouden en worden rondgestuurd in de vorm van notulen is er geen centrale plek waar de voortgang bewaakt kan worden.

Oplossing

Door een combinatie van SharePoint, Outlook en verschillende Office-programma’s in te zetten kan dit proces verbeterd worden; door deze middelen op de juiste manier te configureren en op elkaar af te stemmen wordt het gehele proces rondom het beheren, voorbereiden en opvolgen van actiepunten gestroomlijnd.

De oplossing start met de afspraak dat iedereen zijn agenda in Outlook bijhoudt en dat die agenda altijd actueel is. Niets is inefficiënter dan een vergadering plannen zonder precies te weten wie wanneer beschikbaar is. Door alle deelnemers in Outlook in te voeren kan automatisch de meest geschikte datum en tijd voor de vergadering bepaald worden.

Vervolgens dient de wijze waarop de vergadering gehouden wordt afgesproken te worden. In sommige gevallen is een persoonlijke vergadering nodig, waarbij alle deelnemers met elkaar om tafel zitten, in andere gevallen kan de vergadering ook best digitaal plaatsvinden, wanneer één of meerdere deelnemers thuis werken bijvoorbeeld. Microsoft Lync kan ingezet worden om het digitaal vergaderen te faciliteren.

Als de planner dat wil, kan tijdens het voorbereiden van de vergadering een teamsite aangemaakt worden in de SharePoint-omgeving. Wanneer ook externe personen aan de vergadering deelnemen, kunnen ook zij toegang krijgen tot die teamsite. Dit wordt overigens alleen ondersteund in SharePoint Online. Het is verstandig de teamsite op een speciaal daarvoor ingerichte locatie aan te maken, zodat het mogelijk is er beleidsinstellingen op toe te passen. Daarmee kan de teamsite bijvoorbeeld enkele maanden nadat de vergadering heeft plaatsgevonden automatisch afgesloten of verwijderd worden. Door een link naar de teamsite aan de uitnodiging toe te voegen, weet iedereen waar alle informatie die bij de vergadering hoort gevonden kan worden.

De agenda voor de vergadering wordt ook op de teamsite geplaatst en deelnemers hebben de mogelijkheid hier eigen items aan toe te voegen. Om af te dwingen dat dit ook daadwerkelijk gedaan wordt, is het raadzaam af te spreken dat alleen agenda-items die op de teamsite zijn vastgelegd tijdens de vergadering besproken worden.

Eventuele stukken die in de vergadering moeten worden doorgenomen, worden op de teamsite geüpload. De teamsite is zelfs de enige locatie waar de documenten te vinden zijn; ze worden niet meer verstuurd via e-mail of op een andere manier verspreid. Zodra er een nieuwe versie van een document beschikbaar komt, wordt de oudere versie overschreven. Hierdoor beschikt iedere deelnemer altijd over dezelfde up-to-date informatie.

Tijdens de voorbereiding kunnen medewerkers de teamsite bezoeken en eventuele aandachtspunten melden in de newsfeed. Alle deelnemers aan de vergadering zien deze opmerkingen in hun persoonlijke newsfeed, ze hoeven dus niet naar een specifieke vergadersite te gaan.

Tijdens de vergadering worden de aantekeningen bijgehouden in het OneNote-notebook, die aan de teamsite is gekoppeld. Alle deelnemers aan de vergadering kunnen de notebook openen vanaf hun eigen tablet of laptop. De aantekeningen zijn direct voor alle deelnemers aan de vergadering zichtbaar.

Actiepunten worden in de actiepuntenlijst opgenomen, en er wordt dan ook direct een verantwoordelijke persoon bij genoemd. De deelnemers krijgen de individuele actiepunten te zien in hun totaaloverzicht van actiepunten (in Mijn taken onder Mijn site). Vanaf dat totaaloverzicht, waar ook actiepunten van andere vergaderingen worden vermeld, kunnen de taken worden afgerond.

Gebruikersadoptie

Het inzetten van technologie alleen is echter niet voldoende. Om de wijze waarop mensen met elkaar vergaderen te veranderen is veel meer nodig; aandacht voor de manier waarop deelnemers de vergaderingen voorbereiden, nieuwe agendapunten aandragen en actiepunten bijhouden en afwerken bijvoorbeeld. Gebruikersadoptie mag dan ook niet worden vergeten bij de introductie van ‘Slimmer Vergaderen’. Naast technologie moet iedereen leren hoe vergaderingen efficiënt verlopen. Iedereen moet snappen wat de voordelen van effectief vergaderen zijn en leren op welke wijze de technologie voor, tijdens en na de vergadering optimaal ingezet kan worden.

Om het bovenstaande scenario te kunnen realiseren is dus een combinatie van technologie, afspraken en training/begeleiding nodig. De volgende afspraken zijn cruciaal:

Alle agenda’s moeten up-to-date zijn in Outlook.

Voorafgaand aan de vergadering wordt bepaald wat de beste methode is om de vergadering te houden (digitaal, in persoon of een combinatie van beide).

Voor de vergadering wordt afgesproken wie de voorzitter is en wie de notulist. De voorzitter is verantwoordelijk voor het volgen van de vooraf opgestelde agenda. De notulist zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken in de taaklijst en beslissingen in de besluitenlijst worden vastgelegd.

Men moet respect hebben voor elkaars agenda; er wordt alleen vergaderd als alle deelnemers erbij kunnen zijn (digitaal of in persoon).

Voor elke vergadering wordt een teamsite aangemaakt waarin de documenten van de vergadering geplaatst worden.

Documenten die besproken worden in de vergadering worden alleen op de teamsite geplaatst en niet rondgemaild.

Aantekeningen in de vergadering worden bijgehouden in de OneNote-notebook, die onderdeel is van de teamsite.

Iedereen volgt de vergadersite, en geeft wijzigingen daar door, zodat updates in de newsfeed terechtkomen.

Actiepunten worden op de teamsite bijgehouden. Aan elk actiepunt worden één of meer verantwoordelijke personen gekoppeld.

Zodra een actiepunt is afgehandeld, vinkt de verantwoordelijke het actiepunt af in het SharePoint-takenoverzicht of in Outlook.

De persoon die de vergadering heeft georganiseerd is ervoor verantwoordelijk dat alle documenten die bewaard moeten worden op de juiste plek worden gearchiveerd.

Resultaat

Het optimaliseren van de vergaderingen resulteert in de volgende voordelen:

Vergaderingen worden effectiever en korter.

Het uitvoeren van vergaderingen op afstand (digitaal) bespaart reistijd.

Actiepunten worden adequaat afgehandeld, waardoor minder vergaderingen nodig zijn om de doelen te behalen.

De organisatie in zijn geheel zal professioneler omgaan met vergaderingen.

Het realiseren van deze voordelen levert ook indirect rendement in de organisatie op; het kan tot een hogere productiviteit en daardoor tot een hogere omzet of een kostenreductie leiden.

Inrichting in SharePoint

Om de vergadersite te kunnen realiseren is de volgende technologie nodig:

Outlook voor agendaplanning.

Exchange (Online) om agenda’s tussen alle deelnemers te kunnen delen.

Office inclusief OneNote om de aantekeningen tijdens de vergadering bij te kunnen houden en documenten te kunnen openen.

Een SharePoint-teamsite met daarin de volgende standaardcomponenten:

OneNote-notebook;

takenlijst;

besluitenlijst;

documentenbibliotheek;

newsfeed voor opmerkingen;

beleidsinstelling bij aanmaken teamsite voor automatisch verwijderen van de teamsite.

ISBN: 978 90 430 2780 9

NUR: 991

Trefwoorden: Sharepoint 2013

Dit is een uitgave van Pearson Benelux B.V. Postbus 75598,
1070 AN Amsterdam

Website: www.pearson.nl – e-mail: amsterdam@pearson.com

Opmaak: Sander Pinkse Boekproductie, Amsterdam

Omslagontwerp: NEON | Sabine Manuel

© Copyright 2013 Pearson Benelux

Microsoft and Microsoft Press are trademarks or registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 jo het Besluit van 20 juni 1974, St.b. 351, zoals gewijzigd bij Besluit van 23 augustus 1985, St.b. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden.

Ondanks alle aan de samenstelling van dit boek bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.