Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.
Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

This e-book contains a hidden and personal watermark. Distribution is prohibited.

Inleiding

Microsoft Excel 2013, dat deel uitmaakt van het kantoorsoftwarepakket Microsoft Office 2013, is een compleet spreadsheetprogramma waarmee je snel en efficiënt dynamische, professionele werkmappen maakt om je gegevens samen te vatten en te presenteren. Microsoft Excel 2013 Step by Step biedt een volledig overzicht van de voorzieningen van Excel die de meeste mensen het vaakst gebruiken.

Voor wie is dit boek bedoeld?

Microsoft Excel 2013 Step by Step en andere boeken in de serie Step by Step zijn bedoeld voor beginnende computergebruikers tot gebruikers met een gemiddeld niveau. De voorbeelden in het boek tonen een grote onderneming, maar bevatten vaardigheden die in elk type bedrijf kunnen worden gebruikt. Dit boek geeft je waardevolle, praktische oefeningen die je in staat stellen werkmappen met gemak te maken, aan te passen en te delen, ongeacht of je al een tijdje met Excel werkt of dat het programma nieuw voor je is.

De indeling van dit boek

Dit boek is onderverdeeld in 14 hoofdstukken. Hoofdstukken 1 tot en met 4 gaan over algemene vaardigheden, zoals het herkennen van de verschillende versies van Excel, het aanpassen van het programmavenster, het maken van werkmappen, het beheren van gegevens in werkmappen, het maken van formules om gegevens samen te vatten en het opmaken van werkmappen. Hoofdstukken 5 tot en met 10 laten zien hoe je gegevens analyseert door te sorteren en te filteren, hoe je alternatieve gegevensverzamelingen maakt voor scenarioanalyse, hoe je gegevens met grafieken samenvat en hoe je draaitabellen en draaigrafieken maakt. Hoofdstukken 11 tot en met 14 behandelen het afdrukken van werkbladen, het werken met macro’s en formulieren, de samenwerking met verschillende andere Microsoft Office-programma’s en het samenwerken met collega’s.

Het eerste deel van Hoofdstuk 1 bevat een inleidend overzicht dat voornamelijk bedoeld is voor lezers die niet eerder met Excel hebben gewerkt of die willen overstappen van Excel 2010 of een eerdere versie. Heb jij ervaring met de recente versie van Excel, dan kun je dit gedeelte overslaan.

Dit boek is zo ingedeeld dat je stapsgewijs alle taken kun uitvoeren die je waarschijnlijk met Excel 2013 wilt verrichten. Begin je bij het begin en doorloop je alle oefeningen, dan doe je voldoende ervaring op om de meeste soorten werkmappen van Excel te maken en te bewerken. Toch staat elk onderwerp op zich, dus je kunt dit boek op elke gewenste pagina openen om de vaardigheden te leren die je nodig hebt.

De oefenbestanden downloaden

Voordat je aan de oefeningen in dit boek begint, moet je de oefenbestanden op je computer downloaden. Deze oefenbestanden vind je op de volgende webpagina: downloads.pearsonb2c.nl. Typ in het zoekvak de titel van dit boek. Vul op de pagina die dan verschijnt onder de titel de volgende code in: BEIDE-POSES-FURIE-IJZEL-OOTJE. U kunt nu de oefenbestanden downloaden.

BELANGRIJK   Het programma Excel 2013 kan niet van deze website worden gedownload. Je moet Excel kopen en installeren voordat je met dit boek begint.

In de volgende tabel zie je een overzicht van de oefenbestanden.

Hoofdstuk | Bestand
Hoofdstuk 1: Aan de slag met Excel 2013 | FoutGerouteerd.xlsx
| GegevensLabels.xlsx
| PakketTelling.xlsx
| RouteAantal.xlsx
| UitzondControle.xlsx
| UitzondSamenv.xlsx
Hoofdstuk 2: Met gegevens en tabellen werken | 2013VerzendingenPerCategorie.xlsx
| ChauffeurSorteerTijd.xlsx
| GemiddeldeBezorgingen.xlsx
| NamenAdressen.xlsx
| Reeksen.xlsx ServiceNiveaus.xlsx
Hoofdstuk 3: Berekeningen op gegevens uitvoeren | BesparingsPrikkel.xlsx
| BrandstofToeslag.xlsx
| ITUitgaven.xlsx
| LopendeBand.xlsx
| VerpakkingsKosten.xlsx
| VoertuigKilometers.xlsx
Hoofdstuk 4: Het uiterlijk van werkmappen wijzigen | Overzicht.xlsx
| TelefoonVolume.xlsx
| UurControle.xlsx
| UurUitzonderingen.xlsx
| VervoerKilometers.xlsx
| WerkgeverZoeken.xlsx
Hoofdstuk 5: Met filters specifieke gegevens tonen | Krediet.xlsx
| PakketUitzonderingen.xlsx
| Slicers.xlsx
| VoorNaderOnderzoek.xlsx
Hoofdstuk 6: Gegevens opnieuw ordenen en samenvatten | GroeperenOpKwartaal.xlsx
| VerzendingAangepast.xlsx
| VerzendingLog.xlsx
| VerzendingSamenvatting.xlsx
Hoofdstuk 7: Gegevens uit meerdere bronnen combineren | BedrijfsKostenControle.xlsx
| DagelijksTelefoonAantal.xlsx
| FebruariBel.xlsx
| JanuariBel.xlsx
| Samenvoegen.xlsx
| VlootOnderhoudsKosten.xlsx
Hoofdstuk 8: Gegevens en alternatieve gegevensreeksen analyseren | 2DaagsScenario.xlsx
| AdvertentieKoop.xlsx
| ChauffeurSorteerTijden.xlsx
| DoelWaarden.xlsx
| MeerdereScenarios.xlsx
| PakketAnalyse.xlsx
| TariefVerwachtingen.xlsx
Hoofdstuk 9: Grafieken en afbeeldingen maken | OmzetAnalyse.xlsx
| OmzetPakkettenPerJaar.xlsx
| OmzetPerCentrum.xlsx
| OmzetSamenvatting.xlsx
| Organisatieschema.xlsx
| ToekomstigeOmzet.xlsx
| Vormen.xlsx
Hoofdstuk 10: Draaitabellen en draaigrafieken gebruiken | Bewerken.xlsx
| Focussen.xlsx
| maken.txt
| Maken.xlsx
| OmzetAnalyse.xlsx
| Opmaken.xlsx
Hoofdstuk 11: Werkbladen en grafieken afdrukken | BedrijfsOmzet.xlsx
| BeladingJanFeb.xlsx
| BeladingPerUur.xlsx
| OmzetPerKlant.xlsx
| SamenvattingPerKlant.xlsx
| VerenigdeKoeriersdiensten.jpg
Hoofdstuk 12: Met macro’s en formulieren werken | OmzetToppers.xlsm
| PakketGewicht.xlsm
| Prestaties.xlsm
| SamenvattingJaarVerkopen.xlsm
| UitvoerenBijOpenen.xlsm
Hoofdstuk 13: Met andere Office-programma’s samenwerken | 2013OmzetSamenvattingJaar.pptx
| Hyperlink.xlsx
| NiveauBeschrijving.xlsx
| OmzetGrafiek.xlsx
| OmzetOverzicht.pptx
| OmzetPerServiceNiveau.xlsx
| OverzichtPresentatie.xlsx
Hoofdstuk 14: Met collega’s samenwerken | BeveiligdeInfo.xlsx
| CategorieXML.xlsx
| KostenPrognose.xlsx
| PrognoseDistro.xlsx
| PrognoseGesigneerd.xlsx
| PrognosesVoorCommentaar.xlsx
| SamenvattingVerzendingen.xlsx
| SkyDriveBestand.xlsx
| UitzonderingControle.xml
| VerbeteringsPrognose.xlsx

Errata

We hebben ons best gedaan om ervoor te zorgen dat dit boek en de bijbehorende inhoud zo nauwkeurig mogelijk is. Alle fouten die na het verschijnen van dit boek ontdekt zijn, staan op de volgende site van Pearson Benelux:

www.pearson.nl

Laat het ons op deze pagina weten als je een fout ontdekt die niet in het overzicht voorkomt.

Voor meer ondersteuning kun je mailen naar Pearson Benelux, amsterdam@pearson.com.

Op dit e-mailadres is geen ondersteuning beschikbaar voor Microsoft-software.

Aanpassen

Het programmavenster van Excel 2013 aanpassen, blz. 15

Maken

Werkmappen maken, blz. 27

Bewerken

Werkmappen bewerken, blz. 31

1

Aan de slag met Excel 2013

In dit hoofdstuk leer je hoe je

De verschillende versies van Excel 2013 herkent

De nieuwe voorzieningen van Excel 2013 vindt

Het programmavenster van Excel 2013 aanpast

Werkmappen maakt

Werkmappen bewerkt

Werkbladen bewerkt

Cellen samenvoegt en weer scheidt

Als je in Microsoft Excel 2013 een bestand maakt, toont het programma een lege werkmap met één werkblad. Je kunt werkbladen toevoegen of verwijderen, werkbladen in de werkmap verbergen zonder ze te verwijderen en de volgorde van de werkbladen in een werkmap wijzigen. Het is ook nog mogelijk om een werkblad naar een andere werkmap te kopiëren of het werkblad te verplaatsen zonder een exemplaar ervan in de oorspronkelijke werkmap te laten staan. Werken jij en je collega’s met een groot aantal documenten, definieer dan eigenschappen waarmee werkmappen makkelijker zijn terug te vinden in Verkenner of met de zoekfunctie van Windows 8.

TIP   In Windows 8 heeft Verkenner de plek ingenomen van Windows Verkenner. In dit boek wordt dit hulpprogramma dan ook Verkenner genoemd. Gebruik jij een computer met Windows 7, open dan gewoon het programma Windows Verkenner.

Je maakt Excel eenvoudiger in het gebruik door het programmavenster aan je eigen werkwijze aan te passen. Heb je tegelijkertijd verschillende werkmappen geopend, dan kun je er snel tussen wisselen. Maar schakel je regelmatig tussen werkmappen, dan is het makkelijker om het formaat van de werkmappen te verkleinen, zodat ze niet het volledig scherm in beslag nemen. Je gaat dan naar een andere werkmap door op de titelbalk te klikken van de werkmap waarmee je wilt werken.

Het ontwikkelteam van Microsoft Office heeft de mogelijkheden om de gebruikersinterface van Excel aan te passen uitgebreid. Gebruik je vaak een specifieke opdracht, dan kun je hem aan de werkbalk Snelle toegang toevoegen, zodat je die met een klik op een knop kunt uitvoeren. Gebruik je regelmatig een groep opdrachten, dan maak je een aangepast tabblad op het lint om ze allemaal bij elkaar te zetten. Je kunt de tabbladen van het lint ook verbergen, weergeven of in een andere volgorde zetten.

In dit hoofdstuk vind je een overzicht van de verschillende versies van Excel en leer je de voorzieningen van Excel 2013 kennen. Je gaat werkmappen en werkbladen maken en bewerken, werkmappen beter vindbaar maken en het programmavenster van Excel 2013 aanpassen.

OEFENBESTANDEN   Voor de oefeningen in dit hoofdstuk heb je de oefenbestanden in de map Hoofdstuk01 nodig. In de paragraaf ‘De oefenbestanden downloaden’ in de inleiding lees je meer hierover.

De verschillende versies van Excel 2013 herkennen

Microsoft Office 2013 omvat programma’s waarmee je elk type bestand kunt maken dat je nodig hebt om thuis, op je werk of op school doelgericht te werken. Tot deze programma’s behoren Word 2013, Excel 2013, Outlook 2013, PowerPoint 2013, Access 2013, InfoPath 2013, Lync 2013, OneNote 2013 en Publisher 2013. Je kunt deze programma’s als onderdeel van een pakket met meerdere programma’s kopen, maar de meeste programma’s zijn ook apart verkrijgbaar.

In de Office 2013-programma’s vind je snel de hulpmiddelen die je nodig hebt. Aangezien ze als geïntegreerd pakket zijn ontworpen, zijn de meeste vaardigheden die je in een programma opdoet ook toepasbaar in de andere programma’s. Je kunt Excel niet alleen op je eigen computer gebruiken, maar ook op apparaten met ARM-chips en via het web. Van Excel zijn de volgende versies beschikbaar:

Microsoft Excel 2013-bureaubladversie. Deze versie wordt rechtstreeks op je computer geïnstalleerd. Het programma bevat alle mogelijkheden van Excel 2013. Je kunt deze versie van Excel aanschaffen als onderdeel van de Office-suite, als apart programma of als onderdeel van het abonnementspakket Office 365, waarmee je de Office-programma’s via internet kunt installeren.

TIP   Office 365 is een cloudgeoriënteerde abonnementsversie. Sommige abonnementsvormen van Office 365 bieden toegang tot de volledige versie van Excel 2013, tot Excel Web App of beide.

Microsoft Excel 2013 RT. Microsoft heeft een versie van Windows 8 ontworpen voor apparaten met een ARM-processor. Apparaten met deze versie van Windows 8, genaamd Windows RT, bieden een versie van Office 2013 met de naam Microsoft Office 2013 RT. Het pakket Office 2013 RT omvat Excel, OneNote, PowerPoint en Word.

Excel 2013 RT maakt op ARM-apparaten gebruik van de functie Aanraakmodus. Als je de aanraakmodus aanzet, verandert de interface van Excel 2013 RT een klein beetje, waardoor je het programma eenvoudiger met een vinger op het scherm kunt bedienen. Er is een schermtoetsenbord voor gegevensinvoer, maar je kunt ook een gewoon toetsenbord, een muis en de trackpad van het apparaat gebruiken om Excel 2013 RT te bedienen.

TIP   Excel 2013 RT heeft bijna dezelfde functionaliteit als de volledige versie van Excel 2013; het belangrijkste verschil is dat Excel 2013 RT macro’s niet ondersteunt. De macro’s zijn uitgeschakeld als je een werkmap met macro’s in Excel 2013 RT opent.

Microsoft Excel 2013 Web App. Kenniswerkers moeten altijd de beschikking over hun gegevens hebben, dus niet alleen als ze hun computers gebruiken. Om kenniswerkers toegang tot hun gegevens te bieden, heeft Microsoft Office Web Apps ontwikkeld, met online versies van Excel, Word, PowerPoint en OneNote. De Office-apps maken deel uit van een Office 365-abonnement en zijn gratis beschikbaar als onderdeel van de clouddienst Microsoft SkyDrive.

Met Excel Web App kun je bestanden bewerken die zijn opgeslagen in je SkyDrive-account of bij een Microsoft SharePoint-site. Excel Web App toont Excel 2010- en Excel 2013-bestanden zoals ze in de volledige versie van het programma verschijnen en omvat alle functies die je nodig hebt om je gegevens samen te vatten. Je kunt ook draaitabellen bekijken en manipuleren (maar niet maken), grafieken toevoegen en je gegevens opmaken om hun betekenis te verduidelijken.

Excel Web App heeft ook de mogelijkheid om werkmappen online te delen, ze als onderdeel van een webpagina in te kapselen en om webtoegankelijke onderzoeken te maken die de reacties van gebruikers rechtstreeks opslaan in een Excel-werkmap in je SkyDrive-account.

Nadat je in Excel Web App een bestand hebt geopend, kun je kiezen of je het wilt bewerken in je browser (zoals Windows Internet Explorer 10) of het in de bureaubladversie van Excel wilt openen. Open je het in de bureaubladversie, dan worden de wijzigingen toegepast op het bestand in je SkyDrive-account. Dit betekent dat je altijd toegang tot de recentste versie van het bestand hebt, ongeacht waar of hoe je het opent.

Microsoft Excel Mobile. Heb je een Windows Phone 8, dan kun je Excel Mobile gebruiken om werkmappen te bekijken en te manipuleren. Je kunt formules maken, de opmaak van werkbladcellen wijzigen, gegevens sorteren en filteren en grafieken maken. Je kunt ook via je telefoon verbinding met je SkyDrive-account maken, waardoor je bestanden altijd beschikbaar zijn, ook als je geen laptop of andere computer bij de hand hebt.

De nieuwe voorzieningen van Excel 2013

Excel 2013 bevat alle nuttige mogelijkheden die de vorige versies van het programma hadden. Gebruik je een oudere versie van Excel, dan wil je waarschijnlijk weten welke nieuwe voorzieningen Excel 2013 heeft. In de volgende paragrafen lees je over de belangrijkste verschillen met Excel 2010, Excel 2007 en Excel 2003.

Verschillen met Excel 2010

Gebruikers van Excel 2010 ontdekken dat Excel 2013 de bestaande mogelijkheden uitbreidt en enkele erg nuttige nieuwe voorzieningen heeft. Tot de nieuwe voorzieningen van Excel 2013 behoren:

Windows 8-functionaliteit. Excel 2013 maakt net als de andere Office 2013-programma’s optimaal gebruik van het besturingssysteem Windows 8. Op een computer met Windows 8 gebruikt Excel de nieuwe presentatie-elementen en stelt het je in staat om via een aanraakscherm met je gegevens te werken.

Een venster voor elke werkmap. Elke werkmap heeft tegenwoordig een apart programmavenster.

Nieuwe functies. Er zijn meer dan 50 nieuwe functies om onder andere gegevens samen te vatten, fouten in formules te verwerken en gegevens van online bronnen op te halen.

Flash Fill. Als je gegevens in een lijst staan, kun je ze in een cel combineren, uit een cel halen of opmaken. Herhaal je deze handeling, dan herkent Excel het patroon en biedt het aan dit bij elke rij in de lijst te doen.

Lens snelle analyse. Klik op de knop Snelle analyse naast een celbereik voor verschillende opties om je gegevens visueel aan te passen. Kies een optie om de bijbehorende analyse direct uit te voeren.

Aanbevolen draaitabel. Draaitabellen bieden interactieve en flexibele gegevenssamenvattingen. Je kunt Excel een reeks draaitabellen voor je gegevens laten aanbevelen, er een kiezen en doorgaan met werken.

Aanbevolen grafieken. Net als bij de aanbevolen draaitabellen wijst Excel je op de geschiktste grafieken aan de hand van patronen in de gegevens. Je kunt de aanbevolen grafieken weergeven, er een uitkiezen en aanpassen tot het uiterlijk perfect is.

Grafiekopmaak. Je kunt je grafieken snel en eenvoudig verfijnen. Wijzig de titel, indeling of andere elementen van je grafieken in een nieuwe en interactieve interface.

Grafiekanimaties. Wijzig je de gegevens op basis waarvan een grafiek is gemaakt, dan werkt Excel de grafiek bij en toont het de wijzigingen in een animatie.

Cloudopslag. Je kunt de werkmappen die online zijn opgeslagen met anderen delen of onderdelen van een werkmap naar je sociale netwerk sturen door een hyperlink naar het bestand te maken.

Online presentaties. Je kunt met Microsoft Lync je werkmap delen en tegelijkertijd met anderen samenwerken. Je kunt anderen ook toestaan de werkmap over te nemen tijdens de conversatie of vergadering in Lync.

Verschillen met Excel 2007

De ontwikkelaars van Excel introduceerden de volgende voorzieningen in Excel 2010:

Excel-bestanden en -instellingen in de weergave Backstage beheren. Toen de ontwerpers van Microsoft zich op de gebruikersinterface van Excel 2007 richtten, ontdekten ze dat de beheertaken voor werkmappen over verschillende tabbladen op het lint waren verspreid. Het Excel-team verplaatste alle beheertaken naar de weergave Backstage, die toegankelijk is via de tab Bestand.

Een voorbeeld van gegevens bekijken met Plakken met livevoorbeeld. Dankzij deze voorziening kun je controleren hoe gegevens er in het werkblad uitzien voordat je de opdracht tot plakken geeft.

De gebruikersinterface van Excel 2010 aanpassen. De mogelijkheid om eenvoudige wijzigingen an te brengen aan de werkbalk Snelle toegang is uitgebreid met opties om het lint aan te passen. Je kunt de ingebouwde linttabs verbergen of weergeven, de volgorde van de tabbladen wijzigen en zelf aangepaste tabbladen maken, die ook aangepaste groepen kunnen omvatten.

Gegevens met nauwkeurige functies samenvatten. Oudere versies van Excel hadden statistische, wetenschappelijke, technische en financiële functies die in enkele relatief zeldzame gevallen verkeerde resultaten gaven. Het programmeerteam benoemde deze onnauwkeurige functies en werkte samen met wetenschappers en analisten om ze te verbeteren.

Gegevens samenvatten met sparklines. In het boek Beautiful Evidence beschreef Edward Tufte sparklines als ‘intense, eenvoudige, woordachtige afbeeldingen’. Sparklines zijn kleine grafieken die gegevens in één cel samenvatten. Deze kleine, maar krachtige toevoegingen aan Excel 2010 en Excel 2013 verbeteren de rapportage- en samenvattingsmogelijkheden van het programma.

Draaitabelgegevens filteren met slicers. Slicers geven aan welke waarden in een draaitabel voorkomen en welke waarden verborgen zijn. Ze zijn vooral handig als je gegevens presenteert aan een visueel ingesteld publiek dat misschien niet goed met getallen overweg kan.

Draaitabelgegevens filteren met zoekfilters. Excel 2007 kwam met verschillende nieuwe manieren om draaitabellen te filteren. Deze filtermogelijkheden zijn uitgebreid met zoekfilters. Bij een zoekfilter begin je met het invoeren van een reeks tekens die in de term (of termen) voorkomt waarop je wilt filteren. Tijdens de invoer van deze tekens toont de filterlijst van het draaitabelveld alleen de termen die overeenkomen met de waarden die in het zoekfiltervak zijn ingevoerd.

Gegevens visualiseren met verbeterde voorwaardelijke opmaak. Het program-meerteam van Excel heeft de mogelijkheden van de voorwaardelijke opmaak Gegevensbalk en Pictogramreeks aanmerkelijk uitgebreid. Het is nu ook mogelijk om voorwaardelijke opmaak te maken die verwijst naar cellen op andere werkbladen dan waarop je de opmaak definieert.

Wiskundige vergelijkingen maken en weergeven. Met de bijgewerkte vergelijkingsontwerper kun je elke gewenste vergelijking maken. De editor beschikt over enkele ingebouwde algemene vergelijkingen, zoals de kwadratische formule en de stelling van Pythagoras, maar heeft ook talloze sjablonen waarmee je snel een eigen vergelijking maakt.

Afbeeldingen in Excel 2010 bewerken. Een erg nuttige mogelijkheid is het verwijderen van de achtergronddelen van een afbeelding. Hierdoor kun je samengestelde afbeeldingen maken met de voorgrond van een afbeelding op de achtergrond van een andere. Verwijder bijvoorbeeld een bloem, de meeste bladeren en de steel uit een foto en plaats deze onderdelen op een andere achtergrond.

Verschillen met Excel 2003

Behalve de verschillen in Excel 2010 en Excel 2013 zien gebruikers die van Excel 2003 upgraden de volgende opvallende wijzigingen:

Het lint. In tegenstelling tot in oudere versies van Excel, waarbij je op een ingewikkelde werkbalk en in een ondoorgrondelijk menusysteem naar opdrachten moest speuren, kun je in de gebruikersinterface met het lint alles wat je nodig hebt bovenaan in het programmavenster vinden.

Grotere gegevenscapaciteit. Het grotere werkblad omvat meer dan 1 miljoen rijen en 16.000 kolommen.

Nieuw bestandsformaat. Het bestandsformaat van Excel (.xlsx) gebruikt XML en bestandscompressietechnieken om de omvang van een gemiddeld bestand met 50 procent te verminderen.

Uitgebreide cel- en werkbladopmaak. Er zijn omvangrijke verbeteringen doorgevoerd bij het kleurbeheer en de opmaakopties van de vorige versies van het programma. Je kunt nu bijvoorbeeld net zoveel verschillende kleuren in een werkmap gebruiken als je wilt en je kunt een ontwerpthema aan een werkmap toewijzen.

Tabellen. Hiermee kun je gegevens snel en efficiënt invoeren. Wil je gegevens in een nieuwe tabelrij zetten, dan hoef je ze alleen maar in de rij onder de tabel in te voeren. Druk je op Tab of Enter nadat je de waarde in de laatste cel hebt ingevoerd, dan breidt Excel de tabel uit om de nieuwe gegevens erin op te nemen. Je kunt Excel ook een totaalrij laten weergeven waarop de tabelgegevens worden samengevat met een door jou gespecificeerde functie.

Verbeterde grafieken. Met de nieuwe voorzieningen kunnen aantrekkelijkere grafieken worden gemaakt.

Formule Automatisch aanvullen. Nadat je een formule in een werkbladcel hebt ingevoerd, toont het programma een lijst met opties voor elk formule-element, waardoor het invoeren veel sneller gaat.

Extra formules. Met de toegevoegde formules, zoals GEMIDDELDEN.ALS, kan de gebruiker gegevens voorwaardelijk samenvatten.

Voorwaardelijke opmaak. Met voorwaardelijke opmaak kunnen gebruikers gegevensbalken en kleurenschalen maken, pictogramseries aan waarden toekennen, meerdere soorten voorwaardelijke opmaak aan een cel toekennen en meer dan drie voorwaardelijke opmaakregels aan een cel toewijzen.

Met het lint werken

Net als bij de andere Office 2013-programma’s is het lint van Excel dynamisch, wat inhoudt dat de knoppen zich aan de beschikbare ruimte aanpassen als de breedte verandert. Een knop kan hierdoor groot of klein zijn, wel of niet een opschrift hebben of zelfs alleen als optie in een menu worden getoond.

Als er voldoende horizontale ruimte is, worden de knoppen op het tabblad allemaal weergegeven en zijn de beschikbare opties in elke groep zichtbaar.

Maak je het lint smaller, dan verdwijnen de opschriften van kleine knoppen en worden volledige groepen knoppen samengevoegd tot één knop die naar de groep is vernoemd. Als je op de groepsknop klikt, verschijnen de opdrachten van die groep in beeld.

Als het lint te smal wordt om alle groepen weer te geven, verschijnt er een schuifknop aan de rechterkant. Door op de schuifpijl te klikken, worden de verborgen groepen weergegeven.

De breedte van het lint is van drie factoren afhankelijk:

Breedte van het programmavenster. Door het programmavenster te maximaliseren, geef je het lint de meeste ruimte. Klik hiervoor op de knop Maximaliseren, sleep de randen van een venster dat niet gemaximaliseerd is of sleep het venster naar de bovenkant van het scherm.

Schermresolutie. De schermresolutie is de omvang van de breedte en hoogte van de schermweergave, uitgedrukt in pixels. Deze resolutie is afhankelijk van de grafische kaart in je computer en van het gebruikte beeldscherm. Gebruikelijke schermresoluties variëren van 800 × 600 tot 2560 × 1600. Hoe groter het aantal breedtepixels (de eerste waarde), hoe groter het aantal knoppen dat op het lint kan worden weergegeven.

Je wijzigt de schermresolutie als volgt:

Open het venster Schermresolutie op een van de volgende manieren:

   Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad van Windows en kies in het snel-menu de optie Schermresolutie.

   Typ resolutie in het zoekvak van Windows 8 en kies vervolgens de optie Beeldschermresolutie aanpassen in de resultaten onder Instellingen.

   Open het configuratiescherm en klik onder Vormgeving en persoonlijke instellingen op de optie Beeldschermresolutie aanpassen.

In het venster Schermresolutie klik je op de omlaag wijzende pijl achter Resolutie, klik of sleep je om de gewenste schermresolutie in te stellen en klik je vervolgens op de knop Toepassen of OK.

   De vergroting van de schermweergave. Als je in Windows de instelling van de schermvergroting verhoogt, worden de tekst en andere elementen in de gebruikersinterface groter en dus beter leesbaar, maar past er minder op het scherm. Je kunt een vergroting van 100 tot 500 procent instellen.

Je wijzigt de schermvergroting op de pagina Beeldscherm van de categorie Vormgeving en persoonlijke instellingen van het configuratiescherm. Je kunt het venster Beeldscherm rechtstreeks in het configuratiescherm openen of door een van de volgende methoden te gebruiken:

   Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad van werkmap, kies de optie Aan persoonlijke voorkeur aanpassen en klik vervolgens in de linkerbenedenhoek van het venster Persoonlijke instellingen op Beeldscherm.

   Typ beeldscherm in het zoekvak van Windows 8 en kies vervolgens de optie Beeldscherm in de resultaten onder Instellingen.

Markeer het toepasselijke keuzerondje om de vergroting op 125 of 150 procent in te stellen. Wil je een andere vergroting instellen, klik dan op de hyperlink Opties voor het aanpassen van de grootte om het gelijknamige dialoogvenster te openen. Kies de gewenste vergroting in de vervolgkeuzelijst of versleep de schuifregelaar om alles nog groter te maken.

Nadat je in het dialoogvenster Opties voor het aanpassen van de grootte op OK hebt geklikt, wordt de aangepaste vergroting in het venster Beeldscherm getoond, samen met een waarschuwing over mogelijke problemen die bij deze vergroting optreden. Klik in het venster Beeldscherm op Toepassen om de geselecteerde vergroting toe te passen.

Het programmavenster van Excel 2013 aanpassen

De manier waarop je Excel 2013 gebruikt, hangt af van je persoonlijke werkstijl en het soort gegevensverzamelingen dat je beheert. Het productteam van Excel interviewt klanten, observeert hoe verschillende organisaties het programma gebruiken en stelt de gebruikersinterface zo in dat maar weinig gebruikers iets hoeven te wijzigen om efficiënt te kunnen werken. Wil je het programmavenster of de gebruikersinterface wel veranderen, dan is dit mogelijk. Je kunt veranderen hoe Excel werkbladen weergeeft, op werkbladgegevens inzoomen, vaakgebruikte opdrachten aan de werkbalk Snelle toegang toevoegen, de tabbladen van het lint verbergen, weergeven of in een andere volgorde zetten en aangepaste tabbladen maken voor groepen opdrachten die je regelmatig gebruikt.

Inzoomen op een werkblad

Eén manier om makkelijker in Excel te werken, is het zoomniveau van het programma aan te passen. Op dezelfde manier als je met een fototoestel kunt ‘inzoomen’ om het formaat van een onderwerp in de zoeker te vergroten, kun je de zoominstelling in Excel gebruiken om de omvang van objecten in het programmavenster aan te passen. Als Peter Villadsen, hoofd van het Europese distributiecentrum van Verenigde Pakketdiensten, bijvoorbeeld een werkblad weergeeft met een samenvatting van de maandelijkse pakketvolumes van zijn distributiecentrum, kan hij het tabblad Beeld openen en in de groep Zoomen op de knop In-/uitzoomen klikken om het gelijknamige dialoogvenster te openen. In het dialoogvenster In-/uitzoomen staan keuzerondjes waarmee hij een vooraf ingesteld vergrotingspercentage kan instellen en een optie om een aangepast vergrotingsniveau in te voeren. Hij kan ook gebruikmaken van de schuifregelaar In-/uitzoomen rechtsonder in het programmavenster van Excel.

Door op de knop Inzoomen rechts van de schuifregelaar te klikken, wordt het formaat van items in het programmavenster met 10 procent vergroot; een klik op de knop Uitzoomen verkleint de omvang van items in het venster met 10 procent. Wil je het formaat nauwkeuriger instellen, sleep de schuifregelaar dan naar een specifiek zoomniveau of klik op de knop Zoomniveau (met het percentage) en voer een vergrotingsniveau in het dialoogvenster In-/uitzoomen in.

In de groep Zoomen van het tabblad Beeld staat de knop Inzoomen op selectie, die het programmavenster vult met de inhoud van geselecteerde cellen tot het maximale zoomniveau van 400 procent van het programma.

TIP   Het minimale zoomniveau in Excel is 10 procent.

Meerdere werkmapvensters ordenen

In Excel is het vaak nodig om meer dan één werkmap tegelijkertijd geopend te hebben. Je opent bijvoorbeeld een werkmap met adressen van klanten en kopieert deze gegevens naar een tweede werkmap die je als bron gebruikt voor een mailing die je in Word gaat maken. Als je tegelijkertijd meerdere werkmappen hebt geopend, klik je in de groep Venster van het tabblad Beeld op de knop Ander venster en kies je de naam van de andere werkmap om snel te schakelen tussen werkmappen.

Je kunt werkmappen ook zo op het bureaublad ordenen dat het merendeel van de actieve werkmap zichtbaar is, maar andere werkmappen snel toegankelijk blijven. Open hiervoor het tabblad Beeld en klik in de groep Venster op de knop Alle vensters. In het dialoogvenster Alle vensters dat dan wordt geopend, markeer je het keuzerondje Trapsgewijs.

Bij veel Excel-werkmappen staan formules op een ander werkblad dan de waarden die ze gebruiken, waardoor je van werkblad naar werkblad moet gaan als je wilt controleren hoe het wijzigen van een waarde het resultaat van een formule verandert. Een eenvoudigere manier om zo’n controle uit te voeren, is twee exemplaren van dezelfde werkmap tegelijkertijd weer te geven. Je opent het werkblad met de gegevens in het oorspronkelijke venster en het werkblad met de formule in een nieuw venster. Pas je je gegevens in een van beide vensters aan, dan werkt Excel ook de gegevens in het andere venster bij. Open de werkmap en klik op de knop Nieuw venster in de groep Venster van het tabblad Beeld om een tweede exemplaar van de werkmap te openen. Om de werkmappen naast elkaar in beeld te brengen, klik je op de knop Alle vensters op het tabblad Beeld. Markeer het keuzerondje Verticaal in het dialoogvenster Alle vensters en klik op OK.

Als de oorspronkelijke werkmap FoutOpsporing heet, toont Excel de naam FoutOpsporing:1 op de titelbalk van de oorspronkelijke werkmap en FoutOpsporing:2 op de titelbalk van de tweede werkmap.

PROBLEMEN OPLOSSEN   Als de bedieningselementen in de groep Venster van het tabblad Beeld niet het verwachte effect op je werkmappen hebben, is er misschien een ander programma, zoals Microsoft SkyDrive, op de achtergrond actief en voorkomt het dat die opties functioneren.

De stappen van de oefeningen aanpassen

De schermafbeeldingen in dit boek zijn gemaakt met een resolutie van 1600 × 900, met een vergroting van 100 procent. Als jij andere instellingen gebruikt, kan het lint in het programmavenster van Excel er anders uitzien dan in het boek. Soms moeten de instructies voor het lint dan een beetje aangepast worden. De instructies in het boek zien er als volgt uit:

Klik op de knop Afbeeldingen in de groep Illustraties van het tabblad Invoegen.

Als de opdracht in een menu of galerie staat, zien de instructies er als volgt uit:

Klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Zoeken en selecteren in de groep Bewerken van het tabblad Start en kies in het vervolgmenu de optie Ga naar.

Als met jouw weergave-instellingen een knop anders op het scherm wordt weergegeven dan in dit boek, pas je op eenvoudige wijze de stappen aan om die opdracht terug te vinden. Klik op het vermelde tabblad en zoek de genoemde groep. Als de groep is ingeklapt in een groepslijst of groepsknop, dan heeft die lijst of knop de naam van de groep. Zie je de gewenste knop niet meteen, plaats de muisaanwijzer dan op een knop die het kan zijn om de naam ervan als Scherminfo te tonen.

De instructies in dit boek gaan uit van traditionele invoermethoden met toetsenbord en muis. Gebruik jij Excel op een aanraakscherm, dan bedien je het programma misschien met je vingers. In zo’n geval tik je op een schermelement als er in een instructie klikken staat. Als een instructie je vraagt gegevens in te voeren, dan kun je dit met een toetsenbord doen, in het invoervak tikken en het schermtoetsenbord gebruiken of zelfs door een spraakopdracht te geven, afhankelijk van je computerinstellingen en persoonlijke voorkeuren.

In de volgende oefening ga je het zoomniveau van een werkblad veranderen, inzoomen om de weergave van een geselecteerd celbereik te maximaliseren, tussen werkmappen schakelen en alle geopende werkmappen in beeld ordenen.

VOORBEREIDEN   Je hebt de werkmappen PakketTelling en FoutGerouteerd in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open beide werkmappen en voer de volgende stappen uit.

Open de werkmap FoutGerouteerd en klik 5 keer op de knop Inzoomen in de rechterbenedenhoek van het programmavenster om het zoomniveau te verhogen tot 150%.

Selecteer cellen B2:C11.

Klik op de knop Inzoomen op selectie in de groep Zoomen van het tabblad Beeld om de geselecteerde cellen beeldvullend in het venster te tonen.

Klik op de knop In-/uitzoomen in de groep Zoomen van het tabblad Beeld om het dialoogvenster In-/uitzoomen te openen.

Markeer het keuzerondje 100% en klik op OK om het werkblad met de standaardvergroting weer te geven.

Klik op de knop Ander venster in de groep Venster van het tabblad Beeld en kies de optie PakketTelling om de werkmap PakketTelling weer te geven.

Klik op de knop Alle vensters in de groep Venster van het tabblad Beeld om het dialoogvenster Alle vensters te openen.

Markeer het keuzerondje Trapsgewijs en klik op OK om de geopende werkmapvensters met wat tussenruimte over elkaar heen te leggen.

AFRONDEN   Sluit de werkmappen PakketTelling en FoutGerouteerd en sla eventueel de wijzigingen op.

Knoppen aan de werkbalk Snelle toegang toevoegen

Nadat je een tijdje met Excel 2013 hebt gewerkt, ontdek je waarschijnlijk dat je sommige opdrachten veel vaker gebruikt dan andere. Als je werkmappen bijvoorbeeld gegevens uit externe bronnen halen, dan klik je veel vaker op de knop Alles vernieuwen in de groep Verbindingen van het tabblad Gegevens dan de programmamakers hadden verwacht. Je maakt een knop met één klik toegankelijk door hem toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang, die boven het lint in de linkerbovenhoek van het programmavenster staat.

Wil je een knop aan de werkbalk Snelle toegang toevoegen, klik dan op de tab Bestand om de weergave Backstage te openen en klik op Opties in het linker deelvenster. In het dialoogvenster Opties voor Excel klik je in het linker deelvenster op Werkbalk Snelle toegang. Je ziet dat een deelvenster met twee vervolgkeuzelijsten: in het vak links staan alle besturingselementen in een gespecificeerde categorie en in het vak rechts de opdrachten die momenteel op de werkbalk Snelle toegang worden weergegeven. Om een opdracht aan de werkbalk Snelle toegang toe te voegen, selecteer je in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit de categorie met de opdracht die je wilt toevoegen. Excel toont de beschikbare opdrachten dan in het vak eronder. Kies de gewenste optie en klik op de knop Toevoegen.

Je wijzigt de positie van een knop op de werkbalk Snelle toegang door zijn naam in het vak rechts te selecteren en dan op de knop Omhoog of Omlaag aan de rechterkant van het dialoogvenster te klikken. Om een knop van de werkbalk Snelle toegang te verwijderen, selecteer je zijn naam en klik je op de knop Verwijderen. Als je klaar bent met wijzigingen klik je op OK. Wil je de wijzigingen bij nader inzien toch niet doorvoeren, klik je op Annuleren. Heb je de wijzigingen opgeslagen, maar wil je de werkbalk Snelle toegang in zijn oorspronkelijk staat herstellen, klik dan op de knop Beginwaarden en kies de optie Alleen de werkbalk Snelle toegang opnieuw instellen in het vervolgmenu om alle wijzigingen aan deze werkbalk te verwijderen. Kies je de optie Alle aanpassingen opnieuw instellen, dan wordt het volledige lint in zijn oorspronkelijke staat hersteld.

Je kunt ook nog kiezen of de wijzigingen aan de werkbalk Snelle toegang op alle werkmappen van toepassing zijn of alleen op de actieve werkmap. Om in te stellen waar de wijzigingen voor gelden, kies je in de vervolgkeuzelijst Werkbalk Snelle toegang aanpassen de optie Voor alle documenten om de wijzigingen in alle werkmappen te kunnen gebruiken of Voor (naam werkmap) om de wijzigingen alleen toe te passen op de werkmap die je momenteel hebt geopend.

Wil je de aanpassingen aan de werkbalk Snelle toegang exporteren naar een bestand dat je kunt gebruiken om een ander exemplaar van Excel 2013 aan te passen, klik dan op de knop Importeren en exporteren en kies de optie Alle aanpassingen exporteren. Gebruik de besturingselementen in het dialoogvenster om het bestand op te slaan. Wil je de opgeslagen instellingen op een ander exemplaar van Excel toepassen, klik dan weer op de knop Importeren en exporteren, kies de optie Aanpassingsbestand importeren, selecteer het bestand in het dialoogvenster Bestand openen en klik op de knop Openen.

Het lint aanpassen

In Excel kun je het lint op veel verschillende manieren aanpassen. Je kunt de tabbladen van het lint verbergen of weergeven, ze in een andere volgorde op het lint zetten, bestaande tabbladen aanpassen, inclusief de contextuele tabbladen die in beeld verschijnen als je een specifiek item hebt geselecteerd en ook nog aangepaste tabbladen maken.

Als je het lint wilt aanpassen, klik je op de tab Bestand om de weergave Backstage te openen en klik je op Opties. In het dialoogvenster Opties voor Excel kies je in het linker deelvenster Lint aanpassen om de pagina Het lint aanpassen in beeld te brengen.

Om in te stellen welke tabbladen in de keuzelijst met tabbladen rechts in beeld verschijnen, klik je op de vervolgkeuzepijl onder Het lint aanpassen en kies je Hoofdtabbladen voor de tabbladen die op het standaardlint verschijnen, Tabbladen met hulpmiddelen voor de tabbladen die op het lint verschijnen als je een specifiek item selecteert, zoals een afbeelding of een draaitabel of Alle tabbladen.

TIP   De procedures in deze paragraaf zijn zowel op de gewone tabbladen als de contextuele tabbladen van toepassing.

Naast elke tabnaam staat een selectievakje. Als dit selectievakje gemarkeerd is, staat het tabblad op het lint. Je verbergt een tabblad door de markering te verwijderen en zet het weer op het lint door het selectievakje te markeren. Je kunt ook de volgorde van de tabbladen op het lint wijzigen. Selecteer de naam van het tabblad dat je wilt verplaatsen en klik vervolgens op de knop Omhoog of Omlaag om het op een andere positie te zetten. Je kunt niet alleen de volgorde van de tabbladen op het lint veranderen, maar ook de volgorde van groepen opdrachten op een tabblad. Het tabblad Pagina-indeling heeft bijvoorbeeld vijf groepen: Thema’s, Pagina-instelling, Aanpassen aan pagina, Werkbladopties en Schikken. Als je de groep Thema’s minder vaak gebruikt dan de andere groepen, dan kun je hem uiterst rechts op het tabblad zetten door deze groepsnaam te selecteren en dan net zo vaak de knop Omlaag te klikken tot hij onderaan in de lijst met groepen staat.

Om een groep uit een ingebouwd tabblad te verwijderen, selecteer je de groepsnaam in de rechter keuzelijst en klik je op de knop Verwijderen. Wil je een verwijderde groep achteraf weer terugplaatsen, selecteer dan het tabblad in de rechter keuzelijst. Klik vervolgens op de vervolgkeuzepijl onder Opdrachten kiezen en selecteer de optie Hoofdtabbladen. Terwijl het tabblad in de linker keuzelijst wordt weergegeven, klik je op de knop om de optie uit te klappen (met het plusteken) voor de naam van het tabblad met de groep die je wilt terugzetten. Selecteer de naam van de groep en klik op de knop Toevoegen om de groep weer aan het tabblad toe te voegen.

De ingebouwde tabbladen zijn efficiënt ontworpen, dus als je zelf nieuwe groepen met opdrachten eraan toevoegt, kunnen de al aanwezige opdrachten in het gedrang komen en moeilijker zijn terug te vinden. In plaats van opdrachten aan een bestaand tabblad toe te voegen, kun je eerst een aangepast tabblad maken en daar vervolgens groepen en opdrachten op plaatsen. Om zelf een tabblad te maken, klik je op de knop Nieuw tabblad van de pagina Het lint aanpassen van het dialoogvenster Opties voor Excel. In de keuzelijst met tabbladen verschijnt dan het nieuwe tabblad Nieuw tabblad (Aangepast) met de groep Nieuwe groep (Aangepast).

Je voegt een bestaande groep aan het nieuwe tabblad toe door op de vervolgkeuzepijl bij Opdracht kiezen te klikken, een verzameling opdrachten te kiezen, de gewenste groep te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken. Je kunt ook individuele opdrachten aan het tabblad toevoegen door in de keuzelijst met opdrachten een opdracht te selecteren en op de knop Toevoegen te klikken. Om een opdracht aan een aangepaste groep toe te voegen, selecteer je eerst de nieuwe groep in de rechter keuzelijst, daarna de opdracht in de linker keuzelijst en klik je op de knop Toevoegen. Wil je nog een aangepaste groep aan het nieuwe tabblad toevoegen, selecteer dan eerst het tabblad of een van de groepen op dat tabblad en klik op de knop Nieuwe groep.

TIP   Je wijzigt de volgorde van de groepen en opdrachten op je aangepaste tabbladen met de technieken die eerder in deze paragraaf zijn beschreven.

De naam Nieuw tabblad (Aangepast) zegt niets over de opdrachten op het door jou gemaakte tabblad, dus moet je het een andere naam geven die iets over de inhoud zegt. Open de pagina Het lint aanpassen van het dialoogvenster Opties voor Excel, klik op het tabblad dat je wilt aanpassen en klik vervolgens op de knop Naam wijzigen. Voer de nieuwe naam van het tabblad in het dialoogvenster Naam wijzigen in en klik op OK. Als je de naam van een groep wilt veranderen, selecteer dan de groep en klik op de knop Naam wijzigen. In het dialoogvenster Naam wijzigen dat dan wordt geopend typ je een nieuwe naam in het invoervak Weergavenaam en klik je op OK.

Wil je de aanpassingen aan het lint exporteren naar een bestand dat je kunt gebruiken om een ander exemplaar van Excel 2013 aan te passen, klik dan op de knop Importeren en exporteren en kies de optie Alle aanpassingen exporteren. Gebruik de besturingselementen in het dialoogvenster om het bestand op te slaan. Wil je de opgeslagen instellingen op een ander exemplaar van Excel toepassen, klik dan weer op de knop Importeren en exporteren, kies de optie Aanpassingsbestand importeren, selecteer het bestand in het dialoogvenster Bestand openen en klik op de knop Openen.

Ben je klaar met het aanpassen van het lint, klik dan op OK om de wijzigingen op te slaan of op Annuleren om de gebruikersinterface in de oude staat te laten. Je kunt een tabblad of het hele lint ook herstellen tot de oorspronkelijke staat. Om één tabblad te herstellen, selecteer je het, klik je op de knop Beginwaarden en kies je Alleen het geselecteerde linttabblad opnieuw instellen in het vervolgmenu. Klik op de knop Beginwaarden en kies Alle aanpassingen opnieuw instellen om het hele lint, inclusief de werkbalk Snelle toegang tot de oorspronkelijke staat van Excel te herstellen.

De bruikbare ruimte in het programmavenster maximaliseren

Je kunt de hoeveelheid bruikbare ruimte in het programmavenster vergroten door het lint, de formulebalk of de rijtitels en kolomkoppen te verbergen.

Om het lint te verbergen, dubbelklik je op de naam van het actieve tabblad. De tabnamen blijven dan zichtbaar bovenaan in het programmavenster, maar de inhoud wordt verborgen. Klik op een tabnaam als je het lint tijdelijk weer wilt laten geven. Nadat je op een knop (of buiten het tabblad) hebt geklikt, wordt het lint opnieuw verborgen. Door op een tabnaam te dubbelklikken, verschijnt het lint weer permanent in beeld.

SNELTOETS   Gebruik de toetsencombinatie Ctrl+F om het lint te verbergen en weer te geven. In het hoofdstuk ‘Sneltoetsen’ achter in dit boek vind je een volledig overzicht van sneltoetsen.

Markeer het selectievakje Formulebalk in de groep Weergeven van het tabblad Beeld als je de formulebalk wilt verbergen. Met de optie Koppen in dezelfde groep verberg je de rijtitels en kolomkoppen of toon je ze weer.

In deze oefening ga je een knop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang en het lint aanpassen.

VOORBEREIDEN   Je hebt de werkmap PakketTelling in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open de werkmap en voer de volgende stappen uit.

Klik op de knop Bestand om de weergave Backstage te openen en klik daarna op Opties om het dialoogvenster Opties voor Excel te openen.

Selecteer de optie Werkbalk Snelle toegang om het deelvenster De werkbalk Snelle toegang aanpassen te openen.

Klik op de vervolgkeuzepijl onder Kies opdrachten uit en selecteer de optie Tabblad Controleren om de opdrachten van het tabblad Controleren in de keuzelijst eronder te tonen.

Selecteer de optie Spelling en klik op de knop Toevoegen om de opdracht Spelling toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang.

Selecteer in het linker deelvenster van het dialoogvenster Opties voor Excel de optie Lint aanpassen om het deelvenster Het lint aanpassen weer te geven.

Indien noodzakelijk klik je op de vervolgkeuzepijl onder Het lint aanpassen en kies je de optie Hoofdtabbladen. Selecteer in de rechter keuzelijst de optie Controleren en klik vervolgens drie keer op de knop Omhoog om het tabblad Controleren tussen de tabbladen Invoegen en Pagina-indeling te zetten.

Klik op de knop Nieuw tabblad om het tabblad Nieuw tabblad (Aangepast) te maken dat onder het actieve tabblad in de keuzelijst onder Hoofdtabbladen verschijnt.

Selecteer de optie Nieuw tabblad (Aangepast), klik op de knop Naam wijzigen, typ Mijn opdrachten in het invoervak Weergavenaam en klik op OK om het tabblad een andere naam te geven.

Selecteer de groepsnaam Nieuwe groep (Aangepast) en klik op de knop Naam wijzigen. In het dialoogvenster klik je op het pictogram dat op een schilderspalet lijkt (de vierde van rechts op de tweede rij). Typ vervolgens Opmaak in het invoervak Weergavenaam en klik op OK om de groep een andere naam te geven.

Selecteer in de rechter keuzelijst de tabnaam Mijn opdrachten. Klik op de vervolgkeuzepijl bij Opdrachten kiezen en selecteer de optie Hoofdtabbladen om die groep tabbladen in de linker keuzelijst te tonen.

Klik op de knop met het plusteken voor de optie Start in het linker deelvenster, selecteer de groepsnaam Stijlen en klik dan op de knop Toevoegen om de groep Stijlen aan het tabblad Mijn opdrachten toe te voegen.

Klik op de knop met het plusteken voor de groep Getal onder de tabnaam Start in de linker keuzelijst om de opdrachten in die groep weer te geven.

Selecteer in de rechter keuzelijst de groep Opmaak die je eerder hebt gemaakt. Selecteer daarna in de linker keuzelijst het item Getalnotatie en klik op de knop Toevoegen om de opdracht Getalnotatie toe te voegen aan de aangepaste groep Opmaak.

Klik op OK om de aanpassingen aan het lint op te slaan en klik dan op de tab Mijn opdrachten op het lint om de inhoud van het nieuwe tabblad weer te geven.

BELANGRIJK   Bij de overige oefeningen in dit boek wordt ervan uitgegaan dat je versie van Excel 2013 eruitziet zoals na de installatie op je computer. Nadat je deze oefening hebt voltooid, moet je het lint herstellen tot zijn oorspronkelijke configuratie, zodat je de instructies in de overige oefeningen goed kunt volgen.

AFRONDEN   Sluit de werkmap PakketTelling en sla eventueel de wijzigingen op.

Werkmappen maken

Iedere keer dat je gegevens wilt verzamelen en opslaan die niet nauw verwant zijn aan andere gegevens die je al hebt opgeslagen, moet je een nieuwe werkmap maken. Een standaardwerkmap heeft één werkblad, al kun je meer werkbladen toevoegen of bestaande werkbladen verwijderen als je wilt. Het is niet moeilijk om een werkmap te maken: open de weergave Backstage, klik op Nieuw en klik dan op de tegel die bij het type werkmap hoort dat je wilt maken.

SNELTOETS   Gebruik de toetsencombinatie Ctrl+N om een lege werkmap te maken.

Wanneer je Excel start, toont het programma het startvenster. In dit venster kun je kiezen welk type werkmap je wilt maken. Klik op de tegel Lege werkmap als je met een lege werkmap wilt beginnen of op een van de ingebouwde sjablonen die Excel je biedt. Hierna kun je gegevens in de cellen van het werkblad invoeren. Je kunt ook een bestaande werkmap openen en met de inhoud werken. In de oefeningen in dit boek gebruik je werkmappen die gemaakt zijn voor het bedrijf Verenigde Koeriersdiensten, een fictieve wereldwijde koeriersdienst. De wijzigingen die je in een werkmap maakt, sla je op, zodat ze niet verloren gaan.

SNELTOETS   Gebruik Ctrl+S om een werkmap op te slaan.

TIP   Lezers vragen vaak ‘Hoe vaak moet ik mijn bestanden opslaan?’ Het is verstandig om wijzigingen elk halfuur of zelfs elke vijf minuten op te slaan, al is het beste moment om een bestand op te slaan na het aanbrengen van een wijziging die je liever niet opnieuw zou willen maken.

Bij het opslaan van een bestand wordt het vorige exemplaar van dat bestand overschreven. Heb je wijzigingen doorgevoerd die je wilt opslaan, maar wil je ook een exemplaar van het vorige bestand bewaren, dan gebruik je de opdracht Opslaan als om het nieuwe bestand een andere naam te geven. Kies hiervoor de optie Opslaan als in de weergave Backstage om het dialoogvenster Opslaan als te openen.

SNELTOETS Druk op F12 om het dialoogvenster Opslaan als te openen.

Je kunt in het dialoogvenster Opslaan als ook een ander bestandsformaat voor je nieuwe bestand aangeven en een andere locatie voor de nieuwe versie van het bestand kiezen. Stel dat Laura Peroen, bedrijfsleider van Verenigde Koeriersdiensten, een werkmap met advieskosten als Excel 2003-bestand wil opslaan om het bestand te kunnen delen met een adviesbureau dat Excel 2003 gebruikt.

Nadat je een bestand hebt gemaakt, kun je informatie toevoegen om het bestand eenvoudiger te kunnen zoeken met Verkenner en de zoekfunctie van Windows 8. Elke categorie gegevens, oftewel eigenschap, bevat specifieke informatie over het bestand. In Windows kun je naar bestanden zoeken aan de hand van de auteur of titel van een bestand of met trefwoorden die aan het bestand zijn gekoppeld. Een bestand dat de postcodebestemmingen van alle pakketten van een verkoper bijhoudt, kan de trefwoorden postcode en bestemming hebben.

Om de eigenschappen van een werkmap in te stellen, open je de weergave Backstage, kies je Info, klik je op Eigenschappen en selecteer je Documentpaneel weergeven om de werkbalk Eigenschappen van document onder het lint te openen. Hier vind je invoervakken voor de auteur, de titel, het onderwerp, trefwoorden, de categorie, de status en opmerkingen van het bestand.

Je kunt ook aangepaste eigenschappen instellen door op de vervolgkeuzepijl naast Eigenschappen van document te klikken en de optie Geavanceerde eigenschappen te kiezen. Op het tabblad Aangepast van het dialoogvenster Eigenschappen dat dan wordt geopend, kun je op een van de bestaande categorieën klikken of er zelf een maken door de naam van een nieuwe eigenschap in het invoervak Naam in te voeren, op de vervolgkeuzepijl achter Type te klikken en een gegevenstype te selecteren, zoals Tekst, Datum, Getal of Ja/nee. Selecteer of typ een waarde in het vak Waarde en klik vervolgens op de knop Toevoegen. Wil je een eerder gemaakte aangepaste eigenschap verwijderen, plaats de muisaanwijzer dan op het vak Eigenschappen, selecteer de eigenschap die je wilt verwijderen en klik op de knop Verwijderen. Als je klaar bent met je wijzigingen, klik je op OK. Om de werkbalk Eigenschappen van document te verbergen, klik je op de knop Sluiten in de rechterbovenhoek.

Ben je klaar met het aanpassen van een werkmap, sla dan de wijzigingen op en sluit het bestand door in de weergave Backstage de optie Sluiten te selecteren. Je mag ook op de knop Sluiten in de rechterbovenhoek van het programmavenster klikken.

SNELTOETS   Gebruik de toetsencombinatie Ctrl+W om een werkmap te sluiten.

In deze oefening ga je een geopende werkmap sluiten, een nieuwe werkmap maken, de werkmap met een andere naam opslaan, waarden aan de standaardeigenschappen van de werkmap toekennen en een aangepaste eigenschap maken.

VOORBEREIDEN   Je hebt de werkmap UitzondSamenv in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open de werkmap en voer de volgende stappen uit.

Klik op de tab Bestand om de weergave Backstage te openen en kies de optie Sluiten om de werkmap UitzondSamenv te sluiten.

Open de weergave Backstage en kies Nieuw om de pagina Nieuw te openen.

Klik op de tegel Lege werkmap om een nieuwe, lege werkmap te maken.

Open de weergave Backstage, kies Opslaan als, klik op de knop Computer en klik vervolgens op de knop Bladeren om het dialoogvenster Opslaan als te openen.

Blader naar de map Hoofdstuk01. Typ Uitzonderingen2013 in het invoervak Bestandsnaam.

Klik op de knop Opslaan om je werk op te slaan en het dialoogvenster Opslaan als te sluiten.

Open de weergave Backstage, kies Info, klik op Eigenschappen en kies Documentpaneel weergeven om de werkbalk Eigenschappen van document te openen.

Typ uitzonderingen, regionaal, percentage in het invoervak Trefwoorden.

Typ prestaties in het invoervak Categorie.

Klik op de vervolgkeuzepijl achter Eigenschappen van document en kies Geavanceerde eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen voor Uitzonderingen2013 te openen.

Klik op de tab Aangepast om het gelijknamige tabblad te openen.

Typ Prestaties in het invoervak Naam.

Typ Uitzonderingen in het invoervak Waarde.

Klik op de knop Toevoegen en klik daarna op OK om de eigenschappen op te slaan en het dialoogvenster Eigenschappen voor Uitzonderingen2013 te sluiten.

AFRONDEN   Sluit de werkmap Uitzonderingen2013 en sla eventueel de wijzigingen op.

Werkmappen bewerken

Meestal maak je een werkmap om gegevens over een specifieke activiteit vast te leggen, zoals het aantal pakketten dat een regionaal distributiecentrum verwerkt of de gemiddelde tijd die een chauffeur nodig heeft om alle bezorgadressen op een route af te werken. Elk werkblad van die werkmap hoort een apart onderdeel van die activiteit te bevatten. Als je een specifiek werkblad wilt weergeven, klik je op de bladtab van dat werkblad op de tabbalk onder het raster met cellen.

Bij Verenigde Koeriersdiensten kan de werkmap met de dagelijkse pakketvolumes een apart werkblad hebben voor elk regionaal distributiecentrum. Zoals eerder al is gemeld, hebben de nieuwe werkmappen van Excel maar één werkblad; omdat Verenigde Koeriersdiensten negen regionale distributiecentra heeft, moet je dan acht nieuwe werkbladen maken. Om een nieuw werkblad te maken, klik je op de knop Nieuw blad (de cirkel met het plusteken) rechts van de bladtab.

Als je een werkblad maakt, geeft Excel het een algemene naam, zoals Blad2, Blad3 en Blad4. Nadat je hebt besloten welke type gegevens je in het werkblad gaat opslaan, kun je de standaardnaam van het werkblad veranderen in een beschrijvende naam. Wijzig de naam Blad1 in de werkmap met gegevens over de regionale distributiecentra bijvoorbeeld in Noordoost. Om de naam van een werkblad te wijzigen, dubbelklik je op de bladtab, voer je de nieuwe naam in en druk je op Enter.

Een andere manier om het aantal werkbladen in een werkmap uit te breiden, is een werkblad uit een andere werkmap naar de huidige werkmap te kopiëren. Je kunt dit bijvoorbeeld doen als je een lijst met de huidige werknemers in een andere werkmap hebt staan. Je kopieert werkbladen door met de rechtermuisknop op de tab van het gewenste werkblad te klikken en in het snelmenu de optie Verplaatsen of kopiëren te kiezen om het dialoogvenster Blad verplaatsen of kopiëren te openen.

TIP   Markeer je het selectievakje Kopie maken, dan laat Excel het gekopieerde werkblad in de oorspronkelijke werkmap staan; laat je dit selectievakje leeg, dan wordt het gekopieerde werkblad uit de oorspronkelijke werkmap verwijderd.

Nadat je het werkblad naar een werkmap hebt gekopieerd, kun je de volgorde van de werkbladen wijzigen om de gegevens makkelijker terug te vinden in de werkmap. Als je de locatie van een werkblad wilt wijzigen, sleep je de bladtab naar de gewenste positie op de tabbalk. Wil je een werkblad van de tabbalk verwijderen zonder het werkblad zelf te verwijderen, klik dan met de rechtermuisknop op de tab en kies de optie Verbergen in het snelmenu. Om het werkblad opnieuw weer te geven, klik je met de rechtermuisknop op een van de zichtbare bladtabs en kies je Zichtbaar maken. In het dialoogvenster Zichtbaar maken selecteer je de naam van het werkblad dat opnieuw moet worden weergegeven en klik je op OK.

Om een werkblad te laten opvallen of om groepen werkbladen in een werkmap met veel werkbladen te markeren, wijzig je de kleur van een bladtab. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de tab, plaats de muisaanwijzer op de optie Tabkleur en selecteer de gewenste kleur.

TIP   Als je een werkblad naar een andere werkmap kopieert met hetzelfde Office-thema als de actieve werkmap, dan behoudt het werkblad zijn tabkleur. Maar als de bestemmingswerkmap een ander thema gebruikt, wordt de tabkleur van het gekopieerde werkblad aan dat thema aangepast. Meet informatie over Office-thema’s vind je in hoofdstuk 4 ‘Het uiterlijk van werkmappen wijzigen’.

Heb je een werkblad niet meer nodig, bijvoorbeeld omdat je er tijdelijk wat getallen in hebt opgeslagen, dan kun je het snel verwijderen. Klik met de rechtermuisknop op de bladtab en kies de optie Verwijderen.

In deze oefening ga je een werkblad invoegen en een naam geven, de positie van het werkblad in de werkmap wijzigen, een werkblad verbergen en weer zichtbaar maken, een werkblad naar een andere werkmap kopiëren, de kleur van een werkblad wijzigen en een werkblad verwijderen.

VOORBEREIDEN Je hebt de werkmap UitzondControle in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open de werkmap en voer de volgende stappen uit.

Klik op de knop Nieuw blad op de tabbalk om een nieuw werkblad te maken.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab van het nieuwe werkblad en kies de optie Naam wijzigen om de naam van het nieuwe werkblad te markeren.

Typ 2013 en druk op Enter.

Dubbelklik op de bladtab van Blad1 om de naam van dat werkblad te markeren.

Typ 2012 en druk op Enter.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab 2013, kies de optie Tabkleur en klik op de kleurstaal Groen onder Standaardkleuren om de bladtab 2013 groen te maken.

Sleep de bladtab 2012 naar de positie rechts van de bladtab Aantekeningen.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab 2013 en kies in het snelmenu de optie Verbergen om het werkblad 2013 te verbergen.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab 2012 en kies de optie Verplaatsen of kopiëren om het dialoogvenster Blad verplaatsen of kopiëren te openen.

Klik op de vervolgkeuzepijl bij Naar map en kies de optie (nieuwe map).

Markeer het selectievakje Kopie maken.

Klik op OK om een nieuwe werkmap te maken en het geselecteerde werkblad ernaartoe te kopiëren.

Klik op de knop Opslaan op de werkbalk Snelle toegang om het dialoogvenster Opslaan als te openen.

Typ Archief 2012 in het invoervak Bestandsnaam en druk op Enter om de werkmap op te slaan.

Klik op de knop Ander venster op het tabblad Beeld en kies de optie Uitzond-Controle om die werkmap te openen.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab Aantekeningen op de tabbalk en kies de optie Verwijderen. In het dialoogvenster klik je op de knop Verwijderen om de handeling te bevestigen.

Klik met de rechtermuisknop op de bladtab 2012 en kies de optie Zichtbaar maken om het gelijknamige dialoogvenster te openen.

Selecteer het werkblad 2013 en klik op OK om het dialoogvenster Zichtbaar maken te sluiten en het werkblad 2013 opnieuw weer te geven in de werkmap.

AFRONDEN   Sluit de werkmappen UitzondControle en Archief 2012 en sla eventueel de wijzigingen op.

Werkbladen aanpassen

Nadat je eigenschappen hebt ingesteld om je gegevens snel terug te vinden, kun je stappen ondernemen om makkelijker met de gegevens in je werkmappen te werken. Je kunt bijvoorbeeld de breedte van een kolom of de hoogte van een rij aanpassen door de rechterrand van de kolom of de onderste rand van een rij naar de gewenste positie te verslepen. Door de kolombreedte of de rijhoogte te vergroten, wordt de onderlinge afstand tussen de celwaarden groter en zijn de gegevens makkelijker te lezen en manipuleren.

TIP   Je past dezelfde wijziging op meer dan één rij of kolom toe door de rijen of kolommen die je wilt aanpassen eerst te selecteren en dan de rand van één rij of kolom naar de gewenste locatie te slepen. Nadat je de muisknop hebt losgelaten, krijgen alle rijen of kolommen hetzelfde formaat.

Rijen, kolommen en cellen invoegen

Door de kolombreedte of rijhoogte aan te passen, werk je eenvoudiger met de inhoud van een werkmap, maar je kunt ook een rij of kolom tussen de aanwezige gegevens invoegen om de gegevens beter te kunnen lezen. Als je ruimte tussen de rand van een werkblad en de cellen met gegevens toevoegt, of tussen titels en de bijbehorende waarden, is de inhoud van de werkmap minder opeengepakt. Je voegt rijen in door een cel te selecteren en het tabblad Start te openen. Klik in de groep Cellen op de knop Invoegen en kies de optie Bladrijen invoegen. Excel voegt dan een rij in boven de rij met de actieve cel. Een kolom voeg je op soortgelijke wijze in: klik op de knop Invoegen, maar kies deze keer de optie Bladkolommen invoegen. De nieuwe kolom komt links van de kolom met de actieve cel te staan.

Voeg je een rij, kolom of cel in een werkblad met opmaak in, dan verschijnt de knop Invoegopties in beeld. Klik je op die knop, dan toont Excel een lijst met opties voor de opmaak van de ingevoegde rij of kolom, zoals je in de volgende tabel ziet.

Optie | Handeling
Opmaak hetzelfde als boven | Past de opmaak van de rij boven de ingevoegde rij op de nieuwe rij toe
Opmaak hetzelfde als onder | Past de opmaak van de rij onder de ingevoegde rij op de nieuwe rij toe
Opmaak hetzelfde als links | Past de opmaak van de kolom links van boven de ingevoegde kolom op de nieuwe kolom toe
Opmaak hetzelfde als rechts | Past de opmaak van de kolom rechts van boven de ingevoegde kolom op de nieuwe kolom toe
Opmaak wissen Past de standaardopmaak | op de nieuwe rij of kolom toe

Wil je een rij of kolom verwijderen, klik er dan met de rechtermuisknop op en kies de optie Verwijderen in het snelmenu. Je kunt rijen of kolommen ook tijdelijk verbergen door ze te selecteren en dan in de groep Cellen van het tabblad Start op de knop Opmaak te klikken, onder Zichtbaarheid de optie Weergeven en verbergen te kiezen en dan Rijen verbergen of Kolommen verbergen te kiezen. De geselecteerde rijen of kolommen verdwijnen uit beeld, maar zijn niet voorgoed verdwenen, zoals bij de optie Verwijderen. Ze zijn alleen maar uit beeld verdwenen totdat je ze weer zichtbaar maakt. Om de verborgen rijen of kolommen opnieuw weer te laten geven, selecteer je de rijtitels of kolomkoppen aan beide kanten van de verborgen rijen of kolommen. Klik op de knop Opmaak in de groep Cellen van het tabblad Start, kies eerst de optie Weergeven en verbergen en kies dan Rijen zichtbaar maken of Kolommen zichtbaar maken.

BELANGRIJK Als je de eerste rij of kolom in een werkblad verbergt, moet je op de knop Alles selecteren in de linkerbovenhoek van het werkblad klikken (boven de eerste rijtitel en links van de eerste kolomkop) of de toetsencombinatie Ctrl+A gebruiken om het volledige werkblad te selecteren. Daarna klik je op de knop Opmaak in de groep Cellen van het tabblad Start, kies je Weergeven en verbergen en kies je ten slotte Rijen zichtbaar maken of Kolommen zichtbaar maken om de verborgen gegevens opnieuw in beeld te brengen.

Je kunt niet alleen rijen of kolommen op een werkblad invoegen, maar ook individuele cellen. Als je een cel wilt invoegen, klik je op de cel die momenteel op de plek staat waar de nieuwe cel moet komen. Klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Invoegen in de groep Cellen van het tabblad Start en kies in het vervolgmenu de optie Cellen invoegen om het dialoogvenster Invoegen te openen. In dit dialoogvenster geef je aan of de bestaande cellen omlaag moeten worden verplaatst (als je gegevens in een kolom zijn geordend) of naar rechts (als je gegevens in een rij staan). Nadat je op OK hebt geklikt, verschijnt de nieuwe cel in beeld en wordt de inhoud van de aanwezige cellen naar beneden of naar rechts verplaatst. Wil je een blok cellen verwijderen, klik dan op de vervolgkeuzepijl van de knop Verwijderen in de groep Cellen van het tabblad Start en kies de optie Cellen verwijderen om het dialoogvenster Verwijderen te openen; je krijgt dan weer opties om de cellen naast de verwijderde cellen op een nieuwe positie te zetten.

TIP Het dialoogvenster Invoegen heeft ook opties om een nieuwe rij of kolom in te voegen; het dialoogvenster Verwijderen heeft soortgelijke opties om een volledige rij of kolom te verwijderen.

Wil je de gegevens in een groep cellen naar een andere locatie op het werkblad verplaatsen, selecteer dan de cellen die je wilt verplaatsen en plaats de muisaanwijzer op de rand van de selectie. Als de muisaanwijzer in een pijl met vier punten verandert, sleep je de selectie naar de nieuwe locatie. Bevatten de doelcellen gegevens, dan toont Excel een dialoogvenster met de vraag of je de inhoud van de doelcellen wilt overschrijven. Klik op OK als je de bestaande waarden wilt vervangen en op Annuleren als je het benodigde aantal cellen wilt invoegen om plaats te maken voor de gegevens die je wilt invoegen.

In deze oefening ga je een kolom en een rij in een werkblad invoegen, invoegopties specificeren, een kolom verbergen, een cel in een werkblad invoegen, een cel uit een werkblad verwijderen en een groep cellen in een werkblad verplaatsen.

VOORBEREIDEN   Je hebt de werkmap RouteAantal in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open de werkmap en voer de volgende stappen uit.

Selecteer cel A1 op het werkblad 12 mei.

Klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Invoegen in de groep Cellen van het tabblad Start en kies in het vervolgmenu de optie Bladkolommen invoegen om een nieuwe kolom A te maken.

Kies in het vervolgmenu van de knop Invoegen de optie Bladrijen invoegen om een nieuwe rij 1 te maken.

Klik op de knop Invoegopties die rechts onder de geselecteerde cel verschijnt en markeer het keuzerondje Opmaak wissen om de opmaak uit de nieuwe rij 1 te verwijderen.

Klik met de rechtermuisknop op kolomkop E en kies in het snelmenu de optie Verbergen om kolom E uit beeld te halen.

Klik op de bladtab 13 mei om het gelijknamige werkblad weer te geven.

Klik op cel B6.

Klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Verwijderen in de groep Cellen van het tabblad Start en kies in het vervolgmenu de optie Cellen verwijderen om het dialoogvenster Verwijderen te openen.

Indien noodzakelijk markeer je het keuzerondje Cellen naar boven verplaatsen en klik je op OK. Excel verwijdert cel B6 en schuift de cellen eronder omhoog om het gat op te vullen.

Klik op cel C6.

Klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Invoegen in de groep Cellen en kies in het vervolgmenu de optie Cellen invoegen om het dialoogvenster Invoegen te openen.

Indien noodzakelijk markeer je het keuzerondje Cellen naar beneden verplaatsen. Klik op OK om het dialoogvenster Invoegen te sluiten, een nieuwe cel C6 te maken en cellen C6:C11 omlaag te verplaatsen om ruimte te maken voor de ingevoegde cel.

Typ 4499 in cel C6 en druk op Enter.

Selecteer cellen E13:F13.

Plaats de muisaanwijzer op de rand van de geselecteerde cellen. Nadat de muisaanwijzer in een pijl met vier punten is veranderd, sleep je de selectie naar cellen B13:C13. De gesleepte cellen vervangen cellen B13:C13.

AFRONDEN   Sluit de werkmap RouteAantal en sla eventueel de wijzigingen op.

Cellen samenvoegen en weer scheiden

De meeste werkbladen van Excel bevatten gegevens over een specifiek onderwerp, zoals verzonden pakketten, omzetcijfers of bedrijfskosten. Een van de beste manieren om de inhoud van een werkblad snel duidelijk te maken, is een gegevenslabel gebruiken. Stel dat je een overzicht wilt maken van de steden waar de belangrijkste distributiecentra van Verenigde Koeriersdiensten zijn gevestigd.

De tekst Hoofdkantoren distributiecentra lijkt twee cellen te beslaan, B2 en C2, maar staat in werkelijkheid in cel B2. Selecteer je cel B2, dan markeert Excel de celrand, waardoor de tekst wordt bedekt. Je kunt cellen B2 en C2 combineren door beide cellen samen te voegen; de tekst blijft dan leesbaar.

Om twee of meer cellen samen te voegen, selecteer je de gewenste cellen, klik je op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren op het tabblad Start en kies je de optie Cellen samenvoegen. Als je nu op cel B2 klikt, omvat het selectiekader de samengevoegde cellen en blijft de tekst goed zichtbaar.

BELANGRIJK   Als je twee of meer cellen samenvoegt, blijft alleen de tekst in de cel linksboven in het bereik behouden. De overige tekst wordt verwijderd.

Als je op de knop Samenvoegen en centreren klikt, verschijnt er een vervolgmenu met opties. Je kunt niet alleen cellen samenvoegen, maar ook de geselecteerde cellen tot één cel combineren en de tekst in de samengevoegde cel centreren. De optie Samenvoegen en centreren is erg handig voor gegevenslabels, vooral boven een lijst met gegevens als de titel meer dan één kolom bestrijkt.

Je kunt ook tegelijkertijd cellen in meerdere rijen samenvoegen. Stel dat je een lijst hebt met een titel en een ondertitel. Je kunt de cellen in de twee rijen met de titels samenvoegen door op het tabblad Start op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren te klikken en dan de optie Rij samenvoegen te kiezen.

BELANGRIJK   Als je de cellen met de titels selecteert, op de tab Start klikt, daarna op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren klikt en in het vervolgmenu Samenvoegen en centreren of Cellen samenvoegen kiest, verwijdert Excel alle tekst die niet in de linkerbovenhoek van het geselecteerde bereik staat.

Wil je samengevoegde cellen weer in hun afzonderlijke cellen opdelen, klik dan eerst op de tab Start, dan op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies ten slotte de optie Samenvoeging van cellen opheffen.

In deze oefening ga je cellen samenvoegen, het samenvoegen van cellen opheffen, cellen samenvoegen en centreren en de optie Rijen samenvoegen gebruiken om cellen van meerdere rijen te combineren tot één samengevoegde cel per rij.

VOORBEREIDEN   Je hebt de werkmap GegevensLabels in de map met oefenbestanden Hoofdstuk01 nodig om deze oefening te voltooien. Open de werkmap en voer de volgende stappen uit.

Selecteer cellen B2:D2.

Klik op de tab Start, klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies de optie Cellen samenvoegen om de cellen tot één cel samen te voegen.

Selecteer cellen B3:F3.

Klik op de tab Start, klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies de optie Samenvoegen en centreren om de cellen tot één cel samen te voegen en de inhoud te centreren.

Selecteer cellen B5:F8.

Klik op de tab Start, klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies de optie Rij samenvoegen om de cellen van elke rij tot één cel samen te voegen. Met deze bewerking maak je vier samengevoegde cellen.

Selecteer cel B2.

Klik op de tab Start, klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies de optie Samenvoeging van cellen opheffen om de samengevoegde cel weer in de oorspronkelijke cellen op te delen.

Selecteer cellen B2:D2.

Klik op de tab Start, klik op de vervolgkeuzepijl van de knop Samenvoegen en centreren en kies de optie Samenvoegen en centreren om de cellen tot één cel samen te voegen en de inhoud ervan te centreren.

AFRONDEN   Sluit de werkmap GegevensLabels en sla eventueel de wijzigingen op.

Belangrijkste punten

Sla je werk op als je iets hebt gedaan wat je liever niet nog een keer doet.

Door waarden aan de eigenschappen van een werkmap toe te kennen, is de werkmap eenvoudiger terug te vinden in Verkenner of met de zoekfunctie van Windows 8.

Geef je werkmappen duidelijke namen.

Als je de gegevens van een werkblad in een andere werkmap wilt gebruiken, kun je een kopie van dat werkblad naar de andere werkmap sturen zonder het oorspronkelijke werkblad te verwijderen.

Je kunt een werkblad dat je niet meer nodig hebt verwijderen, maar je kunt een werkblad ook verbergen in een werkmap. Heb je de gegevens op dat werkblad weer nodig, dan maak je het werkblad opnieuw zichtbaar.

Je voorkomt veel knip- en plakwerk door werkbladcellen, kolommen en rijen in te voegen en te verwijderen.

Door cellen samen te voegen, kun je gegevenslabels gebruiken die meerdere kolommen in beslag nemen.

Pas het programmavenster van Excel 2013 aan door in te stellen hoe werkmappen worden weergegeven, op gegevens in te zoomen, veelgebruikte knoppen toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang en het lint aan je eigen wensen aan te passen.

Beheren

Gegevens beheren met Flash Fill, blz. 48

Indelen

Gegevens verplaatsen in een werkmap, blz. 50

Zoeken

Gegevens zoeken en vervangen, blz. 54

Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.

Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

ISBN 978 90 430 2828 8

NUR 991

Trefwoorden: Excel, Office 2013

Dit is een uitgave van Pearson Benelux B.V. Postbus 75598, 1070 AN Amsterdam

Website: www.pearson.nl – e-mail: amsterdam@pearson.com

Vertaling: Hans van ter Toolen voor Fontline

Redactie en zetwerk: Fontline, Nijmegen

© Copyright 2013 Pearson Benelux voor de Nederlandstalige editie

Authorized translation of the English edition of Microsoft Excel 2013 Step by Step © Curtis D. Frye. This translation is published and sold by permission of O’Reilly Media, Inc., which owns or controls of all rights to publish and sell the same.

Microsoft and Microsoft Press are trademarks or registered trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries.

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand,of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16B Auteurswet 1912 j° het Besluit van 20 juni 1974, St.b. 351, zoals gewijzigd bij Besluit van 23 augustus 1985, St.b. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht. Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatie- of andere werken (artikel 16 Auteurswet 1912), in welke vorm dan ook, dient men zich tot de uitgever te wenden.

Ondanks alle aan de samenstelling van dit boek bestede zorg kan noch de redactie, noch de auteur, noch de uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor schade die het gevolg is van enige fout in deze uitgave.