Inleiding

Projecten zijn al zo oud als de wereld. Noach bouwde de ark, Leonardo da Vinci schilderde de Mona Lisa, Jonas Salk ontwikkelde het poliovaccin; allemaal projecten. Waarom is het onderwerp projectmanagement dan nu opeens zo belangrijk? Het antwoord is eenvoudig: het publiek is veranderd en de inzet is hoger.

Projecten werden altijd gezien als grote, technisch ingewikkelde ondernemingen. Specialistische teams werden ingezet om de talloze research-, ontwikkelings- en productieactiviteiten te plannen en in goede banen te leiden. Er werden bergen papier geproduceerd om het ingewikkelde werk te documenteren. Men ging projectmanagement zien als een ingewikkelde technische discipline, bestaande uit grafieken en schema’s; de uitvoering was buitensporig tijdrovend, een staaltje van hoger technisch specialisme en zeker niet iets voor gewone mensen!

Natuurlijk worden er tegenwoordig nog steeds heel veel ingewikkelde en technisch uitdagende projecten uitgevoerd. En het succes van al die projecten wordt ook nu nog grotendeels bepaald door mensen die deze taken goed kunnen plannen en managen en hun carrière hieraan willen wijden. In de afgelopen 25 tot 30 jaar heeft er echter een explosie aan projecten plaatsgevonden. Moderne organisaties werken tegenwoordig vooral in de vorm van projecten; dat is dé grote trend. Daarmee bedoel ik dan projecten in de meest uiteenlopende soorten en maten.

Tegelijkertijd is er een nieuw soort projectmanagers ontstaan. Deze mensen hadden nooit als doel projectmanager te worden; velen van hen zien zichzelf niet eens als zodanig. Maar ze hebben wel geleerd dat ze projecten tot een goed einde moeten kunnen brengen om in hun carrière verder te komen. Met andere woorden: projectmanagement is tegenwoordig eerder een noodzakelijk talent dan een bewuste carrièrekeuze.

Geleidelijk aan realiseren deze nieuwe projectmanagers zich dat ze een speciaal pakket vaardigheden en technieken nodig hebben om in de steeds veranderende en veeleisende wereld van projecten succesvol te zijn. Ze willen deze graag leren en uitoefenen, maar besteden daar liever niet al te veel tijd aan. Dit boekje is gewijd aan deze ‘stille meerderheid’ van projectmanagers.

Over dit boekje

Dit boekje helpt je inzien dat de grondbeginselen van succesvol projectmanagement eenvoudig zijn. Binnen tien minuten heb je de meest ingewikkelde analytische techniek die gebruikt wordt onder de knie! In dit boekje maak je kennis met de soorten informatie die je nodig hebt om projecten te plannen en te managen, evenals belangrijke richtlijnen voor het eenvoudig en effectief ontwikkelen en gebruiken van deze informatie. Je zult ontdekken dat de werkelijke uitdaging bij een succesvol project bestaat uit het omgaan met de vele mensen die door je project worden beïnvloed en die voor je project nodig zijn.

Succesvol projectmanagement wordt echter niet via kennis bereikt; het wordt verworven door praktische toepassing. Het thema van dit boekje is dat vaardigheden en technieken voor projectmanagement geen drukkende taken zijn die moeten worden uitgevoerd omdat ze nu eenmaal voor een bepaald proces vereist zijn. Nee, ze vormen een manier van denken, een manier van communiceren en een manier van gedragen. Ze maken deel uit van de essentie van al het werk dat we elke dag weer tegemoet treden.

Veronderstellingen over jou

Ik ga ervan uit dat veel verschillende mensen dit boekje zullen lezen, zoals:

senior managers en junior assistenten (de senior managers van de toekomst);

ervaren projectmanagers en mensen die nog nooit met een projectteam te maken hebben gehad;

mensen die gedegen training in projectmanagement hebben gehad en mensen die dat niet hebben gehad;

mensen die al jaren praktijkervaring hebben in een bedrijf en mensen die nog maar net op de arbeidsmarkt komen kijken.

Ik veronderstel echter wel dat je de wens hebt om de regie in handen te krijgen.

Hoe dit boekje is samengesteld

Ik heb dit boekje in de volgende tien hoofdstukken onderverdeeld.

In hoofdstuk 1 bespreek ik de unieke kenmerken van projecten en belangrijke zaken die je kunt tegenkomen wanneer je in een projectgeoriënteerde organisatie werkt. Ik laat je in hoofdstuk 2 zien hoe je de gewenste resultaten van je project definieert, hoe je de mensen die een belangrijke rol vervullen identificeert en het uit te voeren werk kunt bepalen. In hoofdstuk 3 bespreek ik hoe je een projectschema ontwikkelt en in hoofdstuk 4 hoe je een schatting maakt van de benodigde middelen (zowel personeel als niet-personeel). Hoofdstuk 5 gaat over hoe je projectrisico’s signaleert en beheerst. In hoofdstuk 6 laat ik je zien hoe je de mensen die een rol gaan spelen in het succes van je project kiest, indeelt en behandelt. Ik leg in hoofdstuk 7 uit hoe je de rollen van teamleden definieert en in hoofdstuk 8 hoe je het project goed van start laat gaan. In hoofdstuk 9 leer ik je hoe je alle projectactiviteiten overziet, bijhoudt, analyseert en rapporteert. Ik laat je ook zien hoe je effectieve communicatie opbouwt en onderhoudt met je projectpubliek. Tot slot bespreek ik hoe je het project tot een succesvol einde brengt.

Geen enkel Voor Dummies-boek is compleet zonder een hoofdstuk met tientallen. In hoofdstuk 10 leg ik je tien vragen voor die je helpen een nog betere projectmanager te worden.

Pictogrammen in dit boek

In dit boekje zie je in de linkermarge soms kleine pictogrammen, die bedoeld zijn om je aandacht op bepaalde informatie in de tekst te richten. Dit betekenen ze:

Hypothetische situaties die technieken of een bepaalde aanpak in de tekst illustreren.

Termen of zaken die wat technischer zijn.

Belangrijke informatie die je moet onthouden bij de toepassing van de besproken technieken en aanpak.

Technieken of aanpakken die je in de praktijk kunt toepassen ter verbetering van je projectmanagement.

Mogelijke valkuilen en gevaarlijke situaties.

Probeer elk hoofdstuk in dit boekje in ieder geval meerdere keren te lezen. Vaak is het zo dat hoe vaker je een hoofdstuk leest, hoe logischer de besproken aanpak en technieken worden. En soms heb je voor een wijziging in de verantwoordelijkheden van je baan bepaalde technieken nodig die je nog nooit eerder gebruikt hebt. Veel plezier en succes!