Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.
Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

This e-book contains a hidden and personal watermark. Distribution is prohibited.

Opdracht

Voor mijn vrouw Donna, mijn zoon Brian, en mijn zoon en schoondochter Jonathan en Marci. Opdat we alle leuke dingen in het leven samen blijven delen.

Inhoud in vogelvlucht

Over de auteur

Dankwoord

Inleiding

Deel I: Verwachtingen begrijpen

Hoofdstuk 1: Projectmanagement: succes verzekerd

Hoofdstuk 2: Duidelijk maken wat je wilt bereiken, en waarom

Hoofdstuk 3: Inzicht in het projectpubliek: de juiste mensen bij je project betrekken

Hoofdstuk 4: Je strategie ontwikkelen: hoe kom je van hier naar daar

Deel II: Tijdsplanning: bepalen wanneer en hoeveel

Hoofdstuk 5: Wanneer moet het af zijn?

Hoofdstuk 6: Bepalen wie je nodig hebt, hoeveel en wanneer

Hoofdstuk 7: Overige middelen regelen en een begroting ontwerpen

Hoofdstuk 8: Omgaan met risico’s en onzekerheden

Deel III: De groep: je team samenstellen

Hoofdstuk 9: Alle neuzen dezelfde kant op

Hoofdstuk 10: De rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden bepalen

Hoofdstuk 11: Een goed begin is het halve werk

Deel IV: Het schip besturen: het project naar succes leiden

Hoofdstuk 12: De voortgang controleren en volgen

Hoofdstuk 13: Iedereen op de hoogte houden

Hoofdstuk 14: Aanmoedigen tot prestaties door effectief leiderschap

Hoofdstuk 15: Je project tot een goed einde brengen

Deel V: De fijne kneepjes: je projectmanagement voortdurend verbeteren

Hoofdstuk 16: Gebruikmaken van moderne technologie

Hoofdstuk 17: De projectuitvoering controleren met Earned Value Management

Deel VI: Het deel van de tientallen

Hoofdstuk 18: Tien vragen die je jezelf moet stellen bij de projectplanning

Hoofdstuk 19: Tien tips om een betere manager te worden

Bijlage: De geleerde technieken omzetten in vloeiende processen

Inhoud

Over de auteur

Dankwoord

Inleiding

Deel I: Verwachtingen begrijpen

Hoofdstuk 1: Projectmanagement: succes verzekerd

Wat is een project precies?

De drie bestanddelen van een project

De verscheidenheid aan projecten

Vier stadia van een project

De levensloop van je project

Bedenkfase: beginnen met een idee

Definitiefase: de ontwikkeling van het plan

Aanvangsfase: klaar voor de start…

Toezicht- en controlefase

Afrondingsfase: stop!

Vertrouwd raken met de rol van projectmanager

De rol van de projectmanager

Mogelijke uitvluchten voorkomen

De meest gemaakte fouten proberen te voorkomen

Alert zijn op andere mogelijke uitdagingen

Heb jij het in je om een effectieve projectmanager te worden?

Vragen

Antwoorden

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 2: Duidelijk maken wat je wilt bereiken, en waarom

Je project definiëren met een plan van aanpak

Het grote geheel: hoe past jouw project daarin

Uitzoeken waarom je dit project doet

Vaststellen waar jouw project begint en eindigt

De doelstellingen van je project benoemen

Grenzen bepalen: de restricties van een project

Binnen beperkingen werken

Benodigdheden bepalen

Omgaan met onbekende factoren in het planningsproces

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 3: Inzicht in het projectpubliek: de juiste mensen bij je project betrekken

Het publiek van je project begrijpen

Een publiekslijst maken

Je publiekslijst aanleggen

Een sjabloon voor een publiekslijst gebruiken

De drivers, de supporters en de toeschouwers in je projectpubliek bepalen

Beslissen wanneer je het projectpubliek betrekt bij het project

Verschillende manieren om je projectpubliek betrokken te houden

Tips voor effectieve betrokkenheid

Mensen met voldoende bevoegdheid aantrekken

De macht en interesse van je projectpubliek bepalen

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 4: Je strategie ontwikkelen: hoe kom je van hier naar daar

Verdelen en beheersen: je werk uitvoeren in hanteerbare stukken

In details denken

Hiërarchisch denken met behulp van een Work Breakdown Structure

Omgaan met bijzondere situaties

Je Work Breakdown Structure maken en weergeven

Verschillende methoden om je WBS te ordenen

Verschillende manieren gebruiken om je WBS te ontwikkelen

Je projectwerk op verschillende manieren categoriseren

De gegevens in je Work Breakdown Structure labelen

Je Work Breakdown Structure op verschillende manieren weergeven

De kwaliteit van je WBS verbeteren

Sjablonen gebruiken

Risico’s signaleren tijdens de detaillering van je activiteiten

Vastleggen wat je over je geplande projectwerk moet weten

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Deel II: Tijdsplanning: bepalen wanneer en hoeveel

Hoofdstuk 5: Wanneer moet het af zijn?

Een werkplan illustreren met behulp van een netwerkdiagram

De onderdelen van een netwerkdiagram benoemen

Een netwerkdiagram tekenen

Een netwerkdiagram analyseren

Een netwerkdiagram lezen

Een netwerkdiagram interpreteren

Het netwerkdiagram van je project verder uitwerken

Volgorde bepalen

Een netwerkdiagram gebruiken om een eenvoudig voorbeeld te analyseren

Het schema voor je project ontwikkelen

De eerste stappen

De valkuil van de ‘terugwerkende kracht’ vermijden

Een tijdslimiet halen

Verschillende strategieën toepassen om in minder tijd de picknickplaats te bereiken

De duur van een activiteit schatten

De onderliggende factoren vaststellen

Kenmerken van bedrijfsmiddelen bekijken

Ondersteunende informatiebronnen vinden

Je schattingen van de tijdsduur van activiteiten verbeteren

Je projectschema weergeven

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 6: Bepalen wie je nodig hebt, hoeveel en wanneer

De informatie die nodig is om mensen aan taken te koppelen

Bepalen welke vaardigheden en kennis je teamleden moeten hebben

Kennis, vaardigheden en interesses weergeven in een Skills Matrix

Inschatten wie je nodig hebt

Een Human Resources Matrix gebruiken

Het benodigde personeel beschrijven in een Human Resources Matrix

De vereiste werkduur schatten

Productiviteit, efficiency en beschikbaarheid meenemen in de schatting van de werkduur

Efficiency verwerken met historische gegevens

De efficiencyfactor bij persoonlijke schattingen van de werkduur

Wanneer teamleden schipperen tussen meerdere toezeggingen

De eerste verdeling maken

Overbelasting voorkomen

Opdrachten in meerdere projecten coördineren

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 7: Overige middelen regelen en een begroting ontwerpen

Bepalen welke niet-personele middelen nodig zijn

Wat gaat het allemaal kosten? Projectkosten en budgetten

Verschillende soorten projectkosten

De drie etappes van een projectbegroting

Je begroting tijdens het project verder uitwerken

De projectkosten bepalen voor een gedetailleerde begroting

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 8: Omgaan met risico’s en onzekerheden

Risico’s en risicomanagement definiëren

Risico’s en risicofactoren

Risicofactoren herkennen

Risico’s signaleren

Risico’s inschatten: waarschijnlijkheid en gevolgen

Beoordelen hoe groot de kans is dat een risico zal optreden

De omvang van consequenties inschatten

Alles onder controle: risico’s managen

Bepalen welke risico’s je wilt gaan managen

Een strategie voor risicomanagement ontwikkelen

Communiceren over risico’s

Een risicomanagementplan maken

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Deel III: De groep: je team samenstellen

Hoofdstuk 9: Alle neuzen dezelfde kant op

Drie organisatiestructuren definiëren

De functionele structuur

De projectgeoriënteerde structuur

De matrixstructuur

De belangrijke spelers in een matrixomgeving herkennen

De projectmanager

De projectteamleden

De functionele managers

Het hoger management

Succesvol werken in een matrixomgeving

Team-identiteit creëren en voortdurend bekrachtigen

Creëer commitment bij de teamleden

Steun zoeken bij anderen in de werkomgeving

Alledaagse problemen in de kiem smoren

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 10: De rollen en verantwoordelijkheden van de teamleden bepalen

De belangrijkste rollen

Onderscheid maken tussen autoriteit, verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Autoriteit en verantwoordelijkheid vergelijken

Projectopdrachten samenstellen

Delegeren nader bekeken

Verantwoordelijkheid delen

Mensen aansprakelijk stellen die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen

Rollen weergeven in een lineaire verantwoordelijkheidstabel

De onderdelen van een lineaire verantwoordelijkheidstabel

Een lineaire verantwoordelijkheidstabel lezen

Een lineaire verantwoordelijkheidstabel ontwikkelen

De nauwkeurigheid van je tabel

Omgaan met micromanagement

Oorzaken van micromanagement

Het vertrouwen van de micromanager winnen

Omgang met een micromanager

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 11: Een goed begin is het halve werk

De deelname aan je project afronden

De deelname van je teamleden bevestigen

Controleren of iedereen nog aan boord is

De lege plekken invullen

Je team vormen

Het goedgekeurde projectplan laten beoordelen

Individuele en gezamenlijke projectdoelen ontwikkelen

Rollen van teamleden specificeren

De werkprocedures van je team definiëren

De ontwikkeling van werkrelaties tussen teamleden ondersteunen

Allemaal inhaken: je team helpen een soepel draaiende eenheid te worden

Controlesystemen opstellen

Selecteren en opstellen van controlesystemen

Schema’s maken voor rapporten en vergaderingen

De basislijn van je project opstellen

Je project officieel aankondigen

De grondslag leggen voor je projectevaluatie

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Deel IV: Het schip besturen: het project naar succes leiden

Hoofdstuk 12: De voortgang controleren en volgen

De touwtjes in handen: je project beheersen

Informatiesystemen voor projectmanagement

De meter loopt: toezicht houden op het schema

De uitvoering analyseren volgens een schema

Het hoort erbij: controle van de werkduur

Waar blijft het geld: uitgaven controleren

Je controleprocedure in de praktijk brengen

Problemen in de kiem smoren

Controlesystemen samenvoegen

Mogelijke oorzaken van vertraging en verschillen opsporen

Mogelijke corrigerende maatregelen bepalen

Een nieuwe basislijn instellen

Verstandig reageren op wijzigingen

Wijzigingsverzoeken behandelen

Scope creep

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 13: Iedereen op de hoogte houden

Ik zeg wat ik bedoel en ik bedoel wat ik zeg: de grondbeginselen van succesvolle communicatie

Het communicatieproces opsplitsen

Onderscheid maken tussen één- en tweerichtingsverkeer in je communicatie

Hoor je me? Actief luisteren

Het juiste medium kiezen voor projectcommunicatie

Schriftelijk informatie uitwisselen

Erop af: doeltreffend vergaderen

Een schriftelijk projectvoortgangsrapport maken

Een (namen)lijst opstellen en nalopen

Wat moet er wel (en niet) in je rapport staan

Een lezenswaardig rapport schrijven

Belangrijke projectvergaderingen houden

Regelmatige, geplande teamvergaderingen

Ad-hocteamvergaderingen

Voortgangsvergaderingen met het hoger management

Een communicatieplan voor het project opstellen

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 14: Aanmoedigen tot prestaties door effectief leiderschap

Leiderschap versus management

Persoonlijke zeggenschap en invloed ontwikkelen

Waarom doen mensen wat je vraagt

De basis leggen voor zeggenschap

Teamleden motiveren en gemotiveerd houden

Haalbaarheid demonstreren en volharding aanmoedigen

Mensen laten weten hoe het ervoor staat

Beloningen verstrekken

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 15: Je project tot een goed einde brengen

Instaan voor een goede afsluiting van je project

Plan de afronding van je project tot in detail

De oorspronkelijke planning aanpassen als de feitelijke afronding begint

Je team oppeppen voor de eindsprint

De administratieve rompslomp afhandelen

Teamleden begeleiden naar andere taken

De resultaten bestuderen aan de hand van een projectevaluatie

Je tijdens het project op de evaluatie voorbereiden

De uitvoering van je projectevaluatie voorbereiden

De projectevaluatie uitvoeren

Na de projectevaluatie

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Deel V: De fijne kneepjes: je projectmanagement voortdurend verbeteren

Hoofdstuk 16: Gebruikmaken van moderne technologie

Effectief gebruik van computersoftware

De mogelijkheden op het gebied van software

Je software optimaal gebruiken

Software voor projectmanagement in de praktijk

Gebruikmaken van e-mail

De voor- en nadelen van e-mail herkennen

E-mail op de juiste manier gebruiken

Correct gebruik van e-mail

Virtuele teams ondersteunen

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Hoofdstuk 17: De projectuitvoering controleren met Earned Value Management

Definitie van Earned Value Management

De terminologie en formules van een EVM

Een eenvoudig voorbeeld

De redenen voor optredende deviaties bepalen

Hoe werkt het precies: Earned Value Management in de praktijk

De Earned Value van een taak berekenen

Dit hoofdstuk, het PMP-examen en PMBOK 4

Deel VI: Het deel van de tientallen

Hoofdstuk 18: Tien vragen die je jezelf moet stellen bij de projectplanning

Wat is het doel van je project?

Wie moet je bij je project betrekken?

Welke resultaten ga je behalen?

Aan welke beperkingen moet je je houden?

Welke aannamen doe je?

Welk werk moet gedaan worden?

Wanneer begin en eindig je een activiteit?

Wie voert het projectwerk uit?

Welke middelen heb je nog meer nodig?

Wat kan er misgaan?

Hoofdstuk 19: Tien tips om een betere manager te worden

Wees een ‘Waarom’-type

Wees een ‘Doorzet’-type

Houd overzicht

Denk in details

Wees voorzichtig met aannamen

Zie mensen als bondgenoten, niet als tegenstanders

Zeg wat je bedoelt; bedoel wat je zegt

Respecteer anderen

Erken goede prestaties

Wees zowel manager als leider

Bijlage: De geleerde technieken omzetten in vloeiende processen

Over de auteur

Stan Portny, directeur van Stanley E. Portny and Associates, LLC, is een internationaal erkend expert in projectmanagement en projectleiding. Gedurende de afgelopen 30 jaar heeft hij trainingen en conferenties georganiseerd voor meer dan 150 openbare en particuliere organisaties op het gebied van financiën, consumentenproducten, verzekeringen, telecommunicatie, farmacie, IT, defensie en gezondheidszorg. Hij heeft trainings programma’s ontwikkeld en gepresenteerd voor meer dan 50.000 managers en medewerkers in de techniek, sales, marketing, research & development, informatiesystemen, productie, operations en ondersteuning.

Stan combineert het oog van een analist met een aangeboren gevoel voor orde en balans en een diep respect voor iemands persoonlijke vermogen. Hij maakt inzichtelijk hoe mensen een chaotische omgeving onder controle kunnen krijgen en spectaculaire resultaten kunnen produceren, terwijl ze tegelijkertijd persoonlijke en professionele voldoening bereiken. Hij staat bekend om zijn dynamische presentaties en zijn uitzonderlijke talent om tijdens seminars een goede verstandhouding met de deelnemers op te bouwen. Wat zijn trainingsprogramma’s betreft, heeft Stan zich gespecialiseerd in maatwerk voor particuliere ondernemingen. Onder zijn klanten bevinden zich veel gerenommeerde Amerikaanse organisaties, zoals ADP, ADT, American International Group, Nabisco, Novartis Pharmaceuticals, UPS, Vanguard Investment Company, the United States Navy and Air Force, Hewlett Packard, Burlington Northern Railroad, Vanguard Investment Company en Pitney Bowes.

Als gediplomeerd Project Management Professional (PMP) behaalde Stan zijn bachelorsgraad in elektrotechniek bij het Polytechnic Institute of Brooklyn en zijn mastergraad voor elektrotechniek en een doctoraat voor elektrotechnicus bij het Massachusetts Institute of Technology. Ook studeerde hij aan de Alfred P. Sloan School of Management en het George Washington University National Law Center.

Stan geeft trainingen op locatie in alle aspecten van projectmanagement, projectteambuilding en projectleiding. In samenwerking met organisaties neemt hij hun bestaande projectmanagement onder de loep, ontwikkelt hij planning- en controlesystemen en controleert hij de voortgang van lopende projecten. Daarnaast fungeert Stan regelmatig als inleidend spreker bij vergadering van bedrijven en beroepsorganisaties.

Je kunt contact opnemen met Stan (graag in het Engels) om je reactie op dit boek te geven of om samen te bekijken wat hij misschien verder kan betekenen op het gebied van projectmanagement binnen jouw organisatie. Zijn contactgegevens zijn: Stanley E. Portny and Associates, LLC, 20 Helene Drive, Randolph, New Jersey 07869; tel. 00 1 973 366 8500; e-mail Stan@StanPortny.com; website www.StanPortny.com.

Dankwoord

Dit boek schrijven en uitgeven was een teamprestatie en ik wil alle mensen bedanken die dit mogelijk hebben gemaakt. Allereerst wil ik Tracy Boggier, mijn acquisitieredacteur, bedanken. Zij nam als eerste contact met me op om te bespreken of ik eventueel de derde editie van dit boek wilde schrijven. Ik wil haar bedanken voor dat telefoongesprek, voor haar hulp bij het maken van het voorstel, voor de hulp die zij bood voor een probleemloze en tijdige start van het project, voor het coördineren van de publiciteit en de verkoop en voor haar hulp bij het succesvol afronden van elk onderdeel.

Ik bedank ook Georgette Beatty, mijn projectredacteur, en Amanda Langferman, mijn tekstredacteur, voor hun begeleiding, steun en de vele uren die zij besteed hebben aan het bijschaven van de tekst tot een vloeiend geheel. Mijn dank gaat bovendien uit naar Anita Griner, mijn technisch revisor, voor haar vele inzichtelijke beschouwingen en suggesties.

Tot slot wil ik mijn familie bedanken voor hun voortdurende hulp en inspiratie. Ik bedank Donna, die er nooit aan heeft getwijfeld dat dit boek werkelijkheid zou worden en haar persoonlijke en stilistische aanmerkingen met me deelde tijdens de ontelbare keren dat ze de tekst doorlas, waarbij ze het altijd deed voorkomen alsof ze het prettig en leerzaam vond. Ik bedank Brian, Jonathan en Marci; hun interesse en enthousiasme hebben me gemotiveerd deze derde editie tot een goed einde te brengen.

Inleiding

Projecten bestaan al van oudsher. Noach bouwde de ark, Leonardo da Vinci schilderde de Mona Lisa, Edward Gibbon schreef Verval en ondergang van het Romeinse Rijk, Jonas Salk ontwikkelde het poliovaccin; allemaal projecten. En zoals je weet, werden deze en veel andere soortgelijke projecten met groot succes voltooid. (Hoewel, de producten waren een spectaculair succes, maar de tijdslimieten en de beschikbare middelen werden zeer ruim overschreden!)

Waarom is het onderwerp projectmanagement dan nu opeens zo belangrijk? Het antwoord is eenvoudig. Het publiek is veranderd en de inzet is hoger.

Projecten werden altijd gezien als grote, technisch ingewikkelde ondernemingen. Een van de eerste projecten waarbij moderne technieken van projectmanagement werden gebruikt – de ontwikkeling van de Polarisonderzeeër begin jaren vijftig van de vorige eeuw – was een administratieve nachtmerrie. Specialistische teams werden ingezet om de talloze research-, ontwikkelings- en productieactiviteiten te plannen en in goede banen te leiden. Er werden bergen papier geproduceerd om het ingewikkelde werk te documenteren. Men ging projectmanagement zien als een ingewikkelde technische discipline, bestaande uit grafieken en schema’s; de uitvoering was buitensporig tijdrovend, een staaltje van hoger technisch specialisme en zeker niet iets voor gewone mensen!

Natuurlijk worden er tegenwoordig nog steeds heel veel ingewikkelde en technisch uitdagende projecten uitgevoerd. En het succes van al die projecten wordt ook nu nog grotendeels bepaald door mensen die deze taken goed kunnen plannen en managen en hun carrière hieraan willen wijden. In de afgelopen 25 tot 30 jaar heeft er echter een explosie aan projecten plaatsgevonden. Moderne organisaties werken tegenwoordig vooral in de vorm van projecten; dat is dé grote trend. Daarmee bedoel ik dan projecten in de meest uiteenlopende soorten en maten.

Tegelijkertijd is er een nieuw soort projectmanagers ontstaan. Deze mensen hadden nooit als doel projectmanager te worden; velen van hen zien zichzelf niet eens als zodanig. Maar ze hebben wel geleerd dat ze projecten tot een goed einde moeten kunnen brengen om in hun carrière verder te komen. Met andere woorden: projectmanagement is tegenwoordig eerder een noodza kelijk talent dan een bewuste carrièrekeuze.

Geleidelijk aan realiseren deze nieuwe projectmanagers zich dat ze een speciaal pakket vaardigheden en technieken nodig hebben om in de steeds veranderende en veeleisende wereld van projecten succesvol te zijn. Ze willen deze graag leren en uitoefenen, maar besteden daar liever niet al te veel tijd aan. Dit boek is gewijd aan deze ‘stille meerderheid’ van projectmanagers.

Over dit boek

Dit boek helpt je inzien dat de grondbeginselen van succesvol projectmanagement eenvoudig zijn. Binnen tien minuten heb je de meest ingewikkelde analytische techniek die gebruikt wordt onder de knie! In dit boek maak je kennis met de soorten informatie die je nodig hebt om projecten te plannen en te managen, evenals belangrijke richtlijnen voor het eenvoudig en effectief ontwikkelen en gebruiken van deze informatie. Je zult ontdekken dat de werkelijke uitdaging bij een succesvol project bestaat uit het omgaan met de vele mensen die door je project worden beïnvloed en die voor je project nodig zijn. Je krijgt eveneens volop tips, hints en richtlijnen waarmee je belangrijke mensen kunt herkennen en ze in het projectproces betrekken.

Succesvol projectmanagement wordt echter niet via kennis bereikt; het wordt verworven door praktische toepassing. Het thema van dit boek is dat vaardigheden en technieken voor projectmanagement geen drukkende taken zijn die moeten worden uitgevoerd omdat ze nu eenmaal voor een bepaald proces vereist zijn. Nee, ze vormen een manier van denken, een manier van communiceren en een manier van gedragen. Ze maken deel uit van de essentie van al het werk dat we elke dag weer tegemoet treden.

Om deze boodschap te ondersteunen heb ik het boek zo geschreven dat het direct en (relatief) eenvoudig te begrijpen is. Maar laat je niet voor de gek houden; hoewel de toon misschien losjes is, behandel ik in dit boek wel het complete scala aan hulpmiddelen en technieken die beschikbaar zijn voor je planning, budgettering, organisatie en controle.

De informatie wordt op een logische en stapsgewijze manier gepresenteerd. Er zijn voldoende voorbeelden en illustraties, evenals tips en hints. En van tijd tot tijd is er een beetje humor toegevoegd om alles wat eenvoudiger te laten lijken. Mijn doel is dat je dit boek na het lezen dichtslaat met het gevoel dat goed projectmanagement zeker mogelijk is. Om vervolgens met vastberadenheid aan de slag te gaan!

Vuistregels

Ik maak gebruik van een aantal vuistregels die het je gemakkelijker zullen maken om dit boek door te nemen:

De cursieve woorden zijn nieuwe woorden, waarvan je de definitie kunt vinden in de buurt van dat cursieve woord. Soms maak ik woorden cursief om ze meer nadruk te geven.

De vetgedrukte woorden zijn de kernwoorden of -handelingen in opsommingen.

Het kan zijn dat, bij het drukken van dit boek, een aantal webadressen is afgebroken aan het einde van een zin. In die gevallen zijn geen extra leestekens (zoals afbreekstreepjes) toegevoegd. Je kunt webadressen dus overtypen precies zoals ze in het boek staan, zonder afbreking.

Wat je niet hoeft te lezen

Natuurlijk zou ik het liefst willen dat je dit hele boek zou lezen, van de eerste tot de laatste letter. Maar ik begrijp ook wel dat je het druk hebt en dat je je moet beperken tot alleen die dingen die er voor jou toe doen. In dat geval kun je wat mij betreft de kaders overslaan. Hoewel die kaders gaan over de dagelijkse praktijk en er veel persoonlijke ervaringen (van mij en van anderen) in staan, zijn ze niet essentieel voor een begrip van de stof.

Veronderstellingen over jou

Ik ga ervan uit dat veel verschillende mensen dit boek zullen lezen, zoals:

senior managers en junior assistenten (de senior managers van de toekomst);

ervaren projectmanagers en mensen die nog nooit met een projectteam te maken hebben gehad;

mensen die gedegen training in projectmanagement hebben gehad en mensen die dat niet hebben gehad;

mensen die al jaren praktijkervaring hebben in een bedrijf en mensen die nog maar net op de arbeidsmarkt komen kijken.

Ik veronderstel echter wel dat je de wens hebt om de regie in handen te krijgen. Ik denk dat je na het lezen van dit boek afvraagt waarom niet alle projecten goed verlopen; de gepresenteerde technieken lijken immers zo logisch, duidelijk en eenvoudig toe te passen! En daar heb je gelijk in. Maar ik ga er ook van uit dat je inziet dat er een groot verschil is tussen iets zien en het daadwerkelijk doen, en dat je je zult moeten inspannen om deze hulpmiddelen en technieken daadwerkelijk te gaan gebruiken.

Ten slotte neem ik aan dat je je realiseert dat je dit boek steeds opnieuw kunt lezen en er steeds weer iets nieuws en iets anders uit kunt leren. Ook hoop ik dat je dit boek ziet als een vriend of een betrouwbare bron waaruit je meer haalt als je probeert tussen de regels door te lezen en nieuwe situaties aan te pakken.

Hoe dit boek is samengesteld

Elk hoofdstuk staat op zich en je kunt dus eerst de hoofdstukken lezen die je het meeste interesseren zonder dat je het gevoel krijgt iets te missen omdat je niet op bladzijde één begonnen bent. Ik heb dit boek in de volgende zes delen onderverdeeld.

Deel I: Verwachtingen begrijpen

In dit deel bespreek ik de unieke kenmerken van projecten en belangrijke zaken die je kunt tegenkomen wanneer je in een projectgeoriënteerde organisatie werkt. Ik laat je ook zien hoe je de gewenste resultaten van je project definieert, hoe je de mensen die een belangrijke rol vervullen identificeert en het uit te voeren werk kunt bepalen.

Deel II: Tijdsplanning: bepalen wanneer en hoeveel

In dit deel bespreek ik hoe je een projectschema ontwikkelt en hoe je een schatting maakt van de benodigde middelen (zowel personeel als niet-personeel). Verder laat ik je zien hoe je projectrisico’s signaleert en beheerst.

Deel III: De groep: je team samenstellen

In dit deel laat ik je zien hoe je de mensen kiest, indeelt en behandelt die een rol gaan spelen in het succes van je project. Ik leg uit hoe je de rollen van teamleden definieert en het project goed van start laat gaan.

Deel IV: Het schip besturen: het project naar succes leiden

In dit deel leer ik je hoe je alle projectactiviteiten overziet, bijhoudt, analyseert en rapporteert. Ik laat je ook zien hoe je effectieve communicatie opbouwt en onderhoudt met je projectpubliek, hoe je je leiderschap uitdraagt en je team enthousiasmeert. Tot slot bespreek ik hoe je het project tot een succesvol einde brengt.

Deel V: De fijne kneepjes: je projectmanagement voortdurend verbeteren

In dit deel leg ik uit hoe je beschikbare informatietechnologie gebruikt ter ondersteuning van de planning, organisatie en controle van je project. Daarnaast laat ik je kennismaken met een techniek waarmee je de uitvoering en de uitgaven aan benodigde middelen kunt evalueren.

Deel VI: Het deel van de tientallen

Dit grappige en handig ingedeelde deel met beknopte en makkelijk te vinden informatie, staat in elke Voor Dummies. Met behulp van tips, hints en suggesties laat ik je zien hoe je bepaalde veelvoorkomende situaties aanpakt en hoe je een nog betere projectmanager wordt. Als toetje heb ik nog een bijlage voor je met daarin een aantal systematische stappenplannen die je van pas kunnen komen bij het plannen van je project en het in praktijk brengen van de vaardigheden die je in dit boek hebt geleerd.

Pictogrammen in dit boek

In dit boek zie je in de linkermarge soms kleine pictogrammen, die bedoeld zijn om je aandacht op bepaalde informatie in de tekst te richten. Dit betekenen ze:

Hypothetische situaties die technieken of een bepaalde aanpak in de tekst illustreren.

Termen of zaken die wat technischer zijn.

Belangrijke informatie die je moet onthouden bij de toepassing van de besproken technieken en aanpak.

Technieken of aanpakken die je in de praktijk kunt toepassen ter verbetering van je projectmanagement.

Mogelijke valkuilen en gevaarlijke situaties.

De volgende stap

Je kunt dit boek op verschillende manieren lezen, afhankelijk van je ervaring en kennis op het gebied van projectmanagement en je behoefte aan informatie op dit moment. Ik raad je echter aan eerst even aan de inhoudsopgave te snuffelen en de verschillende hoofdstukken van het boek te bekijken om een idee te krijgen van de verschillende onderwerpen die behandeld worden.

Als je een nieuweling bent op het gebied van projectmanagement en net bezig bent een plan voor een project te maken, lees dan eerst deel I en II, waarin wordt uitgelegd hoe je de resultaten, activiteiten, schema’s en middelen voor je project moet plannen. Als je wilt weten hoe je je projectteam en andere belangrijke mensen moet uitkiezen en indelen, begin dan met hoofdstuk 4 en deel III. Als je op het punt staat om met je project aan de slag te gaan of er middenin zit, kun je het beste met deel IV beginnen. Of blader heen en weer naar hoofdstukken die over onderwerpen gaan die je interesseren.

Het best aangeschreven boek over best practices in projectmanagement is A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), dat wordt uitgegeven door het Amerikaanse Project Management Institute (PMI). PMBOK 4 is de vierde en recentste editie uit 2008 en geldt als hét referentiewerk waar het PMP-examen (ontwikkelt door het PMI) zich op baseert. Het PMP-certificaat (Project Management Professional) wordt wereldwijd beschouwd als het belangrijkste certificaat op het gebied van projectmanagement.

Aangezien ik mijn boek baseer op best practices uit het projectmanagement, komen de tools en technieken die ik in dit boek aanbied, overeen met PMBOK 4. Maar als je je aan het voorbereiden bent op het PMP-examen, kun je dit boek alleen als aanvulling op PMBOK 4 gebruiken. Niet als vervanger!

Houd de volgende punten in gedachten bij het lezen van dit boek:

PMBOK 4 signaleert wat best practices zijn, maar gaat niet gedetailleerd in op hoe je ze kunt uitvoeren of hoe je de problemen die je misschien tegenkomt kunt aanpakken. Daarentegen richt mijn boek zich juist op het toepassen van de tools en technieken.

Ik heb dit boek zodanig herschreven dat alle tools en technieken en de daarbij behorende terminologie overeenkomen met PMBOK 4.

Aan het einde van elk hoofdstuk beschrijf ik, indien nodig, waar de behandelde onderwerpen terug te vinden zijn in PMBOK 4.

Het taalgebruik in PMBOK 4 is veelal zeer technisch en processen worden uiterst gedetailleerd beschreven, waardoor er nog wel eens wordt verondersteld dat het alleen voor grote projecten bestemd is. Mijn boek behandelt termen en zaken echter vanuit een wat gebruiksvriendelijker perspectief. Hierdoor kunnen de tools en technieken die ik bespreek, gebruikt worden voor projecten in alle soorten en maten.

Probeer elk hoofdstuk in dit boek in ieder geval meerdere keren te lezen. Vaak is het zo, dat hoe vaker je een hoofdstuk leest, hoe logischer de besproken aanpak en technieken worden. En soms heb je voor een wijziging in de verantwoordelijkheden van je baan bepaalde technieken nodig die je nog nooit eerder gebruikt hebt. Veel plezier en succes!