Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.
Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

This e-book contains a hidden and personal watermark. Distribution is prohibited.

Inhoud in vogelvlucht

Inleiding

Deel 1:Aan de slag met Excel 2019

HOOFDSTUK 1:De Excel 2019-gebruikerservaring

HOOFDSTUK 2:Een spreadsheet vanaf het begin

Deel 2:Bewerken zonder tranen

HOOFDSTUK 3:Alles er mooi laten uitzien

HOOFDSTUK 4:Niets is zo veranderlijk als een werkblad

HOOFDSTUK 5:Je meesterwerk afdrukken

Deel 3:Een ordelijke manier van werken

HOOFDSTUK 6:Je weg vinden op het werkblad

HOOFDSTUK 7:Meerdere werkbladen beheren

Deel 4:Geloofwaardige gegevensanalyse

HOOFDSTUK 8:Wat als…

HOOFDSTUK 9:Met draaitabellen spelen

Deel 5:Meer dan alleen spreadsheets

HOOFDSTUK 10:Gave grafieken en prachtige plaatjes

HOOFDSTUK 11:Werken met tabellen

HOOFDSTUK 12:Invoegtoepassingen, links en macro’s

Deel 6:Het deel van de tientallen

HOOFDSTUK 13:Top tien voor beginners

HOOFDSTUK 14:De Tien Geboden van Excel 2019

Inhoud

INLEIDING

DEEL 1:AAN DE SLAG MET EXCEL 2019

HOOFDSTUK 1:De Excel 2019-gebruikerservaring

Het lint in Excel

De Backstage-weergave

Het lint gebruiken

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

Met de formulebalk spelen

Je weg vinden op het werkblad

Kennismaken met de statusbalk

Excel starten en verlaten

Excel starten vanuit het Startmenu van Windows 10

Excel starten via het zoekvak van Windows 10

Excel starten in de tabletmodus

Excel verlaten

Hulp in nood

Het Vertel wat u wilt doen-vak gebruiken

HOOFDSTUK 2:Een spreadsheet vanaf het begin

En, wat ga je in die nieuwe werkmap van je zetten?

De geheimen van gegevensinvoer

Niet vergeten…

Gegevens invoeren

Alle typen zijn welkom

Een spoor leggen met tekst

Hoe Excel zijn waarden waardeert

Fantastische formules fabriceren

Als je iets wilt, wijs het dan aan

De natuurlijke volgorde van bewerkingen veranderen

Fouten in formules

Foutjes in gegevensinvoer corrigeren

AutoCorrigeer dat eens voor mij

De etiquette van celbewerking

Gegevensinvoer spannend maken

We vullen elkaar aan

De functie Automatisch doorvoeren

Razendsnel aanvullen

Speciale tekens invoegen

Blokken vol gegevens invoeren

Supersnelle gegevensinvoer

Hoe je formules nog beter laat werken

De knop Functie invoegen gebruiken

Een functie bewerken met de knop Functie invoegen

Ik ben verloren zonder AutoSom

Optellen met Snelle analyse

Je gegevens in veiligheid brengen

De standaardbestandslocatie veranderen

Het verschil tussen de bestandsformaten XLSX en XLS

De werkmap opslaan als pdf-bestand

Documenten herstellen

DEEL 2:BEWERKEN ZONDER TRANEN

HOOFDSTUK 3:Alles er mooi laten uitzien

Een selecte groep cellen kiezen

Celselecties maken door te klikken

Cellen selecteren met het toetsenbord

Tabellen in een handomdraai opmaken

Opties voor tabelstijlen

Aangepaste tabelstijlen maken

Cellen opmaken met het tabblad Start

Cellen dicht bij de bron opmaken met de miniwerkbalk

Het dialoogvenster Celeigenschappen

De getalnotaties leren kennen

De waarden achter de opmaak

Een datum prikken

Lonken naar andere getalnotaties

Kolommen kalibreren

Ruime rijen

Wat niet weg is, wordt gezien

Langs lettertypen laveren

De uitlijning aanpassen

Een gat in de lucht inspringen

Van boven naar beneden

Zorgen voorkomen door de tekst terug te laten lopen

Celinhoud een andere draai geven

Tekst passend maken

Randen plaatsen

Opvulkleuren, patronen en opvuleffecten toepassen op cellen

Doe het in stijl

Een nieuwe stijl voor de galerie maken

Aangepaste stijlen van werkmap naar werkmap kopiëren

Opmaak kopiëren en plakken

Voorwaardelijke opmaak

Automatische voorwaardelijke opmaak gebruiken

Cellen met een bepaalde waarde markeren

Opmaken met Snelle analyse

HOOFDSTUK 4:Niets is zo veranderlijk als een werkblad

Werkmappen openen om te bewerken

Een werkmap openen via de Backstage-weergave

Het dialoogvenster Openen

Opties voor recente bestanden wijzigen

Meerdere werkmappen tegelijk openen

Werkmappen zoeken

Opties voor openen

Wanneer je van gedachten verandert

Ongedaan gemaakte kliekjes opnieuw serveren

Wat te doen als je iets niet ongedaan kunt maken?

Het goede oude slepen-en-neerzetten

Kopiëren met slepen-en-neerzetten

Invoegen met slepen-en-neerzetten

Formules kopiëren met Automatisch doorvoeren

Relatief gezien

Absoluut zeker weten

Digitaal knippen en plakken

Nog even blijven plakken

Spelen met de plakopties

Plakken vanuit het taakvenster Klembord

Wat is er nu zo speciaal aan Plakken speciaal?

De waarheid over wissen

Wis en waarachtig

Haal die cellen hier weg!

In de maat met invoegen

Spelfouten een kopje kleiner maken

Minder kans op fouten met de tekst-naar-spraakfunctie

HOOFDSTUK 5:Je meesterwerk afdrukken

De afdruk vooraf bekijken

Afdrukken vanuit de Backstage-weergave

Het huidige werkblad afdrukken

Mijn pagina moet naar een instelling!

De knoppen in de groep Pagina-instelling gebruiken

De groep Aanpassen aan pagina

De groep Werkbladopties

Van koptekst tot voettekst

Kant-en-klare kop- en voetteksten toevoegen

Een aangepaste kop- of voettekst maken

Problemen met paginaovergangen oplossen

Formules controleren

DEEL 3:EEN ORDELIJKE MANIER VAN WERKEN

HOOFDSTUK 6:Je weg vinden op het werkblad

In- en uitzoomen

Een werkblad opsplitsen

Titels blokkeren

Elektronische geheugensteuntjes

Een opmerking aan een cel toevoegen

Alle opmerkingen lezen

De opmerkingen in een werkblad bewerken

Opmerkingen afdrukken

Cellen een naam geven

Het mag een naam hebben

Formules en namen

Constanten een naam geven

Zoekt en gij zult vinden

Gegevens vervangen

Inzichtelijke informatie

Berekeningsopties

Voor beveiliging zorgen

HOOFDSTUK 7:Meerdere werkbladen beheren

Goochelen met werkbladen

Van werkblad naar werkblad gaan

Meerdere werkbladen tegelijkertijd bewerken

Werkbladen toevoegen

Een werkblad een andere naam geven

Een bladtab een andere kleur geven

De volgorde van werkbladen wijzigen

Vensters op je werkbladen openen

Werkbladen naast elkaar vergelijken

Werkbladen naar andere werkmappen verplaatsen of kopiëren

De som van alle werkbladen

DEEL 4:GELOOFWAARDIGE GEGEVENSANALYSE

HOOFDSTUK 8: Wat als…

‘Wat-als’ spelen met gegevenstabellen

Een gegevenstabel met één variabele maken

Een gegevenstabel met twee variabelen maken

‘Wat-als’ spelen met Doelzoeken

Verschillende mogelijkheden onderzoeken met Scenariobeheer

Verschillende scenario’s instellen

Een samenvattingsrapport produceren

HOOFDSTUK 9:Met draaitabellen spelen

Gegevens analyseren met draaitabellen

Een draaitabel maken met Snelle analyse

Welke draaitabel beveel je mij aan?

Zelf een draaitabel maken

Een draaitabel opmaken

De draaitabelstijl verfijnen

De waarden in een draaitabel opmaken

Draaitabelgegevens sorteren en filteren

Het rapport filteren

Kolom- of rijvelden filteren

Filteren met slicers

Filteren met tijdlijnen

De draaitabel sorteren

Een draaitabel aanpassen

De draaitabelvelden aanpassen

Tabelvelden draaien

De samenvattingsfunctie van de tabel aanpassen

Draaigrafieken

Een draaigrafiek naar een apart werkblad verplaatsen

Een draaigrafiek filteren

Een draaigrafiek opmaken

DEEL 5:MEER DAN ALLEEN SPREADSHEETS

HOOFDSTUK 10:Gave grafieken en prachtige plaatjes

Professioneel uitziende grafieken maken

Welke grafiek beveel je mij aan?

Een grafiek kiezen op het lint

Een grafiek maken met het gereedschap Snelle analyse

Een grafiek op zijn eigen blad

De plaats of het formaat van een grafiek veranderen

Een grafiek naar een apart grafiekblad verplaatsen

Een grafiek aanpassen via het tabblad Ontwerpen

Grafiekelementen aanpassen

De titels in een grafiek bewerken

De aandacht trekken met afbeeldingen

Gegevens sprankelend maken met sparklines

Zeg het met een tekstvak

Online afbeeldingen invoegen

3D-modellen invoegen

Lokale afbeeldingen toevoegen

Afbeeldingen bewerken

2D-afbeeldingen opmaken

3D-modellen opmaken

Grafische vormen toevoegen

Pictogrammen invoegen

Werken met WordArt

Slimme afbeeldingen met SmartArt

Een schermafbeelding invoegen

Thematisch opmaken

Het overlappen van grafische objecten instellen

De stapelvolgorde van grafische objecten instellen

Grafische objecten groeperen

Grafische objecten verbergen

Alleen grafieken afdrukken

HOOFDSTUK 11:Werken met tabellen

Een Excel-tabel maken

Gegevens aan een Excel-tabel toevoegen

Een tabel sorteren

Sorteren op één veld

Sorteren op meerdere velden

Een Excel-tabel filteren

Kant-en-klare getalfilters

Kant-en-klare datumfilters

Creatief met aangepaste filters

Externe gegevens importeren

Gegevens uit een Access-database halen

Een webquery uitvoeren

HOOFDSTUK 12:Invoegtoepassingen, links en macro’s

Werken met Office-invoegtoepassingen

Invoegtoepassingen gebruiken

Hyperlinks aan een werkblad toevoegen

Opdrachten automatiseren met macro’s

Een nieuwe macro opnemen

Macro’s uitvoeren

Macro’s toekennen aan het lint en de werkbalk Snelle toegang

Werkbladen delen

Werkmappen delen via de cloud

Een werkmap per e-mail versturen

Je werkmappen bewerken in Excel Online

DEEL 6:HET DEEL VAN DE TIENTALLEN

HOOFDSTUK 13:Top tien voor beginners

HOOFDSTUK 14:De Tien Geboden van Excel 2019

Over de auteur

Greg Harvey heeft stapels computerboeken geschreven, waarvan Microsoft Excel 2016 voor Dummies een van zijn populairste is. Halverwege de jaren tachtig van de vorige eeuw, in de turbulente tijden van DOS, Word-Star en Lotus 1-2-3, begon Greg trainingen te geven aan zakelijke gebruikers van IBM-computers en de bijbehorende software. Nadat hij bij verschillende softwaretrainingsinstituten had gewerkt, stapte Greg over op het geven van volledige cursussen over software voor spreadsheets en databasebeheer op de Golden Gate University in San Francisco.

Zijn liefde voor lesgeven vloeide over in een even grote liefde voor schrijven. De Voor Dummies-boeken zijn uiteraard favoriet bij hem, omdat hij daarin voor zijn favoriete publiek schrijft: de beginners. Hij kan ook nog eens humor gebruiken (een onontbeerlijk ingrediënt in het klaslokaal) en af en toe rustig zijn mening over het onderwerp spuien.

Greg studeerde filosofie en religiewetenschappen en promoveerde in 2004 op zijn specialisme Aziatische studies en vergelijkend godsdienstonderzoek. Iedereen is blij dat het Greg is gelukt om nog vóór zijn pensioen de schoolbanken te verlaten.

Dankwoord

Ik wil van de gelegenheid gebruikmaken om iedereen bij John Wiley & Sons, Inc. en bij Mind over Media, Inc. te bedanken voor hun inzet en talent, zodat ik je nu dit boek in deze vorm kan overhandigen.

Bij Wiley wil ik Katie Mohr bedanken voor haar hulp bij het op gang brengen van dit project en haar ondersteuning onderweg. Ze bewaakte de continuïteit van het project en zorgde ervoor dat alles op tijd bij het productieteam terechtkwam, zodat de getalenteerde medewerkers daar (met name technisch redacteur Guy Hart-Davis en projectredacteur Kelly Ewing) dit eindproduct konden maken.

Bij Mind over Media wil ik Christopher Aiken bedanken voor de review van het aangepaste manuscript en voor zijn onmisbare inbreng en adviezen bij deze versie van het boek, zodat alle nieuwe functies van Excel 2019 de aandacht krijgen die ze verdienen.

Opdracht

Voor mijn steunen en toeverlaten Chris en Riley.

Inleiding

Met trots presenteer ik hier Microsoft Excel 2019 voor Dummies, de nieuwste versie van hét favoriete boek over Microsoft Office Excel voor lezers die niet van plan zijn spreadsheetkenner te worden.

Microsoft Excel 2019 voor Dummies behandelt alle basistechnieken die je nodig hebt voor het maken, bewerken, opmaken en afdrukken van je eigen werkbladen. Je leert niet alleen de weg in je werkblad kennen, maar leert ook hoe je grafieken en gegevenslijsten maakt en hoe je gegevens analyseert. Besef wel dat ik in dit boek vooral inga op de elementaire aspecten van Excel. Ik behandel grafieken, gegevenslijsten en gegevensanalyse veel minder uitgebreid dan spreadsheets. Aangezien de meeste mensen Excel nu eenmaal gebruiken voor het maken van spreadsheets, ligt daarop de nadruk in dit boek.

Over dit boek

Je hoeft dit boek niet van voor tot achter te lezen. De hoofdstukken zijn weliswaar enigszins in een logische volgorde gezet (je zou het zelfs als een soort Excel-cursus kunnen zien), maar elk hoofdstuk is probleemloos los van de andere te lezen.

Elk onderwerp begint met een korte beschrijving van de werking van een specifieke functie, waarna het gebruik ervan wordt uitgelegd. Net zoals de meeste andere slimme programma’s biedt ook Excel vaak verschillende manieren om een taak uit te voeren. Ik laat je bewust alleen kennismaken met de efficiëntste manieren om dit te doen, want je kunt later altijd nog met andere methoden experimenteren. Voorlopig is het voldoende als je je concentreert op het uitvoeren van de taak zoals ik die beschrijf.

Ik heb zo veel mogelijk geprobeerd te voorkomen dat je iets uit een ander deel van het boek moet onthouden, maar toch kom je af en toe een verwijzing naar een ander deel of hoofdstuk tegen. Meestal verwijs ik je zo naar meer informatie over een onderwerp, mocht je geïnteresseerd zijn en er tijd voor hebben. Heb je geen van beide, dan doe je gewoon net alsof de verwijzingen er niet staan.

Hoe je dit boek gebruikt

Vergelijk dit boek maar met een naslagwerk: eerst zoek je in de inhoudsopgave of index het onderwerp waarover je informatie wilt vinden en dan blader je direct door naar het desbetreffende deel. De meeste onderwerpen behandel ik op een losse manier (net alsof je achter in de klas zit en veilig kunt wegdutten). Maar pas op, want soms komt de schoolmeester in mij naar boven en som ik de stappen voor het uitvoeren van een taak stuk voor stuk op.

Wat je rustig mag overslaan

In een stapsgewijze uitleg mag je met een gerust hart alle tekst overslaan die je soms onder de afzonderlijke stappen tegenkomt. Je hoeft dus niet al dat extra materiaal door te nemen als je geen zin of weinig tijd hebt.

Ik heb achtergrondinformatie en zijstapjes zo goed en zo kwaad als het ging gescheiden van de onmisbare feiten en ze verbannen naar kaderteksten. Deze kaderteksten herken je als blokken tekst met een grijze achtergrond; vaak zijn ze gemarkeerd met een pictogram dat aangeeft om wat voor soort informatie het gaat. Zo zijn deze teksten snel te herkennen en eventueel over te slaan. (Verderop lees je meer over de pictogrammen die ik in dit boek gebruik.)

Domme aannamen

Ik weet niet veel over jou, maar bij het schrijven van dit boek ben ik ervan uitgegaan dat je om de een of andere reden (werk, studie...) met Microsoft Excel 2019 wilt of moet kunnen omgaan. Daarnaast neem ik aan dat je Excel niet per se op hoog niveau wilt leren beheersen, maar wel heel graag wilt weten hoe je de dingen moet doen die je wilt doen. Klopt dat? Dan is dit het ideale boek voor jou. (En ben jij toevallig iemand die Excel wél op hoog niveau wil leren beheersen, dan ben je hier ook aan het goede adres.)

Op het gebied van hard- en software ga ik ervan uit dat je Excel 2019 al hebt aangeschaft (waarschijnlijk als onderdeel van Microsoft Office 2019) en geïnstalleerd op een apparaat met Windows 10. (Dit is de eerste Excel-versie die niet meer ondersteund wordt door oudere versies van Windows, zoals het nog steeds populaire Windows 7 of het beruchte Windows 8.) Ik neem daarentegen niet zomaar aan dat dit apparaat per definitie een klassieke pc of laptop met muis en toetsenbord is: het kan heel goed zijn dat jij op een tablet (zoals Microsoft Surface) werkt en dus gegevens invoert door met je vingers of een stylus op het schermtoetsenbord van Windows te tikken.

Wat de bediening van Excel betreft, bestaan er flinke verschillen tussen pc’s en laptops enerzijds, waarbij je alleen een fysiek toetsenbord en een muis kunt gebruiken, en tablets en smartphones anderzijds, die in principe alleen een virtueel toetsenbord hebben. Vertrouwde handelingen als ‘klikken’, ‘dubbelklikken’, ‘slepen’ enzovoort zijn in ons mobiele tijdperk ineens niet meer zo vanzelfsprekend meer, en daarom leg ik in de paragraaf ‘Opdrachten geven in de aanraakmodus’ en de kadertekst ‘Klikken, slepen en meer’, beide in hoofdstuk 1, uit hoe je deze termen naar een aanraakschermomgeving vertaalt.

Dit boek is alléén bedoeld voor gebruikers van Microsoft Office Excel 2019! Omdat Excel 2019 op zoveel verschillende apparaten gebruikt kan worden en omdat de wijze van opslaan van bestanden zo drastisch veranderd is ten opzichte van bijvoorbeeld Excel 2007 of Excel 2010, is veel informatie in dit boek verwarrend voor je als je een van deze oude versies gebruikt. Als jouw versie van Excel nóg ouder is dan 2007 (de versie waarin het lint werd geïntroduceerd), dan heb je niets aan dit boek. Ik zeg het maar eerlijk.

Hoe dit boek in elkaar zit

Dit boek bestaat uit zes delen. Elk deel bevat twee of meer hoofdstukken (zodat de uitgever tevreden blijft) die min of meer met elkaar te maken hebben (zodat jij tevreden blijft). En elk hoofdstuk is opgebouwd uit min of meer samenhangende paragrafen die het onderwerp behandelen. Maar trek je niet te veel aan van de structuur in het boek, want eigenlijk maakt het niet uit of je nu eerst ontdekt hoe je een werkblad bewerkt en dan pas hoe je het opmaakt, of als eerste leert hoe je een werkblad afdrukt en pas daarna hoe je bewerkingen uitvoert. Het gaat erom dat je de informatie voor een bepaalde taak kunt vinden en liefst ook nog begrijpt.

Voor wie het interesseert, volgt hier een overzicht van wat elk deel te bieden heeft.

Deel 1: Aan de slag met Excel 2019

De titel zegt genoeg: in dit deel ga ik in op de beginselen van Excel. Hier komen onder andere het starten van het programma, de verschillende onderdelen op het scherm, het plaatsen van informatie op het werkblad en het opslaan van een document aan bod. Weet je nog helemaal niets van Excel, lees dan in ieder geval hoofdstuk 1. Je ontdekt hier ook de geheimen van de gebruikersinterface, inclusief het lint, waarna je in hoofdstuk 2 leest hoe je een spreadsheet opzet en de eerste gegevens invoert.

Deel 2: Bewerken zonder tranen

In dit deel vertel ik hoe je je spreadsheets mooier maakt en hoe je zonder rampen te veroorzaken grote veranderingen in de gegevens aanbrengt. Struin door hoofdstuk 3 als je op zoek bent naar informatie over het opmaken van gegevens om het werkblad er beter uit te laten zien. Lees hoofdstuk 4 voor alles over het verplaatsen, kopiëren, verwijderen en toevoegen van gegevens op het werkblad. In hoofdstuk 5 lees je tot slot alles over het afdrukken van je eindproduct.

Deel 3: Een ordelijke manier van werken

Hier geef ik je alle informatie die je nodig hebt voor het onder controle houden van de gegevens die je in je spreadsheet hebt gezet. Hoofdstuk 6 staat vol goede tips over het bijhouden en organiseren van de gegevens in een werkblad. Hoofdstuk 7 geeft je alle details over het werken met gegevens in verschillende werkbladen in een werkmap en over het uitwisselen van gegevens tussen de werkbladen van verschillende werkmappen.

Deel 4: Geloofwaardige gegevensanalyse

Dit deel bestaat uit twee hoofdstukken. In hoofdstuk 8 maak je kennis met verschillende manieren waarop je in Excel een ‘wat als’-analyse uitvoert, inclusief het opzetten van gegevenstabellen met één of twee startpunten en het maken van verschillende scenario’s met Scenariobeheer. In hoofdstuk 9 lees je over de geweldige mogelijkheden voor het maken van draaitabellen en draaigrafieken, waarmee je grote hoeveelheden gegevens in een werkblad omzet in een compacte tabel of grafiek.

Deel 5: Meer dan alleen spreadsheets

Deel 5 gaat niet over het werken met spreadsheets, maar over enkele andere aspecten van Excel. In hoofdstuk 10 ontdek je hoe verbluffend eenvoudig je een grafiek maakt van de gegevens in een werkblad. Hoofdstuk 11 gaat over de databasevoorzieningen van Excel, waarmee je een grote hoeveelheid gegevens kunt ordenen en manipuleren. In hoofdstuk 12 lees je hoe je met invoegtoepassingen de basisvoorzieningen van Excel vergroot. Ook leer je hoe je koppelingen maakt naar andere plaatsen in een werkblad, naar nieuwe documenten en zelfs naar webpagina’s. En je leert hoe je met macro’s je werk automatiseert.

Deel 6: Het deel van de tientallen

Traditioneel bevat het laatste deel van een Voor Dummies-boek een paar lijstjes met elk tien nuttige of zinloze feiten, tips of adviezen. Dit laatste deel bestaat uit twee hoofdstukken. In hoofdstuk 13 vind je tien handelingen die je absoluut moet kunnen uitvoeren als je ook maar iets gedaan wilt krijgen in Excel. En hoofdstuk 14 geeft je de Tien Geboden van Excel 2019. Met die kennis op zak zult ge voorwaar het licht zien.

Conventies in dit boek

In deze paragraaf vertel ik hoe ik vaak terugkerende dingen beschrijf in dit boek.

Opdrachten geven via het lint

In dit boek worden opdrachten die je via het lint ingeeft vaak op de volgende manier genoteerd:

Start Kopiëren

Hiermee bedoel ik: controleer in het lint of Start het actieve tabblad is (zo nee, klik dan eerst op de tab Start), zoek naar de knop Kopiëren (herkenbaar aan het pictogram met twee naast elkaar geplaatste blaadjes papier) en klik daarop.

Misschien heb je al opgemerkt dat de knop Kopiëren uit twee delen bestaat: het gedeelte met het pictogram, en rechts daarnaast een gedeelte met een klein omlaagwijzend pijltje. Wanneer ik je in een instructie vraag om op een knop te klikken, dan bedoel ik vrijwel altijd het deel met het pictogram. Is het de bedoeling dat je op het pijltje klikt, dan zeg ik dat er duidelijk bij.

Sommige opdrachten zijn ingewikkelder, aangezien bepaalde knoppen niet direct iets doen als je erop klikt, maar in plaats daarvan een vervolgmenu openen waarin je een optie moet kiezen. In zo’n geval wordt mijn instructie wat langer:

Formules Berekeningsopties Handmatig

Hier staat: klik in het lint op de tab Formules (als dat nog niet het actieve tabblad is) en klik vervolgens op de knop Berekeningsopties. Je opent hierdoor een menu, en daarin kies je de optie Handmatig.

Af en toe zal ik je ook vragen om iets te typen, zoals getallen, tekst of formules. Wat je moet typen, is altijd vet weergegeven. Dus als ik bijvoorbeeld schrijf: ‘Typ nu =SOM(A2:B2)’, dan moet je exact typen wat je ziet: een isgelijkteken, het woord SOM, een haakje openen, de tekst A2:B2 (inclusief de dubbele punt) en een haakje sluiten. Daarna druk je op de Enter-toets om je invoer vast te leggen.

Af en toe toon ik een toetsencombinatie waarmee je snel iets kunt doen, om die reden ook wel ‘sneltoets’ genoemd. Je hebt dan de muis niet nodig, en dat kan handig zijn wanneer je gegevens aan het invoeren bent en beide handen toch al op het toetsenbord hebt liggen. Voorbeelden van dergelijke toetsencombinaties zijn Alt+BL en Ctrl+S. Er is echter een belangrijk verschil tussen sneltoetsen met Alt en sneltoetsen met Ctrl, dus lees aandachtig verder.

Bij een toetsencombinatie met Alt druk je eerst op de Alt-toets. (Excel laat dan suggesties voor mogelijke vervolgtoetsen in kleine vierkantjes op het lint zien.) Vervolgens laat je de Alt-toets los en typ je een voor een de letters. (Je kunt hiervoor gewoon kleine letters gebruiken; ik zet ze alleen maar in hoofdletters, zodat ze opvallen in de tekst.) Een voorbeeld. ‘Alt+-BL’ is een heel korte manier om te zeggen: ‘Druk op de Alt-toets, laat de Alt-toets weer los, typ een B en typ een L.’

Sneltoetsen met Ctrl werken een beetje anders. Je moet namelijk de Ctrltoets ingedrukt houden terwijl je de lettertoets indrukt. Met ‘Ctrl+S’ bedoel ik dus: ‘Druk de Ctrl-toets in en houd hem ingedrukt. Typ een S en laat dan pas de Ctrl-toets los.’ (Ook nu staat de hoofdletter er alleen maar voor de mooiigheid en typ je hem niet, tenzij Shift eveneens deel uitmaakt van de toetsencombinatie, zoals in Ctrl+Shift+C.)

In Excel 2019 geef je vrijwel al je opdrachten via het lint, en dan is er nog de knop Bestand en één werkbalk (Snelle toegang). Met de knop Bestand open je de Backstage-weergave. (Je kunt ook Alt+B gebruiken.) En de werkbalk Snelle toegang met zijn drie of vier knoppen staat helemaal linksboven in het Excel-venster.

Pictogrammen in dit boek

De volgende pictogrammen zijn strategisch in de marge geplaatst om bepaalde dingen aan te wijzen die je misschien wel of misschien niet wilt lezen.

Dit pictogram waarschuwt voor betweterige discussies die je misschien wilt overslaan (of wilt lezen als er niemand in de buurt is).

Dit pictogram wijst je op sneltoetsen of op andere nuttige tips die met het onderwerp te maken hebben.

Dit pictogram wijst je op informatie die je maar beter kunt onthouden als je een beetje succes wilt hebben.

Dit pictogram wijst je op informatie die je kan helpen om een complete ramp te voorkomen.

En hoe nu verder?

Als je werkelijk nog nooit met Excel hebt gewerkt, dan raad ik je aan om eerst maar eens naar hoofdstuk 1 te gaan en daar te lezen waar je nu eigenlijk mee te maken hebt. Wil je weten wat spreadsheets precies zijn en waar je ze voor gebruikt, lees dan hoofdstuk 2.

Daarna kun je het boek verder doorwerken, maar je kunt je ook alleen op onderwerpen richten die je interessant vindt. Heb je bijvoorbeeld een specifieke vraag (zoals ‘Hoe kopieer ik een formule?’ of ‘Hoe druk ik alleen een bepaald gedeelte van mijn werkblad af?’), zoek dan in de inhoudsopgave of in de index naar het onderwerp en blader meteen naar de juiste pagina voor het antwoord.

1

Aan de slag met Excel 2019

IN DIT DEEL . . .

Gebruik je de gebruikersinterface en verken je het lint.

Gebruik je de tabbladen en knoppen van het lint.

Pas je de werkbalk Snelle toegang aan. Start je Excel 2019 en sluit je af.

Vraag je hulp vragen via het tabblad Help en de functie Vertel wat u wilt doen.

Voer je gegevens in.

Herstel je werkmappen na een computercrash.

IN DIT HOOFDSTUK

Het programmavenster en de Backstage-weergave leren kennen

Opdrachten op het lint kiezen

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

In een werkblad of werkmap navigeren

Ontdek de Geef aan wat u wilt doen-functie

Hoofdstuk 1

De Excel 2019- gebruikerservaring

De gebruikersinterface van Excel 2019 draait, net als die van Excel 2016, 2013, 2010 en 2007, grotendeels rondom een strook bovenaan het venster, het lint, waardoor het grootste gedeelte van de Excel-opdrachten altijd binnen handbereik is.

Behalve het lint is er nog de tab Bestand (de Backstage-weergave), de werkbalk Snelle toegang en hier en daar een taakvenster (zoals Help, Klembord en Delen). Deze versie van Excel biedt je de handigste manier om je getallen te kneden, er gelikte financiële rapporten en afdrukken van te maken en je gegevens ook nog eens perfect te ordenen en in grafieken om te zetten. Met andere woorden, al die fantastische zaken waarvoor je Excel gebruikt.

Het mooiste van alles is dat de interface van Excel 2019 vol zit met grafische foefjes die het werken met spreadsheets supersnel en supergemakkelijk maken. Als opvallendste is er het livevoorbeeld, dat je een voorproefje geeft van hoe je werkblad er met een specifiek lettertype of bepaalde tabelkleuren uitziet voordat je de nieuwe opmaak daadwerkelijk doorvoert. Ook functies zoals Snelle analyse, Aanbevolen draaitabellen en Aanbevolen grafieken werken met het livevoorbeeld, dus je kunt je gegevens in diverse indelingen bekijken voordat je er echt eentje toepast.

Daarnaast heeft Excel 2019 de handige weergave Pagina-indeling, waarbij linialen en marges langs het werkblad verschijnen en de kop- en voetteksten zichtbaar zijn. Met de schuifregelaar onderaan in het programmavenster zoom je direct in of uit op de gegevens in het werkblad. Tot slot zit Excel 2019 vol met galerieën waarmee het opmaken van spreadsheets en het maken van grafieken een fluitje van een cent wordt, zeker in combinatie met het livevoorbeeld.

Het lint in Excel

Als je Excel 2019 start, verschijnt als eerste het startscherm, dat eruitziet zoals je in figuur 1.1 ziet (al kan de exacte inhoud ervan bij jou net iets anders zijn). Hier geef je aan dat je een nieuwe, lege werkmap wilt aanmaken (door Lege werkmap te klikken) of kies je een sjabloon die als basis voor een nieuwe werkmap gaat dienen. Wanneer je geen van de aangeboden sjablonen echt mooi of handig vindt, dan kun je online naar nieuwe sjablonen zoeken. Het startscherm bevat ook de namen van recent gebruikte werkmappen, maar als dit de allereerste keer is dat je met Excel werkt, zijn die er natuurlijk nog niet.

FIGUUR 1.1:
Vanuit het startscherm maak je een nieuwe werkmap (al dan niet op basis van een sjabloon) en open je onlangs gebruikte werkmappen.

Kies je in het startscherm voor de optie Lege werkmap, dan verschijnt het programmavenster van Excel 2019 (zie figuur 1.2) met daarin een nieuwe werkmap, Map1, die één werkblad bevat, Blad1 geheten.

FIGUUR 1.2:
Het venster van Excel 2019 met een nieuwe, lege werkmap.

Het Excel-programmavenster bestaat uit de volgende onderdelen:

De knop Bestand. Klik hierop om de Backstage-weergave te openen. Aan de linkerkant zie je alle opdrachten voor het beheer van je werkmappen, waaronder Info, Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan als, Afdrukken, Delen, Exporteren, Publiceren en Sluiten. Onderaan vind je ook nog de items Account (voor als je gegevens over de gebruiker of het product wilt bekijken), Feedback en Opties, waarmee je de vele instellingen van Excel kunt wijzigen. Druk op de Esc-toets om de Backstage-weergave te verlaten en terug te gaan naar het werkblad.

De werkbalk Snelle toegang. Hier staan knoppen waarmee je algemene taken uitvoert, zoals handmatig je werk opslaan en bewerkingen ongedaan maken of juist opnieuw uitvoeren.

Het lint. Hierop staan de meeste Excel-opdrachten op tabbladen gegroepeerd, van Start tot Help.

De formulebalk. Deze werkbalk bevat het adres en de inhoud van de geselecteerde cel.

Het werkblad. Hier staan alle cellen van het actieve werkblad. De cellen worden aangeduid met letters in de kolomkoppen langs de bovenste rand en met getallen in de rijkoppen langs de linkerrand. Met de tabs onderaan in het venster ga je naar een ander werkblad (als de werkmap die heeft), met de knop met het plusje voeg je een werkblad toe, met de horizontale schuifbalk blader je naar links en rechts door het werkblad en met de verticale schuifbalk aan de rechterkant blader je omhoog of omlaag door het werkblad.

De statusbalk. Deze werkbalk houdt je op de hoogte van de actuele programmamodus en toont speciale toetsen die je hebt gebruikt. Hier kun je een andere weergave voor het werkblad kiezen en zoom je in of uit op het werkblad.

De Backstage-weergave

De knop Bestand staat direct links van de tab Start op het lint, onder de werkbalk Snelle toegang.

Als je op de tab Bestand klikt, wordt de Backstage-weergave geopend (zie figuur 1.3). Kies hier de optie Info (Alt+BI) om snel informatie te bekijken over de werkmap die op dat moment actief is in Excel.

FIGUUR 1.3:
Open de Backstage-weergave voor snelle informatie over het actieve bestand, voor toegang tot bestandsopdrachten en om programmaopties te wijzigen.

Het informatievenster is in twee delen opgesplitst: in het gedeelte aan de linkerkant staan grote knoppen waarmee je de beveiliging van de werkmap kunt wijzigen, de werkmap kunt controleren voordat je hem publiceert, versies kunt beheren, en bepalen welke werkbladen getoond worden als iemand de werkmap via zijn browser bekijkt. Het gedeelte rechts bevat een lijst met velden waarin de documenteigenschappen staan.

Sommige eigenschappen kun je wijzigen, zoals Titel, Labels, Categorieën en Auteur. Andere kun je niet veranderen, zoals Grootte, Laatst gewijzigd, Gemaakt en Laatst gewijzigd door.

Onder de optie Info staan de opdrachten die je waarschijnlijk regelmatig nodig hebt als je intensief werkt met werkmappen in Excel: Nieuw, Openen, Opslaan, Opslaan als, Afdrukken, Delen, Exporteren, Publiceren en Sluiten). Bijna onderaan in de lijst zie je de optie Account, waarmee je het onderdeel Account van de Backstage-weergave opent. In dit deelvenster kun je allerlei informatie bekijken over je gebruikersaccount in Excel, de services waarmee je verbonden bent (zoals OneDrive) en je Microsoft Office-account. De onderste twee opties zijn Feedback, om jouw bevindingen over Excel aan Microsoft mee te delen, en Opties, waarmee je de programma-instellingen kunt aanpassen.

Als je verder wilt gaan met een werkmap die je eerder hebt gebruikt, klik je op Openen. Excel toont dan een lijst met de laatste paar werkmapbestanden die je hebt geopend. Je hoeft alleen maar op een van de namen te klikken om de gewenste werkmap te openen.

Om de Backstage-weergave te sluiten en terug te gaan naar de weergave van het werkblad, klik je in de linkerbovenhoek op de knop met de naar links wijzende pijl of druk je gewoon op Esc op je toetsenbord.

Het lint gebruiken

Het lint (zie figuur 1.4) is de plek op je scherm waar je de meest gebruikte opties voor het uitvoeren van allerlei taken in Excel altijd bij de hand hebt.

FIGUUR 1.4:
Het lint van Excel bestaat uit tabbladen met in groepen ondergebrachte opdrachten.

Het lint bestaat uit de volgende onderdelen:

Tabbladen voor elke grote taak van Excel waarop alle gebruikelijke opdrachten voor de desbetreffende taak zijn ondergebracht.

Groepen die alle knoppen op een tabblad in een aantal gerelateerde subtaken indelen.

Knoppen in elke groep waarmee je een specifieke handeling uitvoert of een galerie opent met miniaturen waarop je kunt klikken. Opmerking: sommige knoppen zijn gegroepeerd in miniwerkbalken met verwante instellingen.

Dialoogvensterknoppen rechtsonder in de hoek van sommige groepen. Hiermee open je een dialoogvenster met nog meer mogelijkheden om uit te kiezen. (Houd de muisaanwijzer even boven een dialoogvensterknop om een voorproefje van het bijbehorende dialoogvenster te zien.)

Wil je je werkblad meer ruimte geven, dan kun je het lint zodanig verkleinen dat alleen nog de namen van de tabs zichtbaar zijn. Klik aan de rechterkant, boven de verticale schuifbalk op de knop Het lint samenvouwen. Je kunt ook dubbelklikken (of dubbeltikken als je een aanraakscherm hebt) op een van de tabs, of de sneltoets Ctrl+F1 gebruiken. Om het lint vast te zetten, zodat alle tabs weer volledig zichtbaar zijn, dubbelklik of -tik je op een van de tabs of gebruik je opnieuw Ctrl+F1. Of je klikt op de knop Het lint vastmaken (met het punaisepictogram), die de plaats van de knop Het lint samenvouwen inneemt en die zichtbaar is telkens wanneer je een tab tijdelijk activeert om de knoppen zichtbaar te maken.

Als je met een samengevouwen lint werkt, kun je pas een opdracht geven als je op een van de tabs klikt. Het lint wordt dan opengevouwen en de knoppen worden weer zichtbaar. Het tabblad waarop je had geklikt blijft geopend tot je op een knop klikt of iets op het werkblad selecteert. Zodra je op een knop hebt geklikt, vouwt Excel het lint weer samen en zijn opnieuw alleen de tabs zichtbaar. Merk op dat je ook kunt wisselen tussen de samengevouwen en de gewone versie van lint door in het menu van de knop Weergaveopties voor lint de optie Tabbladen weergeven respectievelijk Tabbladen en opdrachten weergeven te selecteren.

Heb je echt elke millimeter schermruimte nodig voor je spreadsheet, klik of tik dan op de knop Weergaveopties voor lint, in de rechterbovenhoek van het venster, links van de knop Minimaliseren. In het menu kies je vervolgens Lint automatisch verbergen. Het lint verdwijnt nu volledig en je kunt je geheel concentreren op je cijfers en formules. Om het lint weer terug te krijgen, klik of tik je gewoon ergens in het lege gedeelte bovenaan het scherm.

Tab, tab, tabs op het lint

De eerste keer dat je een nieuwe werkmap opent in Excel 2019 bevat het lint van links naar rechts de volgende tabbladen:

Start, met de gebruikelijke knoppen voor het maken, opmaken en bewerken van een spreadsheet. De groepen op dit tabblad zijn: Klembord, Lettertype, Uitlijning, Getal, Stijlen, Cellen en Bewerken.

Invoegen, met knoppen voor het toevoegen van specifieke elementen aan een spreadsheet, zoals tekeningen, draaitabellen, grafieken, koppelingen, koptekst en voettekst. De groepen op dit tabblad zijn: Tabellen, Illustraties, Invoegtoepassingen, Grafieken, Rondleidingen, Sparklines, Filters, Koppelingen, Tekst en Symbolen.

Tekenen (alleen als je Excel 2019 op een Windows 10-tablet uitvoert), met diverse opties voor pennen en kleuren, verdeeld over de groepen Hulpmiddelen, Pennen, Converteren en Opnieuw afspelen.

Pagina-indeling, met knoppen om een spreadsheet geschikt te maken om af te drukken of voor het herschikken van afbeeldingen in het werkblad. De groepen op dit tabblad zijn: Thema’s, Pagina-instelling, Aanpassen aan pagina, Werkbladopties en Schikken.

Formules, met knoppen voor het toevoegen van formules en functies aan een spreadsheet en voor het controleren van een werkblad op fouten in formules. De groepen op dit tabblad zijn: Functiebibliotheek, Gedefinieerde namen, Formules controleren en Berekening. Opmerking: dit tabblad bevat ook de groep Oplossingen als je bepaalde invoegtoepassingen geactiveerd hebt, zoals Voorwaardelijke som of Hulpprogramma’s voor de euro. In hoofdstuk 12 lees je meer over de invoegtoepassingen van Excel.

Gegevens, met knoppen voor het importeren, doorzoeken, ordenen en analyseren van de gegevens in een werkblad. De groepen op dit tabblad zijn: Gegevens ophalen en transformeren, Query’s en verbindingen, Sorteren en filteren, Hulpmiddelen voor gegevens, Voorspelling en Overzicht. Opmerking: zodra je een bepaalde invoegtoepassing activeert, zoals Oplosser, verschijnt op dit tabblad ook de groep Analyse. In hoofdstuk 12 lees je meer over het gebruik van invoegtoepassingen.

Controleren, met knoppen voor het controleren en beschermen van je spreadsheet en het toevoegen van opmerkingen. De groepen op dit tabblad zijn: Controle, Toegankelijkheid, Taal, Opmerkingen, Beveiligen en Wijzigingen. Opmerking: gebruik je Excel 2019 op een tablet, dan bevat dit tabblad ook de groep Inkt.

Beeld, met knoppen voor het veranderen van de weergave van het werkblad en de bijbehorende gegevens. De groepen op dit tabblad zijn: Werkmapweergaven, Weergeven, In-/uitzoomen, Venster en Macro’s.

Help, met enkele opdrachten om online hulp te krijgen, feedback te geven en trainingen te volgen.

Naast de tabs die standaard op het lint staan heeft Excel nog een optionele tab, Ontwikkelaars. Werk je veel met macro’s en XML-bestanden, voeg deze tab dan aan het lint toe. In hoofdstuk 12 lees je meer over de tab Ontwikkelaars. Ook bepaalde invoegtoepassingen (zoals Inquire of Power Pivot) voegen een eigen tab toe als je ze hebt geïnstalleerd.

Hoewel je deze standaardtabs altijd ziet als het lint in Excel wordt weergegeven, zijn ze niet het enige wat hier kan verschijnen. Excel kan ook nog gereedschappen laten zien die specifiek zijn voor het object dat op dat moment op het werkblad geselecteerd is, zoals een afbeelding die je hebt toegevoegd of een grafiek of draaitabel die je hebt gemaakt. De naam van zo’n zogeheten ‘contextuele tab’ verschijnt direct boven de tab of de tabs die betrekking hebben op deze gereedschappen.

In figuur 1.5 zie je een voorbeeld van een werkblad nadat op de ingevoegde grafiek is geklikt. Je ziet dat aan het eind van het lint het contextuele gereedschap Hulpmiddelen voor grafieken is toegevoegd. Het heeft twee eigen tabs: Ontwerpen (standaard geselecteerd) en Opmaak. De knoppen op het tabblad Ontwerpen zijn in de volgende groepen onderverdeeld: Grafiekindelingen, Grafiekstijlen, Gegevens, Type en Locatie.

Op het moment dat je de selectie van het object weer opheft (meestal door ergens buiten de randen van het object op het gegevensblad te klikken), verdwijnt het contextuele gereedschap voor dat object met alle bijbehorende tabs direct weer van het lint. Wat overblijft zijn de gebruikelijke tabs: Start, Invoegen, Pagina-indeling, Formules, Gegevens, Controleren, Beeld en Help.

FIGUUR 1.5:
Als je bepaalde objecten op het werkblad selecteert, voegt Excel contextuele gereedschappen aan het lint toe, met eigen tabs, groepen en knoppen.

Opdrachten geven met muis en toetsenbord

Excel 2019 draait op veel verschillende apparaten en configuraties, van desktop-pc tot tablets met aanraakscherm. Wat de effectiefste manier is om bijvoorbeeld een opdracht op het lint te kiezen, hangt daarom af van welk apparaat je gebruikt.

Ik heb bijvoorbeeld een Microsoft Surface Book 2, en als ik deze in desktopmodus draai, dan bedien ik het lint op dezelfde manier als wanneer ik Excel op mijn pc (of laptop) uitvoer, namelijk met het toetsenbord en de muis (of de trackpad).

Maar als ik diezelfde Surface Book 2 in de tabletmodus zet, bedien ik het lint met mijn vingers of een stylus.

De meest overzichtelijke manier om een opdracht op het lint te kiezen wanneer je de beschikking hebt over muis en toetsenbord, is door te klikken op de tab van het tabblad waarop de knop zich bevindt en vervolgens in de juiste groep op de gewenste knop te klikken. Wil je bijvoorbeeld een online afbeelding in je spreadsheet opnemen, klik dan op de tab Invoegen en vervolgens in de groep Illustraties op de knop Onlineafbeeldingen om het venster Afbeeldingen invoegen te openen.

Maar er is nog een eenvoudigere manier aan het lint om je weg te vinden op het lint, op voorwaarde dat je je toetsenbord goed kent: je drukt de Alttoets kort in en typt dan de letter die verschijnt op de tab die je wilt gebruiken. Vervolgens laat Excel alle mogelijke toetsen voor de opdrachten op dit tabblad zien. Wanneer een groep een knop heeft om een dialoogvenster met aanvullende opties te openen, staat daar ook een sneltoets bij. Voor het kiezen van een opdracht of het openen van een dialoogvenster druk je simpelweg op de bijbehorende lettertoets.

Ook de sneltoetsen van oudere Excel-versies werken nog. Wil je een selectie kopiëren en plakken, dan kun je natuurlijk omslachtig eerst op Alt drukken, dan op R en dan op C om te kopiëren, en vervolgens op Alt, R en V om te plakken, maar de klassieke sneltoetsen Ctrl+C (kopiëren) en Ctrl+V (plakken) doen het ook nog prima.

KLIKKEN, SLEPEN EN MEER

Er zijn zoveel verschillende manieren om items te selecteren en te manipuleren in Excel dat het me een goed idee lijkt om even stil te staan bij de conventies die ik in dit boek aanhoud.

Als ik je vraag om ergens op te klikken (op een knop, een cel of wat dan ook), dan houdt dit op een conventionele pc of laptop in dat je de muisaanwijzer naar dat object beweegt en dan eenmaal met de primaire muisknop (voor de meeste mensen de linkermuisknop, al kun je dit ook anders instellen) klikt. Op een aanraakscherm tik je eenmaal op het object.

Wanneer ik zeg dat je ergens op moet dubbelklikken, dan klik je tweemaal snel achter elkaar met de primaire muisknop op het object, of je tikt er snel twee keer op. Als je leest dat je met de rechtermuisknop op iets moet klikken, dan klik je er met de secundaire muisknop op (de rechterknop op je muis, tenzij anders ingesteld), of je tikt en houdt je vinger of stylus op het scherm totdat er een menu of iets anders verschijnt. Heb je een Surface-apparaat met een Microsoft Pen, houd dan de knop aan de zijkant van de pen ingedrukt terwijl je op het object tikt.

En ten slotte kan het gebeuren dat ik je vraag om iets te slepen, bijvoorbeeld om meerdere cellen tegelijk te selecteren. In dat geval klik je met de primaire muisknop op een van de cellen, houd je de muisknop ingedrukt, verplaats je de muis, en laat je de muisknop pas weer los als de gehele selectie is gemaakt. Op een aanraakscherm tik je eenmaal, zodat de selectiegrepen (cirkeltjes linksboven en rechtsonder in een cel) verschijnen, en sleep je een van deze grepen met je vinger of stylus om de selectie te maken.

Opdrachten geven in de aanraakmodus

Ben je van plan om het lint te bedienen met een aanraakscherm, dan raad ik je absoluut aan om de aanraakmodus van Excel 2019 in te schakelen. In deze modus worden de knoppen op het lint wat verder van elkaar geplaatst, waardoor je zeker weet dat je met je vinger of stylus op de juiste knop tikt. (Dit probleem treedt met name op in de groep Lettertype op het tabblad Start, die knoppen bevat om diverse soorten opmaak aan de inhoud van een cel toe te kennen, zoals vet, cursief en onderstrepen. Als je de aanraakmodus niet inschakelt, liggen deze knoppen zo dicht bij elkaar dat het praktisch onmogelijk is om foutloos op de knop te tikken die je wilt.)

Wil je de aanraakmodus inschakelen, tik dan eerst op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen, helemaal rechts op de werkbalk Snelle toegang. Kies Aanraak-/muismodus in het menu en de gelijknamige knop verschijnt op de werkbalk. Tik op deze knop en er verschijnt een menu met twee opties: Muis en Aanraken. Tik op Aanraken om Excel in de aanraakmodus te gebruiken.

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

De eerste keer dat je Excel 2019 start, staan alleen de volgende knoppen op de werkbalk Snelle toegang:

Opslaan, voor het snel opslaan van veranderingen die je in de werkmap hebt aangebracht, waarbij de bestandsnaam, het bestandsformaat en de map gelijk blijven;

Ongedaan maken, voor het ongedaan maken van de laatste bewerking of verandering in de indeling of opmaak;

Opnieuw, om de laatste bewerking of verandering in de indeling of opmaak die je met de knop Ongedaan maken had teruggedraaid, opnieuw uit te voeren;

Aanraak-/muismodus (alleen voor apparaten met een aanraakscherm), om naar de aanraakmodus over te schakelen, waarbij de knoppen op het lint ruimer van elkaar worden geplaatst.

De werkbalk Snelle toegang is erg flexibel: je kunt er elke opdracht aan toevoegen die je wilt. Je bent hierbij niet beperkt tot de knoppen van het lint; je mag ook obscure opdrachten gebruiken die niet eens op het lint staan.

De werkbalk Snelle toegang verschijnt standaard boven het lint. Om de werkbalk onder het lint zetten, pal boven de formulebalk, klik je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen (het pijltje rechts naast de werkbalk) en kies je vervolgens in het menu de optie Onder het lint weergeven. Dit is vooral handig als je flink wat knoppen aan de werkbalk hebt toegevoegd, want zo voorkom je dat de snel naar rechts uitdijende werkbalk Snelle toegang de naam van de geopende werkmap verbergt.

Knoppen toevoegen met het menu Werkbalk Snelle toegang aanpassen

Als je op de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen klikt, verschijnt er een vervolgmenu met de volgende opdrachten:

Nieuw, om een nieuwe werkmap te openen;

Openen, voor het dialoogvenster Openen om daarmee een bestaande werkmap te openen;

Opslaan, om veranderingen in de geopende werkmap op te slaan;

E-mailen, om je e-mail te openen;

Snel afdrukken, om het geopende werkblad naar je standaardprinter te sturen;

Afdrukvoorbeeld en afdrukken, om het onderdeel Afdrukken in de Backstage-weergave te openen met een voorbeeld van het werkblad in het rechter deelvenster;

Spelling, om de spelling in het geopende werkblad te controleren;

Ongedaan maken, om de laatste bewerking van het werkblad ongedaan te maken;

Opnieuw, om de laatste bewerking die je ongedaan maakte weer uit te voeren;

Oplopend sorteren, om de geselecteerde cellen of kolom in alfabetische volgorde van A tot Z, van laag naar hoog of van oud naar nieuw te sorteren;

Aflopend sorteren, om de geselecteerde cellen of kolom in alfabetische volgorde van Z naar A, van hoog naar laag of van nieuw naar oud te sorteren;

Aanraak-/muismodus, om te wisselen tussen de aanraakmodus (waarbij de knoppen op het lint iets verder uit elkaar komen te liggen, wat handig is als je Excel zonder al te veel ergernissen wilt bedienen met je vingers of een stylus) en de muismodus;

Meer opdrachten, om het dialoogvenster Opties voor Excel te openen en van daaruit zo’n beetje elke opdracht op de werkbalk Snelle toegang te plaatsen die je maar kunt bedenken;

Onder het lint weergeven, om de werkbalk Snelle toegang onder het lint weer te geven in plaats van erboven.

De eerste keer dat je dit menu opent, zijn alleen de opties Opslaan, Ongedaan maken en Opnieuw geselecteerd (herkenbaar aan het vinkje voor de naam) en dus ook de enige knoppen die op de werkbalk Snelle toegang staan. Om een van de andere opdrachten aan de werkbalk toe te voegen, klik je gewoon op de desbetreffende optie in het menu. Excel zet dan aan het einde van de werkbalk een knop voor die opdracht (en in het menu een vinkje voor de gekozen optie).

Wil je een toegevoegde knop weer van de werkbalk Snelle toegang verwijderen, klik dan nog een keer op de optie Werkbalk Snelle toegang aanpassen en klik in het vervolgmenu op de optie die je wilt verwijderen. Excel verwijdert de bijbehorende knop uit de werkbalk en het vinkje verdwijnt.

Opdrachten toevoegen aan het lint

Als je een opdracht van het lint aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen, open dan het snelmenu van die opdracht (door er met de rechtermuisknop op te klikken, of door erop te tikken en vast te houden) en kies dan de optie Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang. Excel voegt de lintopdracht dan toe aan de rechtkant van de werkbalk Snelle toegang, vlak voor de knop Werkbalk Snelle toegang aanpassen.

Wil je een knop op een andere plek op de werkbalk Snelle toegang zetten of met andere knoppen groeperen, kies dan in het menu Werkbalk Snelle toegang aanpassen de optie Meer opdrachten, bijna onderaan in de lijst.

In het dialoogvenster dat dan wordt geopend, Opties voor Excel, is het onderdeel Werkbalk Snelle toegang al geselecteerd (zie figuur 1.6). In de lijst aan de rechterkant zie je alle knoppen die op dit moment op de werkbalk Snelle toegang staan. Zoals ze in het dialoogvenster van boven naar beneden staan, staan de knoppen op de werkbalk van links naar rechts.

FIGUUR 1.6:
Je past het uiterlijk van de werkbalk Snelle toegang aan in het dialoogvenster Opties voor Excel.

Als je een knop op de werkbalk wilt verplaatsen, selecteer deze knop dan eerst in de rechterlijst en verplaats hem dan door op de knop Omhoog (de knop met het omhoog wijzende pijltje) of de knop Omlaag (de knop met het omlaag wijzende pijltje) te klikken of te tikken. Klik of tik zo vaak als nodig is om de knop naar de gewenste plek op de werkbalk te promoveren of degraderen.

Met scheidingstekens kun je knoppen groeperen die naar jouw mening bij elkaar horen. Selecteer om dit te doen de optie <Scheidingsteken> in de lijst aan de linkerkant en klik of tik op de knop Toevoegen. Verplaats daarna met de knoppen Omlaag en Omhoog de opdrachten tot vóór of na het scheidingsteken. Je kunt dit natuurlijk net zo vaak doen als je wilt.

Ben je klaar met het toevoegen van knoppen, klik dan op OK om terug te gaan naar het hoofdvenster van Excel, waar je tot je genoegen kunt vaststellen dat de nieuwe knoppen nu inderdaad op de werkbalk Snelle toegang staan. Om een knop die je hebt toegevoegd weer van de werkbalk Snelle toegang te verwijderen, klik je met de rechtermuisknop op deze knop (of tik je erop en houd je vast), waarna je in het snelmenu de optie Verwijderen uit de werkbalk Snelle toegang selecteert.

Opdrachten toevoegen die niet op het lint staan

Met het onderdeel Werkbalk Snelle toegang van het dialoogvenster Opties voor Excel (zie opnieuw figuur 1.6) kun je voor elke Excel-opdracht een knop toevoegen, zelfs als de opdracht niet op een van de tabbladen op het lint voorkomt:

1. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit het type opdracht dat je aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen.

Tot de typen opdrachten behoren Populaire opdrachten (de standaardoptie) en alle tabbladen waaruit het lint bestaat. Ben je alleen geïnteresseerd in opdrachten die niet op het lint te zien zijn, kies dan bijna bovenaan in de lijst de optie Opdrachten die niet op het lint staan. Voor een compleet overzicht van Excel-opdrachten kies je de optie Alle opdrachten, ook bijna bovenaan in de lijst.

2. Selecteer in de linkerlijst de opdracht waarvan je de knop aan de werkbalk Snelle toegang wilt toevoegen.

3. Met een klik op de knop Toevoegen plaats je de knop onderaan in de rechterlijst.

4. (Optioneel) Wil je de knop ergens anders op de werkbalk zetten, klik dan net zo vaak op de knop Omhoog totdat hij op de gewenste plek staat.

5. Klik op OK om het dialoogvenster Opties voor Excel te sluiten.

Ook je favoriete macro’s (zie hoofdstuk 12) kun je op de werkbalk Snelle toegang zetten, zodat je ze altijd bij de hand hebt. Kies hiervoor de optie Macro’s in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit in het dialoogvenster Opties voor Excel; selecteer de naam van de macro en klik op de knop Toevoegen.

Met de formulebalk spelen

De formulebalk toont de positie en inhoud van de actieve cel. De positie van de cel wordt aangegeven met de kolomletter(s), gevolgd door een rijnummer. Zo bevindt cel A1, de allereerste cel van elk werkblad, zich op het snijpunt van kolom A en rij 1. Cel XFD1048576 is de laatste cel van elk werkblad; deze bevindt zich op het snijpunt van kolom XFD en rij 1048576. De inhoud van de actieve cel wordt bepaald door wat voor gegevens in die cel zijn ingevuld, zoals tekst, een getal of een berekening (een formule).

De formulebalk bestaat uit drie onderdelen:

Naamvak. Het eerste vak van de formulebalk. Hier vind je de locatie van de actieve cel (bijvoorbeeld A5) of, indien aanwezig, de naam van het geselecteerde bereik. Werk je graag met bereiknamen, gebruik dan de pijl naast het naamvak om snel een ander bereik te kiezen. (Zie hoofdstuk 6 voor werken met bereiknamen.) Rechts van het naamvak zie je drie stipjes boven elkaar. Je kunt de stipjes slepen om het naamvak groter of kleiner te maken.

Drie knoppen. De eerste twee knoppen, Annuleren (een kruisje) en Invoegen (een vinkje), zijn niet-actief, totdat je iets gaat invoeren in de actieve cel. De derde knop is Functie invoegen (met de aanduiding ‘fx’).

Celinhoud. Het derde deel ligt rechts van de knop Functie invoegen. Dit gebied neemt de rest van de formulebalk in beslag. Klik of tik op het pijltje helemaal rechts om het celinhoudgedeelte groter te maken, mocht dat nodig zijn.

Het celinhoudgedeelte van de formulebalk is een nuttig onderdeel van Excel, om de volgende redenen. Ten eerste wordt er altijd de inhoud van de actieve cel getoond, ook als de cel zelf op het werkblad niet zichtbaar is. Als een cel een berekening bevat, dan toont Excel op het werkblad de uitkomst van de berekening; wil je echter de achterliggende formule zien, selecteer dan de cel en kijk in de formulebalk. Daarnaast kun je de inhoud van de actieve cel ook direct in de formulebalk bewerken, als je dat leuk vindt. En ten slotte duidt een leeg celinhoudgedeelte van de formulebalk er met zekerheid op dat de cel leeg is.

HOE JE 26 LETTERS AAN 16.384 KOLOMMEN TOEWIJST

Voor het benoemen van de 16.384 kolommen van een Excel 2019-werkblad schiet ons alfabet met slechts 26 letters ernstig tekort. Om hieraan tegemoet te komen, verdubbelt Excel eerst het aantal letters in de celkolom, dus na kolom ‘Z’ komt kolom ‘AA’ (en daarna ‘AB’, ‘AC’ enzovoort). Vervolgens worden de letters verdrievoudigd, zodat na kolom ‘ZZ’ kolom ‘AAA’ komt (en daarna kolom ‘AAB’, ‘AAC’ enzovoort). Aan het einde van dit verdrievoudigen heet de 16.384e en laatste kolom van het werkblad dus ‘XFD’. De laatste cel van de 1.048.576e rij (en de laatste cel in een werkblad) is cel XFD1048576.

Je weg vinden op het werkblad

In het werkbladgedeelte van het venster vindt de actie plaats, want hier vind je de cellen van het actieve werkblad. Dit zijn de cellen waarin je alle gegevens invoert en opmaakt en bovendien een groot deel van je bewerkingen doet.

Een cel moet actief zijn als je er gegevens in wilt zetten of de gegevens die erin staan wilt aanpassen. Excel laat op drie manieren merken dat een cel actief is:

De celaanwijzer verschijnt; dit is de dikke zwarte lijn langs alle randen van de cel.

In het naamvak op de formulebalk verschijnt het adres (of de naam, zie hoofdstuk 6) van de cel.

De kolomletter(s) en het rijgetal van de cel zijn gemarkeerd in de kolomkoppen en rijkoppen die boven en links van het werkblad staan (op de meeste beeldschermen worden ze oranje).

Over het werkblad bewegen

Een Excel-werkblad heeft veel te veel kolommen en rijen om alle cellen van een werkblad tegelijk te laten zien. En nee, een groter beeldscherm kopen zal je niet veel helpen, want we hebben het over een totaal van 17.179.869.184 cellen! Gelukkig biedt Excel veel manieren om de celaanwijzer in het werkblad te verplaatsen naar de cel waar je nieuwe gegevens wilt invoeren of de bestaande gegevens wilt aanpassen:

Selecteer de gewenste cel – als deze tenminste te zien is in het zichtbare gedeelte van je werkblad – door erop te klikken of te tikken.

Klik in het naamvak, voer daar het adres van de gewenste cel in en druk op Enter.

Druk op F5 om het dialoogvenster Ga naar te openen, typ in het tekstvak Verwijzing het adres van de gewenste cel en klik op OK.

Verplaats de celaanwijzer met de toetsencombinaties uit tabel 1.1 naar de gewenste cel.

Gebruik de horizontale en verticale schuifbalken onder en rechts van het werkblad, of de pijlknoppen naast deze schuifbalken, om het deel van het werkblad met de gewenste cel in beeld te brengen en klik dan op de cel om hem te selecteren.

Excel kent veel toetsencombinaties om de celaanwijzer naar een nieuwe cel te verplaatsen. Het programma brengt automatisch een nieuw deel van het werkblad in beeld als dit nodig is om de celaanwijzer in beeld te houden. In tabel 1.1 zie je een overzicht van de toetsencombinaties en het effect ervan op de celaanwijzer.

TABEL 1.1 Toetsencombinaties voor het verplaatsen van de celaanwijzer

Toets(en) | Waar gaat de celaanwijzer naartoe?
→ of Tab | Een cel naar rechts
← of Shift+Tab | Een cel naar links
↑ | Een cel naar boven
↓ | Een cel naar beneden
Home | De cel in de eerste kolom (kolom A) van de huidige rij
Ctrl+Home | De eerste cel (A1) van het werkblad
Ctrl+End of End, Home | De cel op het snijpunt van meest rechts nietlege kolom en de onderste niet lege rij (de laatste cel van het zogeheten actieve gebied van het werkblad)
Page Up | Een volledig scherm omhoog in dezelfde kolom
Page Down | Een volledig scherm omlaag in dezelfde kolom
Alt+Page Up | Een scherm naar links (als de celaanwijzer tenminste niet al in de meest linkse kolom staat)
Alt+Page Down | Een scherm naar rechts (als de celaanwijzer tenminste niet al in de meest rechtse kolom staat)
Ctrl+→ of End, → | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde rij naar rechts die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar het einde van de rij als er alleen nog lege cellen worden gevonden
Ctrl+← of End, ← | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde rij naar links die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar het begin van de rij als er alleen nog lege cellen worden gevonden
Ctrl+↑ of End, ↑ | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde kolom naar boven die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar de bovenste cel als er alleen nog lege cellen worden gevonden
Ctrl+↓ of End, ↓ | De eerstvolgende niet-lege cel in dezelfde kolom naar beneden die wordt voorafgegaan of gevolgd door een lege cel. De celaanwijzer gaat naar de onderste cel als er alleen nog lege cellen worden gevonden
Ctrl+Page Down | De actieve cel in het volgende werkblad van de werkmap
Ctrl+Page Up | De actieve cel in het voorgaande werkblad van de werkmap

Let op: gebruik bij toetsencombinaties met de pijltoetsen de aparte pijltoetsen op het toetsenbord of schakel de optie NumLock uit en gebruik het numerieke toetsenblok.

TIPS VOOR TOETSENNAVIGATIE

De toetsencombinaties uit tabel 1.1 waarbij de Ctrl-toets of End-toets gecombineerd wordt met een pijltoets zijn erg handig om in grote tabellen snel van de ene kant naar de andere kant te gaan of om van tabel naar tabel te springen als een werkblad veel gegevensblokken heeft die zijn gescheiden door lege cellen.

Houd de Ctrl-toets ingedrukt wanneer je met een van de pijltoetsen naar de andere rand in een tabel gaat of van de ene naar de andere tabel in een werkblad. In de toetsencombinatie geeft een plusteken aan dat je de toets ingedrukt houdt, bijvoorbeeld Ctrl+↓.

Als je de End-toets met een pijltoets combineert, laat je de End-toets weer los voordat je de pijltoets indrukt. Dit wordt aangegeven met de komma in de toetsencombinatie, bijvoorbeeld End, ↓. Door het indrukken en loslaten van de End-toets verschijnt de aanduiding Eindmodus op de statusbalk. Je weet dan dat Excel verwacht dat je nu een van de vier pijltoetsen indrukt.

Omdat je de Ctrl-toets ingedrukt mag houden tijdens het indrukken van de pijltoets, navigeer je met deze ‘Ctrl met pijltoets’-methode veel vloeiender door de blokken met cellen dan met de ‘End, daarna pijltoets’methode.

Met de toets ScrollLock blokkeer je de positie van de celaanwijzer in het werkblad. Je kunt dan met toetsen als PgUp (of Page Up) en PgDn (of Page Down) nieuwe delen van het werkblad in beeld schuiven, zonder dat de positie van de celaanwijzer verandert (waardoor deze toetsen dus eigenlijk hetzelfde werken als de schuifbalken).

Als ScrollLock is ingeschakeld, verplaatst Excel de celaanwijzer niet tijdens het bladeren met het toetsenbord, ook niet als een nieuw deel van het werkblad wordt getoond. Wil je de blokkering opheffen en de celaanwijzer weer laten meebewegen tijdens het bladeren, druk dan nog een keer op de toets Scroll Lock.

TIPS VOOR HET SCHERMTOETSENBORD

Als je Excel 2019 uitvoert op een apparaat dat geen echt toetsenbord heeft, moet je het schermtoetsenbord gebruiken als je gegevens wilt invoeren.

Om het schermtoetsenbord te openen, tik je gewoon op de knop Schermtoetsenbord, rechts op de taakbalk in Windows. Het schermtoetsenbord verschijnt dan onder in beeld (zie figuur 1.7).

FIGUUR 1.7:
Het schermtoetsenbord van Windows 10, vastgemaakt onderaan het scherm.

Standaard is het schermtoetsenbord vastgemaakt onderaan het scherm. Misschien vind je het handiger om het toetsenbord los te maken, zodat je het naar een andere plek op het scherm kunt slepen. Of misschien wil je een uitgebreider toetsenbord, of een toetsenbord in een geheel andere taal. Voor deze en andere instellingen tik je om te beginnen op de knop linksboven op het schermtoetsenbord, de knop met het tandwiel. In het vervolgmenu heb je de volgende opties:

Standaardtoetsenbord. Kies deze optie als je een van de andere indelingen hebt gekozen en terug wilt naar de standaardindeling.

Gesplitst toetsenbord. Deze optie splitst het toetsenbord in tweeën voor wie dat handig vindt: de eerste helft, met QWERT, komt geheel links op het scherm, en de andere helft, met YUIOP, helemaal rechts.

Handschrift. Hiermee verander je het toetsenbord in een schrijfbord, waarop je met je vinger of een stylus je invoer kunt schrijven.

Uitgebreid toetsenbord. Dit toetsenbord heeft een paar toetsen meer dan het standaardmodel, waaronder Esc, Alt en Tab.

Toetsenbord vastmaken. Kies deze optie als je het schermtoetsenbord op een vaste positie onderaan het scherm wilt zetten. Als je Excel-venster niet gemaximaliseerd is, zal het ook wat naar boven verschuiven om plaats te maken voor het schermtoetsenbord.

Toetsenbord losmaken. Wil je liever een toetsenbord dat los boven het Excel-venster zweeft en dat je desgewenst naar een andere plaats kunt slepen, dan kies je deze optie.

Taalinstellingen. Hiermee open je het onderdeel Regio en taal van de Instellingen van Windows. Hier kun je van taal veranderen en dus van de bijbehorende toetsenbordindeling.

Type-instellingen. Deze optie opent het onderdeel Typen van de Instellingen van Windows. Handig als je opties voor bijvoorbeeld automatische spellingcorrectie wilt instellen.

Wanneer je het schermtoetsenbord onder het Excel-venster vastzet, kun je gewoon alle cellen en besturingselementen in het oog blijven houden tijdens het invoeren van gegevens. Het schermtoetsenbord heeft (in de standaardindeling althans) niet zoveel toetsen als een echt toetsenbord, maar de belangrijkste toetsen zijn aanwezig: alle letters natuurlijk, de spatiebalk en enkele leestekens (apostrof, komma, punt en vraagteken). Daarnaast zijn er de volgende speciale toetsen:

Backspace (een dikke, naar links wijzende pijl met een x erin), om tekens direct links van het invoegteken te verwijderen wanneer je de inhoud van een cel invoert of bewerkt.

Enter, om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel omlaag te verplaatsen.

Twee Shift-toetsen (met een omhoog wijzende pijl erop), om hoofdletters te typen.

Numerieke toets (met ‘&123’ erop), om over te schakelen naar een numeriek toetsenbord, dat cijfers, veel extra leestekens, en een Tabtoets bevat. Tik opnieuw op de &123-toets om terug te gaan naar het lettertoetsenbord.

Ctrl, waarmee je macro’s kunt uitvoeren, mits je daar een letter aan toegewezen hebt (zie hoofdstuk 12 voor meer informatie). Gebruik Ctrl in combinatie met de pijl naar links of naar rechts om snel naar de eerste respectievelijk de laatste kolom van de huidige rij te gaan.

Emoticon (met die lelijke smiley), om emoji, emoticons en andere pictogrammen in een cel in te voeren. Tik nogmaals op de Emoticon-toets om terug te gaan naar het lettertoetsenbord.

Pijl naar links (met ‘<’ erop), om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel naar links te verplaatsen.

Pijl naar rechts (met ‘>’ erop), om de invoer in de huidige cel te beëindigen en de celaanwijzer één cel naar rechts te verplaatsen.

Ben je klaar met het invoeren van gegevens en wil je terugkeren naar de gewone werkbladweergave, dan sluit je het schermtoetsenbord door op het kruisje in de rechterbovenhoek te tikken.

TIPS VOOR HET GEBRUIK VAN DE SCHUIFBALKEN

Met de horizontale schuifbalk onderaan in het werkblad blader je heen en weer door kolommen en met de verticale schuifbalk blader je omhoog en omlaag door rijen. Wil je één rij of kolom per keer verschuiven, klik dan op de toepasselijke schuifpijl aan een van de uiteinden van de schuifbalk. Na het stuk voor stuk doorbladeren van kolommen of rijen keer je in een keer terug naar het gebied waar je begon door te klikken (of te tikken, als je een aanraakscherm hebt) op het donkere gebied voor of achter de schuifbalk.

Pas eventueel de grootte van de horizontale schuifbalk aan. Versleep hiervoor de knop die links naast de linkerschuifpijl op de schuifbalk staat. Soms is het handig de schuifbalk te verkleinen, zodat hij geen werkbladtabs verbergt als je met een flinke stapel werkbladen werkt.

Je bladert heel snel langs de kolommen en rijen van het werkblad door de Shift-toets ingedrukt te houden terwijl je met de schuifknop het gewenste gebied in beeld sleept. (Dit werkt alleen met een echt toetsenbord, niet met het schermtoetsenbord.) Tijdens het op deze manier bladeren wordt het schuifblokje behoorlijk smal en verschijnt er scherminfo met de letter(s) van de kolommen of de getallen van de rijen waar je je doorheen snelt.

Als je een muis met een wieltje gebruikt, kun je hiermee direct naar de kolommen en rijen in het werkblad bladeren zonder de horizontale of verticale werkbalken te gebruiken. Plaats de kruisvormige muisaanwijzer midden op het werkblad en druk het wieltje in. Zodra de muisaanwijzer de vorm van een vierpuntige pijl krijgt, versleep je de muisaanwijzer in de gewenste richting tot de gewenste kolom of rij in beeld verschijnt (naar links of rechts voor het bladeren door kolommen, omhoog of omlaag voor het bladeren door rijen).

Op een apparaat met een aanraakscherm kun je ook nieuwe delen van je werkblad in beeld brengen door gewoon met je vinger of stylus te slepen. Sleep van rechts naar links om naar de kolommen te gaan die zich rechts van de huidige weergave bevinden. En sleep omhoog (vanaf de onderkant) om de rijen in beeld te brengen onder de rijen waar je nu naar kijkt. De kracht van de sleepbeweging bepaalt hoeveel kolommen of rijen er tegelijk verschoven worden. Om terug te gaan naar de vorige weergave, herhaal je de sleepbeweging in omgekeerde richting, dus van links naar rechts om naar links te schuiven, of van boven naar onder om omhoog te gaan.

Het enige nadeel van het bladeren met de schuifbalken is dat ze alleen nieuwe delen van het werkblad in beeld brengen en dus niet de celaanwijzer meenemen. Vergeet niet eerst een cel te selecteren (door erop te klikken) of een gebied te selecteren (door te slepen). Pas dan kun je daar gegevens gaan invoeren.

Van blad naar blad in een werkmap

Elke nieuwe werkmap die je met Excel 2019 opent, bevat een leeg werkblad met 16.384 kolommen en 1.048.576 rijen (wat het verbluffende aantal van 17.179.869.184 lege cellen oplevert!). Maar dat is nog niet alles: heb je meer werkbladen in je werkmap nodig, dan voeg je deze gewoon toe met een klik op de knop Nieuw blad, herkenbaar aan het plusteken in een cirkeltje. Deze knop vind je meteen rechts van de laatste zichtbare werkbladtab in de werkmap (zie figuur 1.8), maar je kunt ook de sneltoets Shift+F11 gebruiken.

FIGUUR 1.8:
Met de tabschuifknoppen, de tabs en de knoppen Vorige blad, Volgende blad en Nieuw blad beheer je de werkbladen in je werkmap.

EEN GOEDE REDEN OM EXTRA BLADEN TOE TE VOEGEN

Misschien vraag je je af waarom je ooit meer werkbladen nodig zou hebben dan het blad dat je standaard krijgt als je een nieuwe werkmap maakt. Dat ene blad heeft zeventien miljard cellen; is dat dan niet genoeg? Natuurlijk, maar de behoefte aan extra werkbladen heeft meer te maken met de manier waarop iemand structuur in een spreadsheet aanbrengt dan met ruimtegebrek. Stel je voor dat je een werkmap wilt maken met budgetten voor de verschillende afdelingen in je bedrijf. Je kunt natuurlijk alle verschillende tabellen bij elkaar in een werkblad zetten, maar het ligt meer voor de hand elke afdeling een eigen werkblad te geven (waarbij de spreadsheettabellen er voor elke afdeling hetzelfde uitzien). Met deze indeling, waarin elk afdeling een eigen werkblad krijgt, is het veel eenvoudiger om steeds terugkerende gegevens in te voeren, de verschillende budgetten terug te vinden, en een enkel budget af te drukken als losse pagina of rapport. Mocht het ooit nodig zijn, dan kun je de afzonderlijke gegevens altijd nog samenvoegen op een apart werkblad.

Aan de onderkant van het werkblad vind je links de tabschuifknoppen, dan de tabs voor de werkbladen in de werkmap, en daarnaast de knop Nieuw blad. Als je meerdere werkbladen in je werkmap hebt en je wilt een ander blad bewerken dan op dit moment actief is, dan moet je het eerst activeren door op de gewenste tab te klikken. Je kunt altijd zien wat het actieve blad is, want de naam is vetgedrukt en er staat een streepje aan de onderkant van de tab.

Vergeet niet de sneltoetsen Ctrl+PgDown en Ctrl+PgUp, waarmee je respectievelijk het volgende of het vorige werkblad in je werkmap kiest.

Als je werkmap zoveel werkbladen bevat dat niet alle tabs onderaan het venster te zien zijn, dan gebruik je de tabschuifknoppen om nieuwe tabs in beeld te brengen, waarna je alsnog op de gewenste tab kunt klikken om het bijbehorende blad te activeren. Klik op de drie puntjes links van de eerste zichtbare tab om de eerste onzichtbare werkbladtab links daarvan in beeld te krijgen en direct te activeren, of klik op de drie puntjes rechts van de laatste zichtbare tab om naar de eerste onzichtbare tab rechts daarvan te schuiven en deze te activeren.

Klik op de tabschuifknoppen, de knoppen met de pijltjes helemaal linksonder in het venster, om alleen maar langs de tabs te schuiven zonder dat het actieve werkblad verandert.

Wil je in één keer de allereerste tab van de werkmap in beeld brengen, klik dan op de tabschuifknop met het naar links wijzende pijltje terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt. Doe hetzelfde, maar dan met het naar rechts wijzende pijltje, om het laatste blad in beeld te brengen.

Vind je dit alles te omslachtig, klik dan gewoon met de rechtermuisknop op een van de tabschuifknoppen, waardoor je het dialoogvenster Activeren oproept. Kies daar het werkblad waarin je wilt gaan werken en klik op OK.

Vergeet niet dat waar je op een gewone pc of laptop op een besturingselement (een tabschuifknop in dit geval) zou klikken met de rechtermuisknop, je op een aanraakscherm moet tikken-en-vasthouden. Pas wanneer er een cirkel rond je vinger of de stylus verschijnt, mag je loslaten. Hierna verschijnt hetgene wat je wilde oproepen, zoals een snelmenu of, zoals in dit voorbeeld, het dialoogvenster Activeren.

Kennismaken met de statusbalk

Het laatste onderdeel onderaan in het Excel-programmavenster is de statusbalk (zie figuur 1.9). De statusbalk bestaat uit de volgende onderdelen (van links naar rechts):

Modus. Geeft aan wat de huidige status van het programma is (Gereed, Invoeren enzovoort) en ook of de ScrollLock-toets in gebruik is.

Macro-opnameknop. Klik hierop als je een macro wilt opnemen. (Zie hoofdstuk 12 voor meer informatie.)

Automatische berekeningen. Geeft het gemiddelde en de som van de op dit moment geselecteerde cellen (voor zover deze getallen bevatten) en ook het aantal geselecteerde cellen.

Weergavekiezer. Hiermee kies je een van de drie weergaven voor het werkblad. Je hebt de keuze uit Normaal, oftewel de standaardindeling met alleen de cellen, kolomkoppen en rijkoppen, Pagina-indeling, waarbij linialen, paginamarges en pagina-einden worden toegevoegd, en Pagina-eindevoorbeeld, waarmee je de pagina-einden aanpast. Zie hoofdstuk 5 voor meer informatie.

In-/uitzoomen. Deze schuifregelaar sleep je naar rechts of links om inen uit te zoomen op de cellen in het werkblad.

FIGUUR 1.9:
Kies in de statusbalk een andere weergave en bekijk de huidige modus van het programma.

Op een aanraakscherm zoom je in en uit door twee vingers op het scherm te zetten en deze van elkaar af of naar elkaar toe te bewegen. Als je de vingers (met duim en wijsvinger gaat het ’t beste) van elkaar af beweegt, worden de cellen groter en passen er dus minder tegelijk op het scherm. Je zoomt dan in: de zoomschuifregelaar gaat naar rechts en het zoompercentage dat ernaast afgebeeld staat wordt hoger. Beweeg je je vingers naar elkaar toe, dan zoom je uit: de schuifregelaar gaat naar links en het percentage wordt lager.

Als het NumLock-lampje op je toetsenbord brandt, weet je dat je met het numerieke toetsenblok cijfers kunt invoeren. Brandt het lampje niet, dan fungeren de toetsen van het numerieke toetsenblok als pijltoetsen en krijg je dus geen cijfers te zien als je erop drukt. (Op losse toetsenborden vind je het numerieke toetsenblok meestal rechts van de lettertoetsen; op laptops met een ingebouwd toetsenbord is het meestal geïntegreerd met het rechterdeel van de gewone toetsen en moet je eerst een speciale toets indrukken om het te activeren.)

Excel starten en verlaten

Excel 2019 werkt alleen onder Windows 10. Heeft jouw computer nog een oudere Windows-versie, zoals 7, 8 of zelfs XP of Vista, dan moet je upgraden voordat je Excel 2019 kunt gebruiken.

Excel starten vanuit het Startmenu van Windows 10

In Windows 10 is het menu Start, bekend van oudere Windows-versies en tot verdriet van velen afwezig in Windows 8, terug van weggeweest. Dit Startmenu combineert de rechttoe rechtaan opsomming van menu-items met de karakteristieke tegels van Windows 8. (Die tegels kun je overigens ook onder Windows 10 zien als je een apparaat met aanraakscherm hebt en de tabletmodus inschakelt.)

Het menu Start verschijnt als je op het Windows-pictogram linksonder op de taakbalk klikt of tikt, of als je op de Windows-toets op het toetsenbord drukt. Blader in het Startmenu omlaag naar de letter E en klik dan op Excel.

Ben je van plan om Excel vaak te gebruiken en wil je er niet steeds naar hoeven zoeken, plaats het pictogram dan permanent als een tegel in het Startmenu. Dat gaat zo: zoek Excel op de zojuist beschreven manier op in het menu Start, klik met de rechtermuisknop op de vermelding en kies Aan Start vastmaken. Ook kun je het Excel-pictogram op de taakbalk zetten, zodat je zelfs het Startmenu niet meer hoeft te openen om Excel te starten. Hiervoor moet je Excel eerst opstarten. Klik dan met de rechtermuisknop op de Excel-knop op de taakbalk en kies Aan taakbalk vastmaken.

Excel starten via het zoekvak van Windows 10

Als Windows 10-gebruiker zie je waarschijnlijk een zoekvak direct rechts naast het Windows-pictogram op de taakbalk. (Zo niet, klik dan met de rechtermuisknop op de taakbalk, kies Zoeken in het snelmenu en klik tot slot op Zoekvak weergeven.) In plaats van dat je met veel moeite de vermelding Excel opspoort in het Startmenu, kun je ook gewoon in het zoekvak klikken en excel typen. Je hoeft dan alleen nog maar op Excel te klikken in de lijst met zoekresultaten.

Excel starten in de tabletmodus

Wanneer je Windows 10 in de tabletmodus draait, dan is het Startscherm altijd actief, vergelijkbaar met de Metro-weergave van Windows 8. Tik of klik gewoon op het Excel-pictogram als je Excel wilt starten.

Het kan zijn dat het Excel-pictogram niet is vastgemaakt aan het Startscherm en je het dus niet ziet. Dan moet je het even aan het Startscherm toevoegen:

1. Klik op de zoekknop (het vergrootglas, linksonder op de taakbalk) en begin het woord excel te typen. Je kunt hier zowel een fysiek toetsenbord als het schermtoetsenbord voor gebruiken.

Waarschijnlijk hoef je het woord niet eens helemaal te typen en verschijnt al na de eerste drie letters de vermelding voor Excel in de resultatenlijst.

Heb je helemaal geen toetsenbord, zelfs geen schermtoetsenbord, dan moet je de weergavemodus van het Startscherm veranderen van Vastgemaakte tegels in Alle apps. Zie je die drie knoppen in de linkerbovenhoek van het Startscherm? De tweede van boven is Vastgemaakte tegels en de derde is Alle apps. Klik op Alle apps. Je kunt nu gewoon naar de letter E bladeren, waar Excel op je staat te wachten.

2. Open het snelmenu van de Excel-vermelding in de resultatenlijst.

Je kunt dit op drie manieren doen: klik er met de rechtermuisknop op, tik-en-houd-vast (als je een aanraakscherm gebruikt), of houd de knop op je Microsoft Pen ingedrukt terwijl je op de vermelding tikt.

3. Kies de optie Aan Start vastmaken in het snelmenu.

Nu je de Excel-tegel aan het Startscherm hebt vastgemaakt, kun je hem naar een andere positie slepen, de grootte veranderen (door er met de rechtermuisknop op te klikken en Formaat wijzigen te kiezen in het snelmenu) enzovoort. (Als je in stap 2 de weergave had moeten veranderen in Alle apps, ga dan eerst terug naar de weergave Vastgemaakte tegels.)

EXCEL 2019 SLUITEN MET EEN AANRAAKSCHERM

Als je Excel 2019 draait op een apparaat zonder echt toetsenbord, maar wel met een aanraakscherm, vergeet dan zeker niet de aanraakmodus in te schakelen (zie de paragraaf ‘Opdrachten geven in de aanraakmodus’, eerder in dit hoofdstuk). In deze modus staan de knoppen wat verder uit elkaar en is het dus gemakkelijker om de juiste knop te raken, iets wat zelfs op mijn relatief grote 15-inch Microsoft Surface Book 2 nog weleens misgaat. Wanneer de aanraakmodus is ingeschakeld, komt de knop Sluiten (het kruisje in de rechterbovenhoek) echt goed vrij van de Verkleinen-knop ernaast en kun je Excel dus daadwerkelijk met een aanraking sluiten in plaats van dat je het venster kleiner maakt!

Excel verlaten

Vind je dat je wel weer genoeg hebt gedaan en wil je Excel verlaten, dan zijn er twee mogelijkheden om het programma te sluiten:

Gebruik de sneltoets Alt+F4.

Klik met de rechtermuisknop (of tik-en-houd-vast bij een aanraakscherm) op het Excel-pictogram op de taakbalk. Kies dan Venster sluiten of Alle vensters sluiten in het snelmenu.

Heb je veranderingen in je werkmap(pen) gemaakt, maar deze nog niet opgeslagen, dan sluit Excel niet zonder meer af (gelukkig maar!). Er verschijnt een berichtvenster dat je vraagt of je de wijzigingen wilt opslaan. Kies Opslaan als dit het geval is (je leest meer over opslaan in hoofdstuk 2) of kies Niet opslaan als je alleen een beetje hebt geoefend en je de veranderingen niet wilt opslaan.

Hulp in nood

In Excel 2019 heeft de Help-functie een eigen tabblad op het lint. Als je op de tab Help klikt, verschijnen de volgende knoppen:

Help. Hiermee open je het taakvenster Help, met daarin verschillende categorieën (zoals Aan de slag, Samenwerken, Gegevens opmaken en Problemen oplossen) en een zoekvak. De Helponderwerpen bestaan uit tekst, maar soms ook uit video’s (zie figuur 1.10). Je kunt dit taakvenster ook openen door op de toets F1 te drukken.

Feedback. Hiermee open je het onderdeel Feedback van de Backstage- weergave. Je kunt hier aangeven dat je iets leuk vindt, iets niet leuk vindt of een suggestie hebt. Alle drie de knoppen leiden naar een nieuw venster waarin je je feedback uitgebreid kwijt kunt.

Training weergeven. Hiermee open je het onderdeel Excel voor Windows-training in het taakvenster Help. Kies een onderwerp om de bijbehorende video te bekijken en de teksten te lezen.

Er komt (hopelijk) ooit een dag dat je zoveel van Excel weet dat je geen hulp meer nodig hebt. Je kunt dan het tabblad Help verwijderen. Klik allereerst op de tab Bestand en kies Opties om het dialoogvenster Opties voor Excel te openen. In de lijst aan de linkerkant kies je Lint aanpassen, en in de lijst Hoofdtabbladen verwijder je het vinkje naast Help. Zelfs zonder Help-tab kun je gewoon hulp krijgen door op F1 te drukken.

Het Vertel wat u wilt doen-vak gebruiken

Een van de interessantste nieuwe dingen in Excel 2019 is het slimme zoekvak Vertel wat u wilt doen. Je vindt dit vak direct rechts naast de laatste tab op het lint. Klik erop (of gebruik de toetsencombinatie Alt+Q) en typ een vraag of een of meer steekwoorden. Zodra je gaat typen, toont Excel een lijst met mogelijke Help-onderwerpen.

Klik op het item in de lijst dat het meest aansluit bij wat je wilt. Wat er daarna precies gebeurt, hangt af van hoe ingewikkeld de taak is. Het kan bijvoorbeeld zijn dat Excel de juiste opdracht op het lint activeert (ongeacht welk tabblad op het lint actief was) en vervolgens wacht op verdere invoer van jou, of zelfs de hele opdracht zonder jouw tussenkomst uitvoert.

Typ je bijvoorbeeld afdrukken in het Vertel wat u wilt doen-vak, dan vindt Excel de volgende Help-items:

Een voorbeeld weergeven en afdrukken

Rasterlijnen afdrukken

Afdrukken

Afdrukvoorbeeld en afdrukken

Met koptekst

Hulp krijgen voor afdrukken

Slim opzoeken gebruiken voor “afdrukken”

Naast het eerste item (Een voorbeeld weergeven en afdrukken) zie je een pijltje staan. Klik op dit pijltje om een submenu te openen met de items Afdrukvoorbeeld en afdrukken, Snel afdrukken en Afdrukvoorbeeld op volledig scherm. Wil je de afdruk eerst op het scherm bekijken, kies dan Afdrukvoorbeeld en afdrukken. Je gaat dan naar het onderdeel Afdrukken van de Backstage-weergave, waar je een afdrukvoorbeeld van het huidige werkblad kunt inspecteren en pas als alles in orde is daadwerkelijk naar de printer kunt sturen. Met de tweede optie (Snel afdrukken), druk je het werkblad zonder verdere plichtplegingen af. En met de derde optie (Afdrukvoorbeeld op volledig scherm) open je een afdrukvoorbeeld dat weliswaar niet het hele scherm, maar wel het grootste deel daarvan in beslag neemt en waar zo min mogelijk knoppen en opties bij staan.

Het tweede Help-item is Rasterlijnen afdrukken. Selecteer dit als je wilt dat Excel de rasterlijnen (de lijnen die de cellen van elkaar scheiden) mee afdrukt de eerstevolgende keer dat je een printje maakt.

Met het derde item, Afdrukken, stuur je het huidige werkblad meteen naar de printer. Handig! (Voor meer informatie over afdrukken en het afdrukvoorbeeld kun je het beste doorbladeren naar hoofdstuk 5.)

Ook de optie Hulp krijgen voor afdrukken heeft weer een pijltje. Klik hierop voor een submenu, met items als Een werkblad of werkmap afdrukken en Rasterlijnen afdrukken op een werkblad. Klik op een item om direct naar het desbetreffende onderwerp in het Help-venster te gaan. Of kies Meer resultaten voor afdrukken om in het Help-systeem te zoeken.

Een ander voorbeeld. Wanneer je in het Vertel wat u wilt doen-vak bijvoorbeeld de tekst onderstrepen typt, zie je de volgende items:

Onderstrepen

Hulp krijgen voor onderstrepen

Slim opzoeken gebruiken voor “onderstrepen”

Klik op het eerste item om direct de inhoud van de huidige cel of selectie te onderstrepen. Of klik op het pijltje om uit de opties Onderstrepen en Dubbel onderstrepen te kunnen kiezen.

De laatste twee opties bij het zoeken naar een zoekterm in het Vertel wat u wilt doen-vak zijn altijd Hulp krijgen voor je zoekterm en Slim opzoeken gebruiken voor “je zoekterm”. Kies Hulp krijgen voor als je wilt lezen hoe je een bepaalde taak zelf uitvoert, in plaats van dat je het Excel voor je laat doen. En kies Slim opzoeken gebruiken voor om online naar de zoekterm te zoeken, bijvoorbeeld op Wikipedia.