Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.
Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

This e-book contains a hidden and personal watermark. Distribution is prohibited.

Over de auteur

Faithe Wempen, MA, is Microsoft Office Master Instructor en auteur van meer dan 150 boeken over computerhardware en software, waaronder PowerPoint 2013 Bible en Office 2013 eLearning Kit For Dummies. Ze is een adjunct-instructor Computer Information Technology aan de Purdue University en haar online bedrijfstrainingen hebben voor cliënten als Hewlett-Packard, Sony en CNET meer dan een kwart miljoen cursisten bereikt.

Dankwoord

Dank aan het schitterende redactionele team bij de uitgever voor het uitstekende werk. Jullie zijn echt top!

Opdracht

Voor Margaret.

Inhoud in vogelvlucht

Inleiding

DEEL 1 Aan de slag met Office 2019

Hoofdstuk 1: Een snelle rondleiding

Hoofdstuk 2: De gemeenschappelijke functies in Office verkennen

Hoofdstuk 3: Bestanden openen, opslaan en afdrukken

DEEL 2 Word

Hoofdstuk 4: Je ideeën op papier zetten in Word

Hoofdstuk 5: Je documenten verfraaien

Hoofdstuk 6: Word voor gevorderden

DEEL 3 Excel

Hoofdstuk 7: Eenvoudige spreadsheets maken in Excel

Hoofdstuk 8: Rekenen maar: formules en functies

Hoofdstuk 9: Visueel de aandacht trekken met opmaak en grafieken

Hoofdstuk 10: Excel gebruiken als database

DEEL 4 Outlook

Hoofdstuk 11: E-mail beheren met Outlook

Hoofdstuk 12: De details beheren: contactpersonen, notities en taken

Hoofdstuk 13: Druk, druk, druk: de Agenda gebruiken

DEEL 5 PowerPoint

Hoofdstuk 14: Aan de slag met PowerPoint

Hoofdstuk 15: Je presentaties verfraaien

Hoofdstuk 16: Beweging en geluid toevoegen

Hoofdstuk 17: De voorstelling presenteren

Bijlage: Office-toepassingen aanpassen

Inhoud

Inleiding

DEEL 1 AAN DE SLAG MET OFFICE 2019

HOOFDSTUK 1: Een snelle rondleiding

Een Office-toepassing starten

Een nieuw document beginnen

Het lint en de tabbladen van Office verkennen

Het menu Bestand (de Backstage-weergave)

Een document maken

Tekst typen

Een afbeelding invoegen

Je verplaatsen in een document

Inhoud selecteren

In- en uitzoomen

De weergave veranderen

HOOFDSTUK 2: De gemeenschappelijke functies in Office verkennen

Tekst bewerken

Content verplaatsen en kopiëren

Lettertypen en tekengrootte kiezen

Tekstopmaak toepassen

De miniwerkbalk gebruiken

Werken met thema’s

Spelling en grammatica controleren

HOOFDSTUK 3: Bestanden openen, opslaan en afdrukken

Je werk opslaan

Een eerder opgeslagen bestand openen

De weergave van de bestandenlijst veranderen

Je werk naar anderen e-mailen

Je werk delen in andere bestandsindelingen

Je werk afdrukken

Verloren geraakt werk redden

DEEL 2 WORD

HOOFDSTUK 4: Je ideeën op papier zetten in Word

De Word-interface verkennen

Je verplaatsen en tekst selecteren

Papiergrootte en afdrukstand kiezen

Marges instellen

Selecteer de juiste schermweergave

Alinea’s uitlijnen en laten inspringen

De regelafstand veranderen

Ongenummerde en genummerde lijsten maken

HOOFDSTUK 5: Je documenten verfraaien

Stijlen en stijlsets toepassen

Foto’s invoegen

Een afbeelding vergroten/verkleinen en opmaken

Een afbeelding positioneren

Een paginarand toevoegen

Een achtergrondkleur toepassen op een pagina

Tabellen maken

Een tabel opmaken

HOOFDSTUK 6: Word voor gevorderden

Pagina’s nummeren

Kop- en voetteksten gebruiken

Voorbladen en andere bouwstenen invoegen

Een envelop afdrukken

Afdruk samenvoegen

Datum en tijd invoegen

DEEL 3 EXCEL

HOOFDSTUK 7: Eenvoudige spreadsheets maken in Excel

Excels unieke functies begrijpen

Vertrouwd raken met de spreadsheetstructuur

De celcursor verplaatsen

Een bereik selecteren

Celinhoud typen en bewerken

Rijen, kolommen en cellen invoegen en verwijderen

Werken met werkbladen

HOOFDSTUK 8: Rekenen maar: formules en functies

Leren hoe formules zijn opgebouwd

Formules schrijven die naar cellen verwijzen

Celinhoud verplaatsen en kopiëren

Verwijzen naar een cel op een ander blad

Functies begrijpen

Een rondleiding langs enkele basisfuncties

Financiële functies verkennen

HOOFDSTUK 9: Visueel de aandacht trekken met opmaak en grafieken

Rijhoogte en kolombreedte aanpassen

Tekst in een cel laten teruglopen

Rasterlijnen of randen toepassen

Opvulkleur toepassen

Tekst in cellen opmaken

Het spreadsheet als geheel opmaken

Een eenvoudige grafiek maken

De onderdelen van een grafiek benoemen

Een grafiek opmaken

HOOFDSTUK 10: Excel gebruiken als database

Databases begrijpen

Een lijst voorbereiden voor Afdruk samenvoegen

Gegevens opslaan in een tabel

Een tabel sorteren

Gegevens in een tabel filteren

De inhoud van een kolom splitsen

De inhoud van kolommen samenvoegen

DEEL 4 OUTLOOK

HOOFDSTUK 11: E-mail beheren met Outlook

Outlook voor de eerste keer instellen

Andere e-mailaccounts toevoegen

Instellingsproblemen oplossen

Een snelle rondleiding langs de e-mailfunctie van Outlook

Je e-mail ontvangen en lezen

Foto’s en andere bijlagen weergeven

Een bericht beantwoorden

Een bericht doorsturen

Een bericht opstellen

Een bestand bijvoegen bij een bericht

Bedrog, oplichting en virussen vermijden

HOOFDSTUK 12: De details beheren: contactpersonen, notities en taken

Contactgegevens opslaan

Contactpersonen bewerken en verwijderen

De weergave van contactpersonen kiezen

De lijst met contactpersonen gebruiken

Notities maken

Notities categoriseren

Taken en de Takenlijst gebruiken

De status van een taak bijwerken

Een herinnering instellen

HOOFDSTUK 13: Druk, druk, druk: de Agenda gebruiken

Je agenda weergeven

Een gebeurtenis maken en verwijderen

Een terugkerende gebeurtenis instellen

Herinneringen instellen

Feestdagen toevoegen

Je agenda afdrukken

DEEL 5 POWERPOINT

HOOFDSTUK 14: Aan de slag met PowerPoint

De PowerPoint-interface verkennen

Werken met PowerPoint-bestanden

De weergaven van PowerPoint

Nieuwe dia’s maken

Plaatshouders gebruiken

Tekst AutoAanpassen aan- of uitzetten

Dia-indelingen wijzigen

Handmatig tekst plaatsen op een dia

Navigeren en tekst selecteren

HOOFDSTUK 15: Je presentaties verfraaien

Thema’s en varianten toepassen

De presentatiekleuren veranderen

Diamodellen bewerken

Tekstvakken en plaatshouders opmaken

Afbeeldingen invoegen

Een fotoalbumpresentatie maken

HOOFDSTUK 16: Beweging en geluid toevoegen

Objecten op een dia animeren

Overgangseffecten tussen dia’s toevoegen

Automatisch naar volgende dia gaan

Een soundtrack toevoegen

HOOFDSTUK 17: De voorstelling presenteren

Een diavoorstelling weergeven op het scherm

De weergavegereedschappen gebruiken

Exemplaren van een presentatie afdrukken

Een presentatie inpakken voor distributie

Een video van de presentatie maken

BIJLAGE: OFFICE-TOEPASSINGEN AANPASSEN

De werkbalk Snelle toegang aanpassen

De statusbalk aanpassen

Programmaopties instellen

Outlook-opties instellen

Inleiding

Microsoft Office 2019 is met afstand de populairste kantoorsoftware ter wereld en met reden. De programma’s ervan zijn krachtig genoeg voor zakelijk en professioneel gebruik, en toch eenvoudig genoeg om een beginner binnen een paar lessen de basisbeginselen bij te brengen.

Afhankelijk van hoe je Office hebt aangeschaft, kan je versie Office 365 of Office 2019 heten. Als het om een eenmalige aankoop gaat, is het Office 2019. Als je de abonnementsservice van Microsoft gebruikt en maandelijks of jaarlijks voor Office betaalt, is het Office 365.

Welke is beter? Dat hangt af van je wensen. Op de lange termijn zijn de kosten vergelijkbaar. Office 365 biedt wel enkele extra voordelen, zoals automatische software-updates. Wanneer Microsoft nieuwe functies wil toevoegen aan Office, worden die via internet automatisch bezorgd bij Office 365-abonnees. Office 2019-gebruikers krijgen die nieuwe functies niet; hun versie blijft zoals die is.

Als Office nieuw voor je is, kan dit boek je helpen om de essentiële functies te scheiden van de meer obscure en geavanceerde voorzieningen die je niet echt nodig hebt. Voor de vier hoofdonderdelen van Office die ik in dit boek behandel (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) laat ik je de belangrijkste en meest gebruikte functies zien en hoe je die kunt toepassen voor projecten op je werk, in het dagelijks leven en bij je thuis.

Over dit boek

Dit boek is speciaal geschreven voor de wat oudere medemens zoals jij, die betrekkelijk onbekend is met het gebruik van Office-applicaties en zich de basisbeginselen eigen wil maken. Ik heb geprobeerd rekening te houden met het soort activiteiten die wellicht je belangstelling hebben, zoals investeringsplanning, persoonlijke financiën, e-mail en documenten en presentaties die je mogelijk moet voorbereiden voor je werk, vereniging, vrijwilligersorganisatie of andere organisaties waar je deel van uitmaakt. Dit boek begint ermee jou vertrouwd te maken met Office en je te laten zien hoe je basistaken uitvoert.

In de eerste drie hoofdstukken leg ik enkele basisbeginselen uit die van toepassing zijn op alle Office-applicaties, zoals het openen, opslaan en afdrukken van bestanden. Ook laat ik enkele functies zien die alle Office-applicaties gemeen hebben, zoals het selecteren en opmaken van tekst, het gebruiken van het Klembord, het toepassen van opmaakthema’s, het starten en afsluiten van elke applicatie, het invoeren van tekst, het navigeren in je documenten en het opslaan van je werk. Vervolgens behandel ik elk van de vier belangrijkste applicaties:

Word (hoofdstuk 4-6): dit deel verkent de populairste applicatie in de Office-suite, Microsoft Word. Met dit tekstverwerkingsprogramma maak je brieven, rapporten, enveloppen en talloze andere tekstdocumenten. Je ziet hoe je tekst opmaakt, de paginagrootte en afdrukstand verandert, illustraties toevoegt en nog veel meer.

Excel (hoofdstuk 7-10): in dit deel kun je lezen over Excel, het spreadsheetprogramma van Office. Zie hoe je tekst en getallen invoert op een werkblad, formules en functies opstelt die berekeningen uitvoeren en werkbladen aantrekkelijk opmaakt. Je kunt er ook ontdekken hoe je grafieken maakt en hoe je Excel gebruikt om eenvoudige databases op te slaan.

Outlook (hoofdstuk 11-13): Outlook is het e-mail-, contactenbeheer- en agendaprogramma in Office. In dit deel van het boek ontdek je hoe je e-mail verstuurt en ontvangt in Outlook en ook hoe je Outlook gebruikt om je afspraken bij te houden en je persoonlijke adresboek op te slaan.

PowerPoint (hoofdstuk 14-17): in dit deel laat ik je de basisbeginselen zien van PowerPoint, het presentatieprogramma van Office. Je leest hoe je presentaties maakt met tekst en afbeeldingen, hoe je fraaie animatie- en overgangseffecten creëert, hoe je muziek toevoegt en hoe je je presentatie deelt met anderen, direct op hun beeldscherm of op cd.

Tot slot zie je in een bijlage hoe je de werking van Office-applicaties aan je eigen wensen kunt aanpassen.

Dit boek gebruikt bepaalde conventies om het lezen ervan gemakkelijker te maken:

Waar mogelijk gebruik ik in- en bijschriften bij figuren om je aandacht op iets te vestigen. De in- en bijschriften sluiten aan op de tekst of bevatten extra tips en hints.

Wanneer je iets moet typen, staat dat in vette tekst.

Voor menu- en lintopdrachten gebruik ik het symbool → om de stappen van elkaar te scheiden. Als er bijvoorbeeld Start → Klembord → Kopiëren staat, klik je op de tab Start, ga je naar de groep Klembord en klik je op de knop Kopiëren in die groep. In de meeste gevallen neem ik de groepsnaam op in het pad zodat je de opdracht sneller kunt vinden. (Elk tabblad bevat veel verschillende opdrachten.)

Dwaze veronderstellingen

We gaan ervan uit dat je de computer kunt starten en toetsen en muis kunt gebruiken (of met welk apparaat je ook de aanwijzer op het scherm verplaatst). Ook gaat dit boek ervan uit dat je besturingssysteem Windows 10 is en dat je beschikt over hetzij Office 2019 hetzij Office 365.

Als je voor het eerst een computer gebruikt, kun je met Windows 10 voor senioren voor Dummies de essentiële vaardigheden opdoen die je nodig hebt om met computerprogramma’s te werken.

De pictogrammen in dit boek

Tippictogrammen wijzen op extra voorzieningen, speciale inzichten en hulp, of dingen waar je op moet letten.

Ook als je het merendeel van wat je leest in een hoofdstuk of paragraaf weer vergeet, onthoud in ieder geval de tekst waar dit pictogram bij staat. Meestal gaat het dan om een essentieel proces of een brokje informatie waarvan je op de hoogte moet zijn om goed met Office te kunnen werken.

Dit pictogram staat bij paragrafen waar ik even wat dieper graaf om je te laten zien hoe bepaalde dingen achter de schermen werken.

Waarschuwingspictogrammen vestigen je aandacht op potentiële problemen, problemen die lastig op te lossen zijn of die zaken fout laten gaan.

Tijd om aan de slag te gaan!

Dit is jouw boek; gebruik het zoals jij wilt. Je kunt vooraan beginnen en het helemaal doorlezen, of naar elk gewenst hoofdstuk of onderwerp bladeren. Wie nog maar weinig ervaring heeft met computers, kan het beste vooraan beginnen. Als Office nieuw voor je is, geeft het eerste deel je een goede basis over welke functies vergelijkbaar werken in alle programma’s.

1
Aan de slag met Office 2019

IN DIT DEEL . . .

Leer je uit welke programma’s de Microsoft Office-suite bestaat en wat elk programma doet

Raak je vertrouwd met de Office-functies die alle toepassingen gemeen hebben

Ontdek je hoe je bestanden opent, opslaat en afdrukt

IN DIT HOOFDSTUK

Een Office-toepassing starten

Een nieuw document beginnen

Het lint en de tabbladen van Office verkennen

Het menu Bestand (de Backstage-weergave)

Een document maken

Tekst typen

Een afbeelding invoegen

Je verplaatsen in een document

Inhoud selecteren

In- en uitzoomen

De weergave veranderen

Hoofdstuk 1:
Een snelle rondleiding

Maak je klaar voor een rondleiding door Microsoft Office, het populairste softwarepakket ter wereld!

Enkele dingen die je met Office kunt doen:

brieven, rapporten en nieuwsbrieven schrijven;

banksaldi en investeringen bijhouden;

presentaties maken voor toespraken en vergaderingen;

e-mail versturen en ontvangen.

De Office-suite bestaat uit verscheidene zeer krachtige toepassingen (programma’s), elk met zijn eigen functies en gebruikersinterface, maar de toepassingen hebben ook veel met elkaar gemeen. De kennis die je opdoet over één toepassing geeft je meteen een start bij het leren van de andere programma’s.

In dit hoofdstuk (en hoofdstuk 2) geef ik je een snelle rondleiding langs sommige functies die meerdere Office-toepassingen gemeen hebben, waaronder het gebied van het lint met tabbladen. Ook laat ik zien hoe je tekst en afbeeldingen invoegt in de verschillende programma´s, hoe je je verplaatst en hoe je in- en uitzoomt.

In deze eerste hoofstukken gebruik ik Microsoft Word, PowerPoint en Excel als voorbeeldtoepassingen omdat die min of meer op dezelfde manier werken: ze laten je gegevensbestanden openen en opslaan die je werk aan verschillende projecten bevatten. Microsoft Outlook werkt ietsje anders, zoals je zult zien in de hoofdstukken 11 tot en met 13.

Dit boek laat Microsoft Office zien onder het besturingssysteem Windows 10. Office werkt onder Windows 7 en 8 op dezelfde manier, met uitzondering van kleine verschillen in het openen van de toepassingen en het werken met bestanden. Ik leg eventuele verschillen gaandeweg uit.

Een Office-toepassing starten

Neem de volgende stappen om een Office-toepassing te starten:

1.    Klik in de linkerbenedenhoek van het Windows-venster op de startknop om het startmenu te openen.

2.    Doe een van de volgende dingen (jouw keus!):

Zoek aan de rechterkant van het startmenu naar een tegel van de toepassing en klik erop.

Blader omlaag in het linkerdeelvenster van het startmenu tot je bij de letter komt voor de gezochte toepassing (bijvoorbeeld de P van PowerPoint) en klik op de naam van de toepassing.

Begin de eerste paar letters te typen van de toepassingnaam (bijvoorbeeld po voor PowerPoint) en klik vervolgens op de toepassingnaam in de zoekresultaten.

Een nieuw document beginnen

Wanneer je Word, Excel of PowerPoint opent, verschijnt er een startscherm (dat niets te maken heeft met het startmenu van Windows) met een lijst van recent gebruikte documenten en miniatuurweergaven van sjablonen die je kunt gebruiken om een nieuw document te beginnen. Om een nieuw leeg document te starten (wat je hier wilt doen om het hoofdstuk te volgen), kun je op de Esc-toets drukken of op de sjabloon Leeg document klikken. De sjabloon heeft een iets andere naam afhankelijk van het programma; in Word heet deze Leeg document, in Excel Leeg werkblad enzovoort. In figuur 1.1 zie je bijvoorbeeld het startscherm van Microsoft Word.

Om nog een nieuw leeg document te maken nadat je het programma al gestart hebt, kun je op elk gewenst moment Ctrl+N gebruiken.

FIGUUR 1.1

In Office 2010 en eerder werd in Word, Excel en PowerPoint automatisch een leeg document geopend zonder dat je eerst een startscherm te zien kreeg. Als je daar de voorkeur aan geeft, klik dan op Bestand en vervolgens op Opties. Blader op de pagina Algemeen omlaag en maak het selectievakje leeg bij Startscherm weergeven wanneer deze toepassing wordt gestart.

Het lint en de tabbladen van Office verkennen

Alle Office-toepassingen hebben een gemeenschappelijk navigatiesysteem dat het lint wordt genoemd, een balk met tabbladen boven aan het programmavenster. Elk tabblad bestaat uit een balk met knoppen. Je klikt op verschillende tabs om toegang te krijgen tot verschillende sets met knoppen en functies.

In figuur 1.2 zie je het lint in Microsoft Word, met het tabblad Start op de voorgrond. Binnen een tabblad zijn de knoppen geordend in groepen. In figuur 1.2 zie je de groepen van het tabblad Start: Klembord, Lettertype, Alinea, Stijlen en Bewerken.

FIGUUR 1.2

Elk Office-programma beschikt over een set tabbladen voor de taken die het kan uitvoeren. Zo heeft Word een tabblad Verzendlijsten met opdrachten voor het samenvoegen van afdrukken ten behoeve van mailinglijsten. Excel heeft een tabblad Formules met opdrachten voor het opstellen van berekeningen.

Als je Office-programma’s draait op een apparaat met een aanraakscherm, verschijnt er een extra tabblad Tekenen op het lint. Dit tabblad bevat opdrachten voor het tekenen met een vinger of stylus op het scherm. De figuren in dit boek zijn op zo’n apparaat gemaakt, maar bedenk dat het tabblad Tekenen niet standaard wordt weergegeven op computers zonder aanraakscherm. (Je kunt het overigens wel tevoorschijn toveren via Bestand → Opties → Lint aanpassen en vervolgens in het rechterdeelvenster het selectievakje bij Tekenen te markeren.)

Wellicht kom je ook tabbladen tegen die worden toegevoegd door software van derden (niet-Microsoft). Als je bijvoorbeeld het programma Adobe Acrobat hebt geïnstalleerd, kan er een Acrobat-tabblad voorkomen in elke Office-toepassing.

De knoppen en besturingselementen op de tabbladen werken op verschillende manieren. Figuur 1.3 laat enkele voorbeelden zien op het tabblad Start van Word.

Aan-uitschakelknoppen. Wanneer de knop is geselecteerd (hij wordt oranje), is de functie ingeschakeld. Elke keer dat je op de knop klikt, zet je de functie aan en uit.

Opdrachtknoppen. Wanneer je op de knop klikt, wordt de opdracht uitgevoerd. Als je nogmaals op een opdrachtknop klikt, wordt de opdracht opnieuw uitgevoerd.

FIGUUR 1.3

Verbonden knoppensets. In verbonden knoppensets wordt door een knop te selecteren de voorgaande selectie in de set ongedaan gemaakt. In figuur 1.3 zie je bijvoorbeeld vier knoppen in de onderste rij voor de uitlijning van alinea’s. De meest linkse knop is geselecteerd; als je op een van de andere knoppen klikt, wordt die eerdere selectie automatisch uitgeschakeld.

Menuknoppen. Knoppen met pijlen erop openen menu’s of kleurpaletten.

Galerieën. Een galerie is als een permanent geopend menu of palet; je selecteert een optie direct in de galerie. De meeste galeriën hebben een knop Meer die meer opties zichtbaar maakt.

Je kunt de muisaanwijzer boven een knop houden voor een schermtip die je informeert over naam en doel van de knop.

Bij sommige knoppen met pijlen kun je overal op de knop klikken (direct op de pijl of niet) om het menu of palet te openen (een palet bestaat uit kleurvakjes waarmee je een kleur kunt kiezen). Bij andere knoppen zijn de knop en de pijl afzonderlijke aanklikbare gebiedjes. Met de pijl open je het menu, maar door op de knop zelf te klikken pas je de instelling toe die eerder gekozen was in het menu.

Om het verschil te zien tussen de twee typen menuknoppen plaats je de muisaanwijzer op de knop. Als de knop en de pijl verschillende kleuren hebben of als er een dun lijntje tussen staat, is dat het type waarbij je direct op de pijl moet klikken om bij het menu te komen. Als er geen scheiding aanwezig is, kun je overal op de knop klikken.

In de rechterbenedenhoek van veel groepen zie je een klein vierkantje met een pijltje. Als je op dit vierkantje klikt (de knop Dialoogvensterweergave), open je een dialoogvenster dat betrekking heeft op de groep. Zo open je met het vierkantje in de groep Alinea in figuur 1.3 het dialoogvenster Alinea, dat besturingselementen bevat voor elke knop in die groep, plus nog meer opties die niet beschikbaar zijn op het lint.

Weet je niet welk tabblad de opdracht bevat die je zoekt of hoe de opdracht heet? Met het tekstvak Uitleg (met de tekst ‘Vertel wat u wilt doen’; zie figuur 1.2) kun je vragen stellen in gewoon Nederlands. Typ gewoon je vraag in het vak en druk op Enter voor een lijst van relevante opdrachten en klik op de gewenste opdracht.

Wanneer je het programmavenster minder breed maakt of een beeldscherm gebruikt met een lage resolutie, worden de besturingselementen op het lint samengevouwen. Sommige groepen veranderen in een enkele knop met vervolgkeuzelijsten voor de afzonderlijke elementen in de groep. Zo zijn in figuur 1.4 de meeste groepen samengevouwen en is er één groep geopend als vervolgkeuzelijst.

FIGUUR 1.4

Linksboven het lint vind je de werkbalk Snelle toegang. Je kunt er knoppen aan toevoegen voor vaak gebruikte opdrachten (net zoveel als er op passen). Om een knop toe te voegen, klik je met de rechtermuisknop op een besturingselement van een tabblad en kies je Toevoegen aan werkbalk Snelle toegang, zoals je ziet in figuur 1.5. Om de positie van de werkbalk Snelle toegang te wijzigen, klik je erop met de rechtermuisknop en kies je De werkbalk Snelle toegang onder het lint weergeven (of boven, als hij er al onder staat).

FIGUUR 1.5

Klik met de rechtermuisknop op een besturingselement op een tabblad om het toe te voegen aan de werkbalk

Je kunt ook het lint zelf aanpassen, maar dat valt buiten het bereik van dit boek. Als je zelf wilt gaan experimenteren, kies je Bestand → Opties en kies je Lint aanpassen.

Het menu Bestand (de Backstage-weergave)

Met een klik op de tab Bestand open je het menu Bestand, ook wel de Backstage-weergave genoemd. Dit menu geeft toegang tot opdrachten die te maken hebben met het gegevensbestand waar je mee werkt: zaken als opslaan, openen, afdrukken en het controleren van de eigenschappen. Het tabblad Bestand heeft in elke toepassing een andere kleur. In Word is het bijvoorbeeld blauw. Om het menu te verlaten, klik je op de pijlknop Terug (linksboven in het venster) of druk je op Esc.

In het menu Bestand vind je links een lijst van categorieën; klik op een categorie om de beschikbare opdrachten te zien. De inhoud van het rechterdeelvenster is afhankelijk van de gekozen categorie.

Wanneer een document geopend is en je naar het menu Bestand gaat, verschijnt de categorie Info. Deze geeft informatie over het huidige document en biedt opdrachten voor het beveiligen van het document, het controleren op problemen en het beheren van verschillende documentversies. Als het document een andere bestandsindeling gebruikt dan de laatst gebruikte indeling, verschijnt er bovendien een knop Converteren, waarmee je de bestandsindeling kunt omzetten naar de nieuwste indeling. Zie figuur 1.6.

De onderste categorie op één na is Opties. Daarmee open je een dialoogvenster waarin je de instellingen van het programma kunt aanpassen.

FIGUUR 1.6

Een document maken

In Word, Excel en PowerPoint verschijnt het startscherm wanneer je de toepassing start. Van daaruit kun je een nieuw document (of werkblad of presentatie) maken door op Esc te drukken of op de sjabloon Leeg te klikken. Vervolgens kun je beginnen met typen of content invoegen.

Je kunt ook extra nieuwe documenten maken. Een handige sneltoets daarvoor is Ctrl+N. Je kunt ook Bestand → Nieuw kiezen. Die laatste methode heeft het voordeel dat een selectie van sjablonen wordt geopend om je op weg te helpen als je niet met een volledig leeg document wilt beginnen. Kies een van de sjablonen of klik in het zoekvak Onlinesjablonen zoeken, typ een trefwoord en druk op Enter om naar een speciaal soort sjabloon te zoeken. De sjablonen laten we nu echter even voor wat ze zijn en we gaan verder met ons lege document.

Tekst typen

Tekst op de pagina zetten werkt ietsje anders in de drie voornaamste Office-toepassingen: Word, Excel en PowerPoint.

Word. Het hoofdwerkgebied van het programma is een leeg vel waar je direct op kunt typen. Klik gewoon in het werkgebied en begin te typen! In hoofdstuk 2 lees je meer over het typen en bewerken van tekst. Zie figuur 1.7.

Excel. Het werkgebied is verdeeld in een raster van cellen. Klik op een cel om deze actief te maken en typ om tekst in de cel te plaatsen, zoals in figuur 1.8. In hoofdstuk 7 lees je hoe je met tekst werkt in Excel-cellen.

PowerPoint. Het werkgebied is verdeeld in drie deelvensters. Het grootste deelvenster, in het midden, is de plek waar je inhoud invoegt op een dia.

Als een dia een tekstplaatshouder bevat, kun je in de plaatshouder klikken en typen, zoals in figuur 1.9.

Als de dia geen plaatshouder bevat of als de plaatshouder ongeschikt is, kun je handmatig een tekstvak op de dia plaatsen (zie hoofdstuk 11).

FIGUUR 1.7

FIGUUR 1.8

FIGUUR 1.9

Een afbeelding invoegen

Alle Office-programma’s accepteren verschillende typen afbeeldingen. In Word, Excel of PowerPoint voeg je als volgt een foto (of ander grafisch bestand) in:

1.    Klik op de tab Invoegen.

2.    Klik op de knop Afbeeldingen. Het dialoogvenster Afbeelding invoegen verschijnt (zie figuur 1.10). De standaardlocatie is de map Afbeeldingen van de gebruiker die op dat moment is aangemeld bij Windows.

3.    Selecteer de afbeelding die je wilt invoegen. (Wellicht moet je daarvoor op een andere plek zijn dan de map Afbeeldingen. Dat wordt behandeld in hoofdstuk 3.)

4.    Klik op de knop Invoegen.

FIGUUR 1.10

De voorgaande stappen zijn van toepassing op afbeeldingsbestanden, zoals foto’s van een digitale camera of die je hebt gedownload van internet. En zijn nog veel meer grafische bestanden, zoals onlineplaatjes, WordArt (gestileerde tekst) en getekende lijnen en vormen. Elk ervan kent een eigen procedure voor invoegen die aan bod komt in latere hoofdstukken.

Je kunt afbeeldingen direct vanuit de Verkenner slepen en neerzetten in elk document in een Office-toepassing.

Je verplaatsen in een document

Naarmate je content (een ander woord voor inhoud) toevoegt aan een Office-programma, kan het zijn dat je niet alle content tegelijk op je scherm kunt zien. Je moet wellicht door het document heengaan (ook bladeren genoemd) om de verschillende delen ervan te kunnen zien.

De eenvoudigste manier om je te verplaatsen is door de schuifbalken te gebruiken met de muis:

In Excel zijn altijd een verticale (naar boven en beneden) en een horizontale (van links naar rechts) schuifbalk aanwezig.

In Word en PowerPoint is de verticale schuifbalk altijd aanwezig. De horizontale schuifbalk verdwijnt zodra er van links naar rechts geen tekst meer is die niet kan worden weergegeven.

In figuur 1.11 zie je verschillende manieren om een schuifbalk te gebruiken:

Klik op het pijltje aan het uiteinde van een schuifbalk om de weergave langzaam in de richting van de pijl te bewegen (een klein stukje per keer).

Sleep het blokje in de schuifbalk om snel te bladeren.

Klik in de lege ruimte op de balk boven of onder het schuifblokje om steeds één scherm per keer naar boven of naar beneden te gaan.

De grootte van het schuifblokje (het lege rechthoekje waar je mee sleept in de schuifbalk) geeft aan hoeveel content je op dat moment niet kunt zien. Het schuifblokje in figuur 1.11 beslaat bijvoorbeeld ongeveer de helft van de schuifbalk; dat betekent dat er nog zo’n scherm aan niet-weergegeven content is. In een hele grote spreadsheet kan het schuifblokje erg klein zijn.

Je kunt je ook verplaatsen met behulp van sneltoetsen. Naarmate je meer bedreven raakt met de toepassingen, kan het zijn dat je sneltoetsen handiger vindt dan het gebruik van de schuifbalk. In hoofdstuk 4 vind je sneltoetsen voor Word, in hoofdstuk 7 voor Excel en in hoofdstuk 14 voor PowerPoint.

FIGUUR 1.11

Inhoud selecteren

Het selecteren van documentinhoud is een essentiële vaardigheid voor elke Office-toepassing. Veel opdrachten in Office-toepassingen zijn van toepassing op de tekst of afbeeldingen die je selecteert. Om tekst bijvoorbeeld vet te maken, selecteer je eerst de tekst en klik je vervolgens op de knop Vet. Figuur 1.12 laat enige geselecteerde tekst zien.

FIGUUR 1.12

Om tekst te selecteren in Word of PowerPoint, kun je:

de muisaanwijzer er overheen slepen (met ingedrukte linkermuisknop)

of

klikken waar je wilt beginnen en de Shift-toets ingedrukt houden terwijl je op de pijltjestoetsen drukt om de selectie uit te breiden.

Wanneer tekst is geselecteerd, krijgt de achtergrond ervan een andere kleur. De kleur hangt af van het gebruikte kleurenschema; als het standaardkleurenschema wordt gebruikt, is de achtergrondkleur van geselecteerde tekst grijs.

In Excel wil je meestal hele cellen selecteren in plaats van afzonderlijke stukjes tekst; wanneer een cel is geselecteerd, hebben alle opmaak- en andere opdrachten betrekking op alles in die cel. Om een cel te selecteren klik je erop. Je kunt de selectie uitbreiden naar meerdere cellen door er overheen te slepen of de Shift-toets ingedrukt te houden en op de pijltjestoetsen te drukken.

Je kunt tekst ook selecteren met behulp van sneltoetsen. In hoofdstuk 4 vind je sneltoetsen voor Word, in hoofdstuk 7 voor Excel en in hoofdstuk 14 voor PowerPoint.

Om een afbeelding te selecteren, klik je erop met de muis. Er verschijnen formaatgrepen (witte rondjes) rond de afbeelding. In figuur 1.13 zie je een geselecteerde afbeelding in Word.

FIGUUR 1.13

Wanneer een afbeelding is geselecteerd, kun je er het volgende mee doen:

Verplaatsen. Positioneer de muisaanwijzer op de afbeelding (niet op de rand) en sleep.

Kopiëren. Houd de Ctrl-toets ingedrukt terwijl je de afbeelding verplaatst.

Grootte wijzigen. Positioneer de muisaanwijzer op een van de formaatgrepen en sleep.

Verwijderen. Druk op de Delete-toets.

Roteren. Sleep de rotatiegreep, de cirkelpijl boven de afbeelding.

In- en uitzoomen

Als je aan het werk bent in een Office-toepassing, wil je wellicht inzoomen om je werk van dichterbij te bekijken of uitzoomen voor een totaaloverzicht van het project. Hoe lager het zoompercentage, hoe kleiner alles eruitziet en hoe meer je tegelijkertijd op je scherm kunt zien zonder te bladeren.

Word, Excel en PowerPoint hebben alle drie dezelfde zoomschuifregelaar, rechtsonder in het programmavenster. (Er zijn ook zoomknoppen op het tabblad Beeld in elke toepassing.) In figuur 1.14 zie je de zoomschuifregelaar op de statusbalk.

Sleep de schuifregelaar om het zoomniveau aan te passen (naar links om uit en naar rechts om in te zoomen).

Klik op de min- of plusknop (aan weerszijden van de schuifregelaar) om lichtjes uit (min) of in (plus) te zoomen.

Als je op het zoompercentage klikt, open je het dialoogvenster In- en uitzoomen, dat over meer zoomopties beschikt.

FIGUUR 1.14

In- en uitzoomen is niet van invloed op het afdrukken van documenten. De aanpassing vindt alleen op het scherm plaats.

De weergave veranderen

Elke Office-toepassing beschikt over een verscheidenheid aan weergaveopties. Elke weergave is geschikt voor een bepaald type activiteit in dat programma. Zo kun je in Word de weergave Concept kiezen, waarmee je snel kunt werken en die de tekst weergeeft in een eenvoudige eenkolomsindeling. Of je kunt de Afdrukweergave kiezen, waarin je speciale indelingsopmaak kunt zien, zoals meerdere kolommen.

Deze weergaven zijn beschikbaar:

Excel

Normaal. Geeft een regelmatig raster van rijen en kolommen weer.

Pagina-eindevoorbeeld. Laat een uitgezoomde versie van het werkblad zien met pagina-einden die je kunt verslepen.

Pagina-indeling. Geeft de inhoud weer zoals deze eruit komt te zien op een afgedrukte pagina.

Word

Leesmodus. Optimaliseert de weergave voor op het scherm. Je kunt het document in deze weergave niet bewerken.

Afdrukweergave. Toont het document zoals het bij benadering zal worden afgedrukt, inclusief indelingskenmerken, zoals meerdere kolommen.

Weblay-out. Geeft het document weer zoals het zal verschijnen als het wordt opgeslagen als een webpagina en op een website wordt gepubliceerd.

Overzichtsweergave. Geeft een overzicht van het document, met koppen als overzichtniveaus.

Conceptweergave. Geeft het document weer in simpele tekstvorm in één kolom.

PowerPoint

Normaal. Deze standaardweergave voorziet in meerdere deelvensters om met de inhoud te werken.

Overzichtsweergave. Hetzelfde als de weergave Normaal, maar in plaats van miniaturen van elke dia zie je een tekstoverzicht van de dia-inhoud.

Diasorteerder. Alle dia’s verschijnen als miniatuurafbeeldingen, wat handig is voor het aanpassen van de diavolgorde.

Notitiepagina. Elke dia verschijnt als een afbeelding op een pagina met notities.

Leesweergave. Vergelijkbaar met de weergave Diavoorstelling, maar dan in een zwevend venster in plaats van op volledig scherm.

Diavoorstelling. De presentatie wordt dia voor dia getoond aan de toeschouwers. De knoppen voor deze weergave verschijnen op het tabblad Diavoorstelling in plaats van op het tabblad Beeld met de andere weergaven.

Elke toepassing beschikt over weergaveknoppen voor de meest gebruikte weergaven. Je vindt ze links van de zoomschuifregelaar, zoals je ziet in figuur 1.14. Houd de muisaanwijzer boven een knop om te zien om welke weergave het gaat.

Wat vind je van de rondleiding tot nu toe? Er komt nog veel meer aan in hoofdstuk 2, waar we verdergaan met de belangrijkste functies die de Office-programma’s gemeen hebben.

IN DIT HOOFDSTUK

Tekst bewerken

Content verplaatsen en kopiëren

Lettertypen en tekengrootte kiezen

Tekstopmaak toepassen

De miniwerkbalk gebruiken

Werken met thema’s

Spelling en grammatica controleren

Hoofdstuk 2:
De gemeenschappelijke functies in Office verkennen

De omgang met tekst is volledig gestandaardiseerd in Word, Excel en PowerPoint. Dezelfde opdrachten die je gebruikt om tekst te bewerken en op te maken in het ene programma werken op vrijwel dezelfde manier in het andere programma. Dus als je er mee uit de voeten kunt in de ene toepassing, kun je zo aan de slag in de andere.

Tot deze standaardfuncties behoren:

Het Klembord, waarmee je content naadloos kunt kopiëren en verplaatsen tussen toepassingen.

Tekstopmaak, die je gebruikt om tekst op te maken met dezelfde set lettertypegereedschappen ongeacht het gebruikte programma.

Thema’s, waarmee je consistente opmaak kunt toepassen op documenten die in verschillende programma’s zijn gemaakt.

De spellingscontrole, die je gebruikt om je spelling en grammatica in alle toepassingen te corrigeren, zelfs op basis van gemeenschappelijke woordenlijsten.

In dit hoofdstuk kijken we naar al deze gereedschappen, plus nog wat andere handige standaardgereedschappen.

Tekst bewerken

In Word, Excel en PowerPoint klik je gewoon waar je de tekst wilt hebben en begin je te typen. (In hoofdstuk 1 vind je de basisbeginselen.)

De invoegcursor is het flikkerende verticale lijntje dat aangeeft waar de tekst zal verschijnen. Je kunt de invoegcursor verplaatsen met de pijltjestoetsen of gewoon met de muis klikken op de gewenste plek.

Wanneer de muisaanwijzer zich boven een gebied bevindt waar je tekst kunt plaatsen, verandert deze in een I-vormige aanwijzer, het I-balkje. De vorm van het I-balkje maakt het gemakkelijk om het heel precies te positioneren, zelfs tussen twee hele kleine lettertekens. In figuur 2.1 zie je de invoegcursor en het I-balkje.

FIGUUR 2.1

Om nieuwe tekst in te voegen positioneer je de invoegcursor op de gewenste plek en typ je de nieuwe tekst.

Om tekst te verwijderen kun je een van deze methoden gebruiken:

Met de Backspace-toets. Positioneer de invoegcursor en druk op de Backspace-toets om tekst links van de invoegcursor te wissen.

Met de Delete-toets. Selecteer de tekst en druk op Delete, of positioneer de invoegcursor en druk op Delete om tekst rechts van de invoegcursor te wissen.

Typ eroverheen. Selecteer de tekst en typ vervolgens nieuwe tekst om de oude tekst te vervangen. De geselecteerde tekst wordt gewist.

In Word kun je de invoegcursor niet voorbij het einde van het document plaatsen, dus als je een document wilt beginnen met de invoegcursor in het midden van het document, bijvoorbeeld, zou je normaal gesproken op Enter moeten blijven drukken om extra lege alinea’s te creëren totdat de invoegcursor op de gewenste plek staat. Maar dat kan ook anders: dubbelklik in het document op de plaats waar je de invoegcursor wilt hebben. Zelfs als die locatie zich na het einde van het document bevindt, zal de invoegcursor daarheen springen (en zal het einde van het document na de nieuwe locatie komen te liggen).

Content verplaatsen en kopiëren

Voor grootschalige bewerkingen (zoals hele alinea’s of pagina’s) kun je eenvoudig tekst en afbeeldingen verplaatsen of kopiëren binnen dezelfde toepassing of van de ene toepassing naar de andere.

Stel dat je enkele dia’s wilt maken voor een presentatie die je gaat geven op de vereniging. Je kunt de opzet in Word schrijven en de tekst vervolgens kopiëren naar PowerPoint om deze aan te kleden met afbeeldingen en animaties.

Twee manieren om te verplaatsen en kopiëren zijn:

Slepen-en-neerzetten. Gebruik de muis om geselecteerde tekst of afbeeldingen van de ene locatie naar de andere te slepen.