Dit e-boek is voorzien van een verborgen, persoonlijk watermerk.
Het verspreiden of openbaar maken van dit e-boek is niet toegestaan.

This e-book contains a hidden and personal watermark. Distribution is prohibited.

Inhoud in vogelvlucht

Inleiding

1 Waarom boekhouden? De basis

Hoofdstuk 1: Boekhouden moet je doen

Hoofdstuk 2: Een duik in de basisbegrippen

Hoofdstuk 3: Het rekeningschema of de routekaart voor de administratie

2 Documentatie

Hoofdstuk 4: Grootboekrekeningen

Hoofdstuk 5: Journaliseren

Hoofdstuk 6: Computerboekhouden

Hoofdstuk 7: Geldstromen en beveiliging

3 De praktijk van alledag

Hoofdstuk 8: Inkopen verwerken

Hoofdstuk 9: Verkopen verwerken

Hoofdstuk 10: Omzetbelasting

Hoofdstuk 11: De salarisadministratie

4 Afsluiten voor het einde van de periode

Hoofdstuk 12: Bezittingen afschrijven

Hoofdstuk 13: Leningen en interest

Hoofdstuk 14: De boeken controleren

Hoofdstuk 15: Einde van het jaar

Hoofdstuk 16: Kolommenbalans

Hoofdstuk 17: Toch nog wat veranderen

5 Rapporteren en opnieuw beginnen

Hoofdstuk 18: De balans

Hoofdstuk 19: De resultatenrekening

Hoofdstuk 20: Het kasstroomoverzicht

Hoofdstuk 21: Kengetallen

Hoofdstuk 22: Afsluiten salarisadministratie

Hoofdstuk 23: Rechtsvormen en belastingen

Hoofdstuk 24: Het nieuwe jaar in met de administratie

6 Het deel van de tientallen

Hoofdstuk 25: Tien punten voor een goede administratie

Hoofdstuk 26: Tien keer verkopen

Hoofdstuk 27: Inkopen boeken

Hoofdstuk 28: Nog eens tien journaalposten

Inhoud

Inleiding

DEEL 1 WAAROM BOEKHOUDEN? DE BASIS

HOOFDSTUK 1: Boekhouden moet je doen

Basisbegrippen

De papierwinkel

Gebruik de boekhouding voor kostencontrole

Controle op juiste verwerking

Financiële gegevens rapporteren

HOOFDSTUK 2: Een duik in de basisbegrippen

Boekhouder versus accountant

Tijd voor wat vaktermen

De administratieve cirkel

Snel boeken of rustig wachten op je geld

Dubbel boekhouden

HOOFDSTUK 3: Het rekeningschema of de routekaart voor de administratie

De indeling

Beginnen met de balans

Het uur van de waarheid, de resultatenrekening

Het definitieve rekeningschema opstellen

DEEL 2 DOCUMENTATIE

HOOFDSTUK 4: Grootboekrekeningen

Informatie vinden

Gegevens verzamelen en grootboekrekeningen vullen

Correctie grootboekrekeningen

HOOFDSTUK 5: Journaliseren

Ontstaan van het journaal

Kasverkeer

Het belang van journaalposten

HOOFDSTUK 6: Computerboekhouden

Hoe werkt het?

Een boekhoudpakket kiezen

De start

HOOFDSTUK 7: Geldstromen en beveiliging

Hoe sla je je geld op?

Het papierwerk

Fraude!

DEEL 3 DE PRAKTIJK VAN ALLEDAG

HOOFDSTUK 8: Inkopen verwerken

Voorraad in de gaten houden

Rekeningen betalen

HOOFDSTUK 9: Verkopen verwerken

Boter bij de vis

Verkoop op rekening

Korting geven

Ontevreden klanten die spullen terugbrengen

Debiteurenbeheer

Verlies nemen

HOOFDSTUK 10: Omzetbelasting

Wie zal dat betalen?

Tarieven

Aangifte doen

HOOFDSTUK 11: De salarisadministratie

Personeel aanstellen

Doorbetaling bij ziekte

Hoge loonkosten

Verwerking in de financiële administratie

Loonbelasting aangeven én betalen

Dan liever uitbesteden

DEEL 4 AFSLUITEN VOOR HET EINDE VAN DE PERIODE

HOOFDSTUK 12: Bezittingen afschrijven

Wel afschrijven/niet afschrijven

Afschrijvingsmethoden bepalen

Een afschrijvingsstaat opstellen

Desinvesteren

HOOFDSTUK 13: Leningen en interest

Interestvormen

Interest boeken

Lenen

HOOFDSTUK 14: De boeken controleren

Waarom moet je controleren?

Kascontrole

Boeken tussen banken en kas

Afstemmen van banksaldi

HOOFDSTUK 15: Einde van het jaar

Voorbereiding, controles en afstemmingen

Het journaal in geautomatiseerde administraties

Fouten herstellen

HOOFDSTUK 16: Kolommenbalans

De kolommenbalans gebruiken

Financiële rapporten in een geautomatiseerde administratie

HOOFDSTUK 17: Toch nog wat veranderen

Overige vorderingen en overlopende activa

Voorzieningen

Overige schulden en overlopende passiva

DEEL 5 RAPPORTEREN EN OPNIEUW BEGINNEN

HOOFDSTUK 18: De balans

Wat is een balans?

De balans presenteren

Onderdelen van de balans

HOOFDSTUK 19: De resultatenrekening

Wat is een resultatenrekening?

Een presentatievorm kiezen

De resultatenrekening in onderdelen

HOOFDSTUK 20: Het kasstroomoverzicht

Doel van het kasstroomoverzicht

Indelingswijze

Onderdelen kasstroomoverzicht

Een voorbeeld

HOOFDSTUK 21: Kengetallen

Soorten

HOOFDSTUK 22: Afsluiten salarisadministratie

Jaaropgaven opstellen

Niet-personeelsleden

Rapportage aan de belastingdienst

HOOFDSTUK 23: Rechtsvormen en belastingen

De soorten

Belastingen

Verwerking in de boekhouding

HOOFDSTUK 24: Het nieuwe jaar in met de administratie

De resultatenrekeningen

Balansrekeningen

Subadministraties

Geautomatiseerd

DEEL 6 HET DEEL VAN DE TIENTALLEN

HOOFDSTUK 25: Tien punten voor een goede administratie

Grootboekrekeningen

Dubbelboekhouden

Bescheiden boeken

Debiteuren incasseren

Zelf op tijd betalen

Opbrengsten voorzien

Goed begroten is een kunst

Verkopen bijstellen

Kosten bewaken

Prijsbepaling

HOOFDSTUK 26: Tien keer verkopen

Verkoop met hoge btw

Verkoop met lage btw

Verkoop met verschillende btw-tarieven

Een creditnota

Verkoop binnen de EU

Exporteren

Verkoop met btw-verlegging

Betaling door een klant

Kredietprovisie

De klant betaalt niet

HOOFDSTUK 27: Inkopen boeken

Inkoop met hoge btw

Inkoop met korting

Ontvangen creditnota

Inkoop met meerdere btw-tarieven

Inkoop met privégebruik

Inkoop zonder btw

Inkoop met btw-verlegging

Inkoop binnen de EU

Inkoop buiten de EU

Inkoop via een creditcard

HOOFDSTUK 28: Nog eens tien journaalposten

Afboeken van voorraad bij verkoop

Geld heen en weer boeken

Investeren en afschrijven

Geld lenen

Rentekosten en betaling

Omzet eerder nemen

Rekening houden met kosten

Bijtelling btw privégebruik auto

Schoonboeken btw-rekeningen

Resultaat naar de balans

BIJLAGE VERKLARENDE WOORDENLIJST

Over de auteur

Marco Steenwinkel (1969) is registeraccountant en werkte tijdens zijn studie bij het huidige Deloitte. Na afronding van zijn studie werkte hij als zelfstandig accountant en combineerde dit met een docentschap aan de Haagse Hogeschool, waar hij zich vooral richtte op de financiële administratie en bedrijfseconomie. Daarnaast heeft Marco zich verdiept in de automatisering van financiële administraties, uiteenlopend van het gebruik van Excel en diverse boekhoudpakketten tot de toepassing van ERP. Tegenwoordig richt hij zich op de automatisering van financiële pakketten en de ondersteuning bij het gebruik daarvan.

Inleiding

Boekhouders beheren alle financiële gegevens voor kleine ondernemingen en beschikken daardoor over veel informatie. Kennis is macht en daarom is de boekhouder behoorlijk machtig in een organisatie. Met informatie uit de administratie kunnen ondernemers strategische beslissingen nemen op het gebied van de verkoopplanning en financiële zaken regelen voor de onderneming.

Zonder het harde werk van de boekhouder zouden veel ondernemers geen idee hebben waar ze mee bezig zijn en wordt het niet duidelijk of hun investeringen ook geld in het laatje brengen. Ze krijgen geen zicht op de verkopen, maar ook niet op alle uitgaven die nodig zijn om de opbrengsten te realiseren.

Een accurate en volledige administratie is van groot belang voor de leiding en eigenaar van de onderneming, maar ook voor partijen die zakendoen met de onderneming zoals financiers, leverancier en werknemers. Alle interne partijen (bestuur, eigenaar en werknemers) en externe partijen (financiers, leveranciers en fiscus) zijn afhankelijk van het werk van de boekhouder, die alle financiële gebeurtenissen tijdig, juist en volledig in de administratie vastlegt.

Ja, het werk van de boekhouder is erg belangrijk en vereist enige vaardigheden en talent. Een goede boekhouder heeft oog voor detail, gevoel voor cijfers en de behoefte om alles accuraat te registreren in de administratie en bewijsstukken te archiveren op een manier dat hij alles makkelijk terug kan vinden.

Of je nou eigenaar bent van een onderneming en zelf je boekhouding doet of werknemer bent die verantwoordelijk is voor de administratie, je werk is van cruciaal belang voor de organisatie!

Over dit boek

In dit boek behandel ik de belangrijke aspecten van het vak. Eerst komen de basisbegrippen aan bod en richt ik me op de inrichting van de administratie. Dit doe ik met behulp van een rekeningschema, dat bestaat uit verschillende grootboekrekeningen. Daarna leer ik je hoe je de grootboekrekeningen kunt bijwerken en controleren met behulp van journaalposten.

Vervolgens laat ik zien welke zaken je verwerkt in je administratie, hoe je dat aanpakt en daarna aan de slag gaat met de rapportage.

Tot slot lees je hoe je je administratie afsluit zodat deze klaar is voor het volgende jaar om weer van voor af aan te kunnen beginnen.

Boekhouden is een continu proces waarin je bezig blijft van het begin van de onderneming tot het einde van de onderneming. Je gaat ervan uit dat je blijft ondernemen dus dat einde maak je wellicht niet eens mee.

Geautomatiseerde administratie

Wanneer ik iets vertel over de administratie ga ik vaak uit van een handmatige administratie, maar tegenwoordig wordt veel gebruikgemaakt van boekhoudpakketten. In dit boek gebruik ik soms afbeeldingen uit de financiële module van de ERP-software van Uniconta. Ik ga ervan uit dat de functionaliteit van dit pakket ook in veel andere boekhoudsoftware aanwezig is.

Gebruiker

Ik veronderstel dat je een van de volgende personen bent:

een eigenaar van een kleine onderneming die wil weten hoe hij de administratie moet inrichten en bijhouden of inzicht wil krijgen in de activiteiten van de boekhouder;

een boekhouder in een kleine onderneming die meer wil weten over de inrichting van de administratie of het boek als naslagwerk wil gebruiken;

een medewerker binnen een organisatie die de boekhouding erbij gaat doen of moet overnemen en daarom behoefte heeft aan basisinformatie en kennis over de verwerking van verschillende financiële gebeurtenissen.

Wat kun je overslaan

In dit boek maak ik veel gebruik van voorbeelden. Wanneer je een onderdeel begrijpt, dan zou je dit kunnen overslaan, maar dat raad ik je uiteraard niet aan. Bij een voorbeeld staat een voorbeeldpictogram.

Soms behandel ik moeilijkere onderwerpen die niet voor iedere onderneming van toepassing zijn. Bij deze technische onderwerpen staat in de marge het pictogram technische info. Wanneer je dit onderdeel te moeilijk vindt, kun je dit gerust overslaan.

Indeling van het boek

Boekhouden voor Dummies is verdeeld in zes onderdelen, die ik hier kort toelicht.

Deel 1: Waarom boekhouden? De basis

In deel 1 bespreek ik het belang van de boekhouding, leg ik uit hoe het werkt en help ik je bij het inrichten van de administratie. Daarnaast komen enkele basisbegrippen in de boekhoudwereld aan bod en geef ik aan hoe je de grootboekrekeningen ordent voor een overzichtelijke administratie.

Deel 2: Documentatie

In deel 2 laat ik zien hoe je met grootboekrekeningen en journaalposten de financiële gebeurtenissen in de administratie verwerkt. Grootboekrekeningen zijn de basis van elke administratie. Ik geef aan hoe je de gebeurtenissen in je organisatie kunt controleren en wat de mogelijkheden van boekhoudpakketten zijn.

Deel 3: De praktijk van alledag

In deel 3 behandel ik verschillende zaken die je dagelijks tegen kunt komen, zoals de registratie van inkopen en verkopen en eventuele problemen. Daarnaast besteed ik ook aandacht aan de salarisadministratie en verplichtingen met betrekking tot omzetbelasting.

Deel 4: Afsluiten voor het einde van de periode

In deel 4 sluiten we de administratie af in verband met het einde van de periode (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). Vaak pas je correcties toe op de administratie om de juiste stand van zaken aan het einde van de periode te bereiken.

Deel 5: Rapporteren en opnieuw beginnen

Deel 5 laat zien hoe je de informatie uit je administratie kunt omzetten in rapporten, zoals de balans en resultatenrekening. Na de rapportage aan het einde van het boekjaar sluit je de administratie af om vervolgens weer opnieuw te beginnen.

Deel 6: Het deel van de tientallen

Het deel van de tientallen is een vast onderdeel van de Voor Dummies-reeks. In dit deel behandel ik eerst tien zaken die nodig zijn om een goede administratie te voeren en vervolgens tien veelvoorkomende journaalposten.

De pictogrammen

In dit boek staan in de marge verschillende pictogrammen die in alle Voor Dummies-boeken gebruikt worden. De volgende pictogrammen kom je tegen:

Bij dit pictogram staan tips om je administratie te verbeteren of gemakkelijker te maken.

Dit pictogram verwijst naar belangrijke informatie die je nodig hebt om de stof te begrijpen.

Dit pictogram waarschuwt je voor mogelijke valkuilen bij het boekhouden.

Na dit pictogram volgt een voorbeeld om de behandelde stof verder toe te lichten.

Dit pictogram geeft aan dat er technische informatie volgt die wellicht niet voor elke onderneming van toepassing is.

Waar begin je?

Klaar voor het echte werk? Na deze korte toelichting zou je overal in het boek kunnen beginnen.

Als je voor het eerst met de boekhouding in aanraking komt of je geheugen wilt opfrissen begin dan in deel 1. Ben je al goed op de hoogte van de basisbegrippen begin dan in deel 2. Als je al weet hoe je de administratie moet inrichten maar wilt bekijken hoe je verschillende gebeurtenissen moet verwerken ga dan naar deel 3. Als je direct wilt rapporteren omdat je al helemaal klaar bent met je administratie begin je gewoon bij deel 5.

1
Waarom boekhouden? De basis

IN DIT DEEL . . .

Weet je niet waarom boekhouden belangrijk is? Dan kom je daar in dit deel achter.

In deel 1 behandel ik begrippen die veel gebruikt worden in de boekhoudwereld, zoals journaliseren, debiteren en activeren. Aan het einde help ik je bij de inrichting van je administratie om op een makkelijke manier met je grootboekrekeningen te kunnen werken.

IN DIT HOOFDSTUK

Introductie in het boekhouden

Doel van de boekhouding

Onderdelen en basisbegrippen

Controle inbouwen

Rapporteren

Hoofdstuk 1:
Boekhouden moet je doen

Voor veel ondernemers in het midden- en kleinbedrijf is de administratie een blok aan het been. Het wordt ervaren als een verplichting en kan ook niet altijd worden uitbesteed. Een startende ondernemer kan zich lang niet altijd permitteren om er maar meteen personeel voor aan te trekken. Bij kleine ondernemingen voert de ondernemer dan ook vaak zelf de administratie, maar als het bedrijf gaat groeien kan het interessant zijn om de aanstelling van een boekhouder of administrateur toch te overwegen. In dit hoofdstuk geef ik een overzicht van de taken van de boekhouder, krijg je een beeld van de werkzaamheden die nodig zijn bij het voeren van een goede administratie en maak je kennis met de onderdelen en de basisbegrippen van het boekhouden. Want wil je ondernemen, dan hoort de boekhouding daar nou eenmaal gewoon bij.

Basisbegrippen

Het kost juist startende ondernemers vaak de grootste moeite om niet direct al hun plannen te gaan uitvoeren en nieuwe te ontwikkelen, zonder dat zij zich hierbij al te veel bekommeren om de administratie. Zolang het geld in het laatje komt zal het allemaal wel goed gaan en lijkt een nauwkeurige administratie helemaal niet van belang. Als de aangifte inkomstenbelasting in zicht komt is dat vroeg genoeg en je kunt die aangifte ook altijd nog uitbesteden.

Maar een goede boekhouding biedt juist inzicht in het succes van de onderneming of laat juist tijdig zien dat de werkelijkheid wel eens anders kan zijn dan eerst werd gedacht. Bij een goede administratie kun je eventuele problemen direct signaleren zodat je nog tijdig kunt bijsturen.

Bepaal voor je begint in overleg met een deskundige, zoals een accountant, hoe je de administratie het beste kunt inrichten en doe dat vooral voor de start van de nieuwe onderneming zodat je later niet van alles hoeft te herstellen.

Omdat veel ondernemers de administratie als een last ervaren stellen zij het bijwerken daarvan eindeloos uit. Maar van uitstel kan geen afstel komen als je niet in de problemen wilt raken. Het is dus verstandig om je boekhouding regelmatig bij te werken, zodat je routine krijgt en je gaat merken dat de administratieve werkzaamheden steeds vlotter gaan verlopen. Voor hetzelfde geld ga je het nog leuk vinden ook!

Verwerken of even uitstellen

Bij het inrichten van een administratie kun je kiezen uit twee systemen:

de kasadministratie

de factuuradministratie

Het verschil zit in het moment waarop je de transacties verwerkt. Bij de kasadministratie administreer je op het moment dat je geld ontvangt of uitgeeft zonder een onderscheid te maken tussen de ontvangst en uitgave per kas of per bank.

Bij de factuuradministratie boek je op het moment dat je een inkoopfactuur ontvangt of een verkoopfactuur verzendt. De betaling en ontvangst boek je dan vanzelfsprekend op een later moment. Inkoopfacturen houd je tot het moment van betalen bij op de rekening crediteuren en verkoopfacturen op de rekening debiteuren.

Het onderscheid tussen debiteuren en crediteuren is in de administratie van essentieel belang. Toch gebruiken veel mensen de begrippen verkeerd of weten niet of zij een factuur onder debiteuren of crediteuren moeten boeken.

Debiteuren zijn afnemers, waarvan je later geld moet ontvangen.

Crediteuren zijn leveranciers die je te zijner tijd moet betalen.

Betaling van inkoopfacturen en ontvangst op verkoopfacturen vindt vaak later plaats dan de verzending van de factuur. Hierdoor worden kosten en opbrengsten in de kasadministratie ook later verantwoord dan in de factuuradministratie. Bij de factuuradministratie boek je direct en in de kasadministratie stel je uit tot later.

Omdat de fiscus alleen in hoogst uitzonderlijke gevallen een kasadministratie accepteert, is van een keuze tussen de beide systemen eigenlijk geen sprake en moet je gewoon de factuuradministratie toepassen. Bijkomend voordeel is wel dat de factuuradministratie een beter inzicht geeft in je kosten en opbrengsten en ook, niet onbelangrijk, in je vorderingen en schulden. Bij de kasadministratie krijg je alleen inzicht in vorderingen en schulden door de nog niet geboekte stapel facturen bij elkaar op te tellen.

Bezittingen, schulden en eigen vermogen

Op de balans van iedere onderneming staan altijd drie onderdelen:

bezittingen

schulden

eigen vermogen

De bezittingen zijn alle onderdelen die de onderneming bezit, zoals gebouwen en machines maar ook voorraden, vorderingen en liquide middelen. De schulden en het eigen vermogen zijn de onderdelen die aangeven hoe de bezittingen zijn gefinancierd. Financiering kan plaatsvinden door schulden bij derden. Dit kunnen leningen zijn, maar ook nog niet betaalde inkoopfacturen, crediteuren, die je als schuld aanmerkt. De financiering door derden noem je vreemd vermogen. Naast het vreemd vermogen kan financiering ook plaatsvinden door de eigenaar van de onderneming, wat je het eigen vermogen noemt.

Alle bezittingen die je niet met vreemd vermogen financiert, heb je als ondernemer zelf betaald zodat het eigen vermogen altijd gelijk is aan de bezittingen na aftrek van het vreemd vermogen.

Het totaal van de bezittingen is gelijk aan de totale financiering, dat je in een formule als volgt kunt weergeven:

bezittingen = eigen vermogen + vreemd vermogen

Debet en credit

In het boekhouden komt alles steeds neer op debiteren en crediteren, wat niets anders betekent dan toevoegen aan de debetzijde of toevoegen aan de creditzijde van de balans of de resultatenrekening.

Bij het boekhouden wordt veel gebruikgemaakt van T-vormen. De balans lijkt eigenlijk op een grote T met aan beide kanten gegevens. Nu vertel ik je alleen nog maar dat debet aan de linkerkant van de T staat en credit aan de rechterkant. Het gebruik van debet en credit komt door dit hele boek heen nog uitgebreid aan bod.

Verschillende rekeningen gebruiken

Voor een goede administratie is het van belang dat elke handeling goed wordt geordend, waarbij als uitgangspunt geldt dat je gelijke handelingen altijd gelijk moet behandelen. Het is ook belangrijk dat je eenmaal gemaakte keuzes consequent blijft hanteren. Op deze manier krijg je een beter inzicht in de kosten en opbrengsten van de onderneming. Om overzicht te houden over al die handelingen gebruik je grootboekrekeningen, waarop je gelijke gebeurtenissen verzamelt.

Om bijvoorbeeld inzicht te krijgen in het totaal aan autokosten, kun je een rekening brandstofkosten gebruiken en een rekening overige autokosten. Door uitgaven aan benzine altijd op de brandstofkosten te boeken en niet op de overige autokosten ontstaat er een helder inzicht in het brandstofgebruik en de andere kosten. Het klinkt simpel maar dat is de essentie van consequente toepassing.

De papierwinkel

Alle gegevens in de administratie moeten altijd te herleiden zijn naar originele documenten, zoals in- en verkoopfacturen, bankafschriften of kasbonnen. Het is belangrijk om ook deze gegevens goed geordend te archiveren zodat je de stukken uit de administratie gemakkelijk kunt terugvinden. Zo kun je veel gemakkelijker de administratie controleren.

Van de verkoopfacturen heb je natuurlijk geen origineel meer, omdat je die naar de afnemer stuurt. Daarvan houd je dan zelf een kopie.

Controle vindt niet alleen plaats door een accountant, die je zelf uitkiest, maar ook door de belastingdienst. Hoe langer de accountant moet zoeken in je paperassen, hoe hoger de rekening aan het einde zal zijn en hoe langer de belastingcontroleur moet zoeken, hoe chagrijniger hij kan worden met alle gevolgen van dien. Bij een controle mag wettelijk maximaal vijf jaar worden teruggegaan in de tijd, of juister gezegd, de inspecteur mag alleen over deze periode correcties doorvoeren, tenzij er sprake is van bewuste belastingfraude. Desalniettemin eist de belastingdienst dat je de administratie zeven jaar bewaart en documenten over de aanschaf van gebouwen moet je zelfs tien jaar bewaren.

Duidelijke verwijzingen in de administratie naar de basisdocumenten zijn noodzakelijk om goed te kunnen controleren. Zorg dus altijd voor goede verwijzingen in je administratie.

Grootboekrekeningen

De basis in elke administratie is het gebruik van grootboekrekeningen, waarin alle handelingen uit de organisatie keurig gesorteerd zijn terug te vinden. Voor elke soort bezitting, schuld, eigen vermogen, kosten of opbrengsten gebruik je een eigen grootboekrekening. Per grootboekrekening worden gelijke handelingen verzameld en zo ontstaat er een duidelijk overzicht. Voor het opmaken van een balans en resultatenrekening kun je sommige rekeningen bij elkaar optellen om een wat minder gespecificeerd totaal weer te geven. De grootboekrekeningen brandstof, onderhoud, motorrijtuigenbelasting, autoverzekering en overige autokosten tel je bij elkaar op en geef je in de resultatenrekening van de jaarrekening weer als autokosten. Natuurlijk geldt wel dat hoe meer grootboekrekeningen je gebruikt hoe omvangrijker de administratie wordt en hoe meer werk je eraan moet besteden. Maar om gedetailleerde informatie uit de administratie te kunnen halen is het soms nodig om veel rekeningen te gebruiken. Het gebruik van grootboekrekeningen komt uitgebreid aan bod in hoofdstuk 4.

Journaliseren

Om grootboekrekeningen bij te werken gebruik je journaalposten. In een journaalpost geef je aan wat in welke grootboekrekening moet veranderen. Omdat je altijd gebruikmaakt van het dubbel boekhouden moet je ten minste twee rekeningen bijwerken. Een goede journaalpost begint altijd met de rekening die je debiteert en vervolgens vermeld je de rekening die je crediteert. Iemand heeft in het verleden bedacht dat om onderscheid te maken tussen debiteren en crediteren voor de creditering altijd ‘aan’ wordt gezet zodat je in boekhoudtaal dan boekt van debet aan credit. Journaalposten bespreek ik gedetailleerd in hoofdstuk 5.

Geautomatiseerde administratie overwegen

Tegenwoordig wordt veel gebruikgemaakt van administratieve software voor de boekhouding. In Nederland bestaan veel pakketten, waaruit je een keuze kunt maken. De werking van de pakketten is altijd gebaseerd op de handmatige administratie. Elk pakket werkt met grootboekrekeningen en op de een of andere wijze met journaalposten. Het grote voordeel van de geautomatiseerde administratie is dat het pakket automatisch diverse controles uitvoert zodat je niet zo gauw in de fout zult gaan. En dat is mooi meegenomen.

Een keuze maken uit de diverse mogelijkheden is niet altijd even gemakkelijk. Ik kom daarop terug in hoofdstuk 6.

Interne controles toepassen

Naarmate de onderneming groter wordt en meer mensen bij je werken wordt het steeds belangrijker om regelmatig controles uit te voeren. Maak geen uitzondering voor controles op je eigen werk, want iedereen kan immers fouten maken, zelfs jij. De controles die je uitvoert moet je afstemmen met de administratie en eventuele verschillen moet je verder onderzoeken. Een voorbeeld van een controle is de telling van een voorraad, die als het goed is overeenkomt met de waarde van de voorraad volgens de boekhouding. Er zijn natuurlijk meer controles mogelijk waarover je meer leest in hoofdstuk 7 en 14.

Gebruik de boekhouding voor kostencontrole

De administratie wordt natuurlijk niet voor niets bijgehouden. De kostencontrole is een belangrijke functie van de administratie. Wanneer de administratie up-to-date is, dan kun je altijd overzichten opstellen om de stand van zaken te bekijken of om zo nodig direct in te grijpen bij te hoge kosten.

Zorg dat je administratie actueel is als je de kosten en opbrengsten wilt beoordelen of controleren. Zo loop je niet achter de feiten aan. Dit is een goede reden om je administratie niet uit te stellen tot morgen.

Voorraadbeheer

Om alle producten van je onderneming goed te volgen, kun je een uitgebreide voorraadadministratie inrichten. Hoe belangrijker de voorraad voor je organisatie wordt, hoe uitgebreider de administratie kan worden opgezet. Het hele proces vanaf de inkoopbestelling tot de verkoop en aflevering moet je in de administratie kunnen volgen. De administratie wordt op deze manier uitgebreider en zal je meer werk kosten, maar ook meer inzicht geven.

De extra inspanningen moeten natuurlijk wel de moeite waard zijn. Je kiest hier alleen voor als het extra informatie oplevert die van belang is voor de bedrijfsvoering.

Omzet

Iedereen is geïnteresseerd in zijn eigen omzet, dus zal het je geen moeite kosten om de verkopen dagelijks in de administratie te verwerken. Het is altijd leuk om in een oogopslag te zien dat vandaag weer meer is omgezet dan gisteren.

Wanneer de verwerking dagelijks plaatsvindt, of in ieder geval per dag wordt bijgehouden, dan kun je de omzetontwikkeling gemakkelijk analyseren. In grafieken kun je bijhouden of de omzet stijgt of in mindere tijden daalt, wat de gemiddelde omzet is en op welke dagen je het meeste verkoopt. Aan de hand van deze informatie kun je maatregelen nemen om de omzet te verbeteren of moet je misschien wel constateren dat de top is bereikt.

De omzet is ook de basis voor de rest van de rapportages. Kosten beoordeel je ten opzichte van de behaalde omzet waarbij je kritisch kijkt naar de hoogte van kosten. Deze mogen natuurlijk niet te hoog oplopen. Lage kosten zijn natuurlijk nooit een probleem.

Lonen

Als je personeel in dienst neemt, hoef je niet meer al het werk zelf te doen. Dat lijkt aardig! De keerzijde van de medaille is dat het ook zorgen met zich meebrengt. De grootste zorg is vaak de loonadministratie. Deze kan behoorlijk ingewikkeld zijn, ondanks beloften van de overheid om alles niet leuker maar wel makkelijker te maken. De gemakkelijkste manier is de loonadministratie uitbesteden zodat je de administratie bijwerkt met de journaalpost die je van de salarisverwerker krijgt.

Wanneer je de salarissen zelf wilt berekenen dan kun je het beste gebruikmaken van speciale software. Hiermee kun je de belastingdienst via internet gemakkelijk informeren. Het handmatig via internet aanleveren van de noodzakelijke informatie is een gigantisch maandelijks terugkerend karwei, waarbij je elke maand dezelfde gegevens opnieuw moet invoeren.

In hoofdstuk 11 lees je meer over de loonadministratie.

Controle op juiste verwerking

Omdat iedereen fouten kan maken, jij en ik niet uitgezonderd, moet je de administratie af en toe controleren, vooral op juiste invoer. Het is raadzaam om dit niet tot het einde van het jaar uit te stellen. Het kan dan lastig zijn om nog te achterhalen wat je aan het begin van het jaar fout hebt gedaan. Je kunt dus beter elke maand of elk kwartaal een controle uitvoeren.

Voor de controle kun je het beste een checklist gebruiken waarop je de controles, die je periodiek uitvoert, kunt afvinken. Het formulier kun je eventueel ook gebruiken als invulformulier, waarop je alleen maar de te controleren gegevens hoeft in te vullen. Je hoeft dan niet meer elke periode opnieuw na te denken hoe je de controles moet inrichten.

Geld tellen

Kascontrole is niet zo moeilijk. Hierbij hoef je niet veel meer te doen dan simpelweg het geld dat je in kas hebt, na te tellen. Als het goed is, is het totaalbedrag gelijk aan het kassaldo volgens de administratie en als dat het geval is, dan ben je klaar. Wanneer de uitkomst niet overeenkomt met de administratie dan moet je op zoek gaan naar de oorzaak van het verschil. Misschien is een kassabon niet, of voor het verkeerde bedrag, geboekt. In het ergste geval heeft iemand een greep in de kas gedaan. Dit is heel vervelend maar wel goed om te weten. Helaas is het onmogelijk achteraf vast te stellen wie buiten zijn boekje is gegaan. Wanneer je regelmatig dit soort afwijkingen ontdekt, dan zul je zeker maatregelen moeten treffen om grepen in de kas in de toekomst te voorkomen.

Controle van de bankrekeningen is ook eenvoudig. Hierbij hoef je niet eens te tellen omdat de bank dat al voor je heeft gedaan. Je hoeft niet meer te doen dan het bankafschrift te bekijken en het saldo van dit afschrift af te stemmen met je administratie.

Vergis je niet in debet en credit volgens de bankafschriften, want dat is de situatie in de administratie van de bank en niet in je eigen administratie. Waar de bank debet registreert moet in je eigen administratie crediteren en andersom.

Nog meer tellen

Net als het kasgeld kun je ook de voorraad tellen, wat regelmatig moet gebeuren om de administratie te controleren. Dit is wel lastiger dan bij het tellen van geld, omdat je de waarde van de goederen apart moet bepalen. De voorraad staat in de administratie immers op financiële waarde geregistreerd en bij het tellen van de voorraad tel je alleen de hoeveelheden.

Tellen kan ook lastig zijn, zoals bij een hoop zand. In dit geval wacht je met tellen tot de hoop zand weg is en ga je dan pas vergelijken met de administratie, dan ben je ook lekker snel uitgeteld.

Dit soort controles bespreek ik verder in hoofdstuk 7.

Fouten

Wanneer je fouten vindt, dan moet je die natuurlijk herstellen. Zeker als je voor de eerste keer een balans en een resultatenrekening opstelt, zul je beslist wel fouten tegenkomen en daar hoef je niet van te schrikken. Door de betreffende journaalposten opnieuw te verwerken kun je die fouten herstellen.

Financiële gegevens rapporteren

Als je alles geregistreerd hebt, is het toch leuk om ook wat informatie uit de administratie te distilleren; dus ga je rapporten opstellen. De rapporten kunnen variëren van de balans en de resultatenrekening tot het opstellen van kengetallen en statistieken. Vooral de omzetstatistieken zijn leuk om te bekijken en met name als deze een stijgende lijn vertonen natuurlijk.

Rapporten voorbereiden

De meest gemaakte rapporten zijn de balans en de resultatenrekening. Deze laatste wordt ook wel de winst- en verliesrekening genoemd. De balans geeft de stand van de onderneming op één bepaald moment weer. Die stand kan een dag later eigenlijk alweer veranderd zijn. Dit moet je goed beseffen bij de beoordeling van een balans.

Op de balans vermeld je de waarde van de bezittingen en de wijze waarop deze zijn gefinancierd. Bezittingen altijd debet, wijze van financiering credit. Dit leidt tevens tot een evenwicht in de balans omdat het totaal van de bezittingen altijd gelijk is aan het totaal van de financiering:

bezittingen = eigen vermogen + vreemd vermogen

Wanneer je dit anders schrijft kun je stellen dat het eigen vermogen gelijk is aan de bezittingen na aftrek van het vreemd vermogen:

eigen vermogen = bezittingen -/- vreemd vermogen.

Belastingperikelen

Als ondernemer zul je regelmatig belasting, in diverse soorten en maten, moeten afdragen. Omzetbelasting en loonbelasting moet je maandelijks, per kwartaal of per jaar betalen. De inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting betaal je aan het einde van een jaar, maar gedurende het jaar brengt de belastingdienst vaak voorschotten in rekening. De administratie moet zo zijn ingericht dat je de belastingplicht eenvoudig kunt vaststellen en deze vervolgens kunt betalen. De loonbelasting bespreek ik in hoofdstuk 11, omzetbelasting in hoofdstuk 10, inkomsten- en vennootschapsbelasting in hoofdstuk 13.

IN DIT HOOFDSTUK

De boekhouder

Een aantal veelgebruikte basisbegrippen

De volledige administratieve cyclus

Dubbel boekhouden

Hoofdstuk 2:
Een duik in de basisbegrippen

Alle ondernemingen moeten een administratie voeren, alleen al om te bepalen of je winst of verlies hebt gemaakt. De boekhouder is de spil waar de administratie om draait. Dat maakt een goede boekhouder dan ook erg belangrijk voor de onderneming. Maar dat is nog lang niet alles; de boekhouder is de man of vrouw die volledig op de hoogte is van het hele reilen en zeilen van de onderneming.

Boekhouder versus accountant

Als je alleen naar de boekhoudkundige kant binnen het geheel van de administratie kijkt, dan is dat maar een klein gedeelte van de totale administratie. De administratie is gericht op het verschaffen van informatie, waarbij informatie ontstaat door de verwerking van verzamelde relevante gegevens. De boekhouder houdt zich enkel bezig met de verwerking van deze gegevens. Elke factuur die binnenkomt en elke factuur die wordt verzonden gaat door zijn handen en boekt hij op de juiste plaats in de administratie. Hetzelfde geldt voor alle bankafschriften en overzichten van kasmutaties.

In kleine organisaties stelt de boekhouder vervolgens ook de benodigde overzichten op. In grotere organisaties neemt een controller dit werk meestal voor zijn rekening.

Een belangrijke eis aan de boekhouder is dat hij of zij in ieder geval zeer accuraat werkt, gevoel voor cijfers heeft en natuurlijk plezier moet hebben in het werk. Zonder gevoel voor cijfers zal de boekhouding totaal onbegrijpelijk en ondoorzichtig zijn en blijven.

Aan het einde van het jaar stel je als ondernemer een financieel jaarrapport op, dat je door een accountant kunt laten uitwerken na voorbereidende werkzaamheden door de boekhouder.

De functie van een accountant is het controleren van de administratie. Je schakelt bijvoorbeeld een accountant in als je behoefte hebt aan specifieke kennis voor het opstellen van een jaarrekening, maar ook als de eigenaar van een onderneming zich niet zelf bemoeit met de uitvoering en het bestuur, zoals dat het geval kan zijn bij aandeelhouders. De accountant controleert het werk van de boekhouder in de administratie en stelt vast of de jaarrekening overeenkomt met de wettelijke eisen die van toepassing zijn.

De dienstverlening van de accountant loopt naast advieswerk uiteen van de samenstelling van jaarrekeningen tot de controle daarvan. De accountant stelt het financieel jaarrapport samen, op basis van de gegevens uit de administratie. Soms voert de accountant ook de hele administratie zelf. Bij controleopdrachten stelt de accountant vast dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en samenstelling van het eigen vermogen en het resultaat over het boekjaar. Hij geeft zijn oordeel weer in een accountantsverklaring, waaruit blijkt of het beeld volgens hem wel of niet juist is. Een tussenvorm is de beoordeling van de financiële verantwoording, waarbij de accountant alleen beoordeelt of de verantwoording voldoet aan de eisen zonder de zekerheid van een accountantsverklaring te geven bij zijn oordeel, zoals dat bij de accountantscontrole wel het geval is.

Tijd voor wat vaktermen

Zoals in elk vakgebied hebben administrateurs ook hun eigen vaktaaltje. Dit zijn termen die te pas en te onpas worden gebruikt in de veronderstelling dat iedereen weet wat daarmee bedoeld wordt. In de volgende paragraaf trakteer ik je op een overzicht van veelgebruikte termen in de wereld van de administratie:

Debet, de linkerzijde van de balans, resultatenrekening of grootboekrekening. Op de balans staan de bezittingen aan de debetzijde en op de resultatenrekening staan de kosten aan de debetzijde.

Credit, de rechterzijde van de balans, resultatenrekening of grootboekrekening. Op de balans staan de schulden en het eigen vermogen op de creditzijde opgenomen en op de resultatenrekening de opbrengsten.

Activa is een andere benaming voor de debetzijde van de balans.

Passiva is een andere benaming voor de creditzijde van de balans.

Debiteren is boeken aan de debetzijde van een grootboekrekening.

Crediteren is boeken aan de creditzijde van een grootboekrekening.

Activeren is boeken op de balans aan de debetzijde. Kosten activeer je om ze op dat moment niet in mindering te brengen op de winst. Op een later moment boek je deze kosten dan af om ze ten laste van de winst te brengen in de periode waarop deze kosten betrekking hebben.

Passiveren is boeken op de balans aan de creditzijde. Zoals je kosten kunt activeren kun je opbrengsten passiveren om deze op een later moment in de resultatenrekening op te nemen. Huuropbrengst die je in december van het lopende jaar ontvangt voor januari van het daaropvolgende jaar moet je passiveren om deze opbrengst in januari in de resultatenrekening op te kunnen nemen.

Een grootboekrekening is een overzicht van verzamelde gelijke financiële feiten. Op een grootboekrekening kas staan alle veranderingen in de kas vermeld. Op de grootboekrekening benzinekosten zijn alle uitgaven aan benzine verzameld.

Debiteuren zijn afnemers die op rekening betalen. Op het moment van verzending van een factuur ontstaat de vordering.

Crediteuren zijn de leveranciers die je niet onmiddellijk betaalt. Bij ontvangst van de factuur administreer je de schuld als crediteur.

Transitoria zijn kosten of opbrengsten die tijdelijk op de balans staan om later ten laste of ten gunste van de resultatenrekening te brengen.

Eigen vermogen is het vermogen van de eigenaar(s) van een onderneming, maar ook het verschil tussen bezittingen en schulden. Eigen vermogen is geïnvesteerd in de onderneming en neemt toe door winst. Verlies verlaagt het vermogen uiteraard, maar je kunt dat compenseren door zelf opnieuw in de onderneming te investeren.

Hulprekeningen van het eigen vermogen zijn rekeningen die je gebruikt om de verandering van het eigen vermogen weer te geven. Rekeningen op de resultatenrekening zijn hulprekeningen van het eigen vermogen, maar ook rekeningen waarop je privégebruik administreert.

Afschrijven doe je na de investering in middelen die langer meegaan dan een jaar en duurder zijn dan € 450,00. De grens van € 450,00 is een fiscale grens, maar bedrijfseconomisch mag je ook een lager bedrag gebruiken. Zelf gebruik ik deze ondergrens bedrijfseconomisch ook. De uitgave breng je niet in één keer ten laste van de winst, maar spreid je over de levensduur van het object. De investering zet je dan op de balans als bezit. Gedurende het gebruik van het object boek je een gedeelte van de kosten ten laste van de resultatenrekening en daalt het object in waarde.

Met een journaalpost werk je grootboekrekeningen bij, waarbij je aangeeft welke rekeningen worden gedebiteerd en welke rekeningen worden gecrediteerd. Per financieel feit stel je een journaalpost op.

Journaliseren is het bijwerken van de administratie met voor ieder financieel feit een aparte journaalpost.

De journaalposten die je in je administratie verwerkt, verzamel je in dagboeken. Alle gelijksoortige boekingen verzamel je in hetzelfde dagboek. Inkoopfacturen boek je via het dagboek inkopen en verkoopfacturen via het dagboek verkopen.

De kolommenbalans gebruik je om de eindbalans en resultatenrekening op te stellen. Het saldo op alle grootboekrekeningen neem je op in de eerste kolommen van de kolommenbalans en vervolgens werk je in de daaropvolgende kolommen de resultatenrekening en de balans uit. De kolommenbalans bestaat uit een proefbalans, een saldibalans, een resultatenrekening en de eindbalans. Eventueel kun je ook kolommen opnemen om correcties in de saldibalans aan te brengen.

De balans is het overzicht van bezittingen en schulden. Aan de debetzijde staan de bezittingen en aan de creditzijde de wijze waarop deze bezittingen zijn gefinancierd. Financiering vindt plaats met vreemd vermogen, de schulden, of eigen vermogen. De balans is altijd een momentopname.

De resultatenrekening is het overzicht van opbrengsten en kosten, dat je afsluit met het resultaat; winst of verlies.

De jaarrekening is het geheel van de balans en resultatenrekening met een toelichting daarop. In de jaarrekening legt de ondernemer verantwoording af over het afgelopen boekjaar.

De administratieve cirkel

Bij de start van iedere onderneming stap je, of je dat nu leuk vindt of niet, in de administratieve cirkel, waaruit je pas kunt ontsnappen bij de beëindiging van de onderneming. Deze cirkel ziet er als volgt uit:

De cirkel is aan het einde van het boekjaar rond om direct weer opnieuw te beginnen. Alleen bij de start van de onderneming begin je niet met de beginbalans, maar stap je in bij de financiële feiten, waarna de cirkel tot het einde van de onderneming niet meer wordt onderbroken.

Bij aanvang van de onderneming begin je met niets en kun je dus geen beginbalans opstellen. De eerste inbreng van geld is in feite meteen het eerste financiële feit dat je moet verwerken in de administratie. We lopen nu door de verschillende stappen.

Financiële feiten zijn alle gebeurtenissen in de onderneming die invloed hebben op de bezittingen, schulden of het eigen vermogen. Hierbij moet je denken aan uitgaven voor de aanschaf van voorraden, maar ook aan uitgaven voor een gezellig zakelijk diner. Tegenover de uitgaven staan hopelijk ook opbrengsten die hun invloed hebben op de financiële positie van de onderneming. Eigenlijk komen alle zakelijke gebeurtenissen in aanmerking om in de administratie te verwerken.

De verwerking van de financiële feiten in de administratie doe je met journaalposten. Deze journaalposten dienen als hulpmiddel om de grootboekrekeningen bij te werken. Met het journaal kun je op eenvoudige wijze nagaan hoe de financiële feiten in de administratie zijn verwerkt. Om makkelijk je weg te kunnen vinden in de journaalposten maak je gebruik van dagboeken. Per dagboek verzamel je de gelijksoortige journaalposten. Alle boekingen uit de kas verzamel je in het kasboek en alle boekingen van een bankrekening in het bankboek.

Aan de hand van het journaal stel je de grootboekrekeningen op, die voor zover het balansrekeningen betreft, altijd eerst worden geopend met het saldo van de beginbalans. Alle geboekte journaalposten verzamel je per grootboekrekening om de stand van de betreffende rekening te bepalen.

De totaaltellingen van de grootboekrekeningen verzamel je vervolgens op een proefbalans waarop het totaal van de debetzijde van de grootboekrekening wordt overgenomen en het totaal van de creditzijde, zodat twee kolommen ontstaan. De proefbalans gebruik je als controlemiddel om te beoordelen of in alle gevallen zowel debet als credit is geboekt. Het totaalsaldo van beide kolommen in de proefbalans moet dan ook altijd aan elkaar gelijk zijn. Wanneer dat echter niet het geval is, dan is de administratie niet in evenwicht en moet je een nader onderzoek instellen om het verschil te analyseren. Gelukkig is het met de meeste administratieve software bijna onmogelijk om een administratie uit balans te brengen.

Vanuit de proefbalans stel je vervolgens de saldibalans op, die wordt bepaald door per grootboekrekening het verschil uit te rekenen tussen de debet- en creditkolom. Het verschil tussen deze kolommen is het saldo van de grootboekrekeningen. De saldi van alle grootboekrekeningen samen vormt de saldibalans, waarmee de naam afdoende verklaard is. Overigens moet de saldibalans in evenwicht zijn, zeker wanneer de proefbalans in evenwicht was. Zo niet, dan heb je een telfout of schrijffout gemaakt. Als je gebruikmaakt van een boekhoudpakket dan zal het niet voorkomen dat de saldibalans niet in evenwicht is.

De saldibalans neem je als basis om de resultatenrekening op te stellen. De grootboekrekeningen met een saldo, die een kostenpost of opbrengstpost weergeven, komen op de resultatenrekening. Kosten komen aan de debetzijde en opbrengsten aan de creditzijde. Vervolgens kijk je welk totaalsaldo groter is, de opbrengsten of de kosten. In een gunstig geval zijn de opbrengsten hoger dan de kosten en heb je winst gemaakt, zo niet dan heb je helaas verlies geleden. De winst zet je aan de debetzijde van de resultatenrekening om evenwicht te krijgen, het credittotaal met opbrengsten is immers hoger dan het debettotaal met kosten. Een verlies komt dan logischerwijs aan de creditzijde.

Met het resultaat uit de resultatenrekening, winst of verlies, stel je vervolgens de eindbalans op. Het resultaat neem je op in de grootboekrekening van het eigen vermogen. Bij winst stijgt het eigen vermogen en daarom plaats je deze winst aan de creditzijde van de grootboekrekening. Verlies verlaagt het eigen vermogen en komt daarom debet op de grootboekrekening. Na toevoeging van het resultaat aan het eigen vermogen is de telling van de balans aan debet- en creditzijde ook weer gelijk.

De eindbalans van het afgesloten boekjaar is vervolgens gelijk aan de beginbalans voor de volgende boekperiode. Omdat het saldo van de resultatenrekening in het eigen vermogen wordt opgenomen, begint deze op nul en is er dus alleen sprake van een beginbalans. Met deze beginbalans begint de cirkel dan opnieuw en ga je weer fris van start om de nieuwe financiële feiten te gaan verwerken.

Met een eenvoudig voorbeeld lopen we de hele cyclus éénmaal door voor een onderneming waar in een heel jaar erg weinig gebeurt en ook nog eens zonder rekening te houden met de verwerking van omzetbelasting.

Bij de start bedraagt het banksaldo € 5.000,00 en de voorraad € 10.000,00 dat in de beginbalans als volgt is opgenomen:

Bij aanvang van het nieuwe boekjaar worden de grootboekrekeningen geopend om de financiële feiten te kunnen verwerken. Deze worden als volgt opgesteld:

Dit zijn de financiële feiten in het jaar:

Op 10 februari is voor € 4.000,00 aan voorraad goederen ingekocht en onmiddellijk per bank betaald.

Op 17 augustus is voor € 15.000,00 aan goederen verkocht, waarvan de inkoopwaarde € 7.500,00 was. Het bedrag is direct per bank ontvangen.

Van deze financiële feiten maak je journaalposten om daarmee de grootboekrekeningen te kunnen bijwerken.

Dit zijn de journaalposten:

De journaalposten worden bij de volgende stap in de grootboekrekeningen opgenomen:

Bij de volgende stap neem je de gegevens uit de grootboekrekeningen over in de proefbalans. Hierbij neem je de tellingen van beide zijden over en vervolgens bepaal je de saldibalans door het saldo van beide zijden uit te rekenen:

Vanuit de saldibalans stel je dan de resultatenrekening op:

De winst voeg je toe aan het eigen vermogen om daarna de eindbalans op te kunnen stellen:

Deze eindbalans is de beginbalans voor het volgende jaar en daarmee is de cirkel weer rond.

Snel boeken of rustig wachten op je geld

Bij de verwerking van de financiële feiten kun je kiezen tussen twee manieren van administreren:

kasadministratie

factuuradministratie

De factuuradministratie wordt het vaakst gebruikt en wordt toevallig ook door de fiscus vereist. De fiscus noemt dit het omzetstelsel. Alleen in hoogst uitzonderlijke gevallen accepteert de belastingdienst een kasadministratie.

De kasadministratie

Bij de kasadministratie boek je alleen bij een ontvangst of een uitgave als er geld aan te pas komt. Niet alleen via de kas maar ook via bankrekeningen. Zowel inkoopfacturen als verkoopfacturen verwerk je pas in de administratie op het moment dat je betaalt, respectievelijk ontvangt. Dat is ook meteen de reden dat bij de fiscus geen voorkeur voor dit systeem bestaat. Wanneer verkoopfacturen later worden betaald, dan duurt het langer voordat je de winst boekt en verschuif je de betaling van de belasting naar de toekomst. Het systeem is eenvoudiger doordat je geen debiteurenpositie en crediteurenpositie bijhoudt.