HET RONDETAFELBOEK

Van Twan van de Kerkhof zijn verschenen

Zakendoen in China met Sander Tideman

Vragen voor de echte leider

De 21 geboden van modern leiderschap met Harry Starren

De menselijke maat met Joop Janssen

De 7 zonden/deugden van leiderschap

Twan van de Kerkhof
Liselotte Wentrup

Het Rondetafelboek

De kracht van dialoog

Uitgeverij Business Contact
Amsterdam/Antwerpen

© 2008 Twan van de Kerkhof en Liselotte Wentrup
Uitgeverij Business Contact, Amsterdam

Omslagontwerp: Het Vlakke Land, Rotterdam
Boekverzorging: LINE UP boek en media bv, Groningen

ISBN 9789047001379
D/2007/0108/307
NUR 810, 808, 807, 801

www.businesscontact.nl

Voorwoord

De motivatie om dit boek te schrijven komt voort uit de waarde die wij hechten aan Rondetafels. Het European Leadership Platform (ELP) en de Foundation for European Leadership (FEL) zijn in 2003 opgericht en in de vijf jaar sindsdien hebben we gezien dat de Rondetafels succes hebben. We willen de lezers laten delen in dat succes. Met elke Rondetafel die erbij komt, met elke dialoog die wordt gevoerd, wordt de wereld volgens ons een klein stukje beter. Elke dialoog zal immers leiden tot verbeterd begrip en onderling contact. In plaats van dat mensen elkaar de hersens inslaan – fysiek dan wel verbaal – gaan ze met elkaar in gesprek. Daarom willen we onze methode – die met veel vallen en opstaan is ontwikkeld – ook niet voor onszelf houden. Lees dit boek en ga er daarna mee aan de slag.

Onze samenwerking kwam tot stand toen Twan besloot om zijn methode van het begeleiden van Rondetafels expliciet te maken. Hij had hiervoor twee redenen. Ten eerste wilde hij zich meer bewust worden van de manier van modereren die kenmerkend is voor de Rondetafel. Het modereren begon intuïtief, maar in de loop van honderd Rondetafels bleek een methode te zijn ontstaan. De tijd was rijp voor een moment van reflectie. Ten tweede had hij de wens om de methode overdraagbaar te maken. ELP en FEL hebben meer gespreksleiders nodig en het is goed voor de deelnemers als die de Rondetafels op min of meer identieke wijze begeleiden.

Liselotte deed in haar studie Filosofie in Bedrijf kennis op van verschillende gesprekstechnieken en daardoor werd haar interesse voor dialogen aangewakkerd. Twan nodigde Liselotte uit om een aantal ELP-Rondetafels te observeren en haar bevindingen op te tekenen. De bedoeling was aanvankelijk dat dit zou resulteren in een bruikbare checklist voor gespreksleiders. Langzamerhand kwamen we tot de overtuiging dat we zo’n rijk materiaal in handen hadden dat het zonde was om het te beperken tot de gespreksleiders. Ons beider overtuiging dat het voeren van een dialoog speciaal is, zeker in onze huidige maatschappij, was de vonk die ons ertoe aanzette om dit boek te gaan schrijven.

Voor de totstandkoming van dit boek hebben wij met zijn tweeën vele dialogen gevoerd. Wij onderzochten gezamenlijk de aard van de Rondetafels. We bekeken eerst welke aspecten we belangrijk vonden en vervolgens wat die precies betekenden. Door onze vooronderstellingen onder de loep te nemen, werden initiële vanzelfsprekendheden ter discussie gesteld en aangescherpt tot rijkere concepten. Door onze ideeën en standpunten bij elkaar te testen ontstond dit boek. Vragen als ‘Wat impliceert de balans tussen halen en brengen tijdens de Rondetafel?’ en ‘Wat betekent respect in de context van dialoog?’ passeerden de revue en dat bleek een reflectief en leerzaam proces. Het resultaat van deze zoektocht ligt nu voor u.

Wij schreven dit boek en namen dientengevolge stelling wat betreft het houden van dialogen. Wij pretenderen echter niet de wijsheid in pacht te hebben en staan open voor uw feedback. Misschien heeft u wel andere en betere gezichtspunten. Schroom daarom niet om contact met ons op te nemen om de dialoog met ons voort te zetten. Dat kunt u het best doen door een e-mail te sturen naar info@elplatform.com. Ook is het mogelijk om met een dergelijke mail meer informatie te krijgen over de Rondetafels van ELP en FEL.

Op vroege versies van het manuscript ontvingen wij leerzame terugkoppelingen van filosofe Loes de Jong (deskundige op het gebied van de Socratische dialoog) en van Alexander Zeverijn (directeur Phyleon, Den Haag). Sandra Wouters van uitgeverij Business Contact bleef ons stimulerend bekritiseren tot we een goed werkbare structuur voor het boek hadden gevonden. Wij willen hen graag bedanken voor hun bijdrage.

Amsterdam, februari 2008

1   De maatschappelijke context

Als je net een rode Peugeot hebt gekocht, zie je plotseling overal rode Peugeots rondrijden. Zo zien wij nu overal dialogen ontstaan en Rondetafels plaatsvinden. Dat komt doordat wij zelf Rondetafels organiseren onder de paraplu van het European Leadership Platform (ELP) en de Foundation for European Leadership (FEL). De essentie van een Rondetafel is dat de deelnemers in de gelegenheid worden gesteld om uit de waan van de dag te stappen en samen met mensen die zij respecteren te reflecteren op onderwerpen die voor hen van belang zijn. De dialoog, in tegenstelling tot het debat, is het belangrijkste principe van de Rondetafels.

Twan van de Kerkhof, een van de auteurs van dit boek, heeft het concept voor de Rondetafels bedacht op basis van tientallen gesprekken met bestuurders en bestuursadviseurs. Die gesprekken voerde hij toen hij in de tweede helft van 2002 had besloten om na vijftien jaar de journalistiek vaarwel te zeggen. Leiderschap was zijn specialisme, zelfs zijn passie geworden, maar hij zocht daar een ander voertuig voor dan de pen. Om erachter te komen wat hij kon toevoegen aan de wereld, maakte hij een ronde langs een aantal Nederlandse bestuurders en topconsultants. Hij vroeg hun wat zij al deden op het gebied van leiderschap en vooral wat ze nog misten. Uit hun antwoorden trok hij twee conclusies.

De eerste conclusie was dat bestuurders te weinig toekomen aan reflectie. Zij zijn de hele dag bezig brandjes te blussen. Voortdurend hebben ze afspraken om op de hoogte te blijven van wat er speelt in hun organisatie, zijn ze op reis, beantwoorden ze e-mails en telefoontjes. Zelden krijgen of nemen ze de tijd om met de benen op tafel na te denken over voor hen belangrijke onderwerpen.

De tweede conclusie was dat topmanagers weinig eerlijke terugkoppeling krijgen. Dat gebeurt ten eerste nauwelijks in de eigen organisatie. Daar vervullen topmanagers een voorbeeldfunctie. Dat heeft twee gevolgen. Het eerste gevolg is dat de managers die aan hen rapporteren, zich van hen afhankelijk voelen en vaak niet helemaal open en eerlijk tegen hun bazen durven te zijn. Het tweede gevolg is dat de topmanagers zelf het moeilijk vinden zich raakbaar op te stellen. Zij zijn immers degenen die ‘het’ moeten weten. Zij worden niet geacht aan anderen te vragen wat die precies vinden. Beide gevolgen worden versterkt wanneer de organisatie succesvol is. Dat succes straalt rechtstreeks af op de baas. Hoe succesvoller hij wordt geacht, des te minder eerlijke feedback hij zal ontvangen. Niet alleen binnen, ook buiten de organisatie krijgt de topmanager weinig eerlijke terugkoppeling. Bijeenkomsten met andere topmanagers zijn vaak te oppervlakkig van aard om echt de diepte in te gaan. Bij een hapje en een drankje worden de contacten aangehaald en worden er meningen uitgewisseld, zonder dat onderliggende veronderstellingen en aannames worden getoetst.

Een uitzondering geldt voor de topmanagers die een extern klankbord inhuren in de vorm van een coach, een hofnar of een andere adviseur. Dergelijke lieden zijn in staat de topman een spiegel voor te houden zonder direct rekening te hoeven houden met hun eigen positie.

De optelsom van het gebrek aan reflectie en aan eerlijke feedback leidde tot het concept van de Rondetafels. Onder de vlag van ELP worden leidinggevenden van zwaar kaliber uit verschillende organisaties met elkaar aan tafel gebracht om diepgaand ervaringen uit te wisselen op het gebied van leiderschap. Elk onderwerp dat aan de orde kan komen in de bestuurskamer, kan ook onderwerp zijn van een Rondetafel. Dat loopt uiteen van hoe je als organisatie omgaat met je talent tot de toenemende macht van aandeelhouders en van globalisering tot persoonlijke passie. De bijeenkomsten duren standaard van vijf uur ’s middags tot negen uur ’s avonds. Dat is lang voor de meeste bestuurders. Een dergelijke tijdspanne biedt de mogelijkheid van diepgaande reflectie. Doordat de deelnemers hun tafel genoten ervaren als gelijkwaardig, is een bodem gelegd die de eerlijke uitwisseling van ervaringen mogelijk maakt. Deze uitwisseling zorgt voor feedback op het eigen func tioneren. FEL organiseert soortgelijke bijeenkomsten, maar dan voor professionals, zoals consultants, trainers en HR-managers. Daar ligt de nadruk op het uitwisselen van inzichten over leiderschap, verbonden met persoonlijke en professionele ontwikkeling.

Een kwestie van tijd

ELP en FEL zijn niet de enige plekken waar ruimte en tijd is voor reflectie en dialoog. De tijd is blijkbaar rijp voor een andere, meer betekenisvolle manier van met elkaar spreken en met elkaar omgaan. Mensen verlangen daar weer naar. Ze zijn de gehaastheid en de oppervlakkigheid van alledag beu. Er komen allerlei soorten bewegingen op gang waarin aandacht is voor kwaliteit, onderling contact en reflectie, ook als die meer tijd vergen.

In het denken over leiderschap zijn het niet alleen de snelle MBA’ers die scoren, maar zijn er ook leiders die de diepte opzoeken. Zij nodigen lijnmanagers bijvoorbeeld uit voor reizen en bijeenkomsten die een andere blik vergen dan de dagelijkse verantwoordelijkheid voor de cijfers. Zo gingen groepen managers van Unilever op pad door de woestijn in Jordanië om dichter bij zichzelf en elkaar te komen, gingen teams van ABN AMRO naar Thailand om elkaar beter te leren kennen en zo de samenwerking te verbeteren en hebben managers van Fortis in projecten in Tanzania gewerkt om opnieuw te ontdekken wat écht belangrijk is in het leven.

Een ander voorbeeld is de jaarlijkse masterclass ‘Grensverleggend Leiderschap’ met Rob Fijlstra, Harry Wullings en Wessel Ganzevoort op en rond Bali. Dit is een bijzonder intensief traject, waarbij een groep managers een week lang met elkaar op een boot door de prachtige wateren rond Bali koerst en onderwijl diep in de eigen ziel duikt. Vanwege de paradijselijke omgeving voelt het soms als een vakantie, maar de zelfreflectie kan ook bijzonder confronterend zijn. Bij sommige mensen hebben deze reizen het leven definitief veranderd, bij anderen sleet de bijzondere ervaring langzaam weg in de schurende rivier van de dagelijkse routine.

Een heel ander voorbeeld zijn de Slow-bewegingen, waarin de liefde voor het traditionele ambacht tot uiting komt: Slow Food, Slow Management en Slow Journalism. Slow Food is natuurlijk een tegenhanger van fastfood. In de Slow Food-beweging hebben zich producenten van traditionele, vaak regionale producten verenigd, zoals worsten, kazen, vergeten groenten, zeldzaam geworden vee rassen, en dergelijke. Zij richten zich niet op de meest efficiënte productie van hun waren, maar op de optimale smaak. Ze besteden vaak meer tijd en aandacht aan hun producten dan modern werkende boeren, slagers en kaasmakers. Een soortgelijk initiatief is het tijdschrift en de website Slow Management, die in 2007 in Neder land zijn opgericht. Dit initiatief heeft naar eigen zeggen een grote aandacht voor kwaliteit, substantie en authenticiteit en voor initiatieven die van onderop komen.

Nog een ander voorbeeld zijn groepen buren die kleinschalige evenementen organiseren voor hun eigen straat om de stad wat minder anoniem te maken. Ze zoeken het contact met elkaar. Door bijvoorbeeld elke zomer een barbecue in hun straat te organiseren, leren ze elkaar beter kennen en kunnen ze onder meer ook elkaars kinderen opvangen in noodgevallen.

Dit zijn voorbeelden waarin het verlangen naar werkelijk contact en diepgang een praktische vorm heeft gekregen. Ze vormen een tegenbeweging tegen de haast van alledag. De mensen die deze initiatieven ontplooien, nemen geen genoegen meer met de oppervlakkigheid en de haast.

Scheren over het oppervlak…

De oppervlakkigheid en het gebrek aan dialoog is voor iedereen zichtbaar in de publieke ruimte. Dat geldt op straat, maar ook in het parlement en op de televisie.

Op straat is de kwantiteit aan communicatie tussen mensen enorm, maar de kwaliteit ontstijgt de gemiddelde diepgang van het pierenbadje niet. ‘Hallo, met mij. Waar ben je?’ Dat is de meest gehoorde openingszin van een gesprek per mobiele telefoon. Een groot deel van de gevoerde gesprekjes is niet veel meer dan luchtverplaatsing. Er vindt een uitwisseling van mededelingen plaats. De inhoud van de communicatie is uiterst beperkt.

We praten heel wat af in ons leven, niet alleen per mobiele telefoon. Vergaderingen nemen een groot deel van de werktijd in beslag, onderweg van en naar kantoor bellen we, in de auto komt de woordenstroom uit de radio. We communiceren aan de lopende band met elkaar, maar slechts een enkeling neemt de tijd en aandacht om stil te staan bij wat hij zegt en wat er tegen hem wordt gezegd. We vermaken ons liever aan de oppervlakte. Haast niemand onderzoekt de diepere betekenissen die schuilgaan onder de woorden die we wisselen. Controleer maar eens bij jezelf: luister je echt naar de ander of ben je meer bezig je eigen mening te verkondigen? Of worden de uitgesproken zinnen voor lief genomen, zonder dat iemand zich afvraagt wat er eigenlijk achter de woorden schuilt? Vaak is taal slechts het topje van de ijsberg: onder de woorden en zinnen schuilt een immense rijkdom aan diepere betekenissen en structuren en niet zelden ook aannames die we niet bij elkaar toetsen. Een gesprek kan een waardevolle bron zijn van zelfreflectie en bezinning, voor wie de tijd en de moeite neemt om daadwerkelijk naar de ander te luisteren. Die kans wordt echter nauwelijks benut. We haasten ons voort en de gesprekken worden dunner en nietszeggender.

Wezensvragen verdwijnen uit beeld. Het gaat om hebben, niet om zijn. Haast en het verlangen naar meer nemen de overhand. Consumptiedrang speelt een belangrijke rol. We denken dat we gelukkig zijn als we kunnen kopen. We onderstrepen onze identiteit met onze kleding en onze auto. We gaan steeds minder uit van onszelf en onze eigen kracht. Ruimte en tijd voor belangrijke vragen als: ‘Wat wil ik in dit leven?’, ‘Wie ben ik, los van de kleding en producten die ik koop?’ wordt nauwelijks genomen.

Haast drukt zich uit ook in onze ontmoetingen. Gesprekken met anderen kunnen bronnen van grote rijkdom zijn, maar ze worden functioneler en dienen nuttig en pragmatisch te zijn. We vergeten dat een ontmoeting met een ander mens vaak rijker is dan we op dat moment ervaren. Wanneer we de tijd en de aandacht nemen om echt naar iemand te luisteren, wanneer we belangstelling tonen voor wat hij of zij te vertellen heeft, pas dan worden we echt geraakt. We zijn nooit louter passieve toehoorders in het verhaal van de ander. Zodra we onze oren echt openen, kunnen we daadwerkelijk leren van gesprekken. Niet alleen leren we hiermee meer over de ander, maar als we ons afwachtend opstellen tijdens een gesprek en oprecht luisteren naar wat iemand te zeggen heeft, leren we ook over onszelf. Als we geraakt worden door wat iemand anders te vertellen heeft, dan zegt dat ook iets over onszelf, over onze eigen normen, waarden en ideeën van het leven. We hebben telkens de keuze om ook de beroering in onszelf te aanschouwen die het verhaal van de ander veroorzaakt. Iedereen zal zich goede gesprekken voor de geest kunnen halen en het gevoel kunnen terughalen dat hij of zij op dat moment beleefde: een speciaal, ondefinieerbaar waarheidsgevoel. In een goed gesprek worden de grenzen tussen het ik en de ander diffuus; je komt dichter tot elkaar en gaat beseffen dat we allemaal deel zijn van een groter geheel. Er huist vaak een grote schoonheid in gesprekken, die zich niet meteen openbaart. Het voeren van een dialoog is het middel bij uitstek om de boodschappen die wij dagelijks zenden en ontvangen te analyseren en dieper tot de kern te komen van waar het uiteindelijk om gaat.

… ook in het parlement en op tv

Oppervlakkigheid heerst niet alleen op straat, ook in het Nederlandse parlement is nauwelijks sprake van dialoog. In de Tweede Kamer, onze volksvertegenwoordiging, worden meningen gedebiteerd die vaak alleen maar dienen om het eigen ego op te poetsen. Parlementariërs rekenen zichzelf en elkaar af op het aantal vragen dat ze stellen aan bewindslieden en aan de zendtijd die ze weten te scoren op radio en vooral tv. Het eigen gelijk staat voorop.

Te vaak praten parlementariërs alleen maar de krant na in plaats van zelf onderzoek te verrichten naar een probleem of misstand. Hun meningen zijn vaak stevig aangezet om hun punt duidelijk te maken, terwijl de onderbouwing niet altijd even goed is. Toegegeven: zeker voor de kleine fracties is het lastig om het hele spectrum van ingewikkelde vraagstukken in kaart te brengen. Als het echter niet meer gaat om het creëren van de best mogelijke uitkomst voor de maatschappij als geheel, maar slechts om het scoren van punten, zou de wal het schip toch moeten keren.

Het elkaar vliegen afvangen is verergerd nu vooral de flanken ter linker- en rechterzijde flink groeien. sp, pvv en TON (Rita Verdonk) doen het goed bij groeiende groepen kiezers. Het politieke midden met al zijn nuances heeft het moeilijk. Dat maakt het lastiger om stemmen te winnen door weloverwogen een doordacht standpunt naar voren te brengen. Het aanbrengen van nuances vergt tegenwoordig meer moed dan het debiteren van een scherp aangezet standpunt. Die moed ontbreekt in Den Haag.

Er is in de Tweede Kamer geen sprake van een constructieve dialoog, waarbij er naar elkaar geluisterd wordt, en waarbij het standpunt van de ander wordt gezien als een toegevoegde waarde, waarvan kan worden geleerd. Als andere standpunten worden beschouwd als steekhoudend, kan een open houding ontstaan zonder vooroordelen en dat kan ertoe leiden dat een beter gefundeerde beslissing kan worden genomen. In plaats daarvan wordt een debat gevoerd waarbij het contrast van tegengestelde meningen en extreme verklaringen wordt opgezocht.