Martine Vecht (1969) is schrijfster, zelfstandig ondernemer en actief lid van de beroepsvereniging van professional organizers, de NBPO. Ze heeft een druk gezin met twee opgroeiende kinderen, danst, gaat graag uit eten en doet ook nog eens regelmatig vrijwilligerswerk. Organiseren kan ze als geen ander, maar tijd heeft ze eigenlijk nooit genoeg.

‘Ik heb heel lang geprobeerd meer te doen in minder tijd’, vertelt Martine. ‘En je kunt inderdaad veel winnen door een goede planning, het optimaal inrichten van ruimtes en het creëren van routines. Maar een mens kan niet altijd op zijn tenen lopen. Er moet ruimte zijn voor nietsdoen en bezinning, anders gaat de rek eruit! Daarom vind je in dit boek ook tips over bewustwording, ontspannen en relativeren. Je persoonlijke balans vinden, dat is de opdracht voor de lezers van dit boek.’

Martine is medeauteur van de Timemanagementkalender. Ook publiceerde ze samen met Olga Leever Notes, tips en teksten voor attente kaartjes (Cantecleer, 2006) en Zin voor zin: een zakelijke tekst in zeven stappen (Bien-être, 2008).

www.bien-etre.nl

@lekkerinjevel

Orde in de chaos scheppen loopt als een rode draad door het leven van Leid Oudemans (1961). Het begon met het recht zetten van boeken. Daarna waren het cijfers die ze ordende en nu zijn het mensen die ze door de bomen weer het bos laat zien. Na eerst in een boekhandel te hebben gewerkt, een aantal bedrijfseconomische functies te hebben uitgevoerd en acht jaar zelfstandig als interim-manager gewerkt te hebben, startte Leid in 2006 met Frisse Wind Werkplekorganisatie. Ze helpt ondernemende mensen weer controle over hun tijd te krijgen door slimmer te werken.

‘Ik zie vaak dat mensen op de automatische piloot werken. Het is cruciaal de werkaanpak af en toe tegen het licht te houden. Om achterhaalde werkwijzen aan te passen, tijdrovende knelpunten op te lossen en de focus weer scherp te krijgen. Zo krijg je weer ruimte in je agenda en je hoofd, haal je een beter resultaat en werk je met meer plezier.’

Naast teksten voor de Timemanagementkalender schreef Leid Timemanagement: slim omgaan met uw werktijd (Kluwer, 2010).

www.frissewind.biz

Uitgeverij Business Contact geeft kwalitatief hoogstaande boeken uit op het gebied van management, economie, werk en loopbaan. De serie Business Bibliotheek heeft een uitstekende reputatie opgebouwd bij managers en is met recht toonaangevend in dit vakgebied. Enkele grote namen zijn Stephen Covey, Jim Collins, Michael Porter, Daniel Pink, Menno Lanting, Jan van Setten, Donald Kalff en Jack van Minden.

www.businesscontact.nl

@businessboek

  Inleiding

Dag in dag uit zit de klok je op de hielen. Je bent in tijdnood, anders had je dit boek niet in handen genomen. Constant ben je druk met van alles en nog wat en je verzet bergen werk, terwijl iedereen zich er hardop over verbaast hoe je dat toch doet (dat vraag je jezelf trouwens ook wel eens af). Jammer genoeg heb je last van de timemanagementparadox: je hebt het te druk om tijd te maken om je leven beter te organiseren… om het minder druk te hebben.

Tips voor timemanagers Voor mensen in tijdnood zoals jij is er al jaren de Timemanagementkalender. De tips in de kalender gaan onder andere over het organiseren van je werk, omgaan met stress, e-mail, opruimen, loslaten en in balans blijven. Het zijn dagelijkse reminders om je tijd weloverwogen te besteden – zonder dat je er een dik boek voor hoeft te lezen.

We hebben tijd tekort En daar is veel behoefte aan, merken we uit de reacties van onze lezers. Want eigenlijk weten we allemaal wel hoe we onze tijd het best kunnen benutten. Het lukt alleen heel vaak niet om de daad bij het woord te voegen. Je bent bijvoorbeeld erg betrokken, vindt het een uitdaging om veel ballen in de lucht te houden of zegt gewoon niet graag ‘nee’. Allemaal prachtige eigenschappen waardoor je jezelf soms even uit het oog verliest.

Kortom, de beschikbare tijd is gewoon bij lange na niet voldoende om al onze dromen en wensen te vervullen en tegelijkertijd ook nog een stressvrij en plezierig leven te leiden.

Tijdvaardigheid Wat voegt het dan toe, een boek over tijdnood als de tijd toch niet te temmen lijkt? Het hangt ervan af wat jij, de lezer, met de informatie uit dit boek doet. Tijd is zo schaars geworden dat vaardig met je tijd omgaan zo langzamerhand een hele kunst is geworden, ongeacht in welke levensfase je zit. Het is dus best een goed idee om die ‘tijdvaardigheid’ te onderhouden en te verbeteren: zo ontwikkel je je, maak je steeds betere keuzes en kun je werk verzetten zonder jezelf voorbij te lopen.

Het begint met stress De beste tips tegen tijdnood gaat over bewustwording, kiezen en (vervolgens) gedragsverandering. Tijdnood komt meestal aan de oppervlakte in de vorm van stress: daar begint het boek dan ook mee. Jammer genoeg moet je vaak eerst veel stress ervaren om te beseffen dat je tijdnood te groot is. In hoofdstuk 2 en 3 bespreken we twee belangrijke hobbels op de weg naar meer rust: uitstelgedrag en vastgeroeste gewoontes.

Overzicht en rust Een goede techniek om meer overzicht en rust te bereiken is het maken van lijstjes: het thema uit hoofdstuk 4. Internet biedt veel gemak, maar draagt ook bij aan ons tijdgebrek, net zoals de vele nieuwe programma’s en apparaten waar we de laatste jaren mee overstelpt worden. Hoofdstuk 5 gaat dan ook over de lusten en lasten van het digitale tijdperk.

Ken jezelf Je kunt beter omgaan met stress als je jezelf goed kent. In hoofdstuk 6 bespreken we de verschillende manieren van omgaan met verstoringen, terwijl we in hoofdstuk 7 laten zien dat je ook kunt doorschieten in je ijver om controle te houden op de zaken (en dan begint de stress weer opnieuw!).

Een geoliede machine Je taken op een rijtje is één ding, maar dan moet je wel weten waar alles is natuurlijk. Hoe je je papieren en je spullen organiseert en opbergt, lees je in hoofdstuk 8.

Ook thuis valt er veel te organiseren. Loopt het daar als een geoliede machine (hoofdstuk 9), dan scheelt dat veel onrust. Maar al ben je nog zo efficiënt en effectief bezig, op sommige zaken heb je geen invloed. Je hebt immers niet alleen met jezelf te maken, maar ook met anderen! Soms moet je loslaten en accepteren dat de dingen gaan zoals ze gaan. Daarom eindigen we in hoofdstuk 10 met een paar stevige aanbevelingen voor al onze hardwerkende en veeleisende lezers.

Van tips tot thema’s Hoe kwam het boek tot stand? Om te beginnen hebben we de beste tips uit de voorgaande Timemanagementkalenders thematisch bij elkaar gezet. Zo kwamen er tien belangrijke thema’s bovendrijven die allemaal op de een of andere manier kostbare tijd opslurpen. Al snel ontdekten we ook gaten in onze verzameling en vonden we plaats voor tips waarvoor in de kalender geen ruimte was. Verbanden werden zichtbaar en zonder de beperkingen van de kalender konden we onze ideeën verder uitwerken of aan elkaar breien.

In het boek vind je de oorzaken en gevolgen van tijdnood, inspiratie en praktische adviezen. Daarnaast hebben we verhalen toegevoegd van mensen die proefondervindelijk hebben ontdekt hoe ze hun tijdnood konden verkleinen.

Maak je eigen keuzes Tijd is kostbaar, dus daar spring je zuinig mee om. Ook bij het lezen van dit boek natuurlijk. Je hoeft het zeker niet van voor naar achteren te lezen en je hoeft de tips al helemaal niet allemaal toe te passen. Kijk wat je aanspreekt en lees met in je achterhoofd je eigen situatie. Je zult je zeker in anderen herkennen en zin krijgen om het een en ander uit te proberen.

Dat wil niet zeggen dat er simpele oplossingen voor je tijdnood zijn. Laat je ook niet te veel beïnvloeden door mensen die roepen dat zij het ei van Columbus hebben gevonden. Jouw omstandigheden zijn uniek: maak dus zelf je keuzes, zoek uit wat bij jou past, behoud goede gewoontes en bouw erop voort.

Waarom je dit boek moet lezen Als je tips uit dit boek kunt toepassen, zul je merken dat je:

• | soms iets zomaar zult kunnen laten;
• | minder geleefd wordt door je agenda of je taken;
• | in meerdere opzichten beter voor jezelf gaat zorgen;
• | tijd vrij gaat maken voor leuke dingen;
• | meer controle ervaart over de (werk)druk;
• | rust ervaart, omdat je weet waar alles is;
• | de tijd soms ook even kunt laten verstrijken zonder op de klok te kijken.

Het schrijven van dit boek heeft ook onze tijdvaardigheid weer danig op de proef gesteld en uiteindelijk verdiept. Hartelijk dank aan iedereen die ons in dit intensieve proces terzijde heeft gestaan!

Martine Vecht en Leid Oudemans

1
De les van stress

De mens is een korteafstandloper, net als de tijger. Die gebruikt zijn explosieve kracht om een prooi te bespringen en neemt daarna zijn rust. Stresshormonen zorgen ervoor dat hij op scherp staat om prestaties te kunnen leveren. Een goed systeem!

Helaas gunnen wij onszelf steeds minder de tijd om te herstellen van een stevige inspanning. Stress is daardoor een beroepsziekte geworden. Daarom begint dit boek met tips om de stress te beperken.

Een op de tien werknemers heeft last van burn-outklachten, zo blijkt uit onderzoek. Mensen met veel wilskracht, een grote betrokkenheid bij hun werk en een verregaand verantwoordelijkheidsgevoel lopen extra risico.

Het begint met aanhoudende drukte. Wie druk is, gaat steeds harder werken. Als de druk lang aanhoudt, gaan de prestaties achteruit. Met als gevolg dat je nog harder gaat werken: voor je het weet bevind je je een vicieuze cirkel.

Hoe komt het nou?

Bij stevige stress geven de hersenen een alarmsignaal af aan het lichaam. Als gevolg hiervan komt er onder andere cortisol in het bloed. Dit stresshormoon zet allerlei lichaamsfuncties tijdelijk op een laag pitje, zoals de spijsvertering en het afweersysteem. Zo komt er extra energie vrij.

Als de cortisolspiegel gedurende lange tijd hoog blijft, raakt het systeem echter ontregeld. Het afweersysteem krijgt het dan zwaar te verduren. Vandaar dat je bij langdurige stress vatbaarder bent voor ziektes.

Je hersenen krijgen de grootste opdoffer. Extreme vermoeidheid, geheugenproblemen en concentratieverlies zijn het gevolg. Zulke ‘chronische’ stress is dus niet alleen rampzalig voor je welzijn, maar tast ook je hersenen aan. En die schade is onherstelbaar.

‘Moe zijn mocht niet. Daarom gaf ik niet toe aan mijn vermoeidheid, maar probeerde ik tegengas te geven. Achteraf gezien kun je zeggen dat doorwerken verspilde energie was. De resultaten van dit geforceerde werken in de avonduren stonden in geen verhouding tot de inspanning die ik mij getroostte. Door niet te ontspannen kreeg ik ook geen nieuwe energie.’

Uit: De lessen van burn-out, Annegreet van Bergen, uitgeverij Het Spectrum

Wees voorbereid op stress

Net als de tijger hebben we stress nodig om te presteren. Chronische stress is echter allesbehalve nuttig: hij ontregelt het hele systeem. Gelukkig kun je dergelijke stress leren voorkomen. Als je tenminste verstandig bent en luistert naar je lichaam, zoals de tijger dat doet.

Ben je bijvoorbeeld wel eens flauwgevallen? De eerste keer weet je niet wat je overkomt en ga je onderuit. Maar een volgende keer voel je het aankomen. Dan kom je direct in actie om de val te voorkomen. Zo kun je stress vóór zijn door een antistressplan te maken. Dan kun je adequaat optreden in stressvolle tijden.

Antistressplan

Een antistressplan is een document met persoonlijke tips om te voorkomen dat de stress in alle hevigheid toeslaat.

• | Schrijf op wat jou zou kunnen helpen ontspannen (een blokje om lopen, een lachwekkend YouTube-filmpje bekijken of dode blaadjes uit je kantoorplant plukken).
• | Bedenk wie jou kan helpen relativeren (een collega van een andere afdeling, een goede vriendin of een inspirerende goeroe aan wie je je kunt spiegelen).
• | Maak een lijstje met leuke activiteiten om in je vrije tijd weer energie op te doen (een uitgebreide maaltijd koken, naar het theater of met een verrekijker naar het strand).
• | Verzin welke werkzaamheden je bij stress achterwege kunt laten. Echt, dat archiveren kan wel even wachten.

Met zo’n antistressplan kun je op tijd voorkomen dat de situatie uit de hand loopt. Pak het erbij als je merkt dat je de controle verliest, pas de tips toe en neem zelf het heft weer in handen.

Mediteren en mindfulness

Een tijger gaat liggen soezen in de zon om tot rust te komen. En wat doen wij om de stress het hoofd te bieden? Steeds meer deskundigen zijn het erover eens dat mediteren daarvoor een goed middel is. Dagelijks een kwartiertje je ogen sluiten en je concentreren op je ademhaling geeft al resultaat. Zo train je jezelf om de aandacht erbij te houden, minder snel afgeleid te raken door allerlei prikkels en niet meer door te racen op de automatische piloot.

Een andere methode hiervoor is ‘mindfulness’. De afgelopen veertig jaar is deze oorspronkelijk wetenschappelijke training van Jon Kabat-Zinn (1944) uitgegroeid tot een levenswijze. Inmiddels zijn er tal van cursussen en boeken over verschenen. Centraal staan aandacht voor en je bewust zijn van waar je mee bezig bent. Lukt het jou om meer met aandacht te leven, dan maak je de dingen bewuster mee, kun je er meer van genieten en ervaar je minder stress.

We zijn niet gestrest omdat we geen tijd hebben. We hebben geen tijd omdat we gestrest zijn.

Oefening in aandacht

Laat je oog vallen op een willekeurig object, bijvoorbeeld je pink, en concentreer je daar drie minuten op. Gebruik al je zintuigen en verwonder je hoe nietig hij is, hoe scherp en glad je nagel is, hoe het lijnenspel loopt. Kortom, bekijk je pink alsof je hem nog nooit eerder hebt gezien. Je zult zien dat je hiervan helemaal tot rust komt.

Sport en beweging

Naast gezond eten is regelmatig bewegen erg goed voor zowel je fysieke als geestelijke gezondheid. Tijdens het bewegen produceer je namelijk het hormoon endorfine. Dat zorgt voor een goed gevoel, vermindert de kans op depressies en verbetert de kwaliteit van je bloed.

Veel mensen denken dat ze naar de sportschool moeten om te bewegen. Maar dat is onzin. Je beweegt ook als je stofzuigt, de auto wast of de boodschappen doet. Als je elke dag een half uur matig intensief bezig bent, is dat al voldoende.

‘Ik werk gemiddeld 60 uur per week’, vertelt een drukke manager. ‘Toch zie ik kans om aan beweging te doen. Als het even kan, ga ik op de fiets naar mijn werk. En ik neem altijd de trap, nooit de lift. Twee keer per week probeer ik te gaan hardlopen. Lekker even nergens aan denken. Als ik chagrijnig ben, zegt mijn vrouw zelfs tegen me: “Moet je niet weer eens gaan joggen?”’

In tijden van crisis

Ook al neem je voorzorgsmaatregelen, stress is niet altijd te vermijden. Je kunt plotseling in tijdnood komen door een vervroegde deadline, een zieke collega of zoiets simpels als een kapotte printer.

Tijdnood leidt vaak tot stress: je blijft na werktijd doormalen over je project, zit ’s avonds te werken en staat op met hoofdpijn. Gewoon doorgaan lijkt de enige oplossing, maar niets is minder waar. Je kunt wel degelijk iets doen om de stress te verminderen.

Topvorm

Zijn je spieren verkrampt, ook als je rustig zit? Giert de stress door je lijf? Zo blijf je in topvorm:

• | Creëer ruimte in je agenda. Sla een vergadering over, regel extra opvang of huur tijdelijk hulp.
• | Geef toe aan je neiging om te gaan ijsberen. Door beweging verdwijnt het stresshormoon uit je lijf.
• | Maak grapjes over je stress – het helpt je te relativeren!
• | Lucht je hart bij iemand.
• | Sluit jezelf niet op, maar ga naar buiten. Lees stukken in de zon of overleg tijdens een wandeling.
• | Slik (extra) vitamines of pers een sinaasappel. Je mag nu niet ziek worden!
• | Zorg voor voldoende nachtrust. Chronisch slaaptekort trekt een enorme wissel op je lijf en vermindert je weerstand.

Albert: ‘Ik ben zelfstandig ontwerper en had juist een prachtige opdracht geaccepteerd toen mijn vader ernstig ziek werd. Plotseling moest ik elke dag naar het ziekenhuis, overleggen met de artsen, mijn moeder ondersteunen en de administratie regelen. Het is onvoorstelbaar hoe dat erin hakt qua tijd. Door nachten door te werken heb ik geprobeerd de afgesproken deadline te halen, maar ik had mijn hoofd er gewoon niet bij. Uiteindelijk heb ik mijn opdrachtgever ingelicht en om uitstel gevraagd. Gelukkig had ze veel begrip voor de situatie en kon er wat geregeld worden.’

Pauze nemen

Stug doorwerken is niet de beste oplossing, ook al heb je een werkachterstand. Als je te lang doorwerkt, neemt je concentratie namelijk af. Je gaat steeds trager werken en meer fouten maken. Je energiecurve vertoont een dalende lijn met een dip na ongeveer een uur. Werk daarom in blokken van dertig tot zestig minuten en neem dan een korte pauze van maximaal tien minuten. Een boodschap halen, wat rek- en strekoefeningen doen of de papierbak legen, het maakt niet uit.

Door totaal iets anders te doen, laat je de spanning even vieren. Daarna kun je er weer vol tegenaan.

Ze krijgen je niet gek