Hester Heringa

Hoe fit is je organisatie?

Adviezen voor gezond en flexibel organiseren

Uitgeverij Business Contact
Amsterdam/Antwerpen

© 2012 Hester Heringa

Uitgeverij Business Contact

Omslagontwerp Adept vormgeving

E-book Elgraphic bv, Schiedam

NUR 801

ISBN 978 90 470 0528 5

Deze digitale editie is gemaakt naar de 1e druk 2012 met ISBN 978 90 470 0517 9

Uitgeverij Business Contact maakt deel uit van Uitgeverij Atlas Contact

www.businesscontact.nl

www.hesterheringa.nl

Inhoud

Voorwoord

Inleiding: Een gezonde organisatie in een gezond lichaam

Organisatie- en veranderkunde

De metafoor en haar logica

De metafoor toegepast

De opbouw van dit boek

1. Waarom veranderen niet lukt

Feeling

Weerstand

Omvang

2. De bouw en werking van het organisatielijf

Anatomie en fysiologie

Vaste onderdelen en subtiele verschillen

Agonisten en antagonisten

Integraliteit

Disbalans

Kramp

De paradox van Lombard

Automatismen

3. Appels en peren en andere lichaamsvormen

Lichaamssamenstelling

Lichaamstypen

Het ideale lichaam

Zelfbeeld

4. Het verborgen zesde zintuig: proprioceptie

Zes zintuigen

Autonoom handelende onderdelen

De grenzen van de organisatie

5. Slimmer samenwerken met je lijf

Het lijf outsourcen

Je lijf denkt mee

Bedacht

Noodsituaties

6. Naar een fitte organisatie

Rust roest

Sneller hersteld

Je conditie bepalen

Cardiovasculair uithoudingsvermogen

Spierkracht

Spieruithoudingsvermogen

Flexibiliteit

Coördinatie

7. Inkrimpen... het lijkt wel afvallen!

Verdrukking

Waarom organisaties aankomen

De norm bepalen

Hoe werkt afvallen?

Motivatie

One size fits all

Waarom is het zo moeilijk?

8. Theorie

Taalfilosofie

Neurologie

Kunstmatige intelligentie

Tot slot

Literatuur

Over de auteur

Voorwoord

Dit boek gaat over organisatie- en veranderkunde en is volledig gebaseerd op een metafoor: die van het menselijk lichaam.

Kijk eens naar je organisatie alsof het je eigen lijf is. Een lichaam functioneert goed wanneer het gezond, fit en flexibel is. Waarschijnlijk doe je het een en ander om je lijf in conditie te houden: je let op je voeding, sport een paar keer in de week (of maand...) en laat af en toe je bloeddruk meten. Maar hoe fit is je organisatie?

Deze metafoor is voortgekomen uit persoonlijke interesse en ervaring: organisatie- en veranderkunde (je mag het ook ‘bedrijfskunde’ of change management noemen) is al jaren mijn vak. Het boeit me omdat er zo veel verschillende disciplines in verenigd zijn: psychologie, wiskunde, filosofie en ga zo maar door. Ik ben ook al jaren een fervent sporter, ik geef zelfs sportlessen in mijn vrije tijd. De parallellen tussen de veranderingen die je eigen lijf doormaakt en de ontwikkelingen binnen organisaties zijn opvallend: een organisatie is geen statisch iets, maar is net als het menselijk lichaam constant in beweging en in ontwikkeling.

Het boek geeft je een nieuwe manier om naar organisaties te kijken en over organisaties te praten, een manier die nog niet vertegenwoordigd was in het palet van disciplines binnen de organisatiekunde. Daarnaast geeft het je praktische handvatten om je eigen organisatie fitter te maken; het laat je zien wat jij in de praktijk anders kunt doen.

Het mooie is dat je de metafoor – je eigen lijf – altijd bij je hebt; je kunt steeds terugvallen op de logica van je eigen lichaam om te bedenken hoe je organisatie zal reageren op veranderingen. Je kunt het effect van een nieuwe situatie als het ware ‘invoelen’. In dit boek gaan we vooral uit van herkenbare en veelvoorkomende lichamelijke fenomenen en hun organisatorische equivalenten.

Dit boek geeft antwoord op vragen als: waarom is het van belang dat je organisatie in een goede conditie is? Hoe zorg je ervoor dat je organisatie wendbaarder wordt? Wat is de rol van je hoofd, het denken, en wat doet je lijf? Hoe verhouden de strategie en het beleid zich tot de uitvoering? Maar we gaan nog een stap verder: kan het ook zo zijn dat je lijf medebepalend is voor wat je überhaupt met je hoofd kunt bedenken? En in het verlengde daarvan: bepaalt de fysieke staat, de structuur van je organisatie dan ook deels welke strategieën je als organisatie kunt uitdenken? We gaan bij het beantwoorden van deze vragen uit van wetenschappelijke inzichten, met name van de theorie van de embodied mind.

Dit boek is doorspekt met opdrachten. Soms zijn dat ‘denk-opdrachten’, maar vaak vraag ik je ook daadwerkelijk in beweging te komen. Natuurlijk ben je als lezer niet verplicht om die opdrachten uit te voeren, maar ik raad je aan dat wel te doen. Iets ervaren is iets anders is dan ergens over lezen, daarom zijn er bijvoorbeeld maar weinig schriftelijke cursussen fietsen. Met dit boek wil ik je helpen ontdekken dat iets doen iets anders is en andere inzichten oplevert dan iets bedenken.

Veel ‘lees- en doe’-plezier!

Inleiding

Een gezonde organisatie in een gezond lichaam

Ben je weleens betrokken geweest bij het opzetten of uitvoeren van een verandertraject of reorganisatie in je bedrijf? En hoe ging dat? De kans is groot dat je de nodige tegenstand ondervond, of dat de resultaten anders waren dan je van tevoren had verwacht, zonder dat je je vinger kon leggen op hoe dat kwam.

Of misschien heb je een leidinggevende functie, maar heb je moeite om vat te krijgen op je afdeling. Waarom luisteren je mensen zo slecht naar je, terwijl je toch de beste intenties hebt en met iedereen binnen je team prima overweg kunt?

Dit boek is bedoeld voor iedereen die bereid is met een frisse blik naar zijn of haar organisatie te kijken. We gaan uit van de theorie van de embodied mind en, in het verlengde daarvan, de inzet van het menselijk lichaam als metafoor voor de organisatie. Samen bieden deze invalshoeken verrassende inzichten in bedrijfsprocessen én in het menselijk lichaam. Dat leidt tot een beter begrip en geeft je handvatten om succesvoller invloed uit te oefenen op die processen.

Organisatie- en veranderkunde

Organisatie- en veranderkunde is een multidisciplinaire wetenschap, die onder andere is samengesteld uit ‘alfa-’ en ‘bètawetenschappen’; denk bijvoorbeeld aan psychologische en sociologische inzichten (alfa) en wiskundige methodes (bèta). In het algemeen kun je stellen dat bètawetenschappen zich richten op meetbare en herhaalbare resultaten en alfawetenschappen uitgaan van vermoedens en hypotheses, die niet altijd verifieerbaar zijn. Sociale experimenten zijn al snel onethisch; je kunt bijvoorbeeld in een onderzoek naar de gevolgen van pesten op het werk moeilijk medewerkers ‘gecontroleerd’ pesten om zo ‘zuivere’ onderzoeksresultaten te genereren. Bovendien is het aantal variabelen in een sociale setting vaak te divers en moeilijk te beïnvloeden; na een succesvol cultuurtraject weet je nooit zeker of de cultuur dankzij of ondanks het traject verbeterd is. In de organisatiekunde is de laatste jaren meer nadruk komen te liggen op de bètakant, omdat de resultaten ervan een fijn gevoel van zekerheid geven. Dit is echter een schijnzekerheid; organisatiekunde gaat uiteindelijk over het gedrag van mensen, met alle complexiteit en onvoorspelbaarheid die daarbij horen.

In dit boek pakken we het anders aan. Het bestuderen van het functioneren van het menselijk lichaam kan als bètastudie worden beschouwd (biologie, medische wetenschappen), maar heeft ook duidelijke ‘alfakanten’ (omdat het ook over menselijk gedrag gaat). De metafoor kan daarom als een brug tussen alfa en bèta gezien worden.

Embodied mind

Deze nieuwe dimensie behoeft natuurlijk ook een wetenschappelijke onderbouwing. Die is te vinden in de theorieën over de embodied mind, die gebaseerd zijn op inzichten uit de filosofie, de cognitieve wetenschappen en de ontwikkeling van kunstmatige intelligentie (robots). Embodied mind gaat uit van het idee dat de vorm van je lijf medebepalend is voor je intelligentie; voor wát je kunt denken.

Traditioneel wordt het brein gezien als een autonome, abstracte, informatie verwerkende machine. De waarneming (door je zintuigen) en de motorische systemen (die zorgen dat je kunt bewegen) worden in die visie als irrelevant beschouwd om de werking van het brein te begrijpen; dit zijn slechts de leveranciers van in- en output. Het zijn weliswaar interessante systemen, die ook onderzocht kunnen worden, maar begrip ervan is niet noodzakelijk om het brein te doorgronden. In veel organisaties wordt deze denkwijze gevolgd: de top kan autonoom en op een abstract niveau besluiten nemen (bijvoorbeeld tijdens een sessie op de hei), zonder notie te nemen van de input- en outputkanalen. Deze zullen bij een koerswijziging mee moeten bewegen, zich moeten aanpassen.

In de visie van de embodied mind wordt met die traditionele zienswijze gebroken. De theorie stelt feitelijk: je hoofd, je brein is geen autonome, abstracte, informatie verwerkende machine, je brein werkt niet onafhankelijk en/of objectief.

Je kunt op drie manieren naar het denken kijken:

Je gelooft niet in de theorie van de embodied mind en focust enkel op het brein.

Je betrekt het lichaam bij het denken. Dit is de visie die in dit boek wordt aangehangen.

Je neemt ook (de relatie met) de omgeving mee in de visie op het denken. Hoewel ik denk dat de omgeving van invloed kan zijn op ons brein, geloof ik niet dat de omgeving daadwerkelijk deel uitmaakt van ons denken.

Heel lang is het brein dus beschouwd als een autonoom opererend mechanisme, dat zich niet veel gelegen hoefde te laten liggen aan de rest van het lichaam, maar steeds meer wetenschappers komen hierop terug. Zij tonen aan dat de hersenen niet onafhankelijk functioneren, maar juist intensief samenwerken met het lichaam om informatie te vergaren, te interpreteren en tot ideeën en beslissingen te komen. Je lijf is belangrijk, veel belangrijker dan de meeste mensen denken!

In hoofdstuk 8 lees je meer over de theoretische achtergronden van de embodied mind.

De metafoor en haar logica

Metaforen helpen ons om het abstracte concreet te maken, of het impliciete expliciet. Met andere woorden: ze kunnen iets wat wij moeilijk te begrijpen vinden inzichtelijker maken. Metaforen zijn een populair middel om organisaties en hun verandering te beschrijven. De Britse organisatietheoreticus Gareth Morgan beschrijft de organisatie onder meer als machine, als organisme en als brein.

Taalfilosofie

Dat metaforen vaak gebruikt worden om fenomenen in organisaties te beschrijven, kun je ook letterlijk horen in het taalgebruik dat in en over organisaties gebezigd wordt. Zo hebben mensen het bijvoorbeeld over een ‘gezond’ bedrijf, het ‘doodbloeden’ of ‘vastlopen’ van een project, het ‘door de knieën gaan’ van het management of het ‘de buik vol hebben’ van veranderingen.

Uit deze voorbeelden blijkt al hoe passend de metafoor van het menselijk lichaam is voor het beschrijven van een organisatie. Zo passend zelfs dat een wetenschappelijke discipline, de taalfilosofie, zich actief bezighoudt met het ontstaan van metaforen uit ‘lijfelijkheden’. Het is een van de vakgebieden waarbinnen onderzoek wordt gedaan naar de embodied mind. In Philosophy in the Flesh geven de auteurs een aantal voorbeelden van zogenaamde ‘representatieve primaire metaforen’, waarbij door het individu een subjectief oordeel en een bepaald sensomotorisch domein (denk aan horen, zien, voelen, ruiken of proeven) worden verbonden aan (primaire/eerste) ervaringen en, in het verlengde daarvan, aan taal.

Een voorbeeld: ‘Deze problemen vallen me zwaar.’

Subjectief oordeel: problemen.

Sensomotorisch domein: spierinspanning.

Voorbeeld: ‘Zij wordt bedolven onder verantwoordelijkheden.’

Primaire ervaring: het ongemak of belemmerende effect van het optillen of dragen van zware objecten.

Taal is van levensbelang voor het functioneren van mensen, en dus cruciaal voor organisaties. Organisaties zijn niets anders dan verbanden tussen mensen, en om deze verbanden tot stand te brengen en te handhaven is taal onontbeerlijk. Omdat lijfelijke ervaringen ons zo bekend zijn, vergemakkelijkt de in dit boek gebruikte metafoor de communicatie over ingewikkelde zaken binnen organisaties.

Let eens een dag of twee op hoe vaak je ‘fysieke’ woorden hoort gebruiken op de werkvloer en in vergaderingen.

Je hoofd zit vast aan je lijf

Dit boek biedt zoals gezegd een metafoor om eens heel anders tegen organiseren en veranderen aan te kijken: die van het menselijk lichaam. Ieder mens heeft een lijf. Zonder lijf besta je niet. Ook iedere organisatie heeft een lijf. Zonder dat lijf bestaat een organisatie evenmin. Sommige onderdelen van je lijf kun je missen. Zo kun je als mens best je arm laten amputeren – mits dit een beetje professioneel gebeurt, leef je gewoon door – en zo kun je als organisatie best zonder de HRM-afdeling. Een los hoofd, waar de rest van het lichaam dus niet meer aan zit, leeft echter niet door. Een directie of bestuur van niks is zelf ook niks. Je hebt je lijf, als mens en als organisatie, dus nodig om te bestaan.

Dat je hoofd onderdeel is van je lijf weten we natuurlijk wel, maar toch ervaren we ons hoofd meestal als een onderdeel met een speciale status, met een zekere autonomie. We kunnen bijvoorbeeld ‘erg in ons hoofd zitten’ (en dus minder ‘in ons lichaam’). In de metafoor bestaat een organisatie ook uit een lijf en een hoofd. Het hoofd doet het denkwerk en neemt de besluiten, het lijf is van het doen, van het kunnen, van de praktijk.

De volgende opdracht en de bijbehorende voorbeelden werpen licht op het verschil tussen het organisatorische hoofd en het organisatorische lijf.

Bedenk voor je eigen organisatie wat het organisatorische hoofd is – waar wordt ‘bedacht’ – en wat het organisatorische lijf is – waar wordt geproduceerd of geleverd – en maak hier een tekening van..

Tijdens de workshops die ik over dit onderwerp geef, tekenen deelnemers vaak een poppetje met min of meer kloppende verhoudingen (zie het voorbeeld hierboven), maar dat is eigenlijk niet de bedoeling (tenzij hun organisatie deze verhoudingen heeft). Het poppetje van jouw organisatie kan ook heel grote oren, heel grote handen of een heel dikke buik hebben. Kijk maar eens naar de volgende voorbeelden. Zo zie je links een organisatie met heel lange lijnen, waar alle beslissingen over veel schijven gaan, en rechts een organisatie met een heel grote mond, die eigenlijk de hele uitvoering verdrukt.

De metafoor toegepast

Hoe kan de metafoor van het menselijk lichaam ons in praktische zin helpen meer inzicht in en vat op onze organisaties te krijgen? De volgende vier inzichten geven daar antwoord op.

1. Je organisatie lijkt op een lichaam

Iedereen heeft ten minste basale kennis over zijn of haar eigen lijf. Je hebt je lijf vast weleens overbelast, spierpijn gehad of getracht wat kilo’s kwijt te raken. De meeste mensen hebben de equivalenten van deze lijfelijke ervaringen ook wel eens ervaren in hun organisatie, of kunnen zich daar iets bij voorstellen. Omdat je eigen lichaam verandert (doordat je ouder en strammer en dikker of dunner wordt, maar ook doordat je nieuwe vaardigheden opdoet, bijvoorbeeld de tango leert dansen of leert autorijden), ontdek je via deze metafoor niet alleen hoe organisaties werken, maar ook hoe je ze bestuurt en hoe je ze kunt veranderen.

Dit boek gaat over jou. Met het lezen ervan sla je twee vliegen in één klap: je leert wat je aan je organisatie kunt veranderen of verbeteren en hoe je dat voor elkaar krijgt, en je leert meer over je eigen lijf.

2. Niet alleen je hoofd kan denken

Anders dan veel mensen denken, stuurt je hoofd niet alleen je lijf aan. Andersom gebeurt het ook; je lijf is namelijk medebepalend voor wat je überhaupt kunt denken. Denken doe je dus niet alleen met je hoofd! Dit klinkt simpel, maar blijkt in de praktijk vaak moeilijk te begrijpen. Veel mensen geloven dat ze totale vrijheid hebben over wat ze kunnen bedenken, maar dit denken wordt op allerlei manieren beperkt (negatief bekeken) en gevoed (positief bekeken), bijvoorbeeld door je opvoeding, of de cultuur van het land waarin je leeft. Een van de belangrijke zaken die je brein beperken of voeden blijkt je eigen lijf te zijn! Wat we wel of niet met ons lichaam kunnen doen, bepaalt voor een belangrijk deel wat we wel of niet kunnen bedenken.

En dit geldt niet alleen voor jou als mens, maar ook voor organisaties. Denken doe je dus niet alleen met je hoofd. Je hebt natuurlijk ‘denkorganen’ nodig, bijvoorbeeld het management en het bestuur, om een organisatie aan te sturen, maar het lijf van de organisatie bepaalt voor een groot gedeelte wat de organisatie kan bedenken aan missies, visies, strategieën en beleid.

3. Niet alleen denken is belangrijk

Sinds de Verlichting is het ‘mentale’ steeds belangrijker geworden. Denken is zelfs superieur geworden aan doen. Dit is ook duidelijk terug te zien in hoe organisaties tegenwoordig zijn opgebouwd. Het lijf is dan enkel transportmiddel van het hoofd. Dat je zonder lijf niet bestaat, dat alle knappe denkhoofden niet betaald kunnen worden zonder inkomsten uit het primaire proces, dat de organisatie dan failliet gaat, lijkt weleens vergeten te worden.

4. Een goede conditie is cruciaal

Het is van belang je lijf fit te houden. Ook voor een organisatie is het van cruciaal belang zich bewust te zijn van de staat van haar lichaam, en deze waar nodig te verbeteren. Wanneer het lijf hapert of verstart, zal dit de organisatie belemmeren om goed te functioneren. Net zoals jij minder goed functioneert als je bijvoorbeeld een fikse keelontsteking hebt.

De opbouw van dit boek

Dit korte, niet-uitputtende lijstje van inzichten laat zien wat de metafoor kan toevoegen. In de rest van het boek komen deze uitgangspunten steeds terug en worden ze verder uitgediept. De inzichten staan niet op zichzelf; soms lopen ze in elkaar over of overlappen ze elkaar.

In hoofdstuk 1 onderzoeken we waarom veel verandertrajecten en reorganisaties gedoemd zijn te mislukken. In de volgende drie hoofdstukken (hoofdstuk 2 tot en met 4) wordt de metafoor toegepast; we bekijken hoe de soms verrassende eigenschappen van het menselijk lichaam ‘passen’ op processen in organisaties. In de drie hoofdstukken daarna (hoofdstuk 5 tot en met 7) zullen we zien hoe veranderingen in de organisatie te vergelijken zijn met veranderingen in het lichaam. We kijken naar ‘slimmer werken’ (een betere samenwerking tussen het hoofd en het lichaam), naar optimalisatie (conditieverbetering) en naar inkrimpen (afvallen).

Zoals gezegd sluiten we dit boek af met een korte wetenschappelijke onderbouwing van de theorie over de embodied mind (hoofdstuk 8).

De opdrachten die her en der in dit boek staan zijn bedoeld om je bewust te maken van het belang van ‘het lijf van je organisatie’, en van de conditie waarin dat verkeert. Ze helpen je om bij de intelligentie die in dat lijf ‘verstopt’ zit te komen. Als je lijf ziek is, functioneer je als mens minder goed. Als het lijf van een organisatie ziek is, functioneert de organisatie ook minder goed. Mens sana in corpore sano: een gezonde geest in een gezond lichaam. De een kan niet zonder de ander, en dat geldt zowel voor jou als voor je organisatie!

1

Waarom veranderen niet lukt

Veel organisaties denken in ideale toekomstbeelden: er worden mooie vergezichten geschetst van de ‘organisatie 2.0’ (of zelfs al 3.0), de ‘gestroomlijnde organisatie’ et cetera. Bevlogen managers promoten met aanstekelijk enthousiasme de meest fantastische organisatiemodellen. Als de intenties zo goed zijn, waarom lukt het veranderen van de organisatie in het evenbeeld van dat ideaal dan vaak zo slecht? Velen kennen de bedroevende cijfers over het aantal veranderingen dat mislukt: 50 tot 70 procent. Waar ligt dat aan?

Feeling