Wibo Koole

Mindful werken

In 8 stappen je werkdruk de baas

Uitgeverij Business Contact
Amsterdam/Antwerpen

Dit e-book werd gemaakt op basis van de eerste druk, 2013, ISBN 978 90 470 0643 5

© 2013 Wibo Koole

Uitgeverij Business Contact

Omslagontwerp Pankra

Foto auteur Jessica Hooghiemstra

Typografie binnenwerk Elgraphic bv, Schiedam
Drukkerij Ten Brink

ISBN 978 90 470 0645 9

D/2013/0108/768

NUR 801, 723

Uitgeverij Business Contact maakt deel uit
van Uitgeverij Atlas Contact

www.businesscontact.nl

Inhoud

Inleiding

1.  Een frisse blik op routine

2.  Kijken naar je reacties

3.  Grenzen verkennen

4.  Veerkracht ontwikkelen

5.  Bewust reageren

6.  Je mindset veranderen

7.  Stevigheid ontwikkelen

8.  Mindfulness inbouwen in je leven

Noten

Dankwoord

Over de auteur

Over het Centrum voor Mindfulness

Lijst van oefeningen

Inleiding

Werken onder druk

Als je werkt, ervaar je druk. Soms is dat het plezierige gevoel van gezonde stress die je helpt om een klus vlot af te maken. Maar regelmatig voelt druk onplezierig aan. Als je bijvoorbeeld nog heel veel taken op je lijst hebt staan die vandaag af moeten. Of als je manager steeds meer van je vraagt, als je werk aan je trekt en prioriteit krijgt terwijl je partner of kinderen ook om aandacht vragen. Of als je niet meer aan jezelf toekomt.

Iedereen ervaart de plezierige en onplezierige kanten van werkdruk en de daarbij komende negatieve stress. Maar de een ervaart hem sterker dan de ander en in de ene periode zijn werkdruk en stress meer aanwezig dan in de volgende. Logisch denk je, want werkdruk en stress horen bij werken als iets onvermijdelijks, waar niets aan te doen valt.

Natuurlijk zijn er omstandigheden op je werk die je niet gemakkelijk naar je hand kunt zetten. Er zijn taken, spelregels en een bepaalde manier van doen, en ook je collega’s heb je meestal niet voor het uitkiezen. Maar dat er niets aan werkdruk te doen valt en dat je de stress maar moeten leren verdragen klopt niet en is zelfs apert onjuist. Er is juist een heel gebied waarin jijzelf de baas kunt zijn, als je maar effectiever leert omgaan met de druk van de omstandigheden en je energiebronnen beter leert benutten.

Dat gebied is de ruimte om zelf een keuze te maken in het spanningsveld van alles wat jouw energie vraagt, wat je ervaart dat je ‘moet’ doen en wat het moment is waarop jij begint met het inzetten van de jou beschikbare energie. Op dat moment heb je een keuze in hoe je aan het werk gaat. Het vergroten van je keuzevrijheid kun je zien als een professionele vaardigheid die je net als fietsen, pianospelen of welke andere vaardigheid dan ook, kunt trainen.

In dit boek laat ik je zien hoe je leert om in acht weken jouw keuzevrijheid te vergroten met behulp van mindfulnesstraining. Hiermee leer je mentaal schakelen tussen actie en reflectie, je ontwikkelt meer overzicht, werkt effectiever samen met anderen en bent een stuk creatiever.

De voordelen daarvan zijn zowel op het werk als op persoonlijk vlak te merken. Een paar reacties van deelnemers uit onze trainingen:

‘Ik merk dat ik minder gestrest ben en makkelijker mijn energie reguleer.’

‘Ik zie mezelf veel bewuster reageren.’

‘Ik weet hoofd- en bijzaken beter uit elkaar te houden. Dat maakt het makkelijker mijn aandacht te richten op wat er echt toe doet.’

Ook als je weinig of geen werkdruk en stress ervaart, is goed mentaal kunnen schakelen tussen actie en reflectie een belangrijke toevoeging aan je professionele kwaliteiten. Het helpt je om beter opgewassen te zijn tegen de nieuwe eisen die organisaties aan je stellen: meer teamwerk en grotere verantwoordelijkheden. Je hoeft niet ziek te zijn om beter te worden!

Werkdruk

Voordat ik inga op hoe je je werkdruk de baas kunt worden met behulp van mindfulnesstraining, is het goed om even wat preciezer te kijken naar wat werkdruk is. Werkdruk ervaar je als je maar met moeite of helemaal niet in staat bent om te voldoen aan de eisen die aan het werk worden gesteld. Dat kan te maken hebben met een hoog tempo, de hoeveelheid werk, de hoge kwaliteitseisen, de moeilijkheid van de taken of met de hoeveelheid verantwoordelijkheden. Incidenteel is dat natuurlijk geen probleem, als er maar voldoende rust en herstel tegenover staat. Als hoge werkdruk echter regelmatig voorkomt of structureel aanhoudt, dan ontstaat er werkstress, oftewel het onplezierige gevoel dat je kunt ervaren bij druk. Werkstress kan in eerste instantie helpen om een goede prestatie te leveren. Maar te veel werkstress kan leiden tot lichamelijke en psychische klachten, zoals verhoogde hartslag en bloeddruk, irritaties, gejaagdheid, vermoeidheid, angst, spanning en uiteindelijk zelfs tot overbelasting. Je wordt minder productief en vaak gaat ook de kwaliteit van je werk omlaag.

Heel praktisch kun je zeggen dat werkdruk ontstaat als er een onbalans is tussen factoren die je stress opleveren en factoren die juist energie geven. De balans blijft intact als tegenover de stress-factoren voldoende energiegevende factoren staan, zoals plezierig contact met collega’s, ruimte om te leren en jezelf te ontwikkelen en voldoende mogelijkheden om zelf je werk in te delen.

Vroeger werd vaak gedacht dat je werkdruk alleen kon aanpakken door die te verlagen. Inmiddels weten we dat er ook andere manieren zijn om met werkdruk om te gaan, namelijk door de energiebronnen goed op orde te hebben.¹ Met de mindfulnesstraining ontwikkel je een persoonlijke hulpbron die je helpt stressfactoren beter te hanteren (veerkracht) en energiebronnen beter te benutten (open mind). Met die stevigheid kun je de balans beter in evenwicht houden. Daarnaast leer je mentaal te schakelen tussen actie en reflectie, zodat je effectiever kunt werken.

Mindfulness

Mindfulness betekent waarnemen wat je doet terwijl je dat aan het doen bent. Het is gebaseerd op opmerkzaam zijn op wat zich aan ervaringen aan je voordoet zonder dat je daar meteen iets mee moet doen of iets van moet vinden. In de kern gaat het erom dat je leert mentaal beter te schakelen met je aandacht. Je leert bewust aanwezig te zijn. Mindfulness maakt het je mogelijk om uit de automatische piloot van stug doorwerken te stappen. Dat is veerkracht. Bovendien ontwikkel je een grotere tegenwoordigheid van geest, die je kunt benutten om jezelf en het werk dat je doet beter te sturen. Dat is de open mind.

Jon Kabat-Zinn, de grondlegger van de mindfulnesstraining in zijn huidige vorm, omschrijft het nog preciezer: mindfulness is aandacht geven op een speciale manier: doelbewust, in het huidige moment en niet-oordelend. Zelf noem ik het ook wel: het trainen van je aandachtsspier.

Wat je traint is om elke ervaring – dat kan zijn een fysieke sensatie, gevoel, gedachte of emotie – te erkennen en te accepteren zoals die zich op dat moment aan je voordoet. Je laat je niet meezuigen in mentale uitweidingen en spreekt er geen oordeel over uit. Die manier van gewaarzijn van je ervaringen maakt het je mogelijk om gevoelens of gedachten waar te nemen als gebeurtenissen in de geest. Die kalme manier van reageren zorgt voor een moment van ruimte tussen waarneming en respons. Daardoor wordt het mogelijk om doordachter en vrijer op een situatie te antwoorden in plaats van in een onbewuste reflex of volgens een bekend patroon. Je leert zo met volle aandacht te schakelen tussen actie en reflectie, tussen doen en zijn. Op die manier ontwikkel je mentale fitheid en daarmee een belangrijke persoonlijke hulpbron.

De oefeningen in de mindfulnesstraining worden ook gebruikt bij mediteren of yoga. Door deze oefeningen te doen word je opener en helderder van geest en leer je stress en werkdruk beter hanteren. Maar wees gerust, je wordt er niet emotieloos van noch krijg je een leeg hoofd. En je hoeft er ook geen boeddhist voor te worden.

Om goed te presteren heb je naast een behapbare werkdruk ook overzicht, effectiviteit en creativiteit nodig. Daarnaast moet het werk zinvol zijn. In het licht daarvan zou je daarom verwachten dat de mentale fitheid van mensen een topprioriteit voor bedrijven en instellingen zou zijn. Toch is dat niet het geval.

Niet alleen als individu, maar ook in organisaties vinden we het al volkomen normaal dat we aan onze fysieke conditie werken. Het is nu de hoogste tijd dat we ook het werken aan onze mentale conditie serieus nemen. Met het lezen van dit boek doe je dat feitelijk al. Mindfulnesstraining is daarvoor een van de meest veelbelovende manieren. De wetenschappelijk bewezen effecten van mindfulness-training, zoals minder stress en gezondheidsklachten, een helderder geest en meer werkplezier geven daar alle aanleiding toe.

Gelukkig zien we bij het Centrum voor Mindfulness in Amsterdam – een trainings-, opleidings- en expertisecentrum voor mindfulness waar ik aan verbonden ben en waar ook de training uit dit boek is ontwikkeld en in de praktijk is getoetst – dat de interesse voor mindfulness en mentale fitheid bij organisaties toeneemt. Dat merken we niet alleen aan de groei van de belangstelling voor workshops vanuit organisaties als KLM, Raad voor de Rechtspraak, Elsevier, LinkedIn, T-Mobile, de gemeentes Den Haag en Amsterdam, maar ook in het uitvoeren van complete mindfulnesstrainingen als onderdeel van HR-, vitaliteits- of MD-programma’s. Internationale voorlopers als Google, Shell en General Mills krijgen steeds vaker navolging van Nederlandse organisaties en bedrijven. Het feit dat afgelopen januari op het World Economic Forum in Davos, waar jaarlijks mensen uit het het internationale bedrijfsleven, vertegenwoordigers van diverse internationale organisaties, politici en andere prominenten elkaar ontmoeten, een aparte sessie aan mindfulness was gewijd, onderstreept dat.

De gunstige effecten van mindfulnesstraining zijn bekend. Zo hebben we afgelopen jaar bij het Centrum voor Mindfulness bijna honderd managers van een grote Nederlandse bank getraind in mindfulness en is daarbij onderzoek gedaan naar de effecten van de training. Op basis van gevalideerde psychologische meetinstrumenten laat het onderzoek zien dat er bij de deelnemers aan de training sprake is van een fors toegenomen mindfulness en van duidelijk afgenomen stress. Daarnaast nemen de deelnemers een aantal positieve veranderingen bij zichzelf waar:²

•  91 procent neemt meer tijd om te reflecteren;

•  87 procent merkt rustiger te zijn en meer overzicht te hebben;

•  85 procent laat zich minder meeslepen door emoties en gedachtestromen;

•  84 procent kan beter luisteren naar zichzelf en anderen;

•  82 procent signaleert sneller fysiek en mentaal wat er aan de hand is;

•  73 procent voelt zich vitaler en zelfbewuster;

•  73 procent kan meer gefocust werken;

•  69 procent kan de privé-werkbalans meer in evenwicht houden.

Deze waarnemingen ondersteunen de gedachte dat mindfulnesstraining je persoonlijke hulpbronnen versterkt en dat je er veerkracht (minder meegesleept worden, vitaler, balans privé-werk) en een open mind (tijd voor reflectie, meer overzicht, luisteren, focus) door ontwikkelt.

Deze resultaten komen in grote lijn overeen met onderzoek in andere landen, waar het effect op de algemene gezondheidstoestand en op het functioneren onder hoge druk is onderzocht. In Groot-Brittannië constateerde de Mental Health Foundation dat mensen die aan een mindfulnesstraining op het werk hebben deelgenomen 30 procent minder medische symptomen rapporteren en ruim 30 procent minder psychologische zorgen.³ Bovendien laten ze een toegenomen concentratievermogen zien en hebben ze een grotere weerstand tegen griep. Bij het Londens gemeentelijk vervoerbedrijf nam het aantal verzuimdagen met 70 procent af en gaven deelnemers aan dat ze veel beter in staat waren zich te ontspannen. Bij de U.S. Marines is mindfulnesstraining tegenwoordig een vast onderdeel van de training.⁴ Een beetje vreemd, zul je misschien denken, softheid in een harde wereld? Onderzoek toonde aan dat het niet alleen helpt om stress te leren hanteren, maar ook dat het voor een helderdere geest onder grote druk zorgt. Letterlijk is het zo dat door mindfulnesstraining de verwerkingscapaciteit van de hersenen omhoog gaat en dat maakt betere beslissingen mogelijk.

Nieuwe eisen aan je werk

Het belang van mentale fitheid (en dus het voordeel om aan deze training mindful werken te beginnen) wordt nog eens onderstreept door de eisen die tegenwoordig aan je werk worden gesteld. Werken betekent taken uitvoeren om bepaalde producten of diensten te leveren. Maar zowel aan de kwaliteit van die producten of diensten als aan de manier waarop je die taken uitvoert stellen we steeds hogere eisen. Deze nieuwe eisen zorgen ervoor dat de druk in organisaties tegenwoordig steeds meer oploopt.

Ga maar eens na of dat bij jouw werk ook zo is. Allereerst ben je in het werk veel afhankelijker van anderen. Of je nou in een klein of middelgroot bedrijf werkt, in een zorginstelling, bij de overheid, een onderzoeksinstelling of een multinational: overal heb je te maken met ingewikkelde samenwerkingsverbanden. Die afhankelijkheid gaat ook op voor de informatiesystemen waarmee je werkt: o wee als die het een keer niet doen! En ten slotte ben je ingesnoerd door protocollen en procedures, zodat je steeds minder individuele speelruimte overhoudt.

Het tweede dat je waarschijnlijk zal opvallen, is dat je steeds intensiever moet samenwerken met collega’s, van binnen en buiten je organisatie. Je werk kent een netwerkstructuur. Je gaat van vergadering naar overleg en je werkt in teams, taskforces en werkgroepen. Je communiceert met veel mensen via veel kanalen: telefoon, sms, Whatsapp, Facebook, Twitter, LinkedIn, Foursquare, Skype, en vergeet ook niet al je e-mailaccounts (je werkmail, Gmail, Live, Outlook, etc.). Intussen moet je wel excellent en heel betrouwbaar presteren, met een combinatie van inhoudelijke kennis, goede communicatievaardigheden, stressbestendigheid en creativiteit. Excellente prestaties vereisen intensieve interactie van teams.

En ten derde word je ook anders gemanaged dan vroeger. Je hebt niet meer één leider of manager, maar verschillende. Duidelijke kaders en de klassieke rol van de leider die ze handhaaft (en daarmee ook richting en veiligheid biedt) zijn vervallen. Dat heeft het voordeel dat je zeggenschap groter wordt. Maar je loopt er volgens hoogleraar organisatiekunde Erik van de Loo steeds vaker een persoonlijk risico mee.⁵ Je kunt je niet langer verschuilen achter je officiële rol of achter de organisatie waarvan je deel uitmaakt. Jij moet het zelf laten zien, initiatieven nemen, je werk en je samenwerkingsrelaties beheren. Het gevolg is dat je misschien soms extra je best gaat doen terwijl je je daar helemaal niet zeker over voelt. Of dat je je voortdurend de vraag gaat stellen waar je loyaliteit ligt: bij de inhoud van het werk of bij de organisatie waarvoor je werkt. Waar organisaties vroeger als een veilige plek voelden, lijken ze die kenmerken nu te verliezen. Je loopbaan lijkt meer aan jezelf dan aan de organisatie gebonden te zijn en je carrièrepad moet je zelf uitstippelen.

Afhankelijkheid, intense samenwerking en persoonlijk risico: herken je ze? Alleen als je goed kunt omgaan met druk, zelfbeheersing hebt, ondernemend bent en een positieve blik hebt, kun je volgens de onderzoekers André de Waal en Michella Oudshoorn als hoog presterende werknemer bijdragen aan het succes van de onderneming. Je levert kwaliteit door je taken zo accuraat mogelijk uit te voeren en problemen logisch op te lossen. Je gaat doelgericht te werk met oog voor een goed gebruik van de middelen. Je bent technisch goed onderlegd, verstaat je vak en bent besluitvaardig.⁶ En je toont affectiviteit: je bekommert je om collega’s en ondersteunt hen. Anderen kunnen op je vertrouwen en bouwen.

Aan die hoge productiviteit kun je natuurlijk best plezier ontlenen, maar de keerzijde van die nieuwe eisen kan heel goed zijn dat je werkdruk omhoog gaat. Want het is niet eenduidig of deze nieuwe eisen aan werken meer energie opleveren en minder stress kosten. Misschien een reden te meer om nu al aan je mentale fitheid te gaan werken, zodat je gemakkelijker en effectiever met die nieuwe eisen kunt omgaan.

Hoe is jouw werkdruk-balans?

Laten we, voordat ik de training Mindful werken in vogelvlucht schets, eens kijken hoe jij in je werk staat en hoe bij jou de balans tussen de positieve en de negatieve kanten van werkdruk en stress uitslaat. Uit de sport en de psychologie weten we dat je als je optimaal bezig bent in een flow kunt zijn. Je gaat dan op een plezierige manier helemaal op in je werk. Je zit jezelf niet in de weg en je staat open voor wat er op je afkomt. Maar je kunt je werk ook anders ervaren. Je blijft dan stug doorwerken, wat ervoor zorgt dat je minder creatief, scherp en effectief bent. Uiteindelijk kan dat ertoe leiden dat je jezelf over de kop werkt of een burn-out krijgt. Probeer nu voor jezelf eens na te gaan hoe het met jouw werkdruk-balans zit: ben je lekker aan het werk of stug aan het doorgaan?

Test zelf jouw werkdruk

In de onderstaande tabel heb ik die twee ervaringswerelden naast elkaar gezet.⁷ Ga eens na welk van die twee het meest past bij jouw werk op dit moment. In de middelste kolom kun je een kruisje zetten op iedere regel, afhankelijk van de vraag of de balans naar links of naar rechts uitslaat. Kijk daarna eens aan welke kant je zit als je er een lijn doorheen trekt. Hoe ziet jouw ervaringswereld van je werk eruit? Je kunt deze zelftest ook doen met in je achterhoofd dat je de training ook uit voorzorg of als professionele competentieontwikkeling kunt doen. Wat zijn dan de punten waar jij op moet letten of waar jouw werkdruk-balans naar neigt?

Het kan heel goed zijn dat je werkhouding in de ene periode wat meer overhelt naar ‘lekker aan de slag’ en in de andere periode meer naar ‘stug doorgaan’. Maar wat bepaalt nou aan welke kant je terechtkomt? Dat is afhankelijk van de balans tussen de aspecten van je werk die voor stress zorgen en de aspecten waarvan je energie krijgt. Daartussen beschik jij over de ruimte om bewuste keuzes te maken, die je met de training Mindful werken groter maakt door veerkracht en een open mind te ontwikkelen.

De training

Eerlijk is eerlijk, mindfulness leer je niet zomaar door dit boek te lezen. Je kunt het wel trainen. Het is een stapsgewijs proces, vergelijkbaar met leren pianospelen, leren voetballen, leren schilderen, en meer van zulke dingen. Je moet dus regelmatig oefenen.

En bij dat oefenen is het goed om te beseffen dat trainen betekent dat je een veranderingsproces gaat doormaken. Je gaat een nieuwe identiteit opbouwen. De verandering doormaken van een ‘werkdruk-persoon’, die geleefd wordt en stug doorwerkt, naar een ‘zelfstandig, bewust persoon’, die vanuit veerkracht en een open mind in staat is lekker aan de slag te zijn.

Het doormaken van een veranderingsproces gaat in stapjes. Het begint met kleine experimenten, nieuwe dingen gaan doen, zoals bijvoorbeeld een mindfulnessoefening. Je gaat de manier waarop je met anderen samenwerkt veranderen. Je bent immers aan het trainen en stap voor stap ga je jezelf anders zien. Niet meer de ‘stug doorwerken-persoon’ die zucht onder werkdruk, maar de ‘lekker aan de slag-persoon’ die bewust omgaat met werkdruk en energie. Die gebruikmaakt van nieuwe mogelijkheden die zo ontstaan.

Je kunt deze training het beste omschrijven als een moderne test-en-leer-aanpak. Dat is het tegenovergestelde van de ouderwetse plan-en-implementeer-aanpak, die ervan uitgaat dat als je de kennis eenmaal hebt je die alleen nog maar hoeft toe te passen. Zelfkennis verkrijg je alleen in het proces van verandering, zegt insead-hoogleraar Herminia Ibarra, aan wie ik dit model heb ontleend.⁸

Het test-en-leer-model is circulair en iteratief: ‘one step at a time’. Zo ontwikkelt zich langzaam een nieuw, begrijpelijk gedragspatroon. Het gaat niet om het ontdekken van een ‘innerlijke waarheid’ of het toepassen van externe ‘input’, maar om langzaam tastbare informatie over onszelf te verzamelen in relatie tot onze mogelijkheden. Dat is precies wat je in de mindfulnesstraining onder ogen gaat zien: nieuwe mogelijkheden vinden om uit de automatische piloot te stappen en bewust te reageren op de uitdagingen in de moderne werkorganisatie met zijn nieuwe eisen.

Het programma

De Mindful werken-training in dit boek bestaat uit een programma van acht weken oefenen. Je begint met de basisvaardigheid: opmerken wat zich in het veld van je aandacht voordoet. Vervolgens leer je stapsgewijs zowel je veerkracht te versterken als je open mind te ontwikkelen.

Van week tot week krijg je een aantal praktische oefeningen mee. Een deel daarvan zijn oefeningen waar je apart tijd voor moet vrijmaken, ook wel de formele oefeningen genoemd. Je traint er diepgaand je opmerkzaamheid mee, als basis voor veerkracht en een open mind. Het zijn meditatie- en yoga-oefeningen die 10 tot 30 minuten duren.

Het andere deel van de wekelijkse oefeningen bestaat uit kleine oefeningen die je op je werk kunt doen: de informele oefeningen. Daarmee bouw je mentale fitheidsmomenten in in je dag. Het zijn praktische handelingen waarmee je veerkracht en een open mind in de dagelijkse praktijk vormgeeft. Want wat mindfulnesstraining zo krachtig maakt, is dat hij heel goed te verbinden is met het dagelijks leven, zowel op het werk als thuis.

Daarnaast wordt er in ieder hoofdstuk een thema behandeld, met daarbij steeds een korte toelichting. De kern van het hele programma is het ontwikkelen van je mindfulness: je opmerkzaamheid als basis voor het mentaal leren schakelen tussen actie en reflectie. In het eerste deel ligt de nadruk meer op het laten groeien van je veerkracht, het ene bestanddeel van dat vermogen om te schakelen. En in het tweede deel meer op het openen van je mind, het andere bestanddeel van mentaal schakelen.

Hieronder volgt het overzicht van de hele training in acht weken in vogelvlucht. Maak je nog niet te veel zorgen over de precieze stappen en de uitvoering ervan; ik kom er in ieder hoofdstuk per week uitvoerig op terug.

Met dit boek kun je zelf de training Mindful werken doorlopen. Dat zal wel enige discipline vergen en alleen trainen is ook lastig. Een mogelijk extra hulpmiddel hierbij zijn de audiotracks bij de formele oefeningen: een coach die je begeleidt bij het uitvoeren van de oefeningen.⁹

Mindfulness trainen is echter bij uitstek iets wat je met behulp van een trainer en in een groep leert. In een groep kun je veel leren van de ervaringen van andere deelnemers en van de inzichten en ervaring van de trainer. Mocht je na het lezen van dit boek dus nog een stap verder willen, dan kan ik je van harte een groepstraining aanbevelen, wellicht op je werk samen met andere collega’s.

Ik wens je veel trainingsplezier en vooral mindful werken toe!

Bronnen

Ibarra, Herminia. Working Identity. Boston: Harvard Business Press, 2004

IWS. Werkdruk. Houten: Instituut Werk en Stress, 2008.

Karsten, Carien. Uit je burn-out. Utrecht: Kosmos, 2011.

Loo, Erik van der. ‘Psychologische kijk op het nieuwe werken.’ In: Het nieuwe werken. Utrecht: Veldhoen + Company, 2010.

Mental Health Foundation. Mindfulness… Report 2010

Penman, Danny. ‘Meditate Just Like the U.S. Marines’. http://www.psychologytoday.com/blog/mindfulness-in-frantic-world/201207/meditate-just-the-us-marines.

Schaufeli, Wilmar. ‘Bevlogenheid als immuunsysteem. Een positieve kijk op werk.’ In: Seminar Bevlogenheid, 24. Den Haag: Zestor, 2013.

Waal, André de en Michella Oudshoorn. ‘Profielen van de Nederlandse high-performing employee’. In: Holland Management Review 2012, nr. 141.

1

Een frisse blik op routine

Op de automatische piloot

Het eerste wat je in deze training gaat ontdekken is hoeveel je dag in dag uit doet op de automatische piloot. Voor je werk, maar ook in je privéleven ontwikkel je heel veel routines. Daarin schuilt een belangrijk deel van je kracht, het zijn de dingen waar je goed in bent. Maar in routines schuilt ook je zwakte, omdat je ongemakkelijke dingen die je energie kosten en stress geven op een routinematige manier gaat behandelen. Stresssignalen die je wegduwt bijvoorbeeld, of dat ongemakkelijke lachje iedere keer als je die lastige collega tegenkomt. Of je zit in die vaste maandagochtendvergadering en na tien minuten denk je ineens: Wat is er nou eigenlijk besproken? Je lichaam was wel bij die vergadering, maar je hoofd zeker niet. Maar op welk moment je nou in gedachten verzeild raakte, dat is je ontgaan.

Veel dingen op je werk doe je met een zeker gemak en een zekere vanzelfsprekendheid. Je hebt geleerd dat bepaalde handelingen in die volgorde moeten worden gedaan. Zulke afspraken over hoe iets moet worden gedaan scheppen zekerheid. Het helpt ook bij samenwerken met elkaar, omdat je erop kunt vertrouwen dat je collega zich aan dezelfde afspraken en routines houdt. Dat is handig. En daarom is er ook niets mis met het aanleren van routines. Het is de basis van effectief en succesvol opereren. Denk maar aan de voetballer die specialist in vrije trappen is of aan de pianospeler die prachtige variaties kan spelen. Ze hebben het geleerd in een bijna eindeloze herhaling, net zo lang tot het ‘automatisch’ ging, en daarin schuilt ook hun kracht.

Als je aan het werk bent, maak je regelmatig gebruik van die automatische piloot van routine. Of je nu verpleegkundige bent, journalist, softwaretester of een creatief beroep hebt, zzp’er bent of in een grotere organisatie werkt, je kracht schuilt in wat je hebt aangeleerd, in je sterke punten. De valkuil wordt zichtbaar als de routine net even niet genoeg is, als er iets onverwachts gebeurt: een klant die jouw ontwerp net niet helemaal in orde vindt, die bloedwaarde van een patiënt die net niet goed is, dat bijzinnetje van die politica tijdens een interview waardoor wat ze zegt in een heel ander licht komt te staan. Het zijn de momenten waarop de automatische piloot niet voldoende is en je een grotere scherpte van je waarneming, van je opmerkzaamheid goed kunt gebruiken. Anders mis je wat of gaat er iets ernstig fout. Routinematigheid is niet voldoende voor goed werk.

Ook kunnen er zich gemakkelijk nadelen voordoen. Dat gebeurt als routine via routinematigheid bijna ongemerkt overgaat in het patroon van stug doorwerken. De automatische piloot vermindert dan sluipenderwijs je veerkracht en je openheid van geest. Je veerkracht wordt belemmerd doordat je bijvoorbeeld te weinig aandacht besteed aan genoeg slapen, gezond eten en voldoende lichaamsbeweging. Je negeert stresssignalen en lichamelijk ongemak en gaat maar door met je werk en met verwaarlozing van je privéleven. Stug doorwerken is dan een onbewuste routine geworden die je uiteindelijk pas onder ogen ziet als je te maken krijgt met forse lichamelijke klachten of een burn-out. Je creativiteit is tot het nulpunt gedaald en je handelt je werk af met grote sufheid, niks open mind. Alle reden dus om zicht te krijgen op de automatische piloot van routine en te bekijken waar die van nuttig omslaat in negatief.

Op weg naar effectief presteren

Om met meer veerkracht en onbevangenheid in je werk te kunnen staan helpt het om een frisse blik te werpen op je dagelijkse routines. Dat opent de ruimte voor verandering van mindless naar mindful werken en is de eerste stap op weg naar effectief en met plezier presteren. Kijk daarom naar wat je gewoonlijk zoal doet als je aan het werk bent en sta om te beginnen eens stil bij de positieve kracht van routines die je hebt opgebouwd. De eerste oefening hieronder geeft je daar een leidraad voor.

De positieve kracht van routine

De eerste oefening om zicht te krijgen op de automatische piloot is een lijstje maken van zaken waarin jij goed bent op je werk. Doe dat in twee stappen:

1. Overzicht

Noteer je sterke punten: de competenties waar je goed in bent, de kernkwaliteiten waarover je beschikt en jouw positieve eigenschappen naar andere mensen toe.

2. Verkennen

Haal vervolgens voor ieder item op die lijst eens een situatie voor de geest waarin je dat sterke punt gebruikte. En probeer je te herinneren hoe je je daarbij voelde.

Met deze heel kleine en simpele oefening krijg je snel zicht op de krachtige kanten van de automatische piloot, de kracht van routines en hoe daar niets mee mis hoeft te zijn.