© 2014 Kim Spinder
Uitgeverij Business Contact
Afbeelding omslag Marize Engelbrecht
Vormgeving omslag en binnenwerk
Sander Pinkse Boekproductie

ISBN 978 90 470 0720 3
D/2014/0108/583
NUR 801

Dit e-book werd gemaakt op basis van de eerste druk, 2014, ISBN 978 90 470 0719 7.

Uitgeverij Business Contact maakt deel uit van Uitgeverij Atlas Contact
www.businesscontact.nl
wequitmail.nl

Inhoud

Inleiding

1 Waarom e-mail niet meer werkt

Digitale wurggreep

Reset

2 Een nieuwe mindset op het werk

De eerste opbrengst: tijd en efficiëntie

Een andere manier van samenwerken

Focus op progressie

Een nieuwe mindset

Beter focussen

Niet langer verslaafd

Meer sociale contacten

Minder en anders vergaderen

Nieuw patroon inslijten

3 In maximaal vijf stappen naar een leven zonder e-mail

Hoe gaat dat in de praktijk?

In vijf stappen naar een leven zonder e-mail

Stap 1: kies de We Quit Mail-methode die het beste bij jou past

Stap 2: scan je inbox

Stap 3: verstuur zelf minder e-mails

Stap 4: maak nieuwe werkafspraken

Stap 5: kies je tools

Welke tools passen bij jouw baan?

Tools

4 Sluit je aan bij We Quit Mail

Resultaten

Lef en doorzettingsvermogen

Het einde van e-mail?

Doe je mee?

Wat als...

Bronnen

Noten

Inleiding

Het einde van het jaar naderde. Ik worstelde al lange tijd met mijn inbox. De e-mails bleven iedere dag maar binnenstromen. Wat ik ook deed, ik kreeg ze niet meer weggewerkt. E-mail zorgde voor stress, miscommunicatie en frustratie. Ik liet mijn gedachten eens gaan over het afgelopen jaar. Ik voelde me een beetje moedeloos; ik rende van overleg naar overleg, werkte tussendoor steeds als een bezetene mijn e-mail weg, terwijl ik vervolgens aan het einde van de dag concludeerde dat ik niet voldoende uit de dag had gehaald. ’s Avonds deed ik mijn ‘echte’ werk en worstelde ik mij door de laatste e-mails, om de volgende ochtend van een collega te horen: ‘Heb je mijn e-mail nog niet gelezen?’

Ik had steeds het gevoel achter de feiten aan te lopen. Ik raakte daardoor minder gemotiveerd en vond het vreselijk dat anderen mijn agenda bepaalden. Mijn persoonlijke to-do-lijst groeide, terwijl ik maar e-mails bleef beantwoorden. Na een halve dag vergaderen zat mijn inbox alweer vol. Het voelde als een vicieuze cirkel waar ik niet meer uit kon ontsnappen. Hoe fijn zou het zijn wanneer ik zelf weer kon beslissen over wat ik deed en op welke manier ik communiceerde en samenwerkte?

Ik vroeg mij af wat mijn bijdrage aan de samenleving was. Voegde ik überhaupt waarde toe? Ik wilde als professional een zinvolle bijdrage leveren en impact hebben. Toen ik de balans opmaakte, kwam ik tot een heel treurige conclusie: ik ben een meester in vergaderen, tussendoor e-mails wegwerken en plannen schrijven. Dag in, dag uit. Als ik stop met werken, is mijn bijdrage aan de samenleving echter nihil geweest.

Het moment was daar. Ik besloot te stoppen met e-mail. Het werd mijn goede voornemen: ‘Op 1 januari 2011 stop ik met e-mail. Ik trek de stekker uit mijn inbox en werk in plaats daarvan voortaan met online samenwerkingsplatforms.’ Ik deelde mijn besluit online en offline mee, aan alle mensen met wie ik samenwerkte.

Ik kijk iedere ochtend in de spiegel en vraag mijzelf: ‘Als vandaag de laatste dag van mijn leven was, zou ik dan willen doen wat ik vandaag ga doen?’ En steeds als het antwoord te veel dagen achter elkaar ‘Nee’ is, weet ik dat ik iets moest veranderen.
STEVE JOBS, OPRICHTER EN VOORMALIG CEO APPLE

Ik vond het best spannend. Zou ik dingen missen? Zouden die online samenwerkingsplatforms echt beter werken? Hoe zouden de mensen met wie ik veel samenwerk op dit besluit reageren? Naast deze zorgen merkte ik dat ik ernaar uitkeek om te ontdekken wat het mij, mijn werkgevers en andere organisaties zou kunnen opleveren.

Nu ik terugkijk, blijkt stoppen met e-mail mij nog veel meer gebracht te hebben dan ik vooraf had durven dromen; veel meer dan de simpele opluchting dat ik mijn inbox niet meer hoef te openen. Ik had nooit verwacht dat het de manier waarop ik samenwerk zo zou veranderen, dat ik zoveel efficiënter kon werken met andere tools en dat ik weer echt in contact zou komen met mijn collega’s. Deze ervaringen wil ik graag met anderen delen, en daarom ben ik de We Quit Mail-beweging gestart, waar de eerste organisaties en individuele leden zich inmiddels bij hebben aangesloten.¹ In dit boek deel ik mijn eigen ervaringen en de best practices van anderen, zodat ook jij er je voordeel mee kunt doen. Ben je er klaar voor?

Kim Spinder, maart 2014

1

Waarom e-mail
niet meer werkt

E-mail is de naam van digitaal, elektronisch postverkeer.
WIKIPEDIA

Vanuit een historisch perspectief is e-mail eigenlijkeen heel ouderwets medium. Terwijl de meeste online media een steeds kortere levenscyclus hebben — denk maar aan Hyves — werd de eerste e-mail al in 1971 verstuurd, door Ray Tomlinson, een Amerikaanse programmeur.

De uitvinders van e-mail zouden huilen als ze hadden voorzien hoe traag de evolutie ervan verloopt.²
DREW HOUSTON, CEO DROPBOX

E-mail is in feite niets anders dan een gedigitaliseerde brief. Toch is het medium door de decennia heen wel veranderd; wat begon als een berichtendienst is nu verworden tot een middel om documenten uit te wisselen en op te slaan.³ Daadwerkelijke communicatie tussen individuen komt niet eens meer voor in de top vijf van functies van e-mail.⁴

E-mail wordt veel gebruikt om samen te werken, terwijl het daar nooit voor ontworpen of ontwikkeld is. Geen wonder dat we juist wanneer we samenwerken massaal tegen de grenzen ervan aanlopen.

Als e-mail vandaag zou worden uitgevonden, zou het waarschijnlijk niet overleven als technologie.
LUIS SUAREZ, KENNISMANAGER BIJ IBM ⁵

Een mailtje versturen is de normaalste zaak van de wereld geworden. Het is zo vanzelfsprekend dat we vaak niet eens meer stilstaan bij de implicaties ervan. Maar e-mail heeft wel degelijk ook een keerzijde. Met name door de grote hoeveelheid e-mails die we moeten verwerken, worstelen steeds meer mensen met het effectief gebruik ervan en zorgt het zelfs voor stress. Ken je dat rode bolletje dat aangeeft dat je 148 ongelezen e-mails hebt, dat bolletje dat je steeds vanuit je ooghoek ziet? Daar werd ik nou echt onrustig van. Als je niet uitkijkt beheerst e-mail een groot deel van je leven en sta je ermee op en ga je ermee naar bed. Ik checkte uit gewoonte mijn e-mail voor het slapengaan. Op dat moment kon ik echter niets meer met de informatie die ik daaruit haalde, met als resultaat dat ik heel onrustig sliep, omdat ik in mijn hoofd bezig was met wat ik de volgende dag allemaal moest doen. En ik ben niet de enige: uit onderzoek blijkt dat technologie onze nachtrust heeft veranderd. Mensen slapen slechter als ze vlak voordat ze naar bed gaan hun e-mail controleren of hun sociale accounts updaten. Een derde van de mensen slaapt daardoor slechts vijf tot zes uur per nacht.⁶

Techniek is wederkerig. Zij geeft je wat, maar neemt ook wat van je. Disconnected zijn is tegenwoordig een luxe.
DAAN ROOSEGAARDE,KUNSTENAAR EN INNOVATOR

In mijn werk als ambtenaar werd ik overspoeld door e-mail. Wat ik ook deed, ik kreeg mijn inbox steeds moeilijker leeg. Ik had er bijna een fulltimebaan aan. Ik probeerde van alles om het beheersbaar te houden: van het invoeren van een e-mailetiquette op de werkvloer tot het aanleren van vaardigheden zoals Getting Things Done.⁷ Het mocht allemaal niet baten. Ik bleef aan het eind van de dag met die stapels e-mail zitten. Ik had het gevoel dat mijn werk nooit af was. Ik voelde me daardoor gestrest en was minder productief. Minder mailen leek onmogelijk, maar in 2011 — ik was net zelfstandig ondernemer geworden — trok ik de stoute schoenen aan.

Digitale wurggreep

Het is natuurlijk niet eerlijk om e-mail van alles de schuld te geven. Laat ik vooropstellen: ik heb niets tegen het medium e-mail. Ik heb echter wel iets tegen de manier waarop we elkaar in een digitale wurggreep houden. Ik heb daar zelf volop aan meegedaan door een niet te verwerken hoeveelheid informatie per e-mail rond te pompen. Ik moest bij mezelf beginnen.

Wanneer je écht op een andere manier wilt samenwerken, is het echter niet alleen noodzakelijk om je eigen gedrag aan te passen; dan moet de hele organisatie en iedereen met wie je samenwerkt meeveranderen. En dat is een hele kluif. E-mail is voor mij dan ook een symbool van bureaucratie geworden.

Voordat ik de stekker er definitief uittrok, heb ik, zoals gezegd, nog geprobeerd het e-mailgebruik in strakkere banen te leiden. Mijn collega’s van de overheid en ik maakten afspraken over hoe we met elkaar wilden communiceren. Dit was niet alleen heel confronterend (we bleken vastgeroeste gewoontes te hebben die heel lang geleden door onze voorgangers waren bedacht), maar ook heel leuk, omdat we het eigenlijk nooit hadden over de manier waarop we samenwerkten. Iedereen deed datgene wat hij dacht dat goed was. Toen we keken wat we wilden bereiken, wie geïnformeerd moest worden en wie de eindbeslissing nam, kortom: toen we het communicatieproces onder de loep namen, kwamen we erachter dat het veel efficiënter kon.

Poging 1: e-tiquette

We maakten afspraken over het ‘juiste’ gebruik van e-mail, zodat onze inboxen minder ‘ruis’ zouden bevatten en we deze sneller konden legen. De belangrijkste punten uit onze e-tiquette waren:

• Geef je e-mail een duidelijk onderwerp zodat we makkelijk kunnen scannen en zoeken. E-mail is een symbool van bureaucratie geworden.

• Omschrijf een duidelijke call to action: geef specifiek aan wat je van de ander verwacht en vóór welke datum.

• Houd het kort: maak je bericht niet langer dan vijf tot tien regels. Bedenk vooraf of je deze e-mail wel moet versturen of dat er een andere, betere manier is.

• Cc’ en is onzin.

• Bcc’ en is verboden.

E-mail is een symbool
van bureaucratie
geworden.

Poging 2: retour afzender

In de praktijk viel dit nog niet mee. We hadden niet altijd de discipline om ons aan de e-tiquette te houden, omdat we al jaren gewend waren om het anders te doen. We kregen het gewoonweg niet voor elkaar om succesvol samen te werken via e-mail. We verplaatsten wel informatie, maar brachten het niet samen. Er ontstonden onderling veel irritaties omdat e-mail zorgde voor een bepaalde onderlinge cultuur. Zo werden er zonder overleg mailtjes ‘over de schutting gegooid’, dan was je er zelf immers (even) vanaf. Ook werd e-mail gebruikt om een actie op de to-do-lijst van een ander te krijgen, waarna men, zonder overleg, verwachtte dat die ander dat dan direct oppakte. Veel collega’s vervielen bovendien in hun ingesleten verwachtingspatroon dat e-mail onmiddellijk beantwoord moet worden, en raakten geïrriteerd wanneer dat niet gebeurde. Ik besloot ze een handje te helpen door irrelevante mailtjes en acties die ik niet wilde uitvoeren terug te sturen, net als bij verkeerd bezorgde post. Ik zette dan ‘retour afzender’ in de onderwerpregel.

Brengplicht

Ondanks deze maatregelen bleef mijn inbox tot de nok toe gevuld met mededelingen, verzoeken, to do’s, nieuwsbrieven et cetera. Wanneer ik een dag buiten de deur aan het werk was en geen tijd had om e-mail te beantwoorden, was mijn inbox de volgende dag ontploft. In het ergste geval lag een project zelfs een dag stil, omdat iedereen op mijn antwoord wachtte. In ons team gold namelijk een ‘brengplicht’ in plaats van een ‘haalplicht’. Dat hield in dat ik er zelf voor moest zorgen dat iedereen op de hoogte was van de laatste stand van zaken van een project. Bij miscommunicatie kwam de schuld daardoor altijd bij de afzender te liggen: ‘Ik stond niet in de cc’ of: ‘Ik was niet uitgenodigd voor die vergadering’.

E-mail is niet ontworpen om te worden gebruikt op de manier waarop dat nu gebeurt. Mijn inbox is een to-do-lijst en e-mail is de manier om er punten aan toe te voegen. Maar het is een verschrikkelijk slechte to-do-lijst.
PAUL GRAHAM, PROGRAMMEUR, SCHRIJVER EN INVESTEERDER⁸

Het e-archief

Zoals de prullenbak het ‘ronde archief’ genoemd wordt, zo kun je de inbox omschrijven als het ‘e-archief’. Alles belandt in een grote vergaarbak bij elkaar: verzoekjes, notulen, reacties op vragen aan een groep collega’s, korte mededelingen en nieuwsbrieven. Soms gebruiken mensen hun inbox zelfs heel letterlijk als een archiefkast. Wij hadden een collega die dat deed en bij zijn afwezigheid was bepaalde kennis letterlijk ‘opgesloten’ in zijn inbox, waardoor we niet bij belangrijke informatie konden.

E-mailbommen

En met elke mening, nuancering en extra toevoeging raakt dat archief voller. Als wij in ons team besluiten moesten nemen, ontpopte de inbox zich tot een vat vol ware e-mailbommen. We stuurden minstens zestig mailtjes heen en weer voordat we een besluit namen.9 Het hele proces verliep rommelig en zorgde voor miscommunicatie, omdat sommigen op ‘reply to all’ drukten en anderen juist privé antwoordden. Wanneer ik even niet had gekeken, moest ik mijn inbox doorploegen om nog een touw aan de discussie vast te kunnen knopen. Wie had er op wie gereageerd? Moet ik er nog iets mee of was er al een besluit genomen? Soms kwam ik er pas na een halfuur achter dat het vraagstuk al was opgelost. Beginnen bij de meest recente mail was ook geen oplossing, want dan miste ik de onderliggende informatie juist weer.

Status onbekend

Wat ik lastig vond aan e-mail is dat ik niet direct kon zien wat prioriteit heeft. Het komt immers allemaal binnen op dezelfde plek. De enige manier om erachter te komen is door alle e-mails een voor een te openen en te beoordelen wat je ermee moet. Naast echt belangrijke berichten, werd mijn inbox vervuild met mededelingen bestemd voor de hele organisatie, zoals: ‘Henk is ziek’, ‘om 10 uur taart’, ‘de printer is kapot’ en ‘hij is weer gemaakt’, of met de bekende foutjes zoals: ‘Sorry, bijlage vergeten’, ‘deze was bedoeld voor de andere Kim’ of e-mails die per ongeluk naar het hele team werden verstuurd terwijl ze privé waren bedoeld.

Onnodige cc’s en geheime bcc’s

En wat te denken van de kopieën van e-mails naar collega’s die eigenlijk niets met die informatie hoefden te doen? ‘Ter informatie’ wordt een hele groep uit de organisatie ge-cc’d, maar dat is eigenlijk om te laten zien dat hoe druk je het hebt of hoe goed je je werk doet.

Wanneer een lopende discussie spannend wordt, zie je ineens je leidinggevende in de cc verschijnen, om een soort bewijslast tegen je op te bouwen, of om aan te geven: ‘Ik wil de baas even spreken.’ Andersom komt het ook voor dat een leidinggevende per se ge-cc’d wil worden om de boel in de gaten te houden. Wanneer ik bijvoorbeeld een directeur benaderde die hoger in rangorde was dan mijn eigen leidinggevende, dan was ik verplicht om die laatste in de cc te zetten, zodat zij wist wat ik met haar baas besprak.

Mensen voelen de noodzaak om tien andere mensen te betrekken bij een e-mail, alleen maar om hun te laten weten hoe productief ze zijn. Het resultaat is dat het die andere tien mensen improductief maakt, omdat ze al die e-mail moeten verwerken.
CLIVE THOMPSON, AUTEUR VAN SMARTER THAN YOU THINK: HOW TECHNOLOGY IS CHANGING OUR MINDS FOR THE BETTER¹⁰

Ik maakte ook mee dat dit via bcc (blind carbon copy) achter je rug om gebeurde. Het vervelende is dat dat niet alleen tot onnodig mailverkeer leidt, maar ook tot gekonkel en wantrouwen. De basis om in vertrouwen samen te werken is dan weg.

Wanneer ik terugkwam van vakantie, was ik de eerste dagen bezig met het opschonen van mijn mailbox. De meeste e-mails kwamen van directe collega’s die mij e-mails stuurden om mij up-to-date te houden, terwijl ze wisten dat ik er niet was. Best gek, als je erover nadenkt; na een vakantie een kopje koffie drinken en bijpraten is toch veel efficiënter én leuker?

Minder persoonlijk contact

E-mail was communicatiemiddel nummer 1 op onze werkvloer en dat zorgde automatisch voor minder persoonlijk contact. Ik voelde me steeds minder prettig bij deze manier van communiceren.