Verdrinken in een berg werk of op de toppen van je kunnen werken, dat is de keuze. Of eigenlijk: de 5 Keuzes. FranklinCovey ontwikkelde een krachtige methode – gebaseerd op de kennis van Stephen Covey (bestsellerauteur van De zeven eigenschappen), de laatste ontdekkingen in de neurowetenschap en jarenlange praktijkervaring – waarmee je je productiviteit en persoonlijke effectiviteit meetbaar verhoogt.

De methode helpt je in te zien waar je je kostbare tijd, energie en aandacht aan moet besteden om datgene te bereiken wat voor jou het belangrijkst is. Dankzij de 5 Keuzes word je proactief, focus je op wat echt het verschil maakt, krijg je dingen voor elkaar, maak je het leven makkelijker met behulp van technologie – en je krijgt er nog energie van ook. Met de 5 Keuzes ontstijgen individuen, teams en organisaties het doorsnee-efficiëntieniveau en bereiken ze het niveau van buitengewone productiviteit.

Met praktijkvoorbeelden uit de Benelux.

‘Niemand heeft meer verstand van timemanagement en productiviteit dan de onderzoekers en consultants van FranklinCovey. De 5 Keuzes verschaft nieuwe, boeiende en vooral praktische inzichten waarmee je alle dingen die op je afkomen in goede banen kunt leiden en je volledige potentieel kunt realiseren, zowel binnen als buiten je werk.’

– Dr. Heidi Grant Halvorson, directeur Motivation Science Center, Columbia Business School, auteur van de bestseller 9 Things Succesful People Do Differently

‘Het boek De 5 Keuzes is het antwoord op de overweldigende en afstompende hoeveelheid stress die tegenwoordig dagelijks op ons afkomt. Nu iedereen 24 uur per dag bereikbaar is, zijn deze keuzes dé manier om de juiste dingen gedaan te krijgen, om niet te proberen alles gedaan te krijgen en om aan het einde van de dag het gevoel te hebben dat je een betekenisvolle bijdrage hebt geleverd.’

– Brian Kevin Turner, Chief Operating Officer Microsoft Corporation

‘De 5 Keuzes helpt je niet alleen persoonlijk verder; de praktische inzichten die erin staan helpen leiders overal om een cultuur te creëren waarin mensen op hun best presteren. Lees dit boek, en je krijgt de juiste dingen gedaan!’

– Ken Blanchard, auteur van De One-Minute Manager en Ken Blanchard over leiderschap

KORY KOGON ADAM MERRILL ERIK ROGER

DE 5 KEUZES VOOR
BUITENGEWONE
PRODUCTIVITEIT

GETTING THE RIGHT THINGS DONE

MET COVEY

Uitgeverij Business Contact
Amsterdam/Antwerpen

Opgedragen aan Stephen R. Covey

Copyright © FranklinCovey Company
© 2015 Nederlandse vertaling Uitgeverij Business Contact
Vertaling Vanja Walsmit
Oorspronkelijke titel The 5 Choices – The Path to Extraordinary Productivity
Oorspronkelijke uitgever Simon & Schuster
Omslagontwerp Roald Triebels
Typografie binnenwerk Elgraphic bv, Vlaardingen
E-book 358atwork, Almere

ISBN 978 90 470 0826 2
NUR 801

Dit e-book werd gemaakt op basis van de eerste druk, 2015, ISBN 978 90 470 0825 5

Uitgeverij Business Contact maakt deel uit van Uitgeverij Atlas Contact

www.businesscontact.nl

Voorwoord

Je hebt helemaal geen tijd om een voorwoord te lezen. In jouw overvolle leven is het al een wonder dat je aan lezen toekomt. Maar voor je gelijk doorbladert: gun jezelf een paar minuten. Want het gaat over mensen zoals jij. Die net als jij weer een deadline niet halen en dus ’s avonds moeten doorwerken. Die zich afvragen hoe ze het gaan volhouden. Die steeds minder plezier in hun werk hebben. Of beter: hadden. Want ze hebben er iets aan kunnen doen en nee, multitasken is niet de oplossing.

Sinds enkele jaren traint FranklinCovey in België en Nederland met de aanpak van De 5 Keuzes. Honderden professionals, teams en hun managers ervoeren wat de impact ervan is: ‘Ik werk niet meer ’s avonds.’ ‘Ik ben beter in staat om me echt te focussen en heb meer energie voor de rest van de dag.’ ‘Het team is zoveel effectiever bij het dagelijkse werk.’

Hun overwinning kwam niet zonder slag of stoot. Onder het kopje ‘Zij gingen je voor’ delen zij hun wel en wee. Wat heeft het hun opgeleverd? Waar lopen ze nog steeds tegenaan? Is het hoera-effect na een week uitgewerkt, of heb je er na een jaar ook nog wat aan? Bij elke Keuze vertellen we hun verhalen. Op die manier willen we je een genuanceerd en volledig beeld geven van wat het effect van De 5 Keuzes kan zijn.

Je kan onmogelijk alles doen. Het gaat erom gedegen keuzes in je leven te maken. De methode van De 5 Keuzes kan ook jou daarbij helpen. Meer grip op je werk, meer balans in je leven en meer energie: het kan!

We wensen je daarbij alle succes, veel voldoening en veel plezier.

Laat je ook even weten wat jouw ervaringen zijn?

Erik Roger
Productivity Practice Leader – FranklinCovey Benelux
erik@franklincovey.be Twitter: @ErikRoger1

Inleiding

Voel je je levend begraven?

James deed verschrikt zijn ogen open toen het vliegtuig onder hem begon te trillen. Hij keek om zich heen en besefte dat het alleen maar turbulentie was... en dat hij wéér in slaap was gevallen.

Hij was het afgelopen uur steeds ingedut, ondanks zijn pogingen om wakker te blijven en verder te gaan met zijn aantekeningen. ‘Ik zou helemaal niet in dit vliegtuig moeten zitten,’ dacht hij boos. ‘Ik zou thuis moeten zijn bij Jasmijn!’ Ze waren een paar maanden geleden getrouwd en zaten midden in een verhuizing. Deze reis was onverwacht gekomen.

De timing had niet slechter kunnen zijn. Jasmijn had een paar dagen vrij genomen voor de verhuizing en hij had hetzelfde gedaan. Maar een van de grootste klanten van zijn bedrijf zat dringend om technische hulp verlegen, en hij was de beste persoon om die te bieden. ‘Ik ben nu in elk geval voor niemand bereikbaar,’ gromde hij. ‘Dat is tenminste één voordeel van een nachtvlucht.’

Terwijl hij zich dieper in zijn krappe, benauwde stoel in de middelste rij liet zakken, dacht hij terug aan de afgelopen weken: de ene crisis na de andere. Als een van de hoofdontwikkelaars van een klein maar groeiend softwarebedrijf was zijn agenda overvol. Ook had hij onlangs meer leiderschapsverantwoordelijkheden binnen zijn team gekregen, zodat hij nu meer mensen tevreden moest stellen. Kreeg hij geen vragen van het verkoopteam op zich af, dan waren het wel problemen van zijn ontwikkelaars. Er vielen zoveel beslissingen te nemen! Hij werd overladen met e-mails, instant messages en chatberichten met vragen die alleen hij blijkbaar kon beantwoorden. Zijn leven voelde als deze stoel in het middenpad – krap en benauwd – en het werd alleen maar erger.

Toen hij deze baan twee jaar geleden accepteerde, was hij enthousiast geweest over het bedrijf en de vooruitzichten. Hun product was een cool stukje software, en hij mocht het soort programmeerwerk doen dat hij leuk vond. Toen Jasmijn en hij allebei werk hadden, waren ze gaan uitkijken naar een plek waar ze eindelijk een thuis voor zichzelf konden creëren en misschien een gezin konden stichten. ‘Maar in deze hectiek,’ dacht hij, ‘zijn we niet eens genoeg samen om een gezinsleven te hebben, of om überhaupt een gezin te beginnen!’

Ook Jasmijn had een drukke baan. Zij zat in de detailhandel en was manager van een paar kledingboetieks. Omdat die ook ’s avonds open waren, was ze meestal pas laat thuis. En ook dan was er vaak nog werk te doen: de roosters van de volgende dag kloppend maken als mensen zich ziek meldden, voorraden aanvullen enzovoort. Toen James dit allemaal de revue liet passeren, begon hij iets te voelen wat hij nog nooit eerder had gevoeld – wanhoop. ‘Houdt dit ooit op?’ dacht hij.

Klinkt dit je bekend in de oren?

Hoewel jouw omstandigheden misschien niet helemaal overeenkomen met die van James, gokken we dat een deel van het bovenstaande herkenbaar voor je is.

Toen je besloot dit boek te lezen, deed je dat waarschijnlijk om een of twee van de volgende redenen:

Je bent op zoek naar ideeën om productiever te worden. Je houdt de boel misschien behoorlijk goed draaiende, maar je hebt het idee dat het beter kan. Je wilt je tijd beter indelen, meer uit elke dag halen. Misschien wil je meer bijdragen, vooruitkomen in je werk, meer tijd hebben voor de mensen die belangrijk voor je zijn of een paar echt belangrijke doelen bereiken.

Je voelt je elke dag levend begraven en je bent op zoek naar hulp. Misschien voel je je zoals James; je probeert uit alle macht grip te houden op de groeiende berg dingen die je moet doen en op de eisen en beslissingen waarmee je de hele dag wordt geconfronteerd. Je voelt je uit balans en hebt nauwelijks tijd voor jezelf. Je hebt het gevoel dat je gezondheid en je relaties eronder te lijden hebben en dat je voornamelijk bezig bent om heelhuids de dag door te komen. Je beseft dat het ernstig misgaat als er niet snel iets verandert.

Wie zich in een van deze omschrijvingen herkent (of er ergens tussenin zit), is niet de enige. Wij merken dat het steeds meer mensen zwaar valt om voor elkaar te krijgen wat ze in hun leven willen realiseren. Ze zien een heleboel mogelijkheden, maar voelen zich ook overweldigd. Ze rennen van hot naar her om vooruit te komen, maar zijn tegelijkertijd bang om achterop te raken. Hoe meer ze doen, hoe meer er op hen afkomt. Ze hebben te maken met een niet-aflatende stroom taken, afspraken, verplichtingen en verantwoordelijkheden. Soms lijkt het alsof er een gigantische berg verstikkend grind over hen wordt uitgestort, die hen levend dreigt te begraven.

Dit boek kan je helpen onder dat grind uit te komen, opnieuw lucht te krijgen en de regie over je leven weer op te eisen. Het laat je zien hoe je jezelf uit kunt graven met behulp van principes, processen en tools waarmee je je situatie kunt veranderen. Het reikt je een praktische manier aan om korte metten te maken met de tirannie van de eindeloze stroom dingen die op je afkomt. Het is geen toverformule die je zomaar even uitspreekt. Je moet er wat voor doen. Maar elk hoofdstuk staat vol met eenvoudige en effectieve dingen die je direct in praktijk kunt brengen en die je leven ingrijpend zullen beïnvloeden.

Zodra je het materiaal stap voor stap gaat implementeren, merk je dat de balans in je leven verschuift. Je komt onder het grind vandaan en vervolgt je leven op een productievere en bevredigendere manier. Je gaat beter beseffen welke dingen ertoe doen en waar je je op moet focussen, en je bent en voelt je aan het einde van elke dag voldaner.

De productiviteitsparadox

Het is in de geschiedenis van de mens nog nooit eerder zo gemakkelijk geweest om grootse dingen tot stand te brengen. Dat is voor een groot deel te danken aan de enorme ontwikkelingen in de technologie, die ons steeds productiever maken.

Dankzij de hedendaagse technologie kan een kind in Bangladesh algebra leren van de beste docenten op de planeet. Mensen van over de hele wereld kunnen onmiddellijk elkaars gezicht zien en in real time samenwerken. We hebben toegang tot de grootste bibliotheken en kunnen onze gedachten communiceren aan mensen overal ter wereld. Dankzij de moderne technologie hebben we grote vooruitgang geboekt op het gebied van geneeskunde, het menselijke genoom in kaart gebracht, regeringen omvergeworpen, staatsgeheimen openbaar gemaakt en corruptie blootgelegd.

Door de ontwikkelingen op het gebied van interconnectiviteit, verwerkingscapaciteit en draagbare technologieën die van alles kunnen meten, van onze bloeddruk tot de temperatuur van onze huid, raken hoe wij leven en denken en de technologieën die we gebruiken met de dag meer met elkaar verstrengeld. En de revolutie is nog maar net begonnen.

Tegelijkertijd maken deze zelfde technologieën het moeilijker dan ooit om de dingen te realiseren die belangrijk voor ons zijn.

De productiviteitsparadox

Het is zowel gemakkelijker als moeilijker dan ooit om buitengewoon productief te zijn en voldoening te voelen in je leven.

De inkomende stroom informatie die de hedendaagse technologie mogelijk maakt, overlaadt ons met taken en aanspraken op onze aandacht die uiteindelijk misschien helemaal niet zo relevant zijn. Dankzij die technologie kan iedereen die daar zin in heeft van waar ook ter wereld iets in onze digitale inbox zetten en ons tot een antwoord verplichten, ook al is dat antwoord nee. We worden levend begraven onder de niet te stuiten stroom van alles wat onze kant op komt. Dat kost energie die we in waardevollere zaken hadden kunnen steken. Vaak zien mensen succes puur als een kwestie van dingen (net) op tijd gedaan krijgen, niet als zorgvuldig en goed dingen doen die hun het gevoel geven dat ze echt bijzonder werk leveren.

De door technologie gefaciliteerde, hypersnelle aard van ons werk heeft zoveel invloed op ons leven dat we ons nog nooit eerder zo overweldigd hebben gevoeld. We hebben het idee dat we omkomen in dingen die moeten, en voelen ons daar tegelijkertijd steeds minder toe in staat. We zijn gejaagd en nerveus, gestrest als we aan het werk zijn en gestrest als we dat niet zijn. Deze semipermanente toestand van zorgelijke rusteloosheid is diep in onze cultuur doorgedrongen en gaat ten koste van ons zelfvertrouwen en ons plezier. Dit is de prijs die mensen overal ter wereld betalen voor de productiviteitsparadox. En die prijs wordt alleen maar hoger doordat mensen niet weten hoe ze met die paradox moeten omgaan en hem naar hun hand moeten zetten.

De productiviteitsparadox draait om drie cruciale problemen.

Probleem 1: we moeten meer beslissingen nemen dan ooit

Aan het begin van de twintigste eeuw, tijdens de wereldwijde industrialisatie, heeft de automatisering van arbeid tot een enorme productiviteitstoename geleid. Werk werd opgedeeld in kleine, herhaalbare assemblagetaken die iedereen kon uitvoeren. Zo konden bedrijven en landen op veel grotere schaal goederen gaan produceren. Deze opschaling van productiecapaciteit was verantwoordelijk voor de rijkdom van de twintigste eeuw.

Maar in de eenentwintigste eeuw wordt waarde niet langer gecreëerd via de handmatige arbeid die nodig is om dingen in elkaar te zetten, maar via de creatieve mentale arbeid waarmee hedendaagse complexe processen, diensten en producten worden ontworpen, gebouwd, op de markt gezet en verkocht (zoals software of hoogwaardige medische apparatuur). De economische waarde is verschoven van werk dat weinig beslissingen van ons vraagt naar werk dat veel beslissingen van ons vraagt – van onze handen naar onze hersenen dus.

Het probleem is dat de snelheid waarmee we beslissingen moeten nemen om ons werk te kunnen doen bijna overweldigend is. En omdat de meeste mensen toegewijd en ijverig zijn, proberen ze deze stroom beslissingen op een lineaire manier af te handelen. Ze nemen beslissingen zoals ze komen; ze werken ze een voor een af, nemen ze zo goed en zo snel als ze kunnen en richten zich op de volgende – net zoals het aan een assemblagelijn werkt.

Het probleem is dat waardevolle beslissingen zich niet in een voorspelbare volgorde aandienen. Het zijn niet-lineaire kansen. Als we er niet alert op zijn, ontgaan ze ons volledig of besteden we er alleen op een gehaaste, oppervlakkige manier aandacht aan. Een lineaire benadering in een nietlineaire werkelijkheid leidt gegarandeerd tot mislukking. Je schrap zetten en gewoon meer doen in minder tijd levert geen buitengewone productiviteit op in een wereld waarin waarde wordt gecreëerd door een stap achteruit te doen, prioriteit aan te brengen in de keuzes die op je afkomen en goede beslissingen te nemen over de dingen die werkelijk invloed hebben op de resultaten.

In een veelzeggend onderzoek dat werd aangehaald in Harvard Business Review bleken toppresteerders in weinig complexe banen die een minimum aan besluitvorming meebrachten (zoals medewerkers in een fastfoodrestaurant) ongeveer drie keer zo productief als de slechtste presteerders. In middelmatig complexe banen (zoals productiemedewerkers in een hightechfabriek) bleken de toppresteerders twaalf keer zo productief. Maar in zeer complexe banen, waarin het succes valt of staat met de juiste beslissingen (zoals een software-engineer of een compagnon bij een beleggingsbank) waren de verschillen tussen de toppresteerders en de slechtste presteerders zo groot dat ze niet te meten waren.¹

Denk eens aan je eigen werk. Voelt dat niet behoorlijk complex? Zijn er bepaalde aspecten waarbij de juiste beslissingen een gigantisch verschil maken in je resultaten? Heb je de tijd en de energie om deze beslissingen goed te kunnen nemen?

Probleem 2: onze aandacht ligt meer dan ooit onder vuur

Als het aantal beslissingen dat we moeten nemen het enige probleem was, zou het allemaal nog niet zo erg zijn. Maar er is een tweede belangrijk probleem: terwijl we al die inkomende beslissingen proberen af te handelen, ligt onze aandacht meer dan ooit onder vuur. Alle piepjes, bliepjes en banners die onze mentale ruimte binnendringen, ondermijnen ons vermogen om ons te concentreren op de dingen die er werkelijk toe doen.

Zelfs je eigen persoonlijke technologie kan vijandelijk territorium worden. Als je ooit iets belangrijks hebt zitten googelen en vervolgens drie kwartier lang stompzinnige video’s hebt zitten kijken of dingen hebt zitten lezen die totaal geen waarde voor je hadden, dan weet je uit ervaring hoe gemakkelijk je aandacht kan afdwalen als je er niet bewust mee omgaat.

De marketingwereld weet onze natuurlijke neiging tot afdwalen maar al te goed uit te buiten. Denk maar aan de miljoenen euro’s en de tienduizenden uren die worden besteed aan pogingen om via reclames tijdens belangrijke sportwedstrijden dertig seconden van je aandacht te krijgen. Hetzelfde gebeurt dagelijks online: pop-ups wiebelen, dansen en maken domme geluidjes, puur met het doel je aandacht lang genoeg vast te houden om je interesse te wekken voor een product of dienst. Ons allesdoordringende media-ecosysteem – nieuws, reclames, radio-en tv-programma’s – is in feite één grote strijd om onze waardevolste mentale hulpbron: onze aandacht. Die strijd gaat om dollars of euro’s of yuan, en er staat veel op het spel. Adverteerders hebben volop prikkels om al het mogelijke te doen om je aandacht te bemachtigen, ook al is het maar voor heel even.

Maar langere tijd aandacht aan iets besteden is moeilijk, zowel voor individuen als voor organisaties. Dat blijkt zelfs uit ons taalgebruik. Als we zeggen dat we aandacht aan iets besteden, onderkennen we dat we iets ‘uitgeven’. Het vergt een investering van energie om onze aandacht ergens bij te houden. Dat is niet alleen figuurlijk zo; het is een biologisch en neurologisch feit. Omdat aandacht inspanning vergt, raakt je brein gemakkelijk afgeleid door minder belangrijke zaken.

Kort gezegd: als we niet alert zijn, schakelen we over op de mentale automatische piloot en fladderen we van de ene stimulerende en afleidende prikkel naar de andere. Zo lopen we de dingen mis die unieke betekenis hebben – de dingen die onze dagen, ons leven en onze relaties buitengewoon kunnen maken.

Probleem 3: we gaan gebukt onder een persoonlijke energiecrisis

Merk je dat je, te midden van alle beslissingen die op je afkomen en alle afleidingen die je aandacht opeisen, moeite hebt om helder te denken op je werk? Voel je je meestal uitgeput? Heb je stimulerende middelen als koffie of heftige energiedrankjes nodig om je de dag door te slepen? Ben je na je werkdag of -week soms zo uitgeput dat je alleen nog maar gevloerd op de bank kunt liggen en geen energie meer hebt voor de mensen of activiteiten waar je van houdt?

Een productief leven is een bewust leven, en dat vergt mentale energie. Maar door de niet te stuiten, door technologie gefaciliteerde stroom van alles wat tegenwoordig op ons afkomt, voelen we ons vaak zo moe en uitgeput dat we tegen onze eigen persoonlijke energiecrisis aan lopen. We kunnen niet de energie opbrengen om helder te denken, en in een wereld die om kenniswerk draait, is dat een probleem.

Energiemanagement heeft niet alleen te maken met fysieke energie, hoewel dat ook belangrijk is; het gaat om de pure energie die nodig is voor het verrichten van mentale arbeid. Ook dit is niet alleen maar metaforisch bedoeld; het is een biologische en neurologische realiteit. Je brein heeft bepaalde stoffen nodig om goed te kunnen functioneren, zoals glucose en zuurstof, en de levering daarvan aan je brein is afhankelijk van een aantal factoren. Helaas is onze doorsnee werkomgeving uitermate onvriendelijk voor onze hersenen. Volgens hersenonderzoeker John Medina vormen de moderne afgebakende, op zittende arbeid gerichte werkplekken ‘een bijna perfecte omgeving om de hersenen tegen te werken’.² En dat terwijl we steeds vaker zeer complex, mentaal belastend werk doen.

De impact van de productiviteitsparadox

Deze drie fundamentele oorzaken van de productiviteitsparadox – een nimmer opdrogende stroom beslissingen die moeten worden genomen, de strijd om elke seconde van je aandacht en het uitputtende beroep op je persoonlijke energie – hebben allemaal een reëel effect op hoe voldaan je je elke dag op je werk, thuis en binnen je gemeenschap voelt.

Je merkt het effect wanneer je versleten thuiskomt, onzeker of je wel hebt gedaan wat je moest doen, tobbend over de dingen die je hebt laten liggen en bang voor de dag die komen gaat. Je merkt het als je naar je leven in het algemeen kijkt en je realiseert dat je belangrijke aspecten ervan verwaarloost, dat je bepaalde relaties niet voedt, talenten niet ontwikkelt en interesses niet najaagt. Je merkt het als je aan je potentieel denkt en aan de grote doelen die je hebt, maar je intussen murw geslagen voelt door alle klussen en eisen die op je afkomen en die je altijd van die belangrijkere zaken lijken af te leiden.

Deze dingen hebben niet alleen betrekking op je innerlijke ervaringswereld; ze zijn ook kwantificeerbaar. Weet je dat in een wereld waarin mensen meer kansen hebben dan ooit om grootse dingen te verrichten, 40 procent – bijna de helft – van hun tijd, aandacht en energie in onbelangrijke of irrelevante activiteiten gaat zitten?

Dat is precies wat een zes jaar durend onderzoek van FranklinCovey aan het licht bracht. Aan het onderzoek werkten 351.613 respondenten mee uit Afrika, Azië/Oceanië, Europa, Latijns-Amerika, het Midden-Oosten en Noord-Amerika. Deze mensen gaven aan dat ongeveer 60 procent van hun tijd opging aan belangrijke zaken en ongeveer 40 procent aan zaken die niet belangrijk waren voor hen of hun bedrijf.³

Sta daar eens even bij stil. Sommige mensen zullen zeggen: ‘Nou, dat is in elk geval meer dan de helft!’ Maar stel dat je auto het maar de helft van de tijd doet. Zou je dan tevreden zijn? En je computer of je mobiele telefoon? En als maar de helft van de lampen in je huis het deed? Of als maar de helft van je bankrekening of beleggingen rendement opleverde? Stel dat maar de helft van de spelers van je favoriete team kwam opdagen voor de kampioenswedstrijd? Zulke situaties zou je ook niet accepteren, dus waarom zou je met minder genoegen nemen als het om je tijd gaat?

Vanuit het perspectief van je bedrijf betekent dit dat maar de helft van de salariskosten bestemd is voor dingen die relevant zijn voor de organisatie. En als jij een leider bent, betekent het dat je team maar ongeveer de helft van zijn energie besteedt aan het toewerken naar jouw belangrijkste doelstellingen.

Laten we er eens wat getallen bij halen.

We gaan er voor het gemak even van uit dat jouw organisatie vergelijkbaar is met het mondiale gemiddelde. Daarnaast gaan we ervan uit dat elke persoon in jouw team ongeveer 2080 uur per jaar werkt, wat zich vertaalt in veertig uur per week. Als je de 40 procent-maatstaf op deze werkuren toepast, betekent dit dat elk individu in je team 832 uur per jaar aan onbelangrijke activiteiten verspilt. Laten we verder aannemen dat je onderdeel bent van een organisatie of divisie van vijfhonderd mensen en dat het gemiddelde uurloon van iedereen in deze divisie (senior en junior) vijftig euro bedraagt. Dat vertaalt zich in meer dan twintig miljoen verspilde euro’s per jaar.

In onze ogen is dit de grootste verborgen kostenpost in hedendaagse organisaties. Het is de prijs die bedrijven betalen voor mensen die hun kostbare tijd, aandacht en energie steken in dingen die niet bijdragen aan de belangrijkste resultaten.

Maar het is niet puur een kwestie van getallen. Bedenk eens wat het met de betrokkenheid en het commitment van medewerkers doet als ze een baan hebben waarin de helft van hun inspanningen in niet echt belangrijke zaken wordt gestoken, waarin ze strijd moeten leveren met allerlei soorten afleidingen en eisen die hen afhouden van hun aandacht voor dingen die er echt toe doen.

Dit is de zeer reële impact van de productiviteitsparadox. In een tijdperk waarin we beter dan ooit in staat zijn om buitengewoon werk te verrichten, lijkt het moeilijker dan ooit om dat werk gedaan te krijgen. En dat heeft invloed op ons werk, onze relaties, ons gevoel van bevrediging en voldoening en zelfs op onze gezondheid.

Laat duidelijk zijn dat we er niet voor pleiten dat iedereen in een klein efficiencyfabriekje verandert en honderd procent van de tijd non-stop produceert. Dat is een op machines gebaseerde manier van denken die uit het industriële tijdperk stamt en die niet evenwichtig is, en zelfs niet mogelijk of productief in onze hedendaagse wereld. We hebben het over de tijd en de energie die je besteedt aan de dingen die belangrijk zijn voor jou en je werk – de dingen die je aan het einde van elke dag een voldaan gevoel geven. Stel dat je de hoeveelheid tijd en energie die je in deze dingen steekt een heel klein beetje kon verhogen? Stel dat je de verhouding in 70/30 kon veranderen, of misschien wel in 80/20? Wat voor verschil zou dat maken in je werk en je leven?

Stel dat je kon afrekenen met maar een paar van die irritante dingen die je ervan weerhouden de beste resultaten te boeken, die je aandacht afleiden van je belangrijkste relaties, die je belemmeren in de activiteiten die je een blij, voldaan en bekwaam gevoel geven?

Als je net als wij gelooft dat je leven en de tijd en de energie die je daar elke dag in steekt je waardevolste bezittingen zijn, is het dan niet logisch om daar meer van te besteden aan dingen die er echt toe doen?

Wat is buitengewone productiviteit?

Als we het woord ‘buitengewoon’ gebruiken, bedoelen we niet dat iedereen op vrijdag wereldvrede tot stand moet brengen en op maandag de Nobelprijs moet winnen. We hebben het dan over leven en werken naar je beste vermogen, waarbij je je hele ik inzet voor wat je doet en de unieke talenten en energie aanspreekt die jij te bieden hebt. Het betekent vooral dingen doen waar je trots op kunt zijn.

Nu denk je misschien: ‘Tuurlijk, dat klinkt goed, maar ik kan niet flexibel zijn in mijn baan. Ik moet roeien met de riemen die ik heb.’ Denk dan eens terug aan het werk van de fastfoodmedewerker uit het onderzoek dat we eerder in dit hoofdstuk beschreven. Visualiseer dit werk in je hoofd. Het is een weinig complexe functie met een tot in de details beschreven functieomschrijving, ontworpen om beslissingen weg te nemen, gerichte aandacht te creëren en het verbruik van mentale energie tot een minimum te beperken. Je zou kunnen stellen dat dit van alle banen ter wereld het minst op kenniswerk lijkt. Misschien vergelijk je het met een assemblagelijn van vroeger. En daar heb je gelijk in.

Maar hoe kan het dat zelfs in deze omgeving de ene persoon drie keer zo productief is als de andere?

Een vriendin van ons ging in haar lunchpauze naar een broodjeszaak. Ze verwachtte puur een broodje, maar wat ze kreeg was een onverwacht en onvergetelijk staaltje dienstverlening.

Toen ze naar de toonbank liep om te bestellen, stond daar een jonge medewerker vol tattoos en piercings, een typische jongvolwassene die je in zulke zaken aantreft. Maar toen hij haar begroette, was ze zich direct bewust van zijn enthousiaste lach en de aandacht waarmee hij haar bestelling opnam.

Vervolgens keek ze toe hoe deze jonge vakman behendig haar broodje klaarmaakte. Zijn vloeiende bewegingen getuigden niet alleen van plezier in het proces, maar ook van beheersing van de details. Het was alsof ze naar een ervaren danser of kunstenaar stond te kijken. Het was duidelijk dat hij over het werk had nagedacht, en dat hij de stappen ervan in een volgorde uitvoerde die het beste resultaat opleverde.

Toen hij haar bestelling had klaargemaakt en met een oprecht ‘alstublieft’ had overhandigd, besefte ze dat ze hier niet te maken had met een simpele medewerker aan een assemblagelijn, maar met een mens die een bewuste bijdrage leverde – een ware vakman.

Wat maakte het verschil?

Zelfs binnen dat vastomlijnde scenario stond hier iemand die bewust had bepaald wat het belangrijkst was binnen zijn invloedssfeer, zijn aandacht daarop richtte en er naar beste kunnen zijn energie in stak. Ten grondslag aan die formule lag een nog fundamentelere beslissing die noodzakelijk is voor alle soorten buitengewoon werk: hij had besloten om zijn hele ziel en zaligheid in zijn baan te leggen. Daardoor was zijn werk aanzienlijk productiever, leuker en lonender voor hemzelf en bracht het meer teweeg bij de mensen die hij bediende.

Wanneer was jij buitengewoon?

Vergelijk dit eens met je eigen werk, waarin je waarschijnlijk veel meer speelruimte hebt! Op welk moment had jij het gevoel dat je, net als deze jongeman, buitengewoon werk leverde? Dat je betrokken was bij een project of een andere inspanning die het beste in je naar boven haalde? Dat je er helemaal voor ging? Dat je aan het eind van de dag met een voldaan gevoel je bed in stapte?

Hoe zag je besluitvorming er toen uit? Hoe zat het met je aandacht? Als er afleidingen opdoemden, schoof je die dan snel opzij zodat je gefocust kon blijven op wat je aan het doen was? Hoeveel energie had je, hoe helder was je?

Als we deze vragen aan grote groepen stellen, zien we in de ogen van mensen vaak heel even angst oplichten: ‘Is dat mij überhaupt wel eens gebeurd?’

Het is heel mooi om te zien hoe ze vervolgens hun best doen die grootse prestaties op te diepen. Over het algemeen zijn ze vaak zo druk bezig om alle ballen in de lucht te houden dat ze niet eens tijd hebben om erbij stil te staan hoe het nu echt voelt om iets bereikt te hebben. Maar als ze zich realiseren dat er wel degelijk momenten zijn geweest waarop ze grootse prestaties hebben geleverd, voel je de energie in de ruimte toenemen en beginnen ze die episodes opnieuw te beleven en uit te wisselen.

Stel je voor hoe het zou zijn als je ’s avonds steevast met voldoening op je dag terugkijkt!

Wat de 5 Keuzes kunnen doen voor buitengewone productiviteit

Ons uitgangspunt bij het schrijven van dit boek is dat iedereen in staat is om buitengewoon werk te verrichten. Iedereen heeft het potentieel om aan het eind van de dag tevreden en voldaan zijn bed in te stappen.

Maar om dit te bereiken zul je actief aan de slag moeten met de drie problemen die ten grondslag liggen aan de productiviteitsparadox. Je zult je capaciteiten op drie terreinen moeten verbeteren:

Besluitvormingsmanagement

Aandachtmanagement

Energiemanagement

Het goede nieuws is dat er vijf keuzes zijn die je hierbij kunnen helpen, mits je ze consequent maakt. Deze keuzes zijn verankerd in de tijdloze principes van menselijke productiviteit die wij en anderen bij FranklinCovey al meer dan dertig jaar uitdragen. Ook zijn ze gebaseerd op de laatste ontwikkelingen op het gebied van hersenwetenschap, biologie, technologie en prestatiepsychologie. Ze zijn bevestigd door tienduizenden ervaringen van mensen in talloze situaties en organisaties over de hele wereld. Ze zijn beproefd en ze werken.

Het alternatief is dat je de nieuwe inzichten over beslissingen, aandacht en energie aan je voorbij laat gaan en levend begraven blijft onder de niet-aflatende stroom taken en eisen die op je afkomen – dat je veertig procent van je tijd en energie laat opslokken door dingen die niet belangrijk zijn, dat je toestaat dat je wordt geleefd in plaats van de regie over je leven te nemen, dat je voorbijgaat aan de factoren die ervoor zorgen dat je aan het eind van elke dag met een voldaan gevoel je bed in stapt.

Dit gaat uiteindelijk ten koste van de kwaliteit van je werk en je leven, en van de bevrediging die je voelt als je de unieke bijdragen levert die alleen jij te bieden hebt.

In het kort

De productiviteitsparadox komt erop neer dat het zowel gemakkelijker als moeilijker is dan ooit om buitengewoon productief te zijn en voldoening te voelen in je leven.

Aan de productiviteitsparadox liggen drie fundamentele problemen ten grondslag: we worden geconfronteerd met een overweldigende stroom beslissingen, onze aandacht ligt constant onder vuur en we voelen onze persoonlijke mentale energie wegvloeien.

Iedereen kan buitengewoon werk leveren.

Er zijn 5 Keuzes waarmee we, als we ze consequent maken, de chaos kunnen ontstijgen en ons aan het eind van elke dag voldaan kunnen voelen.

Besluitvormingsmanagement

Keuze 1

Doe wat belangrijk is, reageer niet op wat dringend is

Alles wat geen bewust commitment is aan het belangrijke, is een onbewust commitment aan het onbelangrijke.

– Dr. Stephen R. Covey

’s Ochtends in bed probeerde Sanne het versufte gevoel van de korte nacht van zich af te schudden. Ze was behoorlijk laat gaan slapen. Het geluid van haar wekker dreunde in haar oren. Ze wist dat ze haar yogaoefeningen moest gaan doen. Dat wilde ze ook. Voor het slapengaan had ze zelfs nog de nieuwste poweryoga-app gedownload. Met een klap bracht ze de wekker tot zwijgen.

Al snel stroomde haar hoofd vol met de verplichtingen van de dag die voor haar lag. De deadline van een groot project op haar werk kwam vervaarlijk dichtbij, en door haar hoofd schoten gedachten aan een miljoen dingen die gedaan moesten worden. Nerveus greep ze naar haar smartphone om te kijken of ze nieuwe e-mails van haar projectteam had.

‘Urgent!’ ‘Cruciale informatie!’ ‘Moet vandaag worden bekeken en beoordeeld!’

Veel van de dertig e-mails die waren binnengekomen sinds ze de avond ervoor haar telefoon had weggelegd, oogden urgent. Er was ook junkmail bij; die verwijderde ze meteen. Sommige mails waren onduidelijk, dus die scande ze vluchtig om te kijken of ze er iets mee moest. Voordat ze het wist had ze zich drie kwartier met haar e-mail beziggehouden, terwijl ze nog niet eens uit bed was.

‘Ach ja,’ zuchtte Sanne. Ze legde zich erbij neer dat haar kans om haar nieuwe yogaroutine uit te proberen was verkeken. Sterker nog, besefte ze, als ze nu niet in actie kwam, zou ze te laat op haar werk komen.

Nadat ze gehaast een douche had genomen, zich had opgemaakt en in haar kast had gezocht naar de outfit die het minst gekreukt was, kleedde ze zich aan en vertrok. Ze schreef nog gehaast een briefje voor haar huisgenote met de vraag of zij de vuilnis buiten wilde zetten en op weg naar huis koffie wilde halen.

Tien minuten later stopte ze bij een kiosk op het station om een bagel en een latte mee te grissen (maak er maar een dubbele van... of een driedubbele?). Vlak voor het sluiten van de deuren sprong ze de trein in. Ze keek om zich heen en vond een zitplaats naast een man die er veel te ontspannen uitzag voor dit vroege tijdstip. Ze schudde die gedachte van zich af, diepte haar tablet op uit haar tas en klapte hem open.