PEP®

(het Persoonlijk Efficiency Programma)

Aan Tony D’Arcy:
omdat we jou hebben gekend zijn we betere mensen.
En in liefdevolle herinnering aan onze MorMor

PEP®

(het Persoonlijk Efficiency Programma)

Werkdruk?
Krijg meer plezier in werk!

PEP®worldwide – Europe

Oorspronkelijke titel: The Personal Efficiency Program, How to Stop Feeling Overwhelmed and Win Back Control of Your Work

Vertaald door: Ineke de Groot

De vertaling kwam tot stand met medewerking van PEP®worldwide Nederland.

Editing door: Eric Magnusson

Omslagontwerp: Oud.Zuid Ontwerp, Dieren

Omslagfoto: iStockphoto, Viorika Prikhodko

Zetwerk: studio Xammes, Vijfhuizen

Eerste druk 1995

Vijfde, geheel herziene druk 2000

Tiende, geheel herziene druk 2004

Negentiende, geheel herziene druk 2009

Twintigste aangepaste druk 2010

Negenentwintigste druk 2016

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 Auteurswet 1912, juncto het Besluit van 20 juni 1974, Stb. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, Stb. 471 en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB, Hoofddorp).

Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken dient men zich tot de uitgever te wenden.

ISBN 978 90 491 0653 9

ISBN 978 90 828 2770 5 (e-book)

NUR 801

www.pepworldwide.eu

INHOUD

De wereld ligt voor je open met PEP®worldwide

Voorwoord - Kerry Gleeson

Voorwoord - Eric Magnusson

Dankwoord

Inleiding

De oorsprong van het PEP® (Persoonlijk Efficiency Programma)

De werkaanpak

1  De aanpak in het kort

Ordenen

Gewoonten en routines

Bundelen

Plannen

Voortdurende verbetering van het proces (kaizen)

2  Doe het nu!

Waarom het PEP®-programma werkt

Begin bij je e-mail

Uitstel vermijden

Niet alles kan of moet nu worden gedaan

Maak een gewoonte van besluitvaardigheid in je werk

Ontwikkel Doe het nu!-gewoonten

Perfectie

Discipline

Actieplan hoofdstuk 2

3  Orden het nu!

Het verhaal van een soldaat

Weg met de rommel

Waar komt rommel vandaan?

Waarom blijft rommel liggen?

Wegstoppen dan maar?

Iets over het hoofd zien

Begin bij de fundamentele zaken

Laat de computer de documenten voor je opzoeken

E-mails ordenen

Stap voor stap je e-mails ordenen

Contactpersonen aanmaken en ordenen

Favorieten aanmaken

Je bureaublad ordenen

Zoekfuncties

Samenvatting

Actieplan hoofdstuk 3

4  Doe het geroutineerd!

Urenverantwoordingsstaat

Digitale urenverantwoordingsstaat

Te veel informatie

Naast de Inbox

Routineklusjes bundelen

Plan alles zodat je geen beslissingen hoeft te nemen

De wet van Parkinson en de toewijzing van tijd

Tijdblokken

Telefoontjes bundelen

Nog één ding!

E-mails bundelen

Lezen

Wekelijkse een-op-eengesprekken

Dagelijks gesprek met je secretaresse

Onderbrekingen vermijden

Respecteer andermans tijd

Zorg dat het werkt

Valkuilen

Actieplan hoofdstuk 4

5  Plan het nu!

Het doel van plannen

De richtlijnen voor plannen

Prioriteiten stellen

Tijd indelen

Is het de moeite waard om te plannen?

Plannen met PEP®

Dagplan

Weekplan

Nog een reden om een weekplan te maken

Het invullen van de agenda; de maandelijkse planning voor hogere posities

Projectplanning

Criteria voor projectplanning

Het projectplan

Plannen met Microsoft Outlook/IBM Notes

Plannen op de computer

Agenda Microsoft Outlook/IBM Notes

Strategisch plan

Doelen stellen

Persoonlijke doelen

Waarden bepalen

Persoonlijke waarden

Visualiseren: zie het voor je

Actieplan hoofdstuk 5

6  Handel e-mails nu af! De allergrootste uitdaging voor de meeste mensen

Deel 1: bepaal zelf wat je ontvangt

Hoe meer e-mails je verstuurt, hoe meer je er zult ontvangen

Bekijk het zelf

Als je een secretaresse hebt

Technische oplossingen

Ander e-mailadres

Bepaal zelf wanneer je je e-mails afhandelt

Cc’s en ‘Allen beantwoorden’

Deel 2: het efficiënt managen en verwerken van informatie

Cloud solutions

Digitale notitieblokken

Inzet van een digitaal notitieblok bij vergaderingen

Zoekfuncties (search engines)

Data-opslag

Shared drives

Mobiele apparatuur

Bedrijfsspecifieke apps

SharePoint

Yammer en andere social media

Procedures vaststellen

Nog meer procedures

Informatie afhandelen

De vier D’s

Waarschuwingssignalen uitzetten

Instant messenger

De map ‘Voor opvolgen’

Herinneringen aangeven

Lees sneller!

Vuistregels voor e-mail

Het valt niet mee!

Actieplan hoofdstuk 6

7  Follow-up en voortgangscontrole

Doorzettingsvermogen

Doorzettingsvermogen, routineklusjes, en gewoonten: doen wat je niet graag doet

Onthouden moet je maar vergeten

In gedachten verzonken en tijd

Follow-up op een efficiënte manier regelen

Agenda

Digitaal de voortgang controleren

Werkgroepen

Follow-up en delegeren

Digitaal delegeren

Uitzonderingen

Zorg dat follow-up onderdeel van het werk wordt

Actieplan hoofdstuk 7

8  Doe het nu goed!

Dit is het enige wat je hoeft te doen

Kaizen

PEP®: een praktisch middel voor kwaliteitsverbetering

6S

Weet wie je klanten zijn en wat ze willen

Kaizen op het werk

Vergelijken

Richt je op preventie

Projectgewijze verbetering

Voortdurend veranderen

Samenvatting

Actieplan hoofdstuk 8

9  Doe het nu! Waar je ook bent!

Veranderende werkomgeving

Waarom nu?

Wat is een mobiele werkplek?

Vanuit huis werken

Overeenkomsten

De juiste middelen voor de mobiele werkplek

Aandachtspunten bij thuis werken

Aandachtspunten voor de thuiswerker

Aandachtspunten voor een mobiele werkplek

Actieplan hoofdstuk 9

10  De Doe het nu!-manager!

Management by walking around

Voorbeelden van PEP®-walks

De reden waarom PEP®-walks werken

Had ik het maar geweten!

Een-op-eengesprekken

Follow-up

Delegeren

Wat doet een Doe het nu!-manager?

Het werkproces

Blijf niet achter je bureau zitten

Begin bij jezelf

PEP®-walks met behulp van digitale apparaatjes

Management by walking around in een alternatief kantoor

Samenvatting

Actieplan hoofdstuk 10

11 Effectief vergaderen

Deel 1: minder vergaderen

Analyse van de vergadering

Ga kijken wat er aan de hand is

Deel 2: als je toch moet vergaderen, doe het dan goed

Goed geleide vergaderingen

Tijdens de vergadering

Na de vergadering

Samenvatting

Actieplan hoofdstuk 11

12  Onderhoud het nu!

Entropie

Onderhoud en het werk

Maak het jezelf gemakkelijk

Moet je het wel onderhouden?

Preventief onderhoud

Onderhoud en Doe het nu!

Maak van onderhoud een gewoonte

Een uitdaging

Onderhoud van gezamenlijke mappen

Onderhoud en reizen

Onderhoud en voortdurend verbeteren

Af en toe de achterstand wegwerken

Een klein beetje onderhoud

Als het misgaat

Actieplan hoofdstuk 12

Nawoord: nog een nieuwe gewoonte

Aanbevolen literatuur

Over PEP®worldwide: de brug tussen menselijk gedrag en technologie

DE WERELD LIGT VOOR JE OPEN MET PEP®WORLDWIDE

PEP® (het Persoonlijk Efficiency Programma) is in Zweden ontworpen en ontwikkeld zodat mensen en bedrijven hun werk beter kunnen ordenen.

Het Institute for Business Technology, nu bekend als PEP®worldwide, dat in 1984 is opgericht en in de Verenigde Staten is gevestigd, heeft PEP® op de kaart gezet. Sindsdien hebben bijna een miljoen mensen over de hele wereld dit programma gevolgd.

Bevoegde PEP®-trainers hebben in meer dan 35 landen in Europa, Azië en Noord- en Zuid-Amerika het PEP®-programma verspreid. Mogelijkheden te over voor consultants in deze regio’s.

Omdat er steeds meer werkdruk en stress is, gebruikt een nog altijd groeiend aantal bedrijven PEP® om daarmee om te gaan, maar ook om de efficiency en productiviteit van hun personeel te verhogen.

Er is geen grens aan onze PEP®-markt: we werken met een breed scala aan bedrijven, van ministeries tot multinationals tot de plaatselijke bakker.

PEP®worldwide werkt met licenties voor ervaren trainers die bij de IBT European Academy een opleiding tot PEP®-coach kunnen volgen. Dit is niet alleen beperkt tot zelfstandige ondernemers die PEP® willen aanbieden, maar is ook bedoeld voor bedrijven die hun eigen trainers willen laten opleiden tot PEP®-coach om PEP® binnen de eigen organisatie aan te bieden.

Begin 2016 waren er over de hele wereld 350 PEP®-coaches actief.

Als jij een nieuwe carrière met heel veel mogelijkheden wilt, neem dan contact met ons op:

PEP®worldwide Europe bv
Tel.: 0172-407592
E-mail: info@PEPworldwide.nl – info@PEPworldwide.eu
Website: www.PEPworldwide.nl en www.PEPworldwide.eu

VOORWOORD - KERRY GLEESON

Op kantoor hoor je mensen maar al te vaak klagen dat ze bedolven worden onder het werk. Door de technologie waardoor we 24 uur per dag bereikbaar zijn geworden – e-mail, gsm, instant messenger, internet, sms – hebben we met zijn allen het gevoel dat we heel veel moeten doen en daar te weinig tijd voor hebben.

In het bedrijfsleven heb ik gezien dat in de loop der jaren de werkdruk steeds meer is toegenomen. Jij hebt dit boek waarschijnlijk gekocht omdat je dat herkent en er iets aan wilt doen!

Terwijl ik met dit probleem bezig was, kwam ik erachter dat de grootste hindernis die je moet nemen niets te maken heeft met de hoeveelheid informatie die je moet verwerken of de zaken die je allemaal moet doen, en zelfs niet met de hoeveel tijd die je tot je beschikking hebt. Je grootste uitdaging is om weerstand te bieden aan je neiging om dingen uit te stellen waar je geen zin in hebt.

De meeste mensen hebben nooit geleerd hoe ze moeten werken.

We hebben onszelf slechte werkgewoonten aangeleerd, en die zijn heel moeilijk te veranderen. En wat dat betreft: bijna niemand houdt van veranderingen.

In de vierde druk van dit boek behandelen we de technologische veranderingen die in de loop der jaren hebben plaatsgevonden. Maar de technische tips zijn niet het belangrijkst voor je. Waar het om gaat zijn de gewoonten die je hebt en de manier waarop je je werk doet. Je zult leren hoe je nieuwe en betere werkgewoonten aanleert en hoe je je persoonlijke manier van werken verbetert. Dit gold toen en dat geldt nu nog steeds.

PEP®worldwide is al jaren bezig om werkgewoonten te veranderen en een effectieve manier van werken toe te passen. Dit boek is het resultaat van honderden ervaringen die we hebben verzameld bij de vele buitengewoon effectieve mensen die we de afgelopen jaren bij PEP®worldwide hebben opgeleid en getraind. Wat doen deze buitengewoon effectieve mensen? Hoe doen ze dat? Is hun manier van werken toepasbaar voor iedereen? In dit boek staan veel beproefde manieren waarop je je cliënten deze principes kunt leren en kunt laten toepassen.

Waaruit bestaat onze eigen manier van werken? Hoe kun jij je bedrijf verbeteren? Welke manieren zijn het best? Hoe kun je er snel mee aan de slag? Hoe kun je het zo regelen dat er meer wordt gedaan? Het staat allemaal in dit boek.

Verder zijn we erachter gekomen dat e-mails en vergaderingen zonde van de tijd zijn. Gelukkig weten we nu hoe we met die twee zaken om moeten gaan en onze ervaringen en kennis daarover zijn beschreven in twee nieuwe hoofdstukken.

We hebben vaak geen tijd om te lezen. Degenen die ‘gewoon aan de slag willen’, vinden in het eerste hoofdstuk een samenvatting waarin onze aanpak in een paar bladzijden wordt verwoord.

Charles Dickens heeft ooit gezegd: ‘Ik had mijn werk nooit kunnen doen zonder efficiency, regelmaat en ijver.’ Ik hoop dat dit boek jou de kennis en de manier aanreikt om nieuwe en betere werkgewoonten aan te leren, zodat ook jij regelmaat, efficiency en doorzettingsvermogen ontwikkelt om succesvol te worden.

Kerry Gleeson
Boca Raton, Florida

VOORWOORD - ERIC MAGNUSSON

PAPIERLOOS?

De allereerste keer, zo’n twintig jaar geleden, kwam ik bij een klant die stappen ondernam om papierloos te werken. Het was een van de grote Nederlandse oliemaatschappijen en het project hield in een procedure te creëren om een document elektronisch op te bergen. De persoon die dit deed, moest eerst een uitgebreid formulier invullen. De intentie was bewonderenswaardig maar veel te arbeidsintensief en het project was gedoemd te mislukken. De mogelijkheden om efficiënt en elektronisch te archiveren waren gewoon op dat moment nog niet beschikbaar.

Een aantal jaren geleden werd Het Mobiele Werken dé manier van werken in Nederland. Vaak was dit een andere benaming voor flexwerken of hot desking en/of een simpele, legitieme manier om kosten te besparen. Tijdens het coachen en trainen van de mensen in die tijd, bleek dat de mogelijkheden voor mobiel werken niet toereikend waren. Dat gecombineerd met de tendens van 70 à 80 procent van de mensen om zich te verzetten tegen verandering, veroorzaakte een extra barrière.

Dat wij mensen gewoontedieren zijn, werd een paar jaar later duidelijk, toen ik bij de Rabobank was om van hun ervaring met unplugged mobiel werken project te leren. Wij definiëren mobiel werken als onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen werken. Niet zo verwonderlijk dat van degenen aan wie de mogelijkheid en het gereedschap was gegeven om onafhankelijk van tijd en plaats te kunnen werken, 80 procent hetzelfde werkschema aanhield en de resterende 20 procent niet.

Mobiel werken met gebruikmaking van digitale gereedschappen vereist een bepaalde mindset. Buiten je comfortzone treden in een nieuwe wereld. Maar deze wereld is niet nieuw voor de jongere generatie die nu in het werkcircuit stappen. Voor deze generatie is het de gewoonste zaak van de wereld om zo te werken.

In 2015 werden we gevraagd PEP® aan te passen voor een grote wooncorporatie in Den Haag. De opdracht was de huismeesters in de stad met digitaal gereedschap te leren werken in plaats van met papier. De huismeesters waren arbeiders tussen de 45 en 60 jaar en hadden geen computeropleiding genoten. Ze moesten leren hoe ze een computer, mobiele telefoon en de softwareapplicaties verstrekt door de wooncorporatie, moesten gebruiken. Gedurende het proces van deze aangepaste PEP® ging een heel nieuwe wereld voor hen open. Hun vooruitgang en eindresultaat waren een getuigenis van het digitaal werken zonder papier. Het is gemakkelijker, efficiënter en productiever en veel bevredigender.

Dus papierloos? Ja natuurlijk, maar oude gewoonten zijn ingesleten. Psychologen zeggen dat het gemiddeld 21 dagen kost om een oude gewoonte te vervangen door een nieuwe gewoonte. Geen onoverkomelijke barrière dus.

Eric Magnusson
Managing Partner
PEP®worldwide - Europe

DANKWOORD

Mijn dank gaat uit naar de vele mensen die direct en indirect dit boek mogelijk hebben gemaakt. Dit is de vierde editie; de eerste publicatie was 15 jaar geleden. Door de jaren heen is het aantal mensen, dat een contributie aan het boek had geleverd, gegroeid. De populariteit van vandaag zou niet mogelijk zijn geweest zonder de bijdragen van vrienden, klanten en zakenpartners uit de beginjaren.

Dit is speciaal het geval met Eric en Cathy Magnusson. Mijn dank en waardering gaan vooral uit naar Eric en Cathy voor alles wat ze over de jaren gedaan hebben om dit boek en PEP® een nuttig en bruikbaar gereedschap te maken voor heel drukke mensen.

Veel dank gaat uit naar de Nederlandse Senior PEP® trainers, een toegewijde en competente groep consultants: Selma Mulder, Ben Vissers, Hans Peter, Rita Kramps, Melle Kleisma, Siok Lian Sih, Ineke Werkman, Jolanda van der Veen en Wouter Verhagen. Zij hebben allen veel bijgedragen en ik ben dankbaar voor hun toewijding om PEP® in Nederland te verspreiden.

Dit boek is verrijkt door Wouter Verhagen door middel van zijn waardevolle bijdrage op het gebied van digitale hulpmiddelen.

Dank aan allen die PEP® zo’n succes maken.

Kerry Gleeson

INLEIDING

Als mensen het woord ‘efficiency’ horen, denken ze meteen aan muggenzifterij. Dat is echter niet mijn definitie ervan. Ik bedoel met efficiency iets met zo min mogelijk moeite voor elkaar krijgen.

Ik heb heel veel nieuwe technologieën op de werkplek zien komen die vaak een grote vooruitgang betekenden. Ik heb echter ook gezien dat sommige technologieën niet voldeden aan de verwachtingen die men ervan had, waardoor de mensen die ermee moesten werken gestrest raakten en onder druk kwamen te staan.

Niet alleen door de techniek is het werk van veel mensen ingrijpend veranderd, ook de globalisering van bedrijven is daar debet aan. Tegenwoordig is het niet ongewoon dat men over de continenten en tijdzones heen met elkaar samenwerkt, waarbij werkdagen van acht uur over zestien en zelfs achttien uren worden uitgesmeerd. Deze nieuwe bedrijfsomgeving, samen met de technologische vooruitgang, heeft ervoor gezorgd dat er een vorm van stress ontstond die tot zo’n tien jaar geleden nog niet bekend was.

Vroeger ontving je verzoeken via de post, dat bleef dan een dag of twee op je bureau liggen, je dacht erover na en gebruikte zelfs weleens het excuus dat het ‘nog bij de post’ zat. Tegenwoordig kunnen we via mobieltjes, sms’jes en e-mails direct communiceren, en vaak wordt van ons verwacht dat we overal onmiddellijk op reageren. Men schijnt alles meer en sneller te willen.

Wat voor effect heeft dat op mensen? Het gebeurt mij vaak dat ik mensen aantref die volledig overweldigd worden door hun werk. Iemand beschreef dat eens als een gewicht dat op hem drukte. Mensen voelen zich onder druk gezet, gestrest, en weten niet meer waar ze mee bezig zijn. Daardoor kun je je werk uiteraard niet meer uitvoeren.

Ik heb gemerkt dat het niet alleen door de hoeveelheid werk komt dat mensen zich zo voelen, maar ook door de manier waarop ze hun werk uitvoeren. Ik heb mensen ontmoet die dit hebben aangepakt en zich opgelucht en bevrijd voelden. Door te kijken naar hun manier van werken en die te veranderen, kregen de mensen de touwtjes weer in handen en ging het allemaal een stuk beter. De grote stress die deze mensen voelden verdween hierdoor grotendeels.

DE OORSPRONG VAN PEP® (HET PERSOONLIJK EFFICIENCY PROGRAMMA)

Begin jaren tachtig woonde ik in Zweden, waar ik werkte als zelfstandig marketingconsultant. Om nieuwe klanten te werven had ik een compensatieplan ontwikkeld dat op dat moment uniek was in Zweden. Ik werd pas betaald als de klant een goed meetbare vooruitgang had geconstateerd. Men vond dat interessant en veel bedrijven waren bereid me te ontvangen en te luisteren naar wat ik te vertellen had. Als een potentiële klant dacht dat ik iets voor hem kon betekenen, moest ik er eerst achter zien te komen wat een meetbaar resultaat zou zijn. Omdat ik gespecialiseerd was in marketing, zag ik al snel welk doel goed meetbaar was, en dat was over het algemeen: meer verkopen en meer klanten werven.

De volgende uitdaging was een campagne op te zetten waarmee ik het beoogde resultaat kon behalen. Dat was een stuk eenvoudiger dan ik had verwacht: ik hoefde de mensen op de werkvloer alleen maar te vragen wat zij moesten doen om dat resultaat te behalen. Vaak wisten ze dat wel.

Vervolgens maakte ik een plan dat was gebaseerd op hun input en dat gaf ik hun dan. Toen ik een paar weken later terugkwam om te zien hoe het liep, had – vreemd genoeg – bijna niemand het ten uitvoer gebracht. De managers zeiden dat ze er geen tijd voor hadden gehad. Ze hadden het ook zo druk: er was iemand ziek geworden of op vakantie gegaan, of ze waren het gewoon vergeten. Dit stelde me voor een probleem. Ze moesten het plan volgen, anders kreeg ik geen geld. De werknemers zaten vast in hun dagelijkse inefficiënte aanpak, verdeden hun tijd met dingen zoeken of waren op allerlei manieren slecht geordend. Uiteindelijk zag ik in dat mijn taak maar heel weinig te maken had met marketing. Mijn voornaamste rol werd de leidinggevenden goed geordend te krijgen, zodat ze dingen konden doen die ze altijd al hadden willen doen.

Binnen de kortste keren had ik een cliëntenbestand opgebouwd. Een van mijn klanten was een filiaal van de Svenska Handelsbanken, een van de grootste banken in Scandinavië. Dit filiaal huurde me in om de hoeveelheid geld op spaarrekeningen te verhogen, iets wat gemakkelijk meetbaar is. Samen met de leidinggevenden en de medewerkers werkte ik een plan uit om dat doel te bereiken. Toen kwam het moeilijkste gedeelte: het plan uitvoeren.

Er waren een paar redenen waarom het plan niet werd uitgevoerd. De bank liet het personeel namelijk eens in de zoveel tijd rouleren tussen werkzaamheden en werkplekken. Daardoor zat iedereen om de paar maanden ergens waar ze niets wisten te vinden. Het duurde soms weken om alles op orde te krijgen, en dat is natuurlijk zonde van de tijd. Bovendien verwerkten sommige mensen niet elke overschrijving meteen, maar stelden ze zaken uit wanneer ze dachten dat die meer tijd in beslag zouden nemen. Zo ontstond er een forse achterstand. Degenen die de opdrachten nu uitvoerden, hadden geen achterstand. Bovendien stonden er geen postbakjes op hun bureau, zodat de post gewoon terechtkwam naast of boven op de papieren die al op het bureau lagen. Op die manier kwam belangrijke post soms ergens tussen te zitten en werd niet opgemerkt.

De manager was een competente leidinggevende, maar zij had het vaak druk met klanten. Daardoor had ze weinig tijd om het werk van de medewerkers in goede banen te leiden.

Ik heb voor elke werkplek een archief opgezet en alle rommel opgeruimd. Op die manier kon iedereen die daar kwam te zitten alles meteen vinden. Ik vroeg het hoofd van de kassiers mij te vertellen hoe ze haar werk deed. Dat werd het voorbeeld om overschrijvingen te behandelen en de andere medewerkers volgden dat. We creëerden een algemene postafdeling, met voor iedereen een eigen bakje. Al snel kwamen de medewerkers zelf met oplossingen voor de problemen die hun efficiency in de weg stonden. Uiteindelijk huurde de bank me in om wat ik voor dat filiaal had gedaan te bundelen en vijftig mensen te trainen en op die manier het PEP®-programma bij alle vijfhonderd filialen van de bank in te voeren.

Van deze ervaring, en ook van mijn vele andere cliënten in Zweden en in een stuk of tien andere landen in Europa en Noord-Amerika, heb ik geleerd dat veel mensen de grondbeginselen van georganiseerd werken niet kunnen toepassen, ondanks het feit dat ze vakbekwaam en kundig genoeg zijn om hun functie uit te voeren.

Veel mensen denken dat ze efficiënt bezig zijn als ze hun computer updaten of het werkproces aanpassen. Ze zijn zich maar vaag bewust van hun manier van werken en bijna nooit van hoe ze die manier kunnen verbeteren.

Het grootste succes bij de verbetering van groepsproductiviteit boekte ik door me te richten op het persoonlijke werkproces. De meeste mensen staan daar niet echt bij stil en vinden het ook niet belangrijk. Pas als ze gaan werken aan hoe ze zouden moeten werken, gaan ze daar over het algemeen ook zonder mijn aanmoediging mee door, omdat ze zien dat het veel beter gaat. De beroemde negentiende-eeuwse psycholoog en filosoof William James heeft eens gezegd: ‘Als een mens iets wil, zal het ook gebeuren.’

DE WERKAANPAK

De meeste mensen hebben nooit geleerd hoe ze moeten werken. Ze volgen een beroepsopleiding, vinden een baan en krijgen opeens te maken met stapels papier en e-mails. Je leert op school niet hoe je dit soort dagelijkse karweitjes aanpakt.

Dus wat doen mensen? Ze doen maar wat. Het is misschien niet de beste aanpak, maar het is wel hún manier om met hun informatie en projecten om te gaan. Als ze het jarenlang op hun eigen manier hebben gedaan, is het een gewoonte geworden. De tijd verstrijkt, dingen veranderen, en deze vastgeroeste gewoonten vormen een obstakel als ze een nieuwe aanpak moeten leren of als ze nieuwe methoden kunnen gebruiken om efficiënter te werken.

Veel mensen hebben het gevoel dat ze weinig kunnen veranderen aan marktcondities, de organisatie, een moeilijke baas, of de zaken die van hen worden verwacht. Het is heel menselijk om de oorzaak van onze problemen bij iemand anders te zoeken. De enige manier waarop we kunnen slagen is ons te richten op dingen die we wel kunnen veranderen.

Naar mijn ervaring is uitstel een van de voornaamste redenen waarom we zaken niet voor elkaar krijgen. Dit boek is mede bedoeld om je uitstelgedrag aan te pakken.

Mensen hebben de neiging alleen iets te doen als het makkelijk is. Hoe beter je alles geregeld hebt, hoe gemakkelijker je iets kunt doen. En hoe meer je geneigd zult zijn de dingen te doen op het moment dat ze gebeuren moeten, ook al heb je er geen zin in. Wat je doet moet worden bepaald door hoe goed je alles regelt en hoe goed je prioriteiten stelt. Dit boek beschrijft het proces waarmee je je planning strak houdt en zodoende succesvol maakt.

De adviezen in dit boek zijn afkomstig van honderden trainers en jarenlange ervaring op vijf continenten, waarbij we mensen leerden hoe ze moesten werken en hun een techniek aanleerden waarmee ze hun werk efficiënter en sneller konden doen.

De belangrijkste les die je hopelijk uit dit boek leert, is dat de voortdurende verbetering van je manier van werken een vast onderdeel van je dagelijks werk zou moeten zijn.

1

DE AANPAK IN HET KORT

Waarschijnlijk wil je gewoon weten welke stappen je moet ondernemen om toe te passen wat in dit boek staat.

Onze cliënten zoeken altijd naar manieren om hun werk te stroomlijnen. Dat komt neer op een overzicht van de belangrijkste punten waarmee je PEP® zo snel mogelijk kunt begrijpen en gebruiken. Deze stappen zijn in dit hoofdstuk kort samengevat voor diegenen die ermee aan de slag willen zonder het hele boek uitgebreid te lezen.

Als je deze stappen volgt, kan ik je verzekeren dat je werk veel minder overweldigend zal zijn, dat je snel de touwtjes in handen zult hebben, dat je veel meer voor elkaar zult krijgen en je een stuk beter zult voelen over je werk. Misschien moet je de stappen aanpassen aan jouw bedrijfscultuur, de technologie of jouw manier van werken. Dat is prima, maar je moet wel de grondbeginselen volgen van elke aanbevolen aanpak.

Het PEP®-proces begint bij jezelf. De vragen die je je moet blijven stellen zijn: ‘Hoe pak ik de dingen aan?’ en: ‘Hoe kan ik ze beter doen?’

De grootste valkuil op het werk is dat mensen dingen uitstellen die ze liever niet doen. Over het algemeen doen we dat niet bewust. Uitstellen is geen goede gewoonte: je steekt heel veel tijd in het overdenken van alles wat er nog gedaan moet worden, in plaats van het gewoon te doen.

Mensen hebben de neiging alleen iets te doen als het makkelijk is. Het doel van het PEP®-proces is het je gemakkelijker te maken iets te doen. Met andere woorden: ik wil ervoor zorgen dat je zo gestructureerd werkt, dat je zaken sneller aanpakt.

ORDENEN

Om alles goed te ordenen pak je eerst de bestaande situatie aan: weg met de rommel, zowel digitaal als mentaal.

Zorg ervoor dat je even niet gestoord zult worden. Voorlopig moet een paar uur genoeg zijn.

Begin met je inbox. Sorteer de mails in je inbox op datum. Begin met de oudste mail en ga als volgt te werk:

•   Als de e-mail binnen een paar minuten afgehandeld kan worden, doe dat dan meteen.

•   Als de e-mail naar iemand anders kan worden doorgestuurd, doe dat dan meteen.

•   Als het langer duurt om de e-mail af te handelen, zet hem dan op je takenlijst en noteer erbij wat ermee moet gebeuren. Outlook, IBM Notes en dat soort programma’s hebben vaak de mogelijkheid om de e-mail in een speciale takenmap te zetten, waarin je kunt aangeven wat ermee moet gebeuren. Je kunt instellen dat het programma je een seintje geeft wanneer je iets met een taak moet doen. (Categoriseer de taken zodat je nieuwe opdrachten op onderwerp kunt sorteren en bekijken.)

•   Als een e-mail bewaard moet worden, maak je een map in de inbox. (De naam die je daaraan geeft moet hetzelfde zijn als die van de hangmappen in je werkarchief). Sleep de e-mail naar de betreffende map. (Deze mappen kun je alleen maken in de inbox als je bedrijf daar geen limiet voor heeft ingesteld. Bij veel bedrijven is dat wel zo, zodat je de mappen ergens anders moet aanmaken. Neem dan contact op met de afdeling ict. Als het op een drive is waar niet automatisch een back-up van wordt gemaakt, vraag dan ook hoe je dat kunt doen.)

•   Als je de e-mail niet meer nodig hebt, gooi hem dan weg.

•   Herhaal vervolgens deze PEP®-procedure totdat je hele inbox leeg is. In je takenlijst staan nu alle e-mails waar je nog iets mee moet doen, en je hebt mappen gemaakt voor de e-mails die je wilt bewaren. Hierdoor kun je gemakkelijker en sneller zien wat de lopende zaken zijn.

•   N.B.: als je een paar honderd berichten hebt, kies je een datum (bijvoorbeeld twee tot vier maanden geleden) en zet je alles wat ouder is in een map die je de naam ‘oude e-mail’ hebt gegeven. Laat het daar vervolgens een paar maanden staan. Als je zeker weet dat je ze niet meer nodig hebt, kun je de hele map wissen.

Doe nu hetzelfde met de documenten op je harde schijf. Als je Microsoft hebt, maak je in ‘Mijn documenten’ categorieën die overeenkomen met die je voor je papieren en je e-mails hebt gebruikt. De documenten die je wilt bewaren, versleep je naar de betreffende map.

Je computerdocumenten zijn geordend. Je inbox is leeg. Alle taken zijn genoteerd.

Door je nieuwe, geordende aanpak is het een stuk eenvoudiger geworden om zaken af te handelen.

GEWOONTEN EN ROUTINES

Het geheim van succes van ieder mens die ooit succesvol is geweest, ligt in het feit dat hij de gewoonte ontwikkelde om die dingen te doen die mislukkelingen niet graag doen.
– Albert E.N. Gray, The Common Denominator of Success

Het belangrijkste bij de manier waarop je je werk aanpakt, is dat je alles wat je aanraakt of ziet, nú afhandelt. Het mantra van PEP® is: Doe het nu! Natuurlijk kan niet alles meteen afgehandeld worden, en misschien is dat ook niet wenselijk. Maar je doelstelling zou moeten zijn dat je iets meteen afhandelt zodra je het tegenkomt. Als je er niets mee gaat doen, kijk er dan ook niet naar. Als je er wel naar kijkt, handel het dan nu af.

De methode om dit concept van ‘kijken en nu afhandelen’ toe te passen wordt bundelen genoemd. Veel onderdelen van je werk kunnen in eenvoudige routines worden onderverdeeld, zodat je gelijksoortige klusjes in veel kortere tijd kunt uitvoeren.

Kijk bijvoorbeeld eens naar e-mails. E-mails zijn niet bedoeld om direct met iemand te communiceren. Als je naar iemands kantoor gaat, of iemand belt, of – afhankelijk van de bedrijfscultuur – iemand een instant messengerberichtje stuurt, is dat bedoeld om meteen op te reageren. Verwerk je e-mails gebundeld, dat wil zeggen: plan twee of drie keer momenten per dag in om je hele lijst e-mails door te werken. Kijk er tussendoor niet naar. Zet het geluidssignaal als er een nieuwe e-mail binnenkomt uit, en reserveer bepaalde tijdstippen om je mail te bekijken en af te handelen (bijvoorbeeld meteen als je ’s ochtends begint, vervolgens na de lunch en uiteindelijk voordat je naar huis gaat). Als het in jouw bedrijf gebruikelijk is dat je meteen op e-mails reageert, moet je dit in een vergadering ter sprake brengen, want dat betekent dat iedereen alles maar moet laten vallen elke keer dat er een e-mail binnenkomt, ook al is die verhoudingsgewijs niet erg belangrijk.

Bij de verwerking van je e-mails werk je volgens de vier D’s:

1  Doe het nu. Lees, beantwoord en verwerk de e-mail helemaal.

2  Delegeer hem. Als iemand anders de e-mail kan of moet afhandelen, stuur het bericht dan meteen door.

3  Doe hem in een map. Maak er een taak van als je er langer voor nodig hebt. Zet de taak in je agenda.

4  Delete hem (of bewaar hem in een map).

Als je volgens de vier D’s te werk gaat, verwerk je al je mail tot je uiteindelijk een lege inbox hebt.

Nog één ding: de meeste e-mailprogramma’s kunnen de binnenkomende e-mails automatisch sorteren. In Outlook en IBM Notes kun je ‘Rules’ maken die bijvoorbeeld ervoor zorgen dat bepaalde berichten meteen verwijderd worden, of verplaatst worden naar een map die je dan één of twee keer per week bekijkt. Als je een paar honderd e-mails per dag binnenkrijgt, is dit geen overbodige luxe.

BUNDELEN

Kijk eens hoe je werkzaamheden eruitzien. Bepaal welke dingen groepsgewijs afgehandeld kunnen worden, bijvoorbeeld telefoontjes, e-mails, lopende zaken controleren, rekeningen betalen, lezen, terugkerend papierwerk, archiveren, vergaderingen met onmiddellijk daarna de notulen, en heel veel andere routineklusjes.

Als je eenmaal weet welke dingen gebundeld kunnen worden, kun je simpele procedures ontwikkelen om deze activiteiten in één keer af te handelen.

Je bent nu helemaal op orde, dus je kunt beter reageren, je zoekt sneller iets op en je handelt zaken meteen af. Er staat een takenlijst in je computer met alles wat je nog moet doen. Je hebt procedures ontwikkeld om je werk gebundeld af te handelen. Nu ga je je taken managen, oftewel plannen.

PLANNEN

Mensen doen iets makkelijker als ze een helder beeld (idee) hebben van wat ze moeten doen. Het doel van plannen is je zo’n duidelijk beeld te geven.

De onderdelen van plannen zijn:

•   Stel duidelijk vast wat je doel is en wat je ermee wilt bereiken.

•   Verdeel de stappen die je moet zetten om dat doel te bereiken in specifieke taken.

•   Hou je taken voortdurend in het oog, weet wat de prioriteiten zijn, let op wat er vervolgens mee gebeurt en blijf ze volgen.

•   Pas plannen aan die niet leiden tot het bereiken van je doel, net zolang tot je je doel wél bereikt.

Ons advies is eens per week tijd in je agenda vrij te houden om alle lopende taken te bekijken. Vervolgens bekijk je met welke je nu iets moet doen en met welke pas de week erna. Bekijk je agenda voor de volgende week: kijk of je vergaderingen hebt of deadlines moet halen en schat in hoeveel tijd je daar die week aan kunt besteden. Geef aan welke dingen je als eerste moet doen en maak een takenlijst voor de volgende week. Dit noemen we het Wekelijks Overzicht en Werkplan (WOEW).

Als het je opvalt dat je niet graag werkt aan een bepaalde taak of een bepaald project, komt dat waarschijnlijk doordat je niet weet wat je precies moet doen. Hak de opdracht in zo klein mogelijke stukken. Kijk wat je het eerst moet doen en noteer dat in je weekplan.

Als er medewerkers zijn die aan jou verantwoording moeten afleggen, bedenk dan dat taken die je hebt gedelegeerd niet zonder meer worden gedaan omdat jij daartoe opdracht hebt gegeven. Ga zelf achter zaken aan die je hebt gedelegeerd of waar je op zit te wachten. Op je weekplan voor de volgende week moet staan dat je kijkt hoe de taken die je hebt gedelegeerd er voor staan, zodat je zeker weet dat ze in behandeling zijn.

Als laatste moet je je agenda vaker gebruiken. Als je iets af wilt krijgen, maak daar dan een tijdschema voor. Dit is een oude en beproefde regel van timemanagement. Mensen gebruiken hun agenda vaak alleen maar om vergaderingen en afspraken in te noteren. Jouw agenda kan echter ook als geheugensteuntje voor deadlines dienen. Zet erin wanneer de belangrijkste taken af moeten zijn.

VOORTDURENDE VERBETERING VAN HET PROCES (KAIZEN)

Voortdurende verbetering is de basisgedachte van PEP®. De beproefde stappen in dit hoofdstuk kunnen jouw manier van werken verbeteren. Het is mogelijk dat jouw situatie niet herkenbaar is in deze stappen. Dat geeft niet. Het gaat er bij PEP® niet om dat je straks een netter of beter geordend, efficiënter mens bent. Het is ook niet nodig dat je deze stappen moet volgen om succes in je werk te krijgen. Het belangrijkste van PEP® is dat de voortdurende verbetering van je manier van werken een van je dagelijkse bezigheden wordt.

Dus als je een paar dingen in je werk lastig of vervelend vindt, ga dan na hoe je het de volgende keer gemakkelijker kunt doen en doe meteen wat met het antwoord op die vraag.

Je hebt vaak een bepaalde manier om je werk te doen. Het is de vraag of dat ook de efficiëntste manier is. In de vele jaren dat ik met zeer succesvolle en efficiënte mensen heb gewerkt, heb ik ontdekt dat er een overeenkomst is tussen de mensen die altijd hun zaken voor elkaar hebben: ze kijken wat er overbodig is in hun werk en zoeken manieren die dingen te elimineren.

De stappen die in dit hoofdstuk worden beschreven zijn eenvoudig. Toch zullen ze voor veel mensen een uitdaging vormen, omdat ze ze moeten toepassen zonder de begeleiding of aanmoediging van een coach. PEP®-coaching is zo populair omdat het daarin voorziet. Je kunt namelijk samen met een collega een hele of halve dag uittrekken om elkaar door de stappen te begeleiden. Je kunt zelfs een wedstrijd houden voor de ‘Best geordende’, ‘Meest verbeterde’ of de ‘Meest innovatieve’ medewerker. Prik ook alvast een datum in je agenda voor een vervolgdag, want je zult waarschijnlijk meer moeten doen om het proces uit te breiden naar oudere dossiers of gedetailleerdere planning. Denk aan kaizen en Doe het nu!

2

DOE HET NU!

Doe deze dag niets, ’t zal morgen
Niet anders zijn, en overmorgen zelfs nog erger;
Elk besluit heeft zijn eigen belemmeringen,
En dagen worden besteed aan jammeren over verloren dagen.
Meen je het? Grijp dit moment aan,
Stoutmoedigheid bevat genialiteit, kracht en magie.

Raak erbij betrokken, en de geest zal enthousiast worden,
Begin eraan en het werk zal afgemaakt worden!
– Johann Wolfgang von Goethe

VOORUITBLIK HOOFDSTUK 2

In dit hoofdstuk leer je hoe je:

•   meer doet door zaken nu af te handelen;

•   uitstel voorkomt door alles nu te doen;

•   de werkdruk vermindert door je werk maar één keer te doen;

•   besluitvaardiger wordt door te kijken naar wat het ergste is wat er kan gebeuren als je iets doet en het dan gewoon doet als je met de gevolgen ervan kunt leven;

•   niet langer prioriteiten als een smoes gebruikt om dingen niet te doen;

•   je leert afvragen of iets belangrijk genoeg is om te doen of niet. Als het belangrijk is, doe je er nu iets mee. Als het niet belangrijk is, doe je dat niet;

•   net zo makkelijk wordt in zaken afhandelen als in uitstellen.

Ik hoor en ik vergeet. Ik zie en ik herinner het me.
Ik doe en ik begrijp.
– Confucius

Nu! Dat woord hoor je ongetwijfeld heel vaak. Als het niet van je baas komt, dan wel van je partner, je kind, reclamemakers of verkopers. Het lijkt soms wel of iedereen tegenwoordig alles nú moet hebben. Een manager of collega vertelt je dat iemand niet op het werk is verschenen en dat haar werk nú door jou moet worden overgenomen. Of je partner belt dat er nú thuis iets lekt. Of de telefoon gaat en die moet nú opgepakt worden. Een reclameboodschap zegt dat je dit of dat nú moet kopen. Mensen en dingen willen meteen en onmiddellijk onze aandacht. En ondanks alle leuke theorieën en tips over timemanagement kom je toch nog om in het werk.

Sommige timemanagementgoeroes zeggen dat we dingen die dringend onze aandacht vragen gewoon naast ons neer moeten leggen, zelfs de telefoon. Zij zeggen dat we niet moeten reageren op omstandigheden en mensen om ons heen. In plaats daarvan moeten we alles ordenen, prioriteiten stellen en ons leven in de hand nemen door sommige taken uit te stellen en onze aandacht op die taken richten die ‘erg belangrijk’, ‘heel erg belangrijk,’ of ‘urgent’ zijn.

Natuurlijk kan het geen kwaad om een planning te maken, een doel voor ogen te houden en te weten wat als eerste moet worden gedaan. We zijn echter veel te vaak bezig met prioriteiten stellen en komen niet toe aan onze takenlijst. De ‘minder belangrijke’ taken worden op de achtergrond geduwd door de ‘meer belangrijke’ taken. Uiteindelijk rotten de ‘minder belangrijke’ taken weg. Pas als ze gaan stinken worden ze zeer belangrijk. En wie denk je dat die rommel op moet ruimen? Juist, jij natuurlijk, en wel nú!

WAAROM HET PEP®-PROGRAMMA WERKT