ANDEREN OVER GRIP

‘Niets belangrijker dan je tijd goed inzetten én continu blijven leren. GRIP biedt op beide fronten waardevolle inzichten.’

WOUTER KOLK, CEO ALBERT HEIJN

•••

‘GRIP is een boek om nog vaak naar terug te grijpen: de geboden structuur voor je werkweek is lekker en Ricks strategische aanpak is verrassend, relevant en voor iedereen toepasbaar.’

TACO CARLIER, CO-FOUNDER EN CEO VANMOOF

•••

‘Veel mensen denken dat efficiënt werken en creativiteit niet samengaan, maar GRIP laat zien dat die twee elkaar juist enorm kunnen versterken. Aanrader!’

MIRJAM DE BLÉCOURT, ADVOCAAT BAKER MCKENZIE

•••

‘Het is een van de grootste uitdagingen van de 21ste eeuw: hoe voorkom je een versnippering van je tijd? GRIP is voor iedereen met een (te) druk leven een waardevolle hulp, waarmee je op korte en lange termijn weer zeggenschap krijgt over je eigen tijd.’

ANNET ARIS, COMMISSARIS ASR NEDERLAND

•••

‘Een heerlijk praktische aanpak over hoe je meer dingen gedaan krijgt!’

ALI NIKNAM, CEO BUNQ

•••

‘GRIP is een van die boeken die je niet uitleest en weglegt, maar doorlopend consumeert: een duidelijke handleiding waar je dagelijks naar zult teruggrijpen. Implementeer Ricks praktische suggesties en je maakt betere keuzes – zowel professioneel als privé.’

MARK DE LANGE, FOUNDER EN CEO ACE & TATE

•••

‘GRIP heeft een unieke insteek: het neemt je bij de hand, maar gaat ook verrassend de diepte in. In mijn werk zoek ik voortdurend naar goede hulpmiddelen voor collega’s die zichzelf willen ontwikkelen. Ik voeg GRIP heel graag toe aan dit rijtje gereedschap.’

KRISTEL MOEDT, HEAD OF PEOPLE & CULTURE, TONY’S CHOCOLONELY

•••

‘Een frisse en toegankelijke werkwijze met de beste ingrediënten uit de managementliteratuur.’

JAN KEES DE JAGER, CFO KPN

•••

‘GRIP staat boordevol handige tips die je er graag weer eens bij pakt. Het is een stappenplan waarmee je je drukke bestaan efficiënter indeelt en je dagen veel slimmer benut.’

HANS OBER, CO-FOUNDER EN CEO TICKETSWAP

•••

‘Voor het lezen van GRIP dacht ik altijd vrij goed te zijn in het plannen van mijn werk en privéleven. Niets bleek minder waar. In GRIP verheft Rick organiseren tot een kunstvorm die mijn dagelijkse productiviteit sterk heeft verbeterd.’

STEF VAN GRIEKEN, PRODUCT MANAGER X (GOOGLE’S RESEARCH LAB)

•••

‘Goed plannen is essentieel om productief te kunnen zijn. Rick Pastoor zette zijn persoonlijke aanpak zorgvuldig op papier en deelt zijn werkambities op een on-Nederlandse manier. Daarbij laat hij zien dat je niet geleefd hoeft te worden om succesvol te zijn.’

MARIETJE SCHAAKE, EUROPARLEMENTARIëR D66

•••

‘Mijn persoonlijke streven is: efficiënter werken zodat ik mínder hoef te werken – en daar helpt GRIP zeker bij. Ik gun iedereen om me heen hetzelfde gevoel van overzicht en rust.’

BRAM DE WIJS, ONLINE FILMMAKER

•••

‘Ik ben dagelijks bezig met efficiency en effectiviteit – GRIP sluit hier naadloos op aan. Een heel goed en prettig overzicht van hoe je slimmer leert werken.’

SUSI ZIJDERVELD, CHIEF GOVERNANCE, RISK & COMPLIANCE OFFICER NS

•••

‘GRIP leest als een roadmap naar een groter werkgeluk. Op verrassende wijze boort GRIP per hoofdstuk dieper naar waar het specifiek voor jóú om draait. Het boek is uitdagend en direct toepasbaar. Heerlijk!’

YVONNE DINGS, FOUNDER EN TRAINER FUTURE PROOF ASSISTANTS

•••

‘Rick Pastoor heeft fundamenteel nagedacht over het gebruik van je agenda, e-mail en to-dolist. In zijn boek GRIP presenteert hij een strategie om echt efficiënter te werken. Zijn tips zijn helder, toegankelijk en vaak geniaal. Een boek dat ik graag tien jaar eerder had gelezen.’

BORIS VELDHUIJZEN VAN ZANTEN, FOUNDER EN CEO THE NEXT WEB

Rick Pastoor

Grip

Het geheim van
slim werken

Uitgeverij NZ

© 2019 Rick Pastoor
Vormgeving en illustraties: Moker Ontwerp i.s.m. Wonderwerk
ISBN 978 90 828 8121 9

www.gripboek.nl

INLEIDING

Het is best gek dat we nooit écht hebben leren werken, terwijl werk zo’n belangrijke activiteit in ons leven is. Er wordt van ons verwacht dat we het gewoon kunnen. Dat we zomaar weten hoe we prioriteiten stellen, hoe we onze werkagenda beheren, hoe we goede plannen ontwikkelen en hoe we grip houden op onze drukke banen. Stuk voor stuk vaardigheden die eenvoudig klinken maar eigenlijk heel moeilijk zijn.

Misschien herken je de symptomen als je werk niet loopt zoals je zou willen: de week is amper begonnen of je holt al achter de feiten aan, en aan het eind van elke lange werkdag word je aangestaard door een uitpuilende mailbox. Om moedeloos van te worden. En dan hebben we het nog niet eens gehad over je overvolle agenda en de eindeloze takenlijst. Het vervelende is: het gevoel de controle over je dagen te verliezen werkt verlammend, dus probeer dan nog maar eens goed werk te leveren. Logisch dat je niet de resultaten boekt die je zou willen boeken, niet de kwaliteit levert die je zou willen leveren en te weinig aan je eigen ontwikkeling toekomt. Je werkt hard, maar of je daadwerkelijk vooruitkomt is de vraag.

Ik weet er alles van. Sinds 2014 ben ik binnenbaas bij het journalistieke platform Blendle. Ik begon hier op mijn vierentwintigste als programmeur en kreeg een jaar later de leiding over het dertigkoppige team dat de software ontwikkelt waarmee je online kranten en tijdschriften kunt lezen. Het is mijn verantwoordelijkheid dat we voortdurend nieuwe plannen ontwikkelen, en dat we die plannen vervolgens uitvoeren. Om deze vooruitgang te boeken ben ik met mijn team onophoudelijk op zoek naar oplossingen voor complexe technische en organisatorische problemen, maak ik keuzes over onze strategie en neem ik nieuw personeel aan, om maar wat werkzaamheden te noemen. Mijn werk is, net als dat van velen, een dagelijks spel van prioriteren, want alles speelt – uiteraard – altijd tegelijkertijd.

De afgelopen jaren viel me iets op. Een observatie die steeds terugkeerde. Echte progressie boek je niet als je simpelweg het werk doet dat ‘goed voelt’ of datgene doet wat je op dat moment te binnen schiet. Hoe drukker ik het kreeg in deze baan, hoe meer ik besefte: ik heb een compleet nieuwe manier van werken nodig.

Die werkwijze heb ik gevonden. Het kostte me een paar jaar experimenteren, maar die investering was het waard. Voordat ik met vallen en opstaan tot mijn ideale werkmethode kwam, verslond ik boeken als Getting Things Done van David Allen en Deep Work van Cal Newport. Van die boeken leerde ik veel, en velen met mij. Maar weten wanneer je welke tip moet toepassen is een vak apart. Het is een beetje alsof iemand je allerlei schroevendraaiers, tangetjes en hamers aanreikt zonder je te vertellen welk gereedschap je waarvoor (en vooral wanneer) kunt gebruiken. Niet gek dus dat je terugvalt op wat je gewend bent. En dat overkwam me meerdere malen. Maar tegelijk wist ik: er moet een slimmere manier van werken bestaan, eentje die rekening houdt met de weerbarstige dagelijkse praktijk. En daarom bleef ik experimenteren met mijn werkweek.

Stapsgewijs bouwde ik een ideale werkmethode, met onderdelen die flexibel zijn én op elkaar aansluiten. En het mooie is: die methode bleek niet alleen voor mezelf te werken. Vele anderen passen hem intussen toe en ook zij zijn verrast over de simpele onderdelen die je stukken slagvaardiger maken.

Omdat ik de laatste jaren steeds vaker vragen kreeg over mijn werkmethode, heb ik maar eens opgeschreven hoe die in elkaar steekt. Ik ben ervan overtuigd dat deze methode iedereen een stevige(re) grip op werk en leven kan bieden.

Wel even een belangrijke waarschuwing vooraf: één opmerking zul je in dit boek niet tegenkomen, en dat is: ‘Zou je het niet eens wat rustiger aan doen?’ Natuurlijk, overbelasting ligt met onze drukke levens op de loer. Toch zal ik je in de komende hoofdstukken juist aanmoedigen om meer uit je leven te halen, want die aanmoediging horen we wat mij betreft lang niet vaak genoeg. Wat is er leuker dan jezelf verrijken? Jezelf verrijken doe je door de boel slimmer aan te pakken, en juist niet door alleen maar harder en harder te werken.

Het eerste deel van dit boek leert je daarom heel concreet hoe je meer grip krijgt op je dagen en hoe je slimmer en strategischer te werk kunt gaan.

Deel 2 van dit boek begint met de vraag: waar kom jij je bed voor uit? Ik laat zien hoe je doelen stelt die je daadwerkelijk haalt, en hoe je een jaarplan maakt. De kern? Met meer grip op de details ontstaat vanzelf ruimte voor grote plannen.

In het laatste deel van dit boek leer ik je hoe je je persoonlijke vaardigheden kunt ontwikkelen en inzetten. Want hoe goed ken je jezelf eigenlijk? Ben je een goede luisteraar? Weet je hoe je tot slimmere oplossingen kunt komen? Hoe je je zelfbeeld op een positieve manier kunt beïnvloeden? En durf je echt groot te denken, bijvoorbeeld over projecten waar je zomaar vijf of tien jaar mee bezig zult zijn?

Ik hoor je verzuchten: ik ben nu al moe! Zoals ik hiervoor schreef: ik ga je niet vertellen dat je minder moet doen (dat laat ik wel aan je bezorgde vriend(in) of (schoon)ouders over). In plaats daarvan ga ik je helpen (en uitdagen) betere keuzes te maken. Om opnieuw na te denken over hoe werken nou eigenlijk werkt. Om er op strategische momenten een schepje bovenop te doen, en ook om te kiezen wat je juist niet oppakt. Alleen jijzelf kunt je koers bepalen, want ik verzeker je: dat gaat niemand anders voor je doen.

Voor we aan de slag gaan nog een laatste vraag: ben jij toevallig het type dat het liefst zo min mogelijk structuur in zijn of haar leven wil? Iemand die vrijheid nodig heeft en graag organisch te werk gaat? I feel you. Ik heb met een hoop mensen gewerkt die precies dit zeiden en een hard hoofd in mijn aanpak hadden. Toch raakten ze gaandeweg enthousiast over deze manier van werken. Waarom?

•  Door op een aantal belangrijke punten iets gestructureerder te zijn in je werk, kun je de rest van de week juist minder gestructureerd zijn met minder stress.

•  Hoewel alle onderdelen in dit boek in elkaar passen is het geen alles-of-nietsmethode. Begin eerst eens met de tips voor werkzaamheden waarbij je de meeste stress ervaart (bijvoorbeeld je e-mail) en experimenteer daarmee.

•  Onderdelen van dit boek kunnen verslavend zijn, omdat je er gegarandeerd meer en beter werk door gedaan krijgt. Dat is een experiment waard, toch?

•  Het hele idee van deze werkmethode is dat je er veilig van kunt afwijken, doordat je kunt vertrouwen op het vangnet dat erbij hoort. Met name de wekelijkse review, die ik in Hoofdstuk 4 uitleg, speelt hierbij een grote rol.

Oké. Ben je er klaar voor? Hoog tijd om te beginnen!

HANDIG!

Bij dit boek hoort een gratis hulpmiddel. Op gripboek.nl/app kun je je e-mailadres achterlaten. Ik help je dan gaandeweg de onderdelen uit dit boek in je werkweek toe te passen.

DEEL 1

GRIP

OP JE

WEEK

Of je nu student, ceo, werknemer, zelfstandig ondernemer, ambtenaar of president bent, je hebt zeven dagen per week, 24 uur per etmaal tot je beschikking. Niet meer en niet minder. Wil je meer gedaan krijgen met minder stress? Dan moet je niet kijken naar de hoeveelheid uren die je tot je beschikking hebt, maar naar de manier waarop je je tijd besteedt.

Je benut je uren vele malen beter door koers te kiezen en je tijd te besteden aan datgene wat het allerbelangrijkst voor je is. Deze koersbepaling klinkt makkelijk, maar is in een druk bestaan helemaal niet zo eenvoudig. Geen zorgen, we starten simpel, met het scherp krijgen van die koers (je prioriteiten) en het indelen van je agenda voor één werkweek.

In dit eerste deel leer ik je strategisch werken. Heel concreet betekent dit: hoe krijg je meer grip op de uren die je in je werkweek te besteden hebt? Hoe kun je je agenda, je takenlijst en je e-mail zo inzetten dat je je werk sneller en beter gedaan krijgt? En hoe ga je om met al die onverwachte zaken die je op je bord krijgt?

Al jaren help ik mensen binnen en buiten Blendle na te denken over hoe ze werken. Standaard is mijn eerste vraag: ‘Hoe ziet je agenda eruit?’ Het antwoord vertelt me direct of iemand voorafgaand aan zijn of haar werkweek een plan heeft gemaakt. Of iemand een strategie heeft. Nu zeg je: ja, natuurlijk staan mijn afspraken in mijn agenda, vertel me wat nieuws.

Challenge accepted.

1. JE AGENDA IS HEILIG

Prioriteiten stellen, plannen en uitvoeren

Je agenda is heilig. Zo, het hoge woord is eruit.

In een werkweek, waar alle plannen op elk moment kunnen veranderen, heb je één ding nodig waar je altijd op kunt terugvallen. Dat is je agenda. Zo simpel is het.

Hoe graag ik ook experimenteer met allerlei hulpmiddelen, steeds keer ik weer terug naar mijn agenda. Door de jaren heen heb ik gemerkt hoe fijn het is om mijn agenda niet alleen te gebruiken voor het noteren van afspraken, maar ook voor het structureren van mijn werkweek. Hij is mijn fundament: wat er ook gebeurt, mijn agenda laat me zien wat daadwerkelijk van belang is. Zo hoef ik dagelijks minder energie te besteden aan de vraag ‘Wat moet ik nu gaan doen?’, omdat ik deze vraag eenvoudig kan beantwoorden door even in mijn agenda te kijken.

Het is razend belangrijk dat je agenda klopt. Wil je blind kunnen vertrouwen op je agenda en vanaf nu nooit meer een afspraak of belangrijke taak vergeten? Spreek dan met jezelf af dat je vanaf dit moment daadwerkelijk gaat doen wat er in je agenda staat. Als er activiteiten in je agenda staan die je niet uitvoert: schrap ze direct! Zowel die terugkerende vergadering waarbij je toch niet aanwezig bent, als het blokje ‘denktijd’ of ‘administratie’ dat je structureel negeert. Begin liever met een vrijwel lege agenda waar je je ook daadwerkelijk aan houdt.

VIER REDENEN OM BESTE VRIENDEN TE WORDEN MET JE AGENDA

1. Je agenda is eindig

De ruimte in je agenda is beperkt en dat voel je: zaten er maar meer uren in een dag zodat je je hele takenlijst erin kon parkeren. Maar deze beperking is tegelijkertijd briljant, want hij beschermt je tegen je eigen overmoed. Door niet alleen je afspraken in je agenda vast te leggen maar ook je belangrijkste werkzaamheden erin te plannen, wordt de kans dat je jezelf overboekt een stuk kleiner. Werkzaamheden in je agenda noteren doen de meeste mensen niet. Doe je dit wel, dan zie je in een oogopslag wanneer je volgeboekt bent. Je kunt dan makkelijker ‘nee’ zeggen. Tegelijk weet je wanneer je een klus wel kunt oppakken, omdat je ook ziet wanneer je daarvoor ruimte hebt.

2. Je agenda is je navigatiesysteem

Je gebruikt tijdens het autorijden waarschijnlijk een navigatiesysteem waarin ook de filemeldingen en dichtstbijzijnde benzinepomp zichtbaar zijn. Lekker makkelijk, want zo hoef je maar één systeem in de gaten te houden. Hoe minder systemen, hoe overzichtelijker je leven, toch? De kans dat je door het leven gaat zonder agenda is vrij klein, dus je kunt hem net zo goed intensiever gaan gebruiken. Je gebruikt hem toch al.

3. Je agenda brengt je tijdsbesteding in kaart

Door niet alleen je afspraken maar ook je werkzaamheden in je agenda op te nemen, wen je jezelf aan om voortdurend vooraf een besluit te nemen over de tijdsduur van je activiteiten. Je kunt je research voor die nieuwe klant, het voorbereiden van een presentatie of het schrijven van een offerte tenslotte moeilijk in je agenda zetten zonder te bedenken of dit een halfuur of juist twee uur in beslag zal nemen. Wanneer je straks een taak afrondt is het direct duidelijk of je ingeschatte tijd te ruim of juist te krap was. Hiermee heb je voor jezelf een korte feedback-loop gecreëerd, waardoor je heel snel leert accurater te plannen.

4. Je agenda is publiek

In bijna alle bedrijven is het tegenwoordig gebruikelijk dat collega’s je agenda kunnen inzien en op die manier weten of je beschikbaar bent voor een afspraak. Is dit op jouw werk ook het geval, dan is dit een extra reden om je agenda te gebruiken om er grote blokken werk voor komende week in vast te leggen: collega’s en leidinggevenden kunnen zo precies zien waar je aan werkt en dat je dus niet (zomaar) beschikbaar bent.

Als je beter wilt worden in het beheren van je tijd, dan is de agenda de aangewezen plek. En bedenk: als je niet zelf je tijd indeelt, dan doet iemand anders dat voor je. Met alle gevolgen van dien.

JE AGENDA GEBRUIKEN

Genoeg theorie, het is tijd voor actie. In zes stappen vul je nu je agenda in voor de komende week, op basis van de dingen die op dit moment het belangrijkst voor je zijn. Nog geen idee wat die precies zijn? Geen probleem, daar komen we uit.

Stap 1. Kies een agenda

Kies een digitale agenda die je prettig vindt en zorg dat je er met alle apparaten die je gebruikt (je laptop, vaste computer, smartphone, tablet en wat voor apparaten je verder gebruikt om je werk te doen) toegang toe hebt.

Een papieren agenda kan goed werken, maar raad ik je toch af. Die mist namelijk een hoop voordelen. Een papieren agenda geeft je geen herinneringsberichten en het is niet mogelijk om zo’n agenda te delen met anderen. Agenda’s bestaan per definitie uit verschuivingen, dat zul je verderop zien, en dat is een vervelende oefening op papier.

Bij Blendle gebruiken we de uitstekende agenda van Google: Google Calendar. Je kunt ook prima aan de slag met een soortgelijke agenda, zoals Microsoft Outlook of iCloud.

Stap 2. Gebruik je agenda voor harde afspraken

Noteer in je agenda de afspraken die je met andere mensen voor komende week hebt gemaakt. Waarschijnlijk staan ze er allang in, maar kijk goed of je geen afspraak bent vergeten. Zorg er ook voor dat de locaties van je externe afspraken helder zijn en dat je die hebt genoteerd.

Stap 3. Noteer eindtijden

Bij elke afspraak hoort nog een derde, zeer belangrijk gegeven: de eindtijd. In de volgende stap laat ik zien waarom een correcte eindtijd voor je agenda belangrijk is, maar zorg nu alvast dat je voor elke afspraak een realistische tijdsinschatting maakt. Heb je gemerkt dat afspraken met bepaalde personen structureel uitlopen, pas je ingeplande afspraken daar dan op aan. Wees reëel.

Stap 4. Nodig de aanwezigen uit

Ik vind het een goede gewoonte om voor de afspraken die je zelf initieert de aanwezigen een agenda-uitnodiging te sturen. Dit kan in je digitale agenda heel eenvoudig door het e-mailadres van de persoon of personen in te voeren. Zo hebben je genodigden meteen alle gegevens over de afspraak. Maar – en daarom is de eindtijd zo belangrijk – het dwingt je ook om je extra bewust te zijn van de lengte van je afspraak. Ik merk dat zo’n agenda-uitnodiging me laat nadenken over de tijd van de ander. Het zou bijvoorbeeld vreemd zijn om aan te nemen dat een kennismakingsafspraak bij een kop koffie meer dan twee uur in beslag neemt. Maar heeft de betreffende persoon wel een heel uur voor mij beschikbaar? Of kan de afspraak beter kort en bondig in dertig minuten? Een duidelijke eindtijd kiezen in je agenda maakt de verwachtingen voor de genodigde(n) glashelder. Soms vraag ik of een persoon mij een uitnodiging stuurt. Een makkelijke manier om indirect aan te geven: ‘Bepaal jij maar hoeveel tijd je voor me hebt.’

Stap 5. Reis-, voorbereidings- en verwerkingstijd

Neem ook de reistijd op in je agenda. Dit is een belangrijk agendaonderdeel dat door verrassend veel mensen wordt vergeten. Wen jezelf aan om voor afspraken waar je voor moet reizen direct de reistijd in je agenda te blokken.

En daarnaast: reserveer tijd om de afspraak goed voor te bereiden. Vraag jezelf af: wat is er nodig om deze afspraak zo goed mogelijk te laten verlopen? Om je gedachten te prikkelen kun je de volgende checklist gebruiken:

CHECKLIST

■  Hoeveel reistijd kost het me om bij deze afspraak te komen?

■  Hoeveel tijd heb ik nodig om deze afspraak goed voor te bereiden?

■  Kan de voorbereiding voor deze afspraak op dezelfde dag? Of moet het eerder gebeuren?

■  Moet er nog materiaal rondgestuurd worden voorafgaand aan de afspraak?

■  Zijn er dingen die ik moet bestellen of kopen voor deze afspraak?

■  Kan ik nu al anticiperen op taken en acties die voortvloeien uit deze afspraak? Moet ik daarvoor alvast tijd reserveren in mijn agenda?

Maak voor de voorbereidingstijd, reistijd en verwerkingstijd losse blokjes in je agenda. In dit voorbeeld kies ik ervoor de voorbereiding van de afspraken op dezelfde dag te plannen. In de meeste gevallen is dit prima. Mijn agenda zou er als volgt uit kunnen zien:

Zo zie ik in een oogopslag dat mijn dag met deze drie afspraken vrijwel vol zit, maar ook dat ik goed voorbereid en op tijd bij mijn afspraken kan zijn, én dat ik tijd heb om direct actie te ondernemen op wat er uit het teamoverleg en de brainstorm komt.

Stap 6. Gebruik je agenda voor je belangrijkste werk

In deze laatste stap vul je je agenda met je werkzaamheden. Natuurlijk, afspraken zijn ook werk, maar dit gaat over je belangrijkste taken. Hier is met je agenda verreweg de grootste winst te halen.

Als we geld uitgeven, helemaal bij grotere uitgaven, zijn we meestal superkritisch. We gaan in ons hoofd een lijstje met criteria langs, aan de hand waarvan we bepalen of we wel of niet onze portemonnee trekken. Het is vreemd dat we onze tijd niet op dezelfde manier bewaken, want onze kostbare uren kunnen ons als zand door de vingers glippen. Daarom een gedachteoefening: denk even terug aan je meest recente vakantie. Of eigenlijk, aan de laatste werkweek voor je vakantie.

De week voordat je je out-of-office je mailbox laat overnemen en je de deur van het kantoor achter je dichttrekt, voelt anders dan alle andere weken. Het verschil? Je hebt nagedacht over waar je aan het einde van die week wilt zijn. Er zit een gezonde druk achter het werk dat je doet, want je tijd is na deze week echt op. Je denkt zwart-wit: wat is noodzakelijk? Wat lukt qua tijd? Wat gaat sowieso niet lukken? Doordat je rigoureus prioriteiten moet stellen heb je vaak voor je vakantie je meest productieve en effectieve week.

Je nieuwe agenda-indeling helpt je om elke week zo productief en effectief te zijn. Reserveer in je agenda blokken tijd voor werk dat je echt op die dag en dat specifieke moment moet of wilt uitvoeren. Deze aanpak dwingt je af te wegen wat je deze week wel, en wat je zeer zeker niet zult aanpakken. Denk nog even terug aan de belangrijke beginregel van dit hoofdstuk: je agenda is heilig. Je agenda is een contract met jezelf: wat er staat, ga je doen. Kies dus je werkzaamheden voor deze week zorgvuldig.

Voor mezelf hanteer ik hierbij de stelregel dat een taak me minimaal dertig minuten moet kosten voor ik hem een plek geef in mijn agenda, tenzij een kleinere taak zodanig urgent is dat ik honderd procent zeker wil weten dat ik eraan toekom. Er is uiteraard veel te doen wat onder deze dertigminutengrens valt. Al die werkzaamheden parkeer ik op mijn takenlijst, die ik in het volgende hoofdstuk uitvoerig zal behandelen.

Maar met welke werkzaamheden vul je je agenda voor deze week? Lastige vraag! Als je in vage termen bedenkt wat je deze week wilt bereiken kom je misschien een heel eind. Maar als je concreet moet gaan invullen waar je deze week op je nu nog lege woensdag- en donderdagochtend aan gaat werken, dan duizelt het al snel: er moet zoveel gebeuren. Het gevolg? Je laat al snel je planning los en je doet wat op dat moment goed voelt. En als er iets is wat je niet helpt om het juiste werk gedaan te krijgen, is het je gevoel. Jezelf ertoe zetten om te beginnen aan die ingewikkelde maar belangrijke klus voelt namelijk zelden goed, dus is de kans groot dat je je tijd steekt in iets wat op dat moment je aandacht niet verdient.

Met de volgende drie selectiefilters is het voortaan mogelijk om je elke week even voldaan te voelen als na de laatste week voor je vakantie. (Alleen wacht er niet na elke werkweek een vakantie als beloning, sorry.)

SELECTEER JE WERKZAAMHEDEN

Filter 1. Heeft deze activiteit je prioriteit?

Heb je je prioriteiten helder voor ogen, dan kun je snel en effectief bepalen waaraan je je tijd wilt besteden. Het indelen van je agenda is vervolgens een relatief simpele invuloefening, waarin je per prioriteit tijd reserveert en een vervolgstap bedenkt. Vul je je agenda in op basis van die prioriteiten, dan zul je versteld staan hoeveel je voor elkaar kunt krijgen.

Hoe je die prioriteiten bepaalt? Dat begint bij je verantwoordelijkheden. Het volgende lijstje helpt je snel een overzicht te krijgen van je verantwoordelijkheden:

•  Je taakomschrijving of je functieomschrijving

•  De doelen van je (eigen) bedrijf, afdeling of team

•  Je prioriteiten zoals je die met je leidinggevende hebt afgestemd

•  Uitkomsten van je functioneringsgesprek(ken)

•  De onderdelen waarover je regelmatig rapporteert

•  Onderdelen die terugkomen in presentaties of verslaglegging aan je manager of het managementteam

•  De grote projecten waar je op dit moment aan werkt

Stel dat je teamleider bent van de Coffeecompany op de hoek. Op basis van dit lijstje zou je op de volgende verantwoordelijkheden kunnen uitkomen:

•  Uit de nieuwe kwartaaldoelstellingen van de vestiging: Verantwoordelijk voor groei in dagomzet van 3 procent

•  Uit je functieomschrijving: Verantwoordelijk voor een vertrouwd en prettig team van barista’s

•  Uit je functieomschrijving: Eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van geserveerde producten

•  Uit je functioneringsgesprek: Meer creatieve input laten zien in de dagelijkse werkzaamheden en verloop in personeel terugdringen

Je verantwoordelijkheden bepalen je prioriteiten. Voordat je aan de slag kunt met deze prioriteiten, zul je ze eerst concreet moeten maken: wat is per prioriteit de kleinste, eerstvolgende taak die je zou kunnen oppakken om vooruitgang te boeken? Als teamleider van de Coffeecompany zou je bijvoorbeeld het volgende kunnen ondernemen:

•  De meest recente maandcijfers nalopen om te zoeken naar kansen voor groei

•  Ingestuurde sollicitaties doornemen om na te gaan of er geschikte kandidaten tussen zitten voor het team

•  Nadenken over creatieve acties waarmee je de vestiging meer op de kaart kunt zetten

•  Meer een-op-eentijd besteden aan je teamleden om potentieel verloop in kaart te brengen

•  Voorbereidingen treffen voor een teamuitje en een teambespreking, zodat je medewerkers blijer worden en dus de kans groter wordt dat ze zullen blijven

•  Een afspraak maken met een potentiële leverancier voor nieuwe koffiebonen om het assortiment uit te breiden

Los van deze belangrijke taken moet je als teamleider van de Coffeecompany ook je ‘normale’ werk blijven doen, en dit type werk zul je meteen herkennen:

•  Je hebt nog 38 e-mails waar je echt iets mee moet

•  De deur van de koelkast in de keuken sluit niet helemaal lekker, daar wordt over geklaagd

•  Een werknemer is al twee keer bij je komen melden dat de melk bijna op is

•  Een werknemer is vanochtend niet komen opdagen en het is vandaag topdrukte

•  Je had eigenlijk gisteren de weekplanning voor volgende week moeten opleveren

•  Enzovoort

Als je voor je werk dertig tot vijftig of misschien wel honderd van zulke actiepunten kunt opsommen, ben je absoluut geen uitzondering. Misschien vliegt het je aan om al dit werk bij elkaar te zien. Dat begrijp ik. Ook in dit teamleider-voorbeeld is er veel te veel te doen. Er zitten dingen bij die eigenlijk nu direct moeten worden aangepakt, maar zelfs met een hele week in het vooruitzicht kun je nu al inschatten dat dit nooit allemaal gaat passen (en denk even aan je vakantie van volgende week!). Dus moet je in deze lijst keuzes maken. Dat brengt me bij het tweede selectiefilter: de Eisenhower-matrix.

To-dolijst

Merk je dat je op dit moment gestrest bent door alle openstaande taken die je in je hoofd hebt zitten? Dat is eenvoudig op te lossen. Je vermindert je gevoel van chaos en gebrek aan grip door nu een vel papier te pakken en daarop alles wat in je hoofd rondspookt te noteren. Alle afspraken en alle werktaken die nog moeten gebeuren. En met ‘alle’ bedoel ik ook echt alle. Neem hiervoor de tijd. Het is een tijdelijke oplossing, maar wel een die heel effectief is. Je hoeft nog niet eens iets van die lijst af te ronden om al overzicht en daardoor rust in je hoofd te krijgen over waar je staat. In het volgende hoofdstuk kijken we naar een permanente oplossing voor deze stress, als we met de takenlijst aan de slag gaan.

Filter 2. Klopt de balans tussen wat belangrijk en wat urgent is?

Dwight D. Eisenhower, oud-president van de Verenigde Staten, zei: ‘I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.’ Als je deze uitspraak omzet in beeld, kom je uit op onderstaande matrix in zijn eenvoud een briljant hulpmiddel om belangrijk werk van urgent werk te onderscheiden. De matrix bestaat uit twee assen. De verticale as geeft de mate van belangrijkheid van een activiteit aan, de horizontale as de mate van urgentie.

Door de assen ontstaan er vier kwadranten, waarin je je activiteiten kunt plaatsen:

1. BELANGRIJK & URGENT: hierin noteer je belangrijke activiteiten, die ook per direct moeten gebeuren. Het gaat hierbij om urgente problemen of projecten met een harde deadline. Uit ons Coffeecompany-voorbeeld: de medewerker die niet is komen opdagen is een nogal belangrijk en acuut probleem. Alle seinen staan op rood, dus dit is een typische activiteit voor het eerste kwadrant.

2. BELANGRIJK & NIET URGENT: als je de activiteiten in dit kwadrant komende week laat liggen, dan zal er niet meteen iets in de soep lopen. Maar pas op: het gaat hier om activiteiten en projecten die je op de lange termijn verder helpen. Denk aan het nadenken over een strategie, het verbeteren van werkprocessen in je team, het investeren in relaties en het investeren in jezelf. Uit het Coffeecompany-voorbeeld: van de teamleider wordt verwacht dat hij meer creatieve input laat zien. Zo’n uitkomst van een functioneringsgesprek is een opdracht die nooit urgent zal voelen, maar die wel zeer belangrijk is. Je kunt de belangrijke & niet-urgente activiteiten snel herkennen door een antwoord te geven op de vraag: als ik dit niet doe, brengt me dat dan op termijn in de problemen? Is het antwoord bevestigend, dan heb je een belangrijke & niet-urgente activiteit te pakken. Is het antwoord ontkennend, dan is er sprake van een niet-belangrijke & niet-urgente activiteit.

3. URGENT & NIET BELANGRIJK: in dit kwadrant gaat het om activiteiten die jezelf op de lange termijn niet verder helpen, maar die deze week wel enorm om je aandacht schreeuwen. Een aanpassing in een presentatie die op stel en sprong voor een collega moet gebeuren of – in ons Coffeecompany-voorbeeld – de melk die bijna op is. Bij taken in dit kwadrant is het heel belangrijk om te checken of ze daadwerkelijk urgent zijn. Vooral verzoeken van anderen lijken vaak grote spoed te hebben, terwijl ze soms best een dag of zelfs een week kunnen wachten. Ik heb gemerkt dat het doorgaans prima is om dit werk uit te stellen naar een voor mij geschikter moment, mits ik hierover goed communiceer. Als je de mogelijkheid hebt om deze taken in dit kwadrant te delegeren of uit te besteden, doe dat dan. Als je voor jezelf werkt kan dit niet altijd. In dat geval raad ik je aan om je werkdag zo in te delen dat je je zo min mogelijk laat leiden door deze urgente taken, desnoods door elk dagdeel een vast tijdblok te reserveren voor dit soort noodgevallen. Zo houd je controle over je agenda.

4. NIET BELANGRIJK & NIET URGENT: dit is het type werk dat je zo min mogelijk op je bord wilt, want het helpt je op geen enkele manier verder. Het voortdurend verversen van je mailbox, bijvoorbeeld. Maar ook vergaderingen zonder duidelijk doel vallen in deze categorie. Je kunt zelf ongetwijfeld meer van dit soort ‘busywork’-voorbeelden aanwijzen: dingen die je wel doet, maar waar niemand echt baat bij heeft. Soms zijn deze activiteiten een prima korte onderbreking van je werk, maar doorgaans zijn ze een heerlijk excuus om je belangrijke werk nog even uit te stellen.