Onze manier van werken verandert. Werken op afstand, of hybride werken, begint een vaste plek in ons werkende leven te krijgen. Het lijkt nu echter vooral te gaan over waar we werken - op kantoor, thuis of elders - maar de echte transformatie die we moeten doormaken gaat over hoe we werken. Werken vanuit huis betekent namelijk niet dat je altijd geconcentreerd kan werken. Werken op kantoor betekent niet dat je automatisch meer verbonden bent met je collega’s. Nu onze manier van werken zo hevig aan het veranderen is, is dit meer dan ooit het moment om daar invloed op uit te oefenen. Organisatiefuturoloog Arjen Banach laat zien hoe je samen met je collega’s de beste manier van werken ontdekt.

Arjen Banach is organisatiefuturoloog en veelgevraagd spreker. Met zijn vernieuwende en innovatieve kijk op hoe we werken inspireert hij professionals in binnen- en buitenland met de vele lezingen en webinars die hij jaarlijks geeft. Zijn eerdere boek Organisatievibe werd genomineerd voor Managementboek van het Jaar en zijn tweede boek Remote Leiderschap - dat uitkwam tijdens de eerste lockdown - maakt inzichtelijk hoe je effectief werkt en leiding geeft op afstand. In 2018 werd hij uitgeroepen tot een van de meest veelbelovende sprekers van Nederland.

‘De essentie van experimenteren is dat je iets doet waarvan je niet weet hoe het eindigt en waarvan het ook niet uitmaakt hoe het eindigt’

een nieuwe werkrealiteit

Hoe je werkt is
belangrijker dan waar

Alle rechten voorbehouden. Alle auteursrechten en databankrechten ten aanzien van deze uitgave worden uitdrukkelijk voorbehouden. Deze rechten berusten bij Publiek Denken. Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen, mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Meer informatie over deze en andere uitgaven kunt u verkrijgen bij:

Uitgever Publiek Denken BV

Binckhorstlaan 36

2516 BE ’S-GRAVENHAGE

Tel: ( 085 ) 485 8541

www.publiekdenken.nl

Drukker: Wilco, Amersfoort

Art direction: Dimitry de Bruin

©Publiek Denken, Den Haag 2021

ISBN/EAN: 978-90-830203-5-8

NUR: 801

Voorzover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16 van de Auteurswet, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp , www.reprorecht.nl ). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet) dient men zich te wenden tot de Stichting PRO (Stichting Publicatie- en Reproductierechten Organisatie, Postbus 3060, 2130 KB Hoofddorp, www.stichting-pro.nl). Voor het overnemen van een gedeelte van deze uitgave ten behoeve van commerciële doeleinden dient men zich te wenden tot de uitgever.

Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is besteed, kan voor de aanwezigheid van eventuele (druk)fouten en onvolledigheden niet worden ingestaan en aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en uitgever derhalve geen aansprakelijkheid.

‘Het grootste gevaar in turbulente tijden is niet de turbulentie, het is het handelen met de kennis van gisteren.’

Peter Drucker

Voorwoord

Een nieuwe werkrealiteit

Nooit eerder was er een dag die zo’n grote impact had op ons werk. Iedere professional werd deelnemer in ongetwijfeld het meest omvangrijke experiment op het gebied van werk dat hij ooit zal meemaken in zijn loopbaan. Op 16 maart 2020 werd werkend Nederland gedwongen tot een enorme transformatie in waar het zijn werk deed.

Het experiment slaagde. Het was her en der behelpen maar achteraf werd bij alle organisaties en professionals in Nederland duidelijk: we bleken tot meer in staat dan we dachten. Want werken op afstand kon. We konden omspringen met meer vrijheden, namen onze verantwoordelijkheid en waren in staat om ons aan te passen. Sterker nog, meer vrijheid in waar en wanneer we werkten leek ons veel op te leveren. Niet gek als je bedenkt dat we voorheen vijf dagen per week 50 kilometer naar ons werk reden om vervolgens een mail te sturen naar een collega die 10 meter verderop zat.

Wat volgde was een omslag. De mentale blokkades over het werken op afstand namen af, bij professionals uit alle lagen van organisaties. Het gevolg: werken op afstand, of hybride werken, begon een vaste plek in ons werkende leven te krijgen. Dat bracht nogal wat teweeg.

Over de toekomst is veel onduidelijk, maar wat we wel weten is dat we in een nieuwe fase terechtkomen. Transitiedeskundige Jan Rotmans verwoordt dit treffend: we leven niet in een tijdperk van verandering maar in een verandering van tijdperk. Op het gebied van hoe we werken is deze uitspraak actueler dan ooit, een verandering van tijdperk is aanstaande. Hoe we gewend waren om zaken aan te pakken, is niet langer de beste manier. En de noodzaak is groot om actief op zoek te gaan naar wat die beste manier wel is.

Hoe we ons werk het beste vormgeven in het nieuwe tijdperk, daarvoor is geen blauwdruk. Maar gelukkig heb je die ook niet nodig. Want de gouden formule bestaat niet. Het is een cliché, maar iedere organisatie, iedere professional is anders. En de mensen die mij inspireren vanwege hun manier van werken en vanwege de cultuur die ze creëren, zijn er gekomen door stapje voor stapje te bouwen. Vanuit een visie, vanuit doorzettingsvermogen, vanuit samen met je collega’s de durf hebben om dingen anders te doen. Dat is wat nu wordt gevraagd en dat is waar ik je mee ga helpen met dit boek. Waar je terechtkomt? Geen idee. Maar dat is ook niet erg. De essentie van experimenteren is dat je iets doet waarvan je niet weet hoe het eindigt en waarvan het ook niet uitmaakt hoe het eindigt. Het belangrijkste is het doorbreken van de impasse. Twee zaken heb je daarvoor nodig, meer niet. Dat zijn M&M: Momentum en Motivatie.

Momentum. Om met de woorden van een groot denker te spreken: ‘This is the moment.’ Voor je productiviteit is het vermoedelijk niet wenselijk dat je René Froger op je netvlies hebt tijdens het werk, voor de noodzaak om te vernieuwen wel. Het momentum is er, we zijn met elkaar druk bezig om een nieuwe werkrealiteit vorm te geven. Hoe meer tijd je nu met je collega’s investeert om te ontdekken wat voor jullie de beste manier van werken is, des te meer profijt je daar de komende jaren van zult hebben. Nog belangrijker is te weten wat er gebeurt als je geen onderdeel bent van de ontdekkingsreis. Dan overvalt het je. Ook dan komt er een nieuwe manier van werken, maar die ontstaat per toeval. En ik kan je vertellen: die toevallige manier, dat is niet de manier waarop je wilt werken. Die zal angstvallig veel lijken op hoe je gewend was het te doen, met alle gevolgen van dien...

Motivatie. Als het momentum aanwezig is, is de enige vraag: wat ga jij ermee doen? Heb je de motivatie om nu echt de status quo te doorbreken? Niet langer slaaf te zijn van hoe je werkt, het gevoel hebben geleefd te worden door je agenda, een speelbal te zijn van het systeem. Voel je ook maar ergens dat je manier van werken beter zou kunnen: effectiever, simpeler, meer ontspannen, creatiever, leuker? Je hebt gelijk, het kan. Maar het gaat niet vanzelf. Daar moet je zelf voor aan de bak. Doorzetten. Het goede nieuws: er is geen beter moment om daarmee aan de slag te gaan dan nu, aan het begin van een nieuwe werkrealiteit. Toen de noodzaak er was om te werken op afstand, is het je collega’s en jou gelukt om je werk opnieuw uit te vinden. Je kunt het nog een keer.

WAARSCHUWING: Voordat je verder leest, wil ik je verwachtingen temperen. Wellicht heb je na het lezen van deze inleiding het idee dat ik je in dit boek ga laten zien hoe de ideale nieuwe werkrealiteit eruit moet komen te zien. Helaas, ik heb werkelijk geen idee. Ik ga je niet vertellen wat voor jou de beste manier van werken is. Dat weet ik ook niet en wees gerustgesteld: er is niemand ter wereld die dat weet. Ik weet wel dat je dichter bij die best mogelijke manier kunt komen. Daar ga ik je bij helpen. Niet door je voor te kauwen wat je moet doen, wel door je te prikkelen hoe je dat doet.

Ik wil je op een ander gedachtespoor krijgen, je laten inzien dat het anders kan en misschien ook wel moet. Je uitdagen om daar vervolgens ook daadwerkelijk iets mee te doen. Heel veel is daar niet voor nodig, vandaar een dun boek. Wees daarom niet teleurgesteld als er zaken voorbijkomen die je al weet, die je al eerder hebt gehoord of gelezen. Maar om eerlijk te zijn, het interesseert mij werkelijk geen fluit of je al weet wat er in dit boek staat. Waarom niet? Omdat iets weten het verschil niet maakt. Het gaat erom of je het al toepast… En daar blijkt een heel groot gat te zitten, tussen enerzijds wat we weten over hoe we moeten werken en anderzijds of we het ook in de praktijk toepassen. Ik wil je uitnodigen: ga lezen en check niet of je het weet maar check of je dit al dagelijks toepast in je werkt. Dat is namelijk waar ik je echt ga helpen, door datgene wat je diep van binnen al weet te laten toepassen. It’s not about what you know, it’s about what you show.

Voordat we dan echt van start gaan, wil ik je dit meegeven: gebruik de kracht van taal. Dat is cruciaal om samen met je collega’s het momentum te benutten en elkaar gemotiveerd te houden. Om elkaar te begrijpen, is een gemeenschappelijke taal belangrijk. Juist in tijden van verandering neemt het belang van gemeenschappelijke taal toe. In beweging is het nog belangrijker om met elkaar te blijven praten en elkaar te begrijpen. Vragen als ‘waar willen we naartoe?’, ‘wat zijn onze uitdagingen?’ en ‘wat hebben nodig om deze te overwinnen?’ vragen om gezamenlijke taal. Om die reden zal ik in alle hoofdstukken taal introduceren die hopelijk tot je verbeelding spreekt: zeemeeuwmanagement, correctiesleutels, Stichting Doe Een Wens... er komt van alles voorbij. Gebruik deze taal. Het helpt jou en je collega’s om situaties te herkennen en te erkennen wat er verbeterd kan worden. En voeg daarin vooral taal toe. Hoe meer je dat je eigen maakt, hoe beter.

Arjen Banach
Organisatiefuturoloog, auteur en spreker

Voor Jacqy

1

Waarom waar je werkt niet belangrijk is

We staan aan de vooravond van een nieuwe werkrealiteit. Ten minste, als je het momentum - waarover ik het in de inleiding heb gehad - wilt benutten. Overal om mij heen hoor ik mensen uit alle lagen van organisaties roepen dat we het anders gaan doen. In 2020 hebben we een jaar van crisis doorgemaakt, noodgedwongen werken op afstand. In 2021 hebben we dit stukje bij beetje beter ingericht en is het vertrouwen gegroeid dat werken op afstand kan. Nu gaan we doorpakken.

Gaat het lukken?

De nieuwe werkrealiteit zal - hoe zonde ook - niet in iedere organisatie een plek krijgen. Het doorpakken en daarmee langzamerhand afscheid nemen van destructieve patronen uit het verleden zal op een aantal plekken lukken maar op veel ook niet. Dat heeft te maken met het type organisatie. Er zijn:

Doen-organisaties: organisaties die het momentum benutten en een ware transformatie doormaken in hoe ze werken. Er worden middelen vrijgemaakt om te transformeren, het staat hoog op de agenda bij bijeenkomsten en medewerkers worden aangesproken op hun bijdrage aan de transformatie.

Wens-organisaties: organisaties waarin veel medewerkers het momentum willen benutten maar belemmerd worden door destructieve patronen en de transformatie slechts een wens blijft. Dergelijke organisaties lijken op Stichting Doe Een Wens. Je mag van alles wensen, het wordt aangemoedigd, maar er verandert uiteindelijk niets.

Rem-organisaties: organisaties die geen behoefte hebben aan een transformatie en liever alles bij het oude laten.

Waar denk je - met een gezonde dosis voortschrijdend inzicht - dat het overgrote deel van de organisaties over een aantal jaren staat? Het zullen waarschijnlijk Stichtingen Doe Een Wens zijn. Ja, de wens om het anders te doen is er. Sterker nog, het wordt breed gevoeld bij heel veel van de collega’s. Maar toch lukt het niet om los te komen van hoe het was. Ja, er worden initiatieven gestart, maar ze sterven een langzame dood. Een echt bruisende werkomgeving creëren waarin veel energie vrijkomt, dat lukt niet.

Wellicht besef je, kijkend naar dit rijtje, dat je in een rem-organisatie werkt. Jij wilt zelf wel, maar om je heen zie je nauwelijks motivatie om de gangbare manier van werken te verbeteren, meer van nu te maken. Elk initiatief slaat dood en dwarsdenkers worden de mond gesnoerd. Ik geloof dat er hoop is voor iedere organisatie, iedere organisatie kan een doen-organisatie worden. Maar om iets blijvend te veranderen, is support nodig van hogerop in de organisatie. Een structurele verandering kan alleen ontstaan door een verandering in of een verandering van leiders.

Je gaat in dit boek verder ontdekken wat jij, ongeacht je rol in de organisatie, kunt doen om vernieuwing te starten. Maar soms is de kracht waartegen je moet werken te groot. Help jezelf en je werkgever dan om een andere plek te zoeken. Rem-organisaties verdienen jouw energie niet.

Maar: laat je door bovenstaande niet bij voorbaat uit het veld slaan. Nogmaals, de meeste organisaties - en vermoedelijk ook die van jou - zijn wens-organisaties. Daar is wel degelijk motivatie om het momentum te benutten.

Het nieuwe werken?

Als de wens er bij jou is, en bij je collega’s, om zaken anders aan te pakken... wat is die wens dan? Interessant is dat die zich voornamelijk lijkt toe te spitsen op waar we werken. Maar is dat terecht?

De omslag naar meer plaats- en tijdonafhankelijk werken is niet nieuw. Een dagje thuiswerken was voor veel organisaties eerder al wel gebruikelijk. Al in 2005 introduceerde Bill Gates de term “Het Nieuwe Werken” in een white paper van Microsoft. Nog in hetzelfde jaar verscheen ook een vertaling daarvan in Nederland onder de naam: Digitale werkstijl: het nieuwe werken. Interessant detail: op dat moment was er een organisatie die werken op afstand allang faciliteerde. Al in 1979 maakte IBM dit mogelijk voor haar medewerkers.