Handboek
Online
vergaderen

Meetings met energie en plezier

Gerdy Heek

Colofon

Handboek Online Vergaderen
Meetings met Energie en Plezier
Copyright © 2022, Gerdy Heek

Eerste uitgave: september 2022

Uitgever: Kingfisher Publishing
Redactie: Arjen Broeze / Marieke Slob
Omslag: Jeroen van der Hoogt, IM Creatieve Communicatie
Opmaak: Arjen Broeze, Kingfisher Design

ISBN E-boek: 978-90-8328-441-5
ISBN Paperback: 978-90-8328-440-8

Alles uit dit boek mag worden gekopieerd, gebruikt en verspreid mits de bron wordt vermeld. Hoe meer mensen plezier hebben in vergaderen, hoe leuker het werk.

Inhoudsopgave

Voorwoord 3

Introductie 7

Hoofdstuk 1: Waarom je dit boek wilt lezen 17

Hoofdstuk 2: Online vergaderergenissen oplossen 27

Hoofdstuk 3: De vergadering als teambuilding tool 45

Hoofdstuk 4: Word een gespreksleider met POWER 55

Hoofdstuk 5: De POWER methode 63

Hoofdstuk 6: De P van Prepare – Purpose 69

Hoofdstuk 7: De P van Prepare – Practical 83

Hoofdstuk 8: De O van Own it 87

Hoofdstuk 9: De W van Wisdom of the crowd 103

Hoofdstuk 10: De E van Energy 119

Hoofdstuk 11:De R van Result 135

Hoofdstuk 12: Tenslotte 147

Hoe dit boek tot stand is gekomen 149

Over mij 153

Bijlage 1: Kennismakers 155

Bijlage 2: Energizers 179

Bijlage 3: Teambuilding en inhoudelijke werkvormen 201

Bijlage 4: Tools voor online vergaderen 231

Bijlage 5: Etiquette 235

Bijlage 6: Checklist online vergaderen 253

Bijlage 7: Matrix 255

Alle bijlagen zijn ook online (en in kleur!) terug te vinden op deze plaats:

A black t-shirt with white text Description automatically generated
www.flowmeetings.nl/handboek-alle-informatie

Voorwoord

If you had to identify, in one word, the reason why the human race has not achieved it’s full potential, the word would be “meetings”.

We hebben niet onze hele historie officiële vergaderingen gehouden.

In de steentijd overlegden we niet, we namen gewoon wat we wilden.

De Grieken en Romeinen overlegden op de Agora met elkaar, filosofeerden en probeerden door middel van gesprekken van elkaar te leren, of politiek te bedrijven.

Pas tijdens de Industriële Revolutie, toen de werkverhoudingen verschoven en er mensen kwamen die andere mensen aan moesten sturen, kregen we te maken met het fenomeen “vergadering”.

De quote die hierboven staat doet vermoeden dat de introductie van vergaderingen helemaal geen goede ontwikkeling was, maar wees gerust. Er zijn oorlogen beslist aan de vergadertafel. Oorlogen voorkomen. Mensenlevens gered. Geniale ideeën bedacht- en besloten om uit te voeren.

Net zo goed als dat er vergaderingen zijn geweest die mensen ter dood hebben veroordeeld, direct of indirect.

Een vergadering is een stuk gereedschap, en het is afhankelijk van degene die hem vasthoudt hoe effectief, waardevol of verwoestend het is.

Toen vergaderingen onze drang naar controle en informatie verzachtten, gingen de ontwikkelingen snel. Telefoonlijnen maakten het mogelijk om mensen te betrekken die niet eens in de ruimte zelf waren. De introductie van de computer maakte het mogelijk fantastische, 60 sheets lange presentaties te maken. Niet zozeer om de meeting effectiever te maken helaas, maar wow, wat een hoop informatie konden we ineens delen!

Internetverbindingen werden sneller en sneller, en dus deden de eerste grote schermen hun intrede, zodat we onze befaamde (en vaak gehate) conference calls konden doen. Ik vroeg me weleens af of dat niet vooral een statussymbool was, want effectief was het niet- veel vertraging op de lijn, slechte verbindingen… maar inderdaad, in theorie ontzettend praktisch dat we met onze collega’s in andere landen konden communiceren.

Ja… en toen kwam er ineens een einde aan reizen. Moesten we thuiswerken. Konden we niet meer vliegen. Bezoeken van andere kantoren op de wereld kon ineens niet meer, maar ook naar kantoor toe was niet meer vanzelfsprekend.

Skype en Zoom bestonden al wel, maar werden vooral gebruikt door stellen die allebei in een ander land woonden. Maar nu onze collega’s ook allemaal thuis zaten moesten we wel, en dus deden we het ook- online vergaderen. Wel hadden we flinke opstartproblemen in het begin, niet iedereen had een geweldige internetconnectie, en niet iedereen was even handig met zijn thuiswerkspullen. Maar na twee jaar online vergaderen en thuiswerken hebben we de basis redelijk onder de knie.

Twee jaar later is de grootste dreiging afgewend van lockdowns afgewend en kunnen we allemaal weer naar kantoor. Maar we doen het niet… we genieten van de vrijheid en de voordelen, en we vragen ons af: waarom willen we eigenlijk met zijn allen weer naar kantoor?

Er breekt een tijd aan van hybride werken, waar mensen met een kantoorbaan voor een klein of een groot deel thuis werken. Naar kantoor is niet meer vanzelfsprekend, thuiswerken blijkt net zo effectief te zijn en het gaat gepaard met een ongekende mate van vrijheid, we besparen enorm veel reistijd uit en de rest van de wereld wordt weer een stukje groter en bereikbaarder- werknemers hoeven niet meer om de hoek te wonen.

En dat betekent dat er een andere tijd aanbreekt, waarin medewerkers overal zitten, en veel meer zelf bepalen waar ze werken en wanneer. Voor hoe lang? Dat weet ik niet. In het huidige tempo hebben we over een paar jaar vast wéér een nieuwe vorm gevonden. Maar dit weet ik wel.

Het succes van jouw bedrijf staat of valt bij het succes van jouw teams. Hoe betrokken je medewerkers zijn, bij het team en bij het bedrijf. En een succesvol team drijft op vertrouwen, eerlijke communicatie (waarin er ook ruimte is voor het aanspreken van elkaar), verantwoordelijkheidsgevoel, en een gezamenlijke commitment aan de resultaten.

Ik geloof dat vertrouwen de ruimte biedt voor een team dat zich overal ter wereld kan bevinden, die zijn eigen werk indeelt en wordt beoordeeld op resultaten- en ondersteund om die resultaten te houden.

Ik geloof dat de managers en teamleiders van deze nieuwe teams dienend gaan leiden: de lijnen uitzetten, en dan hun mensen gaan ondersteunen om die doelen te halen, ze te helpen waar dat nodig is, op een manier waarop ze zelf verantwoordelijkheid gaan pakken, in plaats van dat jij hun problemen voor ze oplost. Ik geloof dat het hoogste doel voor managers en teamleiders wordt: een sfeer van veiligheid creëren waarin ieder kwetsbaar mag zijn, je fouten mag maken en waar je intrinsieke motivatie komt uit wat je als team en bedrijf bijdraagt aan een betere wereld.

Vergaderingen goed doen is maar een kleine stap, maar één met veel invloed- we hebben er nogal wat van. Stel je voor dat je die regelmatige momenten kunt verdiepen, waardevoller maken, dat je die contact momenten kunt gebruiken om je team naar een hoger niveau te tillen, hoe gaaf is dat?

Gebruik je vergaderingen om echt contact te maken. Om te achterhalen wat ieder wil en te zeggen heeft- in plaats van alleen de extraverte leden met al hun ideeën aan het woord te laten, ook de introverte leden de ruimte laten voelen om hun goede ideeën te delen. Bouw gezamenlijkheid. Verbondenheid. Loyaliteit.

Vergaderingen zijn maar zo’n klein onderdeeltje, maar het heeft zoveel effect.

Durf je teen in het koude water te steken, en geniet van de ideeën (en praktische toepassingen!) om een vergadering een feestje te maken, in plaats van een verplichte hoofdpijn.

Introductie

Zo klein

“Het is maar zo’n klein stukje, vergaderen”, zegt Jeroen de HR-manager. “Is het echt de moeite waard om daar een boek over te schrijven?”

Ik denk na over zijn uitspraak. Klein stukje, zegt hij. Ik vraag hem: “Hoeveel procent van jouw week zit jij in vergadering?”. Een blosje kruipt naar zijn wangen en zijn linker mondhoek krult omhoog in een halve glimlach. “Een kwart van de tijd, denk ik”. Ik kijk hem aan en zeg niets. Ik trek alleen mijn wenkbrauwen omhoog. Hij lacht naar me. “Ok, je hebt gelijk. Ik denk eerder 50 procent. En soms nog wel meer ook. Maar toch…“

Ik begrijp ineens wat hij bedoelt met een klein stukje. Niet klein in de zin van weinig tijd. Maar klein in de zin van: daar kun je zo weinig aan verbeteren. Ik vraag het hem en hij beaamt het. “Inderdaad, dat bedoel ik”.

“Mag ik je een voorbeeld geven van een ander bedrijf?” vraag ik hem. Hij knikt en buigt zich nieuwsgierig naar zijn scherm toe.

Ik vertel Jeroen over het gesprek dat ik de week ervoor had. Ik vroeg een manager welke vergadering hem de meeste hoofdpijn bezorgde. “De maandelijkse staff-meeting”, zei hij. “Zestig medewerkers vanuit Nederland en België. Het duurt zo’n 2,5 uur en tachtig procent van de deelnemers heeft zijn camera uit. En dat terwijl we deze meeting juist houden om meer verbinding te krijgen, de ‘neuzen dezelfde kant op’”. Ik grijns terwijl ik terugdenk aan zijn zin. Ik hou van die mooie kantoorbingowoorden. De neuzen dezelfde kant op; maar welke kant dat is en wat dat betekent weten ze vaak niet. Ik houd die mening voor me, maar Jeroen voelt hem.

“Je kent dit soort meetings wel”, ga ik verder. “De CEO wil iets vertellen over de strategie van het bedrijf. Het hoofd Sales wil graag zijn successen delen. HR moet ook iets kwijt over het nieuwe interne vervoersbeleid en oh ja, we zetten ook nog wat jubilea en jarigen in het zonnetje”. Jeroen knikt. “Reken maar uit. Zestig medewerkers, a 125 euro per uur, deze vergadering kostte dus bijna 20.000 euro. En het leverde niets op. Dat moest dus anders.

De volgende meeting zat ik voor. Ik dacht vooraf na hoe ik de doelen “de neuzen dezelfde kant op” en “elkaar leren kennen” uit de verf kon laten komen. Na 2 minuten had iedereen zijn camera aan en 2,5 uur later waren ze nog steeds aan. Sterker nog, toen de vergadering afgelopen was, wilden ze niet weg! Achteraf kreeg ik feedback hoe blij ze waren dat ze eindelijk weer eens in contact waren met hun collega’s en zelfs wat nieuwe mensen hadden leren kennen.”

Jeroen kijkt mij scherp aan: “Wat is het verschil? Waarom werkte dat wel goed?”

Goede vraag. Ik denk een minuut na.

Veiligheid

“Veiligheid”, zeg ik. “Alles staat en valt met veiligheid. Ook werken met de energie van de groep, zorgen dat iedereen betrokken blijft. Maar veiligheid is het geheim.

Met 60 man in één meeting is het best lastig ervoor te zorgen dat het veilig is. En veilig blijft. Dat vraagt iets van iedereen, niet alleen van de voorzitter. Maar de voorzitter heeft daar de controle over, met de juiste tools – en de kennis van hoe je die inzet.”

Jeroen haalt diep adem. “Ik wil je graag een voorbeeld geven en horen hoe dat anders had gekund”. Ik knik.

“We hadden vorige week een meeting van ons volledige management. Op een gegeven moment vraagt de CEO: ‘Wie kan mij een voorbeeld geven van een goed salesgesprek?’ De vraag kwam uit de lucht vallen en wij, de andere leden van het MT, voelden ons meteen… ja, onveilig inderdaad. Niemand durfde antwoord te geven, terwijl we allemaal een salesachtergrond hebben en dus echt wel iets zinnigs te zeggen hadden op deze vraag! Maar de toon en de confrontatie… We kregen het voor onze kiezen hoor: ‘Hoe is het mogelijk dat niemand hier antwoord op kan geven, dat is nou precies wat er niet goed is hier binnen het bedrijf.’ En zo verder. Je begrijpt dat we allemaal krakende hersens hadden maar echt iets zinnigs kwam er niet uit. Uiteindelijk was er één iemand die iets durfde te zeggen, maar toen was het leed al geschied.”

Ik luister en huiver. Dit is niet de enige organisatie waar dit gebeurt. Ook al is het met de beste bedoelingen, op deze manier krijg je nooit de resultaten die je wilt. Deze aanpak doet iets met de groep, tot lang nadat de meeting is afgelopen.

Jeroen vraagt: “Hoe kan dit anders? Hoe krijgen we de medewerkers zover dat ze wél wat zeggen?”

Ruimte

Het feit dat het altijd zo ging, is geen excuus om het altijd zo te blijven doen. Hoe mooi zou het zijn als het anders, beter kon. Hoe harder je aan mensen trekt, hoe minder ze bewegen. Ze vertellen dat ze iets moeten, heeft een averechts effect. In plaats daarvan is kun je ze beter ruimte geven. En dat is minder lastig dan het lijkt. Ik denk na over hoe het anders kan, veiliger.

“Ik zou jullie vragen papier en pen te pakken en voor jezelf op te schrijven wat je als onmisbare onderdelen beschouwt van een goed salesgesprek. Daarna zou ik je vragen om te delen wat je hebt opgeschreven. Iedereen krijgt evenveel tijd. Ik verzamel dan alles op een flipover. Dan heb je ineens een heel andere discussie.”

Jeroen zijn ogen beginnen te stralen. “Ik zie wat je bedoelt met veiligheid”. Ik lach naar hem.

“Ik neem alles terug wat ik heb gezegd over dat het maar een klein onderwerp is. Wat een verschil kun je maken als je dit onderdeel van je dag effectiever kunt maken!”

Dit boek gaat over vergaderen. Hoe je beter, slimmer, effectiever en meer ontspannen online kunt vergaderen. Hoe je je vergaderingen meer impact kunt geven. De nadruk ligt op online, maar als je de principes snapt van online vergaderen, kun je ook beter hybride vergaderen.

Samenwerken

Je gaat niet alleen lezen over vergaderen, ook over samenwerken. Want de vergaderingen waar je er toch al veel van hebt, kunnen je helpen om beter samen te werken en te verbinden. Een vergadering wordt zo een krachtig instrument; een instrument dat je toch al inzet in je organisatie.

Mooi, toch?

Van alle 120 managers die ik heb geïnterviewd, waren er twee die dachten en hoopten dat iedereen weer terug naar kantoor zou komen. Alle anderen zagen een verschuiving binnen de organisatie naar meer vrijheid; gemiddeld 2,5 dag per week thuis werken en 2,5 dag op kantoor. Er zijn medewerkers die maar een dag per maand naar kantoor komen, omdat zij veel verder weg wonen. En anderen die vier dagen in de week op kantoor zijn, omdat ze thuis niet rustig kunnen werken.

Als je elkaar niet meer elke dag ziet, wordt het nog veel belangrijker om je team te blijven versterken.

Met dit boek wil ik je helpen hoe je de vele vergaderingen kunt gebruiken voor onderlinge verbinding en het opbouwen van je team.

Een team bouw je niet door een dag op de hei te gaan zitten en vlotten te bouwen. Ook leuk, en zeker nuttig, maar het team vormt zich in de dagelijkse dingen, in de onderonsjes, in hoe makkelijk je elkaar vindt, in hoe goed je elkaar kent. Jij vergadert binnen je bedrijf en daarmee heb je alle gereedschap voor een hecht team in handen.

Guus Meeuwis

Twee jaar lang moesten we thuis werken, en het was helemaal niet zo beroerd als we altijd dachten. Natuurlijk misten we contact en moesten we een heleboel leren, maar als je terugkijkt hebben we dat helemaal niet zo slecht gedaan.

Vergaderen bleek niet zo makkelijk. De werkoverleggen wel, dat ging alleen maar beter en veel efficiënter. Maar brainstormen en grote meetings, dat kon toch helemaal niet?

Artiesten dachten hetzelfde over concerten. Tot Guus Meeuwis dacht: “Kan niet bestaat niet” en dat idee volledig doorbrak met zijn initiatief “de Livestreamers”. Kunnen mensen niet meer naar een concert? Dan breng ik mezelf naar de mensen toe.

Samen met zijn team en met ongeveer alle grote Nederlandse artiesten van dat moment bedacht hij een concept om toch muziek te kunnen maken en een feestje neer te zetten.

In een bubbel met het publiek online.

Was het gedoe met tests en mondkapjes? Absoluut.

Was het minder leuk dan met een live publiek? Zeker weten!

Was het minder leuk voor het publiek dan in een zaal zitten? Ook dat!

Maar man wat een feest zette hij neer.

Zolang je gelooft dat het niet kan, kan het inderdaad niet.

Ik geloof hetzelfde over online vergaderen. Dat online vergaderen ook super inspirerend, verbindend, waardevol en energiek kan zijn. Als je dat na het lezen van dit boek niet gelooft, dan krijg je je geld terug. Stuur dan een mailtje naar gerdy@flowmeetings.nl.

Thuiswerken blijft bestaan

Het verschil tussen Guus Meeuwis’ Livestreamers en remote vergaderen, is dat er voor Guus geen reden meer is om het nog steeds online te doen (hoewel ik er best een paar kan bedenken Guus, just sayin’). Remote meetings daarentegen zijn een blijvertje.

Toen ik begon met interviews voor dit boek zei men: “Wat zonde van je tijd, iedereen kan toch weer naar kantoor? Waarom zou je dan nog nadenken over remote vergaderen?”

Een paar weken later kwamen de eersten daar al op terug. Want wat bleek: hun medewerkers hadden helemaal geen zin om weer fulltime op kantoor te zitten. En zijzelf eigenlijk ook niet.

Thuiswerken is efficiënt. Je kunt veel beter focussen. Je staat niet in de file. Je eigen koffie is beter dan op kantoor en de lunch meestal ook. Je brengt de kinderen naar school en 5 minuten later zit je achter je laptop. Geen reistijd meer betekent ook dat de auto vaker blijft staan, wat goed is voor de portemonnee en het milieu.

Als jouw team van medewerkers ineens nog maar de helft van de tijd op kantoor komt, hoef je voorlopig niet uit te breiden met nieuwe kantoorruimte. Eén van de geïnterviewde managers gaf aan dat ze zelfs kantoorpanden gingen afstoten.

En er is nog een ander interessant bijkomend voordeel. Op dit moment hebben we in Nederland een schreeuwend tekort aan personeel. Als verpleegkundige kun je moeilijk vanaf een afstand werken, maar voor beroepen in de kennissector (werk dat je van achter een pc kunt doen) heeft de coronacrisis een interessante opening geboden: je hoeft nieuwe medewerkers namelijk niet meer per se van dichtbij te halen. De nieuwe projectmanager woont in Vlissingen en werkt in Arnhem. Ze zorgt dat ze twee dagen in de twee weken op kantoor is waarin ze alle noodzakelijke face-to-face dingen doet en verbinding maakt met het team en alle stakeholders. De overige dagen werkt ze thuis.

Iemand die eerder niet meer dan 24 uur kon werken, kan opeens een 32-urige baan aan, omdat hij eerst de kinderen naar school kan brengen voor hij thuis achter de laptop kruipt.

Genoeg redenen om online vergaderen dus goed onder de knie te krijgen.

Meetings met een complexere invalshoek

Uit de interviews bleek dat werkoverleggen prima gaan. Voor veel managers zijn deze zelfs een stuk effectiever geworden. Met de meetings met een complexere invalshoek hebben we meer moeite. Ik geloof ook dat dit een kwestie van ervaring is. Zoals een teamleider bij een gemeente zei: “We hebben de afgelopen twee jaar gedacht: ‘Ach, het zal onze tijd wel duren’”. Door te blijven wachten tot het ooit overwaait, heeft hij nooit de tijd genomen die nodig was om uit te zoeken hoe je online een goede brainstormsessie kon doen.

Een aantal vergaderingen die je nu waarschijnlijk nog het liefst live doet, kunnen online ook heel goed en soms zelfs beter.

Grote meetings met het hele bedrijf

De kwartaalmeetings, de meetings waar de volledige afdeling bij elkaar komt, of zelfs de hele organisatie, is online een nachtmerrie voor veel managers. De voordelen van een online-versie van deze vergadering zien ze wel: alle medewerkers voor 2,5 uur naar kantoor laten komen, kost sommigen een hele werkdag. Kan zo’n grote meeting online, dan kan iedereen thuisblijven. Dat scheelt een hoop reiskosten en je bent ook nog eens heel duurzaam bezig.

Ook hoef je geen grote theaterzaal af te huren, of zelf zo’n grote zaal in je pand te hebben. Je hebt dus minder kantoorruimte nodig, zeker op de lange termijn.

Ik hoor je vragen: “En hybride dan?” Ja, deze vergadering leent zich daar ook uitstekend voor- en het kan prima, mits je goede voorzorgsmaatregelen neemt (zoals twee facilitators).

Creatieve meetings

Elke sessie die een creatieve component in zich heeft, zoals een brainstorm, een strategische discussie, of de gesprekken voorafgaand aan besluitvorming, zijn live goed te organiseren.

Online vinden we dat nog een stuk lastiger. Hoe zorg je ervoor dat iedereen aan het woord komt? Welke structuur kies je om brainstormen tot zijn recht te laten komen? Welke tools gebruik je en hoe zorg je voor een goed resultaat?

Uit onderzoek blijkt dat online brainstormen zelfs effectiever is dan live brainstormen! Online kun je de regie veel beter in handen houden. Je moet alleen leren hoe je dit doet.

Nieuwe teams of managers

Wanneer je ten tijde van de eerste lockdown al jaren met elkaar samenwerkte, was het gemis aan verbinding een stuk kleiner dan voor teams die net begonnen of waar je als nieuweling binnenkwam. Werkoverleggen zijn online stukken effectiever geworden met als keerzijde het verlies van het informele contact. Het praatje in de wandelgang, het gezamenlijk wachten op de collega die altijd te laat is en de gefluisterde onderonsjes tijdens de toespraak van die langdradige collega. Deze “cement” vindt online minder natuurlijk plaats. Dit zul je actief moeten faciliteren. Hoe creëer je verbinding tussen teamleden onderling en hoe verhoog je het teamgevoel als je elkaar vooral online ziet?

Een nieuw team is fijn om live op te starten en ik zou er zeker voor kiezen gezamenlijk dingen te ondernemen om elkaar beter te leren kennen. Maar meetings kun je gewoon online blijven doen. Sterker nog, je meetings kun je zelfs gebruiken om je team te versterken, live én online.

Voor deze meetings heb ik dit boek geschreven.

Ik gebruik soms het woord meetings in plaats van vergaderingen, omdat “meeting” letterlijk zegt: ontmoeting. Wanneer mensen één op één samenwerken, dekt “vergadering” niet helemaal de lading, maar het is wel een meeting.

Hoofdstuk 1

Waarom je dit boek wilt lezen

Introductie

Gaap. Echt. Waarom zou je in vredesnaam een boek lezen over online vergaderen?

Omdat, als je online vergaderen goed onder de knie krijgt, je werkende leven ineens een stuk leuker wordt. Je vergaderingen worden waardevol en je krijgt meer invloed op de locatie waar je werkt. Je MOET niet meer naar kantoor voor een vergadering.

Als je het voor elkaar krijgt je online meetings net zo goed te laten zijn als de live meetings, creëert dat vrijheid. Je hebt ineens de keuze of je online of live wilt vergaderen. Nu kies je wellicht vaak nog voor live, omdat dat je beter en natuurlijker afgaat. Maar stel dat je online net zo goed kunt vergaderen als live…

Zijn er dan geen nadelen aan online meetings?

Ja, natuurlijk zijn die er! Wat live vanzelf ging, moet je online actief faciliteren.

Veel van de nadelen van thuiswerken zijn minder groot geworden doordat we hybride zijn gaan werken. We zijn deels thuis en deels op kantoor. Veel bedrijven kiezen ervoor hun medewerkers zelf te laten bepalen wanneer ze waar ze willen werken. Daarmee stralen ze vertrouwen uit en ze creëren een geweldige secundaire arbeidsvoorwaarde: flexibiliteit.

Online of live vergaderen is geen zwart-wit keuze. Dit boek is er niet voor om je te overtuigen dat je vooral zoveel mogelijk online moet doen. Ik wil je juist de keuze bieden. Omdat ik geloof, dat als je online vergaderingen net zo effectief, inspirerend en waardevol kunt maken als live, je ineens vrijheid hebt.

Heb je niets aan dit boek voor je live meetings?

Integendeel. Ik had dit boek ook prima kunnen schrijven om al je vergaderingen beter te doen.

Een online vergadering moet je, voor hetzelfde resultaat, bewuster faciliteren dan live. Live kom je nog weleens weg met iets dat niet loopt. Online lukt dat niet. Pas je de technieken die ik in de komende hoofdstukken bespreek ook toe op je live vergaderingen, dan beloof ik je dat ook die vergaderingen ineens meer ontspannen en waardevoller worden.

De vragen die ik in het hoofdstuk “Prepare” stel, kun je prima gebruiken voor de reguliere live vergaderingen. Hierdoor worden je vergaderingen effectiever, als je eerst nadenkt OF je wel moet vergaderen en of je iedereen wel uit moet nodigen. De hoofdstukken “Energy” en “Wisdom of the Crowd” maken je reguliere vergaderingen waardevoller. Ik nodig je daarom uit de principes voor online vergaderingen ook toe te passen op live vergaderingen.

Waarom geen boek over hybride vergaderen?

Hybride lijkt nu veel meer de trend te worden dan online. Dat is waar. Ik heb daar lang over nagedacht. Toch ga ik voor online.

Hybride betekent vaak: we willen graag live vergaderen maar niet iedereen kan erbij zijn dus kiezen we maar voor hybride: we doen een live vergadering en daar haken we een aantal mensen online bij aan.

Een hybride vergadering is niets anders dan twee vergaderingen in één: een online vergadering en een live vergadering. En dan tegelijk.

Wil je hybride meetings onder de knie krijgen, is het essentieel om te zorgen dat je weet hoe je het online goed doet. Dan is de combi een stuk makkelijker.

Als je goed online kunt vergaderen, dan heb je je keuzemogelijkheden al uitgebreid. Door het helder maken van je doelen is het duidelijk welke manier van vergaderen (beter) past. En kun je kiezen. Via de link hieronder vind je een infographic met de opties per soort vergadering.

A black t-shirt with white text Description automatically generated
www.flowmeetings.nl/handboek-alle-informatie

Zelf zou ik altijd kiezen voor live óf online. Enkele uitzonderingen daargelaten zou ik hybride nooit als de standaard kiezen.

Ik hoor veel verhalen over hoe hybride vergaderen juist NIET goed gaan. Dat er twee groepen zijn, een live en een online groep, en dat het snel een live vergadering wordt waar de online deelnemers toeschouwer zijn.

Het is goed om je te realiseren dat we, omdat we er nog niet zo goed in zijn, geneigd zijn de vergadering als live vergadering aan te vliegen. We hebben dus een live vergadering, en de online mensen zijn te gast. De online deelnemers zijn op een groot scherm te zien, terwijl de live mensen aan tafel zitten.

Het kan ook andersom: de hybride vergadering aanvliegen als een online vergadering. Ik kom hier later in het boek op terug. Eerst wil ik je laten zien hoeveel effectiever een online vergadering kan zijn. Daarna begrijp je waarom je bij kleine meetings je de vergadering beter als online kunt aanvliegen met live deelnemers, in plaats van als live vergadering met online deelnemers.

Eén mooie hybride uitzondering wil ik graag benoemen. Ik sprak Onno Beljaars van de SVB. Zij hebben hun medewerkersmeeting met meer dan 600 man hybride gedaan. Je kon kiezen of je online of live aanwezig was. Er waren facilitators live én online. Er werd in kleine groepjes gewerkt, zowel live als online. Dan werkt het heel erg goed: een goede voorbereiding en de meeting aanvliegen alsof je er twee tegelijk doet; eentje live en eentje online.

Door beide groepen werd de meeting als waardevol en interessant ervaren. Het kan dus zeker!

De voordelen van online zagen we pas na een tijdje

“Als we dit geen twee jaar verplicht hadden moeten doen maar het voor 3 maanden waren gaan uitproberen, was dit nooit doorgezet. Dan hadden we nooit de voordelen ervaren van online werken!”, zei een manager bij de Belastingdienst. Hij heeft gelijk. We moesten gezamenlijk door een rouwproces heen: boos zijn, opstandig, verdrietig… en dat duurt langer dan drie maanden. Pas toen we in de acceptatiefase aanbelandden, gingen we langzaam maar zeker ook de voordelen zien van thuiswerken.

Vergaderen wordt door de meeste geïnterviewde teamleiders en managers als efficiënter ervaren. En die efficiëntie kun je niet alleen bereiken met werkoverleggen, maar ook met creatieve sessies. Zelfs vergaderingen met een grotere groep werken online beter dan live, als je maar weet wat je doet. Ons grote nadeel is dat we twee jaar lang hebben gedacht dat het “onze tijd wel zou duren” en we dus nooit nagedacht hebben over hoe het online beter kan . Heb je die efficiëntie in creatieve meetings nog niet zo ervaren, geen nood. Het is een kwestie van oefenen, dan word je er vanzelf beter in. Dit boek gaat je daarbij helpen.

Oefenen met de juiste tools

Diezelfde verbinding maken met je deelnemers die je ook in een “echte” vergadering hebt, is online net zo goed mogelijk als je maar weet hoe. Het is simpelweg een kwestie van oefenen met de juiste tools.

Ik laat je daarom graag kennismaken met de tools en tips die ik in de afgelopen jaren heb verzameld in mijn trainingen en in mijn meetings.

Bij online meetings moet je dat wat live spontaan verliep, de verbinding maken, nu faciliteren. Dat vraagt meer voorbereiding en leiding, maar het resultaat is er ook naar. Je hebt regie en controle waardoor je veel meer uit je meeting haalt. Online heb je ook de beschikking over een aantal fantastische tools. Ik licht er alvast een paar uit, omdat deze een echt toegevoegde waarde hebben ten opzichte van een live meeting.

De mute knop

Hadden we die maar live! Dat je mensen gewoon even uit kunt zetten, hoe heerlijk zou dat zijn.

Je hoeft mensen niet te vragen om stil te zijn, maar je zet iedereen standaard op mute. Verderop in het boek vertel ik hoe je dat op een veilige manier doet voor de deelnemers en ze er zelfs blij mee zijn.

Als iemand te lang aan het woord is, dan zet je hem op mute. Ook hier ga ik later op in, want dat kun je natuurlijk niet zomaar doen, dan is het niet veilig.

Vroeger ging ik graag naar de jeugdkerk in Gouda. Die hadden een geniale uitvinding: een stoplicht. Een preek mocht niet langer dan 10 minuten duren. Na 9 minuten versprong het stoplicht van groen naar oranje. Exact na 10 minuten van oranje naar rood. Op hetzelfde moment ging de microfoon op mute. Heerlijk. Zo overzichtelijk! Degene die preekte wist dus dat hij zich tot de hoofdzaken moest beperken en niet te lang kon uitweiden. Dat kwam de kwaliteit zeer ten goede, geloof me.

Misschien gebruik je deze functionaliteit nog niet, maar het KAN. Denk er maar eens over na wat je dit kan opleveren, mits je dit op een respectvolle en dienende manier inzet.

De breakout-room-stopzetter

Heb je een grote groep en wil je brainstormen in kleinere groepen, dan werkt dat in een live meeting als volgt:

1. Je hebt een tijd gezet tot wanneer ze kunnen brainstormen.

2. Niemand is op tijd weer terug in de plenaire zaal, want de brainstorm is te interessant. Ze zitten midden in een discussie, ze zijn aan het bespreken of het Formule 1 kampioenschap nog wel of niet interessant is met die enorme voorsprong van Max Verstappen, of ze zijn al klaar en hebben zich verspreid over het gebouw om koffie te halen of te toiletteren.

3. Jij als gespreksleider gaat alle groepjes af om ze weer bij elkaar te krijgen.

4. Eén groep is al wel terug, de rest nog niet. Die groep besluit daarom ook maar koffie te gaan halen, aangezien ze toch moeten wachten.

5. Een kwartier later is iedereen weer in de plenaire zaal.

6. Er wordt nog flink nagepraat. Wat leuk is, maar ook weinig efficiënt; we zijn namelijk nooit met zijn allen tegelijk klaar met onze gesprekken. Wanneer er live nog een paar mensen praten, wacht de rest van de groep. En jij moet de boeman spelen door de groep constant te vragen stil te zijn.

Online klik je, op het moment dat jij hebt bepaald, op een knop en zonder pardon knalt Zoom of Teams alle breakoutgroepen dicht en zit je weer met zijn allen bij elkaar. Je krijgt 60 seconden om je er mentaal op voor te bereiden en je rondt gezamenlijk af voor je weer terug bent in de plenaire zaal. Heerlijk! Stel dat je een brainstormsessie hebt met tien mensen en drie groepsopdrachten, dan heb je makkelijk 5 manuren bespaard door het online te doen. Minstens.

Misschien denk je nu: Dat klinkt wel heel cynisch en drill-sergeant-erig. Dat is het ook. Maar denk er eens over na. We zijn in een live sessie ontzettend lief voor diegene die te lang doorkletsen. We vinden het onbeleefd iemand te interrumperen. We laten hen beleefd uitpraten, maar het is niet eerlijk ten opzichte van al die andere mensen, en zeker niet efficiënt. Zolang je het toelaat, stimuleer je dit gedrag.

Een geweldige tip van een geïnterviewde gespreksleider: De ELMO. De ELMO staat voor “Enough, Lets Move On”. Iedereen kan een ELMO aangeven, en het is een heel prettige manier om aan te geven dat er genoeg tijd is besteed aan dit onderwerp. Live gebruikt hij er een ELMO pop voor (je weet wel, dat rode schatje uit Sesamstraat), voor iedereen te pakken. Online zetten de overige deelnemers ELMO in de chat, of hij gebruikt zijn eigen knuffel om in beeld te vliegen van bovenaf. Het haalt meteen de angel uit de opmerking.

Check overigens, voor je direct doorgaat, of het gevoel dat er genoeg tijd is besteed gedragen wordt door de groep, zodat je niet alle Elmo’s zomaar accepteert. Laat het een gezamenlijke beslissing zijn. Dit is een geweldige manier om de groep ook verantwoordelijkheid te laten pakken: je kunt als deelnemer in plaats van uit te checken op een constructieve manier aangeven dat je denkt dat er te lang is gesproken. I like it.

Groepjesvorming

Live zie je vaak dat mensen elkaar opzoeken, omdat ze elkaar aardig vinden of omdat ze altijd al samenwerken. Maar in meer diversiteit zit juist een enorme kracht. Die kun je online veel makkelijker stimuleren. Je kunt online groepen willekeurig indelen, waarmee je voorkomt dat altijd dezelfde personen elkaar opzoeken. Natuurlijk kun je dit live ook doen. Maar online kun je niet valsspelen, het zet je eigen mening of ideeën uit. Dan wordt het echt “objectief”.

Tijdig beginnen

Er is maar één moment dat je op tijd kunt komen. Ben je er niet, dan ben je óf te vroeg, óf te laat.

~Johan Cruijff

Live meetings beginnen vrijwel altijd minstens 5 minuten te laat en dit wordt algemeen geaccepteerd. Het Haags kwartiertje, fashionably late zijn… Hoe belangrijker je bent, hoe later je mag komen.

Live kun je hier moeilijker op sturen, behalve door direct te beginnen. In het hoofdstuk “OWN IT” ontdek je waarom dit wel een goed idee is.

Online daarentegen is het te laat ‘binnenkomen’ minder storend en kun je door met je programma zonder de onderbreking en afleiding- zolang je zelf doorgaat waar je mee bezig bent.

Scherm delen

Je wilt iets opzoeken of verduidelijken. Eén van de deelnemers deelt zijn scherm met het document of programma en iedereen kan tegelijkertijd zien waar het om gaat. Geen nodeloos papierverbruik, maar ook geen vertraging in de vergadering omdat een document rond moet gaan, beamers niet werken, onduidelijk of niet aanwezig zijn of dat maar één iemand het kan zien of naar het verkeerde kijkt. En je kunt er nog meteen in werken ook, gezamenlijk!

Vastlegging

Wat een feest: de opnameknop. Nog lang niet altijd gebruikt, maar hoe fijn is het dat je een meeting, waar een cruciale collega niet bij kan zijn, kunt opnemen zodat deze persoon hem rustig kan terugkijken! Of dat je nog eens rustig kan terugkijken wat er werd gezegd of getoond. Ook wordt het mogelijk verslaglegging achteraf te doen, zodat je volledig kan participeren als deelnemer of notulist.

Ook een digitaal whiteboard vol met creatieve ideeën kan direct door naar de verwerking, zonder dat je foto’s hoeft te maken van de flipovervellen en de projectondersteuner moet vragen zaken uit te werken. Alles wat je gezamenlijk vastlegt, is achteraf eenvoudig terug te halen bij gebruik van de juiste tools. Ik sprak scrumteams die zelfs tijdens live planningen het digitale scrumbord gebruikten en zo het beste van beide werelden pakken.

Oefening

Tijd: 10 minuten

Materiaal: Pen, papier en een timer (je telefoon of een andere wekker/ stopwatch).

1. Zet de timer op twee minuten.

2. Schrijf zoveel mogelijk verschillende meetings op.

3. Kies één van de meetings uit die op dit moment live gaat.

4. Zet de timer op drie minuten.

5. Schrijf alle voordelen op die het online houden van deze meeting heeft.

6. Zet de timer op twee minuten.

7. Schrijf op welke bezwaren er bij je opkomen om deze meeting live te houden.

8. Als je beide lijsten naast elkaar houdt, is het dan de moeite waard om online eens uit te proberen, met dit boek in handen, en te kijken of het toch kan?

Hoofdstuk 2

Online vergaderergenissen oplossen

Online vergaderen is echt niet altíjd de beste oplossing. In de volgende gevallen is het goed om je meeting live te doen. En tegelijkertijd kan het nog steeds online- zolang je je ervan bewust bent dat sommige onderdelen wat meer tijd en energie kosten.

Nieuwe collega’s