Jessica van der Burg

Succesvol inschrijven op aanbestedingen

Verkopen maar dan op papier

Steeds meer bedrijven en overheden besteden werk uit via formele aanbestedingen. Veel managers en ondernemers laten kansen liggen door zich niet in te schrijven. Zonde, want het gaat tenslotte om interessante opdrachten.

In dit praktische boek voor managers en ondernemers lees je hoe je succesvol inschrijft op aanbestedingen en vergelijkbare trajecten. Hoe ziet een aanbestedingstraject er eigenlijk uit en aan welke spelregels moet je voorstel voldoen? Bovendien: hoe kun je kansen herkennen en optimaal benutten? Want inschrijven draait natuurlijk, net als alle andere vormen van acquisitie, om het binnenhalen van de opdracht.

Aanbestedingsadviseur Jessica van der Burg van Tenderwise weet als geen ander hoe dit spel wordt gespeeld. Ze geeft trainingen en begeleidt al meer dan tien jaar bedrijven bij het inschrijven op aanbestedingen.

Digitale editie

Uitgeverij Haystack

Postbus 308

5300 AH Zaltbommel

0418-680180

needle@haystack.nl

www.haystack.nl

Auteur: Jessica van der Burg

Cover en illustraties: jiskavandenberg.nl

Corrector: Carolien van der Ven

ISBN: 9789461260437

NUR: 801, 810

© 2012 Haystack / Jessica van der Burg

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

Inhoud

VOORWOORD

1 HEB JE WAT AAN AANBESTEDINGEN?

2 WAAROM INSCHRIJVEN OOK VOOR JOU HAALBAAR IS

3 HOE VIND JE GESCHIKTE AANBESTEDINGEN?

VOORWOORD

Mensen vragen me wel eens waarom ik me in vredesnaam bezighoud met aanbestedingen. ‘Saai en geestdodend werk, dat past helemaal niet bij je,’ zeggen ze dan. En dat klopt. Saaiheid ligt me absoluut niet.

Inschrijven op aanbestedingen is juist elke keer weer een uitdaging. Verschillende bedrijven uit verschillende sectoren zijn altijd op jacht naar aantrekkelijke opdrachten met behulp van een optimale inschrijving. Het is een uitdaging om deze bedrijven te helpen om zichzelf zo goed te verwoorden dat ze niet alleen de opdracht binnenhalen, maar zichzelf soms ook spontaan heruitvinden. Elk bedrijf heeft unieke eigenschappen. Nu ik al tien jaar actief bedrijven begeleid, weet ik waar ik de spiegel op moet richten zodat ze zichzelf goed bekijken en die eigenschappen zien, zodat ze weer haarfijn weten wie ze zijn en wat ze te bieden hebben. De kunst is vervolgens om dat op papier te verwoorden.

Ik heb het proces van het inschrijven op aanbestedingen goed leren kennen. En als ik íéts heb geleerd, is het wel dat de kern van het inschrijven niets anders is dan verkopen. Verkopen op papier weliswaar, maar nog steeds verkopen. Inschrijven op (Europese) aanbestedingen en andere papieren inkooptrajecten is niets minder dan een extra acquisitiekanaal en daarmee de moeite waard om je in te verdiepen.

De onbekendheid van de aanbestedingen en het zoeken naar houvast heeft in het verleden nogal eens geleid tot een focus op de juridische aspecten ervan, zowel bij de overheid als bij het bedrijfsleven. Zonde, want de goede verstaander weet dat het, net als bij alle inkoop, gaat om het tot stand brengen van de beste match in de markt. De regelgeving speelt natuurlijk wel een rol, maar zou nooit leidend moeten zijn. De inhoudelijke match, dat is waar het om draait! Als je je daarop focust, maakt het niet uit binnen welke regels en richtlijnen je moet werken.

Met dit boek wil ik jou en andere inschrijvers stimuleren om je bij het inschrijven op aanbestedingen te concentreren op dat waar je al goed in bent: het verkopen van de door jullie geleverde diensten en producten!

1 HEB JE WAT AAN AANBESTEDINGEN?

Een relatief kleine speler in de gezondheidszorg deed mee met de aanbesteding van een landelijke organisatie. In deze sector zijn de aanbestedingen meestal het speelveld van de grote partijen. Het management van deze organisatie vond echter dat juist zij de ideale partij voor de opdracht was. Omdat het inschrijven nieuw voor hen was, zetten ze alles op alles en zochten ze in – en extern actief naar kennis en expertise. Zo ontstond er een gretig maar weloverwogen voorstel van een enthousiast team.

Het resultaat? Een geslaagde inschrijving en een inhoudelijk interessante opdracht van dusdanige proportie dat het bedrijf meteen flink groeide. De grote, bekende partijen stonden buitenspel.

Sinds de bouwfraude is het aanbesteden veel in het nieuws geweest en bij een breed publiek bekend geworden, wat de nodige vooroordelen heeft opgeleverd. Veel mensen denken dat inschrijvingen vooral te maken hebben met de bouwsector, miljoenenopdrachten, ingewikkelde juridische trajecten en stapels werk, en ook dat de uitslag (de gunning) van tevoren al vaststaat. Maar is dat eigenlijk wel zo? Kloppen deze beelden en aannames? Laten we ze nader bekijken.

1.1 Vooroordelen onder de loep

Aanbestedingen zijn heel ingewikkeld

Kort door de bocht is een (Europese) aanbesteding een vorm van inkoop, vaak door de overheid, waarbij de leverancier aan de hand van een papieren selectieproces wordt uitgezocht. Er wordt bekendgemaakt dat er een leverancier gezocht gaat worden. Een slimme verkoper ziet daarin een actief koopsignaal: een kans. Een aanbesteding bespaart je dus ook veel gedoe: je hoeft niemand maanden achter de vodden te zitten, de inkoopvraag wordt vanzelf openbaar gemaakt. Een kwestie van gewoon het aanbod filteren op de voor jou interessante aanbestedingen.

Dat is toch vooral iets voor de bouw?

Aanbestedingen worden uitgeschreven voor producten en diensten in vrijwel alle denkbare branches en sectoren. Noem het en het wordt aanbesteed, variërend van toiletpapier tot nieuw te ontwikkelen communicatiesystemen. Tenzij je echt alleen gespecialiseerd bent in grijsgroene HB-potloden van 30 centimeter zal er ergens wel een opdracht voor je bij zitten.

Aanbestedingen draaien altijd om miljoenen

Ja, er zijn miljoenenopdrachten, maar buiten de bouwsector ligt het gros van de opdrachten rond de enkele tonnen. Vanaf 130.000 euro worden opdrachten Europees aanbesteed en daarnaast worden er nationaal ook kleinere opdrachten aanbesteed. Daar hoeft niemand zich qua omvang in te verslikken. Een overheidsopdracht duurt meestal minimaal twee tot vier jaar en vormt daarmee een goed basisingrediënt voor je bedrijfsvoering. Overheidsopdrachten worden bovendien gegarandeerd betaald, iets wat in financieel onzekere tijden extra belangrijk is.

Niets voor mij, al dat juridische gedoe

De manier waarop Europees aanbesteed moet worden, is inderdaad juridisch vastgelegd. Zo weet iedereen waar hij aan toe is en kan er in alle Europese landen gelijk worden gehandeld. Als inschrijver moet echter de kern van je (verkoop)verhaal centraal staan, en niet de juridische details. Inschrijven op een aanbesteding is gewoon verkoop. Als je normaal zakendoet, bijvoorbeeld op basis van gesprekken en offertes, laat je je toch ook niet afleiden door juridische zaken? Hooguit huur je een specialist in om je te faciliteren voor die delen die buiten je eigen vakgebied vallen.

Inschrijven is niets anders dan elk ander omvangrijk offertetraject. Het kost veel tijd en aandacht, maar je weet waar je het voor doet: de kans op een substantiële opdracht.

Dat kost me natuurlijk bergen werk

Aanbesteden is een veelomvattend proces. Inschrijven is dan ook iets wat je niet te licht moet nemen. Maar dat geldt voor alle grote opdrachten, die nu eenmaal veel tijd en dus geld vergen. Overheidsopdrachtgevers staan bekend om hun behoefte aan zekerheid, en het geven van onderbouwing, bewijzen en vertrouwen vergt inderdaad de nodige woorden en bijlagen. Hoewel elke volgende inschrijving minder werk vergt, is de beslissing om structureel te gaan inschrijven op aanbestedingen dan ook een strategische beslissing.

Ach, de uitslag staat toch al vast

Incidenteel zal er heus wel eens een aanbesteding niet helemaal correct verlopen, maar aanbesteden is een geformaliseerd traject dat bovendien steeds meer in de schijnwerpers staat. Ervaring leert dat alles erop gericht is om een zo objectief mogelijke keus voor een leverancier te maken.

Met uitzondering van een eventuele presentatieronde vindt de communicatie plaats op papier: zowel de instructies en de inkoopvraag als later de verantwoording en het antwoord.

Al dat papierwerk

Communiceren via papier is voor velen een nieuw te leren vaardigheid. Sommigen ervaren het als een drempel. Nu is het natuurlijk niet zo dat een verkoper normaliter alles altijd op een dienblaadje wordt aangeboden, dus je bent wel gewend aan het nemen van een drempeltje of twee. In dit geval is het hooguit een andere drempel dan je gewend bent. Je drive blijft gewoon dezelfde: opdrachten binnenhalen, mensen helpen enzovoort.

1.2 Aanbestedingen vormen een groeimarkt

Nog steeds wordt niet alles wat aanbesteed zou móéten worden, ook daadwerkelijk aanbesteed. Daardoor zal het aantal aanbestedingen nog drie keer zo groot worden, nog ongeacht de uitkomst van de nieuwe aanbestedingswet. In andere Europese landen en Brussel groeit het aantal aanbestedingen. Daarnaast hanteren overheidsinstanties steeds vaker een vergelijkbaar traject voor inkopen die ze niet verplicht Europees hoeven aan te besteden. Elke overheidsorganisatie heeft in het inkoopbeleid afspraken staan met betrekking tot opdrachten onder de Europese drempel. Daarin is onder andere vastgelegd hoe deze opdrachten aan marktpartijen moeten worden aangeboden.

De overheid besteedt steeds vaker ook opdrachten nationaal openbaar aan of biedt ze gericht onderhands aan marktpartijen aan. De nadrukkelijke toetsing door accountants van deze regels zorgt voor een betere naleving ervan en dus voor groei van het aanbestedingsvolume.

Onder de noemer RFP (Request For Proposal) of pitch zet ook het bedrijfsleven steeds vaker vergelijkbare procedures in. Combineer dat met de hiervoor beschreven groei, en je zult waarschijnlijk constateren dat het op zijn minst de moeite waard is om je in het verschijnsel van het papieren verkooptraject te verdiepen. Je gaat er vroeg of laat mee te maken krijgen.

In totaal besteedt de overheid maar liefst 57 miljard per jaar uit. Het totaal aan aanbestedingsplichtige opdrachten bedroeg in 2008 volgens het ministerie van Economische Zaken tussen de 11 en 18 miljard euro. Gemeenten met meer dan twintigduizend inwoners nemen de helft van het totale inkoopvolume voor hun rekening. Gemeenten met minder dan tienduizend inwoners vertegenwoordigen slechts 1 procent. Ministeries komen op 9 procent van het totaal uit. De gemeenten met meer dan honderdduizend inwoners hebben met 27 procent het grootste aandeel in het aanbestedingsplichtige inkoopvolume.

1.3 Grijp die kans

Inschrijven op aanbestedingen vormt door de potentie van de opdrachten (zowel qua grootte als qua financiële zekerheid) en de (groeiende) omvang van het aanbod een interessante manier om de bestaande acquisitieaanpak uit te breiden. Hoe je het ook wendt of keert, er is altijd een partij die er met de opdracht vandoor gaat. Dan kun je er maar beter voor zorgen dat jullie die partij zijn.

Natuurlijk is niet alles rozengeur en maneschijn. Zo zijn er ongetwijfeld verschillen met de reguliere verkoopprocessen waaraan je nu gewend bent. Er zijn vast nieuwe drempels die je moet slechten, maar bedenk steeds dat verkopen de kern van de zaak blijft. Hoe je die nieuwe drempels toch succesvol kunt nemen? Dit boek helpt je daarbij. Ik geef handreikingen waarmee je de kunst van het inschrijven op aanbestedingen en vergelijkbare trajecten in de vingers krijgt, waardoor je kansen kunt verzilveren. Kansen zijn er genoeg, de vraag is hooguit: gun jij jezelf een aanbesteding?

Deze vraag hoef je niet meteen te beantwoorden. Lees eerst eens rustig verder over wat aanbesteden is, hoe het werkt en waarin het verschilt van de verkoopmethoden die je gewend bent.

2 WAAROM INSCHRIJVEN OOK VOOR JOU HAALBAAR IS

Zoals ik in het vorige hoofdstuk schreef, worden aanbestedingen vaak ten onrechte met allerlei negatieve labels afgedaan. Aanbestedingen en andere papieren inkooptrajecten zijn echter gewoon verkoopprocessen met alledaagse verkoopkansen – kansen die de moeite waard zijn om je in te verdiepen. Met dit nieuwe inzicht is je visie op aanbestedingen waarschijnlijk op zijn kop gezet. Draai de reader waarmee je deze tekst leest maar eens om, dan zul je merken dat anders aankijken tegen aanbestedingen heel makkelijk is. Gewoon een kwestie van omdraaien. Net als met het inschrijven op aanbestedingen: je bent nog steeds aan het verkopen, maar nu op papier.

Niet iedereen is enthousiast over inschrijven op aanbestedingen en dat is mooi meegenomen, want dat scheelt weer concurrenten. Voorlopig heb je in de meeste branches een voorsprong als je aanbestedingen ziet als kansen. Je hebt echter pas iets aan kansen als je ze ook benut.

Voordat je een factuur kunt versturen, zul je toch de opdracht binnen moeten halen en uitvoeren. En dat betekent dat je daadwerkelijk moet gaan inschrijven!

Hoe werkt het?

Inschrijven op aanbestedingen is te vergelijken met solliciteren. De aanbestedende diensten publiceren een vacature en jouw bedrijf reageert daarop. Een dergelijke ‘bedrijfsvacature’ heet een ‘aankondiging’. Net als met gewone vacatures zijn er specifieke plaatsen waar deze te vinden zijn. En net als met solliciteren is je reactie (inschrijving) een bepalend onderdeel. Op basis daarvan word je uitgenodigd – of niet.

Een inschrijving op een aanbesteding bestaat uit een offerte vergezeld van bewijsmateriaal (denk bijvoorbeeld aan een uittreksel van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel of financiële gegevens). Over het algemeen worden er nogal wat vragen en eisen gesteld en wordt er bovendien veel waarde aan het gedetailleerd en correct beantwoorden van alle vragen gehecht. Het opstellen van een inschrijving kost daarmee behoorlijk wat meer tijd dan de doorsnee offerte. Maar het blijft een offerte, oftewel een document waarin je net als in elk verkoopgesprek duidelijk maakt wat je te bieden hebt, hoeveel het kost en waarom ze voor jullie moeten kiezen.

Verkopen op papier

Ben je niet goed in schrijven? Net als alle andere vaardigheden is goed kunnen schrijven aan te leren. Vraag je wel af of het zinvol is om je op het aanleren van deze vaardigheid te storten. Er zijn altijd mensen in je omgeving (binnen of buiten je bedrijf) die goed zijn in spelling, toon en stijl, en in het helder verwoorden van een complexe boodschap. Schakel hen vooral in, dan kun jij je richten op het belangrijkste voor een inschrijving: het verkopen! Focus je op het tot stand komen van de match met de opdrachtgever en het inzichtelijk maken van de relevante verkoopargumenten.

Hoewel op eventuele presentaties na alles via papier gaat, blijven er – net als bij een verkoopgesprek – talrijke dingen die je als verkoper kunt doen om de succesfactor te beïnvloeden. De vorm waarin het gebeurt, is echter anders. Net als met solliciteren is inschrijven nadrukkelijk geen eenrichtingsverkeer, al zou je die indruk kunnen krijgen omdat het initiatief bij de inkopende partij ligt.

Laat je ook niet weerhouden door het formele karakter van de procedure, die doet denken aan alle dwingende paperassen waarmee we als burger vaak te maken krijgen (belastingaangiftes en dergelijke). Deze keer heb je zelf ook een verhaal te vertellen. Jij bent tenslotte de specialist en dat moet de andere kant goed kunnen beoordelen; net als in een sollicitatiebrief!

Wanneer je beseft dat succesvol inschrijven op aanbestedingen met name draait om jouw verkoopkwaliteiten, wordt het winnen van een inschrijving opeens een stuk realistischer.

3 HOE VIND JE GESCHIKTE AANBESTEDINGEN?

Niet elke aanbesteding is even geschikt om op in te schrijven. Net als met solliciteren passen sommige aanbestedingen nu eenmaal niet bij jullie ervaring of ambities – de doorsnee automonteur maakt niet veel kans op een baan als senior-accountant. Om jullie kansen te optimaliseren is het belangrijk om een goede selectie te maken van alle beschikbare aanbestedingen, waarbij de aandacht bij voorkeur uitgaat naar de meest kansrijke aanbestedingen.

Waar vind je ze, hoe maak je een snelle schifting en waar moet je op letten bij het maken van een definitieve keus? Wat maakt een aanbesteding kansrijk voor jullie? Om die vragen te kunnen beantwoorden moet je eerst iets meer weten over de soorten aanbestedingen die er zijn. Maar uiteindelijk gaat het natuurlijk om individuele aanbestedingen.

3.1 Verschillende soorten aanbestedingen

Er bestaan verschillende soorten aanbestedingen. Je kunt onderscheid maken naar afzender, naar omvang en naar procedure. De afzender en de omvang van de aanbesteding bepalen of deze interessant voor jullie is.

Internationaal versus nationaal

De term ‘Europese aanbesteding’ klinkt heel internationaal en grensoverschrijdend. Er zijn echter veel (Europese) aanbestedingen die een Nederlandse afzender hebben en die zich binnen Nederland afspelen.

Aanbestedingen kunnen een mooie manier zijn om internationale opdrachten binnen te halen, maar de ervaring leert dat concurrentie van vooral binnenlandse partijen groot is. Nog maar een zeer klein percentage van de opdrachten wordt ook daadwerkelijk over de grens gegund.

Logischerwijs heeft reageren op internationale aanbestedingen daardoor alleen zin als jullie organisatie al internationaal actief is of op zijn minst concrete ambities daartoe heeft. Internationaal zakendoen heeft immers consequenties voor zowel jullie handelen als jullie concurrentiepositie.

Tip: ‘Lees goed,stel vragen en voorkom interpretatieverschillen. Leg ‘gebruikelijk in de markt’ opzij en kijk echt naar de opdracht.’ Bas Zuiderent, demand manager ICT Public Sector

Europese aanbestedingen

Europese aanbestedingen zijn opdrachten van alle Europese overheidsinstanties, dus ook van Nederlandse. De afzender van een dergelijke aanbesteding kan een gemeente zijn, een ministerie, maar ook een waterschap of universiteit. Opdrachten vanuit Brussel (de Europese commissie en het Europees Parlement) vallen hier ook onder. Brusselse aanbestedingen zijn vaak extra interessant vanwege de overzichtelijke afstand. Onderzoek leert echter dat bedrijven met een vestiging in Brussel en een internationale achterban nog steeds de meeste kans maken op kleinere opdrachten onder de aanbestedingsgrens. Het gebrek aan afstand en de gewenste flexibiliteit (bijvoorbeeld ’s avonds dingen leveren) worden als voornaamste redenen aangegeven. Het is dus interessant om eens naar samenwerkingspartijen in Brussel te zoeken!

Financiële instellingen

Internationale aanbestedingen kunnen aanbestedingen van reguliere Europese overheidsorganen zijn, maar ook aanbestedingen die worden uitgezet door de IFI: Internationale Financiële Instellingen. Deze financiële instellingen bestaan onder andere uit de NAVO, de VN, de Wereldbank en andere bekende en minder bekende internationale financiële organisaties. Opdrachten hebben net als Europese aanbestedingen betrekking op allerlei zaken, van consultancy tot het aanleggen van hele elektriciteitsnetwerken.

De aanbestedingen die door de IFI worden uitgezet, hebben een aparte status, ze zijn namelijk niet Europees en zijn niet terug te vinden op de plekken waar de meeste actuele aanbestedingen staan. Het is dus niet verwonderlijk dat de mondiale aanbestedingen van de IFI zich in de dode hoek van het Nederlands bedrijfsleven bevindt. In het verleden was het Nederlandse bedrijfsleven nog relatief succesvol actief met het binnenhalen van deze IFI-opdrachten, nu doen we het minder goed en is er een roep vanuit het ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie om meer opdrachten van de IFI binnen te halen. Een rapport van Economische Zaken uit 2010 geeft handvatten voor succes.

Tip: Download het rapport van het ministerie van Economische Zaken via www.succesvolinschrijven.nl/rapportez

Nationale aanbestedingen

Europese aanbestedingen kunnen dus ook betrekking hebben op Nederlandse opdrachten. Er zijn echter ook nationale aanbestedingen. Wat is dan het verschil? Het grootste verschil is dat een Europese aanbesteding een verplichte aanbesteding is waarbij de aanbestedende partij zich aan de Europese regelgeving moet houden, en dat de nationale aanbesteding de Nederlandse regelgeving volgt.

Praktisch gezien zul je als marktpartij vooral merken dat de bedragen die met deze aanbestedingen gepaard gaan, anders zijn. Nationale aanbestedingen betreffen kleinere opdrachten, kleiner zijn dan de vastgestelde Europese aanbestedingsnormen. De ondergrenzen voor het Europees aanbesteden (ook wel drempelbedragen genoemd) worden elke twee jaar opnieuw vastgesteld.

Tip: ‘Als je je kansen wil vergroten moet je als inschrijver niet alleen de invuloefening doen maar de aanbestedende dienst tot het bot begrijpen, zijn taal spreken en hem vervolgens op weg helpen.’ Erwin van Gorkum, senior leveranciers – en contractmanager Ministerie van Binnenlandse Zaken

Tip: Meer informatie over deze aanbestedingsnormen is te vinden via www.succesvolinschrijven.nl/normen

Drempelbedragen Europese aanbestedingen

Werken

5.000.000

Leveringen aan centrale overheidsinstanties

130.000

Leveringen aan decentrale overheidsinstanties

200.000

Diensten aan centrale overheidsinstanties

130.000

Diensten aan decentrale overheidsinstanties

200.000

Overheidsopdrachten op het gebied van onderzoeks – en ontwikkelingsopdrachten en telecommunicatiediensten, en diensten vallend onder bijlage IIB

200.000

Bron: Richtlijn 2004/18/EG. Deze informatie is geldig tot en met 31 december 2013 (in euro’s en exclusief btw)

Binnen de huidige wet- en regelgeving worden de aanbestedingen verdeeld in drie onderwerpen: werken, leveringen en diensten. Werken gaat over alle bouwkundige en civieltechnische opdrachten inclusief onderhoud en verbouwwerkzaamheden. Leveringen gaat over huur/koop, huurkoop of lease van producten en de installatie ervan - zoals bijvoorbeeld kantoormeubilair, en diensten gaat eigenlijk over alles wat niet in de vorige rubrieken valt - denk aan het schoonmaakdiensten of HR activiteiten.In de praktijk is er een groot verschil tussen de regelgeving met betrekking tot werken en de andere twee sectoren, maar komen diensten en leveringen nagenoeg overeen. Je kunt je voorstellen dat er bij het bouwen van grote projecten met veel stelposten heel andere zaken van belang zijn als bij het inkopen van bijvoorbeeld de jaarlijkse voorraad strooizout.

De nationaal-openbare aanbesteding is een procedure waarbij de aanbesteding doorgaans nationaal bekend wordt gemaakt (bijvoorbeeld op tenderned.nl of op aanbestedingskalender.nl en/of op hun eigen website), zodat alle geïnteresseerden kunnen inschrijven. De termijnen van de procedure kunnen afwijken van de Europese aanbestedingen.

De enkelvoudig of meervoudig onderhandse aanbesteding is een vorm van aanbesteden waarbij de aanbestedende partij zelf bepaalt wie er uitgenodigd worden om een aanbieding te doen in plaats van af te wachten wie er reageert. Bij een enkelvoudige is dat maar één partij, bij een meervoudige worden meestal drie tot vijf partijen om een offerte gevraagd. Gemeentes zijn de grootste opdrachtgever van dit soort aanbestedingen. Elke gemeente bepaalt zelf haar inkoopbeleid, net zoals elk bedrijf zijn eigen inkoopbeleid bepaalt. Dit beleid is vaak op de website terug te vinden. Dankzij de Wet openbaarheid van bestuur is dit beleid op te vragen.

Tip: ‘Als je je kansen wil vergroten moet je als inschrijver niet alleen de invuloefening doen maar de aanbestedende dienst tot het bot begrijpen, zijn taal spreken en hem vervolgens op weg helpen.’ Erwin van Gorkum, senior leveranciers – en contractmanager Ministerie van Binnenlandse Zaken

Bedrijfsleven

De meeste bedrijven – nationaal en internationaal – zijn niet verplicht om de inkoop van producten of diensten aan te besteden. Ze kunnen zelf bepalen hoe ze hun inkoopproces invullen. Nog steeds de meest gebruikte manier van inkopen is dat er drie offertes worden opgevraagd en dat daaruit wordt gekozen. Maar hoe groter een bedrijf, hoe groter de kans dat er centraal en professioneel wordt ingekocht. Zeker voor de wat grotere opdrachten kunnen trajecten worden ingezet die vergelijkbaar zijn met aanbesteden. Dat gebeurt vaak onder de noemer Request For Proposal (RFP) of Request For Information (RFI).

Bedrijven omschrijven in een uitgebreid document wat ze zoeken en wat de te volgen procedure is. Ook deze trajecten hebben ten doel om zo objectief mogelijk – via een papieren traject – de beste partij te kiezen. Zelfs al zijn deze partijen flexibeler en wordt er bijvoorbeeld meer ruimte gegeven aan persoonlijk contact, het papieren verhaal is ook hier leidend.

In de creatieve sector worden vaak zogenaamde pitches of bureaupitches uitgezet, bijvoorbeeld voor reclamebureaus of architectenbureaus. Zo’n pitch is een competitie waarin verschillende bureaus meedingen naar de opdracht. Dit kan ook in aanbestedingsvorm; dan heet het een prijsvraag. In het geval van een pitch kan een opdrachtgever zijn eigen regels bepalen. Net als bij aanbestedingen is het vooral een uitgebreid selectieproces, maar anders dan bij aanbestedingen is hier juist wel sprake van live contact en van inhoudelijke presentaties. Meedoen kan meestal op uitnodiging. Wanneer er om inhoudelijke voorstellen wordt gevraagd, is het gebruikelijk dat er een van tevoren bekendgemaakte fee wordt betaald; dat kan overigens ook het geval zijn bij aanbestedingen. Dit staat doorgaans al in de aankondiging, maar het wordt in elk geval altijd in de aanbestedingsdocumenten opgenomen. Het grootste verschil met overheidsaanbestedingen is dat bedrijven hun opdrachten meestal niet publiekelijk adverteren, maar zelf de potentiële leveranciers benaderen. Voor je acquisitie betekent dit dat het zaak is bekend te zijn bij deze partijen, zodat je ook daadwerkelijk uitgenodigd kunt worden.

Tip: ‘Inkoopgedrag wordt ingegeven door het rendement van het bedrijf. Op dit moment door de crisis dus vooral costsaving.’ @Mercury_nl

Openbaar versus niet-openbaar

Als het over aanbestedingen gaat, worden er al snel termen gebruikt die met de te volgen procedures te maken hebben. Die procedures hebben voor inschrijvers invloed op dingen als doorlooptijd, invloed op de eindprijs, invloed op de aan te schaffen oplossing en of je wel of niet meteen een sterk inhoudelijk voorstel moet doen.

Nieuwe business, dat aanbesteden?

Welnee, het Europese aanbesteden bestaat al heel lang. Sinds 1971, al was het toen nog alleen voor de bouw. En hoewel dat in de dagelijkse gang van zaken meestal verloren gaat, is de achterliggende gedachte nobel en gericht op professioneel zaken doen.

Europa wil naar een grote vrije interne markt toe. Daarom zijn er richtlijnen voor overheidsopdrachten binnen Europa. Die moeten zo in de markt worden gezet dat alle potentiële leveranciers dezelfde kansen maken.

Gelijke behandeling, transparantie en objectiviteit zijn dus de uitgangspunten. In juridische termen heten die uitgangspunten de ‘algemene beginselen van het aanbesteden’. Van tevoren moet het inschrijfproces helder zijn. Er moet bekend zijn aan welke eisen de inschrijvers moeten voldoen, en hoe de inschrijvingen beoordeeld gaan worden (transparantie). Daarnaast moet de uiteindelijke beoordeling controleerbaar zijn (objectiviteit) en mag niemand voorgetrokken of achtergesteld zijn (gelijke behandeling). Eigenlijk allemaal afspraken die ook de belangen van het bedrijfsleven behartigen.

De twee meest voorkomende vormen van (Europese) aanbestedingen zijn de openbare en de niet-openbare aanbesteding. Wat zijn de verschillen en wat betekenen de termen voor jou als inschrijver?