Stephan ten Kate

Slimmer online werken in 60 minuten

Heb jij ook last van te veel informatie en te weinig tijd? Ontdek hoe je slimmer online kunt werken door gebruik te maken van je smartphone, tablet en computer.

In dit boek beschrijft lifehackingexpert Stephan ten Kate honderden tips en tools waarmee je makkelijker en sneller kunt werken.

Weinig tijd, maar veel ambities? Informeer jezelf snel en grondig met de boeken in de serie Digitale trends en tools in 60 minuten. De serie is een initiatief van Uitgeverij Haystack in samenwerking met Frankwatching.com, het toonaangevende platform voor online trends, tips & tricks.

Digitale editie

Uitgeverij Haystack

Postbus 308

5300 AH Zaltbommel

0418-680180

needle@haystack.nl

www.haystack.nl

Frankwatching

www.frankwatching.com/60

redactie@frankwatching.com 

Auteur: Stephan ten Kate

Corrector: Carolien van der Ven

Cover: Levin den Boer

ISBN: 9789461260666

NUR: 801

© 2013 Uitgeverij Haystack / Stephan ten Kate

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronisch of op welke wijze ook en evenmin in een retrieval system worden opgeslagen zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

INLEIDING

Een afspraak maken? Tot enkele jaren geleden gebruikte je daarvoor een agenda, nu je smartphone. Een vergadering met een collega in een andere stad? Skype. Een nieuw product presenteren? YouTube. Het merendeel van ons werk en onze communicatie vindt inmiddels plaats via beeldschermen.

Deze digitalisering biedt veel voordelen. Je kunt bijna overal werken wanneer je maar wilt. Apparaten, software en mensen staan met elkaar in verbinding, waardoor je altijd en overal toegang hebt tot online informatie en bestanden. Alles is digitaal en mobiel beschikbaar. De kunst is slechts om slim met al die beschikbare informatie en online mogelijkheden om te gaan.

De digitale versnelling van de afgelopen jaren zorgt namelijk ook voor uitdagingen. Een berg aan informatie, een overvolle inbox en een wirwar van online tools zijn de keerzijden van ons online leven. Er dreigt zelfs een digitale kloof tussen internetters, want de een vindt sneller zijn weg op het web dan de ander. Uit onderzoek blijkt dat we zo’n acht procent aan werktijd verliezen door onze gebrekkige digitale vaardigheden. Dat is niet vreemd: we hebben er op school nooit les in gehad en niet iedereen heeft tijd en zin om alle nieuwe mogelijkheden bij te houden.

Gelukkig is het niet zo moeilijk. In dit boek heb ik de belangrijkste mogelijkheden op een rij gezet, zodat jij ook slimmer online kunt werken. Gebruik alle tips en tools in dit boek, zodat het ‘online gewoontes’ worden. Informatie verzamelen en zoeken zal makkelijker gaan, je bespaart tijd met het standaardiseren van taken en e-mailstress is verleden tijd. Je zult meer focus hebben én je leert gebruik te maken van de kracht van sociale media.

Zo, ben je klaar voor de toekomst? In 60 minuten op weg naar de wondere wereld van de kenniswerker 2.0!

Hoe je dit boek kunt gebruiken

Dit boek is opgedeeld in acht hoofdstukken, die allemaal een onderdeel van jouw werk(dag) behandelen. Je kunt daarom rustig bladeren en lezen wat jij op dat moment nuttig acht.

De genoemde tools en apps zijn vaak gratis (je bent tenslotte Nederlander!) maar hebben soms betaalde uitbreidingen. Bepaalde hulpmiddelen zijn multifunctioneel en die kom je in meerdere hoofdstukken tegen. Achter in het boek vind je alle genoemde apps en tools in een handig overzicht. Google de naam van de vermelde tools en je vindt ze zonder problemen.

Uitdaging

Ik ben Stephan ten Kate, e-businessmanager, blogger en spreker. Ik ben een online fanaat, maar wel met een focus op de essentie: waarde toevoegen en uitgaan van de mens als gebruiker. Web 2.0 en sociale media worden immers al genoeg gehypet. Ik ga de uitdaging aan door te stellen dat je uit dit boek minimaal vijf handige tips en tools haalt, waar je binnen 48 uur al plezier van hebt.

Heb je vragen of wil je jouw ervaringen delen? Ik hoor ze heel graag:

• Voeg me toe op Twitter: @stenkate. Je kunt voor tips en/of vragen ook de hashtag #sow60 gebruiken.

• Laat je horen via mijn Facebookpagina:

facebook.com/stephantenkate

• Of laat een bericht achter op mijn blog:

www.stephantenkate.nl

1 • INFORMATIESTRESS VERMINDEREN IN TWEE STAPPEN

In dit boek laat ik je zien dat er veel nuttige tips en tools bestaan die jouw werk gemakkelijker en leuker maken. Maar slim online werken in de huidige informatiemaatschappij, behelst meer dan het toepassen van een paar digitale trucs. Met de beschreven hulpmiddelen zal je productiviteit stijgen, maar je hoofd blijft vol zitten met (onnodige) informatie. Gevolg: tijdwinst op de korte termijn, informatiestress op de lange termijn.

Om de constante stroom van informatie en taken te verwerken heb je als kenniswerker een slim systeem nodig met dagelijkse gewoontes. Door je werk goed te organiseren behoud je focus en belast je je hersenen niet met onnodige prikkels. Je hebt daardoor meer ruimte om óver iets na te denken, in plaats van continu áán iets te denken! In de woorden van de bekende managementgoeroe Steven Covey: ‘It’s not what happens to us, but our response to what happens to us that hurts us.’

Dit hoofdstuk gaat als enige niet om technologie, maar om de manier waarop je slimmer kunt omgaan met de onvermijdelijke informatiestroom. De principes erachter zijn namelijk leerzamer dan het leren van een softwaretrucje. In de rest van het boek zul je zien dat de gewoontes die ik je nu ga uitleggen, helpen bij verschillende activiteiten en toepasbaar zijn in combinatie met veel online hulpmiddelen.

In essentie kun je informatiestress in twee stappen verminderen:

1. Alle binnenkomende informatie centraal verzamelen.

2. Deze verzamelde informatie regelmatig verwerken tot concrete acties.

Hoe je met de acties omgaat en welke online tools daarbij handig zijn, beschrijf ik in hoofdstuk 2.

1.1 Informatie centraal verzamelen

Loop je over van informatie? E-mails, documenten, tweets, WhatsApp-berichten, notities, sms’jes, voicemails, LinkedIn-meldingen: er komt nogal wat op je af! Daarnaast heeft elk platform ook nog eens zijn eigen inbox waar je in moet kijken om actie te ondernemen. Als je niet oppast, word je geleefd door die stroom van versnipperde informatie.

Is er een oplossing? Jazeker. Overzicht houden in deze continue informatiestroom begint met het centraal verzamelen van die informatie.

Hoe begin je? Het principe is eenvoudig: verzamel alle informatie die binnenkomt in een beperkt aantal inboxen. Elke inbox is een vaste plaats voor binnenkomende informatie waar je nog iets mee moet doen.

Net zoals mails binnenkomen in je ‘postvak in’, kun je ook alle papieren rapporten en brieven in een fysieke inbox opvangen; een eenvoudige plastic bak op A4-formaat is al voldoende. Voor informatie die je onderweg verzamelt, kan een plastic map als inbox dienen. En wat te denken van al die gedachten en ideeën die in je opkomen? De beste komen vaak op de gekste momenten. Verzamel ze direct in een online notitieboek zoals Evernote (deze multifunctionele tool zul je nog vaker voorbij zien komen) of stuur jezelf een e-mail met je briljante idee vanaf je smartphone. Dat kan bijvoorbeeld met de apps Captio en Swipy (Apple) of Jotter (Android).

Door het gebruik van deze inboxen houd je de controle over alle binnenkomende informatie.

Hierbij gelden wel twee belangrijke spelregels

1. Beperk het aantal inboxen. Met tientallen verzamelplekken heb je nog steeds geen overzicht.

2. Verwar verzamelen niet met organiseren.

Als iets binnenkomt in je inbox, moet je het niet direct indelen op onderwerp en/of prioriteit. Het is veel handiger om alles in een algemene inbox te stoppen en deze op bepaalde momenten te legen. Anders ben je alsnog constant informatie aan het verwerken.

1.2 Leeg je inbox

Als je een stapel post op de deurmat vindt, haal je deze weg omdat je er anders over struikelt. Hetzelfde geldt voor (online) inboxen: je moet ze regelmatig legen om te voorkomen dat je over al je informatie valt. Volgens productiviteitsgoeroe David Allen heeft het legen van inboxen niets te maken met het direct afhandelen van je e-mail, notities of voicemail. Nee, het gaat bij het legen van de inboxen om de vraag of er actie moet worden ondernomen.

Doe hetzelfde als met de post op de deurmat: sommige folders gooi je direct in de prullenbak, maar een brief van de Belastingdienst leidt tot actie: je maakt bijvoorbeeld een aantekening in je agenda voor het opmaken van je belastingaangifte. Je deurmat is weer leeg zonder dat je die aangifte direct hebt gedaan. Dat doe je namelijk wanneer het jou het best uitkomt. Hetzelfde geldt voor je zakelijke inboxen: als er iets in je inbox zit, moet je vooral besluiten wat je ermee moet doen.

Hoe kun je zonder informatiestress je inbox verwerken? Eigenlijk is het vrij eenvoudig. Je gaat als volgt te werk: behandel elk item uit de inbox en neem een van de volgende beslissingen. Sla niets over, zodat je alle stapels wegwerkt. Stapels leiden alleen maar af. Beslis:

• Kan iets weg? Gooi het meteen weg.

• Krijg je informatie die alleen ter referentie gebruikt kan worden? Stop deze direct in het juiste archief of in de juiste map.

• Moet iemand anders iets met de informatie doen? Delegeer de taak; stuur hem door en maak een notitie als je er een reactie op verwacht (meer hierover volgt in hoofdstuk 2).

• Krijg je informatie waar je zelf iets mee moet en kan dit binnen twee minuten? Voer deze actie dan meteen uit. Snel ‘doe het nu’-acties uitvoeren geeft je een goed gevoel én het bespaart je de tijd die het kost om de actie op je takenlijst te zetten. Dit is de tweeminutenregel!

• Is er een actie nodig waar je meer dan twee minuten mee bezig bent? Doe dit niet direct, maar zet de actie in een takenlijst. Ze zit dan niet in je hoofd, maar wel in je systeem.

• Moet je de opvolgende actie op een specifieke tijd of dag uitvoeren? Zet deze dan in je agenda of koppel deze in je takenlijst aan een specifiek tijdstip.

Verwerk de inboxen regelmatig tot ze leeg zijn – en regelmatig betekent: minimaal dagelijks. Doe dit bij je e-mailinbox zelfs enkele keren per dag, want zo voorkom je dat hij overvol raakt. Dit systeem moet een gewoonte worden waar je op terug kunt vallen. Dat de inboxen leeg zijn, betekent dus niet dat je alle acties al gedaan moet hebben: daar heb je een takenlijst en een agenda voor.

Bedankt voor het lezen van deze preview. Nieuwsgierig naar meer? Bestel dit e-book en lees snel verder!

Bezoek onze website voor meer informatie over dit boek, de auteur en andere boeken van Uitgeverij Haystack:

www.haystack.nl