OVER DIT BOEK

Arjan Yspeert geeft presentaties en trainingen over succesvol adviseren. Hij begeleidt individuele adviseurs bij het opzetten van een succesvolle praktijk. Als marketingadviseur helpt hij mkb-ondernemingen en begeleidt hij startups bij het organiseren en financieren van hun bedrijf.

Inhoud

OVER DIT BOEK

DE VRIJE ADVISEUR

VRIJ ADVISEREN

1 • DE ACHT REGELS VAN VRIJHEID

Arjan Yspeert

DE VRIJE ADVISEUR

Succesvol adviseren door je eigen spelregels te volgen

Eerste druk november 2016

Uitgeverij Haystack

Postbus 308

5300 AH Zaltbommel

0418-680180

www.haystack.nl

needle@haystack.nl

Auteur: Arjan Yspeert

Corrector: Carolien van der Ven

Illustraties: Ellen Beck (www.ellenbeck.nl)

Vormgeving omslag: Levin den Boer

Opmaak: Debbie Brok

ISBN: 9789461262042

NUR 800

© 2016 Arjan Yspeert / Uitgeverij Haystack

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

VRIJ ADVISEREN

Het geheim van geluk is vrijheid, het geheim van vrijheid is durf.’

Carrie Jones

Managers en ondernemers hebben goed advies nodig. Sterker nog, ze kunnen niet zonder. Dagelijks presenteren zich grote en kleine problemen waar ze beslissingen over moeten nemen. Het gaat vaak over zaken waar ze weinig of geen verstand van hebben. En ze zijn al zo druk, dus ze kunnen wel wat hulp gebruiken.

Dat komt goed uit, want jij hebt goed advies dankzij een studie, jarenlange ervaring of een combinatie van deze twee. Bovendien heb je de gave om andere mensen te overtuigen van jouw ideeën. Maar toch ben je niet tevreden over je adviespraktijk. Terwijl je hard werkt, verdien je minder dan je lief is. En hoewel je gek bent op je werk, voel je je soms niet zo gemotiveerd.

Net als jij was ik ook ooit stiekem ontevreden over mijn werk als adviseur. Op een dag besloot ik om de knoop door te hakken en het allemaal anders te gaan doen. Ik heb veel dingen veranderd, maar er zijn er drie die het verschil hebben gemaakt: kiezen voor vrijheid, alleen nog maar werken voor het mkb en stoppen met werken op uurbasis.

Is het echt zo simpel? Inderdaad, zo simpel is het om een vrije adviseur te worden, weer plezier te krijgen in je werk en een succesvolle praktijk als adviseur op te bouwen.

Kies voor vrijheid

Elk bedrijf dat een adviseur inhuurt, doet dat omdat het een probleem niet zelf kan oplossen. Misschien zeggen jouw klanten dat ze jou inhuren omdat ze geen tijd hebben voor het werk dat jij moet doen, maar dat is onzin. De belangrijkste reden waarom ze jou bellen, is omdat ze iemand nodig hebben die unieke expertise heeft – die zij niet hebben. Maar dit is niet alles, er is nog een reden die veelal onbesproken blijft: ze zoeken iemand die eigenwijs genoeg is om de juiste oplossing te bieden. Jouw klanten hebben niets aan de zoveelste medewerker die hen naar de mond praat, ze hebben iemand nodig die onafhankelijk is en zich vrij genoeg voelt om hen desnoods tegen te spreken. Helaas doen de meeste adviseurs dit niet. Volgens het adagium ‘wiens brood men eet diens woord men spreekt’ doen veel adviseurs braaf wat hun opdrachtgever hun vraagt, wat zelden leidt tot de beste oplossing.

Ik besloot op mijn strepen te gaan staan en in alle opzichten voor vrijheid te kiezen. Tot mijn eigen verbazing steeg ik in aanzien. Als een klant mij vroeg om iets te doen wat volgens mij dom was, zei ik dat gewoon. Als ik dan uitlegde wat er verkeerd aan was, kreeg ik bijna zonder uitzondering groen licht om het op mijn manier te doen.

Kiezen voor vrijheid betekende ook dat ik voortaan weigerde om zinloze rapporten te schrijven of saaie vergaderingen bij te wonen in het kader van het project waarvoor ik was ingehuurd. En ik besloot ook om nooit meer plaats te nemen in de kantoortuin van mijn klant om daar slaafs mee te draaien in de routine van zijn medewerkers. Nee, ik besloot baas in eigen agenda te worden en mijn vrijheid te laten prevaleren boven de controlezucht van mijn klant.

Kies voor het mkb

De tweede beslissing die ik nam, was om alleen nog voor het mkb te werken. Werken voor grote ondernemingen was mij vies tegengevallen. Het was moeilijk om er een klus te krijgen, en als ik er een kreeg, werd ik een nummer aan wie onredelijke eisen werden gesteld. Alleen nog werken voor het mkb bleek een verademing.

Voordeel één: er zijn veel meer potentiële klanten. Het mkb vertegenwoordigt verreweg het grootste deel van de economie. Negenennegentig procent van alle bedrijven in Nederland is kleiner dan 250 personen en valt daarmee in de categorie mkb. Deze bedrijven vormen een enorme markt voor advieswerk.

Voordeel twee: deze bedrijven hebben heel veel behoefte aan advies. Mede door hun bescheiden omvang kunnen veel mkb-bedrijven wel wat hulp gebruiken bij hun (ongeorganiseerde) personeelsbeleid, (rommelige) ICT-systemen en (amateuristische) marketingbeleid. Ze hebben problemen die een beetje expert zo kan regelen.

Toch werken de meeste zelfstandig adviseurs en zeker adviseurs van de grote adviesbureaus het liefst voor grote bedrijven en overheden. Dat is eigenaardig, want waarom laten ze die enorme markt liggen?

Ik heb geen dag spijt gehad van mijn beslissing. Ik heb veel werk, en leuk werk bovendien: de ondernemers en medewerkers met wie ik samenwerk waarderen mijn inzet. We vergaderen zelden, maar we hebben des te meer persoonlijk contact.

Kies voor abonnementen

De derde beslissing die een enorme impact had op mijn werk als adviseur, was de keuze om niet meer te factureren op basis van uren. Met name ondernemers en managers van mkb-bedrijven hebben een enorme hekel aan advies dat wordt gefactureerd per uur, dag of welke tijdseenheid dan ook.

Het ging al mis tijdens gesprekken met nieuwe klanten. Zodra ik mijn uurtarief noemde, kreeg ik tegendruk, zelfs als het project superaantrekkelijk was voor de klant. Het is gewoon een reflex voor veel zakenmensen. ‘Hm, dat is best pittig, zoveel betalen we anders nooit.’ Of: ‘Hoelang gaat dit duren, denk je?’ En: ‘Welke garantie hebben we dat we deze investering terugverdienen?’ Hoe dan ook, de aspirant-klant begon meteen de verkeerde kant op te bewegen zodra ik mijn uurtarief noemde. In principe wilden we graag samenwerken, maar dat werd gefrustreerd door gesputter over tarieven – gesputter dat opnieuw opleefde na de eerste factuur, bij extra werk en bij verlenging van de werkzaamheden. Ronduit onbevredigend.

Eenmaal aan het werk voelde ik me eerder een leverancier dan een partner, en in het algemeen had ik het gevoel weinig tot geen controle te hebben over de situatie. De klant bepaalde de plek, het moment en het in te zetten middel en veranderde soms drie keer van mening. Ik had het gevoel dat ik werd gezien als een van de werknemers, een van de loonslaven. Bovendien: een adviseur wil zo veel mogelijk uren maken, de klant wil zo weinig mogelijk uitgeven. Het uiteindelijke effect: klant en adviseur vullen wel de gaten, maar een nieuwe weg aanleggen is er niet bij.

Toen ik alles omgooide, besloot ik dat ik zo niet meer wilde werken. Ik was klaar met het overtuigen van sceptische kopers. Het voelde vernederend en het motiveerde voor geen meter. Dus stopte ik met werken op uurbasis.

Inmiddels werk ik alleen nog met abonnementen. De abonnementen die ik aanbied, zijn beschikbaar vanaf 750 euro per maand, en duren altijd twaalf maanden. Een minimumcontract is dus altijd negenduizend euro.

Dat lijkt misschien veel voor een mkb-bedrijf, maar bekijk het eens vanuit hun perspectief. Ze weten zich verzekerd van mijn hulp gedurende een jaar en hoeven elke maand slechts een bescheiden bedrag te betalen. Ik ben hun partner en altijd beschikbaar. Als ze me plotseling dringend nodig hebben, kom ik direct in actie, en dat kost de klant geen stuiver extra.

Ook voor mijzelf zijn de voordelen groot. We hoeven niet meer te onderhandelen over mijn tarief en daardoor kunnen we focussen op wat we willen bereiken. Ik ben gedurende een jaar zeker van (een deel van mijn) omzet en kan ontspannen aan een project beginnen. Ik kan de tijd nemen om mijn werk goed te doen, ik heb niet meer het gevoel dat ik er met stoom en kokend water een joekel van een project uit moet persen. Ik heb de tijd om meerdere klanten te helpen, en omdat ik mijn tijd zelf kan indelen, hoef ik nooit iemand teleur te stellen.

Word ook een vrije adviseur

Ik noem mijn nieuwe manier van werken slow consulting. Zoals de kok kiest voor lekker, puur en eerlijk voedsel, kies ik voor goed en onafhankelijk advies. Het werkt, en ik kan het je van harte aanbevelen. In dit boek kun je lezen hoe jij ook een vrije adviseur kunt worden.

De adviezen die je in dit boek leest zijn natuurlijk gebaseerd op mijn persoonlijke ervaring als vrije adviseur, maar ook op die van andere vrije adviseurs met wie ik uitgebreid heb gesproken. Deze ervaringen vind je terug in de cases tussen de hoofdstukken, maar ook tussen de regels door in de verschillende hoofdstukken.

Ik hoop dat je baat hebt bij de werkwijze van de vrije adviseur. Wil je nog meer informatie download dan gratis extra tips en modellen via devrijeadviseur.nl.

Heb je vragen wil je me laten weten wat jouw vrijheid voor jou heeft betekend, stuur me dan een bericht.

Arjan Yspeert

Een dag uit het leven van een vrije adviseur

DE DAG VAN ARJAN

De zon deed me zeer aan de ogen op deze prachtige lentedag. Terwijl ik mijn zonnebril opdeed, liep ik het Van der Valk-hotel in Drachten uit, de parkeerplaats op. In de ochtend had ik een meeting bij een klant in de automobielbranche en zojuist sloot ik in het hotel een lunch af met een andere opdrachtgever, een verloskundigenpraktijk. ’s Middags wilde ik nog enkele rapporten lezen en een paar klanten bellen om hen te helpen met hun marketingproblemen. En zo zien mijn dagen eruit: als vrije adviseur ben ik zo vrij als een vogel: ik vlieg van de ene naar de andere boom.

Op datzelfde moment zie ik iemand een klassieke Volkswagen Kever aansluiten op de elektrische laadpaal. Het is Ivo, een marketeer net als ik, die ook werkt op abonnementsbasis.

‘Goedemorgen! Moest jij hier ook zijn?’

‘Yep, ik was door m’n stroom heen, dus dan pak ik het eerste het beste oplaadpunt met een hotel erbij! Kan ik mooi een uurtje werken.’ Hij grijnst breed vanonder zijn vintage Ray-Ban. ‘Grappig dat ik jou hier zie, bezoek je vandaag klanten in het noorden?’

‘Precies. Maar het is twee uur en mijn werkdag zit er alweer op. Tijd voor een kop koffie?’

1 • DE ACHT REGELS VAN VRIJHEID

‘Live free or die’

Motto van de staat New Hampshire in de VS

Als je aan mensen vraagt wat ze belangrijk vinden in het leven, wordt vrijheid altijd in de top vijf genoemd, samen met gezondheid, familie, veiligheid, jezelf kunnen ontplooien en meer van dien aard. Wat de zaak complexer maakt, is dat iedereen het woord ‘vrijheid’ een andere inhoud geeft. Ik schrijf een boek over ‘vrij adviseren’, maar wat bedoel ik daar dan precies mee?

Voor mij persoonlijk betekent vrijheid dat ik veel ruimte hebt om mijn tijd, mijn werkzaamheden en mijn relaties in te richten zoals ik dat wil. De meeste mensen hebben deze ruimte helaas niet. Ze worden ’s ochtends verwacht op een kantoor, doen werk dat een ander voor hen bedenkt en hebben hun collega’s niet zelf uit kunnen zoeken. Voor wie daar geen problemen mee heeft, is dat natuurlijk prima. De grootste groep die wel vrij is, bestaat uit ondernemers en zzp’ers. Hoewel niet-ondernemers vaak denken dat ondernemers het vooral doen voor het geld, denk ik zelf dat vrijheid hun belangrijkste motief is.

En dan vind ik het jammer om te zien dat veel solo-adviseurs – zzp’ers dus – vastzitten in hun werk. Ze zijn afhankelijk van maar een paar klanten, soms zelfs één klant, en hebben geen of weinig invloed op de besteding van hun uren, zowel qua tijd als qua inhoud. In essentie zijn ze er beroerder aan toe dan gesalarieerde medewerkers die een stabiel inkomen genieten en beschermd zijn tegen ontslag, ziekte en ouderdom. Om over pluspunten als vakantiedagen, een opleidingsbudget, een fietsenplan en het kerstpakket nog maar te zwijgen. Geen wonder dat veel zelfstandig adviseurs na een tijd worstelen toch weer een baan zoeken. De bijbehorende onvrijheid nemen ze dan maar voor lief.

Wie daar niet voor voelt en zo vrij als een mustang over de prairie wil rennen, kiest voor de richting van de vrije adviseur. Wat ik je nu ga vertellen, klinkt daarom tegenstrijdig, maar juist als je vrij wilt zijn, moet je je aan enkele regels houden. De volgende acht leefregels, opvattingen en principes hebben mij geholpen om een succesvolle adviespraktijk op te zetten en me toch vrij te voelen tussen negen en vijf. Goed voor mijn humeur en goed voor mijn klanten.

Regel een: er is een oneindige behoefte aan adviezen

Om mijn gevoel over marketingproblemen bij ondernemers te verwoorden gebruik ik soms de wat bloederige metafoor van de chirurg die na een veldslag het slagveld overziet. Als ik naar de commerciële activiteiten van ondernemers kijk zie ik overal slachtoffers liggen die hun marketing niet op orde hebben. Het slagveld ligt vol en alleen door het principe van de triage kun je je werk nog doen: zij die toch doodgaan, laat je liggen, zij die toch wel blijven leven, laat je ook liggen, maar de grote groep daartussenin ga je behandelen.

Dit principe pas ik niet toe op mijn klanten hoor, ik help hen natuurlijk allemaal. Wat ik maar wil zeggen is dat elk bedrijf te verbeteren is, op elke discipline. En in het mkb is er een oneindige behoefte aan verbetering. Het mooie is nu: advies verstrekken is een heel goede manier om bedrijven te verbeteren.

Marketing is toevallig mijn vak, maar bedenk eens hoeveel werk er ligt als je de vrije hand zou krijgen om organisaties te verbeteren op het gebied van financiën, ICT, inkoop, subsidies – noem maar op. Het is een versterkende overtuiging om je te realiseren dat er een gigantische behoefte aan jouw kunde is. Met deze overtuiging struikel je voortaan over de klanten en kun je het werk – bijna – niet eens aan. Je voelt dat je in trek bent en dit gevoel geeft je vleugels.

Regel twee: voor iedere klant is een traject te verzinnen

Ik verwonder me regelmatig over de orthodoxie, over de vastgeroeste opvattingen die ik tegenkom in advieswerk. Iedereen denkt dat advies afgerekend wordt op basis van tijd. Iedereen denkt dat een rapport een sprong vooruit is. Iedereen denkt dat succes het directe resultaat is van inspanning. Iedereen denkt dat werken bij een groot bedrijf veiliger is dan bij een klein bedrijf. Enzovoort. Geen van deze opvattingen is altijd waar. Integendeel.

Een belangrijke – beperkende – overtuiging die ik hier wil aanpakken, is vasthouden aan methodologie. En ja, het is ironisch dat ik dit hier schrijf, aangezien mijn hele boek over een bepaalde methodologie gaat. Mijn punt komt hierop neer: laat je in je onderhandelingen met een klant niet beperken door je eigen opvattingen over hoe een traject eruit moet zien. Voor iedere klant maak je maatwerk, met voldoende tijd en ruimte voor aanpassingen in de aanpak. Spreek met de klant af wat er ruwweg in het traject zit om een start te maken, maar wijzig de aanpak doortastend wanneer dit beter is. Het gaat namelijk niet om de input, het gaat om de resultaten. Tenslotte is een interventie niets anders dan een middel tot een doel, en dat gaat vaak genoeg de mist in.

Fijn hoor, die nieuwe laptops die minder vaak vastlopen, maar de productiviteit is gekelderd (door de afleiding van snelle videoverbindingen). Leuk dat er eindelijk functioneringsgesprekken plaatsvinden, maar de sfeer holt vreemd genoeg achteruit (door matige gesprekstechnieken van de leidinggevende). Mooi dat de inkoop veel scherper onderhandelt met leveranciers, maar waarom zijn de leveringen tegenwoordig zo vaak te laat?

Zodra je een klant gaat helpen, is je eerste advies niet meer dan een hypothese voor een oplossing. Pas in de feedbackfase, bij het meten van een gezocht resultaat, bereik je de werkelijke waarde. Dus blijf lichtvoetig en pas je interventies doorlopend aan. Realiseer je terdege: je zit nooit vast aan een manier van werken of aan een bepaald instrument. Jij bepaalt zelf hoe je dit probleem oplost. Gun jezelf vrijheid van handelen.

Regel drie: laat de klant altijd beter achter dan je hem aantrof

Zelf ben ik niet heel erg van het karma – de geschiedenis heeft overduidelijk aangetoond dat dit principe niet opgaat. Waar ik wel in geloof, is dat het gunstig is voor je eigen interne huishouding om goed te doen. Dat kan aan de deur als er een collectant langskomt, maar dat kan ook in je dagelijkse adviespraktijk.

Een adviseur verkoopt verbetering. Soms is die broodnodig, soms een nice to have. Soms ligt die verbetering op je eigen werkterrein, soms net of geheel daarbuiten. Dat maakt niet uit. Mijn principe is om de klant altijd beter achter te laten dan ik hem of haar vond. En dat hoeft lang niet altijd betaald te worden want meestal betreft het maar kleine inspanningen. Studenten die beginnen met ondernemen, geef ik gratis advies. Een familielid dat klanten zoekt voor zijn uitvinding, help ik kosteloos op weg. Tref ik iemand op een borrel die meer mensen naar zijn winkel wil trekken, dan brainstormen we ter plekke een paar leuke ideeën.

Dit is geen pleidooi om gratis werk te doen, maar je hebt nu eenmaal deze ruimte omdat je dankzij je maandcontracten niet afhankelijk meer bent. En mocht het karma toch toeslaan en jouw gratis hulp voor anderen retourneren in de vorm van een goede reputatie en aanloop door mond-tot-mondreclame, dan houd je er behalve het goede gevoel ook nog commercieel voordeel aan over.

Geef jezelf dus de vrijheid om goed te doen, of je nou betaald krijgt of niet. Een doodshemd heeft geen zakken.

Regel vier: adviseur én opdrachtgever hebben het meest aan een gelijkwaardige relatie

In mijn ervaring ontstaan er grote problemen als relaties, ook werkrelaties, ongelijkwaardig zijn. Bijvoorbeeld: de klant heeft in financieel opzicht de macht en laat dat merken aan de adviseur. Of de adviseur is intelligenter dan de klant en demonstreert dat bij tijd en wijle met duivels genoegen. Als president Johnson een medewerker wilde kleineren, dicteerde hij brieven aan die persoon op het toilet terwijl hij op de pot zat.

Hoe dan ook, ongelijkwaardige relaties staan succesvolle adviestrajecten in de weg. Geen van beide partijen, ook de bovenliggende niet, heeft er op de lange duur iets aan. Een adviseur die zich gepiepeld voelt, zal vertrekken wanneer hij iets beters kan vinden, of zal het traject (mogelijk onbewust) zelfs saboteren. Een klant die zich miskend voelt door een adviseur, zal ooit een einde maken aan de relatie.

De emotie die onherroepelijk leidt tot problemen, is minachting. In onderzoeken waarbij jonge stelletjes gefilmd werden terwijl ze samen antwoorden gaven op lastige vragen, probeerde professor Gottman uit Seattle uit te vinden of hij kon voorspellen welke stellen snel zouden scheiden. Er bleek een zeer sterk verband te zijn tussen de emotie minachting en het scheidingspercentage.

Een mooi hulpmiddel om erachter te komen hoe jij staat ten opzichte van je klant is de transactionele analyse. De kern van TA is de communicatiepositie. Neem jij de positie in van Ouder, Kind of Volwassene? En welke positie neemt je klant in? Zolang er pariteit is, van Ouder naar Ouder, van Kind naar Kind of van Volwassene naar Volwassene, is er weinig aan de hand. We zijn gelijkwaardig aan onze gesprekspartner. Maar zodra er langdurig ongelijkwaardigheid optreedt (zoals Ouder naar Kind en Volwassene naar Ouder), wordt het spannend.

Alleen in een gelijkwaardige relatie zijn beide partijen vrij, wat essentieel is voor de kwaliteit van het geleverde werk of advies. En die gelijkwaardigheid manifesteert zich voornamelijk in je communicatie met de klant.

Regel vijf: zodra de klant weet wat een project hem oplevert, wordt het maken van afspraken veel gemakkelijker

Als het gaat om de doelstellingen van bedrijven, is de top drie altijd een combinatie van winst, groei en continuïteit. Alle andere doelstellingen zijn hiervan afgeleid. In het moderne managementdenken is daar ook de maatschappelijke verantwoordelijkheid bij gekomen, prima, maar ik ben nog van de oude stempel. Slaag je erin om je project te relateren aan deze drie doelstellingen, dan kun je altijd rekenen op de aandacht van (potentiële) opdrachtgevers. Tracht dus je project te verwoorden in deze termen. En dat kan altijd: 

• Beter personeelsmanagement leidt tot een lager verloop, dus meer winst en meer continuïteit.

• Betere ICT-systemen leiden tot betere beslissingen, dus meer van alle drie.

• Beter innovatiemanagement leidt tot succesvollere producten, dus meer van alle drie.

• Betere productietechnieken leiden tot goedkopere producten en snellere levering, et cetera.

Elke klant probeert de opbrengsten van projecten te maximaliseren en de kosten te verminderen. Projecten met de grootste upside en met de kleinste downside zijn dus het aantrekkelijkst. Een vrije adviseur maakt gebruik van beide mechanismen door te focussen op de uitkomsten van het traject tegen een vaste investering per maand. Die investering is altijd een gegeven, daarover is geen onduidelijkheid. Maar over de upside wel. Wat levert het de klant op, zowel zakelijk als persoonlijk? Maak dit inzichtelijk en je krijgt werk waarbij de klant je een grote vrijheid van handelen gunt. En omdat je focust op resultaat in plaats van inspanning, creëer je de zo gewenste vrijheid.

Regel zes: liever een vrolijke kleine klant dan een vervelende grote

Hoewel dit een waarheid als een koe is, is het natuurlijk zaak om ook die vervelende grote klant binnenboord te houden. Maar dan wel op gelijkwaardige basis, dus hij of zij zal wat minder vervelend moeten doen. Lukt dit niet, dan zul je toch afscheid moeten nemen. Het leven is nu eenmaal te kort om te werken voor vervelende klanten. Voor wie je in elk geval niet moet werken: vervelende kleine klanten. Dump die zonder medelijden. En weet je wie geweldig zijn om voor te werken? Leuke grote klanten!

De moraal van het verhaal is dat je altijd plezier moet hebben in wat je doet. Niet elke dag en elke klus is een feest, en soms is een deel van het werk gewoon corvee, dat hoort er nu eenmaal bij. Maar over de hele linie genomen mogen we onszelf gelukkig prijzen dat we adviseur zijn. Zelf doe ik niets liever dan de hele dag denken, schrijven en praten over marketing, ik heb er na vijfentwintig jaar nog steeds niet genoeg van. En wat is er mooier dan betaald worden voor praten over je vak?

Dit is het einde van de preview. Ga voor meer informatie over dit boek naar de website van Uitgeverij Haystack of bestel het boek bij uw favoriete boekhandel