OVER DIT BOEK

Word je plotseling gevraagd om notulen te maken? Is het je dagelijks werk? Profiteer van alle tips in dit boek en begin de volgende vergadering vol zelfvertrouwen. Want een goede notulist is een assertieve notulist, die goed luistert en kritische vragen durft te stellen.

De meeste mensen vinden het moeilijk om de kern uit een gesprek te halen, ze schrijven te veel op of ze vinden dat ze te lang doen over het uitwerken van hun aantekeningen. Gelukkig kan iedereen met de adviezen in dit boek leren hoe je volledige en makkelijk leesbare notulen kunt maken:

•Zo bereid je je voor op een vergadering

•Snel notuleren begint met slim luisteren

•Je hoeft niet alles op te schrijven om veel te onthouden

•Aantrekkelijke notulen zijn bondige notulen

•Bespaar tijd door te notuleren met je laptop

Naast tips en oefeningen bevat dit boek voorbeelden en links naar online video's over herkenbare vergadersituaties. Zo raak je snel bedreven in het notuleren.

Ellis Buis traint en coacht professionals in schriftelijke taalvaardigheden,

waaronder notuleren, spelling, snellezen en mindmappen. Ze is auteur van meerdere boeken over schrijven en coaching waaronder 'Verleid je lezer online' en het 'HOE-BOEK voor de coach'.

Inhoud

Voorwoord - Notuleren kun je leren

Inleiding - Waarom leren notuleren de moeite waard is

1 - Verschillende soorten verslagen: welke past het best?

2 - Heb een agenda

3 - Goed notuleergereedschap

4 - Digitale hulpmiddelen

5 - Aantekeningen maken

6 - De taal van het verslag

Tot slot - Meer doen, zien of lezen?

Dank - Bedankt voor jullie hulp

Bijlage - Filmfragmenten die moet je zien

Bijlage - Checklist verzorgd verslag

Ellis Buis

Noteer jij dit even?

Efficient notulen en gespreksverslagen maken

Uitgeverij Haystack

www.haystack.nl

needle@haystack.nl

Auteur: Ellis Buis

Corrector: Sandra Braakmann

Vormgeving omslag: Studio Haystack

Foto auteur: Levin den Boer

Opmaak: Debbie Brok

ISBN: 9789461263735

NUR 800

© 2019 Ellis Buis

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

Voorwoord - Notuleren kun je leren

Aan notuleren heb ik nooit een hekel gehad, ook al werd ik in mijn eerste baan meteen in het diepe gegooid. Als kersverse junior pr-adviseur maakte ik aantekeningen van gesprekken met klanten, en daarna schreef ik die uit tot een gespreksverslag of offerte. Dat lukte altijd. En ook toen ik in diezelfde functie redactievergaderingen voorzat, lukte het altijd om de gemaakte afspraken vlot op papier te krijgen.

Later werd ik schrijftrainer en verdiepte ik me serieus in verslaglegging. En toen begreep ik pas dat notuleren een complexe taak is. Zeker als de voorbereiding niet al te best is, de vergadering rumoerig is, of het onderwerp waarover vergaderd wordt een ver-van-je-bedshow is. Ik hoorde horrorverhalen (‘Het is een vergadering van vier uur, met vijftien man, en ze praten altijd door elkaar!’). Duidelijk werd dat notuleren een echte vaardigheid is, en dat je daar dingen voor moet durven. Vragen stellen, bijvoorbeeld. En het lef hebben om aan te geven wat je nodig hebt als een vergadering of gesprek rommelig verloopt.

Inmiddels heb ik veel notulisten begeleid bij het maken van bondige en toch complete verslagen. En wat me elke keer weer opvalt: notuleren staat of valt met een goede luistervaardigheid, een beetje zelfvertrouwen en twee beetjes assertiviteit.

Dit boek gaat je helpen

Dit boek is een derde, geheel herziene uitgave van Noteer je dit even? Tips en oefeningen voor assertief en efficiënt notuleren. Dit boek verscheen in 2005 voor het eerst bij Uitgeverij Thema, en in 2015 nog een keer in een geactualiseerde versie. Daarna was voor deze uitgever de koek op. Jammer! Want ik had een aantal wijzigingen en aanvullingen in gedachten, en ik hoorde van collega-trainers dat ze het boek graag wilden blijven gebruiken in hun notuleertrainingen. Uitgeverij Haystack wilde het graag uitgeven en dacht mee over de inhoud en een vorm die weer jaren meekan. Het resultaat ligt voor je.

Dit boek bevat weinig theorie, maar genoeg om de basisbeginselen van notuleren mee te krijgen. Er staan tips in die je direct kunt toepassen bij het maken van verschillende soorten notulen. Vaak zijn ze bedoeld voor beginnend notulisten, maar ik zou ze altijd even meenemen bij het lezen, ook als je een ervaren notulist bent.

[TIP]

Ben je een beginner? Zoek dan op je werk of in je omgeving een ervaren notulist die je de eerste paar keer met raad en daad kan bijstaan. Of googel eens op 'voorbeeld notulen'. En Word bevat voorbeeldsjablonen, reuzehandig als je zelf een ontwerp moet maken voor je verslag. Zie Word - Bestand - Nieuw - Zakelijk- Notulen.

Gebruiksaanwijzing

Hoe gebruik je dit boek? Eerst lees je de basis: hoofdstuk 1 gaat over soorten verslagen. Het beknopt-verslag-in-lijstvorm krijgt een bijzondere aanbeveling: het is een prettige, efficiënte manier van verslaglegging.

Daarna lees je over goed notuleergereedschap (waaronder ook de samenwerking tussen voorzitter en notulist). Je krijgt tips voor notuleren op de laptop en advies hoe je goed aantekeningen maakt. Aanwijzingen voor de taal van het verslag en een checklist completeren dit boek.

Wil je graag oefenen met notuleren, dan zijn er op verschillende plaatsen in het boek verwijzingen naar filmpjes met vergaderfragmenten op YouTube. Dat is ook handig voor mijn collega-trainers, die dit boek willen inzetten in trainingen. [VIDEO] is een verwijzing naar zo’n filmpje, op het YouTube-kanaal Noteerjijditeven?

Inleiding - Waarom leren notuleren de moeite waard is

Is notuleren nog wel van deze tijd? Het antwoord is: absoluut! Het bedrijfsleven en de overheid kunnen niet zonder: notulen zijn voor organisaties en de mensen die er werken een middel om de voortgang en uitvoering van processen te controleren.

Waar beleid ontwikkeld en geëvalueerd wordt, projecten worden gemonitord en kwaliteit wordt bewaakt, is een goede verslaglegging noodzakelijk. Omdat informatie moet worden vastgelegd, en omdat duidelijk moet zijn wie welke acties op zich neemt na de vergadering. In een uitgebreide vorm geven notulen zelfs weer hoe de besluitvorming bij een agendapunt verlopen is, en wie van de vergaderdeelnemers welk standpunt innam. Soms is zo’n verslag alleen zichtbaar voor vergaderdeelnemers, soms ook voor de buitenwacht. Verslagen van een openbare zitting van een gemeenteraad bijvoorbeeld, zijn openbaar.

Maar denk vooral ook dichter bij huis. Als je ooit als vrijwilliger een bestuursfunctie hebt gehad, dan hebben notulen absoluut je pad gekruist. Denk aan oprichtings- en jaarvergaderingen (de ALV, de algemene ledenvergadering) van verenigingen en stichtingen. Het soort vereniging maakt niet uit: belangenverenigingen, sportverenigingen, buurtverenigingen, allemaal moeten ze voldoen aan de eis dat afspraken op schrift komen.

En zit jouw zoon of dochter op een kleuterdagverblijf of school? Dan kan het niet anders dan dat wat besproken is in een gesprek met een juf of docent kort en helder wordt vastgelegd.

Dus kan jou op een dag zomaar de vraag worden gesteld: noteer jij dit even? Beroepshalve, of als vrijwilliger, dat maakt niet uit. Dan is het goed dat je voorbereid bent.

Opvallend is hoeveel mensen de kriebels krijgen als ze de vraag krijgen om een vergadering te notuleren.

Wat vind jij spannend aan notuleren? Dat je goed moet luisteren om uit een stortvloed van woorden de kern van de boodschap te halen? Of bezorgt het uitschrijven van aantekeningen je rode vlekken in je nek? Dat hoeft niet. Misschien is het goed om te weten dat notuleren een vaardigheid is die gewoon te leren valt. Met als deelvaardigheid: assertiviteit. Zeg wat je nodig hebt in een vergadering. Vraag om een samenvatting, het besluit, de termijn die bij een actie hoort. Jouw naam staat op het verslag en jij wordt erop aangesproken als het verslag niet in orde is. Daar hebben we zelfs een apart agendapunt voor: Vaststellen notulen vorige vergadering. Meer hierover in hoofdstuk 2.

Met de nodige assertiviteit én de tips uit dit boek wordt notuleren minder lastig en gewoon een vaardigheid die heel goed te leren valt. En ben je beginnend notulist? Bedenk dan dat een eerste verslag niet perfect hoeft te zijn. Leren veronderstelt oefenen. Met die mindset ga je vast minder gespannen de vergadering in.

1 - Verschillende soorten verslagen: welke past het best?

Er zijn verschillende soorten verslagen. Als je lid bent van een volkstuinvereniging, kies dan voor een beknopt verslag. Dat wil zeggen dat je samenvat wat besproken is, maar niet wie wat precies gezegd heeft. Dat is veel te veel werk.

Maar notuleer je een verslag van een bestuurder met een ondernemingsraad, dan moet je wel zorgen dat de inbreng van beide partijen zichtbaar is. Dat noem je dan een uitgebreid verslag. Er valt dus wat te kiezen. Dit hoofdstuk helpt je om de juiste keuze te maken.

Laat ik een praktisch boek met een praktisch advies beginnen: als je notuleert, kies dan als het even kan voor een beknopt-verslag-in-lijstvorm. Je maakt en verspreidt dit digitaal. Ik laat je meteen een beknopt-verslag-in-lijstvorm zien. Kijk maar eens naar figuur 1.

Zie je dat:

•dit een compleet inhoudelijk verslag is, en dat het heel compact is?

•er veel korte zinnen zijn, en dat de tekst verhoudingsgewijs veel opsommingen bevat?

•de opmaak in kolommen in landscape ervoor zorgt dat je veel informatie kwijt kunt op één pagina?

Bovendien is het zo dat dit type verslag:

•maakt dat je beter kunt blijven luisteren, waardoor je de essentie van wat gezegd wordt beter oppikt

•helpt om je aantekeningen beter te ordenen waardoor het verslag sneller uit te schrijven is

•telegramstijl en opsommingen ervoor zorgen dat je minder taalfouten maakt bij het uitschrijven

•ideaal is om aantekeningen te maken op je laptop!

Als dat je aanspreekt, hoop ik dat je mijn enthousiasme voor het maken van beknopte-verslagen-in-lijstvorm snapt. Wil je meteen weten hoe je dat doet, ga dan naar hoofdstuk 4 en maak het verslagstramien in Word of Excel.

Het beknopt-verslag-in-lijstvorm is een geslaagde mix van een beknopt verslag en een actie-/besluitenlijst. Die laatste twee zijn verslagsoorten die we van oudsher kennen en die nog steeds veel worden gebruikt. Hierna zie je voorbeelden van die twee verslagen, en lees je over het uitgebreide verslag en het gespreksverslag.

Dit is het einde van de preview. Ga voor meer informatie over dit boek naar de website van Uitgeverij Haystack of bestel het boek bij uw favoriete boekhandel