OVER DIT BOEK

Wen er maar aan: we gaan steeds vaker online vergaderen, thuis en op het werk. Maar er gaat veel mis. Collega's gaan met de laptop naar de wc, kinderen springen in beeld en zit Lucas nou echt in zijn pyjama de baas te overtuigen van dat nieuwe projectplan?

Gijs Weenink en Richard Engelfriet helpen je in dit boek uit de brand. Aan de hand van twaalf prikkelende stellingen zetten ze je aan het denken over effectief online vergaderen. Hoe zorg je ervoor dat mensen scherp blijven? Hoe maak je een goede indruk? Hoe komt iedereen aan bod?

Ontdek wat werkt, en wat niet. Trek jij bij je volgende Zoom-meeting ook gepoetste schoenen aan?

Inhoud

Inleiding • online vergaderen, wie durft?

Stelling 1 • Online vergaderen werkt beter dan fysiek vergaderen

Stelling 2 • Overleggen met één persoon doe je altijd per telefoon

Stelling 3 • Deelnemers aan een online vergadering dragen gepoetste schoenen

Stelling 4 • Een werkgever moet duizend euro investeren voor een thuiswerkplek

Stelling 5 • Een online vergadering duurt maximaal 45 minuten

Stelling 6 • Een goede online vergadering lijkt meer op DWDD dan op VPRO Boeken

Stelling 7 • Iedere deelnemer is verplicht zich uit te spreken tijdens een online vergadering

Stelling 8 • Online vergaderen kan alleen met een moderator, een secretaris en een technicus

Stelling 9 • Een goede online vergaderaar neemt acteerlessen

Stelling 10 • Een goede online vergadering open je met een gedicht

Stelling 11 • Er moet een stoorsanctie komen

Stelling 12 • We gaan nooit meer terug naar vroeger

Leestips

Over de auteurs

Aanbevelingen

Gijs Weenink en Richard Engelfriet

Ben ik in beeld?

Online overleggen, vergaderen en presenteren zonder gedoe

Uitgeverij Haystack

www.haystack.nl

needle@haystack.nl

Auteurs: Gijs Weenink en Richard Engelfriet

Corrector: Carolien van der Ven en Joke Leeuwangh

Vormgeving omslag: Jessica Wieberdink

Opmaak: Debbie Brok

Cartoons: Peter Koch

ISBN: 9789461263865

NUR 800

© 2020 Gijs Weenink en Richard Engelfriet

Inleiding • Online vergaderen, wie durft?

Online vergaderen is van een tamelijk exotische exercitie veranderd in een dagelijkse praktijk. Of het nu gaat om zoomende kleuterklassen, teamende advocaten of beeldbellende scrummasters: vrijwel iedereen ging door de coronacrisis online vergaderen. We moesten wel.

Maar niet iedereen deed mee. De Tweede Kamer koos ervoor om belangrijke debatten fysiek te blijven voeren, uiteraard op gepaste afstand van elkaar. En bij sommige bedrijven blijft fysiek overleg gebruikelijk, en waarom ook niet: je kunt nog steeds met drie personen op afstand een brainstorm organiseren. Maar de trend is onmiskenbaar: online vergaderen is in.

Als je kiest voor online vergaderen, ben je er nog niet. Als organisator en deelnemer word je plotseling geconfronteerd met nieuwe vragen. Mag je eigenlijk roken tijdens een raadsvergadering? Hoelang mag een online vergadering duren? Behoor je gepoetste schoenen te dragen tijdens een overleg met de directie of is een pyjama ook oké? Dit boek probeert antwoorden te geven op dit soort vragen.

Voor het beantwoorden ervan hebben wij twaalf pittige stellingen bedacht. Voor elke stelling laten we voor- en tegenstanders aan het woord, zodat je als lezer een afgewogen beslissing kunt nemen op basis van alle argumenten. We hebben gekozen voor de debatvorm omdat het een uiterst geschikte werkvorm is voor het beantwoorden van lastige vragen. Wie meer wil lezen over debatteren, verwijzen we graag naar Gijs' vorige boek Durf te kiezen.

Ons uitgangspunt is dat er niet één beste manier is of één gouden tip die gegarandeerd zorgt voor een succesvolle online vergadering. We willen je in dit boek vooral uitdagen zelf na te denken over wat in jouw situatie het beste werkt. Uiteraard zijn we benieuwd naar jouw ervaringen, praktijkvoorbeelden en vragen. Mail ze gerust naar info@debatacademie.nl.

Veel lees-, debat- en vergaderplezier!

Gijs Weenink en Richard Engelfriet

PS In dit boek gebruiken we meestal de term ‘online vergaderen’. We bedoelen daar steeds alle vormen van online vergaderen mee, of het nu gaat om een vergadering met collega’s, een salesgesprek met een klant, een webinar met achthonderd kijkers of een online sollicitatiegesprek.

Stelling 1 • Online vergaderen werkt beter dan fysiek vergaderen

Futurologen, trendwatchers en andere managementgoeroes prediken vanaf hun congreskansel al jaren het evangelie van online vergaderen. Toch volgden maar weinig werknemers hun adviezen op; fysiek vergaderen was de norm. Corona veranderde dat. Ineens ging Nederland massaal aan de online meeting. Hippe consultants deden hun product innovation backlog via Teams. Juffen legden de tafel van 5 uit via Zoom. En zelfs de Rolling Stones zongen hun liedjes vanuit de huiskamer.

Voor de een was het een zegen. Een trainer die iedere maandagochtend om negen uur op kantoor moest komen voor teamoverleg, hoefde niet langer ’s ochtends vroeg al aan te sluiten in de file om dan alsnog te laat te komen vanwege een ongeluk op de A27. De beleidsambtenaar hoefde niet meer in een overvolle trein te genieten van andermans lichaamsgeuren voordat hij in een steriele vergaderkamer met systeemplafond die leuterende collega moest aanhoren die graag commitment bottum-up wilde cocreëren door stakeholders te verbinden.

Na de zegeningen begonnen echter ook de ergernissen. Zoek op YouTube even naar ‘Jennifer Zoom meeting’ en zie hoe een dame ongegeneerd haar laptop meeneemt tijdens een toiletbezoek. Maar denk ook aan de verloren tijd van haperende wifi (‘wacht even, ik ga iets dichter bij mijn router zitten’), verkeerde instellingen (‘waar zit die automuteknop dan?’) en kinderen die bij collega’s op schoot klimmen (‘dit is Aron, zwaai maar even’).

Soms dwingen omstandigheden tot online vergaderen, maar het is natuurlijk altijd beter om bewust te kiezen voor een online vergadering of een fysieke bijeenkomst. Vandaar de stelling uit dit eerste hoofdstuk: online vergaderen werkt beter dan fysiek vergaderen.

De voorstanders

De voorstanders willen online vergaderen als standaard. Online vergaderen is in hun ogen efficiënt en gemakkelijk en scheelt iedereen veel stress. Nooit meer zoeken naar een parkeerplaats, nooit meer uit een zaal gezet worden (‘sorry, wij hadden hier een reservering’) en nooit meer naast die vervelende collega zitten. En bedenk eens hoeveel reistijd honderdvijftig congresgangers besparen door online een webinar te volgen. Online vergaderen is dus ook nog eens heel duurzaam.

Het grootste voordeel is volgens de voorstanders de tijdwinst. Bij online vergaderen zit iedereen met veel meer aandacht te kijken en te luisteren en zo blijft iedereen beter bij de les. Waar je in een fysieke vergadering nog wel eens lekker kunt zitten doodelen, val je bij een online vergadering zichtbaar door de mand als je je aandacht er niet bij hebt.

Vervolgens is online vergaderen veel comfortabeler. Je zit op je eigen favoriete stoel in een kamer op de door jouw gewenste temperatuur. Dat is ook de reden dat bijvoorbeeld trainingen online veel beter werken dan offline. Mensen vinden zo’n groep in een zaaltje vaak doodeng. In hun eigen comfortabele omgeving durven ze zich veel kwetsbaarder op te stellen.

Voor organisaties is het ook nog eens veel goedkoper. Je hoeft geen ruimte te regelen, mensen nemen zelf hun koffie mee en niemand dient reiskostendeclaraties in. Het maakt organisaties bovendien wendbaarder. Wie uit een volle congreszaal wil lopen, heeft het lastig. Uit een online webinar stappen is een fluitje van een cent. Net zoals even met drie mensen apart praten en vervolgens weer bij de groep aansluiten. En wanneer een vergadering op het laatste moment wordt afgelast, is dat lang niet zo vervelend als bij een fysieke afspraak: dan is het geklaag over ‘ik ben wel helemaal uit Lutjebroek hiernaartoe gekomen’ niet van de lucht.

Online vergaderen leidt ook minder tot ‘vergaderen om het vergaderen’. De ervaring leert dat mensen tijdens fysieke vergaderingen de tijd zitten vol te kletsen. Online is de sfeer veel zakelijker en strakker. Mensen komen sneller to the point. En ja, natuurlijk is het minder gezellig, maar voor gezelligheid ga je maar naar een verjaardagsfeestje. We werken om zakelijke doelen te bereiken.

De tegenstanders

De tegenstanders missen de menselijke maat. Ieder mens heeft behoefte aan fysiek contact. Het is toch anders om iemand op een beeldscherm te zien dan in het echt. In het echt zie je veel meer lichaamstaal en krijg je daarom veel meer mee van de boodschap. Die bemoedigende knipoog naar de jonge collega die staat te presenteren, dat begrijpelijke knikje voor die collega die net haar project heeft moeten stoppen, even een kop koffie meenemen om te slijmen bij de baas: het kan allemaal niet vanachter een computer.

En laten we vooral eens praten over efficiency in de praktijk van online vergaderen: eerst een halfuur gezeur over de techniek (‘o wacht even, als we met zeven man op WhatsApp willen, moet je eerst de update installeren’), vervolgens valt de batterij van Lucas uit en blijft Petra maar gebaren dat ze niets verstaat. Om nog maar te zwijgen van de achtergrondgeluiden, idiote behangetjes en vijf mensen die door elkaar zitten te kletsen.

Wie vergaderen serieus neemt, spreekt juist fysiek af. Je geeft dan het signaal af dat het belangrijk is. Vergelijk het maar met daten: als je iemands hart wilt veroveren, doe je daar ook moeite voor. Natuurlijk kun je op je eerste date een pizza laten bezorgen, maar je vergroot de kans van slagen in een leuk en sfeervol restaurant. En precies dat effect heeft fysiek vergaderen ook: iedereen zit in dezelfde ruimte.

Fysiek vergaderen is ook beter voor de economie. Hotels, bakkers en benzinepompen halen een deel van hun omzet uit vergaderingen.

Wie fysiek vergadert, maakt bovendien een duidelijke scheiding tussen werk en privé. Je zit in een zakelijke omgeving, niet in je huis waar ieder moment een peuter met een snotneus binnen kan stappen. Daarnaast zorgt de nabijheid van mensen ook voor serendipiteit. Dat toevallige gesprekje aan de koffieautomaat waardoor je je collega Peter net wat beter begrijpt, dat korte momentje met de bestuurder op het toilet waardoor de onderhandeling net even beter afloopt: het zijn voorbeelden van de smeerolie van het fysieke vergaderen.

Ieder kind dat tijdens de coronacrisis zijn verjaardag met Facetimende oma’s heeft moeten vieren, weet dat het veel leuker is als iedereen echt op je feestje komt. En zo is het ook met vergaderen: prima om even via WhatsApp een afspraak in te plannen, maar zodra het echt belangrijk of complex is, heeft fysiek afspreken altijd de voorkeur.

De praktijk

Bill Gates voorspelde ooit het papierloze kantoor. Hij voorzag dat de wereld dankzij pc’s nooit meer papier nodig zou hebben. Het tegendeel bleek waar. En zo zal het waarschijnlijk ook gaan met online vergaderen: wie denkt dat we nooit meer teruggaan naar fysieke vergaderingen, heeft het mis. Mensen hebben behoefte aan menselijk contact.

Toch heeft online vergaderen voordelen en het is goed om vaker bewust te kiezen voor de ene of de andere vorm. Zo kiest Shell er al meer dan vijftien jaar voor om alle trainingen online en in het Engels te verzorgen. Kennisoverdracht kan in hun ogen prima via de webcam. Scheelt iedereen een hoop tijd en het bedrijf een hoop hotelovernachtingen. Maar als de pleuris uitbreekt, zit het damage control team binnen een uur met elkaar in de boardroom.

Ook de politiek zou veel meer gebruik kunnen maken van online vergaderingen. Waarom zouden burgers helemaal naar een raadzaal moeten komen om hun verhaal te doen? Aan de andere kant zal vrijwel iedereen het erover eens zijn dat het politieke debat in een fysieke ruimte moet plaatsvinden.

Wat je ook kiest, zorg dat de achteloosheid verdwijnt. Kies bewust voor de ene of voor de andere vorm. Zo is het bij Hewlett Packard al jaren gebruikelijk dat de beste tien medewerkers ieder jaar naar een groot congres bij het moederbedrijf in Amerika mogen. Alle anderen volgen het congres via een livestream. Zo geef je een duidelijk signaal af: fysiek vergaderen is geen moetje, maar een gunst. Ga er zorgvuldig mee om.

Dit is het einde van de preview. Ga voor meer informatie over dit boek naar de website van Uitgeverij Haystack of bestel het boek bij uw favoriete boekhandel

Aanbevelingen

Ineens is online vergaderen het nieuwe gewoon geworden, zonder dat we er veel ervaring mee hebben. Aan de hand van twaalf prikkelende stellingen nemen Gijs Weenink en Richard Engelfriet ons mee in de ongeschreven regels van het online vergaderen. Door over deze stellingen na te denken wordt online vergaderen efficiënter en misschien zelfs wel leuker dan fysiek vergaderen!

Gerrit Jan Valk, Strategiemanager Energie TNO en CDA-raadslid in Delft

Een werkelijk superhelder boekje dat je beide kanten van online vergaderen laat zien. Heel praktisch om vervolgens je eigen mening te vormen. Voor elke werkomgeving een aanrader.

Frank Schurink, auteur van Gedoemanagement en directeur van ontwerpbureau Okapi

Het is Gijs en Richard weer gelukt om de tijdgeest haarfijn, messcherp en toch luchtig te vatten. Na twee maanden ploeteren met het massale thuiswerken zetten ze de bakens uit waarlangs het professionele pad weer hervonden moet worden. Dank daarvoor!

Peter Rijnberg, directielid bij de Accountantsdienst van de gemeente Den Haag

Een heel prettig leesbaar boek, natuurlijk in debatvorm. Het helpt je nadenken over de keuze wel of niet online te vergaderen. Geknipt voor dit tijdperk.’

Imke de Boer, Hoogleraar Dierlijke Productiesystemen, Wageningen University & Research.

Het nieuwe normaal vraagt om nieuwe normen. En waarom niet meteen goede gewoontes aanleren! Met dit boek zetten Gijs en Richard mij aan tot bewuste keuzes maken hoe samen te werken en te vergaderen in het nieuwe normaal.

Marian Geluk, directeur Federatie Nederlandse Levensmiddelen Industrie

Debat in boekvorm! Gijs en Richard weten als geen ander een mooi genuanceerd beeld neer te zetten door voor- en tegenstanders aan het woord te laten. Bij het dichtslaan van dit boek weet je niet alleen veel meer over online vergaderen, maar heb je ook zelf je mening aangescherpt.

Harm Korfker, zakelijk directeur bij Korfker Architeckten

Het nieuwe normaal is speciaal. Met dit boek gaan zelfs de sceptici kansen zien. Prima voer voor het debat. Ja, ik wil... in beeld!

Martin Schoonheim, directeur, oprichter, en regisseur bij Digityze Consultants

Online vergaderen heeft door COVID-19 een grote impuls gegeven aan organisaties. Dit zal gevolgen hebben voor de toekomst want thuiswerken zal meer dan ooit onderdeel zijn van je dienstbetrekking. Dit boek geeft je de context van het online vergaderen en het geeft je ook nog handige bruikbare tips. Als fervent thuiswerker heb ik hier zowaar nog wat van opgestoken.

Jeroen de Graaf, managing director HR VIVAT NV (REAAL, Zwitserleven, Actiam)

Bij het lezen van Ben ik in beeld? dacht ik bij elke stelling direct: ‘Verrek, dit is me allemaal overkomen.’ Gijs Weenink en Richard Engelfriet hebben een zeer adequate analyse gemaakt van de voors- en tegens van online vergaderen. De stellingen zouden iedereen die online werkt aan het denken moeten zetten.

Roelof Eleveld, secretaris College van Bestuur, Hogeschool Inholland

Door de indeling met stellingen, voor-, tegenargumenten en een praktisch perspectief denk ik dat veel mensen het zullen lezen en ook echt iets zullen veranderen.

Gerrit Heijkoop, oprichter LiveOnlineEvents (LOE)

Treffend hoe Gijs en Richard de start van online vergaderen voor veel professionals beschrijven. Dit is niet alleen een prettig leesbaar instructieboek, maar ook een handig doe-boek om samen met collega’s je effectiviteit te vergroten.

Leonard Grijpma, Sectormanager Retail ABN AMRO

Via twaalf prikkelende stellingen dagen Gijs Weenink en Richard Engelfriet je uit een eigen visie te ontwikkelen over online vergaderen. Kernachtig en toegankelijk geschreven, een MUST voor iedere professional die impact wil maken.

Ir. Rinse Jan Boersma, Global Executive Animal Health

Het boek leest makkelijk, de tips lijken makkelijk en in de praktijk zijn ze ook echt makkelijk te implementeren. Kleine aanpassingen met grote impact! Zoals de juiste achtergrond, goede houding, staand dan wel zittend, de juiste outfit en vergaderen zonder bril op je neus! Briljante tips.

Ir. Anke Hamminga, directeur voor duurzame diervoeding Cargill Europa

Goed online communiceren laat zich niet in do’s and don’ts vangen, zo laten de auteurs op briljante wijze zien. Net als met alles moet je er even goed over nadenken. Met deze stellingen lukt dat razendsnel.

Esther van Rijswijk, economisch journalist en (online) moderator

Helder online communiceren is belangrijker dan ooit en zal alleen maar belangrijker worden. Digitaal overleggen is daarbij straks niet meer weg te denken. Gijs Weenink en Richard Engelfriet hebben een interessante en makkelijk leesbare analyse gemaakt van voor- en nadelen en waar je rekening mee moet houden. Ik beveel dit boek graag aan.

Frits Huffnagel, directeur Castro Communicatie, talkshowpresentator en VVD-prominent

In het theater van een online-bijeenkomst zit iedereen op de eerste rij. Met dit boek laten Gijs Weenink en Richard Engelfriet zien dat daar meer bij komt kijken dan je zou denken. Ik ben door het boek aan het denken gezet over hoe een écht goede online bijeenkomst eruit ziet.

Huibert-Jan van Roest, oud-advocaat en oprichter sprekenvoorpubliek.nl

Dit sprankelende boek van Gijs Weenink en Richard Engelfriet over online vergaderen komt precies op tijd. Ze dagen ons op vermakelijke en beeldende wijze uit om hierover na te denken. Het stimuleert mij tot experimenteren (morgen starten met een quiz?) en nadenken over wat gaat blijven. Een ding is zeker: we gaan nooit meer terug naar vroeger!

Gerda Feunekes, directeur Voedingscentrum