Over dit boek

Dit is meer dan een handboek dat beschrijft hoe je de inkoop binnen de publieke sector organiseert. Het beschrijft vooral hoe je de competenties ontwikkelt die je als inkoper nodig hebt om succesvol te zijn in een overheidsorganisatie.

Een goede inkoper is een enthousiaste en tactische netwerker die alle belanghebbenden binnen zijn ambtelijke en politieke organisatie te vriend houdt. Tegelijkertijd heeft hij het lef om hun wensen om te buigen in concrete en haalbare eisen. Een goede inkoper beschikt over de juiste skills om overeind te blijven in een dynamische omgeving.

Wil jij ook zo’n inkoper worden? Profiteer dan van alle adviezen en praktische cases in dit boek. Lees de ervaringen van mensen die weten hoe inkoop in de praktijk werkt, van de inkoper tot de wethouder.

Als lezer krijg je gratis toegang tot een online omgeving boordevol waardevolle checklists, stappenplannen, podcasts en video’s.

Yvette Berkel en Rachel Heeringa helpen als directeur en manager van Procurance mensen en organisaties met inkopen en aanbesteden in de publieke sector. Het is hun passie om te laten zien hoe aantrekkelijk het inkoopvak is.

Inhoud

1. Inleiding

2. Waarom het werken in de publieke sector zo leuk is, zeker als inkoper

3. Praktijkverhalen

4. Het valt of staat dus met de inkoper

5. De basis op orde

6. De diepte in: wat een inkoper succesvol maakt

7. Anders kijken naar en handelen op de arbeidsmarkt

Nawoord

BIJLAGEN

Wie ben jij

Ken jij jouw organisatie?

Checklist: een stakeholderanalyse maken

Het adviesgesprek

Waardelijst

Checklist: de voorbereiding van een aanbesteding

Do’s & don’ts van een succesvolle inkoper

Nog meer leesvoer

Yvette Berkel en Rachel Heeringa

Succesvol inkopen in de publieke sector

Alles wat je moet weten om een goede inkoper te worden

Digitale editie oktober 2022

Uitgeverij Haystack

www.haystack.nl

needle@haystack.nl

Auteur: Yvette Berkel en Rachel Heeringa

Redacteur: Susan van Ass

Corrector: Carolien van der Ven

Omslag afbeelding: rassco (Shutterstock)

Vormgeving omslag en illustraties: Jessica Wieberdink | Focus Boekontwerp

Opmaak: Debbie Brok | Focus Boekontwerp

E-book: Debbie Brok | Focus Boekontwerp

ISBN 9789461265326

NUR 804, 800

BISAC BUS076000, BUS000000

Thema KJMV8

© 2022 Yvette Berkel en Rachel Heeringa

Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt zonder schriftelijke toestemming van de uitgever.

Hoewel dit boek met veel zorg is samengesteld, aanvaardt schrijver noch uitgever enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit boek.

1. Inleiding

De aanleiding voor dit boek

Als je voor de overheid werkt, sta je tijdens verjaardagfeestjes niet direct in het middelpunt van de aandacht. En als je dan ook nog eens een inkoopfunctie hebt, kijken de meeste gasten je wazig aan. Tot het moment dat jij vertelt wat jouw werk inhoudt. Dan kan het zijn dat zelfs een reclameman zegt: ‘Wat een gave baan! Ik heb nooit geweten dat inkoop zo veelzijdig is.’

En toch blijft het imago van inkoper in de publieke sector wat muffig, zo blijkt uit de diverse reacties van mensen die reageerden op onze vraag wat hun beeld is: ‘Ik had vooral een beeld van stoffige ambtenaren.’ ‘Ik had het beeld dat ambtenaren er altijd voor zorgen dat hun werkdag op tijd is afgerond, dat zij niet “hard” werken en dat zij zich maar tot een bepaald niveau verantwoordelijk voelen. Daarnaast dacht ik dat de besluitvorming over veel schijven gaat en lang duurt.’ ‘Als inkoper voor een gemeente doe je toch niet meer dan pennen en potloden bestellen?’ ‘Ik ben echt heel blanco begonnen in dit vak. “Pak er maar een aanbesteding bij en probeer maar eens in te schrijven.” Dat was mijn eerste kennismaking met aanbesteden en ik vond het maar onhandig gedoe.’ ‘Het aanbestedingsproces is bureaucratisch en lastig. Aanbestedingen zijn gesloten en overheidsinstellingen zijn beschermde instellingen, die krijgen altijd gelijk en die kunnen alles doen en laten.’

Dat leidt ertoe dat studenten liever kiezen voor marketing & sales of inkoop in de private sector. Het publieke-inkoopvak oogt niet sexy. Terwijl er zoveel mooi, zinvol, leuk en complex werk te doen is, waarin je je kunt blijven ontwikkelen. Ook als zij-instromer.

Anno 2022 is er nog steeds een groot tekort aan goede inkopers. Het is een terugkerend verhaal in de arbeidsmarktmonitor die jaarlijks door DEAL! wordt uitgevoerd.

Het publieke-inkoopvak is volgens ingewijden dus heel leuk, maar er zijn maar weinig mensen die hierover vertellen. Er bestaan veel boeken over inkopen en aanbesteden, maar die zijn vooral theoretisch en/of juridisch van aard. Daar vallen wij soms zelfs bij in slaap.

Wij willen daarom graag de échte verhalen uit de praktijk delen en vertellen hoe je een succesvolle inkoper wordt. Maar vooral hoe boeiend en afwisselend inkopen in de publieke sector is, zodat hopelijk meer mensen na het lezen van dit boek zeggen: ‘Wat een gave baan, dat wil ik ook!’

PS Heel veel inkopers – de auteurs incluis – zijn ooit per ongeluk in het vak gerold, maar zijn gebleven omdat ze het zo verrassend leuk vonden en vinden. Hier nog enkele quotes van inkoopcollega’s.

Lotte van Weert (inkoper bij Procurance): ‘Ik heb niet bewust gekozen voor de publieke sector. Het is eigenlijk toeval geweest: ik ben erin “gerold”. Dat komt onder meer door mijn keuze voor de inkoopminor, omdat deze gericht is op inkoop binnen de publieke sector. Door de tekorten aan inkopers worden er banen aangeboden voor na de minor. En zo is het balletje gaan rollen.’

Boudewijn van Immerseel (senior inkoper en mede-eigenaar van Procurance): ‘Ik werkte eerst in de sales. Via het inschrijven op aanbestedingen ben ik in contact gekomen met inkoopadviesbureaus. Vervolgens ben ik me verder gaan verdiepen in de Aanbestedingswet. Omdat ik gevraagd werd door inkoopadviesbureaus, heb ik de overstap gewoon gemaakt; eigenlijk ben ik erin gerold.’

Michel Hartman (senior inkoper en managing consultant bij Procurance): ‘Ik ben min of meer bij toeval in het vak gerold. Want wat moet je als doorgewinterde militair met Nevi op zak om vervolgens Dixies af te roepen onder een raamcontract voor een oefening in Verweggistan? #nojoke!’

Robin van de Graaf (inkoper en aanbestedingsjurist bij Procurance): ‘Als afgestudeerd jurist heb ik veel uitvoerend juridisch werk gedaan en veelal in beslissende rollen gewerkt. Uit dit werk haalde ik te weinig voldoening en ik had voor ogen om een meer adviserende rol te bekleden. Na het onderzoeken van wat ik belangrijk vind in mijn werk en het niet volledig los willen laten van mijn juridische achtergrond, ben ik tot de conclusie gekomen dat ik graag het vak van inkoopadviseur wilde ervaren.’

De opbouw van het boek

In dit boek vertellen wij hoe inkoop in de publieke sector nu echt werkt. Je leest niet alleen waarom het zo’n mooi en complex vak is, maar we laten je via verhalen uit de praktijk ook zien waarom het soms misgaat. Welke rol heeft inkoop gespeeld en wat kunnen we ervan leren? Wat maakt een inkoper goed en succesvol en hoe kun je zo’n inkoper worden?

Het draait uiteindelijk allemaal om vaardigheden, houding en gedrag van de inkoper. En ja, natuurlijk moet je juridische procedures kunnen toepassen, maar dat is een basis. Dat is niet wat een inkoper succesvol maakt.

We zetten alle benodigde vaardigheden voor je op een rijtje. We sluiten af met de uitdaging waar we anno 2022 nog steeds mee te maken hebben: het gebrek aan goede inkopers. Hoe kunnen we nieuwe inkopers opleiden? En als die inkopers er zijn, hoe zorg je dan als overheidsorganisatie dat je hen vasthoudt? En moet je hen wel willen vasthouden? Achter in het boek vind je extra leesvoer en checklists.

Je kunt dit boek van a tot z lezen – graag zelfs. Maar je kunt ook gelijk doorbladeren naar de verhalen waar je nieuwsgierig naar bent, bepaalde vaardigheden of de checklists achter in het boek.

Op onze website www.succesvol-inkopen.nl vind je nog meer verhalen, interactieve checklists en filmpjes met geïnterviewden. We nodigen je graag uit om jouw verhaal daar te delen.

Over de auteurs

Yvette is haar carrière begonnen in sales en marketing. Na haar MBA aan Cranfield University (UK) werkte ze voor A.T. Kearney en daar leerde ze het inkoopvak. Inmiddels heeft ze ruim vijfentwintig jaar inkoop- en inkoopmanagementervaring, vooral in de publieke sector, en is ze de oprichter van Procurance. Al snel merkte ze bij klanten hoe lastig het was om aan goede inkopers te komen. ‘Dan kan ik hen beter zelf opleiden,’ was haar conclusie. En zo geschiedde. Er werken nu ongeveer vijfentwintig mensen bij Procurance en de twee nieuwe labels Procureplan (een inkoopcloudapplicatie) en Workademy (de praktijkschool voor inkopers in de publieke sector).

Yvette is directeur en meewerkend voorvrouw; ze zit zelf bewust volop in de opdrachten. Zo werkt ze aan én in de (inkoop)organisaties van haar klanten en kan ze actuele praktijkkennis effectief doorgeven aan jong en ouder talent, bijvoorbeeld als docent voor Nevi en Workademy. Daarnaast is Yvette coauteur van het succesvolle managementboek Onderhandelen voor vrouwen.

Rachel heeft na afronding van haar rechtenstudie in 2002 eerst als jurist in de private sector gewerkt. Omdat zij die juridische pet niet leuk vond, heeft ze een overstap gemaakt naar een commerciële rol, waarbij ze onder meer inschreef op aanbestedingen. Uit nieuwsgierigheid is ze vervolgens in 2007 naar de publieke-inkoopsector overgestapt. Daar heeft ze als aanbestedingsjurist en inkoper het vak geleerd. Tevens is ze mede-eigenaar geweest van een inkoopadviesbureau.

Tegenwoordig is ze collega van Yvette bij Procurance. Rachel is betrokken bij de verdere ontwikkeling van Procurance als werkgever en verantwoordelijk voor Workademy. In beide rollen begeleidt zij inkoopprofessionals bij hun vakinhoudelijke en persoonlijke ontwikkeling.

Dit is het einde van de preview. Ga voor meer informatie over dit boek naar de website van Uitgeverij Haystack of bestel het boek bij uw favoriete boekhandel