Binnen!

De ideale voorbereiding op je sollicitatie

Marjo Louwers-Janssen

Thema, uitgeverij van Schouten & Nelissen

© Thema, 2014

Voor overnames kun je contact opnemen met de klantenservice van Thema,

Postbus 287, 5300 AG Zaltbommel, T 0418 683700 of info@thema.nl.

Omslag en illustraties: Roel Ottow, Apeldoorn

Grafische vormgeving: Paul Boyer, Amsterdam

Grafische productie: Bariet, Steenwijk

ISBN 978 90 5871 934 8

NUR 807

Trefwoord: sollicitatie, competenties

www.thema.nl

Volg ons ook op: volgonsvolgonsvolgonsvolgons

Voorwoord

‘Gefeliciteerd! U hebt het uzelf met de aankoop van dit boek makkelijk gemaakt.’ Deze zin schreef ik in 2007 in het voorwoord van mijn boek Hebbes! Dat boek biedt selecteurs handvatten voor het voeren van goede selectiegesprekken. Inmiddels zijn we toe aan de zesde druk (2014). Hieruit blijkt dat Hebbes! een groot succes is geworden.

Hoog tijd om anno 2014 een boek voor jou te schrijven!

IK?

Jij bent sollicitant, freelancer, interimmer of zelfstandig ondernemer! Je hebt gereageerd op een advertentie of bent benaderd voor een opdracht. Binnenkort heb je dus een interview. Dit boek helpt je niet alleen bij de voorbereiding op dit gesprek, maar onderscheidt zich ook van veel andere werkboeken.

HOEZO?

Dit boek is goed bruikbaar als voorbereiding bij sollicitaties binnen zowel een traditionele als een meer vernieuwende omgeving. De titel Binnen! slaat niet alleen op ‘het binnenkomen’, maar ook op het van binnenuit – lees: vanuit jezelf – in gesprek gaan. Dit boek maakt je meer bewust van je gedrag, dat je in belangrijke mate maakt tot wie je bent én in welke functie of rol jij bij uitstek succesvol kunt zijn.

Dit boek gaat niet over jezelf beter leren verkopen. Het gaat wel over het verbeteren en versterken van je eigen rol in het matchingsproces: met als belangrijkste resultaat een match die beide partijen meer perspectief biedt.

Binnen! geeft je inzicht in de meer dan 600 vragen die je kunt verwachten over meer dan 89 competenties, kwaliteiten of ervaring! Het geeft je inzicht in het gedrag dat mensen van je verwachten bij het uitvragen van bepaalde kwaliteiten of de eisen die de opdrachtgever of de organisatie aan je stelt. Je kent na het lezen van Binnen! het klappen van de zweep van deze zogenoemde ‘criterium-gerichte’ ontmoetingen!

Kortom, dit is een perfecte voorbereiding, want jij staat op het punt een belangrijk gesprek te voeren. Een gesprek dat bestaat uit een aantal onderdelen: een deel algemene oriëntatie en algemene kennismaking en een deel waarin je je persoonlijk zult moet presenteren en profileren. Met name over dit laatste onderdeel en de voorbereiding daarop gaat Binnen!

LET OP!

Dit boek is niet alleen geschikt voor lezers die op zoek zijn naar een functie in loondienst, maar ook voor diegenen die als zelfstandig ondernemer gaan praten over een nieuwe opdracht. Ik heb het voor je geschreven omdat er voor alle vormen van dienstverlening een ontmoeting, een gesprek, zal plaatsvinden. Een selectiegesprek is de meest gebruikte selectiemethode. Hoe bereid je je dus voor?

HOE? WANNEER? WAAROM?

Je hebt een drukke baan en hebt geen tijd om je goed voor te bereiden.

Je kreeg je opdrachten tot op heden altijd via via.

Je vertrouwt op je intuïtie.

Je hebt twintig jaar geleden voor het laatst gesolliciteerd!

Met die realiteit in mijn achterhoofd heb ik dit boek voor jou geschreven. Met Binnen! kun je je bij uitstek voorbereiden op selectiegesprekken. Het geeft je inzichten in wat je kunt verwachten tijdens interviews en acquisitiegesprekken. Ook geeft het boek je het perfecte instrument in handen om te anticiperen op wat komen gaat. Daarnaast biedt het een kijkje in de keuken van onderwerpen die spelen binnen organisaties en specifiek binnen HRM (Human Resource Management). Binnen! is geen handleiding voor solliciteren via LinkedIn of een lesje personal branding. Vanzelfsprekend komt het wel kort aan de orde, maar hierover zijn al veel specialistische boeken geschreven (zie www.thema.nl). Over wat werkelijk aan de orde komt in een gesprek over je gedrag en je talenten en bij de te verwachten vragen per competentie, is nog geen werkboek te vinden.

Binnen! geeft inzicht in de manier waarop je heel praktisch het gesprek zelf goed kunt voorbereiden en voeren. Hoe je ook zelf de regie kunt nemen in dit gesprek en jezelf onafhankelijk en professioneel kunt presenteren.

Ik vertrouw erop dat je met dit praktische handboek een nog beter gesprek kunt voeren. Hoe? Door je een inkijk te geven in de achtergronden van competentiegericht interviewen en selecteren en een heleboel voorbeeldvragen!

De voorbeelden zijn tot stand gekomen dankzij de vele duizenden sollicitanten, outplacementkandidaten en deelnemers aan loopbaancoachsessies in de achterliggende 25 jaar. Verder heb ik geput uit mijn eigen ervaringen en research naar het onderwerp, waarvan ik de ‘oogsten’ graag met je deel.

Aan alle lezers: veel leesplezier en succesvolle ontmoetingen toegewenst. Op weg naar een nieuwe uitdaging! Binnen!

Marjo Louwers-Janssen

Zaltbommel, september 2014

Inhoud

Inleiding

Een beetje theorie

Competenties en voorbeeldvragen

1 Aanpassingsvermogen

2 Aanspreken (feedback geven)

3 Adviseren

4 Ambitie

5 Anticiperen

6 Argumenteren

7 Artisticiteit

8 Assertiviteit

9 Beïnvloeden

10 Besluitvaardigheid

11 Betrokkenheid

12 Coachen

13 Commercieel inzicht

14 Conceptueel denken

15 Conflicthantering

16 Creativiteit/vindingrijkheid

17 Delegeren

18 Didactische vaardigheden

19 Discipline

20 Discussiëren

21 Distantie (afstand bewaren)

22 Diversiteit (benutten)

23 Doorvragen

24 Doorzettingsvermogen

25 Draagvlak creëren

26 Durf

27 Empathie

28 Energie

29 Feedback geven

30 Feedback ontvangen

31 Feedback vragen

32 Flexibiliteit

33 Gespreksvaardigheid

34 Impact

35 Initiatief (zelfstandigheid, proactief handelen)

36 Inlevingsvermogen (sensitiviteit)

37 Innovatie-/ vernieuwingsgerichtheid

38 Integriteit

39 Inventiviteit

40 Inzet

41 Klantgerichtheid (service-oriëntatie)

42 Kritisch denken

43 Kwaliteitsgerichtheid

44 Leervermogen cognitief

45 Leervermogen sociaal

46 Loyaliteit

47 Luisteren

48 Marktgerichtheid

49 Mensenkennis

50 Mensgericht leiderschap

51 Mondelinge uitdrukkings- vaardigheid

52 Motiveren

53 Netwerkvaardigheid

54 Observeren

55 Omgaan met weerstand

56 Omgevingsbewustzijn

57 Onafhankelijkheid

58 Onderhandelen

59 Ondernemerschap

60 Oordeelsvorming

61 Oplossingsgerichtheid

62 Organisatiesensitiviteit

63 Organisatietalent

64 Organiseren van eigen werk

65 Overtuigen

66 Overwicht (dominantie, impact)

67 Plannen en organiseren

68 Presenteren

69 Probleemanalyse

70 Reflecteren

71 Representativiteit

72 Resultaatgerichtheid (doelgerichtheid)

73 Samenwerken

74 Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

75 Sensitiviteit (inlevingsvermogen)

76 Sociabiliteit

77 Stressbestendigheid

78 Taakgericht leiderschap

79 Tactisch schakelen

80 Timemanagement

81 Verantwoordelijkheid

82 Visie

83 Voortgangsbewaking

84 Zelfkennis

85 Zelfontwikkeling

86 Zelfstandigheid

87 Zelfsturing

88 Zelfvertrouwen

89 Zorgvuldigheid (accuratesse)

Vacaturesites

Algemene tips voor het solliciteren

Literatuur

Over de auteur

Inleiding

Arie de Geus (werkzaam bij Shell, auteur van The Living Company) heeft aangetoond dat de gemiddelde levensduur van bedrijven 12,5 jaar is. Dat betekent dat je gemiddeld alleen al drie tot vier keer tijdens je arbeidzame leven van baan moet veranderen omdat je werkgever niet meer bestaat. Levenslang bij hetzelfde bedrijf werken komt bijna niet meer voor. Je zult dus steeds vaker moeten solliciteren naar een functie in een andere organisatie. Solliciteren is initiatief nemen, gericht zoeken naar opdrachten of functies die bij je capaciteiten aansluiten. Solliciteren is onderhandelen en afspraken maken over wat jij verwacht en wat anderen van jou kunnen verwachten.

Tijdens een interview gaat het in eerste instantie om het opbouwen van wederzijds vertrouwen. Verder zal de interviewer een indruk willen krijgen van je capaciteiten, kwaliteiten en vaardigheden en van wat je specifieke bijdrage voor de organisatie kan zijn. Je moet jezelf niet alleen adequaat kunnen presenteren om aannemelijk te maken dat je de beste kandidaat bent, maar de ander verwacht ook van jou een actieve bijdrage aan het gesprek. Andersom wil jij een goede indruk krijgen van de organisatie, de functie of opdracht en de mensen met wie je te maken krijgt. Ook wil je kunnen afwegen of je verder wilt in de procedure.

Je bent uniek. Maar hoe kun je dat iedere keer weer aantonen? Het ‘loven en bieden’ op de arbeidsmarkt is een wreed spel. De capabele kandidaat wordt afgewezen omdat hij af en toe wat langer moest nadenken over het antwoord, de minder capabele maar bluffende concurrent pikt de gewilde baan in. Wat wint? Vorm of inhoud? Uiteindelijk, ben ik van mening, de inhoud. Om die (langdurig) goed vorm te geven moet je dicht bij jezelf blijven. Omdat je jezelf weer voor een langere of kortere termijn aan een functie gaat verbinden.

De economie trekt momenteel gelukkig weer aan! Dat is als je noodgedwongen moet solliciteren een opsteker! Als je vanuit eigen beweging op zoek bent ook. De arbeidsmarkt was de afgelopen jaren een werkgeversmarkt. De komende periode wordt het een werknemersmarkt (ook voor freelancers, zzp’ers enzovoort). Wereldwijd onderzoek van Hay Group geeft aan dat de arbeidsmarkt vanaf volgend jaar weer volop aantrekt. In Nederland speelt nog een extra factor mee: de beroepsbevolking krimpt vanwege de vergrijzing. Voor jou als sollicitant goed nieuws! Retention (het eerst binnenkrijgen en vervolgens behouden van goede mensen) en ‘war for talent’ maken samen dat je kansen groter worden om een uitdagende baan/opdracht binnen te halen.

Commodity

Je wilt geen bulkproduct zijn. Je waarde wordt bepaald door vraag en aanbod. Als vele anderen hetzelfde kunnen, ontstaat er concurrentie. Dan word je een commodity. Vele anderen kunnen en bieden hetzelfde. Kortom, zorg dat je je talenten/competenties onderscheidend presenteert. Zeldzame, gewilde vaardigheden zitten hoog in de waardeketen. Kijk eens hoe je datgene wat je bijvoorbeeld vijftien jaar geleden deed, kunt ‘commoditizen’ zodat je deze vaardigheden extra glans kunt geven. Bijvoorbeeld: goed kunnen organiseren en plannen. Vertaal dat naar modernere begrippen als persoonlijke effectiviteit, projectmanagement of problemen aanpakken via methodieken zoals Getting Things Done. Je kwaliteiten zijn hetzelfde, maar de woorden, de taal, je aanpak zijn onderscheidend.

Met andere woorden: je moet iets unieks toevoegen. Het liefst iets wat alleen jij kunt, vanwege wie of wat jij bent. Je werk kan immers door een ander gedaan worden, maar een ander kan nooit jouw persoonlijkheid overnemen. Het is dus van belang hoog in de waardeketen te komen.

Waarde komt tot bloei als mensen kwaliteiten laten samenkomen en zo tot prestaties komen die normaliter ondenkbaar zouden zijn. Je gesprekspartner je waarde laten ervaren is waar het om draait.

Selectiemethodieken

Interviewers gebruiken diverse methoden om personeel of bijvoorbeeld zzp’ers en freelancers te selecteren, te weten:

interview (STAR(E-R-T))

cv

sollicitatiebrief

Google

testen (capaciteitentest, persoonlijkheidstest, assessment center, proeve van bekwaamheid)

medisch onderzoek

antecedentenonderzoek

eerdere ervaring met de persoon

referenties

work samples (aantoonbare taakprestaties)

sollicitatieformulier

biografische vragenlijst

grafologisch onderzoek.

De eerste vier worden vrijwel altijd ingezet, de vijfde vaak alleen bij managementfuncties en hoger.

Het selectie-interview is veruit de populairste manier van selecteren en de voorspellende waarde is hoog (zeker wanneer een gesprek goed wordt voorbereid!). Interviewers willen door middel van dit gesprek de beste kandidaat voor een functie selecteren. Over deze methode gaat dit boek.

Uit onderzoek blijkt dat ook sollicitanten een voorkeur hebben voor een interview (inclusief cv) waarin ze hun prestaties aannemelijk kunnen maken. Zij zien dit als de meest eerlijke selectiemethode.

Duurzame inzetbaarheid

Zoals bekend mogen we allemaal langer doorwerken. Dat pensioen willen we graag ‘gezond’ halen. Als je keihard werkt in je eigen bedrijf, je werkeloos bent geraakt en op zoek bent naar een baan of je zit op een plek waar je weg wilt, het maakt niet uit. Onze pensioengrens is hoger dan enkele jaren geleden. Laten we dan ook vooral zorgen dat we die pensioendatum ‘gezond’ bereiken. Het is bijvoorbeeld in mijn ogen een hartgrondig misverstand dat je, als je werkeloos raakt of bent, zo snel mogelijk een nieuwe baan moet zien te scoren. Mijn ervaring is dat de overtuiging ‘als ik maar ergens binnen ben, dan solliciteer ik van daaruit wel verder’ een ongezonde is. Mensen zijn dan vaak zo blij dat ze weer een opdracht of werk hebben gevonden, dat ze ‘vergeten’ verder te solliciteren. Of je blijft toch te lang zitten op een werkplek die bijvoorbeeld onder je niveau is. Dit noem ik ook wel paracetamol-gedrag: te lang ergens mee doorgaan en dat sussen met middeltjes. Het resultaat? Lichamelijke klachten (onder- of overspannen) of chronische ontevredenheid. Of je blijft wel rondkijken en hebt drie banen in 1,5 jaar! Allemaal begrijpelijk, maar niet verstandig.

(Bovendien is berekend dat de kosten van het aannemen van een medewerker rond de 11.000 euro per werknemer bedragen. Ook een bedrijf is dus niet blij als je weer snel vertrekt. Het gevolg hiervan zou dus best wel eens een slechte referentie kunnen zijn.)

Duurzaam inzetbaar zijn betekent dat je meer verantwoordelijkheid neemt voor je eigen inzetbaarheid, prestaties en ontwikkeling. Dat doe je het best in een baan die bij je past.

Hoe zorg je ervoor dat je als medewerker of zelfstandig ondernemer vitaal blijft en wellicht tot na je pensioendatum een gezonde en tevreden werknemer of ondernemer blijft?

Door op dit moment, nu je voor het moment van interviews staat, te beslissen hoe en op welke manier je het interview ingaat, goed af te wegen wat je wilt, wat je kunt, maar ook … wat je niet (meer) wilt!

Aan het werk komen en blijven is door alle tijden heen een belangrijk thema! Zorg er daarom voor dat je een professionele sollicitant/ gesprekspartner bent en blijft. Het sollicitatiespel zul je vele malen moeten spelen voordat je met pensioen gaat. Met behulp van dit boek hoop ik je te ondersteunen in die beweging.

Van traditioneel naar nieuwe tijden

De manier waarop sollicitanten zich bezighouden met solliciteren, is sterk aan verandering onderhevig. Was begin jaren negentig een persoonlijk bezoek aan het bedrijf of de brief plus cv per post nog de manier om te solliciteren, tegenwoordig gaat men op een andere manier op zoek naar vacatures, ondernemers en medewerkers. Een juist gebruik van je netwerk op het internet speelt daarbij een essentiële rol. Zorg dat je je netwerk goed in beeld krijgt en dat je pitches (korte introductieteksten) klaar hebt staan. Zorg ook dat je begrijpt hoe internetsites werken en hoe je de zoektocht naar banen door een site zelf laat verzorgen (door search agents aan te maken of job alerts).

Helaas zijn deze ontwikkelingen nog niet zover als ik mij dat een aantal jaren geleden had voorgesteld. Er zijn diverse trends ingezet (zoals searching via social media), maar op andere gebieden zie ik minder vooruitgang. Je zou veronderstellen dat veel meer bedrijven technologie als video en beeld gebruiken in plaats van platte tekst. Zo ook het principe payrolling of het digitaal checken van cv’s. Of het traditionele gesprek omzetten naar een gesprek dat meer op basis van gelijkwaardigheid plaatsvindt. Een echt gesprek dus, in plaats van een ondervraging!

Gelukkig zie ik wel steeds meer dat organisaties niet langer alleen maar op zoek gaan naar het beroemde ‘schaap met de vijf poten’. Want … dat bestaat namelijk niet. Veel belangrijker is dat zij tegenwoordig steeds meer kijken naar de ontwikkelbaarheid van ‘makkelijke’ en het reeds aanwezig zijn van ‘lastig’ te ontwikkelen kwaliteiten, waarden of competenties. Het is veel slimmer dat de interviewer en de geïnterviewde samen kijken of deze in staat is snel te leren en gemotiveerd is. Intrinsieke motivatie is belangrijker dan een perfecte match op basis van diploma’s. Sommige vooruitstrevende organisaties als bijvoorbeeld Google hebben hun recruitmentproces al op die wijze ingericht. Dit bedrijf neemt bijvoorbeeld mensen in dienst die:

nog nooit binnen de ICT hebben gewerkt, maar wel programmeren als hobby hebben

geen afgestudeerde journalisten zijn, maar wel door middel van blogs actief zijn.

Diploma’s (en dus ‘platte’ kennis) zijn per definitie verouderd als je al een aantal jaren werkt. Lef, visie en doorzettingsvermogen daarentegen groeien met de jaren en zijn minder makkelijk aan te leren. Maar hoe maak je dat aannemelijk? Door je goed voor te bereiden op zowel netwerkgesprekken als echte interviews. Maar ook in je brief of je pitch kun je al wat van jezelf laten zien.

Talentmanagement

Talentmanagement? Wat heeft dat met mijn interview te maken? Tja … steeds meer directies en managers zien talentmanagement als een cruciale strategie om met mensen het verschil te maken. Een juiste match levert een betere performance van mens en organisatie op. Als een bedrijf in staat is om talent aan te trekken (los van de vraag of dat al tot volle wasdom is gekomen), is het de komende jaren onderscheidend op de markt. Een uitputtende traditionele recruitmentprocedure doet dat niet. Veel bepalender is iemands groeipotentieel en ontwikkeling gedurende de eerste jaren na indiensttreding. Daardoor is het voor jou als sollicitant van belang dat je je karakter kent, zelf je eigen competenties goed in beeld hebt, dat je goed kunt reflecteren op wat je in je verleden hebt meegemaakt, dat je kunt aangeven open te staan voor nieuwe ervaringen en dat je regelmatig feedback vraagt. Dan kun je in je interview aangeven dat je inzicht hebt in je talenten, inzicht in je ambities en dus inzicht in je ‘skills’ die (nog) nodig zijn om nog effectiever te zijn. Getalenteerde en betrokken medewerkers zijn namelijk 40% productiever dan medewerkers die dat niet zijn!

Talent is goed, ambitie is beter!

Het fundament voor effectief talentmanagement is mijns inziens ‘skills’ management. Het gaat niet altijd alleen om harde (zoals certificaten/ diploma’s) of zachte (zoals gedrag) competenties, maar ook om je ervaring (zakelijk of privé) en talenten die je meebrengt. Probeer bijvoorbeeld eens je cultuurmatch onder de aandacht te brengen in het gesprek.