Risicomanagement Compact

De essentie van risico’s
beheersen met gezond verstand

René Pennings

Voorwoord

De uitdaging van dit boek is om risicomanagement terug te brengen naar de essentie met als bron het boek No Risk No Fun. Volgens de jury van managementboek van het jaar een bijzonder goed leesbaar boek met mooie praktijkvoorbeelden, maar feedback van de lezers leerde dat het ‘ook wel aan de dikke kant is.’ Risicomanagement Compact biedt de basics voor hoe je risico’s met gezond verstand kunt beheersen. Het boek is zowel een thermometer (‘hoe staan we ervoor?’) als een startpunt (‘hoe kunnen we het beste beginnen, er een impuls aan geven?’).

Het vakgebied risicomanagement is de afgelopen jaren uitgegroeid tot een flinke bloemkool met zowel ‘harde’, taakgerichte invalshoeken als ‘zachte’, mensgerichte perspectieven. In dit boek zijn deze invalshoeken samengebracht tot vijf dimensies, namelijk die van koopman, dominee, verbinder, vakman c.q. psycholoog en framemaker.

Het zijn deze vijf dimensies die terugkeren in de voorbereiding en uitvoering van risicobeheersing, want dat is – niet verrassend – een continu, gefaseerd proces, vergelijkbaar met de Plan-Do-Check-Act-cyclus. Een proces ook dat inzicht biedt in onze risk appetite, in hoeverre we better safe than sorry kunnen zijn dan stoutmoedig. Dit proces is de leeswijzer van dit boek:

•De voorbereiding:

waar we het voor doen en welke risico’s we bereid zijn te accepteren (hoofdstuk 1-12).

•De risico’s inventariseren en analyseren:

hoe je bepaalt wat de zwaarste risico’s zijn, hoe zeker je het weet en wat je er aan kunt doen (hoofdstuk 13-19, 25).

•De organisatie:

hoe je het beste risicomanagement kunt organiseren en welke organisatorische risico’s het meeste voor komen (hoofdstuk 20-23).

•De uitvoering en evaluatie:

hoe je risicogestuurd leert werken (hoofdstuk 24, 26, 27).

Combineer je de dimensies met de fases, dan ontstaat het plaatje op de volgende bladzijde, de leidraad van Risicomanagement Compact. Deze leidraad wordt in 27 korte hoofdstukken toegelicht en nodigt jou uit om met risicomanagement aan de slag te gaan. Mét gezond verstand en met de boodschap dat a little risk tenslotte a joy in life is.

Ik wens je veel inzicht en leesplezier toe.

René Pennings, december 2018

INHOUDSOPGAVE

1. Vlucht of vecht met beleid

2. Benoem wanneer je succesvol of tevreden bent en …de tegenhanger

3. (H)Erken je invloed

4. Besef dat risicomanagement gelaagd is

5. Benoem strategische risico’s in je organisatie

6. Hou gepast rekening met externe en te voorkomen risico’s

7. (H)erken het toeval en onvoorspelbaarheid

8. Hoe je van een vicieuze naar de virtueuze cirkel van risicobeheersing komt

8.1 De vicieuze cirkel

8.2 De virtueuze cirkel

9. Practise what you preach: succes en risico’s van kernwaarden

10. Zorg voor waardeketencreatie: succes en risico’s van samenwerken

11. Vermijd vinkjes zetten: succes en risico’s van methodisch risicogestuurd werken

12. Haal het beste uit je professionals: succes en risico’s van de experts

13. Hoe je risico’s kunt indelen naar tembaarheid, onzekerheid en eenduidigheid

14. Benoem je gevoelens en zekerheid, activeer je ratio en emotie

15. Wanneer laat jouw intuïtie je (onterecht?) in de steek?

16. Vergroot je risico-intelligentie

16.1 Leer van de Gezagvoerder

16.2 Wees proud to be fout

16.3 Ga WRAP-pen

16.4 Verander de kernwaarden

16.5 Maak er een goed en oprecht gesprek van

17. Hoe je de risico’s van groepsdenken doorbreekt

18. Hoe je met gezond verstand vertrouwen vergroot

19. Erken dat een menselijke fout nooit de eindoorzaak is

20. Wie managet hier de risico’s?

21. Hoe volwassen is ons risicomanagement? Waar stáán we nu?

22. Pak organisatorische risico’s met gezond verstand aan

23. Hoe je een high reliability organisatie kunt worden

24. Zorg voor een positieve risicoregelreflex

25. Hoe je met gezond verstand risico’s kwantificeert

26. Hoe je risicogestuurd besluiten neemt

27. En tot slot: nooit meer spijt?

1. Vlucht of vecht met beleid

Een goed gesprek dat louter gaat over risico’s bestaat niet. Risicomanagement staat nooit op zichzelf, maar is afgeleid van waar jij en je organisatie voor staan, de strategie of het businessmodel, de bijbehorende doelstellingen en te bereiken resultaten. Een risicomatrix of heatmap biedt hiervoor een beetje inzicht in de mate van risicobeheersing. Deze matrix biedt jou de volgende keuze: ga je de risico’s accepteren, beheersen, overdragen of vermijden? In het volgende schema hebben we de keuze uitgedrukt in vluchten of vechten.

Jouw keuze heeft context nodig. Vluchten of vechten – of stilstaan - doe je met beleid. Dat beleid begint met:

•Benoemen wanneer je succesvol of tevreden bent. En wanneer niet (2).

•(H)Erkennen hoe groot je invloed eigenlijk is (3).

•Beseffen dat (strategisch) risicomanagement gelaagd is (4).

2. Benoem wanneer je succesvol of tevreden bent en …de tegenhanger

Succes is mooi en niet altijd te beïnvloeden, maar je risicohouding is een keuze. De risicohouding of risicobereidheid is de mate waarin je bereid bent risico’s te accepteren om je persoonlijke of zakelijke doelen te bereiken. Het is zowel een afspraak met jezelf als een gemoedstoestand: handel je ‘volgens afspraak’ als zich een kans of dreiging voordoet en wat zou je kunnen doen besluiten hiervan af te wijken?

Maar hoe kijk jij eigenlijk tegen risico’s aan? Je houding ten aanzien van risico’s wordt voor een groot deel bepaald door de doelen die je je zelf hebt gesteld. Wat maakt jou met andere woorden gelukkig, tevreden of succesvol?

Je risicohouding wordt onder meer bepaald door wat je als vertrekpunt of anker hanteert voor zowel je doelen als de bijbehorende risico’s: als je je doelen - enigszins- naar beneden bijstelt, krijg je namelijk meer oog voor de risico’s – de dreigingen wel te verstaan. In plaats van louter succes bepaal je voor jezelf de spreekwoordelijke boterham met tevredenheid. Rond dat punt benoem je je streefpunt [succes target], datgene wat je voor jezelf een 8 geeft.

Het is zaak om niet alleen je ambitieniveau handen en voeten te geven, maar ook de situatie van ‘tot hier en niet verder’. Je benoemt je breekpunt [survival target], het punt dat je inzicht biedt in wanneer het verstandig is om te stoppen of te vluchten.

Een belangrijk inzicht is dat je risicohouding verschuift. Je hebt weliswaar voor jezelf een vertrekpunt benoemd, maar als je doel of ambitieniveau gaat verschuiven, verandert ook je risicohouding.

Zo blijkt uit onderzoek dat je behoorlijk risicomijdend wordt als je streefpunt binnen handbereik is. Je comfortzone gaat dan over in de stresszone.

3. (H)Erken je invloed

Je hebt nu een beeld van je doelen en je risicohouding, inclusief je streef- en breekpunten. Maar voor je gevoel ontbreekt er iets: je beseft dat je niet alles kunt beïnvloeden. Sommige dingen ‘overkomen je gewoon’, terwijl je andere zaken soms behoorlijk kunt bijsturen. In de volgende matrix hebben we ‘invloed’ en ‘gevolgen’ platgeslagen.

Rechtsboven in de matrix schrijf je op welke zaken bijdragen om je doel te bereiken én die je redelijkerwijs kunt beïnvloeden, de succesfactoren. Linksboven staat misschien wel het belangrijkste: de Nauwelijks Of Niet Te Beïnvloeden Aandachtspunten (nontba’s of watch factors). Deze zaken hebben een wezenlijke invloed op je succes en de doelstellingen, maar je kunt ze hoogstens een beetje beïnvloeden. Nontba’s moet je bespreekbaar maken. Hoe zou je bijvoorbeeld de gevolgen ervan kunnen verzachten? Een nontba bepaalt voor een groot deel je risicohouding: in hoeverre ga je niet moeilijk beïnvloedbare factoren vermijden of accepteren, of zijn ze bij nader inzien enigszins beheersbaar? Vechten of vluchten met beleid staat in dit geval voor de instelling ‘het kan misgaan, maar als het zich voordoet zijn we er klaar voor!’ Je gaat er óf harder tegenaan, óf je besluit het te vermijden. Als je je goed voorbereidt op nontba’s kunnen deze geleidelijk aan uitgroeien naar meer beïnvloedbare succesfactoren of zelfs een ‘afleider’.

Een afleider, linksonder in de matrix, is simpelweg iets vervelends, waar je al met al redelijk mee kunt leven. Je voelt bijvoorbeeld tijdens een lange wandeling een blaar opkomen en je realiseert je dat je geen blarenpleisters meer hebt. Rechtsonder in de matrix staan de randvoorwaarden (tactical factors). Je kunt ze alleszins beïnvloeden of beheersen, maar als het mis gaat kunnen de gevolgen ernstig zijn. Een randvoorwaarde is iets dat je als vanzelfsprekend beschouwt. Van je goed onderhouden auto verwacht je dat hij het gewoon doet. Bovendien is de kans klein dat je auto er plotseling mee ophoudt, want op het dashboard zijn er meer dan genoeg rode lampjes die ingeval van onraad tijdig moeten gaan knipperen.

Hoe zien jouw rode lampjes eruit? Je hebt weliswaar voor jezelf een breekpunt geformuleerd, maar je wilt helemaal niet ‘breken’ of in een stresszone terechtkomen waar je alleen nog maar kunt overleven. De kunst is om jouw rode lampjes handen en voeten te geven door een waarschuwing vooraf (early warning indicator (ewi)) te benoemen. Door een ewi, krijg je inzicht wanneer je bereid bent je risicohouding te herzien.

4. Besef dat risicomanagement gelaagd is

Het is misschien wat flauw om succes en risicohouding in één cijfer uit te drukken. Voorbeelden uit de sport lenen zich bij uitstek voor eenvoudige managementtheorieën, omdat er vaak sprake is van één ultiem doel, bekende tegenstanders en een tamelijk stabiele risicohouding. De werkelijkheid, met tegenstrijdige belangen, compromissen en de waan van de dag, is vele malen gecompliceerder.

Je risicohouding bestaat uit vijf uiteenlopende lagen of dimensies.

1. Je (harde) doelen en middelen

Je stelt je op als een koopman die weet hoe hij zijn doelen en risico’s in cijfers moet uitdrukken.

2. Je normen en (kern)waarden

Tegelijkertijd is er je innerlijke dominee, het stemmetje dat fluistert waar je voor staat en dat weleens ruzie heeft met je koopman.

3. Je omgeving: partners en andere belanghebbenden

De derde laag is die van verbinder. Doelen verwezenlijken doe je zelden alleen. Met hulp van je partner(s), vrienden en belanghebbenden kun je er pas iets moois van maken.

4. Je mensenkennis en lerend vermogen

Laag 4 staat voor de psycholoog én de vakman. Je bent goed in staat om mensen ‘te lezen’ en bovendien goed in je vak, niet in de eerste plaats omdat je er je ei in kwijt kunt.

5. Je methodische aanpak

Een methodische werkwijze voor het realiseren van je doelen is een must. Je slaat niet door in te veel of te weinig regels, (h)erkent het juiste moment en bent in staat om zaken af te maken. Kortom, een framemaker.

Meer lezen? In onderstaande hoofdstukken worden de lagen of dimensies nader toegelicht: Succes en risico’s van …

•Kernwaarden: practise what you preach

•Samenwerken: écht waarde creëren

•Methodisch risicogestuurd werken: vermijd louter vinkjes zetten

•Experts: hoe je het beste uit professionals haalt

•Streef- en breekpunten: benoem wanneer je SMART tevreden bent en welke strategische risico’s je bereid bent te accepteren

5. Benoem strategische risico’s in je organisatie

Managementgoeroe Robert Kaplan bedacht samen met Annet Mikes de risicodriedeling van strategische, externe en te voorkomen risico’s. Strategische risico’s zijn vrijwillig geaccepteerde risico’s die de strategie van de organisatie zowel positief als negatief kunnen beïnvloeden. Een goede strategie geeft antwoord op de vraag hoe je organisatie omgaat met strategische risico’s.