Inhoud

Voorwoord

Inleiding

1. Gebruik je ondernemerskracht

1.1 De veranderende wereld

1.2 Het biedt kansen

1.3 De relatie tussen innovatie en subsidie

Samenvatting

2. Het begrip subsidie en waar subsidies vandaan komen

2.1 De overheid als beleidsmaker

2.2 Subsidie als begrip

2.3 Fondsen

Samenvatting

3. Het subsidieproces

3.1 Stap 1: Projectinitiatie

3.2 Stap 2: Onderzoek naar subsidies

3.3 Stap 3: Schrijven van de aanvraag schrijven en aanvraag indienen

3.4 Stap 4: Ontvangstbevestiging

3.5 Stap 5: Positieve beschikking ontvangen

3.6 Stap 6: Vragen ontvangen

3.7 Stap 7: Negatieve beschikking ontvangen

3.8 Stap 8: Subsidieadministratie bijhouden

3.9 Stap 9: Geld ontvangen en project afwikkelen

3.10 Stap 10: Vaststellingsbeschikking

Samenvatting

4. Subsidiemogelijkheden voor jou?

4.1 Waar komen subsidieregelingen vandaan?

4.2 Hoe kom ik voor subsidie in aanmerking?

4.3 De tijdelijkheid van subsidieregelingen

Samenvatting

5. Projectaanpak en -bewaking

5.1 Innoveer gestructureerd

5.2 Er is geen ideale projectmethodiek

5.3 Registraties, transparantie en deadlines

5.4 Subsidiegebruik inbedden in je organisatie

5.5 Laat IT voor je werken

Samenvatting

6. Aan de slag

6.1 Praktisch beginnen

6.2 Inschakelen subsidieadviseur

Samenvatting

Nawerk

Dankwoord

Over de auteur

Verantwoording

Bronnen

Voorwoord

Het nieuwe boek ‘Subsidiekracht’ van Rolf Grouve vraagt natuurlijk om een voorwoord. Het is voor mij een eer om dit voorwoord te schrijven. Ik heb Rolf leren kennen in zijn rol als bestuurder van Currency Connect. Destijds een toonaangevend adviesbureau op het gebied van innovaties en subsidies. Vanaf de eerste ontmoeting met Rolf ben ik geraakt door zijn frisse ideeën, vernieuwende kijk op ondernemerschap en zijn uitgesproken mening over de kracht van innovatie. Hij is een ras ondernemer die excelleert op de combinatie van IT, innovatie en subsidies.

Waar veel specialisten de neiging hebben kennis voor zichzelf te houden, is dit bij Rolf duidelijk niet het geval. Al vroeg in zijn carrière deelt hij zijn kennis en inzichten met de buitenwereld, getuige zijn eerste boek ’Innoveren met subsidie’ in 2009. Rolf was toen 26 jaar jong. Vele publicaties volgenden en als auteur kwamen er nog eens vier boeken van zijn hand. Het nu voorliggende boek zal naar verwachting zeker niet de laatste zijn.

‘Subsidiekracht’ is een zeer lezenswaardig boek. Rolf maakt na enkele jaren zijn comeback in subsidieland. En dat met zijn kenmerkende, duidelijke mening. Het is een boek in de stijl van Rolf zoals ik die van hem ken. Vlot en praktisch geschreven. Een toegankelijk en makkelijk leesbaar boek.

Er wordt een reëel beeld geschetst van de connectie tussen innovatie en subsidies. Wat zijn de diepere intenties van onze overheid met haar innovatie en subsidiebeleid. Het verkrijgen van subsidie is uiteraard geen doel op zich, maar moet gezien worden als een stimuleringsmaatregel om de innovatie- en investeringsbereidheid te vergroten.

Voor veel ondernemers is het verkrijgen van subsidies lastig. Het is niet eenvoudig om beeld te krijgen van het subsidielandschap en de mogelijkheden die het hun biedt. Kansen blijven onbenut, door deze onwetendheid, dan wel door de verwachting dat subsidietrajecten lastig en complex zijn. Dit is jammer. Ondernemers doen zich hiermee te kort.

Via dit boek wordt de kracht van het instrument ‘subsidie’ benadrukt. Rolf beschrijft op een handzame en praktische wijze het subsidieproces en gaat in op de subsidiedoeleinden en mogelijkheden. Helder en duidelijk geformuleerd.

Ik wens u veel leesplezier.

Johan Evers, (voormalig) Algemeen directeur van de Jong & Laan Accountants en Belastingadviseurs

Inleiding

De wereld is in beweging, en veel (technologische) veranderingen komen op ons af. Om mee te gaan als ondernemer moet je risico’s nemen en vaak fors investeren gedurende een langere periode. Dat vraagt op vele fronten wat van jou en van je team. Gelukkig heeft de overheid stuur- en stimuleringsinstrumenten om jou als ondernemer hierbij financieel te ondersteunen. Subsidies zijn er in verschillende soorten en maten en de complexiteit van de regelingen verschilt per type. Er is een oerwoud aan regelingen.

De hamvraag is hoe je subsidies kunt benutten, maar er niet te veel werk aan hebt. Je wilt immers bezig zijn met ondernemen. Subsidies kunnen je als middel ondersteunen bij de financiële risico’s. Maak eerst je toekomstplannen en doe dat gestructureerd, zodat je efficiënt gebruik kunt maken van deze stimuleringsmiddelen. Een goede combinatie tussen een innoverend bedrijf dat anticipeert op de toekomst en een gezonde financiering vormt immers de basis van een krachtig bedrijf. De subsidiekracht is een samensmelting van het realiseren van frisse ideeën en eigen financiering in combinatie met subsidies. Als je je projecten systematisch ‘aanvliegt’, dan is het verwerven en bewaken van je subsidie- en innovatieproces kinderlijk eenvoudig!

In dit boek neem ik je mee in de connectie tussen jouw innovaties en investeringen enerzijds en hoe je het financiële risico door middel van subsidies kunt beperken anderzijds. Het doel van dit boek is niet om iedereen gebruik te laten maken van subsidies en het is ook helemaal prima als je principieel tegen subsidies bent en er geen gebruik van wilt maken. Het is juist bedoeld om je erop te wijzen dat je gebruik zou kunnen maken van dat zetje in de rug dat de overheid ons biedt. En vooral dat je hiermee de extra investeringen gaat doen in vernieuwingen die je organisatie continuïteit kunnen bieden, maar die bedrijfskundig op dit moment eigenlijk te duur zijn. Het verkrijgen van subsidies moet dan ook zeker geen doel op zich zijn. Het is een middel om je bedrijf te stimuleren vooruit te gaan, zodat je over een aantal jaren ook nog bestaat en niet bent ingehaald door andere bedrijven of organisaties. En als je gebruik wilt maken van subsidies, dan is het handig om te weten waar je aan begint. Subsidies zijn doorgaans overheidsgelden en daarmee moet zorgvuldig worden omgegaan. Het is geen ‘gratis geld’ zoals weleens wordt gezegd. Er staan wel degelijk verplichtingen tegenover het verkrijgen van subsidies. Iedereen die denkt snel rijk te kunnen worden door veel subsidieaanvragen in te dienen, moet ik dus helaas teleurstellen. En mensen die denken alleen subsidie te verkrijgen en daarnaast zelf niet te hoeven investeren, ga ik ook teleurstellen. Het zal vaker in dit boek voorkomen: subsidies zijn overheidsgelden en hiermee moet zorgvuldig worden omgegaan. Het zijn immers onze belastingcenten waarover we het hebben. En die moeten worden besteed aan de juiste projecten. In dit boek leg ik dan ook uit waar subsidies vandaan komen, hoe het subsidieproces werkt en hoe je er zelf mee aan de slag kunt gaan.

In de opbouw van de hoofdstukken zet ik de verschillende onderwerpen die met subsidie te maken hebben uiteen. Het boek is zo opgezet dat je ieder hoofdstuk ook afzonderlijk kunt lezen.

In hoofdstuk 1 ga ik in op de veranderingen die gaande zijn en die worden verwacht. Het is de aanleiding tot de noodzaak om te veranderen. Ik vertel hoe je dit in je voordeel kunt laten werken en welke financiële risico’s dit met zich meebrengt. De link wordt gelegd tussen een gezonde attitude ten aanzien van innovaties en het gebruik van subsidies.

Hoofdstuk 2 gaat vervolgens over wat subsidies eigenlijk zijn, waarom er subsidies zijn en in welke verschijningsvormen je deze kunt tegenkomen. Ik neem je mee in hoe een subsidieproces eruitziet, wat je bij iedere stap kunt verwachten en wat er van jou verwacht wordt.

Je innovaties moeten gestructureerd worden, helemaal wanneer je voor subsidie in aanmerking wilt komen. In hoofdstuk 3 gaan we kijken naar de projectaanpak, waarbij er wordt ingegaan op hoe je de juiste combinatie maakt van je innovatieproces en je subsidieproces.

Geen subsidie is vrijblijvend. Er staat altijd een prestatie- of inspanningsverplichting tegenover. Daarnaast vraagt de overheid om informatie. Hoe je ervoor kunt zorgen dat je je projectbewaking op orde hebt en voldoet aan de geldende wet- en regelgeving wordt beschreven in hoofdstuk 4.

Wanneer je eenmaal een subsidieproces goed hebt doorlopen kan het zijn dat je er vaker gebruik van wilt maken. Dan is er meer nodig, namelijk een goede inbedding van innovatie en subsidiegebruik in je organisatie. Dit is het centrale thema van hoofdstuk 5.

De informatie uit de voorgaande hoofdstukken is wellicht nuttig, maar hoe maak je nu werkelijk een begin met jouw project? In hoofdstuk 6 gaan we hier concreet samen mee aan de slag.

Soms krijg ik de vraag van ondernemers die tegen het verstrekken van subsidies aan ondernemingen zijn wat ik vind van subsidies. Mijn mening is dat subsidies zorgvuldig besteed moeten worden en het doel moeten hebben om goede, wellicht baanbrekende, ideeën mede tot stand te laten komen. De meeste argumenten die ik hoor in de voor of tegen-discussie zijn vaak ongenuanceerd en vaak theoretisch van aard. Ik ga hier dan ook niet op in, want als je sowieso tegen subsidieverstrekking aan bedrijven bent, dan is dit boek niet voor jou. Ben je echter geïnteresseerd in innovatie en of je hiervoor mogelijk subsidie kunt verwerven, dan kan ik je met dit boek waarschijnlijk wel een paar praktische tips geven.

‘Subsidiekracht’ bevat zo min mogelijk namen van subsidieverstrekkers of uitgewerkte regelingen. Die veranderen namelijk regelmatig en dat zou verwarring scheppen. Wel wordt aangegeven hoe het werkingsprincipe is van een aantal veelvoorkomende subsidieregelingen en wat je ermee zou kunnen.

Ik wens je vooral veel plezier en succes met het ondernemen en wie weet kan een extra subsidiebijdrage net dát verschil maken om je ondernemersdromen te verwezenlijken!

Hoofdstuk 1
Gebruik je ondernemerskracht

1. Gebruik je ondernemerskracht

Bedrijven bestaan al sinds jaar en dag, en er komen ook steeds weer nieuwe bedrijven bij. Echter, er zijn ook veel bedrijven verdwenen, niet alleen door de jaren heen, en zelfs in tijden van economische voorspoed. Of het nu gaat over hele winkelketens die verdwijnen of technologiebedrijven die niet meer bestaan omdat zij werden ingehaald door andere bedrijven met een nieuwe technologie of omdat de groenteman op de hoek geen personeel meer kan vinden. Het is aan de orde van de dag. Niet alleen vanuit het product geredeneerd, ook vanuit de behoefte van de consument die voortdurend verandert. Je klant- en leverancierrelaties veranderen ook mee, want de jongere generaties nemen zo langzamerhand het stokje over van de babyboomers. Tevens verandert de moraliteit in het zakendoen in een hoog tempo.

Allemaal veranderingen waar je als ondernemer dagelijks mee te maken hebt. Waar dit voor de één als een grote bedreiging klinkt, vinden anderen dit een fantastische uitdaging. Maar wat heeft dit eigenlijk met het onderwerp subsidies te maken? Nou, eigenlijk heel veel. Veranderen kost veel tijd en doorgaans veel geld. Dit is natuurlijk primair het probleem van de onderneming, maar ook de overheid heeft haar beleid om de economie goed draaiende te houden. Daar komen deze ogenschijnlijk twee werelden bij elkaar. Jij als ondernemer en de overheid hebben hetzelfde belang vanuit verschillende invalshoeken. Een interessante combinatie. In dit hoofdstuk neem ik je mee in wat er verandert in de wereld en wat de belangrijkste pijlers zijn waar je op moet letten. Om vernieuwende veranderingen (innovaties) te financieren, is geld nodig en geld kan in een aantal gevallen worden gebruikt als cofinanciering naast overheidsgelden, ook wel subsidies genoemd. Ik zal je vertellen hoe deze werelden bij elkaar komen en hoe je als ondernemer er je voordeel mee kunt doen. Want je ondernemerskracht is de capaciteit die je hebt om binnen de omstandigheden dat te doen wat het beste is voor jouw organisatie.

1.1 De veranderende wereld

Dat de wereld snel verandert is zo langzamerhand wel tot ons doorgedrongen. We zien dat functies veranderen of verdwijnen; veel processen worden doorgeautomatiseerd of weggeautomatiseerd en dat een leven lang leren nodig is om je functie uit te kunnen blijven oefenen, snappen we zo langzamerhand ook wel. Meer sluimerend aanwezig is het feit dat onze blik op de wereld verandert doordat we elkaar veel sneller beïnvloeden via onder andere de social media. We kijken anders naar thema’s als duurzaamheid, werk-privé balans, winkelen en tv-kijken dan vijftien jaar geleden. De basis hiervan is maatschappelijk van aard, maar komt voort uit de technologische ontwikkelingen die steeds sneller gaan. De digitale transformatie is een soort snelle moderne industriële revolutie waaraan we niet kunnen ontkomen. Of we het nu willen of niet, het is overal en zuigt ons bij vlagen op. Maar wat is dan die digitale transformatie? Wat houdt dat dan in en welke impact heeft dat dan? Moeten we ons hier zorgen over maken of is het alleen maar leuk dat deze veranderingen op ons afkomen?

Het zijn veel vragen die ongetwijfeld af en toe door je hoofd schieten. In de veranderende wereld waarin wij zitten zijn de zekerheden van vroeger niet meer de zekerheden van nu. Waar je er vroeger van uit kon gaan dat je je hele leven bij de PTT of een bank werkte, is het tegenwoordig allesbehalve vanzelfsprekend dat je hier nog tientallen jaren werkt. Natuurlijk komt het nog voor, maar de vanzelfsprekendheid is er niet meer. Daarvoor zijn verschillende redenen vanuit verschillende perspectieven. Deze grote veranderingen hebben voor- en nadelen. In dit hoofdstuk neem ik je mee in een aantal grote veranderingen die al gaande zijn en die gaan komen. Van een aantal zaken is wel zeker dat die gaan veranderen en van andere zaken blijft het gissen wat de daadwerkelijke impact gaat zijn. Alles begint bij jou als ondernemer met bewustwording, het willen en kunnen zien van de dingen die veranderen. Als je ze ziet en je laat je ondernemerskracht hierop los, dan zal je gemotiveerd raken om er je voordeel mee te doen. Want zoals mijn vader vroeger al zei: ‘Iedere verandering is nog geen verslechtering’.

In dit hoofdstuk ga ik verder in op technologie, duurzaamheid en mensen en probeer ik je een idee te geven wat de impact van veranderingen op deze gebieden voor jou als ondernemer en als mens kunnen betekenen. Dit houdt niet in dat dit aparte werelden zijn. In principe staan onderwerpen als technologie, duurzaamheid en mensen voortdurend met elkaar in verbinding. Duurzaamheid gaat vaak gepaard met nieuwe technologische ontwikkelingen en mensen werken met technologie en hebben een wil en een mening over onderwerpen als duurzaamheid. Het onderscheid heb ik gemaakt omdat ik denk dat deze drie elementen de grootste impact hebben, en gaan hebben, op de toekomstbestendigheid van jouw organisatie.

1.1.1 Technologie

De technologie verandert snel om ons heen en dat merken we dagelijks. Onze mobiele telefoon is allang geen telefoon meer, maar een intelligente computer die onze hartslag meet, ziet waar je bent, hoeveel stappen je hebt gezet en die je voorziet van je e-mails, communicatieberichten met je vrienden, familie en/of zakelijke contacten. Het is ook onze winkel, het reisbureau en navigatiesysteem als je dat wilt. Dat was tien jaar geleden nog veel beperkter. Wat je ziet is dat niet alleen onze mobiele telefoon een computer is, ook onze auto, wasmachine, televisie en thermostaat zijn tegenwoordig computers die verbonden zijn aan het internet. Het zogenaamde ‘IoT’, Internet of Things, in het Nederlands vertaald naar ‘Het internet der dingen’.

Dit klinkt heel simpel, maar het heeft een grote impact op de mogelijkheden die wij aangeboden krijgen om het leven gemakkelijker te maken. Onze auto geeft automatisch aan wanneer hij een beurt moet hebben bij de garage, de app van de auto geeft automatisch een bericht wanneer je auto niet op slot is en het navigatiesysteem is te koppelen aan je agenda, waardoor je je navigatiesysteem nog amper zelf hoeft in te schakelen. Deze technologie is er vandaag de dag. Krijg je een ongeluk, dan wordt het alarmnummer automatisch door je auto gebeld en wil je inparkeren dan kan de technologie in je auto ervoor zorgen dat dit zorgvuldig gebeurt.

En zo gaat het natuurlijk niet alleen in de producten voor consumenten. De doorontwikkeling vindt ook plaats in fabrieken, waar robots veel werk overnemen dat vroeger door mensen werd gedaan. En onze robots worden steeds slimmer. Waar vroeger soldaten naar het front gingen, worden tegenwoordig raketten afgevuurd vanuit onbemande vliegtuigen, ook wel drones genoemd. We zijn zelfs zo ver dat we genetisch gemodificeerd voedsel kunnen produceren als we dat willen, waardoor het product volledig naar wens van de afnemer kan worden geproduceerd.

Je ziet ook in de bouw dat het 3D-printen van huizen al kan. In China gebeurt het al, maar ook in Nederland kunnen we huizen al grotendeels prefabriceren, waardoor huizen als het ware als een bouwpakket op de bouwplaats worden geleverd en in elkaar worden gezet. Waar vroeger veel om administratief medewerkers werd gevraagd en die in grote getalen in bedrijven actief waren, worden administratieve handelingen steeds verder weggeautomatiseerd; facturen en herinneringen gaan er met een paar kleine handelingen uit, waar je vroeger veel typewerk moest doen om dit voor elkaar te krijgen. Met scanoplossingen zorgen we ervoor dat de factuur digitaal wordt opgeslagen en de teksten automatisch worden herkend zodat er boekingsvoorstellen worden gemaakt. Hetzelfde geldt voor het maken van planningen. Vroeger was het een grote puzzel, tegenwoordig hebben we intelligente software die ons planningsvoorstellen doet en dit op een dusdanige manier doet dat het logistiek klopt.

De grote bekende technologiebedrijven als Google, Microsoft, Huawei en Apple investeren heel veel in technologie en zij zijn dan ook zichtbaar voor veel consumenten en bedrijven. Sterker nog, wanneer je morgen de technologie van deze bedrijven niet meer zou gebruiken, zou je schrikken van wat je allemaal niet meer kunt in het dagelijks leven of in je bedrijf. Maar wie denkt dat de technologische ontwikkelingen alleen voor grote bedrijven zijn, heeft het mis. Het doorontwikkelen van je producten en diensten is cruciaal, juist door de intredende technologie. Wanneer jij je product of dienst niet actualiseert, dan kun je erop wachten dat je klanten gaan kiezen voor producten of diensten die wel mee gaan met de tijd. We hebben een golf aan faillissementen gezien in de retailketens.

De winkelstraat van tegenwoordig ziet er heel anders uit dan die van een aantal jaren geleden. Veel ketens hadden simpelweg geen antwoord op de online winkels die met hun nieuwe formules de doelgroep bereikten. Hetzelfde geldt voor partijen als het huidige KPN en PostNL. Waar zij vroeger als PTT Telecom en PTT Post als staatsbedrijf een monopolypositie hadden op het gebied van analoge telefoondiensten en het bezorgen van post, heeft het internet hun businessmodellen compleet omgegooid. KPN is nu een apart bedrijf en is feitelijk een groot IT-bedrijf dat veel meer biedt dan alleen technische infrastructuur. PostNL had eerst heel veel last van de e-mail die de traditionele briefwisseling marginaliseerde, maar door de sterke toename van verkopen via internet groeide de pakketdivisie weelderig.

We zien ook veel voorbeelden waarbij technologie wordt ingezet voor een combinatie van producten en de beleving van de klant. Een mooi voorbeeld hiervan is Coolblue. Zij leveren dezelfde wasmachine als bijvoorbeeld de elektronicawinkel op de hoek, de MediaMarkt of andere grote ketens. En toch groeit Coolblue hard. Zij bereikten een nieuwe doelgroep door hen op een andere manier aan te spreken en extreem snelle levering te bieden. Toen dat werkte, hebben ze het concept verder uitgebouwd en zelf winkels geopend. Feitelijk dus anticyclisch, maar doordat zij hun naam goed hadden opgebouwd, wilden ze ook de doelgroep bedienen die wel graag naar een winkel ging. Van daaruit is het concept verder uitgebouwd naar andere producten.

Het interessante aan dit concept is niet alleen de technologie om snel te kunnen leveren, maar vooral het meten van het gedrag van bezoekers van hun website en de reviews van de klanten. Door geavanceerde data-analyse is het mogelijk om patronen te ontdekken en de klant de best passende oplossing te bieden. De combinatie van een strakke organisatie, transparantie en slimme technologie in alle processtappen, zorgt ervoor dat de klant krijgt wat hij wil.

Wanneer je in de zakelijke dienstverlening zit gaat hetzelfde op. Je zult de technologie moeten inzetten om het werk van je medewerkers aangenamer te maken, het traditionele handwerk tot een minimum te beperken en al het werk dat je kunt, uit te besteden aan technologie. En de technologie kan je ook weer nieuwe inzichten geven in waar je verbeteringen kunt doorvoeren.

Een voorbeeld hiervan is wanneer je belastingadviseur bent. Als je vroeger een mooie praktijk had om inkomstenbelastingaangiften te doen is het goed mogelijk dat je praktijk sterk gekrompen is sinds de overheid aangiften grotendeels invult voor de belastingplichtige. Je businessmodel is veranderd en je moet wat anders. Het is dan logisch dat je gaat kijken naar je opties. Je kunt je adviespraktijk bijvoorbeeld uitbreiden met andere diensten, bijvoorbeeld het doen van aangiften voor andere typen belasting. Je kunt ook besluiten om je bij een groter kantoor aan te sluiten, zodat je toch een groter volume kunt draaien. Dat ligt dan nog enigszins in lijn. Maar je kunt ook besluiten om ermee te stoppen en het moment te pakken om heel iets anders te gaan doen. Je kunt je bijvoorbeeld specialiseren in het automatiseren van administraties en het inrichten van administratieve pakketten. Het is een simpel voorbeeld van de impact van een beslissing die buiten jou om wordt gemaakt, maar waar je wel direct mee te maken hebt. Dit geldt voor jou als ondernemer, maar ook voor jouw medewerkers.

Het zijn zomaar wat voorbeelden van veranderingen die gaande zijn vanuit technologisch oogpunt en waarvan de invloed zichtbaar is. En het interessante is dat de ontwikkelingen niet stilstaan, sterker nog: de ontwikkelingen gaan alleen maar sneller.

Wat je zult zien, is dat bedrijfsmodellen sterk beïnvloed gaan worden door technologie die er nu al is, maar waar heel veel bedrijven veel geld in investeren om het op een hoger plan te brengen. Een voorbeeld hiervan is het sneller inzicht krijgen in je organisatie door sterke data-analyse. Hoe mooi is het dat je op één scherm een dwarsdoornsnede van je gehele bedrijf kunt zien vanuit financieel-, commercieel-, plannings- of productiviteitsoogpunt. En dat je hiervoor niet in allerlei verschillende systemen hoeft te kijken die waar dan ook in de wereld op een server staan. Het kan nu en wordt veel gebruikt. De technologie om tegen een ‘softbot’, een softwarematige robot, aan te praten en jou bijvoorbeeld je omzetcijfers te laten vertellen is er ook al. Of dat je automatisch berichten krijgt wanneer het ziekteverzuim binnen je organisatie boven een bepaald percentage komt, zodat je direct intern kunt nagaan wat je hieraan moet doen.

Ook de technologie om bijvoorbeeld te voorspellen wat je omzet gaat worden, bij welke klanten er problemen gaan ontstaan bij de levering of welke facturen moeilijk geïncasseerd kunnen worden, is er. Door het koppelen van de juiste data en systemen de weg te wijzen in hoe jij naar een bepaalde materie kijkt, leer je het systeem wat hij moet doen en wat hij jou moet vertellen. Hoewel dit allemaal futuristisch lijkt, is de technologie vandaag de dag beschikbaar. Niet alle functionaliteiten van bijvoorbeeld voorspellende data zijn voor iedere ondernemer praktisch in te richten, maar de pioniers onder ons hebben toch al mooie modellen gemaakt.

Met al die technologie en informatie die overal vandaan wordt gehaald komen er natuurlijk maatschappelijke discussies en problemen. De privacy van iedereen met een mobiele telefoon staat ter discussie. Of beter gezegd: die privacy is er niet meer. We kunnen nog zoveel wetgeving aannemen, wanneer je kijkt naar het opslaan en analyseren van data en/of het voorspellen van uitkomsten dan alsnog kunnen er altijd mensen en computersystemen bij informatie die over jou, jouw organisatie en jouw omgeving gaat. Dat is natuurlijk best beangstigend, maar je er druk over maken heeft geen zin.

In mijn omgeving ken ik mensen die zeggen dat ze principieel geen Facebook gebruiken omdat ze niet getraceerd willen worden. Maar ze hebben wel een mobiele telefoon op zak, gebruiken Windows, iOS of Android op hun telefoon, gebruiken het navigatiesysteem van de auto of telefoon, betalen met hun bankpas, hebben een gratis e-mailadres bij Hotmail of Gmail, zoeken op internet met Google en accepteren cookies op websites. Het is zomaar een greep uit dingen die we dagelijks doen en waardoor we goed traceerbaar zijn. Veel van deze technologie is gratis en dat heeft een reden. En dat is dat jouw gedrag omgezet wordt in informatie die kan worden gebruikt voor commerciële doeleinden. Het niet gebruiken van deze technologie zou ons buiten de maatschappij plaatsen. Je kunt er dus beter bewust mee omgaan, je eigen beslissingen nemen en voorzichtig zijn in de keuzes van welke diensten je wel of geen gebruik wilt maken.

Houd je ogen open en blijf realistisch. Niet iedere nieuwe technologie gaat het halen en niet alle nieuwe technologie is even relevant voor jou of jouw organisatie. Investeer dus niet blind in allemaal nieuwe ontwikkelingen, maar maak hierin bewuste keuzes. Soms is het goed dat andere organisaties de experimentele fase doormaken, waarna jij kunt kijken of en in hoeverre dit voor jou interessant is. Andersom kan het ook. Wanneer er een technologie komt die jouw bedrijf overbodig kan maken, dan kan het goed zijn om er direct bij te zijn en te kijken of dit daadwerkelijk zo is en je bedrijfsmodel hierop aan te passen. Hierin moet je je eigen ondernemerskracht gebruiken. Je bent niet voor niets gekomen waar je al bent.

De toekomst brengt ons dus vooral veel technologie. En dat klinkt misschien beangstigend, maar zie het als het bloed dat door je aderen stroomt. Het is een essentieel basismechanisme om te kunnen blijven leven, of je het wilt of niet. Natuurlijk zullen er critici zijn die zeggen dat er ook een leven zonder technologie mogelijk is en ik zeg niet dat deze mensen geen gelijk hebben. Het doel van dit boek is echter om vanuit ondernemers- en medewerkersperspectief te kijken naar wat innovaties met onze organisaties doen, wat het voor medewerkers individueel betekent en welke oplossingen er voor jou in zitten om verder te komen. Technologie is overal en het wordt dominanter, ontkennen heeft geen zin, dus omarm het waar jij er je voordeel mee kunt doen.

1.1.2 Duurzaamheid

Hoewel de term duurzaamheid inmiddels zo ongeveer een containerbegrip is geworden, is het een belangrijk thema in onze maatschappij. Duurzaamheid heeft echter veel kanten. Het gaat allang niet meer alleen over bijvoorbeeld het vergroenen van de leefomgeving of economie, het al dan niet minder eten van vlees of de discussie over wel of geen zonnepanelen op je dak. Duurzaamheid heeft bijvoorbeeld ook te maken met de inzetbaarheid van je mensen in je organisatie en het plezier dat zij hebben in het werk, de schaarse en daarmee steeds duurder wordende grondstoffen met een lange levertijd en hoe je hiermee omgaat. Het gaat over het totaalplaatje van al deze onderwerpen en hoe jij hiermee omgaat. Feitelijk gaat het dus om jouw langetermijnvisie en -strategie voor je onderneming en voor jouzelf. Duurzaamheid in relaties is daarnaast ook een belangrijk element in onze snelle maatschappij.

Toch wil ik een paar uitdagingen met betrekking tot duurzaamheid verder uitlichten, zodat jij voor jezelf kunt gaan nadenken over wat duurzaamheid voor jou betekent en hoe je hier je voordeel mee kunt doen. Je zult zien dat ook de vergroening die hoog op de maatschappelijke agenda staat een directe invloed heeft op jouw organisatie en jouw leven. Daar heb je nu eenmaal mee te maken, al heb je er als gemiddelde ondernemer weinig invloed op. Maar als je er niets mee doet, dan weet je dat je te maken krijgt met handhavende maatregelen van de autoriteiten of dat je niet meer interessant genoeg bent voor je medewerkers. Duurzaamheid heeft in jouw bedrijf ook alles te maken met hoe jij je medewerkers faciliteert en welke keuzes je daarbij maakt. Helaas zie ik ook nog bedrijven die hun medewerkers als robots zien. Persoonlijk vind ik dat jammer, want ik denk dat het zoveel mooier wordt wanneer je met elkaar kijkt naar de kansen die je samen kunt creëren. Natuurlijk zijn veel organisaties commercieel en moet er geld verdiend worden, maar de manier hoe je je medewerkers faciliteert is wel degelijk van invloed op hun welbevinden en de duurzaamheid van hen en daarmee van jouw onderneming. Daar staat tegenover dat de medewerker ook zelf moet willen investeren in duurzaamheid door zich door te ontwikkelen.

Duurzaamheid kan ook heel praktisch en groot zijn. Als je je machinepark moet vernieuwen dan moet je veel geld investeren. Machines gaan doorgaans een lange tijd mee. Grijp je deze mogelijkheid aan om een beetje extra te investeren en duurzame machines aan te schaffen of koop je oudere gebruikte machines? Kijk naar de voor- en nadelen hiervan en welke impact het heeft op de kosten en op het toekomstperspectief van je organisatie. Nieuwe machines hebben vaak een grotere capaciteit, gaan langer mee en hebben vaak meer sensoren die data verzamelen waardoor je veel meer informatie kunt verkrijgen uit jouw productieproces. Wellicht kun je hierdoor faalkosten terugbrengen en minder verspilling van grondstoffen organiseren. En als je dan toch je fabriek stil hebt liggen, hetgeen erg duur is, kun je misschien ook wel zonnepanelen op je dak leggen om stroom op te wekken en de logistiek in jouw hal nog eens goed onder de loep nemen. Misschien kun je het zware werk voor je medewerkers verlichten. Gaandeweg verbouw je feitelijk je hele productie en hiermee je bedrijf.

Natuurlijk heeft duurzaamheid ook alles te maken met het gebruik en verbruik van grondstoffen. Het mooie aan dit sub-thema is dat je dit doorgaans direct in je portemonnee voelt. Als je veel grondstoffen verbruikt en je faalkosten zijn hoog, dan zal je kostprijs omhoog gaan. Je zult meer productie moeten draaien voor dezelfde uitkomst en je zult het afval kwijt moeten. Afhankelijk van de materialen waarmee je werkt kan dat op zich al een duur feit zijn. Wil je je bedrijf verduurzamen door het minder verbruiken van fossiele grondstoffen, dan zul je zien dat de investering wellicht hoger is, maar je op lange termijn kosten bespaart.

Critici zullen terecht zeggen dat de verduurzaming vele malen duurder uit kunnen pakken dan niets doen en dat de terugverdientijd te lang is. Die critici hebben gelijk. Het is niet overal en altijd interessant om te verduurzamen, maar je ziet dat de technologie hierin een belangrijke rol speelt. Een zonnepaneel dat je vandaag de dag koopt heeft een beduidend hogere opbrengst dan een paneel dat je 5 jaar geleden kocht, de auto waarin je rijdt is waarschijnlijk zuiniger dan de auto die je 10 jaar geleden reed en de gloeilamp is inmiddels in veel gevallen vervangen door ledverlichting.

Omdat investeringen in duurzaamheid hoog zijn en de overheid je graag ondersteunt bij deze extra financiële inspanning, zijn er verschillende regelingen die je stimuleren om toch te verduurzamen. Dat is belangrijk voor een ondernemer die graag een bedrijf heeft dat over een aantal jaren ook nog financieel levensvatbaar is.

1.1.3 Mensen

De veranderende mens is misschien wel de meest complexe factor waarmee we te maken hebben. Door de jaren heen vormen we onze mening en iedere generatie kijkt sowieso heel anders naar het leven en de omgang met elkaar. Iedere generatie groeit nu eenmaal op met andere invloeden. Dat maakt het juist interessant en ook nodig om te veranderen. Je wilt namelijk niet alleen interessant zijn voor oudere generaties, ook voor de jonge mensen die de arbeidsmarkt betreden wil je een goede werkgever kunnen zijn. Over hoe je dat kunt doen kun je een boek op zich schrijven, maar ik probeer het beknopt te houden. Het is noodzakelijk dat je begrijpt wat de verschillende generaties willen en hoe jij ze kunt motiveren.

De jongere generatie is opgegroeid met technologie en velen van hen vinden parate kennis niet of minder belangrijk, want alles is op internet te vinden. Doordat zij met technologie zijn opgevoed, is het innoveren en het gebruiken van nieuwe technologie ook veel meer een vanzelfsprekendheid. Hetzelfde geldt voor het afnemen van diensten. Jongeren kijken bijvoorbeeld veel meer filmpjes online dan ouderen en ouderen lezen over het algemeen veel liever een boek of columns. Hoewel ik niet wil zeggen dat dat voor ieder persoon in een bepaalde generatie opgaat, is het wel een gegeven dat veranderend gedrag een veranderende behoefte creëert. Zowel op de werkvloer, als bij de vraag van jouw klanten.

Als ondernemer is het van groot belang dat je praat met veel mensen uit je organisatie. Je kunt hen simpelweg vragen wat zij van een bepaalde oplossing vinden, hoe zij kijken naar het systeem waarmee je werkt, hoe zij kijken naar producten die je maakt en hoe zij dat anders zouden doen. Wanneer je weet wat er bij mensen speelt en hoe zij naar zaken kijken, dan kun je hier ook op inspelen en jouw organisatie interessant houden om de goede krachten te behouden. Een open communicatie en sfeer is hierbij essentieel. Wanneer medewerkers alleen nog maar het sociaal wenselijke antwoord geven kom je geen steek verder. Laat het oude gedachtegoed dat oudere medewerkers alles weten en dat de jongere moet luisteren los. Door hen met elkaar te laten communiceren, ze samen in een projectgroep te zetten en wederzijds begrip op te bouwen, zal je zien dat je een veel krachtiger en slagvaardigere organisatie krijgt. Daar waar de jonge generatie soms technische zaken kan leren aan de oudere, heeft de oudere weer veel meer ervaring in communicatie en het gedaan krijgen van zaken. Vind hierin de werkvorm in jouw organisatie die bij jouw mensen past. En dat gaat niet alleen over de verbale communicatie en de projecten, maar ook over zaken als je HR-beleid, de manier van het informeren over cijfers van de onderneming, de systemen waarmee je medewerkers dagelijks moeten werken, et cetera. Het kan immers zijn dat jonge talenten niet voor jouw organisatie kiezen omdat je een product maakt wat zij niet zien zitten of dat je bedrijfsregels dusdanig zijn dat het niet bij hen past. Hetzelfde geldt voor de systemen. Wanneer het niet past en je werkt naar de mening van de medewerker met verouderde software, kan het zijn dat deze afhaakt. Het omgekeerde is natuurlijk ook het geval. Je wilt niet alle medewerkers die al jaren werkzaam zijn in je organisatie in één klap verliezen. Het vinden van deze balans blijft complex en veel ondernemers worstelen hiermee. Maar probeer in overleg met jouw medewerkers hier de juiste modus in te vinden en realiseer je dat deze modus elke keer weer anders gaat zijn naarmate jouw onderneming zich doorontwikkelt.

Zo zie je maar weer dat in alles wat je doet mens, technologie en duurzaamheid bij elkaar komen. De ideale mix om je organisatie toekomstbestendig te maken.

1.2 Het biedt kansen

Al die wijzigingen in technologie, duurzaamheid en je mensen zijn misschien soms best wel intimiderend. Het biedt echter vooral veel kansen wanneer je bereid bent om de voordelen eruit te halen. Het gemakkelijkste om naar de volgende fase te komen in je organisatie is om bij jezelf na te gaan wat je zou doen als je opnieuw je bedrijf zou beginnen. Bekijk dan door de bril van je huidige ‘ik’ hoe je bedrijf eruit zou zien. Welk type mensen zou je in dienst hebben, welke processen zou je doorgeautomatiseerd hebben en welke producten zou je dan eigenlijk verkopen?

Wees eens eerlijk naar jezelf en vraag je af of je überhaupt nog weer zou beginnen aan een organisatie zoals je die nu hebt. Fantaseer hierover en op die manier krijg je een beeld van wat je echt zou willen. De reis die je maakt door je brein geeft je veel meer informatie over waarom je nu doet wat je doet en hoe je dit zou kunnen verbeteren. Het is zeker mogelijk dat je tevreden bent met wat je doet en dat je het bovendien erg leuk vindt, maar ik hoor zelden ondernemers die niet een aantal verbeteringen kunnen opsommen. Geen enkele organisatie is voor honderd procent toekomstbestendig. Er verandert immers dagelijks heel veel.

Wanneer je tot de conclusie komt dat je verder wilt met je organisatie, vraag je dan af waar het slimmer, efficiënter en leuker kan. Als je die stip op de horizon hebt geplaatst, dan kun je tussenstappen formuleren en daar naartoe gaan werken op een systematische manier. Doe hetzelfde met je producten of diensten en ga vooral praten met je klanten en leveranciers. Welke trends zien zij, waar gaat de markt volgens hen naartoe en wat doen zij hieraan? Als je de behoeften van je klant weet, dan weet je ook of er nog behoefte is aan jouw producten of diensten. Wanneer je dat ziet, dan kun je meeveranderen door bijvoorbeeld een nieuwe productlijn te ontwikkelen of door een variant op een bestaand product te maken. Dat kan iets simpels zijn door het een nieuwe look and feel te geven, maar het kan ook betekenen dat je je hele bedrijf moet omgooien.

Cruciaal om alle veranderingen als een kans te zien is om te denken vanuit de mogelijkheden en die te koppelen aan je (nieuwe) doelgroep. Je ziet momenteel veel bedrijven die hun bedrijfs- of productconcept aanpassen aan de wensen van de klant. Een voorbeeld hiervan is de verduurzaming van producten en winkelketens die samengaan of simpelweg stoppen omdat hun doelgroep dusdanig klein wordt, dat ze het niet meer redden. Het zit ook in zaken als de inrichting van je kantoor. Mensen kunnen zich bijvoorbeeld veel prettiger voelen in een omgeving waarbij ze samen kunnen werken met verschillende collega’s, of ze kunnen juist behoefte hebben om rustig alleen te zitten. Het omzetten van de informatie die je krijgt van je collega’s, klanten en leveranciers naar acties zorgt ervoor dat je anticipeert op dat wat speelt. Wanneer je ook nog een visie hebt op de toekomst van jouw organisatie en bedrijfstak, dan heb je de ideale combinatie om te werken aan je toekomstbestendigheid. Je zult zien dat, wanneer je dit stap-voor-stap doet, je al heel snel de eerste resultaten gaat ervaren, en je medewerkers en klanten ook als je het goed communiceert. Op een gegeven moment gaat het een natuur worden van jouw organisatie om niet alleen met het hier en nu bezig te zijn, maar ook met de betekenis van wat je doet in de toekomst voor jouw onderneming en je medewerkers. Het goed definiëren van je vernieuwingsagenda en dit delen met je medewerkers helpt je hier zeker bij.

1.3 De relatie tussen innovatie en subsidie

Dat er een relatie is tussen innovatie en subsidie is niet een vanzelfsprekendheid. Er zijn namelijk ook innovaties ontstaan zonder dat er gebruik is gemaakt van subsidie. Ik heb echter in 2009 een afstudeeronderzoek gedaan in het kader van mijn MBA waarbij ik het verband tussen innovatie en subsidie in de Kleinmetaal-sector heb onderzocht. Deze sector moet het hebben van innovatie en veel van deze bedrijven zijn MKB-bedrijven waar de eigenaar meewerkt in het proces. Echte ondernemers dus. Er bleek wel degelijk een verband te zijn tussen de beschikbare financiële middelen, waaronder subsidies, en het innovatieve vermogen van de onderneming. Het vliegwieleffect van subsidie bestaat dus in relatie met de inbreng van eigen middelen, maar ook de creativiteit van de ondernemer en zijn medewerkers. Dit heb ik gevat in het bijgaande Innovatiesubsidiemodel.

Figuur 1: Het Innovatiesubsidiemodel van Grouve

1: Geldstroom

Centraal in het model staat het daadwerkelijke investeren in technische innovatie. Want zonder ideeën valt er weinig te innoveren en zonder dat er tijd of geld beschikbaar wordt gesteld ontstaat de ruimte niet om iets nieuws te verzinnen. Het investeren en de innovatie zijn dus onlosmakelijk met elkaar verbonden. Wanneer medewerkers zien dat wat zij verzinnen wordt gehoord in de organisatie en er iets mee gedaan wordt, is de kans groot dat dit een positief effect heeft. Zowel op de organisatie als op de medewerker. Een effect kan bijvoorbeeld zijn dat door een aanpassing in het werkproces het werk minder zwaar wordt, er minder handelingen hoeven te worden verricht of fouten uit het systeem te worden gehaald waardoor er minder frustratie is over het gebruik van computersystemen. In al deze gevallen is er sprake van een toename van de economische waarde van je bedrijf. Je wordt immers efficiënter en hebt meer tevreden medewerkers. Maar ook kun je hierdoor wellicht je kostprijs of overheadkosten verlagen. Je creëert een geldstroom door je proces- of productinnovatie en hiermee middelen om verder te innoveren.

2: Subsidiestroom

Een vervolg op de geldstroom is de subsidiestroom. Het komt eigenlijk nooit voor dat je een innovatie volledig kunt financieren met subsidie. Subsidie is altijd een bijdrage in het financiële risico dat je loopt en een steun in de rug. Wanneer je dus gaat investeren in innovaties, kun je ook een bijdrage vragen in de vorm van subsidie. Er ontstaat dus een subsidiestroom die wel goed georganiseerd moet zijn. Doordat je meer gaat innoveren en dus meer van subsidie gebruik gaat maken, ontstaat er ook een toename van middelen om je subsidies te managen. En doordat je de focus legt op het verkrijgen van subsidies, zal je ook zien dat je bewustwording over subsidiemogelijkheden toeneemt en je breder gaat kijken naar welke mogelijkheden er zijn bij welke innovatie- en investeringsprojecten. Het organiseren kun je zelf doen door bijvoorbeeld de financieel directeur of controller er verantwoordelijk te maken. Je kunt ook een subsidiespecialist of -coördinator inschakelen om je te ondersteunen.

Wat er ontstaat is dus een extra geldstroom die ervoor zorgt dat er meer ideeën kunnen worden onderzocht en ontwikkeld. Door deze subsidiestroom komen er extra financiële middelen los om het bedrijf enerzijds meer risico te laten nemen door te blijven investeren in innovaties en anderzijds dit op een financieel verantwoorde manier te organiseren.

3: Innovatiestroom

Het mooie van innovaties, hoe groot of klein ze ook zijn in je organisatie, is dat het iets doet met je medewerkers. Iedere verbetering die een succes blijkt te zijn (hetgeen niet een vanzelfsprekendheid is) zorgt ervoor dat er een soort positiviteit komt. Natuurlijk niet bij alle medewerkers, maar je zult zien dat wanneer je luistert naar goede ideeën en je de successen die het met zich meebrengt deelt in je organisatie, het je medewerkers gaat stimuleren om meer verbeteringen voor te stellen en wellicht het voortouw hierin te nemen. De grote, baanbrekende innovaties maken medewerkers vaak trots op hun bedrijf.

Maar ook kleine verbeteringen die voelbaar zijn op de werkvloer zorgen ervoor dat je medewerkers meer tevreden zijn. En je zult zien dat wanneer verschillende ideeën van collega’s tot verbeteringen hebben geleid andere collega’s ook met ideeën zullen komen. Op deze manier ontstaat een toename van het innovatieve vermogen van je organisatie. Het gevolg hiervan is dat veranderingen niet meer voor de ‘natuurlijke kramp’ zorgen, maar dat medewerkers naar de voordelen ervan gaan kijken. Wanneer dit regelmatig en systematisch gebeurt wordt innoveren leuk. Dan ontstaat er een betere attitude met betrekking tot verbeteringen. En dat levert structureel nieuwe ideeën op om je organisatie, producten of processen te verbeteren. Dat is uiteindelijk waar het om gaat. Innoveren om de toekomst van je organisatie te kunnen borgen met enthousiaste medewerkers, goede en tevreden klanten en een gezonde financiële toestand van je organisatie.

Samenvatting

In hoofdstuk 1 heb je gelezen dat het vernieuwen van je organisatie van essentieel belang is om in de toekomst ook nog te kunnen bestaan. Door technische ontwikkelingen te volgen en te bekijken wat je ermee kunt en dit te combineren met je duurzaamheidsagenda en ervoor te zorgen dat je interessant blijft voor toekomstige generaties, zullen veel innovatieprojecten ontstaan. Er zijn subsidiemogelijkheden om hierbij je financiële risico’s te beperken. Zorg ervoor dat je geldstroom, subsidiestroom en innovatiestroom met elkaar in evenwicht zijn, zodat je bedrijf met alle vernieuwingen blijft functioneren.