Inhoud

Voorwoord

Inleiding

1. IT als middel

1.1 De rol van it in je organisatie

1.1.1 Registratie

1.1.2 (Routinematige) Handelingen

1.1.3 Initiëren

1.1.4 Controle en Rapporteren

1.1.5 Feitelijk bedrijfskundig

1.2 Jouw it-omgeving

1.3 Het ‘veilige huis’ van je medewerker

Aan de slag

2. Rare termen? Vertel gewoon wat het is!

2.1 Serveromgeving

2.1.1 (Virtuele) Server

2.1.2 Clouddiensten

2.1.3 SaaS/PaaS

2.1.4 Beveiligingssoftware

2.2 Verbindingen

2.2.1 Netwerkverbindingen

2.2.2 Internetverbindingen

2.2.3 Veiligheid

2.3 Back-up

2.4 Beveiliging

2.5 Toepassingen

2.5.1 On-premise/perpetual

2.5.2 Subscription

2.5.3 Suites

2.6 Registratiesystemen en databases

2.7 Analyse- en rapportagesystemen

2.8 Koppelingen

2.9 (Mobiele) Telefonie

2.10 Leuk die termen, en nu?

Aan de slag

3. Toekomstbeeld

3.1 Toekomstige organisatie

3.2 Toekomstige medewerkers

3.3 Toekomstige communicatie

3.4 Toekomstig vestigingsbeleid

3.5 Toekomstige activiteiten

3.6 Toekomstige technologie

3.7 Toekomst ten opzichte van het nu

Aan de slag

4. Datadiscipline en beveiliging

4.1 Datadiscipline

4.2 Beveiliging

4.2.1 Software

4.2.2 Infrastructuur

Aan de slag

5. Hoe kom je tot een aanschaf?

5.1 Bepalen uitgangspunten bij het aanschaffen van software

5.1.1 Welke systemen worden gebruikt met welk doel?

5.1.2 Waar werkt het prettig en waar onhandig of frustrerend?

5.1.3 Welke wensen heb je?

5.2 Organisatiekundige uitgangspunten

5.3 Technische uitgangspunten

5.4 Selectieproces

5.4.1 Software

5.4.2 Technische infrastructuur

5.5 RFI

5.5.1 Functioneel

5.5.2 Technisch

5.5.3 Criteria leveranciers

5.6 Overweging maatwerk of standaardsoftware

5.6.1 Standaardsoftware (met add-ons)

5.6.2 Best of breed

5.6.3 Maatwerksoftware

Aan de slag

6. Het venijn van een implementatie

6.1 Projectteam samenstellen

6.2 Een goede projectaftrap is het halve werk

6.3 Alles kan misgaan, wees voorbereid en communiceer

6.4 Evalueren als leerschool

Aan de slag

7. Jouw ‘nieuwe werken’

7.1 Regel je nazorg

7.2 Confronterend

Aan de slag

8. En nu?

Aan de slag

9. Aanpak bij fusies en overnames

9.1 Begin met inventariseren

9.2 Bepaal je strategie

9.2.1 Alles blijft zoals het is

9.2.2 Integratie in het moederbedrijf

9.2.3 Samenvoeging naar een nieuwe it-omgeving

Aan de slag

Dankwoord

Over de auteur

Verantwoording

Voorwoord

Met enige trots ontving en aanvaardde ik de uitnodiging van schrijver Rolf Grouve om het voorwoord voor zijn nieuwe boek IT-Kracht te schrijven. Als niet-schrijver is dat best lastig en ik ben dan ook eens gaan nadenken en ook heb ik maar even op internet gezocht naar tips en structuur. Vandaaruit ben ik tot de conclusie gekomen dat een vaste structuur mij niet zo ligt, daarom een voorwoord in een stijl die mij past.

Rolf Grouve ken ik inmiddels alweer vele jaren en samen runnen we het ict-bedrijf Provelu. Ik ben ongeveer vijftien jaar geleden met Provelu gestart. Provelu is gespecialiseerd in datamanagement en het ontwikkelen van dashboards en inzichten op het gebied van data.

Ongeveer vijf jaar geleden is Rolf als extern adviseur bij Provelu begonnen met als doel meer structuur aan te brengen en het bedrijf zo verder te laten groeien. Dit heeft hij met veel passie en toewijding gedaan. Rolf heeft veel energie en ideeën en al snel waren de eerste veranderingen ingezet. Na een klus van ongeveer een half jaar heeft Rolf een belang genomen in Provelu. Sindsdien werken we intensief samen. We vullen elkaar goed aan; waar Rolf vooral met de organisatie bezig is, ben ik meer commercieel in de weer.

Rolf heeft een duidelijke visie en mening, wat erg belangrijk is binnen een bedrijf om het verder te laten groeien, maar is daarentegen niet altijd makkelijk. Het is veel gemakkelijker om iets alleen te bedenken en dan gelijk, zonder enig tegenwoord, uit te voeren. Toch is het beter om bepaalde ideeën op verschillende manieren te bekijken. Hierdoor worden veel beter onderbouwde keuzes gemaakt en kan het aantal verkeerde keuzes beperkt worden. Fouten worden er altijd gemaakt, maar wanneer ze goed overwogen zijn, voelt dat beter. Door veel keuzes te maken kom je verder als bedrijf. Wees niet bang om te veranderen.

Dat Rolf een goede schrijver is en dit met veel passie doet is terug te zien in dit boek. Hij kan op een eenvoudige en duidelijke manier onderwerpen uitleggen en beschrijven. Inmiddels heeft Rolf al diverse boeken geschreven, waarvan de laatsten Ondernemerskracht en Subsidiekracht. Het zijn boeken die gemakkelijk te lezen zijn, net als dit boek IT-Kracht.

Het schrijven van een boek kost veel energie en na het laatste boek heeft Rolf beloofd een tijdje niet te schrijven. Echter gaat de tijd altijd zo snel bij hem en na een half jaar moest het maar weer eens gaan gebeuren. Vol enthousiasme vertelde Rolf dat hij een nieuw boek wilde gaan schrijven en dit moest IT-Kracht gaan heten. Met veel enthousiasme legde hij mij uit welke onderwerpen er allemaal in moesten komen. Al met al een explosie van energie die niet tegen te houden is en wat geresulteerd heeft in dit prachtige boek.

In dit boek wordt goed uitgelegd wat de kracht van it is en waarom bedrijven automatisering niet als een bedreiging of black box hoeven te zien met allemaal nerds die je van alles wijs kunnen maken. Nee, juist nu is automatisering erg belangrijk. Steeds meer beslissingen worden genomen op basis van data. De data is overal aanwezig, binnen en buiten de organisatie. Deze data is steeds beter toegankelijk en combinaties zijn makkelijker te maken. Daarnaast zijn steeds meer processen verder te automatiseren, waardoor minder fouten gemaakt worden en veel tijd te besparen is. Rolf legt uit uit welke onderdelen ict bestaat en hoe je voordeel kunt halen uit de automatisering. Dit hoeven niet altijd hele grote projecten te zijn. Ook door enkele kleine veranderingen en investeringen zijn vaak al grote rendementen te behalen.

Het boek IT-Kracht neemt de lezer mee in de wereld van de automatisering en door de goede tips en eenvoudige uitleg kan iedere lezer een aantal goede ideeën meenemen, en belangijker nog, deze in de praktijk brengen om het bedrijf toekomstbestendig te maken.

Ik wil Rolf als compagnon, vriend en vooral als makker feliciteren met dit boek IT-Kracht.

Succes met het lezen van dit prachtige boek en het in de praktijk brengen van de tips!

Met vriendelijke groet,

Dennis Lucas

Oprichter en directeur Provelu

Inleiding

Je hoeft geen it’er te zijn om je organisatie door te automatiseren. Alle termen die worden gebruikt door professionals maken het echter wel moeilijker dan nodig is. Hoewel je als ondernemer geen it-expert hoeft te zijn, is het wel handig om te weten welke mogelijkheden er zijn om jouw organisatie verder te brengen en om te weten dat jij zelf bepaalt welke oplossingen voor jou het beste zijn voor nu en in de toekomst. Want aan het doorautomatiseren zitten vaak onderbelichte risico’s en het brengt meer organisatiekundige problemen dan technische uitdagingen met zich mee.

In het boek IT-Kracht gaan we samen aan de slag. We brengen samen de technische-, organisatiekundige- en de menselijke kant van het doorautomatiseren van jouw organisatie bij elkaar. We kijken naar oplossingen voor verschillende uitdagingen in jouw organisatie. Of het nu gaat om het optimaliseren van je interne processen, het aangenamer maken van werk voor je medewerkers of om je klanten beter en sneller van dienst te kunnen zijn. Overal zijn oplossingen voor.

Termen als Business Intelligence (bi), Cloud, Artificial Intelligence (ai), Machinelearning, Ambient Intelligence (ami), social media, (soft)bot en de meer gebruikelijke termen als erp of crm vliegen je om de oren. Voor welke oplossingen kies jij en welke impact heeft dit op jouw mensen en de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat je it-projecten niet uit de hand lopen en je daadwerkelijk iets met je aangeschafte oplossing gaat doen?

In IT-Kracht neem ik je mee in de betekenis van deze termen, wat je hier mogelijk mee kunt, hoe je de oplossingen vindt die bij jouw organisatie passen en hoe je deze oplossingen kunt gebruiken om je klanten beter te bedienen. Niet alle goede oplossingen hoeven duur te zijn en schaf alleen dat aan wat je daadwerkelijk nodig hebt en gebruikt.

Laat je vanaf nu niets meer wijsmaken door allerlei ‘experts’ die aangeven je te willen helpen, maar slechts de deal willen maken, en pak zelf de regie. Na het lezen van IT-Kracht heb je de kennis om een goede gesprekspartner te zijn voor de it’er en daadwerkelijk mooie en succesvolle projecten uit te voeren voor de volgende stap in de ontwikkeling van jouw organisatie. Juist in een periode waarin thuiswerken een dominantere rol krijgt en er anders wordt gekeken naar it dan voorheen, is het van essentieel belang om te weten waar je als organisatie naartoe wilt en hoe jouw it-omgeving je hierbij kan ondersteunen. Nadat je het boek IT-Kracht hebt gelezen zal je zien dat het allemaal niet zo moeilijk is om jouw organisatie naar het volgende niveau te brengen met behulp van it.

Ik gebruik in mijn boek de termen ‘medewerkers’ en ‘organisatie’, hiervoor kun je ook andere woorden als ‘teamleden’ of ‘collega’s’ en ‘bedrijf’ of ‘instelling’ lezen. Ik gebruik voor de leesbaarheid ‘hij’ als ik verwijs naar het onderwerp eerder in de zin of in de voorgaande zin. Vanzelfsprekend kan hiervoor natuurlijk ook ‘zij’ worden gelezen.

In het volgende schema heb ik de volgorde van een goede doorontwikkeling van je it-omgeving weergegeven. Onder andere deze onderwerpen komen in het boek voorbij. Het proces kan je voortdurend doorlopen en geeft je houvast.

Figuur 1: Het processchema

1. IT als middel

Voor veel ondernemers is it geen doel maar een absoluut noodzakelijk middel. Bovendien wordt het vaak als complex gezien vanwege de ingewikkelde termen. Toch kun je vandaag de dag de it niet meer wegdenken uit je organisatie of zelfs uit je leven. Je mobiele telefoon is bijvoorbeeld al lang niet meer alleen een toestel waarmee je belt. Hetzelfde geldt in veel gevallen voor zaken als de thermostaat van je verwarming, de wasmachine, geluidsinstallatie of auto. Allemaal hebben ze computersystemen waarvan je vooral last hebt op het moment dat ze even niet werken. In dit hoofdstuk neem ik je mee in wat it in de kern is en in welke verschijningsvormen je ermee van doen kunt hebben in jouw organisatie. Ook beschrijf ik welke rol it heeft in de dagelijkse werkzaamheden van jouw medewerkers, een onderwerp dat vaak onderbelicht blijft en soms juist een reden is om niet door te automatiseren waar dat bedrijfskundig wel verstandig zou kunnen zijn.

1.1 De rol van it in je organisatie

Het mooie aan it is dat het veel verschillende rollen heeft in je organisatie. Het is niet alleen snelle rekenkracht en een oplossing voor veel routinematige werkzaamheden, het kan er bijvoorbeeld ook voor zorgen dat je meer kunt produceren, minder afval hebt, meer werkcomfort aan je medewerkers kunt geven en sneller inzicht krijgt in de resultaten van je organisatie waardoor je sneller dan voorheen kunt bijsturen.

Ondanks dat je het wellicht niet zou verwachten merk ik nog regelmatig bij ondernemers dat zij it als een noodzakelijk kwaad zien in de organisatie. Elke keer als je gewend bent aan een bepaalde software of werkwijze komt er wel weer een update waardoor knoppen net op een andere plek staan of je zelfs op een andere manier moet werken. Dat wordt niet zelden als frustrerend ervaren. In dat geval heeft it dus ook een frustrerende rol en kan het zelfs leiden tot overspannen medewerkers doordat zij deze verandering niet aankunnen.

Het is goed om je te realiseren dat it meerdere rollen heeft in je organisatie. Hierna beschrijf ik welke rollen systemen kunnen hebben.

1.1.1 Registratie

Of het nu het om het bijhouden van een spreadsheet gaat, het vastleggen van adresgegevens of het maken van bouwtekeningen, het zijn allemaal systemen waarin gegevens worden vastgelegd die later opnieuw opgevraagd kunnen worden. De registrerende functie wordt veel gebruikt, maar ook veel misbruikt. Hoe vaak gebeurt het niet in organisaties dat een medewerker gegevens bijhoudt, maar dat niemand er iets mee doet, of dat maar een gedeelte van de medewerkers gegevens vastlegt? Ik ben van mening dat de registrerende functie het meest onderschat wordt als je kijkt naar hoeveel inefficiëntie dit met zich meebrengt in organisaties en hoeveel tijd eraan wordt verspild. Bij de rol van registratie gaat het erom dat alleen gegevens worden vastgelegd waar ook echt naar wordt gekeken en die bijdragen aan het kunnen terugvinden van feiten, afspraken, documenten, etc.

En vergeet hierbij niet dat gegevens die je invoert moeten kloppen, anders heb je er ook niets aan. In hoofdstuk 4 gaan we verder in op hoe je goed je data vastlegt en hoe je de kwaliteit van je data bewaakt.

1.1.2 (Routinematige) Handelingen

Feitelijk zijn computers grote rekenmachines. In de jaren zeventig van de vorige eeuw werden hiervoor veel grote computers gebruikt. Eigenlijk is dat niet veranderd. Onze computers kunnen veel handelingen automatisch verrichten. Als voorbeeld neem ik een eenvoudig boekhoudsysteem. Je maakt je boekingen, als deze niet automatisch worden gedaan door een koppeling met je banksysteem, en je kunt automatisch een proef-/saldibalans genereren. Door het invoeren van een boeking maakt het systeem er een journaalpost van. Vroeger ging dit allemaal handmatig en werden journaalposten uitgeschreven in grote boeken. Ik kan me levendig herinneren dat mijn vader als registeraccountant van die grote tabellarische kas-/bankboeken had waarin hij deze boekingen allemaal netjes controleerde. Feitelijk bestaat de rol van handelingen dus uit het uitvoeren van instructies, waarbij van tevoren vaststaat volgens welke regels het systeem handelingen moet verrichten. Ook bij het uitvoeren van handelingen moet de invoer goed zijn en moet je goed weten waarom je welke handelingen in je bedrijf verricht.

1.1.3 Initiëren

De initiërende rol is wat minder bekend, maar als je er even over nadenkt zal je zien dat je ook hiervan veel gebruikmaakt. Om een voorbeeld te geven: de herinnering van een afspraak die over 15 minuten gepland staat is een initiërende rol. Op basis van een instelling word je herinnerd aan een bepaalde taak. Het kan ook een stap verder gaan: bijvoorbeeld wanneer een factuur over de vervaldatum is en er automatisch een herinnering wordt ge-e-maild naar de debiteur. Vaak zie je dat de initiërende rol wordt gecombineerd met het verrichten van routinematige handelingen, maar daar valt in veel organisaties nog veel winst te behalen. Nog te vaak worden zaken geïnitieerd, maar wordt er geen geautomatiseerde handeling aan vastgekoppeld. Hierdoor ben je als ondernemer afhankelijk van de discipline van de medewerker die moet kijken welke zaken volgens het systeem, dus het proces, zouden moeten worden verricht.

1.1.4 Controle en Rapporteren

Hoewel je de controle- en rapportage rol ook als twee verschillende rollen kunt definiëren, ben ik van mening dat ze beide gaan over de uitkomsten van alle rollen die we eerder beschreven. Dus wat je hebt ingevoerd en wat ermee is gedaan komt in rapportages naar voren. Of het nu fysieke rapporten zijn, spreadsheets, documenten of informatie op je scherm, het is feitelijk allemaal een rapportage. Je kunt bijvoorbeeld rapportages maken op de controle van de invoer waarbij je controleert of de postcode wel uit vier cijfers en twee letters bestaat. Ik weet dat dat gemakkelijk te automatiseren is, maar het gaat om het idee. Je controleert gegevens, ziet afwijkingen en past de invoer aan zodat de gegevens kloppen. Dat kun je op veel manieren doen door bijvoorbeeld, nadat je alle bankboekingen hebt verwerkt, het saldo in een rapportage te plaatsen met hierbij het saldo dat je bank aangeeft. Je kunt ook een rapport maken van hoeveel eenheden van een product zijn verkocht op een dag, in een week, maand of andere willekeurige periode. Hoewel deze rol misschien wel het belangrijkste lijkt te zijn, heeft deze rol geen toegevoegde waarde als de andere rollen niet goed zijn ingericht. Wanneer je invoer en handelingen niet goed zijn ingericht, worden verkeerde acties geïnitieerd en is je uitkomst, dus de controle- en rapportagerol, waardeloos. Er is letterlijk geen sprake van waarde op je rapporten en je zult dus ook waardeloze beslissingen nemen. Dit lijkt wellicht een dooddoener, maar vergis je niet dat sturen op verkeerde informatie schadelijker is dan het sturen op je ‘ondernemersonderbuikgevoel’.

1.1.5 Feitelijk bedrijfskundig

Hoewel bovenstaande rollen van it wellicht technisch lijken, heeft het eigenlijk een veel grotere organisatiekundige kant. it is een middel om jouw organisatie voor te stuwen, je kunt je dus simpelweg afvragen wat it moet doen om bovenstaande rollen te vervullen. Hierbij ben ik bewust niet te veel in de details gedoken, want dan wordt het wel heel technisch. Daar gaat het nu juist niet om. Om goede beslissingen te kunnen nemen over jouw it-omgeving is het juist van belang dat je snapt wat het organisatiekundig voor jou betekent. Hoe borg jij een goede invoer en vooral welke rapportages heb je nodig om de juiste beslissing binnen de juiste tijd te kunnen nemen. Het gaat ook over welke handelingen je wilt laten verrichten door medewerkers en welke door computers. Er valt heel veel te automatiseren, maar voor je hierover gaat nadenken kijk je eerst naar hoe jij je organisatie wilt inrichten om jouw organisatiedoelen te bereiken.

Uit ervaring weet ik dat er ook ondernemers zijn die bewust processen niet automatiseren of minimaal automatiseren. Zij geven aan dat ze het prettig vinden dat medewerkers die er al lang zitten, dit ook blijven doen. Daar heb ik op zich geen mening over, maar aan die ondernemers wil ik wel vragen hoe zij over een aantal jaren nog denken te concurreren in de markt. Het gaat dan niet alleen om prijs, maar ook over bijvoorbeeld de snelheid van leveren, klachtafhandeling en het terugbrengen van afvalstromen en fouten. Ik ben ervan overtuigd dat iedere organisatie een stip op de horizon heeft, maar het is aan jou als ondernemer om te bepalen hoever jij denkt dat deze stip op de horizon reikt en hoe je daar denkt te komen. Vergeet hierbij niet dat er een moment kan komen waarop jouw bedrijfsprocessen niet meer aansluiten bij de wensen van nieuwe medewerkers, klanten of leveranciers. Als jij je dat realiseert en je denkt nog een keer aan de rol van it in jouw organisatie, blijf je dan bij het standpunt om niet door te automatiseren? Ik vraag het me af.

1.2 Jouw it-omgeving

Je weet welke rollen je je it-omgeving zou willen geven en hoe je deze op een ideale manier wilt invullen. Althans, je hebt een eerste idee. Maar hoe je deze rollen in je it-omgeving ook vervult, de vraag blijft: hoe weet je nu precies hoe jouw it-omgeving eruitziet zonder dat je hier veel inhoudelijke kennis over hebt? Je kunt nog zo veel willen, maar als je niet eens weet wat je nu in huis hebt en welke it-componenten je gebruikt, dan wordt het ook wel lastig om te kijken naar de toekomst. Hoe je te weten komt wat je allemaal in huis hebt of gebruikt is eigenlijk heel simpel te bepalen.

Wanneer ik word gevraagd door een ondernemer om een inventarisatie te maken van de it-omgeving van het bedrijf, begin ik altijd met het opvragen van alle it-gerelateerde facturen over de laatste 12 tot 18 maanden. Hierbij vraag ik ook altijd naar de kosten die worden geboekt onder abonnementen en een overzicht van de creditcarduitgaven. Daarnaast vraag ik om een onderbouwing van alle posten een onderbouwing, dat kan een factuur zijn of een e-mailbevestiging. Denk hierbij aan de facturen voor internetverbindingen, aanschaf van bijvoorbeeld acces points, telefonie, mobiele telefonie, printers – met eventueel bijbehorende toners, bedrijfssoftwarelicenties als Microsoft 365 (voorheen Office 365) of G Suite van Google. Vergeet vooral niet de smartphones, andere losse apparaten en apps die je gebruikt, al dan niet behorend bij je bedrijfssoftware. Een speciale categorie vormen de onderhoudsabonnementen. Zorg ervoor dat je die ook goed in beeld hebt.

Je hebt nu in beeld wat je allemaal uitgeeft aan it binnen jouw organisatie, al zul je van veel termen niet begrijpen wat het inhoudt en van sommige facturen niet weten waarom je deze betaalt. Toch is dit al heel verhelderend, want niet alles wat er staat is niet te begrijpen. In de praktijk zie ik heel vaak dat ondernemers zelfs zonder veel it-kennis al zien dat zij nog betalen voor diensten en software die helemaal niet meer worden gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat er in het verleden een medewerker is geweest die met een bepaalde software aan de slag wilde, maar vervolgens over ging tot de orde van de dag of tot de conclusie kwam dat de software niet deed wat hij ervan had verwacht. Vervolgens heeft niemand meer aan dat abonnement gedacht, maar wordt het abonnementsgeld nog steeds automatisch afgeschreven van de creditcard. In veel mkb-bedrijven wordt, begrijpelijk, niet iedere maand gevraagd of een app nog wordt gebruikt. Hierbij worden structureel veel aannames gedaan, omdat het soms veel duurder is om hier elke maand mee bezig te zijn dan dat het bedrag is dat wordt afgeschreven. Doe dit daarom bijvoorbeeld één of twee keer per jaar, afhankelijk van de omvang van jouw it-omgeving.

Wat je wel kunt doen met het overzicht, is in gesprek gaan met je leveranciers. Je kunt vragen waarom je het product of de dienst die op de factuur staat nodig hebt, zodat de accountmanager van de leverancier dit kan toelichten.

In mijn ervaring zijn accountmanagers van leveranciers hiertoe vaak bereid en vinden zij het prettig om de samenwerking te evalueren en de huidige situatie te bekijken om het nulpunt te bepalen. Het klinkt wellicht gek, maar je zult in de praktijk ervaren dat soms posten maandelijks of periodiek worden gefactureerd door de leverancier waarvan ook zij moet uitzoeken hoe dat tot stand is gekomen en hoe het in elkaar steekt. Helemaal wanneer je contracten al een langere tijd geleden hebt afgesloten. Soms zijn diensten daarna van naam veranderd, zijn diensten samengevoegd of zijn er in de tussentijd wijzigingen doorgevoerd, waardoor je nieuwe diensten hebt toegevoegd maar de oude diensten niet formeel zijn opgezegd. Ik heb de afgelopen jaren geconstateerd dat dit heel vaak voorkomt. Overigens zonder kwade bijbedoelingen van de leverancier. Soms zijn er zoveel diensten afgenomen die in elkaar grijpen dat het gewoon erg ingewikkeld is om de afhankelijkheden tussen de verschillende diensten te kunnen duiden.