‘Als leidinggevende wil je bezig zijn met het bedrijf, de strategie, de klanten,
samen met je medewerkers. De personeelscyclus is daarmee essentieel. maar
vaak niet inspirerend. Christianne laat in haar aanpak het omgekeerde zien.
Het SPP als een strategieproces waarin je het functioneren en de ontwikkeling
van je medewerkers als cruciale factor voor het bedrijf leert zien. Dit boek
is het middel om dit met je team op te pakken, geschreven in de stijl zoals
ik Christianne ken. Pak het op neem het mee, maar vooral ga doen en
experimenteer.

Jeroen Mennink

Lid Directieraad Stichting Ymere, portefeuille Vastgoedbeheer

‘Praktisch en werkbaar! Op een prettige en leesbare manier wordt beschreven
wat SPP voor een organisatie, medewerkers en jezelf kan betekenen. Meer
dan je van tevoren zou denken. Ik heb het zelf ervaren. Bijzonder is om te
ervaren hoe de eigenschappen van de auteur herkenbaar zijn bij het lezen
van het boek: evenwichtig, to the point, no-nonsense en resultaatgericht. In
de periode dat ik met Christianne heb samengewerkt, heeft ze de afdeling en
mij ondersteund bij het opzetten van SPP. Hoewel ik aanvankelijk sceptisch
was over nut, noodzaak en aanpak, ben ik daar inmiddels volledig van
teruggekomen.’

Jannie van den Berg

Manager vastgoed bij Stichting Wonen Midden-Delfland

‘Strategische personeelsplanning associeerde ik in eerste instantie met iets
wat zakelijk en afstandelijk is, waarbij de factor mens wordt neergezet als een
pion in een schaakspel.
Christianne laat je juist het omgekeerde lezen en ervaren in dit boek: als je je
organisatie goed inricht, wordt de mens juist de kers op de taart.
Een aanrader voor elke organisatie, van groot tot klein.’

Jacqueline Zuidweg

Directeur Zuidweg & Partners

‘Wat fijn dat er eindelijk een tweede boek is over SPP! Met deze 10 heldere
stappen kan echt iedereen aan de slag met SPP, om zo beter voorbereid te zijn
op de toekomst.’

Jolanda van de Poppe

Adviseur management- en organisatieontwikkeling, Belastingdienst

‘Voordat je het in de gaten hebt, is strategische personeelsplanning een veel
te ingewikkeld project geworden. Hier noem ik u al twee van mijn bezwaren:
wanneer het te ingewikkeld wordt gemaakt, heeft de organisatie er niets
aan en het is geen project, maar een continu proces. Deze lessen heb ik
als hr-professional zelf ook moeten leren.
Nu, als voorzitter en lid van diverse RvC’s en RvT’s, vraag ik het bestuur
regelmatig naar de kwaliteit van hun personeel. En of zij de juiste persoon
op de juiste positie hebben. Ook vraag ik hoe zij dit weten, hoe zij hun SPP
hebben ingericht. Niet alle executives vinden het gemakkelijk deze vragen te
beantwoorden. Voor je het weet, wordt de commissaris doorverwezen naar de
HR-directeur. Inmiddels weten we – ook dankzij deze publicatie – dat
strategische personeelsplanning een verantwoordelijkheid is van de gehele
organisatie.
Deze publicatie is de eerste waarin ik zie hoe Christianne van de Pas, een
ervaren en deskundige hr-professional, uitlegt hoe het werkt, wat je ervoor
moet doen en wat het oplevert.’

Annelies de Groot Kooijman

Voorzitter, vicevoorzitter en lid van diverse raden van commissarissen en
raden van toezicht

‘Een praktisch en lekker leesbaar boek om de ‘reis’ van strategische
personeelsplanning te ondernemen en op koers te blijven. Christianne geeft
in de 10 stappen op een heldere en gepassioneerde wijze aan hoe je de
voorbereiding, de reis zelf en de aankomst in je organisatie(onderdeel) kunt
aanpakken. De voorbeelden en tips verlevendigen de tekst en bieden extra
houvast om alle stappen zorgvuldig te doorlopen. Het boek is een aanrader
voor iedereen die werkzaam en/of geïnteresseerd is in de daadwerkelijke
praktijk van personeelsmanagement.’

Ellen Spijkerman

Directie en managementfuncties in de Zorgsector

‘Er zijn boeken vol geschreven hoe strategische personeelsplanning moet
werken. Wij kunnen het ons als directie van twee innovatieve
ICT-/databedrijven niet permitteren verloren te raken in te veel jargon en te
weinig resultaatgerichtheid. Aan Christianne van de Pas hoef je dit niet uit
te leggen. Daarom is deze publicatie het raadplegen en inzetten waard.’

Rob Kooijman

DGA

Voorwoord

Strategische personeelsplanning roept in de organisatiepraktijk allerlei associaties op met complexiteit en stroperige processen waar maar geen eind aan komt. Ook leeft de veronderstelling dat het alleen interessant is voor grote organisaties. Dat is erg jammer. Juist met strategische personeelsplanning kun je het op je werk voor jezelf, je collega’s en je medewerkers een stuk leuker en overzichtelijker maken. Met meer stuurbaarheid op je resultaten, in elke organisatie. Dit boek heeft de bedoeling die stuurbaarheid binnen jouw bereik te brengen: de logica is zo simpel, iedereen kan het.

Bij strategische personeelsplanning organiseer je de inzet en kwaliteiten van je mensen op de best passende manier, met vooruitziende blik. Je anticipeert op de ontwikkelingen binnen en buiten je organisatie en neemt tijdig de acties om je huidige en toekomstige personeelsbezetting in orde te houden. Vertrekpunt voor je planning is de organisatiekoers: welke doelstellingen heeft je organisatie voor ogen? Je bepaalt welke strategie de haalbaarheid van die organisatiedoelstellingen het beste ondersteunt. Je strategie komt tot uitdrukking in het ontwerp van je organisatie-inrichting en de acties voor je personele bezetting om die organisatie-inrichting te realiseren.

De toegevoegde waarde van strategische personeelsplanning is groot. Wanneer het je lukt om je organisatiedoelstellingen meer zichtbaar te relateren aan je strategie, creëer je meteen een veel sterker organisatieverhaal, waarin je medewerkers zich kunnen terugvinden. Zij kunnen beter volgen waarom je welke acties inzet om je doelstellingen te realiseren. Je geeft je mensen de gelegenheid zich voor te bereiden op de ontwikkelingen en op hun eigen manier te reageren en hun aandeel bij te dragen. Je betrekt je mensen meer bij de wedstrijd op het veld en alles wat het van hen vraagt om die wedstrijd te blijven meespelen. Per definitie een win-winsituatie.

Nog een reden waarom strategische personeelsplanning veel vaker toegepast mag worden, zijn de effecten op de kwaliteit van je organisatie als geheel. Het zorgt ervoor dat je op de ontwikkelingen vooruitloopt en je koopt tijd voor het oplossen van de knelpunten vóórdat ze zich voordoen. Je geniet de voordelen van het creatieve proces, waarbij je de tijd neemt voor de voorbereidingen en besprekingen om tot betere oplossingen te komen. Het speelveld wordt er duurzaam sterker van.

Strategische personeelsplanning kun je in elke organisatie op de agenda zetten. Het is geen wetenschap en geen proces dat ‘perfectie’ kent. Maar het is wel een proces dat je organisatie in beweging houdt en je mensen daarin meeneemt.

Met dit boek heb ik de ambitie om strategische personeelsplanning voor ieders organisatiepraktijk hanteerbaar te maken. Dit boek voorziet in een handleiding die je er keer op keer bij kunt pakken, wanneer de ontwikkelingen binnen of buiten je organisatie dat nodig maken. In de aanloop naar dit boek had ik mooie discussies: ‘Schrijf je voor mij, of schrijf je voor mijn hr-directeur?’ Ik schrijf voor alle directeuren, afdelingsmanagers, sectorhoofden, coördinatoren, ploegbazen, aanvoerders, teamchefs én voor alle medewerkers die dit boek graag bij alle voornoemde mensen-met-personele-verantwoordelijkheden onder de aandacht willen brengen. Strategische personeelsplanning gaat over je hele organisatie.

De vraag is: wie neemt het voortouw?

Veel toepassingsplezier toegewenst!

Christianne van de Pas

Inleiding

Over strategische personeelsplanning is in de praktijk veel te doen. Zeer gewenst, maar o zo lastig. Wat gaat er mis? Eenvoud is de kracht. Iedereen kan het. In dit boek vind je een stappenplan met de structuur die je gaat helpen.

Wat is strategische personeelsplanning?

Bij strategische personeelsplanning bepaal je de strategie voor je mensenmanagement die je organisatiekoers ondersteunt. Welke strategie ondersteunt het best? Dit varieert in de tijd en dit varieert met je organisatiekoers. Je past je strategie telkens aan om de best haalbare doelen te realiseren.

Focus op strategievorming

Met welke organisatie-inrichting maak je de kans op het behalen van je organisatiedoelstellingen zo groot mogelijk? Dat is de centrale vraag die je jezelf stelt bij het bepalen van je strategie. Ga je het werk zelf doen of besteed je het uit? Waar is de uitbreiding van je capaciteit het best te realiseren? Organiseer je je experts op één locatie of op elke locatie een expert? Zet je nu wel of niet een extra hiërarchische laag tussen jou en de werkvloer? De antwoorden op dit soort vragen bepalen hoeveel medewerkers je waar in je organisatie nodig hebt en met welke kwaliteiten. Je strategie leidt tot een actieplan voor je huidige en toekomstige personeelsbezetting.

Hoe pak je het aan?

Het succes van je strategische personeelsplanning hangt sterk samen met het proces dat je op de rit zet. Doe dit zo praktisch en eenvoudig mogelijk. Het meest effectief is een werkwijze te introduceren die je van tijd tot tijd kunt herhalen, en die zich makkelijk laat invoegen in de agenda’s van betrokkenen. Dit betekent: kort en krachtig in de tijd gepland, een strakke structuur van het proces en spelregels voor rollen en verantwoordelijkheden. Inhoudelijk leg je de accenten op de voorbereidingen en de besprekingen in de drie fases van je strategievorming, dit zijn:

a. je beeldvorming van de huidige situatie en de ontwikkelingen;

b. je inventarisatie van de mogelijkheden om bij te sturen; en

c. je keuze voor de beste bijsturing.

Deze drie fases vormen het hart van je planningsproces.

Wat past bij jouw organisatie?

Bij strategische personeelsplanning maak je keuzes in je strategische opties voor de organisatie van je personeel. Wie heeft de verantwoordelijkheid én de bevoegdheid om die keuzes te maken? Welke route moet je lopen bij het doorvoeren van je organisatieaanpassingen? Je kiest de tijdlijn en de betrokkenen die op dat moment in jouw organisatie het beste bij de strategievorming passen.

Strategische personeelsplanning in 10 stappen

In dit boek vind je de werkwijze die je leert om stapsgewijs invulling te geven aan je strategische personeelsplanning. Elke stap heeft zijn aandeel in het totstandkomen en toepassen van de strategie; elke stap is even belangrijk. In de stappen 1 t/m 3 zorg je voor alles wat nodig is om met je proces te kunnen starten. In de stappen 4 t/m 7 vindt de strategievorming plaats. In de stappen 8 t/m 10 zet je je strategie in de praktijk en creëer je de opvolging.

Leeswijzer

Bij elke stap staan voorbeelden en tips en elk hoofdstuk sluit af met een opdracht die je in je eigen werkomgeving kunt doen. Als je de uitleg en de aanwijzingen volgt, doorloop je vanzelf de route door je planningsproces die je aflevert bij je actieplan. Je begint met zorgvuldige afwegingen in stap 1 en je eindigt bij je lessons learned in stap 10.

Voor de leesbaarheid gebruik ik de afkorting ‘spp’ voor strategische personeelsplanning. Ik verwijs naar ‘hij’, ‘hem’ of ‘zijn’, waar ik ook de vrouwelijke vorm bedoel. Je ziet Engelse termen zoals finance, legal en learning by doing. En ik schrijf over ‘je organisatie’ waar je ook ‘jouw bedrijf’ kunt lezen, en vice versa.